Fastholde og udvikle tryghed & sikkerhed Beretning 2015 SAB SAB SAB
Bestyrelsen Bestyrelsen Formand: Vivian Engelbredt Sigtunagade 34 Telefon 40 30 11 54 Ansvarsafdelinger: 17, 19, 22, 23, 24, 26, 33, 34, 46, 71 og 74 Mail: engelbredt@stofanet.dk Næstformand: Frank Neidhardt Ringgade 87 Mob.: 60 68 08 30 Ansvarsafdelinger: 03, 10, 18, 27, 30, 35, og Mail: frank_g_n@hotmail.com Bestyrelsesmedlem: Jan Thiessen Rugtoften 5 Mob.: 28 10 84 22 Ansvarsafdelinger: 12, 14, 45, 47 65 Mail: janthiessen@stofanet.dk Bestyrelsesmedlem: Hermann Jørgensen Hvedemarken 31 I th. Telefon 74 43 53 83 Ansvarsafdelinger: 04, 13, 15, 29, 61, 62, 63, 64 og 67 Mail: sab@sab-bolig.net Bestyrelsesmedlem: Kristine Asmussen: Jørgensgård 80 Ansvarsafdelinger: 05, 06, 09, 16, 40 og Mail: asmussenkristine@gmail.com Bestyrelsesmedlem: Lone Lønholm Havretoften 15 Telefon 74 43 00 95 Ansvarsafdelinger: 02, 07, 20,, 50 52 og 53 4 Mail: loenholm@stofanet.dk Medarbejderrepræsentant: Brian List Hansen Nellemannsvej 21 Telefon 74 48 87 89 Mail: brian_list@hotmail.com Mangler du oplysninger om din afdeling, kan du altid kontakte hovedbestyrelsesmedlemmet, der er ansvarlig for din afdeling. 2
Indholdsfortegnelse Beretning... 4 Renoveringer... 5 Dispositionsfonden... 5 SALUS Boligadministration A.m.b.a... 6 Målsætninger og handlingsplan for 2014/2015... 6 Den boligsociale helhedsplan Sundhed og trivsel i boligområderne - 2015... 7 Venteliste / medlemsskab... 8 Udlejning... 9 Hjemmeside... 9 Personaleforhold... 10 Øvrige opgaver i 2015... 10 Boligselskabernes Landsforening... 10 8. kreds (Sønderjylland)... 10 Sønderborg Fjernvarme... 11 SE... 12 Sønderborg Andelsboligforening s Antenneforening... 13 Den Overordnede Antenneforening Sønderborg... 13 Landspolitisk... 14 Virtuel nettoafregning af solcelleanlæg i den almene sektor... 14 Sort arbejde... 15 Udsættelser og politiarbejde... 15 Nye regler om kollektive bofællesskaber til flygtninge... 17 Nye regler om digitale afdelingsmøder på vej... 17 Afslutning... 18 Årsregnskab 2015... 19 3
Beretning Beretning Vivian Engelbredt Formand Dette 2012 sluttede år sluttede med med at en et juletræ meget voldsom skabte overskrifter og stor debat efter i regnskyl medierne. på Heldigvis Tøtmosevej var oversvømmelse i det Vollerup. ikke i Tøtmosevej Sønderborg er Andelsboligforening, vores seniorafdeling. men Det jeg håber var virkelig at alle forfærdeligt har lært af det. for de 14 bebyggelser det gik ud over - og så lige midt i På juledagene. den politiske front er boligforliget om bl.a. Det Landsbyggefondens kan vare temmelig renoveringsramme, længe, inden husene vedtaget igen er med beboelige. historisk Ingen bredt tvivl flertal. om, at Sønderborg Rammen Kommune for renoveringer er ansvarlig blev for ud det over skete. det Det aftalte, forøget med 4,1 mia. kr. er ikke første gang, men tredje gang det sker. Dog har det aldrig været så slemt før. Vores råb om, at regeringen skulle holde fingrene fra beboernes penge i Landsbyggefon- Straks efter oversvømmelsen gik vi i dialog med kommunen, og denne gang bliver vi ved den, er blevet hørt. De har fingrene knap så til der gøres tiltag vi tror på hjælper. langt nede i kassen nu. Som alle andre steder i Danmark, har vi oplevet en stor tilstrømning af flygtninge. Desværre kan vi i SAB konstatere, at de ekstra bevillinger også har givet så meget travlhed, at f.eks. vores renoveringsprojekt i afd. 9 Heldigvis har vi kunnet hjælpe med boliger, men den mulighed er ved at være udtømt, da bliver udsat på ubestemt tid. vi ikke har mange tomme tilbage. Desuden kan det blive et problem at flygtningene, med den reducerede ydelser der er Udsættelser af dårlige betalere har i en årrække været stigende, men i 2012 er der blevet vedtaget, ikke kan betale huslejen. færre. Både på landsplan og i SAB. Vi har meddelt Sønderborg Kommune, at vi er åbne for, at f.eks. 3 voksne deler en 3-4 værelses Fra Landsbyggefonden lejlighed. har vi i samarbejde med kommunen, fået tildelt midler til at fortsætte kan også Sundhed i Sønderborg & Trivsels Kommune projektet glæde for de Vi os kommende over at Erhvervs- 4 år. Det og er Naturstyrelsen vi rigtig glade flytter for, da til undersøgelser Augustenborg. viser, Alle at boligforeninger det gør forskel. står klar til at hjælpe de medarbejdere der vælger, at flytte Vi har til fået kommunen, tilrettet vedligeholdelsesreglementet i de på fleste Christiansborg afdelinger, har så der man ved besluttet indflytning en med boliger. Inde fastfrysning altid er et pænt af ejendomsskatten gulv, der ikke behøver i 2016 gulvtæppe. for husejere. Håber de Ingen afdelinger tvivl om der at vi stadig føler det har dog kun som denne en regel diskriminering. snart vil fjerne Hvorfor den, dog da denne bestemt ikke er tidssvarende. forskel? Nye bevillinger fra Landsbyggefonden er vedtaget Vi har i nogle Folketinget afdelinger, med hvor pæne vi summer. har været nødt til at bevilge store beløb fra dispositionsfonden for & at Sundhed kunne leje har det indsendt ud fremover. ny ansøg- Trivsel ning om nye midler til Boligsocialt arbejde for 2016-2020. Vi har været nødt til at sige stop for lån fra afdelingerne til råderetten. I mange afdelinger Der var der indgået risiko for nyt at politiforlig der ikke var på penge Christiansborglagt vedligeholdelse. Arbejdet i boligområderne til plan- fortsætter Vi arbejder med politi med i nærområderne. andre løsninger. Det er vi selvfølgelig meget tilfredse med, da vi i Sønderborg På baggrund har et af godt ringe samarbejde fremmøde med til politiet. julemødet i repræsentantskabet, har vi besluttet kun Der at afholde er stadig ekstraordinært ingen afklaring møde, omkring hvis afdeling vi har Nørager. punkter til Vi afstemning. afventer, at Landsbyggefonden kommer på besigtigelse. I Jørgensgård skrider renoveringen planmæssigt frem. Udlejningen går rigtig godt. Renoveringer Vi Afdeling har i samarbejde 9, Alsbo med blandt andet jobcenteret I 2012 har og der entreprenøren været arbejdet Bo Michelsen, lidt videre med arbejdet planerne, på, men at desværre få vores egne meddelte beboere Landsbyggefonden midt på ud på byggepladsen. Socialt året, ansvar at de ikke kalder havde vi det. tid til Det at behandle er ikke nogen sagen hemmelighed, færdig før i 2013. at i nogle af vores afdelinger er der mange svage beboere, der Vi må har derfor brug for afvente en hjælpende dette, før hånd, projektet for at kan få fodfæste på arbejdsmarkedet. genstartes. Der har i 2015 været 19-20 personer ude på Afdeling 24, Søstjernevej m.fl. pladsen i kortere eller længere tid. Det har Ringbakkens Børnehave er besluttet sammenlagt med afd. 24, og i slutningen af året været en svær opgave og mange mennesker har gjort et stort og flot stykke arbejde for at blev der fra landsbyggefonden givet tilsagn til få det til at lykkes. at indrette børnehaven som et nyt fælleshus for afdelingen, samtidig med en anvendelse SALUS blev indstillet af BL til en CSR People som personalefaciliteter til afdelingens ejendomsfunktionærer. Prize. Det er en pris til de virksomheder der tager socialt ansvar. Desværre blev vi ikke nomineret, men vi er alligevel stolte af, at vi Ombygningen forventes gennemført i løbet af blev indstillet. 