VISIONS- OG MÅLSÆTNINGSPROGRAM for bestyrelsens arbejde med at udarbejde målsætninger, handleplaner og kvalitetsmålinger for Boligkontoret Fredericia Vesterbrogade 4 7000 Fredericia 76 22 12 00 post@boligfa.dk www.boligfa.dk
INDHOLD 3 4 5 6 9 11 13 15 18 Forord Boligkontorets VISIONER og MÅL Vision Økonomi Beboerne Bebyggelserne Køb af serviceydelser Organisation Image INDHOLD 2
FORORD Alle almene boligorganisationer, der er etableret efter 1. oktober 1999, skal gennemføre en obligatorisk forvaltningsrevision. Formålet med at indføre forvaltningsrevision er at forbedre og styrke den beboerdemokratiske proces, og ikke mindst at synliggøre ansvarligheden for bestyrelse og administration. Som boligorganisation oplever vi en øget konkurrence mellem boligorganisationerne, og sektoren er ofte udsat for angreb og kritik. Derfor er der et klart behov for at fortsætte, udbygge og evaluere Boligkontoret Fredericias visioner og målsætninger. Forvaltningsrevision skal populært sagt styrke administrationens og direktørens fokus på at være omkostningsbevidste og effektive i den daglige drift. Altså sørge for, at boligorganisationen får mest muligt ud af lejernes penge, at beboerdemokratiet fungerer og bliver styrket i det daglige, og at den daglige ledelse og administration følger det Visions- og Målsætningsprogram, som repræsentantskabet har vedtaget. Visioner er det, vi styrer imod, via vores handlinger og målsætninger i det daglige arbejde. Målsætninger er konkrete og målbare delmål, der tilsammen skal føre Boligkontoret Fredericia mod visionerne. Vi håber, at vi kan opfylde både vores Visioner og Målsætninger i et fællesskab mellem medarbejdere, ledelse og bestyrelse, så Boligkontoret Fredericia gøres endnu bedre til gavn for både vores afdelinger og beboere og vores ansatte. 22. november 2012 Bestyrelsen FORORD 3
BOLIGKONTORET FREDERICIAs VISIONER Boligkontoret Fredericia: Bygger og administrerer boliger, som brede kredse i samfundet efterspørger. Har som almen boligorganisation en særlig forpligtigelse over for de grupper, der har svært ved at skaffe sig en passende bolig. Skal være med til at løse aktuelle boligbehov, som kommunen har nu eller vil få i årene fremover. Skal sikre boliger, der hele tiden kan konkurrere med private lejeboliger og andre almene boligorganisationer. Skal sikre, at boligerne og deres beboersammensætning er med til at give en god udvikling i afdelingerne. Skal være en attraktiv arbejdsplads med dygtige, engagerede og fleksible medarbejdere. MÅL Boligkontoret Fredericia skal: Bevare og udbygge beboerdemokratiet, der er fundamentet under og forudsætningen for at Boligkontoret Frede ricia får en positiv udvikling til gavn for beboerne. Tilbyde gode boliger målt på pris og kvalitet. Konstant udvikle vores boliger og andre ydelser. Udøve moderne forvaltning, der giver den enkelte beboer en god service og administration. Søge et tæt og godt samarbejde med kommune og andre offentlige myndigheder for at give boligafdelingerne de bedste betingelser. Have klare og velfungerende målsætninger, som er gennemskuelige for medarbejdere og beboere. Være organiseret og ledet, så man kan løse opgaverne i en tilfredsstillende kvalitet og en konkurrencedygtig effektivitet. Have administrative procedurer og kompetenceregler på alle væsentlige områder. Lægge vægt på et sikkert, trygt og velfungerende arbejdsmiljø. Sikre de ansatte mulighed for efteruddannelse og anden udvikling. Formulere og kommunikere en samlet personalepolitik for at synliggøre forventninger til personalet under deres ansættelse. VISION MÅL MÅLSÆTNINGER 4
