Auditorrapport jvf. Akkreditering Danmarks akkrediteringsstandarder af 2010. Audit sker som led i ansøgerstedets ansøgning om at blive akkrediteret efter Akkreditering Danmarks akkrediteringsstandarder. Denne auditorrapport vil indgå som en del af beslutningsgrundlaget som forelægges Akkrediteringsnævnet, der træffer beslutning om akkreditering af det pågældende ansøgersted. Oplysninger vedrørende det afviklede audit Auditoplysninger: Ansøgersted: Boformen Gaia Afdelinger indgået i ansøgning samt audit: 2 (henholdsvis botilbud og dagtilbud) Dato for audit: 5. juni 2013 Repræsentant for ansøgersted: Ledende auditor: Øvrige medlemmer af auditorteamet: Dorthe Gjerløv Jes Jessen Birgitte Remmen Dato for fremsendt program: 21. maj 2013 Evt. ændringer i programmet: Hvilken version af standarden akkrediteres ansøgerstedet efter? Andre bemærkninger i forbindelse med audit (som omhandler de faktuelle oplysninger): Standard for botilbud, version 3, dec. 2010 og standard for dagtilbud, version 1, dec. 2010 Botilbud og dagtilbud er meget integrerede, hvorfor audit har fokuseret på begge tilbud under ét. Underskrift ledende auditor: Side 1 af 9
Objektive vidnesbyrd Objektive vidnesbyrd, der relaterer sig til dette audit, skal fremgå af de vedlagte uoverenstemmelses- og forbedringsrapporter i bilagsmaterialet til denne auditorrapport. Auditortemaet bedes notere, hvor mange af følgende vidnesbyrd på ansøgerstedet, kategoriseret som henholdsvis større uoverensstemmelse (SOU), mindre uoverensstemmelse (MOU) og forbedringsområder (FOB) der er fundet i forbindelse med audit: Antal: SUO er: MUO er: 1 FOB er: 3 Bilag vedlagt i alt: 4 Auditorrapportens samlede konklusion Dette afsnit skal indeholde en sammenfattende konklusion til Akkrediteringsnævnet, hvor auditortemaet samlet bedes bedømme følgende: Samlet vurdering af stedet: Faglig kvalitet: Gaia er et kombineret bo- og dagtilbud for voksne mennesker med nedsat fysisk og psykisk funktionsniveau på grund af hjerneskade, og typsik med diagnoser som syndrom, spasticitet og epilepsi. Der kan være borgere en psykiatrisk comorbiditet, f.eks. borderline. Gaia er et meget velfungerende bo- og dagtilbud der på alle områder er præget af høj kvalitet. Gaia har en velfungerende og fagligt velkvalificeret ledelse og medarbejdergruppe, alle medarbejdere i botilbuddet har en pædagogisk uddannelse, for nogles vedkommende suppleret med uddannelse som sexualvejleder eller supervisor, og alle medarbejdere har gennemgået kursus i neuropædagogik. Der er stor bevidsthed om værdierne og deres betydning for praksis, og der er stor kompetence til løbende refleksion omkring værdier og praksis. Neuropædagogikken er implementeret og mål for beboerne sættes i forhold hvor den enkelte beboer er i sin udvikling. Brugeroplevet kvalitet: Gaia er præget af en god atmosfære og en respektfuld omgangstone. Beboerne er glade for at bo på Gaia og kan bekræfte at værdierne afspejles i praksis. Brugerne inddrages i størst mulig udstrækning, og medarbejderne gør meget ud af at finde metoder til at formidle information til brugerne, så de kan forstå det og træffe egne valg. Eksempelvis anvendes Social stories til at formidle kommende aktiviteter eller der Side 2 af 9
