Administrationsvejledning Udgave D. SaaS Email Archiving

Administrationsvejledning Udgave D SaaS Email Archiving

COPYRIGHT Copyright 2014 McAfee, Inc. Må ikke kopieres uden tilladelse. VAREMÆRKER McAfee, McAfee-logoet, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, epolicy Orchestrator, McAfee epo, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan, WaveSecure er varemærker eller registrerede varemærker tilhørende McAfee, Inc. eller McAfees datterselskaber i USA og andre lande. Andre navne og varemærker kan tilhøre andre ejere. Navne på produkter og funktioner kan ændres uden varsel. Du kan finde de nyeste produkter og funktioner på mcafee.com. LICENSOPLYSNINGER Licensaftale MEDDELELSE TIL ALLE BRUGERE: LÆS OMHYGGELIGT DEN JURIDISKE AFTALE, DER SVARER TIL DEN LICENS, DU HAR KØBT, DA DEN ANGIVER DE GENERELLE VILKÅR OG BETINGELSER FOR BRUGEN AF DEN SOFTWARE, DER ER GIVET LICENS TIL. HVIS DU IKKE ER BEKENDT MED, HVILKEN TYPE LICENS DU HAR ANSKAFFET, BEDES DU GENNEMGÅ SALGSDOKUMENTATIONEN OG DOKUMENTATION MED RELATION TIL LICENSTILLADELSEN ELLER INDKØBSORDREN, DER FULGTE MED SOFTWAREPAKKEN, ELLER SOM DU MODTOG SÆRSKILT SOM EN DEL AF KØBET (I FORM AF ET HÆFTE, EN FIL PÅ PRODUKT-CD'EN ELLER EN FIL, DER ER TILGÆNGELIG PÅ DET WEBSTED, HVORFRA DU HENTEDE SOFTWAREPAKKEN). UNDLAD AT INSTALLERE SOFTWAREN, HVIS DU IKKE ER INDFORSTÅET MED ALLE VILKÅRENE I AFTALEN. HVIS DET ER RELEVANT, KAN DU RETURNERE PRODUKTET TIL MCAFEE ELLER KØBSSTEDET TIL FULD REFUNDERING. 2 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Indhold Forord 5 Om denne guide.................................. 5 Målgruppe.................................. 5 Konventioner................................. 5 Hvad indeholder vejledningen.......................... 6 Find servicedokumentation til McAfee SaaS....................... 6 1 Email Archiving 7 2 Administration af mailarkiv 9 Installationsoplysninger og ressourcer.......................... 9 3 Konfiguration af Email Archiving 11 Godkendelse af ændringer af arkiveringsindstillinger................... 11 Konfiguration af arkivet første gang.......................... 12 Tilføjelse af den første godkenders mailadresse..................... 12 Ændring af lagerindstillinger............................. 13 4 Oprettelse og administration af mailkilder 15 Konfiguration af mailkildeforbindelse.......................... 15 Konfiguration af mailkildealarmer........................... 17 Opgradering eller udskiftning af en mailserver...................... 18 5 Arkivering af historiske meddelelser 21 Brug af flere historiske mailkilder til at forbedre ydeevnen ved import............ 22 Konfiguration af mailserveren til at arkivere historiske meddelelser.............. 22 Konfiguration af en historisk mailkilde......................... 23 Arkivering af historiske meddelelser, som omfatter forskellige formattyper........... 23 6 Søgning i arkivet 25 Forbedring af søgeresultaterne............................ 25 Undgåelse af stopord................................ 31 Brug af enkel søgning................................ 31 Søgning efter mails ved hjælp af Enkel søgning.................. 32 Brug af avanceret søgning.............................. 34 Søgning efter mails ved hjælp af Avanceret søgning................. 34 Regler for flersprogede søgninger........................ 35 Regler for specialtegn i en overskriftssøgning................... 36 Brug af søgning efter arkiverings-id.......................... 36 Søgning efter mails ved hjælp af Arkiv-id-søgning................. 36 Visning af en arkiveret mail............................. 37 Visning af en meddelelse........................... 37 Gemme søgninger til senere brug........................... 37 Gemme en søgning.............................. 37 Kørsel af en gemt søgning........................... 38 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 3