1. VISION MÅLSÆTNINGER A) Den overordnede politik B) Beboerdemokratiet C) Kvalitet i administrationen A) Den overordnede politik I Boligkontoret Fredericia skal vi indgå som en naturlig del af en helhedsorienteret bypolitik i tæt samspil, dels mellem myndigheder på kommunalt, regionalt og statsligt niveau, dels mellem myndigheder, borgere og erhvervslivet. Vi skal også forsøge at udvikle boligtyper, der afspejler lokalområdets behov og vi skal kvalitetsudvikle og kvalitetssikre vores nuværende opgaver og ydelser i tråd med de vedtagne politikker. Målet er at videreudvikle den fælles ramme, så beboerne bor godt og trives her. B) Beboerdemokratiet Beboerne i den almene sektor og dermed også i Boligkontoret Fredericia har direkte indflydelse på den enkelte boligafdelings drift og fremtidige udvikling. Det beboerdemokratiske arbejde skal ske i en professionel ånd med gensidig respekt og så skal det hele tiden udvikles, så beboerne oplever det nærværende og vedkommende, måske endda får lyst til at deltage aktivt i det. Det udvidede beboerdemokrati er fortsat noget helt særligt for den almene sektor, og det er med til at skabe tryghed og trivsel i afdelingen. C) Kvalitet i administrationen Boligkontoret Fredericia vil fortsat arbejde for, at: Administrationen foregår rationelt og effektivt. Medarbejderne er sikret uddannelse, trivsel og indflydelse m.v. Forretningsgangene er rationelle og vi har udvikling og opfølgning af vores mål. Forvaltningen er et vigtigt element i den almene boligsektors konkurrenceevne. Vi skal derfor sikre, at vores forvaltning er baseret på service og effektivitet over for beboere, afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen i praktisk henseende og samtidig på en økonomisk forsvarlig måde. En forudsætning for at det lykkes er, at vi kan tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere. Vores personalepolitik skal sikre både nuværende og fremtidige medarbejdere de bedste ansættelsesforhold og indflydelse på dem. VISION 5
2. ØKONOMI MÅLSÆTNINGER A) Administrationsbidrag B) Likviditet C) Finansiering af nybyggeri og renoveringer D) Afdelingernes henlæggelser E) Dispositionsfond F) Budget G) Huslejeniveau H) Udlejning og fraflytninger I) Debitorpleje J) Regnskab K) Trækningsret Landsbyggefonden A) Administrationsbidrag, beløb pr. lejemålsenhed Boligkontoret Fredericia skal oplyse administrationsbidraget i afdelingernes regnskaber. Administrationsbidraget følger prisudviklingen, under hensyntagen til det aktuelle prisindeks for nybyggeri og renoveringer. Administrationsbidraget fastsættes som et fast beløb. B) Likviditet Det er Boligkontoret Fredericias politik at forvalte organisationens og afdelingernes midler bedst muligt med lavest mulig risiko og bedst mulig forrentning vi skal uomtvistelig have en god sikkerhed for investerede midler, og sikkerhed for at disse kan blive frigjort med kort varsel. Vi ønsker en god balance mellem højt afkast og lav risiko og en tæt opfølgning i bestyrelsen og ledelsen. Vi ønsker at anvende Portefølje Management hos 2-4 anerkendte banker og/eller investeringsselskaber af en vis størrelse, som vælges ud fra objektive kriterier fx afkast, referencer, gebyrer og satser. Vi ønsker med en tidshorisont på 1-2 år at fortsætte samarbejdet med de samarbejdspartnere, der klarer sig bedst, og opsige samarbejdet med dem, der efter denne tidshorisont måtte have klaret sig dårligt. Dog skal mindre afvigelser ikke straffes. C) Finansiering af drift, nybyggeri og renoveringer Boligkontoret Fredericia har fælles forvaltning af hovedforeningens og afdelingernes midler. Den daglige drift bliver finansieret gennem huslejen. Nybyggeri bliver finansieret ved at optage lån i et realkreditinstitut. Renoveringsarbejder bliver primært finansieret ved en kombination af egne midler og lån i penge- eller realkreditinstitut eller hovedforeningslån, alt efter omkostninger og renteniveau. ØKONOMI 6