anvendes tegninger og billeder til at fortælle om mulige ferieaktiviteter, så beboerne kan vælge hvad de ønsker. Det pædagogiske arbejde er tilrettelagt i forhold til den enkelte beboer, og beboerne trives. Organisatorisk kvalitet: Gaia har en forbilledlig dokumentation, som er velstruktureret og systematisk, og som bruges i det daglige pædagogiske arbejdet. Ét af nøgleredskaberne er en meget veludbygget personalehåndbog, der indeholder alle relevante informationer, politikker, redskaber og oversigter. Desuden er der udformet en mappe vedr. hver enkelt beboer, der indeholder handleplan, referat fra møder, resultater af tests, samt en meget detaljeret samværsvejledning, der dag for dag, morgen, middag og aften beskriver beboerens hverdag. Gaia skal have øje for om dokumentationen kan blive så omfattende, at den bliver en hæmsko, men dette er der en bevidsthed om. Medarbejderne udtrykker stor tilfredshed med de redskaber der findes. Medarbejderne har været stærkt involveret i akkrediteringsprocessen, ligesom såvel medarbejdere som pårørende inddrages i visions- og strategiarbejde. Auditorteamets indstilling: Auditorteamet indstiller Gaia til akkreditering, både hvad angår botilbud og dagtilbud. Om forløbet Dette afsnit skal indeholde en beskrivelse afviklingen af audit. I beskrivelsen skal man kunne forestille sig stedet. Man kan inddrage velvalgte kommentarer, der kan hjælpe læseren med at få et indblik i audit og i stemningen. Små referater fra interviews kan endvidere give et billede af den systematiske gennemgang. Auditortemaet kan eksempelvis beskrive: hvem der var til stede, præsentationen af stedet og afstemningen af programmet, interview med ledelsen, medarbejdere og brugere, gennemgangen af dokumentationen, samt fysiske rammer, hvis det har en relevans for centrale pointer. (Skriv her): Kommentar til ansøgning: Ansøgningen kan synes meget kortfattet og giver efter auditorteamets mening ikke et særligt fyldestgørende billede at Gaia, hvilket skyldes, at ansøgerstedet ikke har skrevet ret meget ind i ansøgningsskemaet, men har valgt at indsætte udvalgte dele af personalehåndbog m.m. ind som bilag, hvilket giver en begrænsning. I forbindelse med audit har auditorteamet kunnet konstatere, at Gaia har en omfattende dokumentation bestående af en personalehåndbog, der ud over relevant personalemæssig information også indeholder alle politikker, vejledninger, redskaber/skemaer, planer med videre. Derudover har hver beboer en overskuelig mappe med al beboerrelevant dokumentation, der ligger mapper over samarbejdspartnere og der foreligger meget fyldige referater fra personalemøder, husmøder med videre. Ansøgning for hhv botilbud og dagtilbud er stort set ens. Det er vigtigt for Gaia ikke at betragtes som et helhedstilbud, men som både et botilbud og et dagtilbud, idet der er prioriteret normering til dagtilbud (særskilt medarbejder med ansvar for planlægning og koordinering af aktiviteter i Side 3 af 9
dagtilbuddet), og der er en bygningsmæssig adskillelse af botilbud og dagtilbud, så det er tydeligt for beboerne, om de er i den ene eller den anden kontekst. Beskrivelse af forløb Gaia er hjemmehørende i nogle meget flotte bygningsmæssige rammer og nogle gode og smukke omgivelser. Bygningen er opført i 2000 som en friskole, men er ombygget så hver beboer har en god lejlighed med eget bad og toilet, og der er et stort fælleslokale med stuearrangement og køkken, samt to rum der fungerer som kontor til medarbejderne. Køkkenet anvendes til morgenmad og aftensmad. For et par år siden er der lavet en tilbygning på 300 m2, som er base for dagtilbuddet, og som indeholder stort køkken og spisestue, et kreativt rum, et lille værksted, badeværelse med spa, lille mødelokale og kontor til ledelse og administration. Køkkenet i