Prækvalifikationsmateriale Udbud af billetkontrol mv. i bybusserne i Aarhus 3. juli 2013 UDB UDSMATERI ALE midttrafik.dk
J.nr. 1-23-4-4-13 UDBUD AF BILLETKONTROL MV. I BYBUSSERNE I AARHUS PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE Udbud med forhandling 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Rammerne for udbudsforretningen... 3 4. Generelle form- og procedurekrav... 4 5. Udelukkelsesgrunde... 5 6. Udvælgelseskriterier... 7 7. Udvælgelse af deltagere... 9 8. Tildelingskriterium... 10 9. Spørgsmål... 10 10. Ansøgningens opbygning... 10 11. Praktiske forhold... 11 12. Tidsplan... 11 Ansøger opfordres til straks ved modtagelsen af prækvalifikationsmaterialet at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 2
1. Indledning Prækvalifikationsmaterialet gælder for Midttrafiks udbud af billetkontrol mv. i bybusserne i Aarhus i henhold til udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse i EU- Tidende den 3. juli 2013. Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet (EU-direktiv 2004/17/EF, jf. bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004). Prækvalifikationsmaterialet er også offentliggjort på Midttrafiks hjemmeside www.midttrafik.dk 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: Midttrafik Søren Nymarks Vej 3 8370 Højbjerg Midttrafik er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og kontrakt skal indgås med Midttrafik. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Midttrafik forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Midttrafik Mette Ilskjær E-mail:ami@midttrafik.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Formål og baggrund for udbuddet Formålet med billetkontrolopgaven er at udføre kontrol af kundernes rejsehjemmel (billetter og kort) i bybusserne i Aarhus, herunder at dokumentere det nødvendige, for at Ordregiver kan udstede en kontrolafgift ved forkert eller manglende rejsehjemmel. Billetkontrollørernes opgave er også at skabe sikkerhed og tryghed i busserne samt at give kunderne service f.eks. i forhold til at forstå reglerne for billettering. Den udbudte opgave omfatter billetkontrol af 36.000 busser årligt fordelt efter kundeintensiteten, således at fordelingen af kontroller udføres med de i bilag 2 angivne procentsatser i de angivne zoner, og således at 75 % af billetkontrollerne skal foretages på hverdage mellem kl. 07:00 10:00 og kl. 14:30 17:00. 3
Opgaven har hidtil været normeret til 22 medarbejdere i Midttrafik. 3.2 Kontraktperiode og option på forlængelse Midttrafik ønsker at indgå en 2-årig kontrakt med option på forlængelse i op til 2 gange, hver med op til 12 måneder. Kontrakten forudsættes at træde i kraft den 01.03.2014. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen er omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Midttrafik er forpligtiget til at følge en række af formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Midttrafik at henlede ansøgerens opmærksomhed på, at at Midttrafik er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra en ansøgning, der ikke overholder forskrifterne i prækvalifikationsmaterialet, eller hvis den indeholder væsentlige uklarheder; Midttrafik ikke tillader at ansøgeren fremkommer med ændringer til ansøgningen efter ansøgningsfristens udløb. 4.2 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse (Bilag 1 - Ansøgningsblanket). Midttrafik vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.3 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 16. august 2013 kl. 12:00. 4.4 Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Midttrafik Søren Nymarks Vej 3 8370 Højbjerg Att.: Mette Ilskjær Email: ami@midttrafik.dk Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4
4.5 Aflevering af ansøgning Ansøgninger skal afleveres i: 1 underskrevet original 1 USB-nøgle med en kopi af ansøgningen i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i MS Office format. 2 kopier af originalen mærket kopi Det samlede ansøgningsmateriale skal indleveres i lukket emballage mærket Udbud af billetkontrollen må ikke åbnes af poståbningen. 4.6 Sprog Ansøgninger kan afleveres på dansk, engelsk eller i en kombination heraf. 4.7 Honorar Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.8 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter samt USB-nøgle, som fremsendes af ansøger, betragtes som Midttrafiks ejendom. 5. Udelukkelsesgrunde 5.1 Ansøgers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Midttrafik beviseligt har konstateret. 5
f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt prækvalifikationsmaterialet som Bilag A. Opmærksomheden henledes på, at tro- og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Den tilbudsgiver, som Midttrafik agter at indgå kontrakt med er forpligtiget til at fremskaffe dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt Midttrafik anmoder herom. 5.2 Ansøgers personlige forhold Ansøgeren skal afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Som dokumentation skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som Bilag A. Der henledes opmærksomhed på, at såfremt ansøgeren prækvalificeres til at afgive tilbud, skal ansøgeren tillige sammen med sit tilbud afgive en ny erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsmaterialet, der sendes til de prækvalificerede ansøgere. 5.3 Forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Ansøger skal overholde forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt i Danmark, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 39. Ansøger kan indhente de relevante oplysninger på følgende hjemmesider: Oplysninger om skatter og afgifter findes på SKATs hjemmeside: http://www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: http://www.mst.dk Oplysninger beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk 6
