DIGITALISERING AF BYGNINGSFREDNINGSARKIVET KONTRAKT 27. SEPTEMBER 2012 Kontrakten om digitalisering af Bygningsfredningsarkivet er indgået mellem og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2, 2. sal 1553 København V CVR [udfyldes] (herefter kaldet Kunden) KULTURSTYRELSEN CENTER FOR BIBLIOTEK, MEDIER OG DIGITALISERING H.C. ANDERSENS BOULEVARD 2 1553 KØBENHAVN V TELEFON 33 73 33 73 WWW.KULTURSTYRELSEN.DK LEVERANDØR (herefter kaldet Leverandøren)
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Definitioner...4 2 Baggrund og formål...4 3 Leverancens udførelse...6 4 Ændringer...7 5 Interne test, kontrol og godkendelse...8 6 Samarbejde og organisering...8 7 Benyttelse af underleverandører...9 8 Levering...9 9 Optioner...10 10 Sikkerhed...10 11 ILO-konvention nr. 94...10 12 Varighed...11 13 Vederlag...12 14 Betaling...12 15 Forsinkelse...13 16 Mangler...13 17 Ophævelse af Kontrakten...14 18 Erstatning...14 19 Forsikring...15 20 Force majeure...15 21 Meddelelser mellem parterne...15 22 Ændring af Kontrakten...16 23 Overdragelse af rettigheder...16 24 Fortrolighed...16 25 Markedsføring...16 26 Tvister, lovvalg og værneting...16 27 Fortolkning...17 28 Ikrafttrædelse og underskrift...17 SIDE 2
BILAG: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Rettelsesskrivelser til udbudsmaterialet under udbuddet (vedlægges ved Kontraktens indgåelse) Kravspecifikation Leverandørens tilbud inkl. løsningsbeskrivelse (vedlægges ved Kontraktens indgåelse) Samarbejdsstruktur og mødevirksomhed SIDE 3
1 Definitioner Ved fortolkningen af denne kontrakt skal nedenstående udtryk, når de indledes med en versal, forstås på den nedenfor anførte måde: Arbejdsdage Delleverance Digitale Kopier Arkivalier Kontrakten Leverancen Optioner Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. En afgrænset del af Leverancen. De digitaliserede Arkivalier med metadata som specificeret i bilag 2. Papirdokumenter i Kundens bygningsfredningsarkiv som skal scannes og digitaliseres. Denne kontrakt med bilag og alle senere ændringer og tillæg. Alle ydelser omfattet af nærværende kontrakt. Dette omfatter bl.a. Leverandørens opgaver og aktiviteter forbundet med at producere Digitale Kopier af Kundens Arkivalier, herunder at opsamle og producere metadata i overensstemmelse med kravene i Kontrakten, særligt i bilag 2, kvalitetsstyring, transport, opsætning og øvrige ydelser, der skal leveres inden Kontraktens afslutning. En ret for Kunden til, til de i Kontrakten fastsatte enhedspriser og øvrige vilkår, at kræve levering af digitalisering af yderligere hyldemeter end de i Kontrakten fastsatte. Optioner kan bestilles til levering som en del af Leverancen eller som selvstændige opgaver til levering efter levering af sidste Delleverance. 2 Baggrund og formål 2.1 Indledning Kontrakten regulerer Leverandørens og Kundens rettigheder og forpligtelser i forbindelse med gennemførelsen af en opgave om digitalisering af Bygningsfredningsarkivet hos Kunden. SIDE 4
2.2 Baggrund, formål samt beskrivelse af Leverancen Denne kontrakt er indgået efter forudgående EU-udbud med henblik på at [antal]_hyldemeter af Kundens bygningsfredningsarkiv dækkende perioden 1918 til og med 2007 digitaliseres og at der i forbindelse hermed opsamles og produceres metadata med det formål at skabe en digital version af arkivet, der kan offentliggøres på internettet via Kundens database Fredede og Bevaringsværdige Bygninger. Leverandøren har ved gennemlæsning af Kundens udbudsmateriale med eventuelle rettelser og ved deltagelse i informations- og spørgemøde forstået Kundens forventninger til Kontrakten. 2.3 Leverandørens leveranceansvar 2.3.1 Generelt Det overordnede leveranceansvar, herunder ansvaret for tilrettelæggelse af opgaverne, påhviler Leverandøren idet Kunden dog har medansvar for opgavernes gennemførelse. 