Ved nybyggerier, hvor kommunen kræver mindst 2 byggelån, hjemtager Boligkontoret Fredericia tilbud fra kreditforeninger, man anvender i det daglige. Ud over ovennævnte situationer foretager Administrationen en individuel vurdering af de enkelte projekter, fx hvorvidt man vil anvende hovedforeningens likvider eller skal hjemtage et byggelån. D) Afdelingernes henlæggelser Lovgivningen kræver, at der årligt henlægges midler til planlagt og periodisk vedligehold og fornyelse samt til hovedistandsættelse af bygningsdele eller tekniske installationer m.v. Der skal altid i afdelingerne som minimum være henlagt beløb på kontoen, så de kan dække det kommende års planlagte arbejder, jf. langtidsbudgetterne. E) Dispositionsfond Vi skal overholde lovens krav om henlæggelse til dispositionsfonden og når der er opnået det maksimale beløb pr. lejemålsenhed, skal der ikke opkræves mere. F) Budget De årlige driftsbudgetter skal udarbejdes, så der er balance mellem samtlige udgifter og indtægter i afdelingerne og i hovedforeningen. G) Huslejeniveau Boligkontoret Fredericia fastsætter huslejen i henhold til lovgivningen og følger bestemte procedurer omkring opkrævning og opfølgning på manglende indbetaling følges for at minimere tab. Målet er, at huslejeopkrævning bliver udsendt rettidigt, at huslejestigninger varsles rettidigt, og at restancer bliver fulgt af rykkerbreve. Huslejen bliver holdt på et niveau, så Boligkontoret kan opretholde en god og tidssvarende boligstandard, der til enhver tid kan konkurrere med det øvrige boligmarked. H) Udlejning og fraflytninger Boliger forsøges udlejet til indflytning 6 uger efter modtagelsen af opsigelsen ved ungdomsboliger dog ofte 4 uger. Flytning og synsproces skal foregå så let for fraflytter som muligt. Boligorganisationen overholder gældende lovgivning og frister for at udsende synsrapport og opgørelse med henblik på at undgå tab ved eventuelle retssager pga. fejl. Vi skal sikre, at flytteafregninger bliver opgjort korrekt, og at alle relevante udgifter er medtaget. Det skal sikres, at der er en rykkerprocedure for tilgodehavende for at minimere tab ved fraflytninger. I) Debitorpleje Opkrævningen af restancen skal gøres så let for lejeren som muligt. ØKONOMI 7
Boligkontoret Fredericia skal udsende rykkerskrivelser og opsigelser efter gældende lovgivning og med henblik på at undgå tab af eventuelle retssager grundet evt. procedurefejl. Det skal sikres, at den opståede restance bliver opgjort korrekt, og at alle relevante udgifter er medtaget. Det skal sikres, at der er en rykkerprocedure for restancer for at minimere tab. J) Regnskab De årlige regnskaber skal udarbejdes, så de giver et retvisende billede af hovedforeningens og byggefondens samt afdelingernes aktiver og passiver, økonomiske stilling samt resultat. Der udarbejdes også beboervenlige årsregnskaber. K) Trækningsret Landsbyggefonden Boligforeningernes disponible del af trækningsrettighederne skal tilbydes afdelingerne. Hovedbestyrelserne vurderer i hvert enkelt tilfælde, hvor meget trækningsret de vil søge hos Landsbyggefonden. ØKONOMI 8
3. BEBOERNE MÅLSÆTNINGER A) Miljø B) Råderet C) Det sociale liv D) Beboerdemokrati E) Fremleje af lejlighed F) Bytning af lejlighed G) Klagesager A) Miljø Boligkontoret Fredericia skal arbejde for en så miljø- og energirigtig profil som muligt og følge den teknologiske udvikling i det omfang, det er økonomisk forsvarligt. Vi skal generelt have fokus på ressource- og energiforbrug omkring boligområdernes indretning og drift. Men vi skal også udvikle og forbedre indsatsen, når vi planlægger nybyggeri og renovering. B) Råderet Beboerne skal have mulighed for selv at beslutte og iværksætte forandringer og forbedringer i deres lejligheder ved hjælp af Råderetten. Regler og lovgivning om Råderetten skal være tilgængelig for beboerne, fx gennem informationsskrivelser og nyhedsbreve m.v. Vi skal generelt arbejde for, at beboernes individuelle valgmuligheder og råderet bliver styrket. C) Det sociale liv Vi vil stille muligheder til rådighed for at iværksætte forebyggende arbejder i særlige boligområder med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet. Ansættelse af