Indhold Eksport af meddelelser............................... 38 Retningslinjer for ZIP-filer........................... 38 Visning af.eml-filer.............................. 39 Eksport af meddelelser............................ 39 7 Tømning af meddelelser 41 Tømning af meddelelser............................... 41 Oplysninger om rollen Arkiveringsansvarlig....................... 42 8 Angivelse af opbevaring for grupper 43 Opret en gruppe og tilføj en gruppeopbevaring...................... 44 Gendannelse af den globale arkivopbevaringslængde for en gruppe............. 44 9 Administration af juridisk tilbageholdelse af data 45 Sådan fungerer juridisk tilbageholdelse af data...................... 45 Aktivering og deaktivering af global juridisk tilbageholdelse af data............. 45 Aktivér global juridisk tilbageholdelse af data................... 46 Deaktiver global juridisk tilbageholdelse af data.................. 46 Tilføjelse og sletning af brugerspecifikke juridiske tilbageholdelser af data........... 46 Tilføjelse af en ny brugerspecifik juridisk tilbageholdelse af data............ 47 Opdatering af brugerspecifik juridisk tilbageholdelse af data............. 48 Sletning af en brugerspecifik juridisk tilbageholdelse af data............. 48 10 Oprettelse af rapporter 49 Kørsel af en rapport................................. 49 Filtrering af en rapport............................... 49 Visning af rapportoplysninger............................. 50 Overførsel af en rapport............................... 50 11 Overførsel af tilføjelsesprogrammet Arkiv 51 12 Ofte stillede spørgsmål 53 13 Fejlfinding 57 Fejlfinding af forbindelsesfejl............................. 57 Almindelige fejlmeddelelser............................. 60 Problemer med journalmailboksen til Exchange Server................... 61 Problemer med historiske mailkilder.......................... 62 En kendt begrænsning i Exchange Server 2003 påvirker historiske data............ 62 14 Konventioner for brugergrænsefladen 65 Indeks 67 4 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Forord Denne guide giver dig alle de oplysninger, du har brug for til at konfigurere, bruge og vedligeholde din McAfee SaaS-tjeneste. Indhold Om denne guide Find servicedokumentation til McAfee SaaS Om denne guide Her beskrives guidens målgruppe, de typografiske konventioner og ikoner, som bliver anvendt i guiden, og hvordan den er organiseret. Målgruppe Dokumentationen til McAfee SaaS er omhyggeligt gennemarbejdet og skrevet til målgruppen. Informationen i guiden er primært tilsigtet: Administratorer Personer, som konfigurerer og administrerer specifikke servicefunktioner. Konventioner I denne guide anvendes følgende typografiske konventioner og ikoner. Bogtitel eller Vægt Fed Titel på en bog, et kapitel eller et emne; introduktion af et nyt udtryk; vægt Tekst, der er stærkt fremhævet. Bruger-input eller Sti Kommandoer og anden tekst, som brugeren indtaster. Stien til en mappe eller et program. Kode En kodeprøve. Brugergrænsefladen Blå hypertekst Ord i brugergrænsefladen samt valg, menuer, knapper og dialogfelter. Live-link til emne eller websted. Bemærk! Yderligere oplysninger, såsom en alternative metode til at få adgang til en indstilling. Tip! Forslag og anbefalinger. Vigtigt/Advarsel: Værdifulde råd om beskyttelse af dit computersystem, softwareinstallation, netværk, firma eller data. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 5