2.3.2 Leverancen Leverandøren skal levere de ydelser, der besidder de egenskaber og opfylder de krav, der fremgår af nærværende kontrakt, herunder navnlig kravspecifikationen i bilag 2 samt de ændringer der aftales undervejs med henblik på optimering af Leverancen. Leverandøren skal levere Leverancen i form af aftalte og testede Delleverancer. Leverandøren kan ikke påberåbe sig at det, der fremgår af bilag 3, medfører at krav eller beskrivelser i bilag 1 og bilag 2 ikke kan opfyldes. 2.3.3 Personoplysninger Leverandøren sikrer, at Digitale Kopier beregnet til offentliggørelse ikke indeholder nogen form for personoplysninger, herunder oplysninger som omfattet af LOV nr. 429 af 31/05/2000 om behandling af personoplysninger (persondataloven) og LBK nr. 1035 af 21/08/2007 (arkivloven) med senere ændringer. Leverandøren skal på Kundens anmodning og uden omkostninger for Kunden foretage omlevering af Digitale Kopier beregnet til offentliggørelse, som indeholder ovennævnte oplysninger. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Leverandøren skal endvidere skadesløsholde Kunden for ethvert krav, som Kunden måtte blive mødt med i anledning af, at Digitale Kopier beregnet til offentliggørelse indeholder oplysninger som nævnt ovenfor. SIDE 5
2.3.4 Tidsplan Leverandøren har på baggrund af kravene i bilag 2 udarbejdet en overordnet tidsplan, jf. bilag 3. Leverandøren har det overordnede ansvar for at tidsplanen overholdes. 2.3.5 Rapportering Leverandøren skal løbende rapportere om og forelægge status for projektet for Kunden i overensstemmelse med bilag 4. 2.3.6 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til at opretholde kvalitetssikring under Leverancens udførelse, der opfylder kravene i bilag 2. 2.3.7 Ansvar for Kundens Arkivalier Ansvaret for Kundens Arkivalier overgår til Leverandøren ved overgivelse til Leverandøren eller en af Leverandøren udpeget tredjemand på Kundens adresse til Arkivalierne er modtaget af Kunden på dennes adresse. Leverandøren tegner de i punkt 19 nævnte forsikringer. 3 Leverancens udførelse 3.1 Leverancens påbegyndelse 3.1.1 Opstartsmøde Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse og i overensstemmelse med tidsplanen i bilag 3 afholder parterne et opstartsmøde, jf. bilag 4, hvor det videre forløb for levering overordnet tilrettelægges. En væsentlig del af opstartsmødet er en gennemgang af aktiviteter og opgaver forbundet med Leverancen, herunder en præcisering af parternes roller og ansvar i forhold hertil. Endvidere gennemgår og præciserer parterne tidsplanen og tilrettelægger testen jf. punkt 3.1.2 Parterne foretager i fællesskab en vurdering af de risici, der kan have betydning for projektets gennemførelse og Leverandøren udarbejder på baggrund heraf en risikolog som løbende opdateres og er tilgængelig for begge parter. SIDE 6
3.2 Test Efter opstartsmødet afhenter Leverandøren de på mødet aftalte Arkivalier med henblik på at teste leveranceprocesser og kvaliteten af Digitale Kopier. Testen tilrettelægges så dens omfang er repræsentativt for alle aktiviteter, der indgår af Leverancen. Efter testens afslutning evaluerer parterne forløbet og foretager de fornødne justeringer og tilpasninger. For justeringer og tilpasninger som ikke kan gennemføres inden for tidsplanen aftales en frist for seneste gennemførelsestidspunkt. Leverandøren dokumenterer resultatet af testen. Aftalte ændringer vedlægges kontrakten i overensstemmelse med punkt 22. Såfremt Kunden kan acceptere testens resultat overgår projektet til driftsfasen. Kundens accept af testen fritager ikke Leverandøren for ansvaret for, at Leverancen opfylder kravene i bilag 2 og i Kontrakten i øvrigt. 3.3 Drift Efter Kundens accept af testen, jf. punkt 3.1.1.2, følger parterne de arbejdsgange og processer, som er beskrevet i Kontrakten og samarbejder om at behandle problemområder som måtte opstå i driftsfasen, herunder spørgsmål om håndtering af Arkivalierne. I driftsfasen afholdes statusmøder i overensstemmelse med bilag 4. 