beboerrådgiver og projektmedarbejdere skal, sammen med evt. andre ordninger, være med til at styrke det sociale liv. D) Beboerdemokrati Vi vil arbejde for, at: Beboerne bliver inddraget i udviklingen af lokalområdet. Finde nye veje for beboerdemokratiet. Afdelingsbestyrelserne er med til at styrke beboernes individuelle arbejde i lokalområdet, herunder at beboersammensætningen bliver afspejlet i det beboerdemokratiske arbejde. Vi vil fortsat arbejde for: Uddannelse af de beboervalgte i det beboerdemokratiske arbejde. Udarbejdelse af entydig information om rettigheder og pligter samt afdelingernes økonomi, drift og øvrige forhold. BEBOERNE 9
E) Fremleje af lejlighed Ansøgere skal føle sig godt behandlet også selvom de får afslag på fremleje. Både fremlejer og fremlejetager skal informeres grundigt, så de ud fra det skriftlige materiale kan forstå og gennemføre deres rolle i processen. F) Bytning af lejlighed Ansøgere skal føle sig godt behandlet også selvom de får afslag på bytning. Ansøgere skal informeres grundigt, så de ud fra det skriftlige materiale kan forstå og gennemføre deres rolle i processen. G) Klagesager Vi skal sikre, at klager over overtrædelse af ordensreglerne bliver behandlet hurtigt og professionelt fra vores side. Klagesager skal forsøges løst i mindelighed, men skal i øvrigt sagsbehandles, så chancerne for at få gennemført en evt. sag ved domstolene med et positivt resultat bliver øget. Vi skal sikre, at klager, som virker uberettigede, bliver vurderet af flere parter, før beboeren, der bliver klaget over, bliver orienteret om klagen. Det skal sikre, at ingen beboere får skrivelser med uberettigede klager. Ved uberettigede klager skal vi tilstræbe at få en samtale med klager og derigennem forsøge at løse problemet. Dette er vigtigt, da vedvarende uberettigede klager kan være belastende for miljøet i afdelingen. Ved berettigede klager må vi i Boligkontoret tilstræbe at give klager størst mulig opbakning for at undgå, at klager (som løsning på problemet) fraflytter sit lejemål det løser ofte ikke klageforholdet, men overfører det blot til den nye beboer. BEBOERNE 10
4. BEBYGGELSERNE MÅLSÆTNINGER A) Udenomsarealer/ grønne områder B) Huslejeniveau C) Lejlighedernes standard D) Nybyggeri E) Renoveringer F) Byggestyring G) Drift og vedligeholdelse, herunder henlæggelser H) Energi A) Udenomsarealer/ grønne områder Vi skal: Fastlægge omfanget og kvaliteten af arbejdsopgaverne i marken. Sikre at arbejdets omfang stemmer overens med de økonomiske rammer og omvendt. Sikre, at friarealerne har en god, faglig og tidssvarende standard. B) Huslejeniveau Huslejeniveauet skal til enhver tid være konkurrencedygtigt ift. huslejeniveauet i en privat lejebolig af samme standard. Huslejen skal holdes på et niveau, der afspejler beboernes ønsker. C) Lejlighedernes standard Vi skal: Arbejde på fornyelse af lejlighedernes standard i eksisterende afdelinger ud fra tekniske, beboermæssige og konkurrencemæssige overvejelser. Sørge for, at lejlighederne er af en tidssvarende standard, der sikrer en bred og varierende beboersammensætning. Minimere tiden, hvor lejligheder står tomme med tab for afdelingen til følge. D) Nybyggeri Kvantitet: Vores hovedformål er at opføre og administrere almene boliger. Omfanget og arten af nybyggeri bliver fastsat af kommunalbestyrelsen i samarbejde med boligorganisationerne. Vi skal derfor fastsætte vores mål realistisk inden for det aktuelle behov og de politiske meldinger. Målene bør ikke kun fastsættes som et samlet antal boliger, men også gerne ud fra arten af boliger fx ungdoms-, ældre- og familieboliger. Kvalitet: Der er stigende krav til professionalisering af vores bygherrerolle, og både myndigheder og lejere stiller store krav til almene boligorganisationers byggerier dette især efter indførelsen af totaløkonomi i nybyggeriet og regu l e ring af maksimum for rammebeløbet. BEBYGGELSERNE 11
