Sags id.: 88.12.00-G00-3-13 EU-UDBUD Vareindkøb Offentligt udbud På levering af kompressionsstrømper til Tønder Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 4 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftale... 4 1.3 Opgavens omfang... 4 2. Udbudsbetingelser... 4 2.1 Udbudsform... 4 2.2 Formkrav... 5 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 5 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 6 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 6 2.9 Aftalegrundlag... 6 2.10 Alternative bud... 6 2.11 Konsortier... 6 2.12 Udbyders forbehold... 6 2.13 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.14 Udvælgelseskriterier... 7 2.15 Tildelingskriterium... 8 3. Kravspecifikation... 8 4. Rammekontrakt... 9 4.1 Parterne... 9 4.2 Kontraktgrundlag... 9 4.3 Rammekontraktens omfang... 9 4.4 Kontraktperiode... 9 4.5 Bestilling af varer... 10 4.6 Levering og leveringsbetingelser... 10 4.7 Følgeseddel... 10 4.8 Returvarer... 10 4.9 Priser... 10 4.10 Prisregulering... 11 4.11 Ændring af produktsammensætning... 11 4.12 Fakturering... 11 4.13 Betaling... 12 4.14 Bonus, gebyrer mv.... 12 4.15 Offentlige påbud... 12 4.16 Miljø... 12 4.17 Etik og socialt ansvar... 12 4.18 Kontakt mellem parterne... 12 4.19 Statistik... 13 4.20 Garanti og reklamation... 13 4.21 Underleverandører... 13 4.22 Erstatning og forsikring... 13 4.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 13 4.24 Misligholdelse... 14 4.25 Misligholdelsesbeføjelser... 14 4.26 Lovvalg og afgørelse af tvister... 14 4.27 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 14 4.28 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 15 4.29 Kontraktændringer... 15 Side 2 af 15
4.30 Underskrift... 15 Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Tro og love erklæring Bilag 3 Virksomhedsprofil Bilag 4 Oplysninger om konsortiedeltagere Bilag 5 - Erklæring om virksomhedens resultat og egenkapital Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Kravspecifikation Bilag 8 - Evalueringsskemaer Side 3 af 15
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Alle interesserede inviteres til at afgive tilbud på levering af kompressionsstrømper til: Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder Herefter kaldet udbyder. 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftale Rammeaftale forudsættes indgået med én leverandør. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. 1.3 Opgavens omfang Der ønskes tilbud på levering af kompressionsstrømper der af udbyder kan bevilliges efter Servicelovens 112. Kompressionsstrømper kan ved svære varige kredsløbslidelser ydes ved: Svære grader af åreknuder (varicer) som ikke svinder efter fornøden behandling Varige følger efter blodpropper i ben eller arme Varige hævelser på grund af følger efter strålebehandling Kronisk ødem (væske) i benene på grund af en varig utilstrækkelig funktion af vener eller fraførende lymfekar Kompressionsstrømper kan vælges med forskellig trykeffekt (kompression) afhængig af sygdommens følger. Det afgørende for, om der kan ydes kompressionsstrømper er ikke trykeffekten, men om kompressionsstrømpen kan afhjælpe en svær, varig kredsløbslidelse, jf. ovennævnte indikationer. Dette udbud vedrører levering af kompressionsstrømper (standard og specialfremstillede) til borgere i Tønder Kommune. Det estimerede antal pr. produkt kan ses i tilbudslisten (bilag 1). Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis ca. 540.000 dk. kr. inkl. kompressionshandsker til påtagning. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Der gøres opmærksom på, at det udbudte område er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg for særlige personlige hjælpemidler, som giver brugeren mulighed for at vælge en anden leverandør end den leverandør udbyder har indgået aftale med, og efterfølgende få udgifterne til hjælpemidlet refunderet; dog maksimalt med det beløb udbyder skulle have betalt for det pågældende hjælpemiddel hos egen leverandør. Den enkelte borgers behov i relation til valg af kompressionsstrømpe er en specialopgave. Derfor foretages opmåling og valg af kompressionskvalitet af Tønder Kommunes sundhedsfaglige personale, der har viden i problemstillingen og løsningsmodeller. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Erhvervs- og Vækstministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Side 4 af 15
2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på Usb-nøgle eller cdrom. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Tilbudslisten (bilag 1) skal forblive kompatibel med Microsoft Excel. Dokumentations materiale accepteres også i word og pdf-format. Tilbuddets udformning bør følge systematikken i udbudsmaterialet. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Vedlagte tilbudsliste (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmaterialet til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller de hermed forbundne udgifter. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Tønder Kommune Christina Humle, pr. e-mail: chrhum@toender.dk - med emnet: "Spørgsmål til udbud på levering af kompressionsstrømper senest den 12. februar 2014 - kl. 08.00. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig orienteret på udbyders hjemmeside om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet herunder spørgsmål og svar. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet bør være mærket: Tilbud EU udbud Levering af kompressionsstrømper til Tønder Kommune og Må kun åbnes af Udbud og indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 24. februar 2014 - kl. 12.00 på følgende adresse: Tønder Kommune Jomfrustien 8 6270 Tønder Att.: Christina Humle Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Side 5 af 15
2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 3 måneder efter tilbudsdatoen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.12 Udbyders forbehold Den anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos udbyder. 2.13 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 6 af 15
