Abonnementsstyring Indledende tekst Indholdsfortegnelse Start af Stellar Abonnement... 1 Kom godt i gang med abonnement... 2 Vare/Ydelser i Stellar Office Pro... 2 Abonnements oversigt... 2 Fanebladet Firmaer... 2 Opret & Rediger Debitors Abonnement... 4 Tilknytning af debitor til abonnement... 4 Varer tilknyttet den valgte abonnementtype... 5 Flere varer tilknyttet debitors abonnement... 6 Fanebladet Abon.nr.... 6 Fanebladet Fornyelser... 6 Fanebladet Abonnements type... 7 Forfaldsliste... 7 Abonnementstyper... 7 Opret & Rediger Abonnementstyper... 7 Fanebladet Generelt... 7 Fanebladet Automatiske tekster... 8 Statistik... 9 Start af Stellar Abonnement Du vil nu kunne åbne Stellar Abonnement via dette ikon. Ved at trykke på ikonet har du følgende valgmuligheder : Oversigt: Alle kunder med tilknyttede abonnementer Her fornys abonnementerne Her tilknyttes kunder til et eller flere abonnementstyper Forfaldsliste: Udskrift af forfaldslister på et eller alle abonnementer Type: Her oprettes abonnementstyper 1
Statistik: Oversigt over abonnementer, antal aktive abonnementer og saldo. I næste kapitel kan du læse mere om opbygning og brug af abonnement. Kom godt i gang med abonnement Det en fordel at læse denne side før du starter med dit abonnementsmodul. Rækkefølgen for opsætning af abonnement er følgende: a) Vare/Ydelser til abonnementerne oprettes under Lager i Stellar Office Pro b) Abonnementstyper oprettes under Typer c) Abonnementstyper tilknyttes kunder under Oversigt -fanebladet Firmaer d) Abonnementer opkræves via Oversigt Fanebladet Fornyelser Vare/Ydelser i Stellar Office Pro Abonnementer opbygges med varer, som oprettes i Lager i Stellar Office Pro. Generelt gælder at priser på abonnementets hentes fra varen, dvs. prisændringer slår igennem på abonnementer, når prisen på varen ændres. Når du opretter dine varer i Stellar Office Pro er det en fordel at beslutte om der er tale om en Vare i traditionel forstand, som er lagervare med evt. lagerstyring, kostpris og vareforbrug ved fakturering, eller om der er tale om en Ydelse, uden kostpris og lagerstyring. Abonnements oversigt Dette skærmbillede fremkommer ved at vælge "Oversigt" fra Abonnement ikonet : Oversigten består af fire faneblade, hhv. Firma (Se afsnit 4.1) Abon.nr (Se afsnit 4.2) Fornyelser (Se afsnit 4.3) Abonnementstype (Se afsnit 4.4) som gennemgås et af gangen. Fanebladet Firmaer Firmaoversigten viser abonnementerne i abonnementsrækkefølge. I det gule felt kan søges på en debitors nummer. Kun Aktive Fjernes hakket i Kun Aktive vises alle abonnementer, uanset om de er i brug eller passive. Kopier Knappen Kopier kopierer firmaoplysninger til Windows klippebordet, så 2
disse kan indsættes i et andet program. Søg Knappen Søg fremkalder søgeskærmen der bruges til at angive hvilke abonnementer der skal vises i listen. Dette skærmbillede fremkommer ved at vælge "Søg" på skærmbilledet abonnementer, det bruges til at angive hvilke abonnementer man ønsker at se: Man søger på et felt ved at trykke på knappen ud for feltet og indtaste en værdi i det tilhørende værdifelt. Ved gentagne tryk på knappen ud for et felt, skiftes mellem følgende muligheder: = Feltet lig med den indtastede værdi >= Feltet større end eller lig med den indtastede værdi (for bogstaver: samme eller tidligere placering i alfabetet) <= Feltet mindre end eller lig med den indtastede værdi (for bogstaver: samme eller senere placering i alfabetet) <> Feltet forskellig fra den indtastede værdi. Hvis du f.eks. vil se abonnementer med abonnementsnr. større end eller lig 10, for alle firmaer hvis navn ikke starter med a, udfyldes skærmbilledet således: I værdifeltet er det muligt at bruge jokertegnet * som betyder et vilkårligt antal tegn. F.eks. vil Firma navn = a* give alle firmaer hvis navn starter med a. Søgningen kender ikke forskel på store og små bogstaver (dvs. er ikke case-sensitiv). Ny-Ret-Slet Knapperne Ny, Ret og Slet bruges til at redigere abonnementslisten, rettelser og oprettelse af nye abonnementer foregår via. skærmbilledet til Redigering af abonnementer. (Se 4.1.1 Oprettelse af debitor abonnementer) Den nederste del af billedet er delt op