Indhold 3 Outlook 2007...5 Tilpas Post-sektionen...8 Læs vedhæftede filer direkte i læseruden...11 Post-sektionen...13 Skriv en ny mail...15 Ikke til stede-assistenten...19 Spamfilteret...21 Find den mail...23 Regler...26 Prioriter og kategoriser mails, opgaver og aftaler...28 Kalender-sektionen...31 Opgavehåndtering...40 Kontaktpersoner...44 Outlook Web Access...46 Produceret fot PeopleNet A/S baseret på originalmanuskript af Benny Christen Grandahl
Outlook 2007 Så snart du åbner Outlook 2007, ser du en samlet visning af mail, aftaler og opgaver. Det giver et rigtigt godt overblik over de opgaver, aftaler og anden kommunikation, du skal nå i dag. Hvilke aftaler har du, hvilke opgaver har du planlagt at løse, og hvilke mails venter i indbakken. Alt det kan du overskue i ét og samme vindue. Yderst til højre i programvinduet ses opgavepanelet. Det indeholder en månedsoversigt, de næste tre aftaler i kalenderen og din opgaveliste. Opgavepanelet kan ligesom navigationsruden til venstre klappes ind, så det kun fylder en smal stribe i programvinduet. Derved er det muligt stadig at kunne læse mails i fuld visning i læseruden, selvom du ikke har en særlig stor skærm. Du kan klappe navigationsruden sammen, så der bliver meget mere plads til at læse mails direkte i indbakken. Bemærk også, at den vedhæftede fil kan læses direkte i læseruden ved at klikke en enkelt gang på den vedhæftede fil. Introduktion til Outlook 2007-5
Overblik Overblik over hele din dag Den samlede visning af mails, aftaler og opgaver i Microsoft Office Outlook 2007 giver et meget bedre overblik over, hvad du skal nå i dag. Navigationsruden I Mappeliste-ruden øverst i Navigationsruden har du overblik over alle de mapper, din Outlook indeholder. Hele Navigationsruden kan klappes sammen ved at klikke på <<-knappen øverst til højre i ruden. Så får du mere plads til indbakken og læseruden. Foretrukne mapper Du kan oprette genveje til de mapper, du oftest bruger i Foretrukne mapper-ruden øverst i navigationsruden. RSS-kilder Du kan abonnere, læse og administrere RSS Feeds direkte i Outlook. Det gør det lettere at overskue alle de nyhedskilder, du følger med i. Sektionsknapper Du skifter mellem de forskellige sektioner i Microsoft Office Outlook 2007 ved hjælp af knapperne nederst i navigationsruden. 6 - Introduktion til Outlook 2007
. Opgavepanelet Opgavepanelet er en nyhed i Outlook 2007. Øverst har du en månedsoversigt over indeværende og eventuelt flere måneder samt en liste over de nærmeste aftaler, du har i din kalender. Nederst i Opgavepanelet finder du en liste over dine opgaver. Ligesom navigationsruden kan Opgavepanelet klappes sammen ved at klikke på >>-knappen. Indstillinger for opgavepanel Højreklik på overskriften i Opgavepanelet, og vælg Egenskaber. Så åbnes Indstillinger for opgavepanel-dialogboksen, hvor du kan vælge hvor mange måneder, der skal vises i månedsoversigten, hvor mange aftaler der skal vises, og om der skal vises en opgaveliste nederst i Opgavepanelet. Opgavelisten Opgavelisten er som standard grupperet efter forfaldsdato, så opgaver der forfalder i dag eller i morgen, står øverst i listen. Hver enkelt opgave eller mail kan markeres med både et opfølgningsflag (vises som et lille flag) og en kategori (vises som en farvet firkant), så det er nemt at bevare overblikket over opgaver og mails samt deres tilhørsforhold. Introduktion til Outlook 2007-7
