Oprettelse af foreningens hjemmeside Generelt Det er kun den/de person(er), der er tilmeldt som værende foreningens administrator(er) (superbruger), der kan arbejde med en grundejerforenings hjemmeside. Tilmelding af en administrator (superbruger) sker ved at foreningen ved den registrerede formand eller kasserer anmoder om, at den/de person(er) registreres som administratorer (superbrugere). Den øgede sikkerhed på dette område er for at undgå misbrug af hjemmesideområderne. Det er derfor vigtigt, at sekretariatet med sikkerhed kan konstatere, at anmodningen kommer fra foreningens bestyrelse. Når man er registreret som administrator (superbruger), vil man når man har logget ind på PL s internetplatform se et nyt menupunkt Administration. Det er under dette menupunkt, at man kommer ind bag facaden og kan arbejde med de sensitive arbejdsopgaver. Det, som man ser, når man er logget ind, svarer cirka til nedenstående skærmbillede.
Øverst står der Velkommen, Administrator. I stedet for den sorte boks, vil den enkelte bruger læse sit eget brugernavn og i stedet for Administrator se sit tildelte brugerniveau, der vil være Superbruger. Men velkommen til den overordnede bruger menu, der fremover vil blive kaldt Indeks. Det er fra dette Indeks, at man vælger netop den arbejdsfunktion, som man vil arbejde med, og det er til denne menu, at man til enhver tid kan vende tilbage ved at trykke på ordet indeks i den sti, der er vist i den øverste venstre del. Trykker man på hjemmesiden. i øverste højre hjørne, forlader man Indeks og vender tilbage til selve Sider Da vi i denne lektion skal arbejde med foreningens egen hjemmeside, skal du trykke på ikonet Sider. Skærmbilledet viser nu i stedet en såkaldt træstruktur over de sider, som man har adgang til som administrator/superbruger for den enkelte forening. PL har allerede fra starten lavet en slags dummy -opsætning med et antal af de mest anvendte sider i en forenings arbejde. Det er nu meningen, at du skal tilrette dem, således at de passer til netop din forening og med det indhold, som din forening ønsker, skal være på siderne. I det følgende har vi taget udgangspunkt i selve denne dummy-opsætning, men med tiden, vil de enkelte sider selvfølgelig være meget anderledes, efterhånden som jeres forening får tilrettet siderne.
Denne eksempel- hjemmeside er for foreningen Demo arbejdssider. Når du er logget ind, vil du dog i stedet se en træstruktur med din forenings navn på. Hvis ikke så kontakt sekretariatet. Den overordnede side har en række underordnede sider. Her tænkes på vedtægter, kontingent, bestyrelse mv. Teksterne på disse sider kan selvfølgelig ændres på samme måde som det blev gjort for foreningens navn. Desuden kan der oprettes nye sider og undersider. Grafikken Hvis der er et plus i en boks til venstre for et sidenavn (f.eks. ud for siden bestyrelse), betyder det, at der er yderligere underordnede sider under denne side. Hvis man klikker på plusset, vil man se disse sider. Grafikken Disse tegn angiver 3 muligheder for at gøre noget ved siden. En grøn knap viser, at denne side er udgivet og altså kan ses af de personer, der har tilladelse til det. (Vi ser senere nærmere på funktionaliteten af tilladelser og hvordan man foretager en udgivelse ). Det modsatte er en rød knap, der altså viser, at hey, jeg er ikke færdig med denne side, så der er ingen grund til at andre skal kunne se, hvad jeg har lavet indtil nu. Bemærk: Hvis den overordnede side ikke er udgivet endnu, så vil ingen af de underordnede sider være synlige også selv om de er markeret med en grøn knap. DET RØDE KRYDS BETYDER SLET SIDEN... så pas på med, hvad du gør.
