Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

1 Hvad er et administrativt underskud? 2 Hvorfor vokser underskuddet? 3 Hvem betaler prisen? 4 Hvad kan der gøres i kommunen?

1 Hvad er et administrativt underskud Hvad er et administrativt underskud Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

I en velfungerende kommune er forholdet mellem de administrative funktioner og den øvrige borgerrettede service i god balance: Man bruger præcis de ressourcer, der er nødvendige for at få de interne systemer til at fungere optimalt og for at levere den service, borgerne med rette kan forvente. Kommunalpolitikere har med andre ord pligt til at sikre sig, at kommunen ikke er overadministreret. Det ville være spild af penge og hænder, der kunne være anvendt til større gavn for borgerne. Men det er lige så vigtigt, at der ikke opbygges et administrativt underskud. Det vil sige, at kommunen forsømmer at investere de ressourcer, der er nødvendige for at opfylde behovet for administra tive funktioner. For selv om nogle af de administrative medarbejderes opgaver ikke er så synlige for politikere, medier og skatteborgere, kan et administrativt underskud straks mærkes hos andre medarbejdergrupper og blandt brugerne blandt andet som manglende administrativ støtte, længere ventetider og ringere service.

På nogle felter er det administrative underskud allerede tydeligt. På de fleste andre områder er det en udvikling, der vil tage fart i de kommende år. Men kommunerne kan stadig nå at bringe balance i regnskabet, hvis politikerne handler klogt og i tide. Derfor argumenterer HK/Kommunal i dette hæfte for, hvor vigtigt det er at skabe en fornuftig balance mellem de administrative behov og ressourcerne til at opfylde dem. Hæftet afsluttes med en række bud på, hvad den enkelte kommune kan gøre i praksis.

Er der særlige områder i kommunen, hvor I allerede har eller kan forudse mangel på administrative medarbejdere Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

2 Hvorfor vokser underskuddet Hvorfor vokser underskuddet Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

Når det administrative underskud ser ud til at vokse i de kommende år, skyldes det, at mens behovet for administration øges, bliver ressourcerne til at løse de administrative opgaver færre. Behovet for at styrke de administrative funktioner vokser af tre grunde: For det første får befolkningsudviklingen generelt efterspørgslen efter offentlig service til at stige. Kort sagt smitter det også af på behovet for administrativ service, når der fx blive flere plejekrævende ældre. For det andet er borgerne blevet kritiske forbrugere også af kommunal service. Den smidige, hurtige og brugerrettede service, de oplever hos deres bank og rejsebureau, vil de også gerne møde på rådhuset, hos borgerservice, på biblioteket og på skolens kontor. Også medarbejderne vil presse på for at kunne fastholde og videreudvikle kvaliteten af den borgerrettede service. For det tredje øges kravene om, at det offentlige dokumenterer sine processer og resultater. Der er gode argumenter både for og imod denne udvikling, men ingen kan benægte, at den er i fuld gang.

Hvis kommunerne lader stå til, skal de øgede behov opfyldes af færre medarbejdere end i dag. Det store generationsskifte 42 pct. af de administrative medarbejdere i kommunerne har passeret 50 år og er derfor gået på pension eller efterløn senest om 10-15 år. Samtidig har kommunerne i de senere år kun ansat halvt så mange elever som i perioden 1996-2002. Derfor vil det fremover være sværere at rekruttere kvalificerede administrative medarbejdere. Overdreven optimisme Mange kommuner har tilsyneladende satset på, at smartere teknologi og større enheder hurtigt ville nedbringe behovet for administrativ arbejdskraft betydeligt. Flere undersøgelser sætter imidlertid spørgsmålstegn ved den forestilling. De viser blandt andet: At teknologien har mange fordele, men at den ikke på kort sigt frigør arbejdskraft. At større kommuner tværtimod synes at være relativt dyrere at administrere end de lidt mindre.