Den sammenklappede navigationsrude indeholder genveje til de mapper, der er tilføjet Foretrukne mapper-ruden øverst i navigationsruden samt knapper til de enkelte sektioner i Outlook: Indbakke, Kalender, Kontaktpersoner, Opgaver og så videre. Når navigationsruden er klappet sammen, kan du åbne mappelisten ved at klikke på Navigationsrude-knappen øverst i den sammenklappede navigationsrude. Har du brug for en af de andre mapper i mappelisten, klikker du bare på Navigationsrude-knappen øverst, så åbnes en ny, flydende rude med den komplette mappeliste. Her kan du så vælge den mappe, du har behov for. Så snart du har klikket på mappen eller klikker uden for ruden, lukkes den igen, så den ikke tager unødig plads op i programvinduet. Derved har du altid adgang til alle dine mapper, selv om navigationsruden er klappet sammen. Tilpas Post-sektionen Udover muligheden for at tilpasse visningen af Indbakke-mappen og læseruden kan du også tilpasse indholdet af både navigationsruden til venstre og opgavepanelet til højre. På den måde kan du opbygge den visning af mails, opgaver og aftaler, der giver dig det bedste overblik. Tilpas Mappeliste-ruden Du kan føje de vigtigste mapper til Foretrukne mapper-ruden øverst i mappelisten ved at højreklikke på en mappe og vælge Føj til Foretrukne mapper i genvejsmenuen eller ved simpelthen at trække mappen op i Foretrukne mapper-ruden. De mapper der ligger i Foretrukne mapper-ruden, vises som knapper i den sammenklappede udgave af mappelisten. 8 - Introduktion til Outlook 2007
Du kan bestemme antallet af knapper i bunden af navigationsruden ved at trække skydeknappen lige over Postsektionen op eller ned i navigationsruden. Det giver mere eller mindre plads til visningen af mappelisten i den udklappede version af navigationsruden og visningen af foretrukne mapper i den sammenklappede version af navigationsruden. Du kan også ændre på antallet af knapper i bunden af navigationsruden ved at klikke på Liste-pilen nederst i navigationsruden. Fra genvejsmenuen kan du også åbne de sektioner, der ikke vises som knapper, ligesom du kan tilføje eller fjerne knapper og ændre rækkefølgen på knapperne ved at vælge Indstillinger for navigationsrude. Tilpas opgavepanelet Som allerede nævnt har du mulighed for at tilpasse visningen i opgavepanelet. Du kan vælge hvilke sektioner, ruden skal indeholde samt hvor mange emner, der skal vises i de enkelte sektioner. Du kan føje de vigtigste mapper til Foretrukne mapperruden øverst i mappelisten ved at højreklikke på en mappe i mappelisten og vælge Føj til Foretrukne mapper i genvejsmenuen. Du kan også bare trække mappen op i Foretrukne mapper-ruden. De mapper der ligger i Foretrukne mapper-ruden, vises også i den sammenklappede udgave af mappelisten. Højreklik på titellinjen i opgavepanelet. Så åbnes en genvejsmenu, hvor det er muligt at vælge hvilke sektioner, ruden skal indeholde og hvor mange emner, der skal være i de enkelte sektioner. Vil du have mere plads til visningen af de næste aftaler og opgavelisten, kan du fravælge månedsoversigterne i toppen. Omvendt kan det give god mening at få vist månedsoversigten for indeværende og næste måned. Dobbeltklikker du på en dato, åbnes kalenderen for den pågældende dag nemlig, ligesom de dage hvor du allerede har aftaler, vises med fed skrift. Det gør det lettere hurtigt at planlægge et nyt møde og få sat det ind i kalenderen. Introduktion til Outlook 2007-9
