NOTAT Til Mette-Katrine Ejby Buch (C) som svar på spørgsmål vedr. Innovationshuset 06-01-2016 Sagsnr. 2015-0287904 Dokumentnr. 2015-0287904-4 Økonomiforvaltningen har d. 17. december 2015 modtaget politikerspørgsmål fra Mette-Katrine Ejby Buch (C), der beder om svar på nedenstående spørgsmål om Innovationshuset: Sagsbehandler Jonatan Porsager 1) Af ØU-indstillingen fra 24/2/2015 fremgår det, at Innovationshuset skal være et sted, der skaber værdi for kommunens brugere, borgere, medarbejdere og virksomheder/leverandører. Hvordan måler man, at Innovationshuset skaber denne værdi? 2) Af ØU-indstillingen fra 24/2/2015 fremgår det, at Innovationshuset skal levere på tre bundlinjer. Hvordan måles det, at Innovationshuset leverer på disse tre bundlinjer? (1: Forbedring af oplevede kvalitet, 2: Smartere løsninger, hurtigere processer & lavere omkostninger og 3: Erhvervsmæssig vækst) 3) Innovationshuset blev indviet d. 13/8/2015. Hvilke projekter har Innovationshuset haft siden indvielsen? 4) Hvordan er Innovationshuset i disse projekter blevet målt på de tre bundlinjer? 5) Hvilke mål bliver ledelsen i Innovationshuset målt på og hvordan måles dette? 6) Hvor mange ansatte er der i alt i Innovationshuset inkl. studentermedhjælpere og hvilke stillinger har de ansatte? 7) Hvad er succeskriterierne for disse ansatte og hvordan måles dette? 8) Hvordan er Innovationshuset synlig overfor kommunens centrale og decentrale enheder? 9) Kan man finde information om Innovationshuset på kommunens intranet ud over dette link: http://okf.kkintra.kk.dk/indhold/innovationshuset? 10) Hvad er Innovationshusets succesrate og hvordan og hvornår måles det, om succesraten er opnået?
Besvarelse 1) Af ØU-indstillingen fra 24/2/2015 fremgår det, at Innovationshuset skal være et sted, der skaber værdi for kommunens brugere, borgere, medarbejdere og virksomheder/leverandører. Hvordan måler man, at Innovationshuset skaber denne værdi? Innovationshusets projekter i 2015 har alle haft en karakter, hvor formålet har været at understøtte forvaltningerne med udviklingen af strategiske projekter i Københavns Kommune. Innovationshuset primære rolle har i den forbindelse været at tilføre værdi til projekterne ved at facilitere, professionalisere og styrke involveringen af brugere, borgere, medarbejdere og leverandører. Nedenstående opgørelse estimerer antallet af henholdsvis borgere, brugere/medarbejdere og leverandører/virksomheder, som Innovationshuset har involveret i feltarbejde, markedsdialog, research, udvikling og test i forbindelse med bestilte projekter i Innovationshuset fra åbningen og frem årsskiftet: Borgere: 165 Brugere/medarbejdere: 1071 Leverandører/virksomheder: 306 Ovenstående opgørelse af involverede parter afspejler projekternes karakter. Innovationshuset har været involveret i opstarten af en række langsigtede, strategiske projekter, som endnu ikke er afsluttet. Værdien af Innovationshusets bidrag til projekterne beror på det samlede projekts succes. Arbejdet med at formulere konkrete mål og KPI er igangsættes primo 2016. Dette arbejde vil foregå i tæt samarbejde med Innovationshusets tværgående styregruppe med adm. dir. Carsten Haurum fra Kultur- og Fritidsforvaltningen som formand og alle forvaltninger repræsenteret på direktørniveau. 2) Af ØU-indstillingen fra 24/2/2015 fremgår det, at Innovationshuset skal levere på tre bundlinjer. Hvordan måles det, at Innovationshuset leverer på disse tre bundlinjer? (1: Forbedring af oplevede kvalitet, 2: Smartere løsninger, hurtigere processer & lavere omkostninger og 3: Erhvervsmæssig vækst) Nye projekter, som igangsættes af forvaltningerne i Københavns Kommune, kan være længe om at blive fuldt implementeret. Alle projekter, der igangsættes i Innovationshuset, bedømmes derfor ud fra 7 udvælgelseskriterier, der anvendes til at vurdere projekternes egnethed i forhold til Innovationshusets portefølje. Udvælgelseskriterierne er fastlagt af Innovationshusets styregruppe på Side 2 af 5
baggrund af Innovationshusets tre langsigtede bundlinjer. Kriterierne understøtter således, at projekterne er: 1) tværgående, dvs. involverer flere forvaltninger 2) har potentiale for at skabe nye samarbejdsflader med eksterne aktører og leverandører 3) har potentiale for at skabe væsentlige kvalitetsforbedringer og effektiviseringer 4) har karakter af at være samskabende og inddragende 5) er skalerbare og har volumen 6) imødekommer fremtidige behov med afsæt i evidens og ny viden eller 7) imødekommer tilbagevendende udfordringer. Jf. ovenstående igangsættes desuden arbejdet med at formulere konkrete mål og KPI er for Innovationshuset primo 2016. 3) Innovationshuset blev indviet d. 13/8 2015. Hvilke projekter har Innovationshuset haft siden indvielsen? Der er foreløbigt bestilt 22 projekter i Forvaltningerne har bestilt 9 projekter, og Økonomiforvaltningens koncernenheder har bestilt 13 projekter, som alle har en karakter, hvor målet er at gøre hverdagen lettere for enten borgere, brugere og/eller medarbejdere i kommunen. Forvaltningerne er også deltagere i Økonomiforvaltningens projekter. Se bilag med projektoversigt. 