Kravspecifikation Frederiksberg Kommune 30 skoler, SFO er, daginstitutioner og biblioteker
Indholdsfortegnelse 1. Generelle vilkår... 3 Forbrugsvarer... 3 Rengøringsdage... 3 Kravspecifikationer... 3 2. Generelle og specifikke dokumentationskrav m.v.... 3 Dokumentation... 3 Arbejdstider... 6 Arbejds- og ansættelsesforhold... 6 Straffeattest... 6 Samarbejde og sikkerhed... 9 Ferie, håndværkere m.v.... 10 Specialrengøring... 10 Nøgler og alarmsystemer... 10 Rengøring Miljø og arbejdsmiljø... 11 Kontrahentens arbejdsbeskrivelser... 13 2
1. Generelle vilkår Forbrugsvarer Kontrahenten uddeler/opsætter/opfylder med håndsæbe, toiletpapir, papirog/eller stofhåndklæder og andre almindelige forbrugsartikler til toiletter og lignende steder. Hvis der er opsat dispensere eller lignende skal disse opfyldes. Materialerne hertil indkøbes og betales af institutionen, hvis intet andet er aftalt. Materialerne forefindes på et centralt lager på institutionen, og skal af kontrahenten afhentes der. Såfremt rengøringsmedarbejderen i sit daglige arbejde måtte blive bekendtgjort med fejl eller mangler på f.eks. vvs-installationer, som toiletter eller urinaler, hvor vandet løber konstant, utætte sæbeautomater og blandingsbatterier, ødelagte eller manglende lysarmaturer, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal dette omgående meddeles til institutionens ledelse. Papirkurve/affaldsbeholdere skal være tømt før afholdelse af ferier og forlængede weekender. Rengøringsdage På skolerne er der i prisskemaet nævnt 210 rengøringsdage, pr. år. De 200 dage er almindelig rengøring, jf. arbejdsbeskrivelserne i det fastsatte tidsinterval, og de resterende 10 dage skal anvendes til periodisk rengøring/hovedrengøring efter nærmere aftale med skolen. Antal rengøringsdage for daginstitutioner, SFO er og biblioteker er individuelle, og fremgår af stamdata i lokalefortegnelsen. Kravspecifikationer Som det fremgår af de generelle udbudsbetingelser, skal der afgives tilbud på to forskellige rengøringstyper. Det drejer sig dels om programmeret rengøring, dels om kvalitetsbaseret rengøring. Nævnte rengøringstyper skal lægges til grund ved afgivelse af tilbud for hver enkelt institution og er nærmere beskrevet i bilag 1 (skoler og SFO er) og bilag 2 (daginstitutioner). For bibliotekerne skal der alene afgives tilbud på én rengøringstype. Bilag 3. 2. Generelle og specifikke dokumentationskrav m.v. Dokumentation Alle de efterfølgende af Frederiksberg Kommune fastsatte generelle og specifikke krav og vilkår inklusive bilagene, skal af kontrahenten overfor institutionen og kommunen dokumenteres løbende og uopfordret. 3
Generelt Alle dokumentationer indsættes i en af kontrahenten udleveret og løbende opdateret driftsmappe, der konstant er placeret på et aftalt sted på den enkelte institution. Herudover skal der sendes en kopi til Frederiksberg Kommunes centrale kontaktperson. Instruktion Alle nye medarbejdere, inklusive afløsere af kortere eller længere varighed, skal med angivelse af minimum navn og arbejdsfunktion skriftligt rapporteres til den eller de institutioner som de skal arbejde på. Rapporteringen skal ske senest samme dag, som medarbejderen er startet eller afløsningen har pågået. I forbindelse med rapporteringen skal kontrahenten dokumentere eller garantere, at medarbejderen har modtaget den fornødne generelle og specifikke instruktion for arbejdets udførelse. Uddannelse For alle medarbejdere skal der overfor den eller de institutioner, som de arbejder på, fremlægges godkendte kursusbeviser eller uddannelsesplaner hvoraf det fremgår, hvornår medarbejderen skal deltage i et godkendt kursus. Materialet skal fremlægges senest en uge efter arbejdsstart. Ledelse Den enkelte kontrahent skal udpege en opgaveansvarlig der ikke nødvendigvis er direkte