Trin for trin Tilpas opgavepanelet Vælg selv hvor mange måneder og kommende aftaler, der skal være i opgave-panelet yderst til højre i Outlook-vinduet. 1. Højreklik på opgavepanelets titellinje øverst til højre i Outlook-vinduet. I genvejsmenuen kan du vælge hvilke sektioner, der skal være synlige samt tilpasse indstillingerne for de enkelte sektioner. 2. Vælg Indstillinger for at tilpasse indstillingerne. Så åbnes Indstillinger for opgavepanel-dialogboksen hvor du kan vælge hvor mange måneder, der skal vises i månedsoversigten samt hvor mange kommende aftaler, der skal vises i midten af opgaveruden. 3. Længden på opgavelisten nederst i opgaveruden bestemmes af hvor mange måneder og hvor mange kommende aftaler, der er valgt. Jo flere, jo mindre plads bliver der til opgavelisten. Hvor mange måneder der skal være i månedsoversigten og hvor mange kommende aftaler, der skal vises, vælges ved at højreklikke på opgavepanelets titellinje og vælge Indstillinger. I Indstillinger for opgavepanel-dialogboksen indtaster du dine valg, der samtidig har betydning for, hvor lang opgavelisten bliver nederst i ruden. Andre visninger i Mail-sektionen Du kan tilpasse den måde, nye og eksisterende mails vises og grupperes på i Post-sektionen. Det gøres via Vis-menuen Aktuel visning. Farv mails fra bestemte afsendere Du kan også stadig farve teksten i de enkelte mails i indbakken, så f.eks. mails fra vigtige kontaktpersoner skrives med rød eller en anden farve tekst. Det opstilles via Organisering af Indbakke-ruden, 10 - Introduktion til Outlook 2007
Ruden åbnes ved at vælge Funktioner-menuen Organiser. Opret en ny regel Opsætningen af regler er blevet meget nemmere, da du kan oprette en ny regel ved at højreklikke på mailen og vælge Opret regel fra genvejsmenuen. Mere om Skift visning i Post-sektionen Sådan ændrer du visningen af meddelelser i Indbakke-ruden. Du kan ændre den måde, meddelelser, opgaver og andre informationsemner bliver vist på i de enkelte sektioner. For at ændre visningen i en sektion vælger du Vis-menuen Aktuel visning og så den visning, du ønsker at benytte i undermenuen. De fleste af visningerne fjerner læseruden. Den kan du få vist igen ved at vælge Vis-menuen Læserude og vælge en placering af læseruden. Vil du f.eks. se de første linjer af hver mail i meddelelseslisten, vælger du Meddelelser med autoindhold. Så vises de første par linjer af teksten i alle de mails, der ikke er blevet åbnet endnu. Du kan også vælge at begrænse visningen af mails til dem, du har modtaget inden for den seneste uge (De sidste syv dage), eller de mails du ikke har fået læst endnu (Ulæste meddelelser i denne mappe). Du kan også få sorteret meddelelseslisten efter hvilken mailadresse, de enkelte mails er sendt til (Sendt til). Det kan være smart, hvis du lynhurtigt vil frasortere meddelelser fra mailinglister og mails, hvor du kun står som modtager i CC-feltet. Arranger meddelelser Vil du ændre på den måde, meddelelserne i Indbakkemappen er arrangeret, vælger du i stedet Vis-menuen Arranger efter og vælger, om du vil have meddelelserne arrangeret efter Dato (standard), Samtale, Fra, Til, Kategorier eller nogle af de andre valgmuligheder. Du kan ændre den måde, meddelelserne er arrangeret på ved at klikke på Arrangeret efter-knappen øverst i Indbakke-mappen. Så åbnes en genvejsmenu med de samme valgmuligheder som i Vis-menuen Arranger efter. Vil du ændre sorteringsrækkefølgen i Indbakke-mappen, klikker du på Nyeste øverst-knappen øverst i Indbakke-mappen. Så ændres sorteringen til Ældste øverst. Du kan ændre sorteringsrækkefølgen igen ved at klikke på kolonneoverskriften på ny. Introduktion til Outlook 2007-11