Forord Find servicedokumentation til McAfee SaaS Hvad indeholder vejledningen Denne vejledning er organiseret, så den hjælper dig med at finde de oplysninger, du har behov for. Den er opdelt i funktionelle dele, der har til formål at understøtte de mål, du har brug for at opnå, når du bruger din McAfee SaaS-tjeneste. Hver del er yderligere inddelt i kapitler med gruppering af relevant information efter funktion og tilhørende opgaver, så du kan gå direkte til det emne, du ønsker for at udføre din opgave. Find servicedokumentation til McAfee SaaS McAfee giver dig de oplysninger, du har brug for i hver fase af tjenesteimplementeringen, fra installation til daglig anvendelse og fejlfinding. Når en tjenesteopdatering er udgivet, føjes oplysninger webstedet McAfee SaaS Email and Web Security Support. Opgave 1 Gå til webstedet for McAfee SaaS Email and Web Security Support på http:// support.mcafeesaas.com/. 2 Under Vidensdatabase skal du klikke på Referencematerialer. 3 Under Referencematerialer ruller du ned for at få adgang til de oplysninger, som du har brug for: Serviceforbedringer og produktbemærkninger Undervisningsmaterialer Servicereferencevejledninger 6 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

1 1 Email Archiving Email Archiving er en skybaseret tjeneste, der automatisk arkiverer din mail på et sikkert centralt sted. Desuden giver Email Archiving dig mulighed for at søge i arkiverede mails, så du hurtigt kan finde og hente dine meddelelser, når du behøver dem. Figur 1-1 Arkitekturen i Email Archiving SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 7

1 Email Archiving 8 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

2 Administration af mailarkiv Kundeadministratoren er ansvarlig for at oprette brugere, konfigurere mailservere og administrere mailkilder i Control Console. Installationsoplysninger og ressourcer Kundeadministratorer skal benytte al relevant dokumentation, inden der udføres opgaver i Control Console. Tabel 2-1 Tjekliste til installationsdokumenter Dokument Email Archiving Service Activation Guide Account Management Administrator Guide (Administratorvejledning til kontoadministration) Formål Indeholder en oversigt over installations- og aktiveringsprocessen. Indeholder også oplysninger om kundespecifik adgang og forbindelse. Beskriver de opgaver, der er nødvendige, for at konfigurere brugere og Control Console som forudsætninger for at installere Email Archiving. Gennemse følgende oplysninger: Administration af domæner Administration af brugere og øvrige administratorer Email Archiving Quick Setup Guide for Microsoft Exchange Server (Vejledning i hurtig opsætning til Microsoft Exchange Server) Indeholder vigtige oplysninger om konfiguration af mailservere som forberedelse til konfiguration af mailforbindelser i Email Archiving. Vælg den relevante vejledning til din server: Exchange Server 2000 Exchange Server 2010 Exchange Server 2003 Exchange Server 2013 Exchange Server 2007 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 9

2 Administration af mailarkiv Installationsoplysninger og ressourcer 10 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

3 Konfiguration 3 af Email Archiving Du skal fuldføre den nødvendige konfiguration, før du kan begynde at bruge Email Archiving-tjenesten. Dette omfatter, at du skal vælge Placering for datalagring, Længde på opbevaring i arkiv og Tøm udvalgte. Du skal også tilføje mindst én godkender af arkivændringer. Indhold Godkendelse af ændringer af arkiveringsindstillinger Konfiguration af arkivet første gang Tilføjelse af den første godkenders mailadresse Ændring af lagerindstillinger Godkendelse af ændringer af arkiveringsindstillinger En godkender af arkivændringer er en person, som administratoren autoriserer til at gennemse og dernæst godkende eller afvise ændringer af indstillingerne for Lager i Email Archiving. Administration af Ændringsgodkendelse Kundeadministratorer og derover administrerer listen over mailadresser for godkendere ved hjælp af afsnittet Ændringsgodkendelse på fanen Lager. Administratorer kan tilføje og fjerne mailadresser efter behov. Det maksimale antal godkendere er 10. Hver ny adresse skal bekræftes som værende gyldig, inden den kan godkendes og autoriseres som en ny godkender. Når den første godkender er tilføjet, skal alle efterfølgende ændringer af listen over mailadresser godkendes af en eksisterende godkender af arkivændringer. Godkendelsesprocessen Godkendelsesprocessen består af følgende trin. 1 En administrator ændrer indstillingerne Global opbevaring eller Tøm udvalgte eller ændrer listen med godkendere af arkivændringer. 2 Der sendes en meddelelse via mail til hver af godkenderne af arkivændringer, hvor de bliver bedt om at godkende eller afvise ændringen. 3 En godkender af arkivændringer svarer på mailen og godkender eller afviser ændringen. Der kræves kun ét svar. 4 Alle godkenderne af arkivændringer får besked om den første godkenders beslutning via mail. 5 Hvis ændringen godkendes, logføres den i rapporten Lagerkonfiguration. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 11

