Fælleskommunalt samarbejde søger: Indkøbschef til indkøbsfællesskabet HHO Kompetenceprofil: 1. Baggrund Hedensted, Horsens og Odder Kommune besluttede i september 2008 at indgå et kommunalt samarbejde om indkøbsopgaven indkøbsfællesskabet HHO. Indkøbsvolumen i de tre kommuner har efter kommunalreformen opnået en betydelig størrelse, hvilket betyder, at en væsentlig del af kommunernes varer- og tjenesteydelser skal bringes i udbud. Indkøbsopgaven er samtidig blevet mere strategisk og juridisk kompliceret, hvorfor der er et øget behov for at kunne tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft og derved sikre videnopsamling og videndeling. De tre deltagende kommuners indkøbsmedarbejdere er i dag samlet på en fysisk lokation, men skal fortsat servicere og være synlige i de tre kommuner. 2. Administrativ indplacering i kommunerne og i organisationen Det overordnede juridiske og politiske ansvar for indkøbsfællesskabet er fastholdt i de enkelte kommunalbestyrelser. Indkøbsfællesskabet har til huse på Rådhuset i Horsens. Indkøbschefen ansættes formelt i Horsens Kommune og får reference til HR og Jurachefen i Horsens Kommune. Indkøbsfællesskabet er således i det daglige en del af HR & Jura. HR og Jura HR og Jurachef Charlotte Lyrskov Sekretariatet Mette Munk HR-afdelingen Charlotte Lyrskov Løn- og personaleservice Lis Augustesen Juridisk Afdeling Frode Frederiksen HHO Indkøb Der er etableret en styregruppe bestående af kommunaldirektørerne i de deltagen-de kommuner. HR og Jurachefen i Horsens Kommune refererer således ledelsesmæssigt i forhold til indkøbsfællesskabet til formanden for styregruppen kommunaldirektøren i Hedensted Kommune. Medarbejderne i indkøbsfællesskabet har deres formelle ansættelsesforhold i de deltagende kommuner, men indkøbschefen har det overordnede ansvar for driften, herunder den daglige personale - ledelse. I tilfælde af ledige stillinger foretages en revurdering inden genbesættelse, og indkøbschefen indstiller til styregruppen i deltagende kommuner, der træffer den endelige beslutning. 1/6 sider
3. Beskrivelse af Indkøbsfællesskabet HHO Indkøbsfællesskabet HHO s opgaver er: Udbud: Kerneopgaven for HHO er at gennemføre udbud, deltage i udbud, indgå aftaler gældende for alle de tre deltagende kommuner. Dette sker enten i eget regi, via JYFI eller ved tilknytning til en SKI-aftale. Indkøb baserer sig som altovervejende udgangspunkt på parameteret bedst og billigst samtidig med at værdien for organisationen og arbejdstilrettelæggelsen i organisationen også skal indgå både ved tilrettelæggelsen af udbuddet og ved efterfølgende leverandørvalg. Det er derfor en nødvendig forudsætning, at brugerne fra alle tre kommuner inddrages aktivt i udbudsprocessen og ved den efterfølgende implementering. Information, kommunikation og læring: Det er særligt vigtigt i et indkøbsfællesskab med flere deltagende kommuner, at indkøbsfunktionen er synlig og opleves som værende til rådighed i alle kommuner, selvom den fysisk er placeret et sted. Det gælder på alle niveauer af organisationerne i direktionerne, på chef- og lederniveau samt hos brugere og medarbejdere. Information og kommunikation handler også om, at synliggøre kommende og gennemførte udbud samt synliggøre indkøbsmedarbejdernes opgaver og kompetencer, således at der sker en løbende og gensidig forventningsafstemning i forhold til indkøbsfællesskabets opgaveområder. Et andet vigtigt område, er at bibringe læring til ledere og medarbejdere i de tre kommuner, således at de har en grundlægende viden om udbudsregler, ændringer på området, konsekvenser af manglende udbud osv. Information, kommunikation og læring er et område, der prioriteres højt. Opfølgning: I forlængelse af aftaleindgåelse er det en naturlig opgave for indkøbsfællesskabet at søge at opgøre en eventuel opnået besparelse ved den nye aftale. En besparelse som den enkelte kommune