2.14 Udvælgelseskriterier Udvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt. For at lette sagsgangen, skal tilbudsgiver - hvor det er krævet - benytte de anviste bilag Dokumentationen anvendes til vurdering af tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgiveres egnethed til at løfte opgaven, forbeholder Tønder Kommune sig ret til at afvise tilbudsgiver. Personlige forhold: Tro og love erklæring til besvarelse af nedenstående SKAL bilag 2 benyttes. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgiver skal - ved hjælp af bilag 2 - indsende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3. Tilbudsgivers virksomhedsprofil til besvarelse af nedenstående KAN bilag 3 benyttes beskrivelse af virksomheden - herunder oplysning om personalets faglige kvalifikationer og produktkendskab Erhvervs- og produktansvarsforsikring Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne en erhvervs- og produktansvarsforsikring samt opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed mindst dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 for tingskade. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for tegnet forsikring. Tønder Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Økonomisk og finansiel kapacitet Til besvarelse af nedenstående SKAL bilag 4 benyttes I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges erklæring indeholdende følgende nøgletal: virksomhedens resultat før skat (dkr.) for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår egenkapital for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår Hvis tilbudsgiver ikke kan fremvise en positiv egenkapital i seneste afsluttende regnskabsår, kan tilbuddet afvises. Tilbudsgiver skal vedlægge en redegørelse i tilfælde af negativ egenkapital. Tilbudsgivere som først er etableret indenfor 12 måneder og ikke har et regnskab, skal vedlægge en periodeopgørelse. Tilbudsgiver afgiver oplysningerne på tro og love. Udbyder kan efterfølgende forlange, at få Side 7 af 15
revisorpåtegnet erklæring på de nævnte tal. Hvis denne revisorpåtegnede erklæring indeholder forbehold, vil tilbudsgiver ligeledes blive frasorteret. Teknisk kapacitet: Til besvarelse af nedenstående SKAL bilag 5 benyttes I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges dokumentation/referenceliste over tilsvarende opgaver, som tilbudsgiver har udført i løbet at de sidste 3 år. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Opgaver udført hos udbyder må gerne indgå som reference. Tønder Kommune har ret til at kontakte de på referencelisten angivne kontaktpersoner samt at anvende de fra kontaktpersonerne givne oplysninger til vurderingen af tilbudsgivers evne til at varetage opgaven. Tønder Kommune gør opmærksom på, at den vindende tilbudsgiver, ifølge Persondataloven, har pligt til at anmelde opbevaring af følsomme oplysninger overfor Datatilsynet. 2.15 Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Tønder Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Delkriterier Vægtning i % Pris 60 % Priserne vil blive evalueret ud fra de fremsendte tilbud, jf. tilbudslisten bilag 1. De tilbudte priser skal være i dkr., pr. stk./par, eksklusiv moms og inkl. alle øvrige udgifter. Det estimerede antal enheder pr. år deles med antal tilbudte varelinjer. Kvalitet Vil blive vurderet på baggrund af de vurderingsparametre der er angivet i bilag 8 - Evalueringsskemaer 40 % Herunder: Strømper 70 % Handsker 30 % I det omfang der tilbydes en tilsvarende eller anden rabatsats i forhold til tilbudsgivers øvrige sortiment af beslægtede varer, kan rabatsatsen angives nederst i tilbudslisten (bilag 1). Vi gør opmærksom på, at denne % -sats ikke har betydning for tildelingsbeslutningen. Udbyder har valgt at man ved vurderingen af kvaliteten kun vil teste standard knæstrømper, klasse 2 med og uden tå (linje 14-25 i bilag 1 Tilbudsliste). Der skal således sammen med tilbudsmaterialet sendes en prøve på hver af de 12 strømper som tilbudsgiver har budt ind med i tilbudslisten for det pågældende område. Prøverne skal være udbyder i hænde senest 24. februar 2014 kl. 12.00, på samme adresse som selve tilbuddet. Prøverne skal være mærket med minimum tilbudsgivers varenummer. Bilag 8 er vedlagt som information til tilbudsgiver. 3. Kravspecifikation Kravspecifikation er vedlagt som bilag 7. Alle de nævnte krav skal opfyldes. Tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav ved underskrivelse af bilag 7 og returnere dette ved tilbudsafgivelse. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Efter kontraktindgåelse må det forventes, at der foretages stikprøver på, om alle krav bliver opfyldt. Side 8 af 15
4. Rammekontrakt Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder ved eventuel aftaleindgåelse. 4.1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem Rammekontrakt vedrørende levering af kompressionsstrømper Udbyder Tønder Kommune Kongevej 57 6270 Tønder Kontraktansvarlig: Christina Humle Direkte tlf.nr.: 74 92 90 72 Mobil nr.: 20 55 02 35 Mail: chrhum@toender.dk I det følgende kaldet udbyder XX firma adresse adresse CVR reg.nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr.: Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet kontrakthaver 4.2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Erhvervs- og Vækstministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og udbyder B. Udbudsmateriale med bilag fra udbyder af 10. januar 2014 C. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. D. Spørgsmål og svar Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 4.3 Rammekontraktens omfang Levering af kompressionsstrømper til den i pkt. 4.1 nævnte udbyder. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som udbyder løbende afgiver. 4.4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. april 2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.3.2017, jf. dog pkt. 4.24 vedr. misligholdelse. Udbyder kan forlænge kontrakten i op til 1 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Hvis optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Side 9 af 15