3 Konfiguration af Email Archiving Konfiguration af arkivet første gang Konfiguration af arkivet første gang Hvis du først lige er begyndt at bruge Email Archiving, skal du fuldføre installationen, inden du kan begynde at arkivere dine meddelelser. Før du starter Du skal være kundeadministrator eller derover for at kunne fuldføre installationen. Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Klik på fanen Email Archiving. Du omdirigeres automatisk til Installation Lager-fanen. 2 Vælg den ønskede Placering for datalagring. 3 Vælg Længde på opbevaring i arkiv. 4 Vælg Slet udvalgte for at aktivere, hvis det er nødvendigt. 5 Klik på Gem. Der vises en bekræftelse på valget. På dette trin er Placering for datalagring gemt men ikke låst. Du kan fortsætte med at foretage ændringer af denne værdi, indtil dine mailkilder er aktive. Herefter vil værdien være indstillet permanent. 6 Klik på OK. Du omdirigeres automatisk til fanen Mailkilder. Her skal du: Tilføje dine brugere ved hjælp af vejledningen i Kontoadministration Tilføje og aktivere dine mailkilder Tilføje mindst én godkender af arkivændringer under Ændringsgodkendelse. Tilføjelse af den første godkenders mailadresse Du skal tilføje mindst én mailadresse for en person, der kan godkende ændring af arkiver, i afsnittet Ændringsgodkendelse. Som administrator kan du starte med at tilføje din egen mailadresse. Når du har tilføjet en mailadresse, bliver de øvrige indstillinger på fanen Lager aktive, og du kan foretage yderligere ændringer. Før du starter Du skal være kundeadministrator eller derover for at kunne tilføje en godkenders mailadresse. Hvis du vil se definitioner af indstillingerne, skal du klikke på Hjælp i grænsefladen. Opgave 1 Vælg Email Archiving Installation Lager. 2 Rul ned til Ændringsgodkendelse, angiv en gyldig mailadresse i feltet Godkenders mailadresse, og klik på Tilføj. 12 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Konfiguration af Email Archiving Ændring af lagerindstillinger 3 3 Klik på Gem. Din anmodning bekræftes på siden, og der sendes en mail til den angivne adresse. 4 Kør mailklienten, og åbn mailen fra Email Archiving. 5 Klik på linket Valider. Du omdirigeres til en ny webside, hvor det bekræftes, at du har tilføjet mailen som en godkender. 6 Gå tilbage til Email Archiving. Du er muligvis nødt til at logge på igen for at opdatere siden eller klikke på fanen Email Archiving. 7 Vælg Email Archiving Installation Lager for at se ændringerne. Alle indstillingerne er aktive, og din mailadresse opdateres på listen Ændringsgodkendelse med statussen Verificeret. Ændring af lagerindstillinger Når konfigurationen er fuldført, kan du til enhver tid gå tilbage til lagerindstillingerne og foretage yderligere ændringer. Før du starter Du skal fuldføre den indledende konfiguration og tilføje mindst én godkender af arkivændringer, inden du foretager yderligere ændringer af lagerindstillingerne. Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Vælg Email Archiving Installation Lager. 2 Rediger indstillingerne efter behov. Vælg en ny Placering for datalagring. Placering for datalagring kan redigeres, så længe du endnu ikke har aktiveret en mailkilde. Vælg en ny Længde på opbevaring i arkiv. Aktivér eller deaktiver Tøm udvalgte. Tilføj eller fjern en godkender af arkivændringer under Ændringsgodkendelse. Giv andre brugere besked om, at du tilføjer dem, og at de kan forvente at modtage en bekræftelse via mail. 3 Klik på Gem. Ændringen træder ikke i kraft, før den gemmes. Den ændrede værdi er låst, indtil den enten godkendes eller afvises af en godkender af arkivændringer. Nye godkendere af arkivændringer skal bekræfte deres mailadresse, inden de kan godkendes eller afvises. Du skal opdatere siden eller logge på igen for at se statusændringerne. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 13