involveret i den daglige drift, men som kan kontaktes indenfor normal arbejdstid. For hver institution gælder det, at der skal være en fast stationær og/eller mobil beslutningsdygtig arbejdsleder der har tilsyn med arbejdets udførelse, samt står får en løbende kontakt med Frederiksberg Kommune. Lederen skal kunne kontaktes via mail og telefon i et aftalt tidsrum, der som minimum skal omfatte institutionens normale åbningstid og det tidsrum institutionen rengøres, og som deltager i fastsatte statusmøder m.v. For arbejdet på institutioner, hvor der er ansat mere end fire rengøringsassistenter forudsættes det, at der er en ansvarlig arbejdsleder (tilsynsassistent eller tilsvarende) med beslutningskompetence i forhold til den daglige drift og at denne er til stede i det tidsrum, hvor rengøringsarbejdet udføres. Alle arbejdsledere skal ud over de uddannelseskrav der stilles til medarbejderne også have gennemført et kursus i planlægning og ledelse der svarer til den enkeltes funktions- og ansvarsområde. Rengøringsassistenter De rengøringsassistenter, som kontrahenten ansætter til udførelse af arbejdsopgaverne, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for opgaven relevante forhold. Når der starter en ny rengøringsassistent på en af Frederiksberg Kommunes in- 4
stitutioner, skal kontrahenten sikre, at der af en arbejdsleder - ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav - gives en grundig instruktion i alle de for rengøringsarbejdet relevante lokale forhold. Rengøringsassistenten skal forinden arbejdet påbegyndes eller overlades til at arbejde selvstændigt som minimum instrueres i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maskiner m.v. samt sikkerhedsforhold via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder. Herudover skal medarbejderen som minimum være instrueret i de rengøringsmidler og -metoder samt den gældende kravspecifikation m.v. der skal anvendes. Det anvendte instruktionsmateriale skal udleveres til Frederiksberg Kommune, hver gang der ændres i det. Rengøringskurser Alle fastansatte medarbejdere, skal inden tre måneders ansættelse være tilmeldt og inden seks måneders ansættelse have gennemført et kursus og opnået en grundviden, svarende til eksempelvis et 16 dages kursus i erhvervsrengøring på AMU/KTS. Hvis medarbejderne gennemfører andre kurser end det nævnte, skal disse dokumenteres ved fremlæggelse af en konkret uddannelsesplan eller tilsvarende. Sprog Det forudsættes at alle medarbejdere kan tale og forstå samt læse og skrive almindelige skriftlige beskeder på dansk, svarende til prøve i dansk 2. (niveauet som kræves for at få varig opholdtilladelse). Undtaget herfra er, hvis arbejdet tilrettelægges i team. I sådanne tilfælde kan det accepteres, at en eller flere medarbejdere ikke opfylder kravet om sproglighed. Dette forudsætter og skal dokumenteres imidlertid, at mindst én af medarbejderne i teamet opfylder kravet og at den samme medarbejder kan kommunikere med de øvrige i teamet, og at denne medarbejder, er fysisk tilstede under arbejdets udførelse. Hvis medarbejdere, der ikke kan kommunikere på mundtligt eller skriftligt dansk, ansættes i faste stillinger forudsættes det, at kontrahenten udarbejder instruktions- og uddannelsesmateriale inklusive datablade m.v. på den eller de pågældende medarbejderes sprog eller i en form som medarbejderen kan forstå. Kontrahenten skal udlevere sådanne udarbejdede materialer til Frederiksberg Kommune, ligesom det skal dokumenteres, at medarbejderne er instrueret heri. Medarbejdere som ikke lever op til kravet om sproglighed, skal senest tre måneder efter ansættelse være tilmeldt og senest seks måneder efter ansættelse påbegynde et sprogkursus svarende til prøve i dansk 2. Hvis sprogkurset ikke bestås, skal medarbejderen straks tilmeldes og så hurtigt som muligt påbegynde et tilsvarende kursus. Beklædning og Identifikation Kontrahenten skal sikre sig, at alle medarbejdere under arbejdets udførelse bærer en ensartet og identificerbar arbejdsbeklædning og bærer synligt ID-kort eller navneskilt med angivelse af firmalogo, navn og funktion. 5