Vedhæftede dokumenter vises direkte i læseruden, så snart du klikker på dem i listen over vedhæftede filer øverst i læseruden. Vil du tilbage til meddelelsen igen, klikker du bare på Meddelelse-knappen. Læs vedhæftede filer direkte i læseruden En virkelig effektiviserende nyhed er muligheden for at læse Office-dokumenter og en lang række andre almindeligt forekommende filer, som f.eks. PDF-dokumenter, billedfiler og lignende, direkte i læseruden i Indbakke-mappen uden at skulle åbne det program, der normalt benyttes til at læse dokumenterne i. Du læser et vedhæftet dokument i læseruden ved at klikke på det i listen over vedhæftede dokumenter øverst i læseruden lige under oplysningerne om afsender og emne for mailen. Så åbnes dokumentet, præsentationen, regnearket eller hvad det nu måtte være direkte i læseruden. Du slipper for at vente på, at det tilhørende program først skal åbne og skal ikke forlade Outlook for at skimme dokumenterne igennem. 12 - Introduktion til Outlook 2007
Post-sektionen Du finder de mails, du modtager, i Post-sektionen. Du åbner Post-sektionen ved at klikke på Postknappen i knappanelet nederst i navigationsruden til venstre i programvinduet. Som standard vises Indbakke-mappen, men Postsektionen består af alle de mapper, du kan se i mappelisten midt i navigationsruden. Kan du ikke se mappelisten, klikker du på >>-knappen lige over Navigationsrude-knappen. Som standard finder du mapperne Indbakke, Kladder, RSS-kilder, Sendt post, Slettet post, Udbakke, Uønsket e-mail og Søgemapper samt eventuelt en række arkivmapper nederst i Postmapper-ruden. Lige over Postmapper-ruden og øverst i navigationsruden finder du Foretrukne mapper-ruden. Den indeholder genveje til de mest anvendte postmapper. Minimerer du navigationsruden, er det disse mapper, der vises som knapper nederst i den smalle udgave af navigationsruden. Du kan tilføje mapper til Foretrukne mapper - ruden ved simpelthen at klikke på den mappe i Postmapper -ruden, du ønsker at føje til Foretrukne mapper-ruden og derefter trække den op i Foretrukne mapper-ruden og slippe mappen der. Så oprettes der en ny genvej til den pågældende mappe. Opret en ny mappe Det kan være en fordel at oprette en eller flere undermapper til Indbakke-mappen, f.eks. en mappe for hvert af dine arbejdsområder eller en mappe til nyhedsbreve. Så kan du trække de meddelelser, der har noget med det pågældende arbejdsområde at gøre ned i den pågældende undermappe. Du Introduktion til Outlook 2007-13
kan også automatisere denne proces ved hjælp af regler, så meddelelser automatisk lægges over i de rigtige mapper, så snart de ankommer til din indbakke. Giv den nye mappe et navn i Navn-feltet, og vælg hvilke emner mappen skal i Mappen indeholder-feltet. Kontrollér eventuelt i Vælg, hvor mappen skal placeres-listen, at mappen nu også oprettes der, hvor du gerne vil have den. For at oprette en ny mappe højreklikker du på Indbakke-mappen i Postmapper-ruden i navigationsruden og vælger Ny mappe i genvejsmenuen. Så åbnes Opret ny mappe-dialogboksen, hvor du giver den nye mappe et navn i Navn-feltet, og vælger hvilke emner mappen skal indeholde i Mappen indeholder-feltet. Kontrollér eventuelt i Vælg, hvor mappen skal placeres-listen, at mappen nu også oprettes der, hvor du gerne vil have den. Læs en modtaget mail Du kan altid se, hvornår der er kommet nye meddelelser i indbakken. Navnet på mappen skrives med fed skrift, så snart der er ankommet en ny mail, og antallet af nye meddelelser vises i en parentes lige efter mappenavnet i Postmapper-ruden i navigationsruden. Du kan læse hele den modtagne mail ved at markere den i Indbakke-mappen til venstre og læse meddelelsen i læseruden til højre. Eventuelt vedhæftede filer kan som sagt læses direkte i læseruden ved at klikke på filnavnet i listen over vedhæftede filer øverst i læseruden. Klik på Besvar-knappen for at svare afsenderen eller på Svar til alle-knappen for at sende svaret til alle de modtagere, der har fået meddelelsen. Klik på Videresend-knappen for at videresende den markerede meddelelse til en anden modtager. Besvar en mail Vil du besvare en mail, du har modtaget i Indbakkemappen, markerer du den i meddelelseslisten til venstre og klikker på enten Besvar-knappen for at svare afsenderen eller på Svar til alle-knappen for at sende svaret til alle de modtagere, der har modtaget meddelelsen enten direkte eller i kopi. 14 - Introduktion til Outlook 2007
