Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 4. december 2012 kl. 16.00, i restaurant Messen, Skallerup Klit, Nordre Klitvej 21, Skallerup, 9800 Hjørring. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Udlejningssituationen... 2 2.3 Bestyrelsesansvar... 2 2.4 Markedsføring... 3 2.5 Styringsrapporter... 3 2.6 Bekræftelse af selskabets navneændring... 3 2.7 Biografreklame... 4 3 Boligselskabets afdelinger... 4 3.1 Orientering fra afdelinger... 4 3.2 Afdelingernes henlæggelser i 2013... 5 3.3 Invitation til afdelingsmøderne... 5 3.4 Kontorhold og telefongodtgørelse... 6 3.5 Huslejenedsættelse Prinsensgade, afd. 25, (19-11)... 6 4 Nybyggeri... 6 4.1 Svanehusene... 6 5 Renovering... 7 5.1 Kollegieparken... 7 6 Næste møde... 7 7 Eventuelt... 7 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand (orlov fra bestyrelsen fra den 26. september 2012) Annette Nørgaard, næstformand (konstitueret formand fra den 26. september 2012) Renate Hald Mikkel Smidstrup Anja Severinsen John Kilden Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, regionschef Erik Lønne Gottfredsen og driftschef Mikki Frandsen.
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. Det noteres, at Annette Nørgaard er konstitueret formand, da Jørgen Østergaard har orlov. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Forretningsføreraftalen står for at udløbe og Erik Lønne fremlagde, at Domea anbefaler, at denne genforhandles ultimo 2015, med mulighed for 1 års opsigelse. 2.2 Udlejningssituationen Opdateret liste omdeles på mødet (som tidligere besluttet af bestyrelsen). Liste over tilbagemeldinger fra fraflyttere var vedlagt dagsorden. Referat: Mikki Frandsen gennemgik udlejningssituationen, som så positiv ud, med undtagelse af ungdomsboligerne i Prinsensgade. Mikkel Smidstrup gjorde opmærksom på, at der var yderligere 1 bolig opsagt på Buen. 2.3 Bestyrelsesansvar Bestyrelsen ønsker en redegørelse af bestyrelsens ansvar, herunder bestyrelsens økonomiske indsigt. Der vil blive givet en orientering på mødet. Referat: Erik Lønne gennemgik tidligere fremsendt notat vedr. bestyrelsesansvar. Allan Baltersen og Jørgen Østergaard gjorde opmærksom på, at bestyrelsen i Boligselskabet af 1964 i Hjørring var yderligere forsikret, da både Allan Baltersen og Jørgen Østergaard, i form af deres advokat praksis, havde ansvarsforsikringer. Side 2 af 8
Erik Lønne meddelte, at notatet ville blive fremsendt til samtlige kunder i region Nordjylland. 2.4 Markedsføring Bestyrelsen har godkendt Svanehusenes medieplan. Medieplanen skal drøftes og tilrettes. Orientering gives på mødet. Referat: Den tidligere godkendte medieplan for Svanehusene blev af økonomiske årsager sat i bero indtil næste møde. Mikki Frandsen adviserede, at folder om Svanehusene ville blive fremsendt ud til alle på ventelisten, og at der ville blive sat endnu et byggeplads skilt op på grunden, som ville vende ud mod Føtex indgangen, således at det var mere synligt fra begge indkørsler. 2.5 Styringsrapporter Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen vil vide, hvordan styringsrapporterne skal bruges. Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Mikki Frandsen gennemgik en styringsrapport og meddelte, at driftschefen ville skabe mere fokus på brugen af styringsrapporter ved at gøre dem mere bygnings relateret i forhold til at øge fokus på bedre vedligeholdelse af mange af bygningerne samt behovet for at øge henlæggelserne til dette. 2.6 Bekræftelse af selskabets navneændring Boligselskabet af 1964 i Hjørring kommune har ændret navn til Boligselskabet af 1964 i Hjørring. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter navneændringen. Referat: Bestyrelsen bekræftede navneændringen og ændringen tages op på næste repræsentantskabsmøde. Allan Baltersen gjorde opmærksom på, Side 3 af 8
