STAMOPLYSNINGER FOR EKSTERNE Denne side udfyldes af en økonomimedarbejder eller en sekretær og distribueres via en kontaktperson på KU. Kontaktperson på KU Sted Institut eller enhed på et fakultet Skriv nummer og navn Alias Sag/projekt Skriv nummer og navn KU Specifikation Særlig identifikation Skriv nummer og navn Kontrollant/kontrollantgruppe Kontrol af afregning Skriv nummer og navn hvis gruppe Godkender Godkendelse af udgift Skriv navn Spørgsmål til afregningen af udgifter i forbindelse med rejser og udlæg bør rettes til din kontaktperson. Ved du ikke hvem din kontaktperson er ret da henvendelse til det institut/fakultet du har haft en opgave på. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 1
VEJLEDNING I REJSUD - FOR EKSTERNE Indhold Stamoplysninger for Eksterne... 1 Vejledning i RejsUd - for Eksterne... 2 Trin 1 af 4 Vælg mellem udgiftsafregning og rejseafregning... 3 Trin 2 af 4 Udfyld basisoplysninger... 3 Trin 3 af 4 Registrer udgifter der skal refunderes... 7 Trin 4 af 4 Send afregning i flow og til betaling... 7 Godt at vide... 10 Denne vejledning henvender sig til dig, som skal have refunderet omkostninger forbundet med rejser og udlæg afholdt i forbindelse med aktiviteter på Københavns Universitet (KU). Omkostninger i denne sammenhæng kan relateres til: Overnatning Transport Kørsel i egen bil Ophold Processen for at få refunderet udgifter: 1 Din kontaktperson på KU sikrer, at du bliver oprettet i RejsUd 2 Du modtager login info fra Koncern IT 3 Du får denne vejledning af din kontaktperson 4 Du logger på RejsUd og opretter en afregning 5 Den pågældende afregning sendes til en kontrollant og derfra videre til en godkender 6 Til sidst bliver afregningen sendt til udbetaling i banken VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 2
TRIN 1 AF 4 VÆLG MELLEM UDGIFTSAFREGNING OG REJSEAFREGNING Vælg Udgiftsafregning, hvis din rejse har varet under 24 timer (der indregnes ikke time/dagpenge) eller Rejseafregning, hvis din rejse har varet længere end 24 timer (der indregnes time/dagpenge). Klik på Næste trin. TRIN 2 AF 4 UDFYLD BASISOPLYSNINGER I feltet Anledning skrives fag og semester, samt evt. den studerendes navn hvis du har været censor. Hvis du ikke har været censor skrives anden anledning. Du kan uddybe i feltet Forklaring. Under Kontostreng klikker du på Rediger-knappen. Du kommer nu til en ny side, der hedder Kontostreng. Det handler om hvem der skal betale. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 3
I feltet Afregningstype vælger du f.eks. 01 Danmark, hvis købet er foretaget i Danmark. Ud for feltet Sted klikker du på forstørrelsesglas ikonet (Når du logger på næste gang, vil du kunne finde stedkoden frem ved blot at klikke i Sted feltet). Der åbner en ny side, der hedder Søgning efter objekter. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 4
I feltet Navn indtaster du f.eks. værdien: Studieservice og klikker på Søg knappen. Der kommer en boks op, med værdien: 30302700 Sektion for Studieservice. Klik på værdien. Du kommer tilbage til Kontostreng siden, hvor informationen nu står i stedkode feltet. Den faktiske værdi du skal taste i Navn er værdien på side 1 i kassen Sted. Sted betyder en organisatorisk enhed på et institut eller på et fakultet. Nu vælger du forstørrelsesglas ikonet ud for Alias feltet, og følger samme procedure. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 5
Blot søger du på f.eks. værdien: eksamen i feltet Navn. Så kommer der en boks frem med værdien: 5002155002 KU Eksamen og prøver/censuraktiviteter. Den faktiske værdi du skal taste i Navn er værdien på side 1 i kassen Alias. Alias betyder en sag/projekt. Klik på værdien og du er tilbage på Kontostreng siden, hvor både Afregningstype, Sted og Alias er udfyldt. Feltet KU specifikationer kan evt. udfyldes. Klik Gem og fortsæt. Du kommer nu tilbage til trin 2 af 4. Klik på knappen Næste trin. Fremover vil disse konto-oplysninger være gemt i systemet, så du vil kunne hente dem frem ved at klikke i Sted feltet og Alias feltet på Kontostreng siden. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 6
TRIN 3 AF 4 REGISTRER UDGIFTER DER SKAL REFUNDERES Generelt: Når du er nået til trin tre, vil dokumentet være gemt i systemet. Derefter kan du til hver en tid logge af systemet uden at miste dine indtastede oplysninger. I trin 3 finder du nederst på siden forskellige faneblade, hvor du bl.a. kan vælge Kørsler til privat bilkørsel. Du kan registrere udlæg i fanebladet Udgifter og du kan vedhæfte bilag i fanebladet Bilag. Klik Næste trin, når kørsel og udgifter er registreret. TRIN 4 AF 4 SEND AFREGNING I FLOW OG TIL BETALING Indsæt en kontrollant og godkender i trin fire. Klik på Rediger. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 7
Skriv kontrollantens navn i Søgekriterium. Kontrollantens/kontrollantgruppens navn findes på side 1 i denne vejledning. Fjern flueben i Søg kun i egen enhed. Klik på Søg. Klik på Tilføj. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 8
Klik på Bekræft. Nu er kontrollanten indsat. Indsæt på samme måde en godkender ved at klikke på rediger-knappen under Godkendelse. Godkenderens navn findes på side 1 i denne vejledning. Klik på knappen Afslut og send når godkenderen er indsat. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 9
GODT AT VIDE Ved indtastning på Kørsler siden (i trin 3) skal du sætte hak i boksen Anden rute for at kunne tilføje rute. I trin 3 vil du i højre side af skærmen, kunne se din befordringsgodtgørelse udregnet på baggrund af indtastede kørte km. Alle bilag skal scannes. Du skal selv indtaste dine udgifter under fanen Udgifter. Her kan du også vedhæfte bilag. Pengene bliver altid indsat på din NemKonto, og det er derfor ikke muligt at ændre kontooplysninger under fanen Mine oplysninger. VejledningRejsUd_Eksterne Version 2.00 den 6. januar 2015 Side 10