2013. De første numre af SALUS s nye Beboerblad BeboerNyt Afdeling 33, er Jørgensgård udkommet. Hvis Desværre nogen er skulle der ved savne at siden være Vi mange er flyttet tomme ind boliger så kommer i Jørgensgård. den i stedet Ved årets for på slutning SAB s ca. hjemmeside 70. Situationen under meget nyheder. uacceptabel for beboerne, men desværre kan vi ingenting gøre. Planen er at nedrenovere 5 blokke til rækkehuse og bevare 1 blok, som laves med øget tilgængelighed med elevator. Forbeholdt gangbesværede og ældre beboere. Da vi har haft store problemer med at leje ungdomsboligerne Jørgensbo ved Jørgensgård ud, er det besluttet at sammenlægge dem 4 4
Renoveringer Afdeling 9, Alsbo I 2013 blev det meddelt fra Landsbyggefonden at sagen foreløbig var udsat til 2017. Der har også i 2015 været løbende dialog med Landsbyggefonden om fremrykning af opgaven, men der er ikke nyt i forhold til en fremrykning. Afdeling 33 Jørgensgård I 2015 flyttede de første beboere tilbage i de nye nedrenoverede boliger på Jørgensgård. Der har været afholdt 2 åbent hus arrangementer, og begge med rigtig mange og interesserede besøgende som tog godt imod boligerne. Renoveringen forventes at være afsluttet med udgangen af 2016. Afdeling 30 Stenbjergparken I 2013 blev det meddelt fra Landsbyggefonden, at de ville give et delvis tilsagn til et fælleshus i Stenbjergparken. Hovedbestyrelsen har givet tilsagn til den resterende støtte, så der er i 2014 blev arbejdet videre med grundtankerne fra Multihus projektet. Projektet har nu været i licitation, og der er fundet et vinderprojekt, så huset kan realiseres. Der forventes byggestart primo 2016 og i brugtagning primo 2017. Dispositionsfonden De likvide midler er fortsat under det foreskrevne minimum, derfor skal hver lejemålsenhed fortsat bidrage med p.t. 558 kr. / årligt indtil de likvide midler for boligorganisationen som helhed udgør 5.572 kr. pr. lejemålsenhed. 5
Handlingsplanen for 2015/16 er: Fremtidssikring af boligerne Fokus på udlejningen Gennemgang af råderetsregler, ordensregler og vedligeholdelsesregler. SALUS Boligadministration A.m.b.a Administrationsudgiften til SALUS stiger i 2017 med 4,57%, til kr. 1.490 excl. moms pr. lejemålsenhed. Centralfunktionen: Egevej 9, Aabenraa Funktionerne på kontoret på Egevej er: Ledelsen (5 personer) Sekretariatet (2 personer) Teknisk afdeling (1 person) Bogholderiet (8 personer) Controllerfunktion (2 personer) Lokalkontoret på Bygtoften: Beboerne/kunderne og afdelingsbestyrelserne bliver fortsat betjent fra adressen Bygtoften 2, hvor der er følgende funktioner i hovedtræk: Teknisk afdeling (7 personer) Udlejningen (4 personer) Som fortsat primært vil tage sig af: Beboerservice Vedligeholdelsesplaner Afdelingsbestyrelserne Afdelingsbudgetter Renovering / boligforbedring Udlejning Kasse (vaskerikort m.v.) Medlemsadministration m.m. Reception Målsætninger og handlingsplan for 2015/2016 På alle bestyrelsesmøder gennemgår vi en del af målsætningerne, for at checke at vi følger dem. På den måde kommer vi igennem dem alle i løbet af 1 år eller 2. Hvert år efter det ordinære repræsentantskabsmøde, tager vi stilling til hvilke målsætninger vi vil arbejde med det kommende år. De senere år har fokus i høj grad været på nedenstående handlingsplan. Fremtidssikring af boligerne Er nok et evigt aktuelt punkt, da vi betragter det som en meget vigtig del af at få udlejet vores boliger. Alle de mange totalrenoveringer af vores gamle rækkehuse er en stor del af fremtidssikringen. Vi har i 2015 totalrenoveret 12 boliger ved fraflytning i afdeling 10, 11, 12 og 14. Desuden er arbejdet med fremtidssikring af Jørgensgård i fuld gang. Desværre kom vi ikke videre med Nørager i 2015. Vi venter stadig på at Landsbyggefonden kommer på besigtigelsestur. Fokus på udlejningen Ved årets afslutning havde vi stort set ingen ledige boliger i SAB. Det er mange år siden vi har prøvet det. Det skyldes muligvis, at der er kommet flygtninge til Sønderborg. Kommunen har i 2015 ikke benyttet sig af sin ret til at anvise 25% af vores boliger. Hvis de udnytter den ret, hæfter de også for istandsættelsen ved fraflytning. Vi har dog stadigvæk afdelinger med en meget lille venteliste. Vi har holdt åbent hus arrangementer 2 gange i løbet af året, begge i Jørgensgård. Reglerne Bestyrelsen har gennemgået alle afdelingernes regler for, at sikre at de er forståelige og hensigtsmæssige. De steder vi har fundet noget uhensigtsmæssigt, er det meddelt inspektøren, der så tager det op med afdelingen. 6