Blyanten (rediger side) benyttes til at redigere den enkelte sides indhold med og det er den, som skal benyttes i første omgang. Tryk på blyanten ud for den mest overordnede side (den, der har fået din grundejerforenings navn), så ser du denne side: Øverst er selve menuen til siden: Det er ved at trykke på ordene, at du kan ændre opsætning af: Sideindstillinger, Adgang/visning, Tema/Layout, Indhold og Publicér. Sideindstillinger Det er på denne side, at man vælger, hvilken type side, der er tale om (Modul). Da vi lige nu arbejder med foreningens hovedforside, så skal denne være sat til Sider. Arbejder man med andre sider (de underordnede), kan man nogle gange have fordel af at benytte de andre muligheder: Aktiviteter, Artikler, Brugerliste, Dokumentsamling, Foreninger, Indholdsklon, Sider, Sitemap, Vis menu som liste).
Titel: Der er her man (også) kan ændre sidens navn (til foreningens navn). Subdomæne og Portal benyttes kun af PL til særlige tilfælde, hvor en forening ønsker en henvisning til en ekstern webadresse. Disse punkter skal således ikke benyttes af foreningernes administratorer. Adgang/Visning Det er på denne side, at du som administrator bestemmer, hvem, der skal kunne se den enkelte side på hjemmesiden. Der er flere forskellige valgmuligheder: Kun for admin: Dette betyder, at det kun er administrator, der kan se siden. Det kunne tænkes, at en forening har mere end en administrator og at man lavede f.eks. en særlig underside til, at netop disse personer kunne have et privat forum til udveksling af tanker og ideer med f.eks. hjemmesiden. For alle: Dette betyder, at sidens indhold kan ses af alle, hvad enten det er medlemmer af grundejerforeningen, der er logget ind, eller tilfældigt nysgerrige personer på internettet. For brugere: Dette betyder, at det kun er den enkelte grundejerforenings egne medlemmer, der er logget ind, der kan se indholdet af siden. For gruppe: Ligesom man kan lave en forum side for admin, kan man også lave det for forskellige grupper indenfor grundejerforeningen. Man kan f.eks. lave en gruppe for haveudvalg, festudvalg, legepladsudvalg, bestyrelse mv. Det vil så kun være den eller de valgte grupper, der vil kunne se den pågældende side.
For at kunne indsætte en gruppe, skal denne først oprettes. Sådan laver du en gruppe (for dem, der er interesseret i det ellers spring punktet over) 1. Tryk på ordet Indeks i øverste venstre hjørne. 2. Tryk på ikonet Brugere. 3. Tryk på ikonet Opret gruppe Du skulle nu se følgende skærmbillede (beskåret i det viste):
4. Tryk på knappen Søg (cirka midt i billedet). Boksen Søgeresultat vil nu vise alle medlemmerne i grundejerforeningen. 5. Tryk på et navn, der ønskes tilføjet din gruppe og tryk på knappen Tilføj -->. 6. Gentag dette indtil du har de brugere, du ønsker i den pågældende gruppe. 7. I boksen Titel foroven skal du navngive din gruppe. 8. I boksen Beskrivelse kan du lave en kort beskrivelse af den/de arbejdsopgaver, som gruppen relaterer sig til. 9. I dropdown menuen Kategori vælger du, hvilken type gruppe, der er tale om. Som grundejerforening vil du kun have brug for at vælge mellem enten bestyrelsesgruppe og diverse gruppe. (Foreningsmedlemsgruppe er den gruppe, som foreningens medlemmer allerede er tilmeldt ved indmeldelsen dette behandles i øvrigt i brugervejledningen: Medlemsadministration). 10. Bemærk: Når du er færdig med at navngive, beskrive, kategorisere og befolke din gruppe, skal du trykke på disketten i øverste højre hjørne (det er gem knappen). Glemmer du dette, så husker systemet ikke, og så er det go-to-forfra. 11. Tryk på ordet Indeks i øverste venstre hjørne for at komme tilbage til Indeks. 12. Vælg sider. 13. Tryk på blyanten ud for den side, som du ville tilknytte gruppen til.