kan disponere over efter eget valg. Implementeringen af en eventuel besparelse kan således variere fra kommune til kommune. Derudover skal der på sigt ske en stikprøvevis opfølgning på, om brugerne køber ind på de obligatoriske aftaler og om leverandørerne fakturerer til de aftalte priser. Rådgivning: Daglig telefonisk rådgivning og rådgivning på mail af medarbejderne i de tre kommuner er en ikke uvæsentlig opgave. En opgave, der skal løses med stor grad af fleksibilitet og imødekommenhed. Ofte er det konkrete spørgsmål, om der er aftaler på et givent område, hvor aftalen kan findes osv. Andre gange er det spørgsmål til, hvordan udbud eller tilbudsindhentning gennemføres. Da de deltagende kommuner selv skal forestå udbud og tilbudsindhentning, der ikke involverer de andre to deltagende kommuner, handler det om at give hjælp til selvhjælp. Der er 5 medarbejdere i indkøbsfællesskabet med en bred vifte af juridiske, økonomiske og projektledelsesmæssige kvalifikationer og erfaring, således at medarbejdernes kvalifikationer og kompetencer komplementerer hinanden. Alle har erfaring med gennemførelse af udbud, facilitering af brugergrupper og forhandling med leverandører. Indkøbsfællesskabet er med i indkøbssamarbejdet JYFI. 2/6 sider
Spilleregler for indkøbsfællesskabet HHO I forbindelse med gennemførelse af konkrete udbud, har styregruppen for indkøbsfællesskabet vedtaget nogle spilleregler med udgangspunkt i, at indkøbsfællesskabet som udgangspunkt har kompetence til på vegne af de tre kommuner at gennemføre udbud på alle vareområder: 1. Ønsker den enkelte kommune at indgå aftale eller gennemføre udbud på et HHO-område skal dette først drøftes med HHO med henblik på at klarlægge, hvornår et HHO-udbud planlægges gennemført, om det kan være hensigtsmæssigt, at den enkelte kommune indgår en korterevarende aftale, indtil fælles udbud gennemføres, eller HHO ønsker at fremme udbud/aftaleindgåelse på området. 2. Hvis kompetencen til at gennemføre udbud ikke tilkommer HHO fordi kommunerne har fravalgt dette, kan den enkelte kommune vælge mod betaling at lade HHO gennemføre udbud eller selv at forestå udbudsprocessen. Den indgåede aftale skal dog under alle omstændigheder tilgå HHO med henblik på at få alle aftaler samlet i indkøbsaftalesystemet, således at systemets brugere har adgang til alle aftaler et sted. 3. Vælger en af de i fællesskabet deltagende kommuner at stå uden for et udbudsområde gennemføres udbudet af HHO, men alene for de to deltagende kommuner. Forinden påbegyndelse af det konkrete udbud, er HHO forpligtet til at spørge den kommune, der har valgt at stå uden for området, om den pågældende kommune i mellemtiden har ændret mening. 4. I tilfælde af udbud med personaleoverdragelse vurderer HHO konkret og i samarbejde med styregruppen, om det er hensigtsmæssigt at gennemføre fælles udbud, herunder drøfter muligheden for opdeling i delaftaler. 4. Indkøbschefens overordnede ansvar og udfordringer Indkøbschefen er ansvarlig for: forelæggelse af spørgsmål af væsentlig betydning for styregruppen samt løbende information til styregruppen om indkøbsfællesskabets arbejde og mål opfyldelse strategisk sparring til de tre kommunernes kommunaldirektører og direktioner den overordnede faglige og den daglige personalemæssige ledelse af indkøbsfællesskabet, herunder koordinering og prioritering af opgaverne inden for de ovenfor nævnte 4 hovedområder at fastlægge ambitiøse mål, handleplaner og udbudsplaner for indkøbsfællesskabet i samarbejde med medarbejderne rådgivning og sparring i forhold til kommunernes direktører, chefer og ledere baseret på indkøbsfællesskabets værdier og spilleregler kontinuerlig udvikling af indkøbsfællesskabet og måden der købes ind på udvikling og optimering af samarbejdet med de deltagende kommuners forvaltningsenheder/afdelinger/institutioner (kunderne) deltagelse i opgaveløsningen inden for de 4 nævnte opgaveområder løbende evaluering af indkøbsfællesskabets performance i forhold til indkøb, service i forhold til kunderne, implementering af indkøbsaftaler, udvikling af indkøb og organisation sikre den løbende kompetenceudvikling af indkøbsfællesskabets medarbejdere 3/6 sider