3 Konfiguration af Email Archiving Ændring af lagerindstillinger 14 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

4 Oprettelse 4 og administration af mailkilder Hvis du tilføjer og vedligeholder mailkilder, kan Email Archiving hente mails fra dine mailservere og gemme disse meddelelser i arkivet. I Email Archiving svarer en mailkilde til en journalmailboks på en mailserver. Journaliseringsfunktionen i Microsoft Exchange bruges til at registrere en kopi eller journal af alle sendte og modtagne mails, der behandles af Exchange-serveren. Med journalisering registreres og arkiveres BCC-modtagere og distributionslistemodtagere. Exchange-serveren sender de kopierede mails til en særlig mailboks, en såkaldt journalmodtagermailboks, som også ligger på Exchange-serveren. Denne tjeneste henter mailen fra journalmodtagermailboksen og arkiverer den. Hver Exchange-database kan have sin egen journalmailboks. Du kan have mere end en journalmailboks på en enkelt server, og du kan have flere servere i dit miljø. Når den er aktiveret, forespørger Email Archiving hver mailkilde om at søge efter tilgængelige meddelelser hvert 15. minut. Nye meddelelser trækkes over i ledige offsite-arkiver. Administrationen af mailkilder indebærer, at der skal oprettes og vedligeholdes mailkilder for både aktive og historiske kilder. Indhold Konfiguration af mailkildeforbindelse Konfiguration af mailkildealarmer Opgradering eller udskiftning af en mailserver Konfiguration af mailkildeforbindelse Du kan muliggøre kommunikation mellem Email Archiving og din mailserver ved at tilføje en mailkilde og konfigurere dens forbindelsesindstillinger. Der kræves mailkilder til både aktive journalmailbokse og historiske meddelelser. Før du starter Følg disse retningslinjer: Du skal være kundeadministrator for at konfigurere eller ændre en mailkilde. Sørg for, at du har konfigureret mailboksen på mailserveren korrekt. Klargør brugerne i Kontoadministration, inden du tilføjer eller aktiverer den første mailkilde. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 15