Hvor hurtigt ruller pensionsbølgen i jeres kommune? Hvor mange nye administrative medarbejdere får I brug for at rekruttere de næste 10-15 år Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

3 Hvem betaler prisen Hvem betaler prisen Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

Det administrative underskud skal dækkes ind på den ene eller den anden måde. Nogen skal betale prisen. Gør kommunal politikerne det ikke, må andre bære omkostningerne. De tre kandidater er: 1. Borgerne og deres retssikkerhed Administration opfattes tit fejlagtigt som noget internt i forvaltningen. I virkeligheden varetager 85 pct. af HK erne i kommunerne opgaver med direkte borgerkontakt. Så borgerne kommer også til at mærke et administrativt underskud fx som længere ventetider og en mere skrabet service. I sidste instans er det borgernes garanti for en fair behandling af det offentlige, der gambles med. 2. Andre faggrupper: lærere, pædagoger, plejepersonale I en nylig undersøgelse vurderer 93 pct. af de kommunale institutionsledere, at de administrative opgavers omfang er vokset de sidste fem år. Et stort flertal angiver, at de er vokset med mellem 50 og 100 pct. 60 pct. af lederne vurderer, at den store mængde administration er spild af deres faglige kvalifikationer. 75 pct. af dem mener, at disse opgaver udgør en hindring for deres faglige ledelse af institutionen.

Hvis der tyndes ud i den administrative støtte til ledere og medarbejdere på institutionerne, vil der således gå endnu mere tid fra deres kerneopgaver til opgaver, som de ofte hverken har lyst eller kompetencer til at løfte. Lærere, pædagoger, plejepersonale m.fl. vil med andre ord opleve, at deres leder oftere sidder begravet på kontoret og sjældnere er i dialog med dem om den fælles opgave. God ledelse betragtes ellers som den måske vigtigste faktor, når det gælder om at fastholde og rekruttere medarbejdere i fremtiden. Tid til ledelse er kort sagt forudsætningen for velfungerende velfærd på skoler, daginstitutioner, ældrecentre osv. 3. De administrative medarbejdere De administrative medarbejdere har generelt en høj faglig stolthed over den service, de leverer til borgere, brugere og kommunale medarbejdere. Det vil uundgåeligt skabe lavere jobtilfredshed, hvis medarbejderne oplever, at de ikke har tid til eller mulighed for at udnytte deres kompetencer optimalt. Et administrativt underskud risikerer derfor at sætte en negativ spiral i gang med mere stress, højere sygefravær og flere opsigelser og dermed et endnu større underskud.

Ved I, hvordan behovet for administrativ støtte opleves af ledere og medarbejdere på andre fagområder i kommunen Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

4 Hvad kan der gøres i kommunen Hvad kan der gøres i kommunen Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

Et administrativt underskud vil være det sandsynlige resultat i de fleste kommuner, der ikke gør noget aktivt for at forebygge det. Og der er meget, den enkelte kommune selv kan gøre i et konstruktivt samarbejde med medarbejderne, deres tillidsvalgte og de faglige organisationer. Blandt de oplagte fælles initiativer er: 1. At fordele det administrative arbejde mere hensigtsmæssigt, så de forskellige faggrupper bedst udnytter hver deres spidskompetencer. 2. At oprette flere elevpladser og sætte fokus på rekrutter ingen af fremtidens administrative medarbejdere. 3. At arbejde systematisk med at fastholde og udvikle de nuværende administrative medarbejdere. 4. At afsætte de ressourcer, der svarer til politikernes og borgernes forventninger til kvaliteten af den adminis trative service.

5. At organisere det administrative arbejde smartere, herunder inddrage teknologiske muligheder for effektivisering og øget brug af selvbetjeningsløsninger. 6. At udbrede forståelsen af, at et effektivt administrativt arbejde er forudsætningen for både, at andre faggrupper kan løse deres opgaver godt, og at alle borgere får en fair behandling.

Hvilke konkrete initiativer kan der tages i jeres kommune for at forebygge et administrativt underskud Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud

Weidekampsgade 8 0900 København C Telefon 7011 4545 www.hkkommunal.dk/dnh Advarsel til kommunerne Pas på det administrative underskud Redaktion HK/Kommunal, Tekst Ola Jørgensen, Klartekst, Design HALD ENGEL, Tryk Hertz bogtrykkergården A/S