Indkøbsfællesskabets og indkøbschefens største udfordringer her og nu: Indkøbsfællesskabet står over for en række udfordringer både på den korte bane og på lidt længere sigt udfordringer, som indkøbschefen i samarbejde med medarbejderne skal adressere og imødegå ved at iværksætte de nødvendige tiltag. Fra driftsenhed til strategisk partner: Indkøbsfællesskabet HHO er fortsat i gang med en transformation fra den traditionelle indkøbsfunktion, der gennemførte udbud ad hoc efter organisationens ønsker, og i et vist omfang også foretog enkeltstående indkøb på vegne af den enkelte kommunes afdelinger/institutioner til den strategiske funktion, der udvælger udbudsområder på baggrund af en række parametre såsom indkøbsvolumen og besparelsespotentiale, og vælger leverandør ikke blot efter pris, men ud fra en samlet vurdering af pris, kvalitet, forbrug og internt ressourceforbrug. På nuværende tidspunkt er denne transformation sket internt blandt medarbejderne i HHO, hvor arbejdsformen er helt naturlig. Hvorimod det endnu ikke er helt tydeligt i de tre organisationer, at indkøbsfunktionens rolle har ændret sig. Denne forventningsafstemning vil der skulle arbejdes videre med i de kommende år. Udbud: Udbud er i dag blevet kompliceret. Ofte står man i en situation, hvor alle tilbud er ukonditionsmæssige eller man må annullere på grund af påpegede fejl i udbudsmaterialet eller en af de i udbudet deltagende leverandører klager over kontrakttildelingen. Det betyder også, at der stilles krav til kvalitet og grundighed i processen samtidig med, at udbudet også skal gennemføres inden for en rimelig tidsramme. Det indebærer, at indkøbschefen ofte må tage beslutninger om, hvorvidt udbudet skal fortsætte trods fare for en klagesag, om det skal annulleres, selvom det vil betyde mere arbejde, forlængelse af tidshorisonten og måske at en eller flere leverandører springer fra. Derudover kræver det en evne til vedvarende at kunne motivere og støtte medarbejderne, uanset udfaldet af processen. Den attraktive arbejdsplads: Indkøbschefen skal i samarbejde med medarbejderne fortsat fastholde og udvikle indkøbsfællesskabet som en attraktiv arbejdsplads, der kan fastholde og tiltrække kvalificeret arbejdskraft. En arbejdsplads hvor den enkelte medarbejders kvalifikationer og kompetencer udnyttes og bringes i spil, og hvor ansvar og opgaver naturligt uddelegeres. Opgaveløsningen skal således være præget af tillid og respekt, hvor gensidig sparring og læring er en naturlig del af dagligdagen. Samtidig vil indkøbschefen skulle være klar til at tage de fornødne beslutninger, foretage synlige og velbegrundede prioritering af opgaverne, hvor dette er nødvendigt. Tre kommuner: Et indkøbsfællesskab med deltagelse af tre kommuner med forskellige kulturer og arbejdsformer er et vilkår, der skal håndteres smidigt og fleksibelt i det daglige arbejde, uden at gå på kompromis med indkøbsfællesskabets mål om at blive en strategisk indkøbspartner. Det kræver, at indkøbsfællesskabet og indkøbschefen er både synlig og tydelig i de tre kommuner, samtidig med at det stiller større krav til information og kommunikation. dette er en udfordring, der fremover skal tillægges særlig opmærksomhed som et centralt succesparameter for det tværkommunale samarbejde. E-handel: På sigt skal der indføres e-handel i de tre deltagende kommuner. Det er forbundet med en del udfordringer både it-mæssigt og ressourcemæssigt. De tre deltagende kommuner anvender p.t. ikke de samme Økonomisystemer. En af de deltagende kommuner 4/6 sider
