1 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 3. november 2015. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 21. september 2015. 2. Meddelelser fra formanden Herunder: Varmemestersituationen. Vejledning i forbindelse med placering af flygtninge (materiale udsendt via mail). Samarbejde med Rudersdal Kommune (materiale udsendt via mail). Udkast til boligaftale med Rudersdal Kommune (materiale udsendt via mail). Organisationsbestyrelsesmøde den 4. november 2015. 3. Meddelelser i øvrigt fra bestyrelsen 4. Afdelingens hjemmeside 5. Beboerflytninger 6. Ejendommen 7. Haveanlæg og gård 8. Forslag fra beboerne 9. Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb 10. Varmemester 11. Eventuelt 12. Næste møde. Til stede: Linda H. Andersen, Lars Nielsen og Karsten Høy-Petersen. Boligselskabet har i øjeblikket ingen varmemester. Ad. 1 Referatet af mødet den 21. september 2015 blev godkendt. Holte den 6. november 2015 Ad. 2 Meddelelser fra formanden. Bestyrelsesmødet blev flyttet fra den 9. november til den 3. november 2015 på grund af et udkast til boligaftale fra Rudersdal Kommune. VARMEMESTER SITUATIONEN. Møde i ansættelsesudvalget den 1. oktober 2015 sammen med Jens Møller og Finn Weidekamp vedr. den nyansatte varmemester. Repræsentanter fra alle 3 afdelinger deltog i mødet, hvor en eventuel fastansættelse af varmemester Münür Ackura blev drøftet. Der fremkom berettiget kritik at varmemesterens opførsel og kendskab til arbejdet. Det blev derfor besluttet, at driftschefen hurtigst muligt skulle orientere varmemesteren om, at vores samarbejde sluttede omgående. han blev opsagt med 14 dages varsel. Varmemesteren meldte sig syg fra den 2. oktober 2015. Møde i ansættelsesudvalget den 26. oktober 2015. Formanden gav en orientering om, hvorfor der ikke var sket noget i de første 4 uger efter varmemesteren var blevet sagt op. Ansættelsesudvalget godkendte den udarbejdede stillingsannonce, der skulle indrykkes i Søndagsavisen den 1. november 2015 og omgående hos Ofir, Jobindex, BL, samt EFK. Tidsfrist for ansøgning og datoer for samtaler blev fastsat. Ansøgningsfrist søndag den 15. november 2015 kl. 1200. Ansøgningerne sendes via mail til udvalget senest tirsdag den 17. november 2015. Samtaler begynder tirsdag den 24. november 2015 kl. 1400. Jens Møller og Finn Weidekamp deltager i samtalerne.
2 2. samtalerunde mandag den 30. november 2015 kl. 1300. Ved tilmelding til Ofir og Søndagsavisen er annoncen kommet med flere andre steder. BOLIGPLACERING AF FLYGTNINGE. Møde tirsdag den 27. oktober 2015 med forhandlingsgruppen, der havde forhandlet boligaftale med Rudersdal Kommune. Formanden orienterede om holdningen i forhandlingsgruppen. Gruppens medlemmer mente, at vi skulle sige ja til det foreliggende udkast til boligaftale. Vejledning fra BDK.s direktion i forbindelse med placering af flygtninge. Vejledningen er udsendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. Formanden fremhævede, at der indledningsvis står, at det netop er boligselskabernes kernemission at være med til at løse de boligsociale opgaver i samarbejde med kommunen. Direktionen gør også opmærksom på, at vi kan skaffe tag over hovedet, men vi kan ikke alene stå for det daglige integrationsarbejde. Mange flygtninge er traumatiserede der kræver særlige faglige kompetencer for at løse kompetencer vi ikke kan stille til rådighed. placeringen af flygtningene udenom ventelisterne giver et yderligere pres de steder, hvor vi fortsat har meget lange ventetider for en bolig til borgere, som trofast har fornyet deres ventelisteønsker år ud og år ind. Vi skal gå positivt til opgaven. Som første i vejledning til medlemmerne er, at man skal tage eventuelle henvendelser fra kommunen alvorligt. En negativ behandling kan give politisk bagslag på sigt, netop fordi samfundet forventer, at vi som almen sektor går åbne ind i løsningen i samarbejde med kommunerne../. Vejledningen og bilag 1 og 2 til denne vedlægges referatet. Udkast til boligaftale med Rudersdal Kommune. Udkastet er sendt ud til høring hos Søllerød Almene Boligselskab, Søllerød Sociale Boligselskab, Gl. Holte Boligselskab, Boligselskabet Birkebo, Den Almene Andelsboligforening Eskemosepark KAB, BSB Søllerød, Birkerød Almennyttige Boligselskab DAB, Lejerbo Rudersdal, Birkerød Kollegiet, DIS Skovlyporten, og Statsbanernes Andelsboligselskab. Udkastet til boligaftale er udsendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne. Det fremgår af udkastet, at Rudersdal Kommune ønsker at få