at det var vigtigt, at navneændringen blev informeret ved samtlige offentlige instanser, herunder tinglysning. 2.7 Biografreklame Da biografreklamen skal fornys i indeværende år, skal det drøftes om biografreklamen skal fortsætte. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om biografreklamen skal fortsætte. Referat: Bestyrelsen besluttede, at biografreklamen skulle fortsætte. Det blev aftalt, at Annette Nørgaard undersøgte ved familien til afdød medlem af bestyrelsen, som deltager i reklamen, om de skulle have indsigelser mod dette. Mikki Frandsen afventer tilbagemelding før reklamen genbestilles. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Renate Hald meddelte, at det gik rigtigt godt i af. 19-01, Bellevue. Der var et godt samarbejde med kommunens Projekt Sund By Vest. De havde blandt andet fået 10.000 stk. hække planter, som beboerne selv havde været med til at plante. Kommunen havde også bevilliget en grill hytte i afdelingen. Mikkel Smidstrup meddelte, at det også gik godt i afd. 19-13, Buen. Det var blevet arbejdet meget med det tidligere fremsendt notat vedr. evt. renovering. Fredag den 7. december 2012 ville der være en termografering af afdelingen, som skulle belyse omfanget af fugt og kulde problematikken. Mikki Frandsen oplyste, at der var opstillet en ny og halvprofessionel opvaskemaskine i gildesalen. Dette var sket for at imødekomme et ønske fra bridgeklubben om kortere vasketider, men også for at sikre, at afdelingen ikke kom til at stå i den situation, at opvaskemaskinen ikke kunne leve op til veterinær styrelsens regelsæt for foreninger og virksomheder. I denne forbindelse havde regionskontoret for at fremme det gode samarbejde med bridgeklubben tilbudt samtlige 180 medlemmer 1 års gratis medlemskab af boligselskabet. Mikki Frandsen havde fremlagt for bridgeklubben, at regionskontoret gerne ville komme og fortælle om Boligselskabet af 1964 i Hjørring for at informere om vores boliger, og ikke mindst Svanehusene. Anja Severinsen meddelte, at der ikke var så mange aktiviteter i afd. 19-05, Klosterparken. Annette Nørgaard og John Kilden Nielsen oplyste, at man i afd. 19-31, Brænderigården, havde lavet et oplæg til indbydelser til afdelingsmøder. Annette Nørgaard udleverede en kopi af indbydelsen, og fortalte at det var Side 4 af 8
lavet ud fra inputs fra blandt andet Domeas landskonferrence. En af måderne var at omdøbe tidligere indkaldelser til indbydelser. Annette Nørgaard meddelte, at afd. 19-31, Brænderigården havde søgt Domeas kunstfond om midler til haveprojekt. 3.2 Afdelingernes henlæggelser i 2013 Huslejen stiger i afdelingerne på grund af de øgede henlæggelser. Hvordan gøres dette attraktivt på afdelingsmøderne?. Erik Lønne vil give en orientering på mødet. Referat: Mikki Frandsen fremviste regneark, hvoraf afdelingernes henlæggelser og saldi pr. 31.12.2011 fremgik. Alle afdelinger, men undtagelse af afd. 19-27, Nørre Alle og afd, 19-30, Christians Have, havde underskud. Mikki Frandsen fremviste et genoprettelses budget for afd. 19-31, Brænderigården. Heri kunne det ses, det var nødvendigt med en huslejestigning på 3,5 % for at regnskabet ville gå i 0. Såfremt der skulle lavet større henlæggelser og flere penge til forbedringer af bygninger, skulle det lægges 3,5 % yderligere i huslejestigning. Mikki Frandsen meddelte, at der i indeværende år var brugt 67.000 kr. på at udbedre skader efter rotter i afdelingen. Disse udgifter var ikke afsat i budgettet, og derfor var udgiften taget af de afsatte midler i budgettet til vedligeholdelse. Erik Lønne gjorde opmærksom på, at Domea anbefalede en henlæggelse på cirka 35.000 kr. pr. bolig eller som minimum 60 kr. pr. m2. Mikki Frandsen meddelte, at regionskontoret anbefalede at få lavet en 5-10 års genoprettelses plan for samtlige afdelinger i Boligselskabet. Særligt, når det kunne konstateres, at alle afdelinger havde underskud. Bestyrelsen besluttede, at der skulle laves genoprettelser for samtlige afdelinger, dog med undtagelse af dem, som kører i Landsbyggefonden. 3.3 Invitation til afdelingsmøderne Invitationer til afdelingsmøder skal gøres mere attraktive og imødekommende. Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Annette Nørgaard og John Kilden Nielsen oplyste, at man i afd. 19-31, Brænderigården, havde lavet et oplæg til indbydelser til afdelingsmøder. Annette Nørgaard udleverede en kopi af indbydelsen, og fortalte at det var lavet ud fra inputs fra blandt andet Domeas landskonferrence. En af måderne var at omdøbe tidligere indkaldelser til indbydelser. Side 5 af 8