har allerede i dag et e-handels modul. En anden af de deltagende kommuner står foran et udbud på blandt andet Økonomisystem og e-handelsmodul, og der skal i den forbindelse findes løsninger, der kan tage højde for indkøbsfællesskabets udfordring ved at skulle agere på tværs af tre kommuner og måske 2-3 forskellige systemer. Derudover skal der lægges planer for, hvordan og hvornår en implementering af e-handel skal finde sted. Det bliver dog under alle omstændigheder tidligst i 2012. 5. Indkøbschefens kompetencer Indkøbschefen forventes at have følgende kompetencer: Fagligt: Strategisk tænkende Fagligt velfunderet på indkøbsområdet: kommerciel tilgang, gode strategiske, analytiske og forretningsmæssige kvalifikationer samt en god fornemmelse for de juridiske rammer 5-10 års arbejds- eller ledererfaring i en indkøbsfunktion eller et tilsvarende godt potentiale Gerne erfaring med at arbejde tæt på en direktion/bestyrelse, således at der er god forståelse for blandt andet graden sagsforberedelse Personligt: Præstationsorienteret og målrettet Lyttende, men kan også, når det opleves som væsentligt, søge at påvirke andre Situationsfornemmelse Gennemslags- og beslutningskraft kan træffe hurtige beslutninger Har en helhedsorienteret tilgang til opgaver, men inkluderer de nødvendige detaljer Kan indgå både i udviklingen og den praktiske opgaveudførelse Kan tilføje nye tanker og idéer til det bestående og med respekt for det bestående Kan igangsætte nye aktiviteter uden at miste opmærksomheden på de igangværende Løsningsorienteret uden at gå på kompromis med fagligheden Kan både arbejde selvstændigt og sammen med andre Udadvendt og evne til at skabe netværk i og uden for organisationen. Evner at skabe tillid og troværdighed Ledelsesmæssigt: Har erfaring med personaleledelse Kan fastlægge velbegrundede og synlige mål og vise retning Evner at uddelegere opgaver og ansvar til sine medarbejdere samt medinddrage medarbejderne i beslutningsprocesserne Kan motivere både den enkelte medarbejder og gruppen 6. Ansættelsesvilkår Forventet lønniveau på ca. 520.000 kr. årligt, hvortil kommer pension. Den endelige lønindplacering samt aftale om ansættelsesvilkår vil ske efter forhandling. Der kan forventes en resultataflønning baseret på indkøbsfællesskabets præstation og opfyldelse af mål. Tiltrædelse snarest muligt. 5/6 sider
7. Yderligere oplysninger Yderligere oplysninger om stillingen som indkøbschef kan fås ved henvendelse til: Formand for styregruppen, kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller, tlf. 79 75 50 02 eller HR- og Jurachef Charlotte Lyrskov, tlf. 76 29 20 25. 8. Vurdering af de indkomne ansøgninger Der er nedsat et ansættelsesudvalg, som består af en repræsentant fra styregruppen samt medarbejderrepræsentanter fra indkøbsfællesskabet HHO. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, personlige og ledelsesmæssige kompetencer, der er beskrevet i kompetenceprofilen. Der vil blive gennemført to samtalerunder. Mellem 1. og 2. samtale vil de udvalgte ansøgere blive bedt om at gennemføre en personprofilanalyse hos Mercuri Urval, der ligeledes deltager i 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne på baggrund af den skriftlige ansøgning, det personlige indtryk fra 1. samtalerunde, personprofilen og ansøgerens kommentarer hertil, det personlige indtryk fra 2. samtale samt eventuelle referencer. 9. Tidsplan for ansættelsen Ansøgningen med behørig dokumentation skal sendes pr. mail til mm@horsens.dk og skal være fremme senest den 15. oktober 2010, kl. 9.00. Ansættelsesudvalget træffer beslutning om, hvem der skal indkaldes til samtale i uge 40, og der udsendes indkaldelse til samtale. Første samtalerunde afholdes den 3. november 2010. Anden samtalerunde afholdes den 17. november 2010. Det forventes, at ansættelsesudvalget træffer beslutning umiddelbart efter 2. samtalerunde, hvor ansøgerne vil modtage besked om beslutningen. 6/6 sider