4) Hvordan er Innovationshuset i disse projekter blevet målt på de tre bundlinjer? Innovationshuset laver projekter i samarbejde med kommunens forvaltninger. Formålet med det konkrete projekt, herunder Innovationshusets leverancer til det enkelte projekt, fastlægges i samarbejde med den/de bestillende forvaltning(er). Projekter forelægges desuden Innovationshusets tværgående styregruppe, der giver mandat til husets projekter bl.a. på baggrund af de ovennævnte 7 udvælgelseskriterier. I arbejdet med at formulere konkrete mål og KPI er for Innovationshuset, jf. ovenfor, vil erfaringerne fra arbejdet med de første tværgående projekter anvendes. 5) Hvilke mål bliver ledelsen i Innovationshuset målt på og hvordan måles dette? Innovationschefen har en resultatkontrakt, som består af en faglig, tværgående og personlig del. Den faglige del af kontrakten for 2015 er primært målrettet etableringen af huset. Jævnfør ovenfor vil der blive igangsat et arbejde, hvor Innovationshuset i samarbejde med styregruppen skal formulere konkrete mål og KPI er. Disse mål vil fremadrettet være styrende for den faglige del af Innovationschefens resultatkontrakt. Side 3 af 5
6) Hvor mange ansatte er der i alt i Innovationshuset inkl. studentermedhjælpere og hvilke stillinger har de ansatte? Innovationshusets basisbemanding består af 1 leder, 5 medarbejdere og 4 studentermedhjælpere (heraf 2 bevilliget under ordningen handicap i erhverv). Basisbemandingen har sit primære fokus på projektudvikling og kompetenceudvikling. Udgifter til Innovationshusets basisbemanding er finansieret af Økonomiforvaltningen. Forvaltningerne har indstationeret 6 innovationspartnere i huset 2 dage om ugen. Innovationspartnerne understøtter den daglige opgaveløsning med et særligt fokus på koordination tilbage til egen forvaltning og forankring i driften. Innovationspartnerne er finansieret af den respektive forvaltning. Innovationshuset har 5 projektansatte. Projektansatte er dækket af den aktivitetsbaserede finansiering og er knyttet op på konkrete projekter i 7) Hvad er succeskriterierne for disse ansatte og hvordan måles dette? Succeskriterier og mål for ansatte i Innovationshuset beror på en ledelsesmæssig vurdering, heraf om Innovationshusets budget lever op til de målsætninger, der er for husets virke. 8) Hvordan er Innovationshuset synlig overfor kommunens centrale og decentrale enheder? Innovationshusets synlighed overfor kommunens centrale og decentrale enheder understøttes både organisatorisk og i kraft af konkrete initiativer og kommunikationskanaler. På det organisatoriske plan understøttes Innovationshusets synlighed overfor centrale og decentrale enheder både på ledelses- og medarbejderniveau. På ledelsesniveau har Innovationshuset, jf. ovenstående, en tværgående styregruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger på direktørniveau og med adm. dir. Carsten Haurum fra Kultur- og Fritidsforvaltningen som formand. På medarbejderniveau har Innovationshuset etableret en netværksstruktur med innovationspartnere fra kommunens forvaltninger. Innovationspartnere er indstationeret et år af gangen og arbejder i Innovationshuset to dage om ugen. Den enkelte innovationspartners opgave er at være bindeled mellem egen forvaltning og Innovationshuset, herunder at understøtte Innovationshusets synlighed i forhold til centrale og decentrale enheder og skabe kontakter og netværk på tværs af kommunens forvaltninger. Endelig har Innovationshuset 3 fastansatte medarbejdere, der i det daglige arbejde Side 4 af 5
er partneransvarlige for kontakten til forvaltningerne, herunder at sikre Innovationshusets synlighed. Med henblik på at styrke Innovationshusets synlighed samt skabe og vedligeholde kontakter og innovationskompetencer i Københavns Kommune, har Innovationshuset i 2015 iværksat et innovationsnetværk. Innovationsnetværket er åbent for alle medarbejdere i kommunens forvaltninger, der arbejder med innovation, brugerinddragelse, velfærdsteknologi. Innovationsnetværkets møder arrangeres og faciliteres af Endelig benytter Innovationshuset digitale kommunikationskanaler i det daglige arbejde til at understøtte husets synlighed, herunder intranet, hjemmeside, Facebook, Instagram og Twitter. Der arbejdes på en ny hjemmeside, som forventes afsluttet i foråret 2016. 9) Kan man finde information om Innovationshuset på kommunens intranet ud over dette link: http://okf.kkintra.kk.dk/indhold/innovationshuset? Nej. Information om Innovationshuset på kommunens intranet er samlet på ovenstående link. Herudover kan forvaltninger have publiceret nyheder om konkrete projekter, de laver i samarbejde med 10) Hvad er Innovationshusets succesrate og hvordan og hvornår måles det, om succesraten er opnået? Jf. ovenstående vil Innovationshuset i samarbejde med styregruppen primo 2016 formulere konkrete mål og KPI er. Et vigtigt element i dette arbejde vil være at fastlægge en tidshorisont for Innovationshusets KPI er. Side 5 af 5