i to sektioner hhv. Alle viste og Den valgte. Knapperne i gruppen Alle viste gælder for alle de viste abonnementer, d eres funktioner er: Skriv Udskriver en liste over abonnementer Forny Forny abonnement, er kun tilgængelig når fanebladet fornyelser er valgt. Fletfil Dette skærmbillede fremkommer ved at vælge "Fletfil" på skærmbilledet abonnementer: Når du trykker "OK" oprettes en fletfil af den valgte type, og med det valgte navn, filen indeholder oplysningerne: Firmanavn, Kontaktperson, Adresse, Postnummer, By, Abonnementstype, Udløbsdato og Pris. Note Abonnementsnotater Dette skærmbillede fremkommer når man på skærmbilledet abonnementer vælger "Note" for det enkelte abonnement: Skærmbilledet viser en oversigt over de noter, der er tilknyttet debitors 3
abonnement. Knapperne "Ny", "Ret" og "Slet" bruges til at redigere det enkelte notat, redigering foregår via. skærmbilledet notat. Den valgte Knapperne i gruppen Den valgte udfører samme funktioner, som beskrevet herover, men kun for eet abonnement ad gangen, dog fremkalder knappen Note et ekstra oversigts skærmbillede og knappen Forny er altid tilgængelig. Opret & Rediger Debitors Abonnement Når Ny eller Ret vælges på skærmbilledet abonnementer, fremkommer nedenstående skærmbillede som består af tre dele, hhv. detaljer vedrørende debitor og opkrævning, varer tilknyttet det valgte abonnement yderligere varer tilknyttet dette abonnement: Tilknytning af debitor til abonnement Når et abonnement tilknyttes en debitor, udfyldes nedenstående felter: Abonnements nr. Abonnementsnummer tildeles automatisk nummeret er kundens og din ID på det givne abonnement. Når et abonnement tilknyttes en kunde bliver der oprettet et automatisk notat på debitoren i Stellar Office Pro, som henviser til nummeret. Abonnementstype: Når der vælges en abonnementstype, overføres standardindstillinger fra denne. Dvs. varer eller ydelser tilknyttet denne type vises i vinduet for abonnementstypens varer. Antal: Angiver hvor mange gange det pågældende abonnement skal medregnes til den valgte debitor (pr. opkrævning.) Betalingsbetingelser: Her tilknyttes de betalingsbetingelser som du ønsker skal gælde ved opkrævning af abonnementet. Efterlader du feltet tomt, vil debitor betalingsbetingelser blive tilknyttet, når du fornyr abonnementerne. Firmanr: Pilen ud for feltet "Firmanr" fremkalder skærmbilledet Firmaer. Find den ønskede debitor og klik på vælg. I det øjeblik du har tilknyttet en debitor, vil prisgrupper, valuta, rabatter ect. tilknyttet den valgte debitor slå igennem på abonnementet. Hvis du efterfølgende ændre noget på debitoren (Tilknytning af Valuta og Prisgruppe) eller på varer (Tilknyttet rabatter, øvrige priser på valuta/prisgrupper og øvrige tekster på valuta/prisgrupper.) så ændres abonnementet tilsvarende. 4
Att: Pilen ud for feltet "Attention" fremkalder skærmbilledet kontaktpersoner Er kontaktpersonen ikke oprettet, så oprettes kontaktpersonen via Stellar Office Pro Debitor Debitorer - find debitor, fanebladet Kontakt NY. Herefter tilknyttes kontaktpersonen til abonnement for den valgte debitor. Bemærk, at kontaktperson følger den valgte debitor. Måneder eller uger: Når abonnementet vælges medtages abonnementstypens standard for abonnements periode. Men der kan også indtastes enten et antal måneder, eller et antal uger, som netop denne debitors abonnementet skal løbe over. Hvis der indtastes et antal måneder, skjules boksen til indtastning af antal uger, og omvendt. Hvis der er angivet et antal måneder, men du ønsker at angive et antal uger i stedet, skal du blot taste 0 i månedsboksen og forlade denne med musen eller tab, så vil ugeboksen komme til syne. Når der står et antal uger, og du vil angive at antal måneder, taster du tilsvarende blot 0 i ugeboksen og forlader denne. Når et abonnement løber over f.eks. 3 uger, vil det ved fornyelse blive fremskrevet til den samme ugedag 3 uger senere. Hvis et abonnement løber over f.eks. 6 måneder, vil det ved fornyelse blive fremskrevet til den sidste dag i måneden 6 måneder senere. Valutakode: Hvis debitor er tilknyttet en valuta, så fremgår valutakoden af dette felt, og abonnementets pris vil