Den boligsociale helhedsplan Sundhed og trivsel i boligområderne - 2015 Det boligsociale samarbejde har efterhånden eksisteret i mange år og mange forskellige beboere, frivillige foreninger og samarbejdsparter i øvrigt har samarbejdet og/eller været i kontakt på forskellige måder. Og har du tidligere læst årsberetninger fra SAB, har du også kunnet følge med i den boligsociale udvikling. Når alle skal kunne trives og leve side om side i vores mange boliger, så stiller forskelligheden blandt beboerne også krav til særlige tiltag. Tiltag som skal fremme det gode naboskab og liv for alle. Sundhed og trivsel i boligområder er en boligsocial indsats, som er målrettet de fem store boligafdelinger; Afdeling 22 Kløver- og Hvedemarken, afdeling 24 Søstjernevej m.fl., afdeling 30 Stenbjergparken, afdeling 33 Jørgensgård og afdeling 35 Nørager. Indsatsen sker i et tæt og formaliseret samarbejde på tværs af Sønderborg kommune og SAB, via støttekroner fra Landsbyggefonden. 2015 har igen været et boligsocialt år med mange relationer mennesker imellem og aktiviteter af forskellig art. Der har eksempelvis været afviklet forskellige aktiviteter for familier med børn. Familier på tværs af boligområderne har haft mulighed for at tilmelde sig alt lige fra skovture, Økodag med bondegårdsbesøg, klatrearrangementer, og/eller besøg i det kreative værksted på Sønderborg Hus. Og der har igen været afviklet familieferie, en uge i Hou-Søsportscenter, hvor 10 forskellige familier fik mulighed for at holde ferie sammen, lære nye mennesker at kende og endda knytte nye venskaber. Igennem de mange forskellige familieaktiviteter er der opstået mange nye relationer for familier med børn. Kulturtilbud - Kommunen favner 130 forskellige nationaliteter og kulturer. Og mange af dem bor i vores boligområder. Som alle andre brænder hver især for at vise alt det, de kan bidrage med. F.eks. i et arrangement som En bid af Verden, hvor forskellige foreninger og mange andre frivillige kræfter i samarbejde med os, samlede folk og publikum til en inspirerende international kulturdag med sønderjysk kaffebord på udenlandsk, spændende specialiteter og sang, musik og dans fra lokale etniske kunstnere. Vi havde fokus på at involvere og inkludere boligområderne, og halvdelen af alle aktører på scenen og blandt publikum repræsenterede beboerne. Byens scener er meget mere end de store scener i midtbyen. Gryden blev indviet som udendørs scene, da der i juni blev inviteret til cirkus og børnedyrskue på En god omvej mellem Søstjernevej m.fl. og Østerkobbel, hvor mange beboere og gæster havde en dejlig eftermiddag i bakkerne. Også scenen i Kløver-/Hvedemarken blev brugt til cirkusopvisning, da beboerne havde sommerfest. Gennem partnerskaber med byens kulturaktører forsøger vi at gøre kultur tilgængelig for alle, så også svage kulturbrugere får adgang til byens kulturtilbud. Opbakningen fra lokale kulturarrangører er god, og det lykkedes atter i 2015 at bringe kultur ud til mennesker, der ikke tidligere selv havde haft mulighed for at opsøge den. Formidling af billetter sker gennem lokale ambassadører, og i 2015 blev der uddelt 100 billetter i boligområderne, hvoraf halvdelen var gratis. Frivillighed - Rundt omkring i de enkelte afdelinger er der aktive beboere, som gør en stor og frivillig indsats, så andre beboere tilbydes aktiviteter såsom bankospil, juletræsfester, strikkecafé, stolegymnastik, modersmålsundervisning, streetsoccer/fodbold eller socialt samvær både med og uden et slag billard. Og det blot for at nævne nogle enkelte eksempler. 7
Der er en mangfoldighed af muligheder og fælles for dem alle er frivillighed. Det er frivilligt at stå med ansvaret for aktiviteten og det er helt frivilligt at deltage. Der udvises et kæmpe engagement og det kan ikke roses for meget. Der udtrykkes også ønsker om nye aktiviteter og nye frivillige, og her er det vigtigt at sikre, at man ikke overbebyrder dem der allerede gør en stor indsats, og gerne lade sig inspirere til selv at bidrage med at tage lidt ansvar. Fælleshuset på Ringbakken oplever i den grad også at blive brugt af mange forskellige frivillige foreninger, beboergrupper og også enkelte kommunale tilbud. Set over hele året har der hver uge været gennemsnitlig 36 frivillige ansvarlige og 84 brugere. Og inspireret af alt dette, har der i samarbejde med afdelingsbestyrelserne, været arrangeret demokrati-teater, hvor beboerne i Nørager/Søstjernevej m.fl. og senere i Stenbjergparken var inviteret til at deltage i et par aftener med fællesspisning og fokus på demokrati og hvad der motiverer det enkelte menneske til at tage del i sit lokalområde. Det blev til nogle hyggelige og anderledes timer i selskab med en dygtig skuespiller fra en teatertrup. Socialt ansvar - SAB har fokus på socialt ansvar og i forbindelse med renoveringen af Jørgensgård er der, i tæt samarbejde med Jobcentret og Ungdommens Uddannelsesvejledning, sat fokus på oprettelse af praktik- og lærepladser i byggefagene. Beboere fra de fem afdelinger og dernæst øvrige SAB har haft fortrinsret til pladserne. Der har været 20 forskellige personer i praktik og en enkelt har fået fast arbejde. Fremtiden Boligafdelingerne i Nørager og Søstjernevej m.fl. er ikke længere på regeringens ghettoliste og den nuværende boligsociale indsats udløber sommeren 2016. Alligevel vurderer både kommunen og boligforeningen, at der er grundlag for en fortsættelse og yderligere udvikling af indsatsen. Der er derfor udarbejdet en foreløbig ansøgning, kaldet en prækvalifikation, og vi afventer i øjeblikket en tilbagemelding fra Landsbyggefonden om vi kan opnå en fornyet bevilling. Kæmpe tak til alle beboere, frivillige og andre samarbejdsparter. Uden Jeres deltagelse og engagement kunne alt dette, som lige er beskrevet, slet ikke gennemføres. Det er i fællesskabet og ved at arbejde sammen, vi finder nye relationer og muligheder for styrkelse af sundhed og trivsel i boligområderne. Venteliste / medlemsskab For at kunne komme i betragtning til en bolig kræves, at man er opnoteret på ventelisten. Der er mulighed for opnotering på ventelisten som passiv eller som aktiv. For at blive opnoteret skal man være fyldt 15 år. Boligforeningerne under SALUS Boligadministration har fælles opnotering (samkøring af ventelisterne). Dette betyder at man med et opnoteringsnummer kan søge bolig i de 6 boligforeninger under SALUS Boligadministration. Som aktiv får man anciennitet på ventelisten fra tidspunktet for opnotering og mulighed for at søge bolig. Ventelistegebyret er gældende for 1 år fra tidspunktet for opnotering, dog længst indtil der indgås en lejekontrakt. Betaling for ajourføring af ventelistegebyr 250 kr.(2015) sker ved årlig opkrævning. Pr 31.december 2015 var der registreret 3.306 personer som aktiv boligsøgende. Som passiv får man anciennitet på ventelisten fra tidspunktet for opnotering, men kan ikke søge bolig. Der vil én gang årligt skulle betales et ajourføringsgebyr på 125 kr. (2015), som opkræves i januar måned. Ved årets udgang er der sendt opkrævning på ajourføringsgebyr til 12.358 personer mod 12.561 personer i 2014. I henhold til bekendtgørelse om udlejning af almene boliger skal boligforeningerne sende en påmindelse ved manglende betaling af ajourføringsgebyret. Hvis betaling ikke sker trods påmindelsen, slettes den pågældende fra ventelisten. Det er Sønderborg Andelsboligforening der står for ventelisteadministrationen for alle foreninger under SALUS Boligadministration. 8