14. Vælg Adgang/visning. 15. Sæt Adgang til For gruppe 16. Tryk på knappen Søg. 17. Tryk på den eller de ønskede grupper og tryk på knappen Tilføj --> 18. Afslut med at trykke på (ellers glemmer systemet). Tillykke. Du har nu tilknyttet nogle grupper til en side, således at det kun er medlemmer af disse grupper, der vil kunne se den pågældende side. Bemærk: Hvis du vil fjerne grupper fra at se den pågældende side, så klikker man blot på den gruppe, der skal fjernes, og trykker på knappen <-- Fjern og derefter på. Men dette var et sidespring, så sæt i stedet Adgang til For brugere eller Kun for admin for nu skal vi til at designe selve siden. Tema/Layout Først skal vi have fortalt systemet, hvorledes vi ønsker at hjemmesiden overordnet skal se ud. Dette gøres via såkaldte templates (sideskabeloner) og temaer (indholdet af sidens øverste billeddel). Som Template kan der vælges mellem Default og PL design. Brug som standard PL design. Som tema kan vælges enten et af de allerede oprettede eller man kan lave sit eget tema. Det kan f.eks. være, at man har et meget kønt, lokalt motiv, som man gerne vil have skal være billede på foreningens sider, men faktisk kan man oprette et tema til hver enkelt side, hvis man har tålmodigheden til det. Sådan laver du dit eget tema (for dem, der er interesseret i det ellers spring punktet over)
Bemærk: For at kunne lave eget billedtema skal man have et billede, der helst skal have formatet: Bredde 960 pixel, højde 143 pixel (systemet foreskriver max. bredde 1000 pixel, højde 163 pixel). Vær opmærksom på, at mange normale billeder typisk vil se forkerte ud i dimensionerne, såfremt man bare trækker eller skrumper dem til dette format. Det er derfor typisk den bedste ide, at man sakser et stykke i den rette dimension ud af et billede, således at man undgår at ændre på højde/bredde forholdet. 1. Gem dit billede på computeren, hvor du nemt kan finde det, f.eks. på skrivebordet. Nu skal vi have uploaded billedet til portalens server. 2. Tryk på ordet Indeks i øverste venstre hjørne for at komme tilbage til menuen Indeks. 3. Tryk på ikonet Filer 4. For ikke at få alle filer i en stor pærevælling er det en god ide at oprette en ny mappe til billeder. Det gøres ved at trykke på ikonet Opret ny mappe. Navnet på Ny mappe kan ændres til f.eks. Temabilleder ved at trykke på teksten og skrive det, som du ønsker og trykke enter. 5. Tryk på det gule felt til venstre for din billedmappe, så området rundt om teksten bliver blå. 6. Tryk på ikonet Upload fil.
7. Tryk på knappen Gennemse... og find den fil, som du gemte på skrivebordet. 8. Tryk på knappen Upload fil, når du har valgt filen. Din mappestruktur vil nu vise, at filen ligger i mappen. Herefter skal vi have indsat billedet i vores nye tema. 9. Tryk på ordet Indeks i øverste venstre hjørne for at komme tilbage til menuen Indeks. 10. Tryk på ikonet Temaer. 11. Tryk på ikonet Opret tema.
12. Giv temaet en titel i feltet Titel. 13. Tryk i det hvide felt ud for Top banner. 14. Benyt File browser til at finde din uploadede fil og tryk så på filen for at vælge den. (hvis du har gjort det som vi har beskrevet, vil billedet ligge i den mappe, der kommer frem, når du trykker på fanen Portalens filer. 15. Tryk på Opret tema for at gemme. Hvis du ikke gemmer, glemmer systemet, når du forlader siden. Tillykke. Du har nu oprettet dit eget tema med det navn, som du skrev i feltet Titel. Hvis du går tilbage og læser punktet om valg af tema, kan du nu indsætte dit eget tema i stedet for PL s.