dagtilbuddet bruges til, sammen med beboerne, at bage og lave middagsmad. Der er gode og åbne udenomsarealer med hønsegård, kaniner og en lille mark til geder, køkkenhave og drivhus, græsplæner og terrasser, bålhus/brændeskur og bålplads. Gaia har aftaler om at kunne benytte boldbane lige ved siden af, ligesom man benytter nærliggende svømmehal, fittnes-faciliteter og ridehal. Alle disse faciliteter indgår som aktiviteter i dagtilbuddet, foruden Gaias to busser som beboerne passer. Beboerne deltager desuden i at slå græsset på stedets havetraktor, en opgave der ifølge lederen er meget eftertragtet. Det nævnes desuden at beboerne til tider har opgaver med at slå græs i de omkringliggende haver, mod en mindre betaling. Lige ved siden af Gaia ligger et stort kommunalt ejet grønt område, som anvendes som markedsplads. Der havde været Hjallerup marked i weekenden før, beboerne havde deltaget og været budt til fælles frokost af markedsudvalget. Nogle af beboerne har en praktikplads nogle timer en dag om ugen, f.eks. i Netto, Euro Spar eller på maskinfabrik. På nogle af beboernes ugeskema står skole, som typisk består af indlæring via computer (Pixiline). Beboerne går meget op i computer og de har alle computer på værelset. Uden for alle lejligheder kan ses beboerens ugeprogram som pictogrammer, og for nogle beboeres vedkommende er der en tavle med pictogrammer for hvad der skal ske i dag. Skole er reelt en videreførelse af et tidligere stu-projekt, som Gaia har medvirket i, men ikke viderefører da beboerne er blevet for gamle. Der er meget lille udskiftning af beboere på Gaia. Programmet blev fulgt, og audit forløb i en positiv og god stemning, vi mødte stor velvilje, fleksibilitet og lyst til at fortælle om Gaia. Under præsentation og gennemgang af program blev vi informeret om, at der ville møde fire medarbejdere til interview, der var lavet aftale med to beboere om at de blev interviewet hver især i deres lejlighed og til afslutning/tilbagemelding ville alle medarbejdere være til stede. Til dokumentgennemgang var der udarbejdet to mapper til hver af de to auditorer med samtlige dokumenter fordelt på kriterier, så det var muligt at foretage dokumentgennemgang helt uden bistand. Fra dokumentgennemgang kan bl.a. nævnes følgende: Vedr. arbejde med værdierne på pædagogiske dag skulle hver medarbejder fortælle om to værdier, som de særskilt arbejder med i hverdagen Fyldige referater af personalemøder, der har en struktur med generelle punkter og beboerrelaterede punkter, hvor mål og delmål evalueres Der refereres flere steder til værdier, f.eks. at lejligheder er beboernes eget hjem, hvorfor medarbejdere altid skal banke på før man går ind, og at beboerne har ret til ikke at ønske besøg. Endvidere henvises der flere steder i funktionsbeskrivelser til værdierne. Referat af MUS-skema opsummerer udviklingsområder, hvordan der skal måles på forandringen, konkrete tiltag, ansvar og deadline. Gode eksempler på Social Stories vedr. at være kærester/sexualitet og vedr. brug af lommepenge Side 4 af 9