Udlejning Foreningens boliger udlejes direkte fra ventelisten dvs. uden forudgående annoncering. Der annonceres dog i forbindelse med udlejning af nybyggeri samt ved udlejningsvanskeligheder. Medlemmer, der bor i foreningen har ikke fortrinsadgang til en anden bolig i foreningen, med mindre der er tale om en anden bolig i samme afdeling, som medlemmet i forvejen er bosiddende i. De ledige boliger tildeles det medlem, der har højeste anciennitet på ventelisten og som i øvrigt opfylder gældende udlejningsregler. I 2015 har foreningen modtaget 482 opsigelser et fald på 34 i forhold til 2014. Foreningen har i 2015 haft 16 ophævelser på grund af manglende huslejebetaling / overtrædelse af ordensreglerne, hvilket er 3 færre end i 2014. Den gennemsnitlige ventetid til en familiebolig har i 2015 været på 0-1 måned, forudsat, at der blev søgt bredt, dvs. alle typer boliger. Til en 1- rums bolig har der stort set ikke været ventetid, hvorimod der til 2-rums bolig var 3 4 måneders ventetid afhængig af beliggenhed. Udlejningssituationen i 2015 er ikke blevet lettere. Afhængig af hvilken type bolig der er tale om, skal man ofte et godt stykke ned på ventelisten inden der indgås lejeaftale sværest er det i de store afdelinger med etagebyggeri. Foreningen har også i 2015 oplevet, at der i flere afdelinger har været perioder med tomgangslejligheder. Ved årets udgang var der 6 tomgangsboliger. Boliger i tomgang har i 2015 medført et samlet lejetab på kr. 983.159. Hjemmeside Boligforeningerne under SALUS Boligadministration har en fælles hjemmeside, www.salus-bolig.dk hvorfra boligsøgning, ventelisteoptagelsen m.v. foregår. For at søge bolig kræves et opnoteringsnummer samt en pinkode. Endvidere skal ansøgere være registreret på ventelisten som aktiv. Bolig kan herefter søges i de 6 boligorganisationer under SALUS Boligadministration. Hvis man blot ønsker at se oplysninger om de forskellige foreningers lejemål kræves der ikke opnoteringsnummer og pinkode. Det er muligt at modtage boligtilbud via mail og ligeledes er det også muligt at modtage en advisering om boligtilbud via SMS. Primo 2016 vil det ligeledes været muligt at modtage og underskrive lejekontrakter via E-boks. Uanset den fælles hjemmeside har boligforeningerne fortsat deres egen hjemmeside, hvor der er adgang til en række oplysninger om foreningerne, projekter og regelsæt gældende for de forskellige afdelinger. Endvidere er der etableret en sms-service til foreningens beboere. Her vil beboerne kunne modtage forskellige informationer, som f.eks. akut behov for lukning af vand eller som supplement til anden information fra foreningen. Beboerne i en afdeling er som udgangspunkt automatisk med i ordningen, men kan via hjemmesiden framelde sig eller tilknytte andet mobilnummer. Beboerklagenævn Foreningen har i 2015 haft 15 sager til behandling i nævnet. Sagerne fordeler sig således: 2 sager om husorden, hvor foreningen fik medhold. 8 sager om forbrugsregnskab, hvor foreningen fik medhold i 7 sager og 1 tabt. 3 sager om fraflytning, hvor foreningen har fået medhold i alle 3 og 2 sager vedrørende andet blev afvist af nævnet. BeboerNyt Beboerbladet Lydpotten udkom i 2015 med 2 numre. Fra medio 2015 fik SALUS og de 6 boligorganisationer et fælles beboerblad BeboerNyt. Det nye blad, der udkommer 6 gange årligt, er tilgængeligt i elektronisk form via hjemmesiderne og herudover ligger der et mindre antal i papirform på lokalkontorerne og gårdmandskontorerne. Der er blevet indført en mail-service, således at man automatisk bliver adviseret, når der er kommet et nyt beboerblad. I forbindelse med varsling af afdelingsmøder udsendes bladet også i en papirudgave til alle beboere. 9
Boligadministration Amba det sønderjyske BOligBlad Beboer NNR. Skærbæk Boligforening Personaleforhold Administration Som anført under punktet SALUS har der i årets løb været uændret 11 medarbejdere ansat på Bygtoften. Administrationen af Håndværkergården sker fra adressen på Agtoftsvej, hvor der er en daglig leder samt 2 administrative medarbejdere på kontoret. Ejendomsfunktionærerne På grund af den forestående nedrenovering i afd. 33, Jørgensgård, har der været nedsat et strukturudvalg til at se på den fremtidige bemanding på ejendomsområdet i afdelingen. Arbejdsgruppen har besluttet, at ejendomsfunktionærerne fra Jørgensgård fremover skal ansættes i henholdsvis Hvedemarken og i Grønnegården. Hvedemarkens område skal så fremover også servicere Jørgensgård, og Grønnegården afd. 5, 7 og 16 ved Bygtoften. Ejendomsfunktionær Bjarne Clausen kunne i 2015 fejre sit 25-års jubilæum hos SAB. Afdelingerne Huslejebetaling I 2015 er der blevet indbetalt omkring 159 mio. kroner, (ren lejeindtægt) hvilket svare til en generel stigning på ca. 4% i forhold til 2014. Restanceprocenten ligger fortsat på et meget lavt niveau, omkring 0,04 % i snit (2014 0,04%). yt 2 OKTOBER 2015 Toftlund Andels Boligforening Det har været nødvendigt at gennemføre 10 udsættelser p.g.a. manglende indbetaling af husleje m.v.. Af de 10 udsættelser har det været nødvendigt, at rekvirere fogeden til de 6 af sagerne. De 10 udsættelser er en halvering i forhold til 2014. Vi vil gerne fremhæve det gode samarbejde med Sønderborg Kommune for at forebygge ophævelser, i forhold til de udsættelsestruede beboere. Årets underskud i afdelingerne udgjorde 12.7 mio. kroner for 2015 (2014 4,7 mio. kroner) Årets overskud i afdelingerne udgjorde 4,1 mio. kroner for 2015 (2014 3.8 mio. kroner). Der vil være øget fokus på den voldsomt negative udvikling i afdelingernes underskudssaldi, samt henlæggelses niveau. Øvrige opgaver i 2015 I årets løb har Teknisk Afdeling medvirket til løsningen af de planlagte vedligeholdelsesplanopgaver for samtlige afdelinger. Disse opgaver er af meget varierende størrelser, lige fra udskiftning af enkelte toiletter til større opretningsopgaver. Samtidig har der været gennemført en del totalrenoveringssager i nogle af de ældre rækkehus-afdelinger, som afdelingsvis har besluttet at totalrenovere ved fraflytning. Boligselskabernes Landsforening 8. kreds (Sønderjylland) Arbejdet i kredsen har været med fokus på Socialt Ansvar. Desuden har vi udarbejdet et temamøde, som vi vil præsentere for de 4 kommuner i vores kreds. Meningen er, at det skal være med til at bidrage til en optimering af samarbejde mellem kommunen og os. Foreløbigt har Aabenraa Kommune deltaget i et sådan møde, men vi håber selvfølgelig at alle kommuner er interesseret. 10
