Bilag 1 Anbefalinger til at mindske transaktionsomkostninger ved udbud: Virksomhedsskabelon Bilag til tilbud: Virksomhedsbeskrivelse VIRKSOMHEDNAVN A/S Det skal hermed bekræftes, at oplysningerne i denne rapport om VIRKSOM- HEDSNAVN A/S er retvisende og gældende på tidspunkt for tilbudsafgivelse: Dato og underskrift: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------- Og logoer fra offentlige organisationer, der er medejere Enten på forsiden eller nederst på alle sider dd
Denne Virksomhedsbeskrivelse følger den skabelon, der er udarbejdet af, og anbefales brugt ved tilbudsgivning af: Kommunernes Landsforening (skal spørges) Danske Regioner (skal spørges) Finansministeriet (skal spørges) SKI Statens- og Kommunernes Indkøbsservice (skal spørges) Konkurrencestyrelsen (skal spørges) Kammeradvokaten (skal spørges) DI Videnrådgiverne Virksomhedsbeskrivelsen indeholder de basale informationer om virksomhedens økonomiske og organisatoriske forhold ved afgivning af tilbud på videnrådgiveropgaver i den offentlige sektor. Se vejledning til brug af skabelonen bagerst i dokumentet s. 13-14 Ved at anvende skabelonen får både den offentlige indkøber og tilbudsgiveren flere fordele: Det sikres, at alle relevante informationer altid er med. Færre formaliafejl vil føre til at færre virksomheder sorteres fra på et ærgerligt grundlag til glæde for begge parter. Det er lettere for den offentlige indkøber at sammenligne oplysningerne fra forskellige tilbudsgivere, når de følger samme skabelon. Det er lettere for tilbudsgiver at afgive tilbud, når beskrivelsen af virksomheden kan følge samme skabelon på tværs af udbud i regioner, kommuner, styrelser, stat etc..
Indhold 1. Formalia... 4 1.1. CVR... 4 1.2. Bank... 4 1.3. Revisor... 4 1.4. Advokat... 4 2. Selskabsmodel og ejerforhold... 5 2.1. Grundlagt... 5 2.2. Virksomhedsform... 5 2.3. Ejerkreds... 5 2.4. Bestyrelsessammensætning... 5 3. Beskrivelse af virksomheden... 6 4. Økonomiske nøgletal...7 5. Organisatoriske nøgletal... 8 6. Forsikringsforhold... 9 6.1. Erhvervsansvarsforsikring (forsikring uden for kontrakt)... 9 6.2. Rådgiveransvarsforsikring... 9 7. Forpligtelser og nuværende situation... 10 8. Kvalitetsstyringssystem... 11 9. Samfundsansvar... 12 Se vejledning til brug af skabelonen bagerst i dokumentet s. 13-14 - denne afleveres ikke som del af tilbuddet
1. Formalia Her beskrives virksomhedens CVR-nummer samt bank, revisor og advokat. 1.1. CVR 1.2. Bank 1.3. Revisor 1.4. Advokat
5 2. Selskabsmodel og ejerforhold Her beskrives virksomhedens etablering samt nuværende selskabsforhold og ejerforhold. 2.1. Grundlagt 2.2. Virksomhedsform 2.3. Ejerkreds 2.4. Bestyrelsessammensætning
6 3. Beskrivelse af virksomheden Her beskrives virksomheden eksempelvis kan virksomhedens mission og vision, strategi og kerneydelser præsenteres (max. 1 A4-side).
7 4. Økonomiske nøgletal Her beskrives virksomhedens økonomiske nøgletal for de seneste 3 regnskabsår. VIRKSOMHEDSNAVN A/S s økonom iske nøgletal Regnskabsår 1 (Dato, Årstal) Regnskabsår 2 (Dato, Årstal) Regnskabsår 3 (Dato, Årstal) Resultat Omsætning Bruttofortjeneste Resultat af ordinær primær drift Resultat før finansielle poster Resultat af finansielle poster, netto Årets resultat Balance Balancesum Eg enkapital Samlede aktiver Nøgletal i % Bruttomargin Ov erskudsgrad Afkastningsgrad Soliditetsgrad Forrentning af egenkapitalen
8 5. Organisatoriske nøgletal Her beskrives virksomhedens organisatoriske n øgletal for de seneste 3 regnskabsår. VIRKSOMHEDSNAVN A/S s organisatoriske nøgletal antal ansatte Medarbejdere Gennemsnitligt antal fuldtidsmedarbejdere årsværk Ansatte v ed årets afslutning Medarbejdernes gennemsnitlige anciennitet i v irksomheden Regnskabsår 1 (Dato, Årstal) Regnskabsår 2 (Dato, Årstal) Regnskabsår 3 (Dato, Årstal) VIRKSOMHEDSNAVN A/S s organisatoriske nøgletal m edarbejderes ancinitet i relevant arbejdsliv Senior (10 år+) Medium (5-10 år) Junior (under 5 år) Fastansatte medarbejdere Fast-tilknyttede free lancere
9 6. Forsikringsforhold Her beskrives virksomhedens forsikringsforhold. 6.1. Erhvervsansvarsforsikring (forsikring uden for kontrakt) 6.2. Rådgiveransvarsforsikring
10 7. Forpligtelser og nuværende situation Her præsenteres virksomhedens Erklæring på tro og love svarende til en Serviceattest. Hermed bekræftes på tro og love at VIRKSOMHEDSNAVN A/S: har opfyldt vores forpligtelser med hensyn til betaling af sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. har opfyldt vores forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter. ikke er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord udenfor konkurs, ikke er i betalingsstandsning, ikke har indstillet vores virksomhed eller befinder sig i en anden, lignende situation. ikke er begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord udenfor konkurs, betalingsstandsning eller enhver lignende handling. ikke ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens faglige hæderlighed.