Arbejdstider Kontrahenten skal sikre sig, at de medarbejdere der er ansat til opgaven, overholder de aftalte møde- og sluttider, og at der ikke uden særlig aftale arbejder eller opholder sig andre personer end de ansatte rengøringsassistenter på arbejdspladsen. Arbejds- og ansættelsesforhold Kontrahenten skal iagttage god skik inden for branchen i forbindelse med ansættelsesforholdene, samt følge bestemmelserne i de kollektive overenskomster der er gældende på området. Herudover skal kontrahenten for de medarbejdere der overdrages fra Frederiksberg Kommune følge de af Frederiksberg Kommunes fastsatte principper omkring medindflydelse og medbestemmelse fra 2004 (bilag 4). Straffeattest Kontrahenten skal for alt personale, der arbejder på institutionerne, indhente sædvanlig straffeattest. Der henvises til kommunens vedlagte vejledning vedr. straffeattester (bilag 5). Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering Kontrahenten skal i forhold til de i aftalen omhandlede institutioner etablere/anvende et kvalitetssikringssystem, der via rengøringsassistenternes og - ledelsens egenkontrol vil sikre, at Frederiksberg Kommune hver rengøringsdag får leveret den aftalte ydelse. Kvalitetssikringssystemet skal på baggrund af kravspecifikationerne omfatte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af den aftalte aktivitet og kvalitet. Kontrahenten skal ved alle former for afvigelser i forhold til den aftalte ydelse dagligt rapportere disse til den enkelte institutionskontaktperson. Rapporteringen skal pågå skriftligt og umiddelbart eller senest samme dag afvigelsen konstateres. Rapporteringen kan ske i en af kontrahenten udlagt kontaktbog eller via mail til kontaktpersonen. Kontrahenten skal ved et møde minimum en gang om måneden gennemføre et kvalitets- og samarbejdscheck hos de udvalgte kontaktpersoner på hver af de omhandlede institutioner. Forud for hvert kvalitets- og samarbejdscheck, skal kontrahenten have gennemgået og kontrolleret samtlige lokaler på Institutionen, og kontrahenten skal have udarbejdet en rapport med angivelse af eventuelle afvigelser. Rapporten drøftes med institutionen, og kontaktpersonen skal på baggrund heraf, samt ud fra egne observationer siden sidste check, angive en karakter for tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet i et af kontrahenten udarbejdet skema. Der skal ved angivelse af karakteren anvendes en skala for både kvaliteten og 6
samarbejdet svarende til følgende fire forskellige muligheder: Meget utilfreds: Rød Utilfreds: Gul Tilfreds: Grøn Meget tilfreds: Blå Eksempel: Institution Xxxxxx Yyyyyyy Zzzzzz Januar Februar Marts Kvalitet Samarbejde Kvalitet Samarbejde Kvalitet Samarbejde Ud over angivelse af karaktererne skal institutionen have mulighed for, at der angives mere uddybende kommentarer. På baggrund af de månedsvise gennemførte kvalitets- og samarbejdscheck, skal kontrahenten til Frederiksberg Kommune fremsende en elektronisk kvalitetsrapport for alle de omhandlede institutioner. Udover angivelse af de enkelte institutioners karakterer og eventuelle uddybende kommentarer, skal der i rapporten være angivet alle eventuelle aftalte eller gennemførte opretningstiltag og handlingsplaner, samt opgørelse af refusionsog/eller bodsberegninger/-betalinger. Herudover skal der for alle karakterer med farverne rød eller gul angives kontrahentens bemærkninger til årsag og reaktion. Kvalitetsrapporten skal samlet omhandle alle de af aftalen omhandlede