4 Ændringer Efter Kontraktens underskrift kan Kunden fremsætte anmodning om ændringer. Ændringsønsker fremsættes skriftligt til Leverandøren, der uden ugrundet ophold oplyser, hvornår en beskrivelse af eventuelle konsekvenser heraf, herunder for pris og tidsplan vil kunne fremsendes. Såfremt Leverandøren påviser, at ændringsanmodningen af væsentlige tekniske eller kvalitetsmæssige hensyn ikke kan gennemføres, er Leverandøren ikke forpligtet til at efterkomme ændringsanmodningen. Senest 5 Arbejdsdage efter ændringsforslagets modtagelse skal Kunden skriftligt meddele Leverandøren, om Kunden ønsker ændringen foretaget, idet forslaget i modsat fald bortfalder. Leverandøren fremsætter ændringsforslag, såfremt Leverandøren vurderer at det vil medføre en for Kunden mere hensigtsmæssig løsning. Forslag skal fremsættes skriftligt til Kunden, der inden 5 Arbejdsdage fra modtagelse af forslaget skal meddele, hvorvidt Kunden ønsker at acceptere de stillede forslag. SIDE 7
Ændringer der er godkendt af Kunden indarbejdes i Kontrakten i overensstemmelse med punkt 22. 5 Interne test, kontrol og godkendelse 5.1 Leverandørens interne test For hver Delleverance gennemfører Leverandøren kvalitetskontrol som opfylder kravene i bilag 2. Indholdet af kvalitetskontrollen er beskrevet i bilag 3. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremvise dokumentation for gennemførte tests og deres resultater. Leverandøren bærer ansvaret for, at intern kontrol og eventuelle efterfølgende fejlrettelser kan ske inden for den aftalte leveringstid for en Delleverance. 5.2 Kundens kontrol og godkendelse Kunden foretager kontrol af det leverede i overensstemmelse med beskrivelserne i bilag 2. Kontrollen gennemføres umiddelbart efter levering af en Delleverance og Kunden meddeler Leverandøren om resultatet senest 10 Arbejdsdage efter levering. Såfremt kontrollen medfører Kundens afvisning af en Delleverance eller dele heraf, indeholder Kundens meddelelse en oversigt over, hvilke dele der er afvist og hvilke fejl, der blev konstateret ved kontrollen. Leverandøren skal herefter rette de konstaterede fejl og lade Delleverancen følge test og kontrol som beskrevet i dette punkt 5. Kunden kan endvidere aflægge uanmeldt besøg hos leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører med henblik på at kontrollere at Arkivalierne håndteres og opbevares i overensstemmelse med kravene i Kontrakten, navnlig bilag 2. 6 Samarbejde og organisering 6.1 Generelt Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning samt hver især yde den nødvendige indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte beslutningsprocesser at påpege eventuelle åbenbare fejl i materiale udarbejdet af den anden part samt øvrige forhold som kan have betydning for projektets rette gennemførelse i overensstemmelse med tidsplanen og Kontrakten i øvrigt. SIDE 8
6.2 Samarbejdsstruktur Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse og opfyldelse af Kontrakten henblik på at formidle det nødvendige samarbejde strukturerer parterne samarbejdet med deltagelse af repræsentanter fra Leverandøren og Kunden samt eventuelt andre. Samarbejdsstrukturen og roller samt bemyndigelser er beskrevet i bilag 4. 6.3 Bemandning I bilag 4 er anført de medarbejdere, som hver part særligt har allokeret til opgaven. Leverandøren skal i videst muligt omfang undgå udskiftning af sin projektleder. Såfremt Leverandøren undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte sin projektleder, kan dette kun ske efter Kundens forudgående godkendelse. Udskiftningen må ikke påføre Kunden yderligere omkostninger og den nye projektleder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer. Leverandøren skal efter Kundens anmodning udskifte sin projektleder, såfremt Kundens anmodning er sagligt begrundet. 7 Benyttelse af underleverandører Leverandørens benyttelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af kravene i Kontrakten. Leverandørens anvendelse af underleverandører fremgår af bilag 3. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade Kontraktens opfyldelse eller dele heraf til andre underleverandører end de, der er angivet i bilag 3. Kunden kan ikke nægte et sådant samtykke uden rimelig grund. Selvom Kunden har givet samtykke til anvendelse af en bestemt underleverandør, kan Kunden i alle forhold rette henvendelse til Leverandøren. 8 Levering 8.1 Leveringstidspunkt Levering af en Delleverance er sket, når alle Digitale Kopier omfattet af Delleverancen er modtaget og accepteret af Kunden i overensstemmelse med punkt 5 og alle af Delleverancen omfattede Arkivalier er returneret og opstillet som angivet i punkt 8.2 og Kunden skriftligt har meddelt Leverandøren at Delleverancen er accepteret. SIDE 9
8.2 Afhentning og returnering af Arkivalier Leverandøren skal afhente og returnere Arkivalierne på den i bilag 2 angivne adresse. 8.3 Tidsplan Leverandøren skal levere de enkelte Delleverancer i overensstemmelse med tidsplanen og i henhold til den detailplanlægning som parterne løbende foretager på statusmøder, jf. bilag 4. 9 Optioner Efter Kontraktens underskrift kan Kunden bestille Optioner. Optioner skal leveres på Kontraktens betingelser og på samme vilkår som Leverancen, herunder med hensyn til test, kontrol, godkendelse og vederlag. Bestilling af Optioner sker ved Kundens meddelelse til Leverandøren med oplysning om antallet af hyldemeter, der ønskes digitaliseret. Leverandøren skal uden ugrundet ophold herefter oplyse dato for opgavens opstart og afslutning, idet opgaven skal påbegyndes senest 3 måneder efter Kundens bestilling. Leverandøren har i bilag 3 anført, såfremt Optioner skal omfatte et mindste antal hyldemeter. Kundens ret til at bestille Optioner består i 24 måneder efter Kundens accept af sidste Delleverance. 10 Sikkerhed og behandling af arkivalierne Leverandøren, dennes medarbejdere, underleverandører og deres medarbejdere skal implementere og overholde de krav til sikkerhed og behandling af arkivalierne, der er angivet i bilag 2 i forbindelse med Kontraktens opfyldelse. 11 ILO-konvention nr. 94 Kunden er i medfør af ILO konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren tilsikrer sine medarbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. SIDE 10
Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgaver relateret til Kontrakten, løn og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. 12 Varighed 12.1 Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft som angivet i punkt 28 og løber indtil Leverandøren har præsteret alle ydelser som Leverandøren skal præstere i henhold til Kontraktens bestemmelser, navnlig bilag 2. 12.2 Kundens opsigelse Parterne kan opsige kontrakten med et varsel på 6 måneder til den første i en måned. I opsigelsesperioden leverer Leverandøren allerede iværksatte Delleverancer ligesom Kunden betaler herfor i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser. Kan en Delleverance i henhold til den aftalte leveringstid, ikke færdiggøres inden for opsigelsesvarslet, aftaler parterne, hvilke dele af Delleverancen Leverandøren skal færdiggøre frem til opsigelsesvarslets udløb. Vederlaget herfor beregnes på baggrund af enhedsprisen i bilag 3. Leverandøren skal inden opsigelsesvarslets udløb tilbagelevere Arkivalierne i overensstemmelse med parternes aftale herom. Leverandøren har ikke krav på erstatning ved Kundens udtræden i henhold til dette punkt. 12.3 Annullation af beslutning om tildeling af Kontrakten og erklæring om, at Kontrakten er uden virkning. 12.3.1 Annullation af beslutning om tildeling af Kontrakten. Kunden kan opsige Kontrakten med et efter omstændighederne passende kortere varsel end angivet i Kontraktens punkt 12.2, såfremt Kundens beslutning om at tildele Kontrakten til Leverandøren annulleres af Klagenævnet for Udbud eller af domstolene. 12.3.2 Uden virkning Såfremt Klagenævnet for Udbud erklærer Kontrakten for uden virkning og påbyder Kunden at bringe Kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist, er Kunden berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for udbuds eller domstolenes påbud. Kontrakten op- SIDE 11