Så åbnes Meddelelse-vinduet. Her kan du skrive svaret på meddelelsen og sende det til de angivne modtagere i Til- og CC-felterne ved at klikke Sendknappen. Meddelelse-vinduet gennemgås nærmere lidt senere i dette materiale. Videresend en mail Du videresender en mail ved at markere den i meddelelseslisten til venstre og klikke på Videresendknappen i værktøjslinjen øverst i programvinduet. Så åbnes Meddelelse-vinduet. Her kan du skrive din besked til modtageren og skrive mailadressen på modtageren i Til-feltet. Klik på Send-knappen for at sende meddelelsen. Meddelelse-vinduet gennemgås nærmere lidt senere i dette materiale. Skriv en ny mail Vil du oprette og sende en ny mail, klikker du på Ny-knappen yderst til venstre i værktøjslinjen øverst i Microsoft Outlook-vinduet. Så åbnes Meddelelse-vinduet. Det anvender den nye bånd-baserede brugergrænseflade fra Microsoft Office Word 2007. Skriv mailadressen på modtageren i Til-feltet. Klik på Send-knappen for at sende meddelelsen. Her kan du skrive din besked til modtageren. Introduktion til Outlook 2007-15
Overblik Meddelelses-vinduet Sådan komponerer du en ny mail i Microsoft Office Outlook 2007 og vælger modtagere fra Kontaktpersoner-mappen. Angiv adressen Angiv mailadressen i Til-feltet, eller klik på Til-knappen for at åbne Kontaktpersoner-dialogboksen, hvor du kan slå mailadressen op i et af de adressekartoteker, du har adgang til. Båndet Ved hjælp af fanerne på båndet kan du bl.a. formatere teksten, vedhæfte filer, indsætte billeder og indsætte signatur i mailen. Vedhæft filer Klik på Vedhæft fil-knappen i Inkluder-gruppen på Meddelelse-fanen for at vedhæfte et dokument til den mail, du er ved at sende. Signatur Du kan indsætte din signatur i en mail ved at klikke på Signatur-knappen i Inkluder-gruppen på Meddelelse-fanen og vælge den signatur i menuen, du ønsker at indsætte. Du kan oprette en ny eller tilpasse en passende signatur ved at vælge Signaturer nederst i Signatur-menuen. 16 - Introduktion til Outlook 2007 Slå modtagerne op i Kontaktpersoner Markér den eller de modtagere, der skal have mailen, i listen øverst i Kontaktpersoner-dialogboksen, og klik på Til-, CCeller BCC-knapperne nederst i dialogboksen for at tilføje den eller de markerede kontaktpersoner til enten Til-, CC- eller BCC-feltet. Du kan skifte mellem de forskellige tilgængelige adressekartoteker i Adressekartotek-feltet øverst til højre i Kontaktpersoner-dialogboksen. Når du er færdig med at slå modtagernes mailadresser op i Kontaktpersoner-dialogboksen, klikker du på OK-knappen for at lukke dialogboksen igen. Personer, distributionslister og ressourcer I Kontaktpersoner-dialogboksen finder du tre former for kontaktpersoner. Der er de almindelige kontaktpersoner, der oftest vil være dine kollegaer eller eksterne personer. Derudover finder du også distributionslister, der er grupper af kontaktpersoner, f.eks. alle medarbejdere i en afdeling, og endelig finder du også ressorucer, som f.eks. mødelokaler og projektorer. Ressourcerne kan f.eks. anvendes i forbindelse med mødebookninger. Når du indkalder til mødet, kan du samtidig reservere et mødelokale ved at medtage ressourcen i mødeindkaldelsen.