institutioner, for den samlede aftaleperiode. Ud over de månedlige kvalitets- og samarbejdscheck, skal kontrahenten deltage i ca. fire årlige statusmøder med Frederiksberg Kommunes centrale kontaktperson. På disse møder gennemgås det forløbne kvartals kvalitetsrapporter, ligesom andre for driften relevante emner drøftes. Der udarbejdes af kontrahenten et kort beslutningsreferat fra mødet der fremsendes til godkendelse i Frederiksberg Kommune. Kvalitetssikringselementer m.v. Kontrahentens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde følgende elementer: Ydelsesinstruktion Procedure for rengøringsassistenternes egenkontrol Procedure for serviceledelsens inspektion og egenkontrol Serviceledelsens træffetid og -sted (stedligt og centralt) 7
Fejlmeldingsprocedure Opfølgning på aftaler Servicebesøg/-rapporter Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Reaktionstider Formålet hermed er at sikre, at Frederiksberg Kommune opnår sikkerhed for, at de aftalte ydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats fra Frederiksberg Kommunes side. I en indkøringsperiode på tre-seks måneder, eller indtil, at der er nået en stabil drift, skal der af kontrahenten være tilrettelagt en hyppigere opfølgning og kontrol. Alle kvalitetskontroller som ikke omhandler alle lokaler, skal gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler m.v. Udviser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal kontrahenten uden ugrundet ophold meddele Frederiksberg Kommune dette, inklusive hvad kontrahenten vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen samt hvilke tiltag, kontrahenten vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. Frederiksberg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og hvilke skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Frederiksberg Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at der i en periode gennemføres skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end fastlagt. Frederiksberg Kommune har bemyndigelse til at føre tilsyn og udøve kontrol med alle led i arbejdets udførelse. Kontrahenten er forpligtet til at stille de for kontrollen nødvendige oplysninger til rådighed for Frederiksberg Kommune. Frederiksberg Kommunes tilsyn/kontrol med det udførte arbejde fritager ikke kontrahenten for dennes forpligtelser. På alle de omhandlede institutioner skal der efter hver rengøring gives en skriftlig klarmelding umiddelbart efter at rengøringen er tilendebragt. For de lokaler der skal rengøres, eller de opgaver der skal udføres, med korteller langtidsperiodiske mellemrum, skal der af kontrahenten udarbejdes en plan der udleveres til den enkelte institution. Institutionen kan kræve, at der af kontrahenten opsættes mærkater i de enkelte lokalers dørfalse med angivelse af den eller de jf. planen fastlagte rengøringskvaliteter og/eller de fastlagte dage for grundig eller periodisk rengøring. For grundigere opgaver der skal udføres med mindre end en uges mellem skal 8
der af kontrahenten skriftligt gives en melding om opgavens færdiggørelse. Hvis rengøringsarbejdet udføres i en del af institutionens åbningstid skal kontrahenten efter nærmere aftale og som et element i kvalitetssikringen opsætte checkskemaer i udvalgte lokaler (toiletter m.v.). Rengøringsassistenten skal på disse skemaer dagligt notere navn og tidspunkt for rengøringens afslutning. Samarbejde og sikkerhed Det forudsættes i aftalen at det løbende samarbejde, og herunder ønsker om ændringer i arbejdets udførelse og omfang, skal foregå i tæt og fleksibelt samarbejde mellem kontrahenten og Frederiksberg Kommune. Frederiksberg Kommune forbeholder sig ret til at lade hele eller dele af samarbejdet blive varetaget af en intern og/eller ekstern konsulent. Som en meget vigtig del af samarbejdet forudsættes