Som dokumentation skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som Bilag B. 6. Udvælgelseskriterier 6.1 Finansiel og økonomisk formåen Midttrafik vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, skal ansøger for at komme i betragtning oplyse følgende: a) Egenkapital (skal være positiv) i hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår b) Soliditetsgrad i hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår c) Omsætningen i hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår 6.2 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Midttrafik, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at ansøgeren har den rette tekniske formåen, skal ansøgeren for at komme i betragtning dokumentere forhold: Erfaring med udførelse af sammenlignelige eller tilsvarende ydelser. Ansøgeren skal angive mindst én reference og max. fem referencer fra sammenlignelige eller tilsvarende ydelser, som ansøgeren har leveret i løbet af de seneste tre år. Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal ansøgeren udfylde Bilag 1 Ansøgningsblanket med nedenstående oplysninger. Beskrivelse af ansøgerens nuværende organisation, virksomhed og antal ansatte. Referenceliste som dokumentation for erfaring med udførelse af sammenlignelige ydelser eller tilsvarende ydelser: En beskrivelse af de væsentligste sammenlignelige eller tilsvarende ydelser ansøgeren har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på modtager. Midttrafik forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer (mindst én og max. fem referencer). Hver referencebeskrivelse forventes max. at fylde en A4-side. Beskrivelsen af referencerne skal indeholde en udførlig beskrivelse af, hvordan ansøgeren har løst opgaven, samt hvilke udfordringer der var i forbindelse med udførelsen af opgaven. Beskrivelsen forventes at sandsynliggøre ansøgerens kompetencer til at udføre den konkrete opgave, herunder hvordan ansøgeren sikrede, at organisationen og særligt de enkelte medarbejdere var kompetente og uddannet til at håndtere konflikter i forbindelse med direkte kundekontakt, herunder hvordan medarbejderne medvirkede til at forebygge og minimere direkte kon- 7
fliktsituationer, både situationer hvor medarbejderen var direkte involveret, og situationer hvor medarbejderen ikke selv var direkte involveret. Endvidere forventes beskrivelsen at sandsynliggøre ansøgerens evne til at udvise god kundeservice overfor kunderne, herunder bl.a. hvordan ansøgeren sikrede, at medarbejderne medvirkede til at skabe sikkerhed og tryghed for kunderne samt udøvede god rådgivning og vejledning til kunderne på det specifikke fagområde. Bemærk, at beskrivelsen udelukkende skal vedrøre udførelsen af opgaven for den anførte kundereference. Oplysninger om, hvorvidt ansøgeren agter at anvende underleverandører. 6.3 Brug af underleverandører og henvisning til andre virksomheders formåen Såfremt ansøgeren agter at benytte underleverandører til udførelse af væsentlige dele af opgaverne omfattet af kontrakten og/eller ønsker, at underleverandørers eller andre virksomheders kompetencer medtages i forbindelse med vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, skal ansøgningen indeholde en beskrivelse af sådanne underleverandørers eller andre virksomheder. Denne beskrivelse kan enten angives direkte i ansøgningen om prækvalifikation eller vedlægges som et bilag. For at der kan lægges vægt på underleverandørers/andre virksomheders kompetencer ved vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, skal ansøgningen desuden vedlægges en erklæring fra underleverandøren/virksomheden om, at underleverandøren/virksomheden stiller sine kompetencer til rådighed for ansøgeren. Erklæringen skal være udstedt specifikt til denne udbudsprocedure, og den må således ikke være dateret tidligere end datoen for offentliggørelsen af udbudsproceduren For at Ordregiver kan lægge vægt på underleverandørers/andre virksomheders økonomiske og tekniske kapacitet ved vurderingen af prækvalifikationsansøgningen, skal ansøgeren endeligt vedlægge alle de i punkterne 5.1-6.2 krævede oplysninger for underleverandørers/andre virksomheders vedkommende. Dette gøres lettest ved, at der for hver underleverandør/andre virksomheder udfyldes en ansøgningsblanket, jf. Bilag 1. Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud for alle underleverandører/andre virksomheder, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysninger kan have indflydelse på prækvalifikationsvurderingen. 6.4 Konsortium Hvis ansøgningen om prækvalifikation indgives af et konsortium (sammenslutning af virksomheder), skal ansøgningen vedlægges en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt en bemyndigelse til en af deltagerne i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift. Erklæringen skal være udstedt specifikt til denne udbudsprocedure, og den må således ikke være dateret tidligere end datoen for offentliggørelsen af udbudsproceduren. 8