hører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Kunden berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse. 12.3.3 Erstatning Leverandørens eventuelle krav som følge af annullation eller ophør i medfør af punkt 12.3.1 eller 12.3.2 ovenfor skal afgøres efter dansk rets almindelige erstatningsregler, dog således at indirekte tab ikke erstattes. Erstatningen kan højest udgøre et beløb svarende til negativ kontraktsinteresse. Såfremt Leverandøren på tidspunktet for Kontraktens indgåelse havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at beslutning om tildeling af Kontrakten annulleres eller at Kontrakten erklæres for uden virkning, kan Leverandøren ikke over for Kunden rejse krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge heraf. 13 Vederlag Vederlaget for hver Delleverance beregnes på baggrund af Leverandørens enhedspris i bilag 3. Enhedsprisen er fast og inkl. alle afgifter ekskl. moms. Leverandøren er berettiget til det vederlag, der fremkommer ved at multiplicere det leverede antal hyldemeter med enhedsprisen i bilag 3. Endvidere er Leverandøren berettiget til særskilt betaling for opgaver, som Kunden har bestilt på baggrund af kravene i bilag 2, punkt 10 (scanning-on-demand). Prisen for disse opgaver fremgår af bilag 3. 14 Betaling Efter endelig og fyldestgørende levering af en Delleverance jf. punkt 8.1 kan Leverandøren fakturere vederlaget for Delleverancen jf. punkt 11. Fakturering af opgaver som Kunden har bestilt efter bilag 2, punkt 10, sker månedsvist bagud. Fakturaen skal indeholde specifikation af, hvilke opgaver der er løst og til hvilken pris. Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage efter Kundens modtagelse og accept af Leverandørens faktura. Leverandøren skal til enhver tid opfylde de fastsatte krav vedrørende elektronisk fakturering, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 Bekendtgørelse af lov om offentlige SIDE 12
betalinger m.v. og LBK nr. 991 af 7. oktober 2004 "Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder" samt eventuelle senere ændringer hertil. E-faktura der opfylder kravene i ovennævnte bestemmelser vedlagt evt. dokumentation sendes til Kulturstyrelsen EAN nr. [udfyldes] Fakturaen skal være påført følgende oplysninger: Personreference: Kristine Hoff Meyer Kontrakt reference: Digitalisering af Bygningsfredningsarkivet, projektnummer 41109 Kunden har ret til at afvise fakturaer, der ikke fremsendes i overensstemmelse med ovenstående. Leverandøren kan ikke pålægge faktureringsgebyr. Ved forsinket betaling er Leverandøren berettiget til at beregne renter i henhold til LBK nr. 743 af 4. september 2002 Bekendtgørelse af lov om renter ved forsinket betaling m.v. (Renteloven). 15 Forsinkelse Indtræffer der forhold, som må påregnes at medføre, at levering i henhold til en aftalt tidsplan helt eller delvist ikke kan overholdes, påhviler det Leverandøren, så snart sådanne forsinkelser kan forudses, straks og uden ugrundet ophold at give Kunden skriftlig meddelelse herom, tillige med årsagen/årsagerne til forsinkelsen samt angivelse af, hvornår levering forventes at kunne finde sted. Det påhviler endvidere Leverandøren at afværge eller mindske følgerne af forsinkelsen bedst muligt og efter anmodning oplyse overfor Kunden, hvad der er foretaget for at afhjælpe forsinkelsen. Tilsvarende skal Kunden give Leverandøren meddelelse, såfremt Kunden ikke kan overholde sine forpligtelser i forhold til tidsplanen. Ingen forsinkelse som ikke skyldes fejl fra Kundens side, må medføre højere priser eller større udgifter for Kunden end hvis levering var sket i henhold til den aftalte tidsplan. 16 Mangler Mangler ved Leverandørens ydelser foreligger, såfremt de ikke opfylder de i nærværende kontrakt fastsatte krav, eller ikke svarer til, hvad Kunden med føje kunne forvente. Kunden skal afgive skriftlig reklamation til Leverandøren inden rimelig tid under hensyn til Kundens mulighed for at konstatere manglen - efter, at Kunden har konstateret, at en ydelse er mangelfuld. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af, på hvilke punkter ydelsen anses for mangelfuld og inden for hvilken frist, Leverandøren skal afhjælpe manglerne. SIDE 13