det, at kontrahenten løbende holder Frederiksberg Kommune orienteret om alle gennemførte ændringer, tiltag og aftaler, som har indflydelse på arbejdsopgaven på den enkelte institution eller for Frederiksberg Kommune generelt. Der vil i forbindelse med aftaleindgåelsen blive udvalgt én central kontaktperson og/eller en kontaktperson for hver af de omhandlede institutioner i Frederiksberg Kommune. Med henblik på at sikre en opnåelse og fastholdelse af kvaliteten og samarbejdet, skal kontrahenten hver måned, på baggrund af de gennemførte servicebesøg (jf. afsnittet om kvalitet, kontrol og rapportering) fremsendes en oversigt over de for de enkelte institutioner indhentede kvalitets- tilfredshedsoplysninger til den centrale kontaktperson. Tilsvarende skal der hver måned fremsendes en økonomisk oversigt over alle fakturerede ydelser til den centrale kontaktperson, og herunder både den løbende kontraktsum samt aftalte ekstraydelser og/eller krediteringer for aftalte eller konstaterede udeladelser. Det forudsættes, at der vil pågå et tæt samarbejde mellem sikkerhedsorganisationerne hos kontrahenten og hos Frederiksberg Kommune. Kontrahenten er, til enhver tid, forpligtet til at følge Frederiksberg Kommunes eller de enkelte institutioners gældende sikkerhedsanvisninger. Kontrahentens medarbejdere er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at Frederiksberg Kommunes generelle eller specifikke sikkerhedsbestemmelser ikke bringes ud af funktion. Dette omhandler blandt andet, at branddøre og andre selvlukkende døre ikke må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid end det tager en person, at gå fra ét lokale til et anden gennem branddøren. Lokaledata I bilaget om de enkelte institutioners fysiske forhold er der foretaget en opgørelse over lokaler på den enkelte institution inklusive opmåling af rengøringsarealet m.v. Opgørelsen er af nyere dato og det kan derfor forventes, at den er rimelig nøjagtig. Alle eventuelt påviste arealmæssige unøjagtigheder ud over +/- 3 % og ændrin- 9
ger i lokaleanvendelser m.v., vil efter kontrahentens dokumentation og Frederiksberg Kommunes kontrol heraf kunne reguleres i vederlaget. Reguleringen foretages i det enkelte tilfælde efter nærmere aftale, men udgangspunktet for beregningen vil være de jf. tilbudslisten oplyste refusionsbeløb. Tilbudene skal derfor beregnes på baggrund af de i udbudsmaterialets og eventuelt efterfølgende udsendte korrektioner. Kontrahenten skal inden tre måneder efter opstart af aftalen udarbejde et præcist materiale indeholdende tegninger og lokalefortegnelser for hver institution. Der skal af materialet fremgå entydige lokalenumre, og på lokalefortegnelserne skal der for hvert lokale være anført lokaletype eller anvendelse, rengøringsareal, og den jf. aftalen besluttede rengøringskvalitet/-aktivitet. Arealerne skal for hver institution være opgjort pr. lokale, pr. etage, pr. bygningsafsnit og i alt. Materialet skal af kontrahenten vedligeholdes i hele kontraktperioden således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned. Materialet skal være udarbejdet i et dertil egnet program (eksempelvis Jonathan Clean, Data Know How, TOP eller tilsvarende). Materialet udleveres i papir og i en for det anvendte program læsbar datafil og/eller i en PDF-fil til Frederiksberg Kommune på opfordring, dog mindst efter væsentlige ændringer. I tilfælde af en opsigelse af aftalen skal materialet udleveres til Frederiksberg Kommune umiddelbart efter opsigelsen. Ferie, håndværkere m.v. I forbindelse med f.eks. ferie, håndværkere, arrangementer, flytninger m.m., hvor lokaler står ledige i længere tid, kan institutionen forlange undladelse af rengøring, med efterfølgende kompensation i form af andet arbejde efter nærmere aftale. Dette skal dog varsles