være omregnet til den pågældende valuta og abonnementsprisen ændre sig, når kursen på valutaen ændre sig dvs. før en fornyelses af abonnementerne er det en god ide at tjekke om valutakurserne er korrekte. Individuelt: Hvis checkboksen "Individuel" markeres, kan der angives en individuel pris for dette abonnement. Dette har en række konsekvenser: For det første vil prisændringer på varer ikke slå igennem på abonnement. - dvs. alle debitorer med et abonnementer med individuel pris skal rettes et af gange, når priserne ændres på et abonnement. For det andet vil bogføring af salget ikke følge varegrupper/varer, men derimod salgskonto tilknyttet debitor/debitorgruppe og hvis denne er tom, så benyttes den overordnedes salgskonto under systemopsætning i Stellar Office Pro. Når boksen ikke er markeret, beregnes abonnementets pris som summen af varernes salgspriser, og der bogføres enten via opsatte debitorgruppe/debitor eller varegruppe/vare dvs. på samme måde som når en almindelig faktura bogføres i Stellar Office Pro. Varer tilknyttet den valgte abonnementtype Denne del af skærmbilledet viser de varer, som er tilknyttet den valgte abonnementstype. der kan ikke rettes eller tilføjes noget. Hvis abonnementstypen skal rettes sker det via, Typer Ret. Så rettes de tilknyttede varelinier automatisk. 5
Flere varer tilknyttet debitors abonnement Sidste tredjedel af skærmbilledet, giver mulighed for at tilknytte flere varer til debitor abonnement, udover de varer der et tilknyttet abonnementstypen. Her kan klikke på Ny, Rediger og Slet, og nedenstående skærmbillede fremkommer: Her vælges den ønskede varer, ved at klikke på pilen eller via F8. Endvidere kan antal af varen tilknyttes. Rabatter m.v følger opsætningen af debitor og varen i Stellar Office Pro. Fanebladet Abon.nr. Funktionaliteten er den samme som på fanebladet Firmaer, bortset fra at du på dette faneblad kan søge på debitor abonnementsnummer i søgefeltet. Du kan altid se abonnementsnummeret på debitoren i Stellar Office Pro, under Debitor, Debitorer fanebladet Abonnement. Fanebladet Fornyelser På dette faneblade vises alle abonnementer, der udløber i den angivne periode, og det er muligt at forny disse. Når et abonnement fornys, gør programmet følgende Ny udløbsdato sættes til den gamle udløbsdato + det angivne antal måneder og sidste udløbsdato sættes til den gamle udløbsdato 1. Antal fornyelser forøges med 1. 2. Der oprettes en ordre i Stellar Office Pro, på ordren medtages varer, firma, ny udløbsdato, samt evt. beskrivelse og support nr. Nedenfor er de enkelte funktioner beskrevet Forny Når abonnementet bliver fornyet bliver der automatisk oprettet en ordre i Stellar Office Pro. ved at trykke på knappen forny. Klikkes på knappen Forny i skærmbilleddelen Alle viste oprettes ordre pådebitorer med abonnementer inden for den angivne periode. Klikkes på knappen Forny i skærmbillededelen den valgte oprettes alene ordre på den valgte debitor. Afgræns til type. Det er muligt at nøjes med at forny en abonnementtype, ved at sætte hak i Afgræns i type. Sættes et hak her, fremkommer et felt, hvor abonnementstypen kan vælges. Så ændres skærmbilledet til kun at vist de debitorer, med den abonnementstype, som skal fornys i den valgte periode. Faktura dato for månedens abonnement Faktura dato for månedens abonnement her indtastes den dato ordrerne skal oprettes med. Feltet viser automatisk dags dato. Vælger du en anden dato, så husk når du bogfører i Stellar Office Pro, at benytte ordredato som bogføringsdato. 6
Fanebladet Abonnements type Her vises en abonnements type ad gangen, hvilket abonnement der vises angives øverst på fanebladet. Øverst til højre i skærmbilledet kan se antallet af abonnementer tilknyttet den valgte type. Forfaldsliste Dette skærmbillede fremkommer ved at vælge "Forfaldsliste" fra ikonet, det bruges til at vælge indstillinger for udskrift af en liste, der viser hvor mange abonnementer og hvilke beløb der forfalder i hver måned/uge: Når boksen "Alle typer" er markeret udskrives for alle abonnementstyper, ellers udskrives for den valgte abonnementstype. Når boksen "Detaljer" er markeret, udskrives udover antal abonnementer