Bestyrelseskonferencen september 2015 Overskrifterne var Samfundsansvar og Benchmarking. Samfundsansvar / Socialt ansvar, fordi det ligger i vores gener og medmenneskelighed vil altid være positivt og naturligt. I Sønderborg Andelsboligforening arbejder vi aktivt med samfundsansvar på mange forskellige områder, f.eks.: Sociale helhedsplan Lærlinge/praktikanter på byggepladsen og administrationen. Bæredygtige materialer Samfundsansvar handler ikke om, at det skal koste en masse penge, men mere om, at gøre en indsats, hvor vi får noget igen. Benchmarking Vi vil i de kommende år blive stillet overfor krav om at spare penge på driften. I forvejen viser undersøgelser, at boligforeninger som helhed, i forhold til private administrationer, ligger rigtig godt. En uvildig undersøgelse lavet af Deloitte viser, at vi i gennemsnit nok vil kunne spare 5%. Når man laver benchmarking på Sønderborg Andelsboligforening, så ligger vi heldigvis pænt. Men vi er alligevel underkastet sparekrav, så det må vi forholde os til. Truslen hvis vi ikke sparer er på længere sigt en udlicitering af administrationen. Selvfølgelig skal vi være effektive, hvilket undersøgelser også viser at vi er, men man kan godt undre sig. Værktøj til benchmarking (sammenligning) findes på landsbyggefondens hjemmeside, hvor alle kan gå ind og sammenligne sig med andre foreninger helt ned på afdelingsniveau. Selvbetjening tvillingeværktøj. Kredskonferencen oktober 2015 Blev holdt sammen med 3. kreds, da der desværre har været faldende deltagerantal på kredsseminarerne de seneste år. Sønderborg Fjernvarme Lejernes repræsentanter i Sønderborg Fjernvarme. I Sønderborg Fjernvarmes bestyrelse er lejerne repræsenteret ved Jens Erik Nielsen (lejer hos SØBO), Frank G. Neidhardt (lejer hos SAB) og Torben A. Sørensen (lejer hos B42). Kaj Engelhardt (lejer hos B42) er suppleant for lejerne. Samarbejde med Augustenborg Fjernvarme. Over tid er den administrative byrde ved at drive et fjernvarmeselskab blevet større og større med bl.a. mere kompleks lovgivning og indberetninger til offentlige myndigheder. Da den administrative medarbejder hos Augustenborg Fjernvarme A.m.b.a. samtidig ønskede at gå på pension, indgik Augustenborg Fjernvarme og Sønderborg Fjernvarme en samarbejdsaftale, som indebærer Sønderborg Fjernvarme A.m.b.a. fremadrettet vil varetage administrationsopgaverne for Augustenborg Fjernvarme A.m.b.a fra den 1. januar 2016. Der er alene tale om et samarbejde omkring administrative opgaver, men parterne vil naturligt søge at udnytte de muligheder et samarbejde giver også på andre områder som f.eks. indkøb og lignende til gavn for begge selskaber, hvilket i sidste ende kommer forbrugerne til gode. Varmeplan Sønderborg Kommune offentliggjorde i starten af 2015 en Strategisk Energiplan for kommunen. Som navnet antyder, er der tale om en overordnet plan, som i løbet af 2015 blev detaljeret videre i en revision af kommunens varmeplan, som skal være med til at realisere kommunens ProjectZero vision om at være CO2-neutral i 2029. Geotermianlæg Geotermianlægget har også i 2015 kørt med en reduceret effekt i forhold til det forventede, da modtrykket i den boring, hvor vandet ledes tilbage til undergrunden, er meget højt, da et filter i bunden af brønden er stoppet til. Der er gennem hele 2015 arbejdet 11
intenst med at finde ud af, hvordan brønden kan renses op, så kapaciteten kan øges. Garantiprovision Sagen omkring garantiprovision, hvor Sønderborg Fjernvarme og Gråsten Varme i sommeren 2014 fik medhold i byretten om, at Sønderborg Kommune ikke kunne opkræve garantiprovision med tilbagevirkende kraft, blev i december 2015 behandlet i Landsretten. I januar 2016 gav Landsretten Sønderborg Kommune medhold, hvilket var meget overraskende for fjernvarmeselskaberne, som nu overvejer om de vil forsøge at få sagen prøvet ved Højesteret. Nyt biomasseanlæg i Vollerup. Lørdag den 20. juni 2015 var der indvielse af det nye biomasseanlæg på Glansager. Det var en rigtig dejlig dag, hvor Borgmester Erik Lauritzen klippede snoren og samtidig var der åbent hus, hvor 3-400 forbrugere benyttede muligheden for at se det nye anlæg og få en snak med fjernvarmens medarbejdere. Det nye anlæg har været i drift i hele 2015, og forsyner nu Vollerup, Kirke Hørup og Hørup Hav området. Priserne Det variable og faste bidrag er i 2016 holdt på samme lave niveau som i 2015, hvilket betyder, at priserne har været uændret de seneste 3 år. Selvom inflationen er lav, svarer det reelt til, at varmen er blevet billigere. Alle priser kan findes på takstbladet, som kan findes på fjernvarmens hjemmeside. SE SE er en kundeejet energi- og telekoncern et moderne andelsselskab med ca. 272.000 andelshavere. SE s kerneforretning knytter sig til handel, distribution og rådgivning på energiområdet samt højhastighedsbredbånd og kabel-tv på det digitale område. Organisatorisk er selskabet bygget op omkring to forretningsben: Energi & Klima og Stofa. Hovedsædet ligger i Esbjerg, men SE dækker et område på mere end 7.000 km2 fra Skjern Å i nord til den dansk/tyske grænse i syd samt Ærø mod øst. SE servicerer ca. 272.000 husstande i regionen med strøm og disse udgør SE s andelshavere og ejere. Derudover har SE flere afdelinger rundt om i landet - herunder også i Sønderborg - som huser 1400 servicemindede medarbejdere. SE har i 2015 igen vokset sig større. En fusion mellem Syd Energi og Nyfors A.m.b.a. blev behandlet og vedtaget af repræsentantskaberne for begge selskaber i slutningen af året - og i den forbindelse er navnet Syd Energi ændret til SE. I skrivende stund afventer processen med at få konkurrencemyndighedernes godkendelse af fusionen, som forventes i slutningen af februar. Ambitionen er således, at fusionen skal være på plads i slutningen af 1. kvartal 2016. SE s vindmølleprojekter ser ud til at få mere luft under vingerne. SE deltager sammen med Vattenfall i opførelsen af en stor vindmøllepark 12