skriftligt af institutionen med mindst to uger. Det er kontrahentens ansvar, at ændringerne videregives til eget personale. I øvrigt forudsættes en vis fleksibilitet i udførelsen af rengøringen i forhold til den enkelte institutions ønsker. Specialrengøring Eventuel specialrengøring og behandling af trægulve, linoleumsgulve m.v. skal aftales med den enkelte institution inden arbejdet påbegyndes. Nøgler og alarmsystemer Kontrahenten bærer ansvaret for de af ordregiver udleverede nøgler. Såfremt sådanne bortkommer, kan ordregiver, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer, og de hermed forbundne udgifter påhviler kontrahenten, dog maksimeret til kr. 40.000,00 pr. tilfælde. Det er en forudsætning for kontrahentens erstatningspligt, at ordregiver kan dokumentere, at der ikke er bortkommet andre tilsvarende nøgler. Kontrahenten er ligeledes ansvarlig for at eventuelle alarmer håndteres korrekt. 10
I tilfælde af, at en aktiveret alarm skyldes kontrahentens ukorrekte håndtering af denne pålægges kontrahenten alle eventuelt medgåede omkostninger herfor. Rengøring Miljø og arbejdsmiljø Under henvisning til Miljøbeskyttelsesloven 1, har offentlige myndigheder pligt til at arbejde for lovens formål ved indkøb og forbrug. Som opfølgning herpå skal rengøringen i Frederiksberg Kommune foretages i henhold til Miljøstyrelsens miljøvejledninger om rengøring 2. Desuden skal bestemmelserne i Arbejdsmiljøloven følges 3. Det forudsættes derfor, at kontrahenten ved udvælgelse og anvendelse af rengøringsmidler og -udstyr, konstant sikrer opfyldelse af al gældende lovgivning og alle gældende vejledninger på området. Udvælgelse af rengøringsmidler og -udstyr skal således tage hensyn til sundhed og sikkerhed, og der skal løbende gennemfører lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV), med henblik på at forberede det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og sikkerheden for medarbejderne. Rengøringsmidler For de arbejdsopgaver, hvor der skal anvendes rengøringsmidler, skal disse til enhver tid vælges ud fra substitutionsprincippet og i øvrigt være så lidt miljøskadelige som muligt. Dette gælder både hvad angår det ydre og indre miljø, samt arbejdsmiljøet. Rengøringsmidler med LAS, EDTA, NTA og fosfonater accepteres ikke anvendt hos Frederiksberg Kommune, og midlerne skal være godkendt i henhold til den til enhver tid gældende SPT-norm. Som følge heraf skal rengøringsmidlerne udvælges ud fra; At antallet af rengøringsmiddeltyper reduceres til et minimum At rengøringsmidlerne er uden farvestoffer, parfume og unødvendige konserveringsmidler At rengøringsmidlerne er så ph-neutrale som muligt At rengøringsmidlerne er uden organiske klorforbindelser De rengøringsmidler, der påtænkes anvendt, skal i forbindelse med aftaleindgåelsen dokumenteres via normdatablade, og de skal være godkendt ifølge det nordiske miljømærke Svanen eller det europæiske miljømærke Blomsten eller de skal leve op til kravene for at opnå miljømærkerne. De angivne rengø- 1 LBK 753 af 25/8/2001 (Bekendtgørelse af lov om miljøbeskyttelse) 2 Miljø- og Energiministeriet, Miljøstyrelsen: Miljøvejledninger Rengøring 1-4 (kan fås ved henvendelse til Frontlinien tlf. 32660200 eller bestilles på www.frontlinien.dk) 3 LBK 784 af 11/10/1999 (Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø) 11