Såfremt Leverandøren forgæves har søgt at afhjælpe manglerne og indebærer disse efter deres indhold, at dele eller hele arkivet ikke kan offentliggøres i overensstemmelse med Kundens formål har Kunden ret til at hæve Kontrakten helt eller delvist efter eget valg jf. bestemmelserne i punkt 17. Udover det ovenfor anførte gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af mangler. 17 Ophævelse af Kontrakten Udover hvad der ellers er bestemt i denne kontrakt, er begge parter berettiget til at hæve Kontrakten helt eller delvist i tilfælde af den anden parts væsentlige misligholdelse af sine forpligtelser i medfør af Kontrakten. Ophævelse udelukker ikke, at den hævende Part tillige kan opnå erstatning. Såfremt Leverandøren er i en force majeure situation, jf. punkt 20, som forhindrer Leverandøren i at opfylde sine forpligtelser under Kontrakten, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten, såfremt force majeure-situationen varer i mere end 10 Arbejdsdage. I det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder derfor, kan Kunden hæve Kontrakten såfremt Leverandøren går konkurs, standser sine betalinger, åbner forhandling om akkord eller at Leverandørens formueforhold i øvrigt viser sig at være sådan, at Leverandøren må antages ikke at kunne opfylde Kontrakten. Det samme gælder, såfremt Leverandøren ophører med den virksomhed som Kontrakten vedrører, eller at der indtræder andre omstændigheder, der bringer Kontraktens rette opfyldelse i fare. Ophævelse gør ingen indskrænkning i Leverandørens forpligtelser vedrørende tidligere leverede Delleverancer under Kontrakten. 18 Erstatning Såfremt Arkivalierne eller dele af heraf lider skade og det skyldes Leverandørens forhold eller sker, mens Arkivalierne eller den pågældende del af Arkivalierne er i Leverandørens varetægt, jf. punkt 2.3.7, er Leverandøren erstatningspligtig svarende til omkostningen forbundet med at reparere den pågældende genstand. Ved enhver total eller partielskade på enhver af Arkivalierne er Kunden berettiget til at reparere eller forsøge at reparere de pågældende Arkivalier og kan i givet fald vælge selv at reparere genstande eller vælge en fremmed reparatør til at reparere Arkivalierne. Leverandøren er da forpligtet til at erstatte alle, set i forhold til Arkivaliernes særlige karakter, rimelige reparationsudgifter, herunder værdien af Kundens eget arbejde og/eller udgifter til fremmed reparatør. SIDE 14
Kunden bevarer ejendomsretten til Arkivalierne uanset skadens art og omfang og uanset erstatningens størrelse. Udover hvad der ellers måtte fremgå af nærværende kontrakt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervsansvar, miljøskader og produktansvar, der måtte opstå i forbindelse med udførelse af opgaver under kontrakten eller som følge heraf. Ingen af parterne er dog ansvarlige for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. 19 Forsikring Leverandøren er forpligtet til at være dækket af sædvanlige og/eller lovpligtige erhvervs- og produktansvarsforsikringer. Endvidere skal Leverandøren tegne forsikring, herunder transport- og brandforsikring, der dækker Leverandørens erstatningsansvar for Kundens Arkivalier. Den krævede forsikringsværdi er anført i bilag 2. Benytter Leverandøren sig af underleverandører, er Leverandøren forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder de nævnte krav om forsikringsdækning. Kunden kan forlange dokumentation for at alle ovennævnte forsikringer er i kraft. 