anvisningsret til hver 3. ledige lejlighed til løsning af et stigende antal påtrængende boligsociale opgaver. Boligaftalen har hjemmel i Lov om Almene Boliger 59, stk. 2. I boligaftalen er den åbnet mulighed for at indgå aftaler om fleksibel udlejning. Boligaftalen gælder fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2018../. Udkast til boligaftalen vedlægges referatet. Udkast til samarbejde med de almene boligorganisationer, dateret den 19. oktober 2015. Udkastet er udsendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne../. Udkast til samarbejde med de almene boligorganisationer vedlægges referatet. Omkring proceduren for anvisning m.v. har udkastet til samarbejdet mellem de almene boligorganisationer og Rudersdal Kommune en række punkter, som formanden vil tage op på organisationsbestyrelsesmødet den 4. november 2015. Det drejer sig om: Procedure for anvisning m.v. Det følger af almenboliglovens 59, stk. 1, at kommunens anvisning skal ske på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov og beboersammensætningen i den afdeling, de boligsøgende anvises til eller bor i på anvisningstidspunktet. Så kommer der 5 punkter i bilaget.
3 Første punkt: Hvordan underrettes afdelingen, der skal have den/de pgl. beboere? Der bør aftales en fast arbejdsgang herfor. Andet punkt: Det er en meget kort frist på 3 hverdage til at gøre kommunen opmærksom på, at anvisningen kan være betænkelig. Det betyder, at underretningen til afdelingen skal ske prompte, og et evt. møde omkring betænkeligheden skal holdes meget hurtigt. Fristen ønskes længere minimum 5 dage. Tredje og fjerde punkt: Kommunen skal ikke revurdere anvisningen alene. De kender kun den/de personer de vil anvise, hvorimod vi kender beboerne i den afdeling/opgang, hvor den/de personer kommunen vil anvise, skal bo. Det foreslås, at kommunen som et minimum skal foretage revurderingen sammen med administrationen (BDK) Femte punkt: Hvem afgør om der er behov for medarbejder/tolk til rådighed ved indflytning og udflytning? Det bør være et samarbejde og ikke enerådigt kommunen. Side 2, 3. afsnit: Såfremt der opstår problemer i forbindelse med et lejemål, kontaktes kommunens boligsociale medarbejder for drøftelse og bistand. Hvem kan gøre det? Det kan både være relevant for bestyrelser, beboer og administration. Side 3. Årlig styringsdialog: Er det på styringsdialogmødet det aftales om der er afdelinger, der skal undtages for anvisning af personer med boligsociale problemer? Fraflytningsstatistik for afdeling 1, afdeling 2 og afdeling 3: Formanden fremlagde udskrifter af fraflytningerne fra alle 3 afdelinger siden 2009. Hvis man brugte fraflytningen for de sidste 3 år 2013-2015 som ledetråd for de kommende 3 år, vil det betyde, at Rudersdal Kommune vil få anvisningsret for 1 bolig i hver af de tre afdelinger uanset om anvisningsretten er hver 3. eller hver 4. lejlighed. Bestyrelsen kunne ikke blive enig om at sige ja eller nej til boligaftalen. To bestyrelsesmedlemmer gik ind for, at tilslutte sig boligaftalen med Rudersdal Kommune for perioden fra den 1. januar 2016 til den 31. december 2018. Det 3. bestyrelsesmedlem ønskede at få tilført referatet, at hun ikke kunne gå ind for, at kommunen fik anvisningsret til hver 3. bolig. Hun begrundede det med hensynet til personerne på ventelisterne samt frygten for at få beboere ind med psykiske problemer. Organisationsbestyrelsesmøde den 4. november 2015. Afdeling 2 giver organisationsbestyrelsen besked om, at et flertal siger ja til boligaftalen med Rudersdal Kommune, men at vi har indsigelser til proceduren for kommunens anvisning. Se nærmere ovenfor. Bytte eller leje af boligen som feriebolig. Fremført vores ønsker til lejekontrakten på møde med BDK den 20. 0ktober 2015. Der bør være et krav om, at beboeren har en forsikring, der dækker eventuelt hærværk og brandskader på lejligheden, opgangen og ejendommens faciliteter. Det skal fremgå af ansøgningen. Der bør også tages stilling til, om og hvornår en eventuel fremleje/bytte kan afbrydes. Det er organisationsbestyrelsen, der skal give den endelige tilladelse. Omdeling af beboerorientering om varmesystemet den 21. september 2015. Den 22. september 2015 stod kældervinduet åbent om aftenen i tørrerum ved nr. 10C og igen i dag til morgen stod vinduet åbent i samme kælderrum. En beboer har beklaget sig over, at hun næsten dagligt må lukke vinduerne i tørrerummene ved nr. 6. Det er penge lige ud af vinduet. Vi undersøger om håndtag på vinduerne kan fjernes eller låses.