Angiv modtagere Du kan skrive mailadresserne på modtagere af mailen i Til- og/eller CC-feltet. Du kan også slå modtagernes mailadresser op i Kontaktpersonermappen ved at klikke på Til- eller CC-knapperne. Så åbnes Kontaktpersoner-dialogboksen, hvor du kan slå mailadresserne på de enkelte modtagere op. Du kan skifte mellem de forskellige tilgængelige adressekartoteker i Adressekartotek-feltet øverst til højre i Kontaktpersoner-dialogboksen. Markér den eller de modtagere, der skal have mailen, i listen øverst i Kontaktpersoner-dialogboksen, og klik på Til- og/eller CC-knapperne nederst i dialogboksen for at tilføje den eller de markerede kontaktpersoner til enten Til- eller CC-feltet. Klik derefter på OK-knappen for at lukke Kontaktpersoner-dialogboksen. Bemærk BCC Har du brug for at sende en kopi til en modtager, de andre modtagere af mailen, ikke får noget at vide om, kan du tilføje et BCC-felt ved klikke på Indstillingerfanen i båndet øverst i Meddelelse-vinduet og klikke på Vis BCC-felt-knappen i Felter-gruppen. Herefter kan du tilføje en skjult modtager af mailen ved at klikke på BCC-knappen og vælge en modtager i Kontaktpersoner-dialogboksen, som beskrevet til venstre herfor. Angiv derefter en beskrivende titel på mailen i Emne-feltet. Husk på, at teksten i Emne-feltet er det, modtageren vurderer vigtigheden af mailen på. Så gør modtageren og dig selv den tjeneste at skrive en så kort, præcis og rammende titel på mailen som overhovedet muligt. Husk også på, at du jo også selv skal bedømme mailens vigtighed på titlen i Emne-feltet, når du får et svar retur på mailen. Så jo mere præcis titlen er, jo bedre. Skriv meddelelsen Nu kan du skrive selve meddelelsesteksten i den store rude nederst i Meddelelse-vinduet. Du har de samme formateringsmuligheder som i Microsoft Office Word, og du kan bruge de samme tastaturgenveje til at formatere teksten med. Ved hjælp af fanerne på båndet øverst i Meddelelse-vinduet har du mulighed for bl.a. at formatere teksten, vedhæfte filer, indsætte billeder og indsætte signatur i mailen. Introduktion til Outlook 2007-17
Trin for trin Opret en distributionsliste En distributionsliste gør det muligt at sende en mail til flere modtagere på en gang. Du opretter distributionslister i Kontaktpersoner-sektionen. Denne sektion gennemgås lidt senere i materialet. 1. Start med at klikke på listepilen lige til højre for Nyknappen, og vælg Distributionsliste i menuen. Du kan også nøjes med at trykke Ctrl+Shift+L. 2. Nu åbnes Distributionsliste-vinduet. Giv distributionslisten et sigende navn, og klik derefter på Vælg medlemmer-knappen i Medlemmer-gruppen på Distributionsliste-fanen i båndet. 3. Så åbnes Vælg medlemmer: Kontaktpersoner-dialogboksen. Dobbeltklik på de kontaktpersoner i adresselisten, du ønsker at føje til distributionslisten. Efterhånden som du klikker på dem, vises deres mailadresse i Medlemmer-feltet nederst i dialogboksen. Du kan også markere alle kontaktpersonerne i listen på en gang ved at holde Ctrl-tasten nede og klikke på de enkelte kontaktpersoner efter tur. Når alle kontaktpersoner er markeret, klikker du på Medlemmer-knappen. Så vises deres mailadresse i Medlemmer-feltet. 4. Klik på OK-knappen for at tilføje de valgte kontaktpersoner til distributionslisten, og klik derefter på Gem og luk-knappen i Handlinger-gruppen først på Distributionsliste-fanen på båndet. Så gemmes den nye distributionsliste. Send mails til flere på en gang Du kan sende mailen til flere personer på en gang ved at angive mailadresserne til alle modtagere adskilt med et semikolon. 18 - Introduktion til Outlook 2007 Sender du ofte mails til den samme gruppe modtagere, f.eks. kollegaerne i din afdeling, kan du oprette en distributionsliste, der indeholder mailadresserne på alle modtagerne. Det gøres i Kontaktpersoner-sektioner i Microsoft Office Outlook 2007.