Ref. fra personalemøde vedr. input fra værdipiloter, hvor værdipiloterne havde lagt til drøftelse af værdierne i forhold til at involvere vikarer, hjælp til selvhjælp, brug af hinandens viden m.m. Ledelsen består af Dorthe og Arne Gjerløv, som har etableret Gaia. Dorthe er uddannet pædagog og har bl.a. i 20 år været leder af amtslig institution for handicappede. Arne er oprindeligt uddannet speditør, har haft egen virksomhed og har på et tidspunkt kørt med handicappede. De besluttede for på et tidspunkt, at nu skulle der ske noget nyt og med etableringen af Gaia var der mulighed for at få et arbejdsfællesskab. Dorthe har den overordnede og pædagogiske ledelse og Arne har primært den administrative ledelse. De deler kontor med Bente, der både er kontoruddannet og efterfølgende uddannet som pædagog og supervisor, og på den baggrund udelukkende har administrativt arbejde, men rådspørges meget af medarbejderne, fordi hun også har den pædagogiske vinkel og fungerer som intern supervisor. I interview med ledelsen var vi omkring alle kriterier. Fra interviewet kan bl.a. nævnes følgende: Værdigrundlaget har ligget fra starten. Trækker jævnligt på Michael Schelde i forbindelse med opfølgning på værdier m.m. Michael Schelde er cand.theol., har været leder er Dafolo, nu leder af et Grundtvigs-institut. Er reflekterende og bevidste om dilemmaer, f.eks. om ansvar og konsekvens fordi sanktioner ikke er relevante i forhold til målgruppen, at give beboerne størst mulig indflydelse samtidig med at man øser maden op fordi nogen ellers spiser for meget osv. Én af beboerne har så store psykiatriske vanskeligheder, at det reelt er en enkeltmandsprojekt. Gaia kan max rumme ét enkeltmandsprojekt. Der er opmærksomhed på ved visitationen at sammensætte beboergruppen, så den kan udvikle sig konstruktivt Har ingen magtanvendelser; undgås ved at man følger samværsvejledning nøje. Nye medarbejdere uddannes i neuropædagogik ved at få udleveret bøger og ved at modtage undervisning fra andre medarbejdere Tydeligt arbejde med SMTTE/GAS-mål og handleplaner. Lykkes godt med sund mad og motion. De fleste beboere cykler selv rundt i byen, enten på almindelig cykel eller tre-hjulet. Har en beboer, der har haft et alkohol problem inden han kom til Gaia. Det har man fået styr på, han er vant til, at han kan få én øl til fester o.lign. Gaia har en alkoholpolitik, som alle lever efter. Man har ikke en egentlig mobbepolitik, men man har følgende husregler: Vi taler ordentligt til hinanden, vi tager hensyn, vi holder aftaler. Der er indbyrdes justits vedr. disse, hvorfor mobning ikke er noget problem, i stedet er beboerne gode til at hjælpe hinanden, f.eks. tilbyde at skubbe kørestol. Man er gode til at inddrage beboerne i forhold til, hvad de magter. God opbakning fra pårørende. Har i strategiplanen fokus på kommunikation med omverdenen, har bl.a. med stor succes afholdt temadag for kommunale sagsbehandlere, der kom ca. 20. Arbejder meget med strategi, en ny er under udarbejdelse. Der forelå ikke en vision med 5-10 årigt perspektiv, men det er man ved at få udarbejdet. Til gengæld var den eksisterende strategi meget gennemarbejdet. Der forelå ikke planer og redskaber for evaluering, men Gaia har fokus på udvikling af evalueringselementerne i 2013. Imidlertid forelå der dokumentation for, at der allerede foregår evaluering af beboerinddragelse på husmøder og evaluering af samarbejde med pårørende fra arbejdsdag. Auditorteamet opfordrede ledelsen til ikke at gøre evalueringsarbejdet mere omfattende end nødvendigt, men at tilpasse redskaber og ambitionsniveau til målgruppen og til hvad der skal til for at skabe læring og faglig udvikling. Side 5 af 9