mellem Tønder og Esbjerg. Parken skal bestå af ca. 60 møller. Hvor mange vindmøller SE og Vattenfall hver skal levere, er ikke lagt fast endnu. da projektet er i startfasen. Derfor ligger der heller ikke en tidsplan. Men parken kan stå færdig tidligst i 2018. 2015 forventes at lande med et finansielt resultat tæt på budget. Det er gode takter som betyder at SE bevæger sig i den rigtige retning. Sønderborg Andelsboligforening s Antenneforening Der har i 2015 kun været afholdt 2 møder i bestyrelsen. På mødet er der blandt andet arbejdet med behandling af henvendelser fra SAB s beboere, samt ønsker til ændret pakkesammensætning og indhold. Benny Ketelsen er fortsat formand, for foreningen Den Overordnede Antenneforening Sønderborg 2015 har igen været et forholdsvis stille år i DOA. Stofa skal også i 2016 levere signaler til DOA. Samtidig blev det besluttet, at DOA selv vil håndtere administrationen af opkrævninger m.v. Denne administration foregår fra Bygtoften 2, hvor DOA har lejet såvel lokale samt medarbejdertimer til udførelse af opgaven. Der fortsættes også med 2 kanalvalgspakker i 2016. Tage Skott er fortsat formand for DOA. Bjarne Baun Madsen er indtrådt i bestyrelsen som næstformand. 13
Landspolitisk Virtuel nettoafregning af solcelleanlæg i den almene sektor Efter flere års dialog med energimyndighederne har Energistyrelsen godkendt virtuel nettoafregning af solcelleanlæg i den almene sektor. Virtuel nettoafregning indebærer, at el-produktionen fra et eller flere solcelleanlæg modregnes i elforbruget for de relevante forbrugere (lejere) uden sammenhæng med den fysiske konstruktion af el-nettet. Solcellernes produktion måles og leveres således til el-nettet på et passende sted uafhængigt af forbrugerens afregningsmåler, mens forbruget hos lejerne måles på separate afregningsmålere. Den konkrete model indeholder en 50 kw grænse, som betyder, at virtuel nettoafregning er mulig for så vidt angår solcelleanlæg over 50 kw og inden for rammerne af et forbrugssted. Forbrugssted er defineret i elforsyningslovens 5, nr. 8, som lyder: Forbrugssted: punkt, hvorfra der aftages elektricitet til ét samlet matrikelnummer eller til sammenhængende bygninger fordelt på flere matrikelnumre med kun én forbruger af elektricitet. Anlægsstørrelsen fastsættes på baggrund af den fysiske tilslutning til det kollektive net, dvs. det individuelle solcelleanlæg, der nettilsluttes, skal være over 50 kw, hvis det skal indgå i virtuel nettoafregning. Det er muligt at summere flere anlæg, hvis de enkelte anlæg er over 50 kw. Anlæg på 50 kw eller mindre kan ikke indgå i virtuel nettoafregning, uanset antallet af disse anlæg inden for forbrugsstedet. Kravet om anlæg på 50 kw forudsætter enten en betydelig tagstørrelse, eller at der trækkes kabler for at forbinde flere mindre anlæg, så det solcelleanlæg, der individuelt tilsluttes det kollektive net, når over en effekt på 50 kw. Kan man ikke samlet for hele anlægget komme op over 50 kw grænsen, kan man alternativ etablere et solcelleanlæg med et hoved-bi-måler system. Man skal dog først afklare dette med sit net-selskab. Sort arbejde SKAT har særligt fokus på sort arbejde i byggeriet og i rengøringsbranchen. SKAT har udviklet pakker med vejledning til udformning af og opfølgning på kontrakter om køb af rengøring og byggeri. SKAT arbejder opsøgende for at udbrede kendskabet til pakkerne blandt større arbejdsgivere og bygherrer og en række almene boligorganisation er blevet kontaktet. Opkrævning af skat er en myndighedsopgave, og sådan skal det blive ved med at være. Men vi har en interesse i at sikre lige konkurrence, ordentlige forhold på vores arbejdspladser og byggepladser og forebygge social skævhed. Derfor har Boligselskabernes Landsforening (BL) efter drøftelse med SKAT udarbejdet følgende anbefalinger: Sort arbejde i byggeriet Hvad angår ordentlige forhold på byggepladserne har BL udarbejdet en række anbefalinger om brug af arbejdsklausuler, som sikrer ordentlige løn- og ansættelsesforhold hos entreprenører og underentreprenører se arbejdsklausuler. Det er BL s opfattelse, at anbefalingerne om brug af arbejdsklausuler har en tilsvarende effekt på forebyggelse af brug af sort arbejde, bl.a. fordi løn- og ansættelsesforhold skal kunne dokumenteres via e-indkomst. Følger man anbefalingerne om arbejdsklausuler, er der derfor ikke behov for yderligere tiltag fra boligorganisationernes side mod sort arbejde på byggesagerne. 14
Sort arbejde ved køb af rengøringsarbejder og andre løbende driftsaftaler SKAT har udarbejdet en vejledning om forebyggelse af sort arbejde ved køb af rengøringsydelser. Der er tale om en generel vejledning for rengøring i alle brancher, herunder f.eks. hoteller. SKAT peger bl.a. på, at sort arbejde som oftest forekommer, når arbejdet ikke udføres af leverandørens egne ansatte, men af underleverandører og deres ansatte. Derfor bør man overveje, hvilke krav man vil stille vedr. brug af underleverandører. Synlighed er også med til at mindske risikoen for sort arbejde, f.eks. at rengøringsmedarbejderne i videst muligt omfang arbejder i dagtimerne, skal bære ID og at nye medarbejdere skal præsenteres. Sæt problemstillingen på dagsordenen i den løbende dialog med leverandøren, og tilkendegiv jeres holdninger til sort og illegalt arbejde. Det er BL s opfattelse, at det også for almene boligorganisationer er en fordel at overveje, hvordan vi kan arbejde for at begrænse sort arbejde på vores ejendomme uden at overtage den myndighedsopgave, som opkrævning af skat er. Ved begrundet mistanke om overtrædelse af skatteregler eller udlændingeregler bør man overlade sagen til myndighederne. Det kan efter BL s opfattelse gøres ved at stille følgende grundlæggende krav ved udbud af og indgåelse af aftale om køb af rengøringsydelser. Principperne kan bruges tilsvarende ved indkøb af andre relevante tjenesteydelser: 1. Før aftalen indgås, skal leverandøren fremvise: Registreringsbevis, der dokumenterer, at leverandøren er registreret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven. Serviceattest, der dokumenterer, at leverandøren ikke er dømt for strafbare forhold eller har en straffesag kørende, overholder sine betalingsforpligtelser overfor det offentlige og ikke er taget under konkurs eller lignende. Attesten må højst være 6 måneder gammel. 