4 Oprettelse og administration af mailkilder Konfiguration af mailkildeforbindelse Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Vælg Email Archiving Installation Mailkilder. 2 Klik på Ny. Der vises en meddelelse, hvis denne mailkilde er din første. Opret dine brugere i Kontoadministration, før du konfigurerer mailkilder. Klik på OK for at fortsætte eller på Annuller, hvis du endnu ikke har konfigureret dine brugere. Figur 4-1 Vinduet Ny mailkilde 3 Konfigurer indstillingerne for Forbindelse. Med disse indstillinger kan Email Archiving kommunikere med mailserveren. 4 Vælg, om der skal kræves validering af nøglecenter. 5 Vælg, om mailkilden er for historiske meddelelser. Der kræves ekstra lagerplads til historiske meddelelser, hvis denne indstilling skal vælges. 6 Vælg, om den nye mailkilde skal aktiveres. Bemærk, at knappen Gem nu er inaktiv. 7 Vælg, om mailkilden bruger en stille periode. Den stille periode skal være på mindst 30 minutter, men ikke mere end 10 timer.. 8 Test forbindelsen til mailserveren, hvis det er nødvendigt. Knappen Gem er nu aktiv. 16 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Oprettelse og administration af mailkilder Konfiguration af mailkildealarmer 4 9 Gem mailkilden: Du kan gemme en inaktiv mailkilde ved at udfylde felterne Servernavn, Port og Mailboksbrugernavn. Hvis du vil gemme en aktiv mailkilde, skal du udfylde alle felterne, vælge Aktiv og klikke på Test forbindelse. a b Bekræft dine valg. Klik på Gem. Vinduet Ny mailkilde lukkes. Mailkilden er nu konfigureret til at overføre mails fra mailserveren til arkivet. Konfiguration af mailkildealarmer Hvis du konfigurerer mailkildealarmer, vil du automatisk modtage en meddelelse, når der er problemer med mailkildens forbindelse, godkendelse, overførsel eller journalkø. Før du starter Du skal være kundeadministrator for at konfigurere eller ændre en mailkilde. Vælg og gem alle de nødvendige indstillinger for mailkilden på fanen Forbindelse, før du konfigurerer alarmer. Hvis du vil se definitioner af indstillingerne, skal du klikke på Hjælp i grænsefladen. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 17

4 Oprettelse og administration af mailkilder Opgradering eller udskiftning af en mailserver Opgave 1 Åbn en mailkilde, og klik på fanen Alarmer. Figur 4-2 Fanen Alarmer i vinduet Mailkilder 2 Udfyld formularen, og klik på Gem. Opgradering eller udskiftning af en mailserver Opgrader Exchange Server-versionen på mailserveren, eller udskift en eksisterende mailserver, mens det sikres, at alle mails bliver forsvarligt arkiveret. Før du starter Du skal kunne udføre opgaver på mailserveren og redigere mailkilder i Control Console. Opgave 1 Fjern al mulighed for at sende mails til eller fra serveren. 2 Overvåg journalmailboksen, indtil alle mails er blevet hentet eller fjernet af Email Archiving. 3 Åbn Control Console, og fravælg indstillingen Aktiv for hver mailkilde, som på nuværende tidspunkt peger på den gamle server. Dette forhindrer, at der gøres forsøg på at importere mails fra journalmailboksene i Email Archiving under opgraderingen. 18 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Oprettelse og administration af mailkilder Opgradering eller udskiftning af en mailserver 4 4 Foretag opgraderingen og sørg for, at der ikke kan leveres mails til eller fra serveren, før journalisering er blevet aktiveret. 5 Tillad, at mails sendes til serveren, når opgraderingen er fuldført, og journalisering er aktiveret. 6 Åbn Control Console, og rediger dine mailkilder, så de bruger den korrekte adresse og det korrekte mailformat for den nye server. 7 Aktivér, test og gem hver mailkilde. a Vælg Aktiv. b c Klik på Test forbindelse for at kontrollere, at Email Archiving kan oprette forbindelse til serveren. Klik på Gem. 8 Overvåg dine journalmailbokse for at sikre, at mails bliver importeret korrekt. Forvent, at mailkilden bliver forespurgt om nye meddelelser ca. 15 minutter efter, at den er blevet aktiveret. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 19

4 Oprettelse og administration af mailkilder Opgradering eller udskiftning af en mailserver 20 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