3.4 Kontorhold og telefongodtgørelse Mikkel Smidstrup fra afd. 19-13 ønsker udbetalt kontorhold og telefongodtgørelse. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, der skal udbetales kontorhold og telefongodtgørelse. Referat: Mikki Frandsen fremviste besvarelse, skrevet af Domeas jurist, gående specifik på Mikkel Smidstrups ansøgning om godtgørelse. Efter oplægget forlod Mikkel Smidstrup lokalet, således bestyrelsen kunne træffe beslutning om ansøgning skulle gives. Bestyrelsen besluttede, at Mikkel Smidstrup ikke kunne bevilliges de ønskede godtgørelser. Mikkel Smidstrup kom tilbage til mødet og John Kilden kunne på bestyrelsens vegne meddele, at der var stor respekt for det arbejde, Mikkel udførte i afdelingen, men at det var besluttet ikke at vedtage de ønskede godtgørelser. 3.5 Huslejenedsættelse Prinsensgade, afd. 25, (19-11) Efter afslag fra Hjørring Kommune af renovering af afd. 19-25, anbefales det, at huslejen nedsættes med kr. 600,00 pr. lejemål (ungdomsboligerne) i Prinsensgade for stadig at være konkurrencedygtig. Det drejer sig om Prinsensgade 3A-E. Dags dato er 1 ungdomsbolig udlejet og 5 ledige. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om huslejenedsættelse på ungdomsboligerne på Prinsensgade. Referat: Mikki Frandsen fremlagde forslag til nedsættelse af husleje i samtlige lejemål i afd. 19-25, Prinsensgade. Bestyrelsen besluttede at nedsætte huslejen på ungdomsboligerne på Prinsensgade. 4 Nybyggeri 4.1 Svanehusene Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen var enig om, at 1. spadestik, som var afholdt tidligere på dagen, var forløbet rigtigt godt. Der havde været et godt fremmøde og en god stemning. Efterfølgende byggemøde havde også været et godt og konstruktivt møde. Det blev besluttet, at formand Jørgen Østergaard skulle kontakte T. Bidstrup, som er formand for Hjørring Kommunes kunstfond for at lave en ansøgning om et kunststykke, som skal placeres ved Svanehusene. Side 6 af 8
5 Renovering 5.1 Kollegieparken Orientering gives på mødet af byggeudvalget. Referat: Mikki Frandsen meddelte, at tidsplanen for udbedringsarbejdet forløb planmæssigt. Der var skabt en god og konstruktiv daglig korrespondance til de udførende. Dette havde gjort, at der rettidigt kunne indkaldes til udførelsen af 1 års gennemgang, med opstart den 4. december 2012. Mikki Frandsen meddelte, at ud fra driftschefens snubleliste i værste situation tidligere stod overfor en mere udgift i størrelsen af 5 mio,. kr., var den nu cirka 50.000 kr. pr. dags dato. Samtidigt stod boligselskabet ikke længere overfor en evt. voldgiftssag i forbindelse med udbedringsarbejderne. 6 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til tirsdag den 5. marts 2013 kl. 16.00 på Nordbovej. 7 Eventuelt Referat: Anja Severinsen meddelte, at hun havde opsagt sit lejemål i Klosterparken for at flytte ud til sin kæreste, medio februar 2013. Dette bevirker, at Anja udtræder af bestyrelsen ved udgangen af februar 2013. Anja Severinsen forespurgte om det var muligt at købe den computer, hun havde fået udleveret i forbindelse med posten som webredaktør. Det blev aftalt, at Mikki Frandsen skulle undersøge dette og vende tilbage til Anja Severinsen. For god ordens skyld, skulle det præciseres, at Annette Nørgaard var tiltrådt som formand i Boligselskabet af 1964 i Hjørring under Jørgen Østergaards orlov. Annette Nørgaard er tiltrådt som formand den 26. september 2012. Mødet foregik i god ro og orden. Det skal bemærkes, at Jørgen Østergaard ikke deltog i beslutning, grundet orlov og Mikkel Smidstrup ikke deltog i beslutningen af punkt. 3.4 og i øvrigt i var i lokalet under drøftelse og beslutning af punktet. Side 7 af 8
Domea Boligcenter Hjørring, den 11. december 2012 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Side 8 af 8