Ved større byggerier bliver der udarbejdet en egentlig byggemanual/byggeprogram med vores krav til byggeriet og brugsmæssige krav som miljø og materialevalg samt arkitektur. I Boligkontoret Fredericia vil vi søge at løse boligsociale opgaver ved øget nybyggeri, der imødekommer kravene til og fastholdelse af en alsidig beboersammensætning. E) Renoveringer Vi skal: Arbejde på at forny eksisterende afdelinger ud fra tekniske og beboermæssige overvejelser. Udvikle metoder til at sikre bedre kvalitet i byggeriet og effektivisere bygge- og vedligeholdelsesprocesser. F) Byggestyring Vi skal administrere byggesager på en effektiv, ansvarlig og engageret måde, der tilgodeser både afdelingernes behov for optimal støtte og service og offentlige myndigheders behov for professionelt bygherre-/driftsherresamspil og professionel sagsbehandling. G) Drift og vedligeholdelse herunder henlæggelser Vi skal overholde driftsbekendtgørelsens krav om at udarbejde en10-års plan. Boligkontoret Fredericia anvender integreret IT-system fra EG-bolig. Der skal udarbejdes en tilstandsrapport for den respektive afdeling, og tilstandsrapporten justeres løbende på baggrund af årlige besigtigelser ved behov skal der foretages supplerende tekniske undersøgelser som supple ment til tilstandsrapporten. På baggrund af tilstandsrapporterne samt evt. supplerende undersøgelser foretages en justering af langtidsbudgettet og om nødvendigt af de afsatte midler. H) Energi Energiforbrug som el, vand og varme aflæses løbende, og der foretages vurdering og sammenligning med tidligere perioder. EMO-ordningen gennemføres på afdelingsniveau. Der skal udarbejdes egentlige grønne regnskaber for el, varme, vand og affald på afdelingsniveau. Dermed kan vi også sammenligne afdelinger, fx ved at opsætte ressourcebarometre i de enkelte afdelinger. BEBYGGELSERNE 12
5. SERVICEYDELSER MÅLSÆTNINGER A) IT B) Forsikringer C) Leverandørpolitik D) Indkøb via rekvisitionssystemet E) Teknisk rådgivning F) Revisor G) Advokat H) Realkreditinstitut A) IT Vi skal sikre, at vores IT (hardware og software m.v.) til enhver tid er opgraderet, så den daglige drift kan afvikles på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde, samtidig med at vi opfylder de lovgivningsmæssige krav til systemer m.v. IT-sikkerheden skal være optimal, og det sker gennem udarbejdede retningslinjer i vores IT-politik. B) Forsikringer Boligkontoret Fredericia skal til enhver tid have tegnet de fornødne forsikringer for både organisationen, dens afdelinger og de ansatte. Forsikringerne skal afspejle aktivitetsniveauet i Boligkontoret Fredericia, og derfor skal forsikringerne løbende tilpasses organisationen. C) Leverandørpolitik Vi skal anvende et bredt udsnit af leverandører både fra lokalområdet og udenbys fra. På individuelle arbejdsområder udbydes arbejde eller leverancer i licitation. D) Indkøb via rekvisitionssystemet Vi skal sikre, at kun ansatte med tillagt kompetence kan købe via rekvisition. E) Teknisk rådgivning Vi skal til enhver tid anvende den nødvendige ekspertise i forbindelse med rådgivningsopgaver. Opgaver, som vi ikke kan løse i egen teknisk afdeling, eller som det af ressourcemæssige årsager ikke er muligt at løse, overdrages til eksterne rådgivere. F) Revisor Boligkontoret Fredericias afdelinger revideres af en statsautoriseret eller en registreret revisor, der vælges på Boligkontorets repræsentantskabsmøde. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. SERVICEYDELSER 13
Den valgte revisor skal til enhver tid kunne dokumentere, at der i dennes organisation er den fornødne viden omkring boligforeningsområdet, så revisor kan give den fornødne assistance i forbindelse med revision af årsregnskabet og evt. anden rådgivning. G) Advokat Boligkontoret Fredericias advokat skal have den fornødne uddannelse og ekspertise i dennes organisation, så vores opgaver kan blive løst på en tilfredsstillende måde for boligorganisationen, både økonomisk og juridisk. H) Realkreditinstitut Boligkontoret Fredericia anvender et eller flere realkreditinstitutter, der kan yde lån i forbindelse med nybyggerier og renoveringsprojekter ved renoveringsprojekter kan også fastforrentede lån hos pengeinstitutter optages. SERVICEYDELSER 14