5 Arkivering 5 af historiske meddelelser Processen for mailkilden kan også bruges til lagring af historiske data. Der er dog vigtige forskelle mellem de to processer. Lagring af historiske meddelelser kan anvendes til: Mails, der blev gemt før aktivering af Email Archiving. Mails, der blev gemt uden om Exchange-journaliseringsprocessen. Mails, der blev gemt i.pst-filer. Mails, der stadig findes på Exchange-serveren. Hvordan er lagring af historiske data anderledes? Historiske meddelelser arkiveres på ubestemt tid, mens standardmails gemmes afhængigt af opbevaringsperioden. Det samlede antal historiske meddelelser i arkivet begrænses til den lagringsplads, som du har købt i din serviceaftale. Den historiske arkiveringsproces Når den historiske mailkilde er aktiv, behandler systemet alle meddelelser, der flyttes til den historiske mailboks på mailserveren. Efterhånden som hver meddelelse flyttes til arkivet, slettes den også i mailboksen. Processen fortsætter, indtil mailboksen er tom, eller den historiske lagringsplads er brugt. Email Archiving deaktiverer automatisk den historiske mailkilde, når grænsen for lagring af historiske data er nået. Du kan fortsætte ved at købe mere lagerplads og aktivere den historiske mailkilde igen. Overvågning af historisk arkivering I Email Archiving anvendes mailkildens alarmfunktion, så du automatisk får besked, når processen er fuldført, eller når du har brugt din tilgængelige lagerplads. Aktivér alarmer, hvis du vil modtage meddelelser om status for lagerpladsen til historiske meddelelser. Du kan også gøre følgende: Kontrollér den historiske mailboks på mailserveren for at se, om der er meddelelser, der venter på at blive arkiveret. Gå til fanen Oversigt, og undersøg, om mailkilden er aktiv. Se fanen Oversigt, og kontrollér værdien i feltet Brug af lagerplads til historiske data. Indhold Brug af flere historiske mailkilder til at forbedre ydeevnen ved import Konfiguration af mailserveren til at arkivere historiske meddelelser Konfiguration af en historisk mailkilde Arkivering af historiske meddelelser, som omfatter forskellige formattyper SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 21

5 Arkivering af historiske meddelelser Brug af flere historiske mailkilder til at forbedre ydeevnen ved import Brug af flere historiske mailkilder til at forbedre ydeevnen ved import Den tid, det tager at importere historiske mails, afhænger af de tilgængelige ressourcer for din mailserver og internetforbindelse. Hvis du opretter mere end én historisk mailkilde, kan du reducere den tid, det tager at fuldføre en stor historisk import. Se disse tip til at forbedre ydeevnen ved historisk import: Overvej at gemme historiske data midlertidigt på en dedikeret server i forbindelse med import, der er større end nogle få hundrede GB. Ved hjælp af denne strategi kan du dedikere den maksimale mængde server/disk for input/output til importen og samtidigt reducere påvirkningen af produktionsmiljøet Overvej at oprette flere indbakker på den midlertidige server, som hver er udfyldt med den samme mængde historiske data, men med en separat historisk mailkilde for hver. Kunderne kan kontrollere, at der ikke er lammende flaskehalse på deres netværksbåndbredde og infrastruktur for "kritiske veje". Konfiguration af mailserveren til at arkivere historiske meddelelser Opret en specificeret historisk mailboks på mailserveren som en forudsætning for arkivering af historiske meddelelser. Før du starter Følg disse retningslinjer: Alle historiske meddelelser skal have det samme format. Hvis du har en blanding af meddelelser, der er kuvertjournaliseret og ikke-journaliseret, risikerer du at opleve arkiveringsproblemer eller uventede søgeresultater i Email Archiving. Den historiske mailboks på serveren kan ikke være en journalmailboks. Den historiske mailboks kan ikke tilhøre en aktiv bruger, da alle deres meddelelser vil blive slettet, når de er blevet arkiveret. Videresend og send ikke meddelelser til den historiske mailboks. Videresendelse eller afsendelse af meddelelser ændrer oplysningerne for afsender/modtager samt andre metadata om meddelelserne. Hvis du vil bevare en kopi af historiske meddelelser udover den arkiverede version, skal du kopiere disse meddelelser til et sted uden for den historiske mailboks med meddelelser. Opgave 1 Opret en mailboks til historiske mails på mailserveren. 2 Kopiér alle meddelelser, som du vil arkivere, til den historiske mailboks. Disse meddelelser kan enten komme fra brugermailbokse eller bruger-.pst-filer. Når du har kopieret alle meddelelserne, er du klar til at logge på Email Archiving og oprette en ny historisk mailkilde. 22 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