2. Leverandøren ansætter og aflønner medarbejdere og har sædvanligt arbejdsgiveransvar. 3. Alle medarbejdere skal inden arbejdets påbegyndelse have modtaget ansættelsesbevis efter ansættelsesbevisloven. På ordregivers anmodning sender leverandøren inden for to hverdage kopi af ansættelsesbevis til kunden. 4. Alle medarbejdere skal være ansat af leverandøren eller af en underleverandør, der er godkendt af ordregiver (boligorganisationen). Til brug for ordregivers godkendelse fremlægger leverandøren underleverandørens registreringsbevis og serviceattest, jf. pkt. 1. 5. Leverandøren og godkendte underleverandører anvender kun medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. 6. Leverandøren og godkendte underleverandører foretager indberetning af løn og indeholder A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT efter gældende regler. 7. Medarbejderne skal bære ID-kort, udstedt af leverandøren eller en godkendt underleverandør. 8. Medarbejdere skal bære ensartet arbejdstøj. 9. Nye medarbejdere skal introduceres for (en kontaktperson i boligorganisationen). 10. Betaling sker mod faktura til leverandørens konto i pengeinstitut. 11. Overholder leverandøren eller leverandørens underleverandører ikke forpligtelsen i pkt. 2-7, ifalder leverandøren en bod, der pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til xx af det samlede årlige vederlag dog minimum x kr. [boden fastsættes konkret af boligorganisationen], indtil forpligtelsen er opfyldt. Beløbet kan modregnes i leverandørens vederlag. Hvis leveran- døren trods påkrav herom ikke opfylder betingelserne i pkt. 2-7 kan [boligorganisationen] hæve kontrakten som misligholdt. Udsættelser og politiarbejde Der har i den senere tid være fokus på udsættelser og politisamarbejde i pressen. Som opfølgning på en række artikler vil Politiken i uge 47 iværksætte en spørgeskemaundersøgelse blandt landets boligorganisationer om praksis for brug af reglerne om udveksling af oplysninger med politiet og med andre boligorganisationer i et boligområde. Siden 1. januar 2014 har der været hjem- 15
mel i almenboliglovens 63 d til, at politiet kan videregive oplysninger om strafferetlige afgørelser til almene boligorganisationer, når videregivelse er nødvendig som led i en eksisterende tryghedsskabende indsats i det pågældende område. I tilknytning hertil har der i 63 e været mulighed for, at boligorganisationer, som har boliger i samme boligområde, hvor der er en tryghedsskabende indsats, kan videregive visse oplysninger om lejere, som har fået opsagt eller ophævet deres lejemål pga. grove husordensovertrædelser o. lign., til hinanden og bruge oplysningerne til at afvise en person inden for en toårig periode. Formålet med reglerne er at give boligorganisationerne bedre mulighed for at skride ind overfor lejere, som chikanerer og skaber utryghed for de øvrige beboere. Se nærmere om ordningerne i de udførlige bemærkninger til lovforslaget L 45 2013. Ændringen kan ses i forlængelse af L 1611 2010 hvor der i almenlejelovens 107, stk. 3, blev åbnet adgang til, at fogedretten i videre omfang end tidligere i forbindelse med udsættelsesforretninger kan tillade anden bevisførelse end dokumentbevis og partsforklaring. Det ser dog ud til, at det i praksis kun er få af denne type sager, fogedretterne anser for egnede til behandling ved fogedretten og som derfor i stedet skal føres ved boligretten. I vores udsatte boligområder har vi i tæt samarbejde med politiet en omfattende kriminalitetsforebyggende indsats, som har formået at mindske antallet af unge kriminelle. Indsatserne består bl.a. af mentorordninger, klubber og væresteder, fritidsaktiviteter og opsøgende gadeplansarbejde. Indsatserne er kendetegnet ved at være helhedsorienterede, hvor man hjælper de unge med både skole-, fritidsog familieliv. Samtidig er indsatserne ofte håndholdte, hvor den enkelte unge støttes intensivt for at komme på rette spor. Der er dog også situationer, hvor hensynet til fællesskabet betyder, at bl.a. grove overtrædelser af god skik og orden gør det nødvendigt at opsige eller ophæve et lejemål og udsætte lejeren. Derfor er det efter Boligselskabernes Landsforenings (BL) opfattelse fornuftigt at bruge reglerne fra 2014 til at indgå aftale med politiet om videregivelse af domme og til at indgå samarbejde mellem boligorganisationer i samme boligområde. I den forbindelse peges på følgende: 1. De nye regler giver mulighed for mere effektive processer i forbindelse med en udsættelsessag, men betingelserne for opsigelse og ophævelse er ikke ændret. 2. Kriminalitet er ikke i sig selv en grund til opsigelse/ophævelse lejerens kriminelle handling skal være rettet mod boligområdet, og skal være af en sådan karakter, at lejerens flytning er påkrævet. 3. Det betyder, at det altid er en konkret vurdering, om det af hensyn til fællesskabet er påkrævet, at en dom bør føre til ophævelse af lejemålet. 4. Er der tale om adfærd, der nok er til gene for ejendommen eller dens beboere, men ikke så grov, at ophævelse af lejemålet kan ske, indeholder almenlejelovens 85, stk. 1, nr. 3, mulighed for, at lejemålet i stedet opsiges. 5. Den konkrete vurdering kan også føre til, at der gives en betinget opsigelse af lejemålet eller en advarsel, jf. almenlejelovens 81 og 82. 6. Bortset fra særligt grove tilfælde forudsætter de nævnte sanktioner en forudgående skriftlig påmindelse. 7. Inden der skrides til opsigelse eller ophævelse af lejemålet, bør det overvejes, om der i samarbejde med kommune, politi eller andre myndigheder kan iværk-sættes en dialog eller forebyggende ind-sats. 8. Indgås der samarbejde med politi og/ eller anden boligorganisation i området om udveksling af oplysninger, bør den enkelte boligorganisation udarbejde en forretningsgang for brugen af ordningen. Vi kan desuden henvise til, at udlændinge, integrations- og boligminister Inger Støjberg den 28. oktober 2015 har udsendt et brev til en række boligorganisationer, med et notat om reaktionsmuligheder over for uroskabende beboere, samt en rapport om tryghed og adfærd i udsatte områder, hvis primære formål var at afdække, hvordan boligorganisationer og myndigheder håndterer klager og anmeldelser vedrørende chikane og problemskabende adfærd. 16