4 Omdeling af velkomstskrivelse til nye beboere udskudt til afgørelse af, hvem der skal gøre det. Lars Nielsen tilbød at omdele skrivelserne og præsentere bestyrelsen. Formanden laver en særskilt skrivelse, hvor bestyrelsesmedlemmernes navne og adresser står. Lokalrådsmøde den 10. november 2015 i København. Mødet denne gang er kun for organisationsbestyrelses medlemmer. Kort gennemgang af dagsorden. Sidste tilmeldingsfrist for deltagelse er den 5. november 2015. Ad. 3 Meddelelser i øvrigt fra bestyrelsen. Der var ingen meddelelser fra bestyrelsen. Ad. 4 Afdelingen hjemmeside. Siden er blevet holdt ajour af Steen Bovig også med skrivelser fra BDK. Ad. 5 Beboerflytninger. Der er flyttet beboere ind i nr. 8 både på 1. th. og 3. th. Den nye beboer på 3. th. har ringet/skrevet til Jens Møller i en weekend, at et vandrør dryppede i køkkenet. Varmemestervikaren havde i weekenden været ude og se på utætheden omkring midnatstid, og havde stoppet drypperiet ved at lukke en balofix-ventil. Utætheden blev repareret den efterfølgende mandag. Ad. 6 Ejendommen. Med hensyn til at besøge et boligselskab, hvor de har fået malet opgange med Ding/Dong maling, afventer bestyrelsen, at vi har fået ansat en varmemester. Mail fra Jens Møller af den 25. oktober 2015, hvor Jens åbenbart rykker for en aftale om en tilkaldeordning for VVS. Bestyrelsen afventer ansættelse af en varmemester. Brunata og aftenaflæsning. Det koster 2.500 kr. ekstra at få aflæst i tidsrummet kl. 1600 2000. For at mindske ulempen for beboerne ved at få aflæst om dagen besluttede bestyrelsen, at aflæsningen af målere indtil videre skal foretages i tidsrummet kl. 1600 2000. Det er ikke oplyst, om nye vandmålere for det varme vand kan fjernaflæses. Afhentning af storskrald. Der står storskrald flere steder på fællesarealet, og der står flere cykelvrag i cykelrummene. Når bestyrelsen ved, at vi er blevet tilmeldt afhentning af storskrald tirsdag den 8. december 2015, sætter bestyrelsen en seddel op på opslagstavlen med en henstilling til beboerne om at fjerne deres storskrald og cykelvrag fra fællesarealerne og sætte det ud til storskrald. Ad. 7 Haveanlæg og gård. Nedplukning af æblerne fra æbletræet ved nr. 6. Æblerne er modne nu, men vi vil ikke bede vikaren om at plukke dem ned. Det vil være billigere at købe en kasse æbler til beboerne. Formanden har en frugtplukker, men han kan ikke påtage mig at plukke æblerne ned. Bestyrelsen enig om, at spørge en beboer, om han/hun vil låne formandens frugtplukker og plukke æblerne ned. Opretning af fliser. Vi havde håbet, at det arbejde med opretning af fliser mellem nr. 10B 10C, som vi har godkendt, blev udført selv om der ikke er nogen varmemester. Tilbuddet lyder på 8.000 kr. eks. moms. Formanden spørger Jens Møller, om det kan lade sig gøre, mens vi har varmemestervikar, og før det bliver vinter. Ad. 8 Forslag fra beboerne.
5 Der er ikke modtaget forslag fra beboerne. Ad. 9 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Lars Nielsen oplyste, at der er 129,50 kr. i kassen. Ad. 10 Varmemester. Der er i øjeblikket ingen varmemester. Vikaren var ikke inviteret til bestyrelsesmødet. Ad. 11 Eventuelt. Julemøde onsdag den 2. december kl. 1930. Ad. 12 Næste ordinære møde afholdes tirsdag den 19. januar 2016 kl. 1600. Godkendt Linda H. Andersen Lars Nielsen Karsten Høy-Petersen