20 Force majeure Ingen af parterne er ansvarlige overfor den anden part for forhold, hvis indtræden de ved Kontraktens indgåelse ikke burde have påregnet eller ikke burde have undgået eller overkommet herunder lovlig strejke og/eller lockout (force majeure). I tilfælde af force majeure som forhindrer Leverandørens levering af en Delleverance, bortfalder parternes forpligtelse i det omfang og så længe, force majeuren virker. Der ydes ingen betaling for den periode, som force majeure-situationen varer. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeuren konstateres, og ved denne meddelelse orientere om force majeurens forventede omfang og varighed. Leverandøren er ansvarlig for eventuelle ekstraomkostninger, som Kunden måtte blive påført i forbindelse med overenskomststridige strejker og lockout, hvor Leverandøren ikke udfører arbejdet. 21 Meddelelser mellem parterne Meddelelser som gives under nærværende kontrakt skal være skriftlige, herunder pr. e-mail og sendes til de i bilag 4 anførte projektleder. SIDE 15
22 Ændring af Kontrakten Tillæg eller ændringer til Kontrakten kan kun ske ved skriftlig aftale mellem parterne. Ændringer eller tillæg skal nummereres fortløbende underskrives af begge parter og vedlægges Kontrakten. 23 Overdragelse af rettigheder Kunden har ejendomsretten til Arkivalierne og alle Digitale Kopier. Leverandøren skal dog for Kunden opbevare en komplet samling af Digitale Kopier, indtil Kunden meddeler, at de skal slettes. Denne meddelelse skal gives senest 12 måneder efter Kontraktens afslutning. Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende kontrakt til en anden offentlig institution, når de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge nærværende kontrakt til tredjemand. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund. 24 Fortrolighed Leverandøren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt. Leverandøren pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Leverandøren, tilsvarende forpligtelse. Tavshedspligten omfatter ikke offentligt tilgængelig information samt information, som Leverandøren får overgivet fra tredjemand, som er i retmæssig besiddelse deraf, og som ikke er undergivet nogen fortrolighedsforpligtelse. 25 Markedsføring Leverandøren kan ikke anvende Kunden i sin markedsføring, herunder på Leverandørens hjemmeside, referencelister mv. uden Ordregives forudgående og skriftlige accept. 26 Tvister, lovvalg og værneting Tvister giver ikke ret til standsning af arbejdet. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt, skal i første omgang søges afgjort i mindelig mellem parterne. SIDE 16
Kan tvisten ikke afgøres i mindelighed, afgøres tvisten ved voldgift. Voldgiften vil blive gennemført med værneting ved Voldgiftsinstituttet i København efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom. Lovvalg og sprog er dansk. Parterne er enige om, at voldgiftsretten skal sammensættes af 3 medlemmer, der udpeges af præsidenten for Østre Landsret. Formanden skal opfylde betingelserne for at være dommer. Parterne kan afgive indstilling om de to andre, der udpeges med passende hensyntagen til den særlige sagkundskab, der må anses for ønskelig ved bedømmelsen af den uoverensstemmelse, som er indbragt for voldgiftsretten. 27 Fortolkning Overskrifterne til bestemmelserne i nærværende kontrakt er alene indsat af praktiske grunde. Ved fortolkning af Kontrakten skal der bortses fra disse overskrifter. Henvisning til nærværende kontrakt eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag, respektive de af disse bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. 28 Ikrafttrædelse og underskrift Kontrakten træder i kraft ved underskrift. Kontrakten med bilag er oprettet i to enslydende og behørigt underskrevne eksemplarer, af hvilke hver part har modtaget et eksemplar. Den..2012 Den.2012 Leverandør: Kunden:..... SIDE 17