4.5 Bestilling af varer Der kan indenfor tilbudsgivers normale åbningstid afgives varebestilling pr. telefon med personlig betjening samt pr. almindelig post. Derudover skal der kunne afgives varebestilling via e-handel, pr. e-mail (sikker post), telefax eller lignende. Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at udbyder kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Udbud og indkøb. Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra udbyder. 4.6 Levering og leveringsbetingelser Fri levering til den adresse som oplyses ved bestilling uanset hvor meget eller lidt der bestilles. 4.7 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: brugeroplysninger ordrenr. antal varenummer og varenavn evt. oplysning om samlet forbrug til dags dato 4.8 Returvarer Ved fejlbestillinger har udbyder 10 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for udbyders regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleveringer har kontrakthaver 10 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til bestiller. 4.9 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet samt rabatsatser på øvrigt sortiment omfattet af udbuddet. Priserne kan reguleres i henhold til pkt. 4.10 Prisregulering. Hvis kontrakthaver - jf. pkt. 4.11 ændring af produktsammensætning - introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal udbyder have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne tilbudspriser for de oprindelige produkter. Kontrakthavers øvrige produkter, der kan betragtes som en naturlig del af det udbudte sortiment, men som ikke fremgår specifikt af tilbudslisten, afregnes efter kontrakthavers til enhver tid gældende officielle listepris fratrukket den faste tilbudte rabatsats. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt. 4.10 vedrørende prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme udbyder til gode. Side 10 af 15
Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til udbyder ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til udbyder. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er udbyder uvedkommende. 4.10 Prisregulering Priserne skal være faste indtil 31.3.2015. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1.4.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistisk overordnede nettoprisindex fra 1.2.2014 til 31.1.2015. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles udbyder senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Udbyder. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Udbud og indkøb inden ændringens ikrafttræden. De tilbudte faste rabatsatser på øvrigt sortiment omfattet af udbuddet kan ikke reguleres i nedadgående retning i kontraktperioden. 4.11 Ændring af produktsammensætning Hvis ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere udbyder herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Hvis kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med udbyder tilbyde udbyders institutioner mv. disse produkter. Udbyder medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 4.12 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos udbyder, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Leveringsdato Betalingsbetingelser Rekvirent Varebetegnelse og kvantum, Fuld beskrivelse af hvilket produkt det drejer sig om. Fakturabeløb Evt. cpr-nummer på modtager Side 11 af 15
Kontrakthavers CVR-nummer. Tønder Kommune, EU-udbud på levering af kompressionsstrømper 2013 Udbyder er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 4.13 Betaling 30 dage fra modtagelse af korrekt e-faktura. Aftalens betalingsbetingelser skal fremgå af fakturaen. 4.14 Bonus, gebyrer mv. Omsætningen som følge af denne kontrakt med udbyder må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 4.15 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt. 4.26 vedrørende afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 4.16 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at udbyder kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er udbyder uvedkommende. 4.17 Etik og socialt ansvar Udbyder forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis udbyder bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er udbyder uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 4.18 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Side 12 af 15
Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med udbyder. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte borgers behov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og udbyder. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 4.19 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Der tænkes her særligt på længde (knæ, lår osv.), trykklasse, samt hvorvidt der er tale om med eller uden tå. Dette gælder både for standard og specialsyede strømper. Statistik skal fremsendes elektronisk, med henblik på bearbejdning i Microsoft Excel så udbyder kan arbejde videre med den. 4.20 Garanti og reklamation Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler om forbrugerkøb. Konstaterer udbyder mangler ved varen, kan denne kræve, at kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for kontrakthaver. Undlader kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er udbyder berettiget til at lade manglen afhjælpe for kontrakthavers regning. Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 4.21 Underleverandører Hvis kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 4.22 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Udbyder er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 4.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Side 13 af 15
Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan udbyder kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 4.24 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette samt underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. pkt. 4.17 Overtrædelse af offentlige påbud jf. pkt. 4.15. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. pkt. 4.27. Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 4.25 Misligholdelsesbeføjelser Udbyder kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger udbyder til at ophæve kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 4.26 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Hvis tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Udbyders retskreds. 4.27 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Side 14 af 15
Ved kontraktens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for udbyders medarbejdere i udbyders indkøbssystem(er). Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 4.28 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med udbyder. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 4.29 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til pkt. 4.9 pris - betragtes ikke som en kontraktændring. 4.30 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Leverandøren: Udbyder: Side 15 af 15