11 8. Kvalitetsstyringssystem Her beskrives virksomhedens eget kvalitetsstyringssystem og/eller virksomhedens certificeringer og mærkninger på kvalitetsstyring (max. 2 A4-sider)
12 9. Samfundsansvar Her beskrives virksomhedens indsats for at sikre gode samfundsforhold internt som eksternt f.eks. inden for arbejdsforhold, arbejdsmiljø, miljø og det sociale område (max 2 A4-sider).
13 Vejledning til brug ved tilbud på videnrådginingsopgaver i den offentlige sektor, herunder til bilag til standard for virksomhedsbeskrivelse Denne vejledning afleveres ikke, som del af tilbuddet) Tilbud af videnrådgiverydelser i udbud omfatter hhv. et egentligt tilbud og et bilag indeholdende virksomhedsbeskrivelse. Begge dele skal afleveres som tilbud, når en udbudsproces er i gang. Selve tilbuddet Selve tilbuddet er det, der svarer på udbuddet, hvad enten der er tale om offentlig udbud eller begrænset udbud (prækvalifikation). Tilbuddet retter sig mod kravene i udbudsmaterialet, dvs. krav der er nødvendige for at den offentlige indkøber kan vælge den leverandør, som skal varetage opgaven. Udbud vedrørende videnrådgivningsopgaver vil typisk bedømmes på blandt andet de på projektet deltagende medarbejderes kompetencer samt virksomhedens erfaringer med opgaveløsningen. Tilbudsmateriale vil således typisk skulle indeholde referenceprojekter og CV er på medarbejdere, der skal bidrage til rådgivningen. For at sikre den offentlige sektor de nødvendige oplysninger, og samtidig sikre at der ikke bedes om for mange oplysninger, anbefales at der ved krav til CV er i tilbud spørges til : - navn - stilling - virksomhed - uddannelse (år, studieretning og studiested) - sprogkompetencer (sprog, niveau) - kernekompetencer og yderligere kompetencer af relevans for den konkrete opgave - tidligere ansættelser (periode, stilling, virksomhed, rolle og ansvar) - væsentligste videnrådgivererfaringer (periode, opgave, ansvar i opgaveløsningen) - publikationer, undervisning og netværk der ved referenceprojekter i tilbud indenfor videnrådgivning spørges til : - opdragsgiver (organisation, referencepunkt i organisation) - problem - beskrivelse af opgaven (løsning på problem) - effekt af opgaven - tidspunkt (startår-slutår) - Kontraktsum indenfor relevante intervaller
14 Bilag: Virksomhedsbekrivelse: Ved siden af tilbuddet, der er målrettet det konkrete udbud, skal tilbudsgiverne aflevere en række informationer om deres virksomhed spørgsmål omkring formalia, der ikke ændrer sig fra tilbud til tilbud. Disse anbefales det, afleveres i form af medfølgende virksomhedsskabelon, idet det anbefales at den offentlige sektor anvender skabelonen som standard for, hvad man beder om af formalia, så tilbudsgivere kan svare på dette med skabelonen. Bilaget er en virksomhedsbeskrivelse, der omfatter de dele af tilbudsgivningen, der svarer på udbudsgivers krav til virksomhedens formalia, nøgletal etc. Hvor der står VIRKSOMHEDSNAVN A/S indføres videnrådgivervirksomhedens navn. Fordele ved brug af virksomhedsbeskrivelse: Det anbefales, at kravene i udbudsmateriale fra den offentlige sektor følger denne standard, da standardisering af tilbudsmateriale vil have positive konsekvenser for transaktionsomkostninger ved tilbudsafgivningen for både den offentlige sektor og tilbudsgiveren. Den offentlige indkøber vil spare ressourcer ved bedømmelsen af tilbud, fordi det bliver lettere for den offentlige indkøber at sammenligne oplysningerne fra forskellige tilbudsgivere, når de følger samme skabelon. Tilbudsgiveren vil spare ressourcer ved tilbudsafgivelsen, fordi det bliver lettere for tilbudsgiver at afgive tilbud, når beskrivelsen af virksomheden kan følge samme skabelon på tværs af udbud i regioner, kommuner, styrelser, stat etc., så der kan være mere genbrug, når det gælder oplysninger omkring formalia hos tilbudsgiver. Endelig vil anvendelse af skabelonen sikre, at alle relevante informationer altid er med. Det betyder, at de offentlige indkøbere ikke behøver nytænke formaliadelen igen og igen ved hvert udbud, og det sikrer samtidig, at tilbudsgivere vil lave færre formaliafejl, hvilket vil føre til at færre virksomheder sorteres fra på et ærgerligt grundlag til glæde for begge parter. Opdatering af virksomhedsbekrivelse: Bilaget opdateres så ofte, som den tilbudsgivende virksomhed finder det nødvendigt (dog i hvert fald en gang årligt, når de nyeste årsregnskabstal lægges ind). Den adm. direktør eller en tegningsberettiget i virksomheden (prokurist) underskriver med dato på forsiden af virksomhedsbeskrivelsen at den er retvisende og gældende på tidspunktet for tilbudsafgivelsen.