Der blev gennemført interviews med to beboere, som begge udtrykte stor tilfredshed ved at bo på Gaia. I interview med beboerne kom vi omkring udlevelse af værdier, deltagelse i aktiviteter, mål og udviklingsplaner, maden, indflydelse og medinddragelse, forholdet til medarbejderne og de andre beboere, kontakt med pårørende, samt brandberedskab. Det blev gennemført interview med fire pædagogiske medarbejdere, hvoraf én også var seksualvejleder, én var supervisor, én var forflytningsvejleder og arbejdsmiljørepræsentant og én var værdi-pilot. Alle medarbejderne har erfaring fra andre pædagogiske områder. De gav indtryk af et højt fagligt niveau, gode refleksionskompetencer og for at har et stort ønske om at skabe udvikling for den enkelte beboer. Der blev nævnt flere eksempler på, hvilken udvikling der sker med beboerne, og hvordan man hjælper beboerne til at være trygge i at prøve nye ting. Der blev desuden givet udtryk for tilfredshed med ledelsen, samarbejdet i personalegruppen og mulighederne for fortsat faglig udvikling. Fra samtalen kan bl.a. nævnes følgende: Værdi-piloterne bidrager aktivt på personalemøder m.m. Har bl.a. igangsat at medarbejderne skal finde billeder, der afspejler værdierne i hverdagen, lavet spørgeskemaer ud fra værdierne og sat værdierne i relation til forskellige emner i personalehåndbogen. Meget fokus på anerkendelse, både ift. beboerne og indbyrdes mellem medarbejderne Godt rustet til psykiatriske problemstillinger. Har bl.a. haft VISO ind over og har fået undervisning om borderline m.m. Er blevet stadig bedre til at sætte realistisk mål og delmål, så udvikling synliggøres. Personalehåndbøger og beboermapper rigtigt gode værktøjer, hvor man ved, man kan finde alt Social stories laves, når en beboer har brug for det, f.eks. for at skabe tryghed ved nye aktiviteter. En Social story kan f.eks. være en enkel fortælling om en situation, der laves på forhånd, så beboeren kan forberede sig. Vedrørende evaluering fra beboernes side er der planer om at bruge grønne, gule og røde bolde til at tilkendegive f.eks. tilfredshed Arbejder meget konstruktivt og respektfuldt med grænsesætning, økonomi, inddragelse. Gør meget ud af at visualisere, f.eks. billede og lydmaterialer vedrørende mulige feriemål, så beboerne kan forholde sig til det. Været afholdt flere interne kurser det seneste år i social kapital, selvledelse og tests. Man skal have gode argumenter for at få bevilget eksterne kurser. Side 6 af 9
Systematisk gennemgang af kriterierne Dette afsnit indeholder en systematisk gennemgang af hvert kriterium. Auditorteamet bedes tage stilling til følgende: - Er kriteriet gennemgået? - Var der nogle uoverensstemmelser? - Baggrunden for uoverensstemmelsen og metoden til at observere den? - Hvis der ikke var en uoverensstemmelse, hvad er så baggrunden for det? - Auditorteamets anbefaling i henhold til kriteriet. - Positive og gode tiltag i henhold til kriteriet, der er foretaget. Kriterium 1: Værdigrundlag Kriteriet er gennemgået. Ingen uoverensstemmelser. Kriterium 2: Ydelsesbeskrivelser Kriteriet er gennemgået. Forskellen i ydelser mellem botilbud og dagtilbud kunne godt tydeliggøres i ansøgningen, men i praksis fremstår ydelserne af hvert af de to tilbud tydeligt nok. Kriterium 3: Udviklingsplaner Kriteriet er gennemgået. Ingen uoverensstemmelser. Gaia har veludbyggede og velfungerende planer. Evaluering af indsatsen foregår i dialog med beboerne. Kriterium 4: Visitation, indflytning og fraflytning Kriteriet er gennemgået. Ingen uoverensstemmelser. Der er meget lille udskiftning i beboergruppen. Argumentet for, at kontakten med beboeren afsluttet ved fraflytning er, at beboeren kan have svært ved at administrere, at de må komme på besøg af og til. I praksis afvises tidligere beboere ikke, hvis de kommer på besøg. Kriterium 