Arkivering af historiske meddelelser Konfiguration af en historisk mailkilde 5 Konfiguration af en historisk mailkilde Konfigurer en mailkilde for at arkivere de historiske meddelelser. Før du starter Sørg for, at du har konfigureret mailboksen på mailserveren korrekt for at kunne arkivere historiske meddelelser. Følg disse retningslinjer ved oprettelse af en historisk mailkilde: Brug den type meddelelsesformat, som svarer til den version af Exchange, der oprindeligt journaliserede meddelelserne. Ellers skal du vælge Generisk. Vælg altid Historisk. Opgave Du kan få vist en definition af indstillinger ved at klikke på Hjælp i brugergrænsefladen. 1 Vælg Email Archiving Installation Mailkilder, og klik på Ny. Vinduet Ny mailkilde vises. 2 Udfyld formularen, og klik på Gem. Arkivering af historiske meddelelser, som omfatter forskellige formattyper Når historiske meddelelser arkiveres, skal alle meddelelserne være af samme type. Hvis meddelelser af forskellige formater blandes, skal de adskilles og arkiveres i de relevante mailkilder. Før du starter Gennemse oplysningerne til administration af mailservere og konfiguration af mailkilder. Opgave 1 Opret en separat historisk mailboks på mailserverne for hver formattype. 2 Organiser meddelelserne i hver af de tilsvarende historiske mailbokse på mailserverne. 3 Opret en mailkilde i Email Archiving, som peger til den første af de historiske mailbokse. 4 Indstil typen af meddelelsesformat til det relevante format. 5 Aktivér mailkilden, og arkivér alle meddelelser i den tilhørende mailboks. 6 Gentag for hver af de resterende meddelelsesformater. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 23

5 Arkivering af historiske meddelelser Arkivering af historiske meddelelser, som omfatter forskellige formattyper 24 SaaS Email Archiving Administrationsvejledning

6 Søgning 6 i arkivet Oprettelse af en søgning giver dig mulighed for at finde, få vist og eksportere mails, der i øjeblikket gemmes i arkivet. Du kan oprette en søgning ved at skrive, hvad du kender til meddelelsen (eller meddelelserne) i kriteriefelterne og klikke på Søg. Indhold Forbedring af søgeresultaterne Undgåelse af stopord Brug af enkel søgning Brug af avanceret søgning Brug af søgning efter arkiverings-id Visning af en arkiveret mail Gemme søgninger til senere brug Eksport af meddelelser Forbedring af søgeresultaterne Du kan forbedre dine søgeresultater ved at følge bedste praksis og nogle få retningslinjer. Brug den rigtige kombination af søgeord og filtrering for hurtigt at finde de mails, du skal bruge. Grundlæggende søgeregler Udfyld mindst ét søgefelt for at starte en ny søgning. Jo flere felter, du udfylder, jo mere specifik bliver søgningen, og antallet af resultater bliver derfor mere begrænset. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver i søgefelter. En søgning efter Salgsrapport er det samme som salgsrapport. Vælg dine søgeord med omhu. Brug ord og udtryk, der er entydige for de meddelelser, du ønsker at finde. Undgå at bruge almindelige ord eller udtryk, som f.eks. en, et og den/det. Yderligere regler for komplekse søgninger De fleste specialtegn (herunder +-&!><) tolkes som klartekst, når de indgår i et ord eller udtryk. Andre specialtegn (herunder #) ignoreres. Der kan bruges jokertegn i form af efterstillet stjerne (*) og spørgsmålstegn (?) til søgninger. I en søgning med en stjerne søges der efter et eller flere tegn. I en søgning med et spørgsmålstegn søges der efter et enkelt tegn. Du kan søge efter mailadresser enten ved hjælp af hele adressen, kun domænet eller en del af adressen. Vælg Frase, Ethvert ord eller Alle ord for at bestemme, hvordan den tekst, du skriver, skal tolkes i søgningen. SaaS Email Archiving Administrationsvejledning 25