6. ORGANISATION MÅLSÆTNINGER A) Repræsentantskab B) Hovedbestyrelse C) Afdelingsbestyrelser D) Personale E) Uddannelse A) Repræsentantskab Repræsentantskabet er Boligkontoret Fredericias øverste myndighed, hvis arbejdsopgaver bliver reguleret i vedtægterne. Repræsentantskabet skal have den nødvendige information om og indsigt i Boligkontoret Fredericias virke, så det kan træffe de nødvendige beslutninger til gavn for boligorganisationen og dens beboere. Bestyrelse og administration m.fl. sørger for den fornødne information til repræsentantskabet. Repræsentantskabet indbydes til fælles temadage, hvor aktuelle emner bliver behandlet. B) Hovedbestyrelse Hovedbestyrelsens arbejde og ansvar bliver fastlagt gennem vedtægter og forretningsorden samt gældende lovgivning på området. Hovedbestyrelsen har det juridiske og økonomiske ansvar for boligorganisationerne som helhed. Ansvaret gælder også de enkelte afdelingers drift. Som led i Boligkontoret Fredericias langsigtede planlægning er det naturligt for hovedbestyrelsen at arbejde for udvikling af nye aktiviteter og fungere som inspirator for afdelingsdemokratiet. C) Afdelingsbestyrelse Afdelingsbestyrelsen er beboernes lokalvalgte tillidsrepræsentanter, der skal sørge for, at tingene fungerer så godt, at bebyggelsen bliver rammen om et aktivt og harmonisk socialt liv for dem, der ønsker at være med. Ifølge lov om almene boliger skal alle afdelingsbestyrelser arbejde efter en vedtaget forretningsorden, der skal sikre det bedst mulige grundlag for afdelingsbestyrelsens arbejde. D) Personale Vores mål er at Boligkontoret Fredericia bliver opfattet som en attraktiv arbejdsplads med dygtige, engagerede og fleksible medarbejdere. Fx skal medarbejderne have mulighed for at udvikle egne kvalifikationer og få indflydelse på egen arbejdssituation. Den bærende idé i personalepolitikken er, at alle medarbejdere indgår og deltager i et samvær og samarbejdsforum, der bygger på: Ansvarlighed. Anstændighed. Respekt. ORGANISATION 15
Bestyrelserne og ledelse lægger vægt på, at Boligkontoret Fredericia til enhver tid fungerer som en effektiv organisation, hvor medarbejderne er indstillet på kvalitetsudvikling og fleksibilitet i et miljø, der er præget af god intern information. Overordnet målsætning for personalepolitikken i Boligkontoret Fredericia er at: Være en attraktiv arbejdsplads med dygtige, engagerede og fleksible medarbejdere. Tiltrække og fastholde velkvalificerede medarbejdere. Tilstræbe at undgå ansættelser i midlertidige stillinger. Skabe et udviklende og trygt arbejdsklima med henblik på at fremme medarbejdernes effektivitet og trivsel. Give den enkelte medarbejder mulighed for i videst muligt omfang at have et selvstændigt samt fagligt og personligt udviklende arbejde. Udvikle og styrke samarbejdet på alle niveauer. Sikre, at demokratiet fungerer både i kollegiale organer og i den daglige arbejdssituation. Foretage løbende evaluering af personalepolitikken. I de formulerede målsætninger og principper respekteres generelle aftaler og kollektive overenskomster, som gælder inden for de enkelte arbejdsområder. Endvidere respekteres vedtægterne for Boligkontoret Fredericia fuldt ud. Personalepolitik ved sygdom og alvorlig sygdom Medarbejderne er Boligkontoret Fredericias vigtigste ressource. Derfor er det afgørende, at medarbejdere har optimale vilkår, så de kan fastholde og udbygge deres engagement og arbejdsglæde. Det er derfor et mål i videst muligt omfang og gennem en aktiv indsats at forebygge sygefravær. Det er vores mål gennem en tidlig opfølgningsindsats