5:Forebyggelse, sundhed og arbejdsmiljø Kriteriet er gennemgået. Ingen uoverensstemmelser. Der er stor bevidsthed om dilemmaet omkring beboernes selvbestemmelse i forhold til at kunne købe søde sager og omsorgen i, at sørge for at de ikke bliver meget overvægtige Kriterium 6: Medbestemmelse / inddragelse af beboerne. Kriteriet er gennemgået. Vedrørende tilgængelighed af politikken ligger den kun på hjemmesiden i form af en velkomst-film. Auditorteamet har vurderet at dette er OK i forhold til lille udskiftning af beboerne og at pårørende med flere til den pågældende målgruppe altid vil kontakte tilbuddet for nærmere oplysninger. Der blev givet en mindre uoverensstemmelse vedrørende kriterium 6, 7 og 8 (Rapport nr. 1), der omhandler evaluering, idet der blot i ansøgningen er henvist til skema fra Akkreditering Danmark, men der foreligger ikke konkrete evalueringsplaner og redskaber for Gaia. Ledelsen har planlagt udvikling af evalueringsdesign i løbet af 2013. Ledelsen var ikke enig i denne uoverensstemmelse, idet der rent faktisk er foretaget evaluering af beboerinddragelse på husmøde og evaluering af samarbejde med pårørende på arbejdsdag. Auditorteamet anerkendte dette, men begrundede uoverensstemmelsen med, at der ikke forelå en bevidst og planlagt beslutning om, på hvilken måde man vil gennemføre evaluering af drage læring Side 7 af 9
af denne. Det er dog auditorteamets holdning, at Gaia er tæt på at kunne opfylde dette, og at rapporten må betragtes som en lille MUO. Kriterium 7: Pårørende og netværk Kriteriet er gennemgået. Der er et velfungerende samarbejde med pårørende, der er god opbakning og pårørende kommer til arrangementer. Tildelt forbedringsområde (Rapport nr. 2), idet der ikke forelægger samtykkeerklæringer fra beboerne på, om botilbuddet må kontakte pårørende. Botilbuddet indhenter samtykke ad hoc, enten mundtligt eller skriftligt. Der gøres opmærksom på, at de fleste beboere har værgemål. Der foreligger skriftligt samtykke til brug af fotos. At uoverensstemmelsen kun er givet som et forbedringsområde skyldes, at der var usikkerhed omkring kravene i lyset af, at der er tale om værgemål. Derudover henvises til kriterium 6 (Rapport 1). Kriterium 7/8: Samarbejdspartnere. Kriteriet er gennemgået. Der henvises til kriterium 6 vedrørende uoverensstemmelse (rapport 1) Kriterium 8/9: Ledelse, vision og strategi Kriteriet er gennemgået. Der foreligger ikke en vision med 5-10 årigt perspektiv, men Gaia er i gang med at udarbejde ny strategi. Kriterium 9/10: Kompetencer. Kriteriet er gennemgået. Der foreligger udviklingsplaner for medarbejderne i forlængelse af MUS-samtaler, men der foreligger ikke en samlet oversigt over medarbejdernes kompetencer. Der er givet en forbedringsrapport (Rapport 3) for dette, idet det vurderes at være en fordel for Gaia at synliggøre stedets kompetencer mere bredt. Kriterium 10/11: Beredskabsplaner Kriteriet er gennemgået. Der er givet en forbedringsrapport (Rapport 4), idet der foreligger en kortfattet fælles beredskabsplan for personlige kriser, vold og seksuelle overgreb. Det vurderes, at Gaia med fordel kan udspecificere beredskabsplanen for hhv personlige kriser og seksuelle overgreb/krænkelser, der beskriver afgrænsning og procedure. Anbefalinger Hvad kan auditorteamet give af anbefalinger, udover den ovenstående konklusion, til akkrediteringsordningens involverede parter: Til Akkrediteringsnævnet: Til ansøgerstedet: Side 8 af 9
Eventuelt afsluttende bemærkninger (Skriv her): Side 9 af 9