Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 26. november 2015 kl. 17.00 På Gerlev kro Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 3 3.3 Feriefremleje/Feriebytte... 3 3.4 Personaleforhold Generel orientering... 4 4 Nybyggeri og renovering... 4 4.1 816 Birkevænget... 4 4.2 826 Græse Bakkeby... 5 4.3 Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri... 5 5 Mødeplanlægning... 5 6 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Ebbe Bjerg Lone Krogsgaard Gitte Seier Gert Olsen Søren Thormann Erik Kjærsgaard Jens Klokhøj, Domea.dk Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Britt Vogt, Servicekoordinator
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Lars Nielsen bød Ebbe Bjerg velkommen i bestyrelsen, som indtrådt i stedet for Kristian Leonhart. Jens Klokhøj blev også budt velkommen i Boligselskabet Rosenvængets bestyrelse. Jens Klokhøj præsenterede sig og fortalte, at han har siddet med i Domea.dk s bestyrelse i mange år. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 29. oktober 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Lars Nielsen orienterede om følgende, siden sidste møde: Der var byggeudvalgsmøde den 5/11-15, hvor rummøblet til Smørum blev fremvist. De har lovet rummøblet helt færdigt til en fremvisning snarest. Den 6-7/11-15 har Kim Randrup været til strategiseminar i Domea.dk, hvor han hørte om de forskellige nye strategier. Et af de helt store punkter er it, hvor man vil sætte stort ind med udvikling. Den samlede strategiplan skal vedtages på Domea.dk s bestyrelsesmøde den 10/12-15. Den 12/11-15 har der været afholdt fælles formandsmøde med Halsnæs Ny Boligselskab. Ulla Rønnebech er trådt af som formand i Halsnæs Ny Boligselskab, da hun fraflytter til april 2016. Trine Feldstedt blev valgt som ny formand på deres repræsentantskabsmøde den 23/11-15. Povl Povlsen er også trådt af som næstformand. Den nye næstformand bliver først valgt på deres første org.møde den 7/12-15. Side 2 af 6
19/11-15 har Kim Randrup været til fælles styringsdialogmøde på Egedal kommune. Kort fortalt var et af punkterne, at de gerne ville have omkostningerne ned til de almennyttige boligselskaber. 25/11-15 havde Lars Nielsen og Kim Randrup et møde med Thomas Holluf omkring den fremtidige strategi, da formandsskabet ikke kan deltage i Domea.dk s fælles formandsmøde, som skal afholdes den 28/11-15. Et godt møde, hvor man fik drøftet forskellige emner. Den 25/11-15 blev der afholdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde omkring sammenlægninger af afdelinger. Hovedpunktet her var, om man skal udligne med nettokapitaludgifterne eller uden. Det blev besluttet at de skal være med. Jens Klokhøj nævnte, at han syntes det var dejligt, at have været med til repræsentantskabsmødet. Han syntes det var interessant, at høre snakken og debatten omkring sammenlægningerne. Han var overrasket over, at høre, at vi havde fået materialet til mødet kun nogle få timer inden selve mødet, så vi ikke havde haft mulighed for at sende det med ud sammen med indkaldelsen og repræsentanterne havde kunnet forberede sig. Kim Randrup fortalte at vi har et forventningsafstemningsmøde med Domea.dk den 7/12-15. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Jens Klokhøj orienterede om, at det væsentligste lige nu er den kommende strategi, som afløser Domea 2015. Det største er it området. Det skal gå hurtigere og med færre klik for brugerne. Det skal også være bedre og nemmere for alle medarbejdere rundt om i hele Domea.dk, at slå forskellige oplysninger op og give kunden det rigtige svar. 3.3 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, må der ikke opkræves leje. Side 3 af 6
Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, må der højest opkræves 7/31 dele af huslejen. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Kim Brokmann fortalte at det sandsynligvis er kommet frem, da der nok er en del der gør det, uden at søge, da det er populært med B&B. Kim Randrup har kigget i ydelseskataloget, for at finde ud af om det vil koste noget at vælge og administrere denne ordning. Det var ikke umiddelbart til at finde noget. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Bestyrelsen besluttede, at de ikke ønsker det skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. 3.4 Personaleforhold Generel orientering Martin Braat fra synsteamet starter som grøn mand i Halsnæs pr. 01-12-2015. John Pedersen, servicekoordinator har fået job i Servicecenter Jægerspris fra 01-11-2015. Keld Jørgensen, grøn mand i Græse Bakkeby er blevet opsagt med et ½ års opsigelse og fritstillet fra opsigelsesdagen i starten af ugen. Kim Brokmann kan tilføje at timeprisen lige er blevet opgjort til 354,- kr./t. Denne pris er med de mange sygedage der har været i løbet af året. Og der er derfor meget fokus på sygdom. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 816 Birkevænget Side 4 af 6
Der kører stadig en retssag i Birkevænget. Jens Klokhøj kører sagen. Sagen har to hovedtemaer. Det strengt formelle tema, er at den der har stævnet, ikke er den der har klaget. Og principielt burde den her være afvist. Jens Klokhøj har bedt om aktindsigt hos kommunen. Det andet hovedtema er afstemningen, som klagerne mener, der har været mulighed for at snyde med. Lone Krogsgaard fortalte, at byggeriet starter op den 4/1-16. Lone Krogsgaards bolig er i gang med, at blive lavet til en prøvebolig og skal være klar om ca. 3 uger. 4.2 826 Græse Bakkeby Der har været afholdt byggemøde for driften den 25/11-15. Arkitekterne gennemgik hvad de er nået frem til mht. materialer og hvad beboerne havde af ønsker. Der var mange tekniske løsninger omkring gasfyr og lign., hvor driften bød ind med mange spørgsmål. Man er stadig kun på det niveau hvor man samler oplysninger ind hos beboerne og hvad det er man gerne vil. 4.3 Orientering fra Byggeudvalget vedr. nybyggeri Intet yderligere at tilføje. 5 Mødeplanlægning Der er ikke planlagt flere møder og arrangementer, og der skal derfor aftales møderække for kalenderåret 2016. Vi har lavet et oplæg med datoer/ uger for afholdelse af møderne og beder jer kigge dem igennem. Torsdag 21-01-16 (uge 3) Møde med BL Onsdag 03-02-16 (uge 5) Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag 02-03-16 (uge 9) Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag 17-03-16 (uge 11) Repræsentantskabsmøde Onsdag 30-03-16 (uge 13) Organisationsbestyrelsesmøde m. konstituering Side 5 af 6
Fredag/lørdag 20/21-05-16 (uge 20) Landskonference Onsdag 25-05-16 (uge 21) Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag 21-06-16 (uge 25) Bustur rundt i afdelingerne Torsdag/lørdag 18/20-08-16 (uge 33) Evt./mulighed for studietur Onsdag 14-09-16 (uge 37) Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag 26-10-16 (uge 43) Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag 23-11-16 (uge 47) Organisationsbestyrelsesmøde Det indstilles, at bestyrelsen beslutter møderækken for 2016. Bestyrelsen besluttede møderækken for 2016 og dem som gav til kende, at de ønskede det, vil få en mødeindkaldelse i Outlook. 6 Eventuelt Britt Vogt forklarede om revisionens aftalebrev, som skal underskrives og sendes til BDO. Aftalebrevet blev derefter underskrevet af bestyrelsen. Britt Vogt bad bestyrelsen om, at sende et shot-screen fra deres ipad med deres icc nummer, da Kim Brokmann og Britt Vogt er i gang med at få styr på alle TDC aftalerne under Servicecenter Frederikssund. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den 03-12-2015 Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen Side 6 af 6