Indhold Det er under dette menupunkt, at du rent faktisk sætter dine informationer og billeder ind på hjemmesiden. På den skabelon, som PL har oprettet til din forening, er der i forvejen indsat en række bokse og en del tekst med vejledninger. Der er ingen der siger, at det er netop denne skabelon, som I skal bruge. Systemet råder over nogle andre præ-definerede skabeloner, men man skal vide, at hvis man vælger en af disse, så vil det slette de tekster mv., som PL har lagt ind. Den vigtigste del af arbejdsområdet er værktøjsmenuen. Som det ses er der en lang række værktøjer til rådighed. For en stor dels vedkommende, kendes tilsvarende fra tekstbehandlingsprogrammer. Dette er ikke overraskende, idet opbygningen af dine sider sker som det, man populært kalder WYSIWYG (What You See Is What You Get). For de personer, der kender mere til programmering, kan man trykke på knappen Kilde, idet man så kan se kodningen bag siden. Vi kan ikke anbefale, at man roder med dette, uden at have særligt kendskab. Det arbejdsbord, som man har til rådighed har en bredde af 668 pixels. I praksis betyder dette, at hvis man overskrider denne grænse, så kommer resultatet ikke til at se pænt ud. Så hvis du indsætter tabeller, billeder eller andet, så må den samlede bredde på elementerne altså ikke overstige 668 pixels.
Tabeller For at oprette en tabel på siden, skal du først sætte din curser på den linje af siden, hvor du vil have tabellen. Du opretter selve tabellen ved at trykke på ikonet Indsæt/rediger tabel. Dette giver adgang til en ny menu, hvor du definerer, hvor stor denne tabel skal være, og hvorledes den ellers skal se ud. Rækker/Kolonner: I det viste eksempel er tabellen sat op til at bestå af 3 vandrette rækker og 2 lodrette kolonner. Bredden er default sat til 200 pixels (men kan selvfølgelig justeres). Headers giver mulighed for at sætte en overskrift på første række, første kolonne eller begge (benyttes sædvanligvis ikke). Rammebredde er definitionen af den væg, der er rundt om tabellen og dens celler altså en stregtykkelse. Justering fastsætter, hvorledes indholdet generelt skal justeres i cellerne. Dette kan i praksis drille noget, men senere kan man justere hver enkelt celle, således som man vil have det, såfremt drillenissen kommer forbi. Celleafstand/cellemagen giver mulighed for at sprede celler fra hinanden. Titel udfyldes, hvis man vil have, at tabellen skal vises med en overskrift. Når egenskaberne er sat op til ens tilfredshed, kan man trykke på knappen OK - og bare rolig du kan altid ændre på opsætningen efterfølgende. Tilretning af oprettede tabeller
Celler i tabeller kan flettes eller opdeles efter forgodtbefindende, ligesom man kan tilføje eller fjerne række og kolonner og som nævnt kan man formattere hver enkelt celle efter eget ønske. For at kunne gøre dette, skal man sætte sin cursor et sted i regnearket og klikke på højre musetast. Så kommer denne menu frem: Celle: Her kan man finjustere den celle, som man har sat sin cursor i. Man kan som det ses indsætte celler før/efter, slette celler eller dele celler vandret/lodret. Egenskaber for celle giver adgang til at tilrette formatteringen for selve cellen. Række: Her kan man finjustere den aktuelle række (vandret).
I praksis betyder det, at man kan indsætte yderligere rækker enten før eller efter den række, som man står i, eller man kan slette rækken. Kolonne: Her kan man finjustere den aktuelle kolonne. I praksis betyder det, at man kan indsætte yderligere kolonner enten før eller efter den kolonne, som man står i, eller man kan slette kolonnen. Slet tabel: Bør benyttes med varsomhed :-). Har dog sin anvendelse, hvis det går helt i kage og man ønsker at starte forfra. Egenskaber for tabel: Her sættes egenskaber for hele tabellen (på samme måde som da tabellen blev oprettet).
Brug af links Ved hjælp af ikonerne Tilføj link og Fjern link, kan man tilføje/fjerne links til artikler, dokumentsamlinger, eksterne webadresser etc. etc. For at indsætte et link, skal man først placere sin cursor på den position eller markere den tekst, som man vil tilknytte linket. Tryk derefter på Tilføj link.