i samarbejde med den sygemeldte medarbejder at afklare, hvorvidt der kan ske tilbagevenden til arbejdspladsen og eventuelt på hvilke vilkår. Vi forventer, at både den sygemeldte og lederen forholder sig aktivt til medarbejderens sygdom for at opnå en åben og ærlig dialog. Holdningen er, at sygdom er lovligt forfald, og evt. ønske om diskretion skal respekteres. Medarbejderen skal have den nødvendige støtte fra både leder og kolleger i sygdomsforløbet. Det er derfor vigtigt, at vi har en udmeldt personalepolitik i forbindelse med sygdom, herunder alvorlig sygdom (livstruende). Forebyggelse En aktiv forebyggende indsats tager udgangspunkt i de faktorer, der på den enkelte arbejdsplads kan være medvirkende årsager til sygefravær. En forebyggende indsats kan ske som initiativer, der retter sig imod: Det fysiske arbejdsmiljø. Det psykiske arbejdsmiljø. Generel sundhed. Foranstaltninger i forhold til medarbejderens livsforløb. Ofte er det nødvendigt at sætte ind over for flere faktorer på samme tid. E) Uddannelse Inden for de bevillingsmæssige rammer skal vi i størst muligt omfang give adgang til efter- og videreuddannelse af alle medarbejdere ved at støtte både interne og eksterne uddannelsestilbud og kurser. ORGANISATION 16
Behovene for uddannelse bliver afdækket gennem medarbejdersamtaler og personaleudviklingssamtaler samt via en kontinuerlig registrering af afholdte kurser både på individuelt niveau, afdelingsniveau og for hele boligorganisationen. Boligkontoret Fredericia lægger stor vægt på at imødekomme alle medarbejderes ønsker om efteruddannelse, der dog i hvert enkelt tilfælde skal aftales nærmere med ledelsen. Vi henviser endvidere til afsnit om uddannelse i de indgåede overenskomster. ORGANISATION 17
7. IMAGE MÅLSÆTNINGER A) Markedsføring B) Pressen C) Samarbejdspartnere A) Markedsføring Vi skal sørge for en velorganiseret udlejningsindsats og en relevant fremtidsorienteret markedsføring. Vi skal løbende justere vores udlejningsindsats i forhold til aktuel lovgivning og efterspørgsel. Selv om der ikke er aktuelle udlejningsvanskeligheder, bør vi i Boligkontoret Fredericia synliggøre os i lokalsamfundet. Vi skal derfor markedsføre os både når vi har ledige boliger, men også som en stor og vigtig spiller og samarbejdspartner i lokalområdet og som en attraktiv arbejdsplads. Fremtidens boliger vil blive efterspurgt via Internettet - derfor skal alle afdelinger og lejligheder præsenteres på www.boligfa.dk, og siden skal løbende opdateres. Beskrivelse af lejligheder og afdelinger skal dog også kunne rekvireres eller afhentes på Boligkontoret. Vi skal registrere og statistisk behandle vores ekspeditionstider for at kunne vurdere vores administrative effektivitet og rutiner i forbindelse med genudlejninger. Vi skal selvsagt tilstræbe at have færrest mulige tomme lejligheder, og fraflyttede lejeres udgift til husleje i opsigelsesperioden skal begrænses mest muligt. Boligkontoret Fredericia annoncerer i lokalpressen ved behov fx når der er ledige lejligheder. B) Pressen Boligkontoret Fredericia vil gerne medvirke til øget information og åbenhed over for beboere og pressen i følgende hovedpunkter: Direktøren fastlægger, hvilke ledere og medarbejdere der må udtale sig på Boligkontoret Fredericias vegne. Alle udtalelser skal ske i en balance mellem respekten for tavshedspligten og offentlighedens ønske om åbenhed omkring boligorganisationernes arbejde. Påberåbelse af tavshedspligt må alene ske af hensyn til beskyttelse af beboere, virksomheder eller personer uden for Boligkontoret. C) Samarbejdspartnere Boligkontoret Fredericia skal anvende et bredt udsnit af håndværkere, leverandører og teknikere både fra lokalområdet og udenbys fra. Der anvendes altid den fornødne ekspertise i forbindelse med løsning af enhver opgave. Opgaver, der ikke kan løses internt i administrationen, overdrages til eksterne rådgivere. IMAGE 18