og samlet pris til forfald hver måned, også hvilke abonnementer der forfalder i hver enkelt måned, samt oplysning om pris, firma og nøjagtig forfaldsdato for hvert abonnement. Hvis en eller flere debitorer har et abonnement, som opkræves i valuta, bliver forfaldslisten opdelt i valutaorden. Abonnementstyper Dette skærmbillede viser en oversigt over de oprettede abonnements-typer, og giver mulighed for at redigere, tilføje eller slette abonnements-typer via. skærmbilledet Rediger abonnementstyper. Opret & Rediger Abonnementstyper I dette skærmbillede oprettes de abonnementstyper, som senere tilknyttes debitorer. Det er her man tilknytter varer og/eller sletter varer, som generelt skal være tilknyttet netop denne abonnementstype. Med andre ord vil alle debitorer, som er tilknyttet en given abonnementstype altid består af de varelinier, som findes på abonnementstype. På dette skærmbillede, der fremkommer ved tryk på "Ny" eller "Ret" på skærmbilledet abonnementstyper, redigeres en abonnementstype: Skærmbilledet består af to faneblade, hhv.generelt og Automatiske tekster. Fanebladet Generelt Abonnementstype Vælg et navn som beskriver abonnementet denne tekst kommer til at stå på salgsordrerne, når abonnementet fornys. Betalings bet. Vælg betalingsbetingelseskode, som skal benyttes når dette abonnement opkræves. Denne kode overskriver debitors normale betalingsbetingelse udelades betalingsbetingelse benyttes debitors. Antal måneder eller antal uger Et abonnement løber ENTEN på månedsbasis ELLER på ugebasis. Indtast antal måneder eller uger imellem opkrævningerne af netop denne 7
abonnementstype. Hvis der indtastes et antal måneder, skjules boksen til indtastning af antal uger, og omvendt. Hvis der er angivet et antal måneder, men du ønsker at angive et antal uger i stedet, skal du blot taste 0 i månedsboksen og forlade denne med musen eller tab, så vil ugeboksen komme til syne. Når der står et antal uger, og du vil angive at antal måneder, taster du tilsvarende blot 0 i ugeboksen og forlader denne. Når et abonnement løber over f.eks. 3 uger, vil det ved fornyelse blive fremskrevet til den samme ugedag 3 uger senere. Hvis et abonnement løber over f.eks. 6 måneder, vil det ved fornyelse blive fremskrevet til den sidste dag i måneden 6 måneder senere. Listen med varer angiver hvilke varer der normalt hører til denne abonnementstype. Tilknytning af varer til en abonnementstype: sker ved at klikke på NY/Ret, og nedenstående billede fremkommer: Her vælges vare og antal indtastes. Nederst i billedet vises varens betegnelse og stykpris. Klik OK og varen er tilknyttet abonnementstypen. Begge dele ændres automatisk, hvis der ændres på det valgte varenummer i Stellar Office Pro, under Lager, Varer. Individuel pris: Checkboksen "Individuel pris" angiver at der normalt oprettes individuelle priser på dette abonnement. Når denne boks ikke er valgt, beregnes prisen som summen af varernes salgspriser. Når boksen er valgt, kan man selv indtaste en pris. Bemærk at "Antal måneder og "Individuel pris" alle sammen kan ændres på det enkelte abonnement - endvidere kan der tilknyttes ekstra varer, når debitor tilknyttes en abonnementstype.). Indstillingerne for abonnementstypen bruges udelukkende som standardindstillinger. Fanebladet Automatiske tekster Når et abonnement fornys dannes en række automatiske tekster på ordren, hhv Abonnement nr: Type: Gældende til: Dannes hvis udfyldt: Support nr: Individuelt pris Disse tekster kan ændres eller oversættes til forskellige sprog på fanebladet Automatiske tekster. Igen kan klikke på Ny, Ret eller Slet. I det fremkomne skærmbillede indtastes den ønskede tekst: For hver sprogkode oprettes en oversættelse. Ønsker du generelt at ændre på de faste tekster, så vælg ingen sprogkode og skriv blot hvad der skal stå 8
i stedet for, så erstattes programmets automatiske tekster på denne type med dine tekster. Statistik Ved at vælge Statistik fra Abonnement ikonet kan du udskrive en liste over de abonnementer du har oprettet. OBS. For hjælp i systemet Tryk F1. For yderligere vejledning klik på ikonet Stellar Serviceportal i øverste højre hjørne af dit Stellar System. 9