Samtlige de i punkterne 5.1-6.2 krævede oplysninger skal vedlægges for alle konsortiedeltagere. Dette gøres lettest ved, at der for hver konsortiedeltager udfyldes en ansøgningsblanket, jf. Bilag 1. Vedlægges oplysningerne ikke eller ikke fuldt ud for alle konsortiedeltagere, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysninger vil medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer ikke vil indgå i prækvalifikationsvurderingen. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab ansøger om prækvalifikation og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underleverandør til en ansøger. Ordregiver gør opmærksom på, at såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet, er Ordregiver berettiget til at afvise et konsortium, hvori der deltager en eller flere virksomheder fra andre ansøgende konsortier. 7. Udvælgelse af deltagere 7.1 Vurdering af konditionsmæssighed Midttrafik kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.3. Ansøgningen indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5 Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation, jf. punkt 6 og punkt 10. 7.2 Antallet af deltagere Midttrafik vil prækvalificere 3-5 virksomheder, der efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af Udbudsmaterialet. 7.3 Proceduren for udvælgelse Såfremt, der er flere egnede ansøgere end Midttrafik har angivet at ville prækvalificere, vil Midttrafik på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til afgivelse af tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 6.1 og 6.2, og udvælgelsen vil således ske på baggrund af følgende: Kvaliteten af referencerne for udførelsen af sammenlignelige eller tilsvarende ydelser indenfor de seneste tre år. Kvaliteten af ansøgerens nuværende organisation og virksomhed set i forhold til at løse opgaver tilsvarende den udbudte opgave Ansøgerens finansielle og økonomiske kapacitet 9
8. Tildelingskriterium Tilbud fra prækvalificerede ansøgere vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterier og vægtning af disse vil fremgå af udbudsmaterialet, der sendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Spørgsmål Spørgsmål skal fremsættes senest den 7. august 2013 klokken 12:00. Såfremt ansøger har spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet, skal disse stilles på dansk eller engelsk og via e-mail til ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt 2.1. Spørgsmål vil blive besvaret på det sprog, som spørgsmålet er stillet på. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af billetkontrollen. Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle ansøgere i en anonymiseret form senest den 9. august 2013 og vil være tilgængelige på Midttrafiks hjemmeside: www.midttrafik.dk Midttrafik gør opmærksom på, at der i perioden 13. juli 2013 4. august ikke vil blive offentliggjort svar på indkomne spørgsmål. Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle ansøgere opfordres på det kraftigste til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i prækvalifikationsmaterialet. 10. Ansøgningens opbygning Vi ser gerne, at ansøgningen indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsblanket (Bilag 1) Tro og love erklæringer (Bilag A og Bilag B) Eventuel yderligere dokumentation 10
11. Praktiske forhold 11.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 11.2 Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt via mail blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. 11.3 Fortrolighed Midttrafik vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Midttrafik til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor ansøger selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i ansøgningen ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Midttrafik vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 11.4 Ubetinget tavshed for ansøger Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Midttrafik, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 12. Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Dato Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen Milepæl 3. juli 2013 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende 3. juli 2013 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og adgang til prækvalifikationsmaterialet 07.08.2013 kl. 12.00 Sidste frist for at indsende skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet 09.08.2013 Svar på spørgsmål fra alle ansøgerne offentliggøres på Midttrafiks hjemmeside 16.08.2013 kl. 12.00 Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse 03.09.2013 Der gives meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne dato er vejledende. 11
03.10.2013 kl. 12.00 Uge 43 2013 Nedenstående milepæle gælder kun for prækvalificerede ansøgere. Alle datoer er vejledende. Frist for at afgive 1. forhandlingstilbud Forhandlingsperiode 20.11.2013 Frist for at afgive endeligt tilbud 13.12.2013 Forventet tidspunkt for meddelelse om resultatet af udbuddet. Uge 1 2014 Forventet tidspunkt for kontraktunderskrivelse 01.03.2014 Forventet kontraktstart 01.03.2014 Vedståelsesfrist 12