I boksen betegnet url, skal nu fremgå den sti, som udgør linket. Hvis du skal linke til noget eksternt, skal stien hedde noget med http://www.(den nærmere adresse). Ved at benytte fanebladene kan du klikke dig frem til filer, billeder, dokumenter mv., der ligger på selve portalen og som måtte være tilgængelige for dit brugerniveau. Det kunne f.eks. være en fil, som du selv har uploaded til portalen. Når du har trykket på filen, indsættes stien automatisk i feltet url og du kan trykke på knappen OK. Herefter skifter skærmen tilbage til dit arbejdsbord og linket er indsat på den ønskede plads. Hvis man har fået lavet et link, som man fortryder, kan markere den tekst, som linket ligger bag og dernæst trykke på ikonet Fjern link. Indsætte billeder Hvis du vil indsætte dine egne billeder, så kræver det, at du først har uploaded billederne til portalen. Du kan læse vejledningen Filer (modulet Administration ) under menupunktet Sådan gør du... for at lære om, hvordan du uploader filer. I det følgende går vi ud fra, at billedfilerne allerede er uploaded til portalen. Find det sted på arbejdsbordet, hvor du vil indsætte billedet. Det kan enten være på selve arbejdsbordet eller det kan f.eks. være i en celle i en tabel. Uanset hvad, så klik med cursoren der. Tryk på ikonet Indsæt billede. Herefter skal du vælge placeringen for den fil, der er dit billede, hvilket sandsynligvis er en mappe under fanen Portalens filer. Når du har klikket på dit billede, skal du huske at sætte størrelsen for billedet, inden du trykker på knappen OK. Det kan selvfølgelig ændres senere, men det er lettere at gøre her og nu. Fanen Dine filer refererer til de filer, som du måtte have uploaded til din private mappe under hovedmenupunktet Min portal. Bemærk: At ligesom der kan sættes rettigheder til at se bestemte sider, således skal der også sættes rettigheder for dokumenter, billeder og andre filer. Hvis du derfor ikke har sat rettighederne korrekt for dit billede, da du uploadede det, så kan det for nogen blot blive et blankt område selv om du selv udmærket kan se billedet. Så hvis der er nogen, der siger, at de har problemer, så skal du se på rettighederne.
Nye sider og undersider Hvis man husker starten af denne lektion, så vil man huske, at der var en oversigt over siderne i den af PL opdatte dummy. Det blev også omtalt, at man kunne lave sine egne sider og sine egne undersider, og det er det, som vi skal kigge nærmere på nu. Til højre for oversigten finder man en værktøjsboks. Denne indeholder to værktøjer, hvor det kun er det ene, der normalt benyttes, idet blyanten svare til den, der står ved oversigten. Hvis man vil indsætte en ny side, så venstre klikker man med musen på sideikonet i værktøjsboksen, og mens man bliver ved med at holde museknappen trykket ned, trækker man ikonet til den plads i strukturen, hvor man gerne vil have en ny side. Herefter slipper man museknappen og trykker een gang. Herefter kommer denne menu frem, hvor man vælger den nærmere placering af den nye side. Disse to punkter skal forstås på den måde, at hvis man vælger: Opret nye side under dette punkt så indsættes siden som en underside (underordnet niveau) til den side, som man har sat side-ikonet på. Opret ny side i samme niveau ved siden af dette punkt så indsættes siden lige nedenfor den side (samme niveau), som man har sat side-ikonet på.
Det kan anbefales, at man leger lidt med dette, idet de oprettede sider jo blot kan slettes igen ved at trykke på det røde kryds. Når den/de ønskede side/sider er oprettet, skal de hver især sættes op og tildeles rettigheder mv. ligesom beskrevet ovenfor. Hvis man ikke foretager sig noget, så vil de arve rettighederne fra den side, der umiddelbart er overordnet. Bemærk at nye sider aldrig vil være udgivet, men altid offline se f.eks..