Nye regler om kollektive bofællesskaber til flygtninge Reglerne om kollektive bofællesskaber er blevet ændret ved lov nr. 528 af 29. april 2015. De nye regler er affødt af et stigende behov for boliger til flygtninge, men reglerne er udformet generelt. Efter almenboligloven 3, stk. 2 og 4, kan et kollektivt bofællesskab nu bestå af mindst tre værelser. Herudover skal bofællesskabet indeholde et ekstra værelse, som kan benyttes af lejerne i bofællesskabet. Kommunalbestyrelsen kan dog godkende, at bofællesskabet ikke indeholder det ekstra værelse, hvis bofællesskabet er indrettet med et køkken, hvor beboerne kan spise sammen m.v. Før var der krav om mindst 5 boenheder, og formålet med ændringen er at gøre det nemmere at anvende bofællesskaber til boligplacering af flygtninge. Kravet til individuelle bofællesskaber er fortsat som udgangspunkt 5 boliger og et fællesareal. Denne regel skal ses i sammenhæng med lovens 51 a, stk. 3, hvorefter boligorganisationen og kommunen i fællesskab skal aftale, hvordan og til hvem boligerne skal udlejes. Kravet om aftale gælder såvel udlejning som anvisning bofællesskaber er ikke omfattet af de almindelige anvisningsregler. Uanset at kommunen har hjemmel til at beslutte en ommærkning, indebærer den samlede udlejning og anvisning af boligerne til flygtninge altså, at der indgås en aftale mellem kommune og boligorganisation. Ministeriet har udsendt orientering om de nye regler, hvortil der henvises. Samtidig er boligsikringen for enlige i kollektive bofællesskaber i højere grad blevet sidestillet med boligsikringen for enlige, der bor i en selvstændig bolig. Nye regler om digitale afdelingsmøder på vej Boligministeriet udsendte den 17. april 2015 et høringsudkast til nye regler om digitale afdelingsmøder. Forslaget har blandt andet været drøftet i Boligselskabernes Landsforenings (BL) bestyrelse, hvorefter BL sendte dette høringssvar til ministeriet. Vi har foreslået ministeriet, at beslutningen om gennemførelse af digitale afdelingsmøder tages af afdelingsmødet. I det følgende har vi taget det udgangspunkt, at ministeriet vælger at imødekomme vores forslag. Forslaget om nye regler kommer som opfølgning på forsøg, der har været gennemført i boligorganisationerne fsb, Vridsløselille Andelsboligforening og 3B. Vi må naturligvis afvente udpegning af ny minister, før ministeriet kan arbejde videre med forslaget. De endelige regler forventes derfor først at foreligge efter sommerferien. Da det nu vil blive muligt at gennemføre digitale afdelingsmøder i alle afdelinger, vil vi imidlertid allerede nu informere om de grundlæggende tanker i det udkast, der foreligger med forbehold for ændringer. Der er ikke noget til hinder for, at organisationer og afdelinger begynder at overveje og drøfte de forventede muligheder. Forslaget indebærer, at afdelingsmødet som supplement til det sædvanlige fysiske afdelingsmøde kan beslutte at: 1. Forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt 2. Forslag kan debatteres digitalt 3. Opstilling af kandidater kan ske digitalt 4. Afstemninger kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af fysisk afdelingsmøde Det skal ske ved hjælp af et betryggende digitalt afstemningssystem, som ikke kræver en profil på sociale medier. Før afdelingsmødet undersøger afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen, hvad det koster at købe adgang til et digitalt afstemningssystem. Generelt bør organisationen overveje, hvilke andre ydelser, der er behov for til støtte for afviklingen af møderne. Hvis dette har konsekvens for 17
afdelingens økonomi, skal det efterfølgende godkendes af afdelingsmødet. Det er administrationen, der undersøger og indhenter tilbud på udbydere af digitale afstemningssystem Det er afdelingsmødet, der beslutter, om man ønsker at bruge alle de digitale muligheder, eller kun vælger nogle af de nye muligheder. Man kan f.eks. vælge at starte med at åbne for digitale debatter eller forslag. Man kan også i organisationen overveje og drøfte med afdelingerne, om det vil være optimalt at starte i nogle afdelinger for at få erfaringer, inden flere afdelinger kobles på. Hvis man vælger den fulde pakke, indebærer det efter forslaget bl.a. følgende: Før indkaldelse. I god tid inden afdelingsmødet skal alle husstande informeres om planerne og rammerne for afvikling af det digitale afdelingsmøde, hvor en hjemmeside er den centrale faktor. Fire uger før afvikling af afdelingsmødet skal afdelingens lejere og deres myndige husstandsmedlemmer pr. brev indkaldes til afdelingsmødet. Samtidig offentliggøres hjemmesiden, hvor lejerne har mulighed for: at oprette sig som brugere at stille forslag at debattere de stillede forslag at opstille sig til afdelingsbestyrelsen at se kandidater til afdelingsbestyrelsen På det fysiske møde skal dirigenten have overblik over både debatten på hjemmesiden og på mødet. Afstemninger og valg er først gennemført, når afdelingsmødet er afholdt og fristen for digital afstemning er udløbet. De endelige resultater af det samlede valg, forslag mv. kendes derfor først efter mødet. Afslutning Tak til personalet i SALUS og SAB for deres engagement, arbejdsindsats og det rigtig gode samarbejde vi har haft med dem. Endnu engang har de virkeligt vist, at vi har en meget velkvalificeret stab. Tak til repræsentantskabet og afdelingsbestyrelserne, for det gode og konstruktive samarbejde. Det er meget vigtigt, at I bliver ved med at udfordre os så vi ved hvad vej vi skal. Tak for den opbakning og støtte vi i hovedbestyrelsen har følt vi har haft fra jer. Forslag. Lejerne kan både stille forslag på hjemmesiden og ved skriftligt at indsende forslaget. Det samme gælder, hvis man ønsker at opstille til afdelingsbestyrelsen. Indsendte forslag skal efterfølgende lægges på hjemmesiden. To uger inden afdelingsmødet lukker lejernes mulighed for at stille nye forslag, men det vil fortsat være muligt at kommentere og diskutere de allerede stillede forslag digitalt. En uge inden afdelingsmødet husstandsomdeles den endelige dagsorden med de stillede forslag ligesom den offentliggøres på hjemmesiden. 18