ringsmidler må ikke erstattes uden Frederiksberg Kommunes skriftlige tilladelse. Frederiksberg Kommune forbeholder sig ret til når som helst at kræve, at kontrahenten vælger alternative rengøringsmidler. Medfører dette meromkostninger for kontrahenten vil disse blive betalt af Frederiksberg Kommune under forudsætning af, at kontrahenten kan dokumentere meromkostningerne. Herudover er det gældende, at kontrahenten skal iværksætte fornødne procedurer til sikring af: At der altid anvendes de rigtige rengøringsmidler til de forskellige opgaver At rengøringsmidler, som periodisk anvendes til grundigere rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med den daglige rengøring At anvisningerne i Vejledning om rengøringsmidler udsendt af Branchearbejdsmiljørådet følges 4, ligesom doseringsanvisninger for de anvendte produkter følges At det dokumenteres, at hensyn til miljø og arbejdsmiljø er indarbejdet i selskabets ydelser. Dette dokumenteres gennem et miljøstyringssystem eller gennem en miljø- og sundhedspolitik At der findes/etableres nødvendig uddannelse og oplæring af rengøringsmedarbejderne, se de generelle dokumentationsbetingelser, jf. afsnit 2. Rengøringsmetoder Alle de af kontrahenten anvendte rengøringsmetoder skal tage udgangspunkt i den mindst mulige fysiske belastning for medarbejderen, samtidig med opnåelse af den aftalte kvalitet/aktivitet. Eksempelvis er det et krav, at der på større frie flader, som gangarealer, gymnastiksale og lignende, jævnfør arbejdstilsynets vejledning herom, anvendes gulvvaskemaskiner. Misligholdelse og bod Enhver tilsidesættelse af parternes forpligtelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse, garantikrænkelse, manglende dokumentation m.v. er misligholdelse. For kontrahentens vedkommende kan misligholdelse eksempelvis bestå i: at forudsat aktivitet eller kvalitet i henhold til ydelsens krav om faglighed eller kravspecifikationen i øvrigt ikke gennemføres/leveres til rette tid at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetseller anden form for rapportering ikke gennemføres i henhold til 4 ISBN 87-90879-16-3 12
kvalitetssikringsbeskrivelsen at det til opgaven ansatte personale ikke opfylder de fastsatte krav at der ikke er fremsendt den krævede dokumentation Foreligger der misligholdelse, vil det blive krævet, at den part, der er årsag hertil uden ugrundet ophold meddeler den anden part dette, og at der skal gives underretning herom, inklusive hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad der vil blive gjort for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Dette gælder også, hvis en af kontrahenten eller Frederiksberg Kommune udført kvalitetskontrol udviser, at der foreligger misligholdelse. Undlader kontrahenten at opfylde sin informationspligt, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. Kontrahenten har en afhjælpningspligt - og ret men Frederiksberg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og til de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Frederiksberg Kommune er umiddelbart berettiget til at opkræve en bod fra kontrahenten ved enhver misligholdelse, der ikke afhjælpes uden ugrundet ophold, eller som ikke er afhjulpet i overensstemmelse med de fastlagte kvalitetssikringsvilkår. Spørgsmålet om bodsbestemmelser er nærmere belyst i kontrakten. Frederiksberg Kommune kan stille krav om, at kontrahenten i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemfører skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt. Foreligger der gentagne misligholdelser for den samme ydelse, som ikke af kontrahenten afhjælpes uden ugrundet ophold, kan det af Frederiksberg Kommune blive betragtet som væsentlig misligholdelse. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Frederiksberg Kommune, ophævelsens betydning for kontrahenten samt omstændighederne i øvrigt. I øvrigt er dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar m.v., og betaling af erstatning, forholdsmæssigt afslag m.v. gældende for denne kontrakt. Kontrahentens arbejdsbeskrivelser Såfremt kontrahenten udarbejder interne arbejds- eller funktionsbeskrivelser til brug for de i kontrakten omhandlede ydelser, skal disse tilgå ordregivers centrale kontaktperson i kopi. Sagsnr. 82563 Dokumentnr. 13