Du opretter en ny distributionsliste ved at følge fremgangsmåden, der gennemgås i boksen overfor. Husk dog altid at undersøge, om der allerede eksisterer en distributionsliste med det navn, du ønsker at anvende. Vedhæft en fil Vil du vedhæfte et dokument eller andre filer til din mail, klikker du på Vedhæft fil-knappen i Inkludergruppen på Meddelelse-fanen. Så åbnes Indsæt fil-vinduet, hvor du kan klikke dig frem til dokumentets placering, markere det og vedhæfte det mailen ved at klikke på Åbn-knappen. Du kan vedhæfte dokumenter, regneark, præsentationer, JPG-billedfiler, ZIP-komprimerede mapper og andre filtyper. Dog kan du ikke umiddelbart vedhæfte eksekverbare filer, som f.eks..exe-filer. Det forhindrer sikkerheden i Microsoft Office Outlook, da denne metode tidligere var meget benyttet til at sprede virus og andre skadelige programtyper. Du kan heller ikke vedhæfte hele mapper. Men ZIPkomprimerer du først mappen, kan du vedhæfte den ZIP-komprimerede fil med mappen til din mail og derved sende en hel mappe på en gang. Ikke til stede-assistenten Er du ikke på kontoret i en kortere eller længere periode, f.eks. i forbindelse med rejser eller ferie, bør du slå Ikke til stede-assistenten til. Så får dine kollegaer besked om, at du ikke er at træffe, samt hvornår du kan træffes igen, når de sender en mail til dig. Meddelelser fra din Ikke til stede-assistent sendes kun til dine kollegaer internt i Århus Vand, men ikke til eksterne afsendere af mails. Det gøres for at minimere mængden af SPAM-meddelelser. Et svar Introduktion til Outlook 2007-19
Trin for trin Sådan benyttes Ikke til stede-assistenten Giv kollegaerne besked om, at du ikke er på kontoret, samt hvornår du kan træffes igen. Er du ikke på kontoret i en kortere eller længere periode, f.eks. i forbindelse med rejser eller ferie, bør du slå Ikke til stede-assistenten til. 1. For at slå Ikke til stede-assistenten til vælger du Funktioner-menuen Ikke til stede-assistent. Så åbnes Ikke til stede-assistent-dialogboksen. 2. Markér Jeg er ikke til stede i øjeblikket-feltet, og skriv det automatiske svar, der skal sendes til dine kollegaer, mens du er bortrejst eller på ferie, i Automatisk svarfeltet nederst i dialogboksen. Det er god kutyme at skrive, hvorfor du ikke er tilstede, samt hvornår du forventer at være at træffe igen. En typisk tekst kunne f.eks. være: På grund af forretningsrejse er jeg først at træffe igen d. 27. maj. 3. Klik på OK-knappen for at aktivere Ikke til stedeassistenten. Herefter besvares alle interne mails med den svartekst, du har angivet i Automatisk svar-feltet. Meddelelsen sendes kun til dine kollegaer første gang, de sender mails til dig, mens du er bortrejst. 4. Når du kommer tilbage på kontoret, slår du Ikke til stede-assistenten fra ved at vælge Funktioner-menuen Ikke til stede-assistent og markere Jeg er til stede i øjeblikket-feltet. Klik på OK-knappen for at deaktivere Ikke til stede-assistenten. fra Ikke til stede-assistenten afslører nemlig, at din mailadresse er aktiv. Derved stiger den i værdi for spammerne, for så kan de sende mere spam til din mailadresse. Husk at slå Ikke til stede-assistenten fra, første gang du åbner Outlook, efter du er kommet tilbage. Du kan også indstille i hvilken tidsperiode, Ikke til stede-assistenten skal være aktiv, så den kun sender Ikke til stede-meddelser i et bestemt tidsrum. Det gøres ved at vælge Send kun i dette tidsrumfeltet og derefter angive start- og slut-tidspunktet i de respektive felter. 20 - Introduktion til Outlook 2007
Spamfilteret Holder du løbende Outlook 2007 opdateret, opdateres spamfilteret, så det holder indbakken stort set fri for spammails. Du kan vælge enten at flytte spammailene over i en særlig Uønsket post-mappe eller slette dem med det samme. Det første er smartest, for så har du en chance for at opdage eventuelle mails, der er havnet i Uønsket postmappen ved et uheld, inden de slettes. De spammails der slipper gennem spamfilteret, kan du markere manuelt som spam ved at højreklikke på mailen og vælge Uønsket post Tilføj til listen over blokerede afsendere i genvejsmenuen. Så flyttes de over i Uønsket post-mappen, og afsenderens adresse tilføjes listen over mailadresser, der anses som spamafsendere. Du kan tilpasse følsomheden på spamfilteret ved at højreklikke på en mail og vælge Uønsket post Indstillinger for uønsket post. Så åbnes Indstillinger for uønsket post-dialogboksen. På Indstillinger-fanen kan du hæve sikkerhedsniveauet for spamfilteret, hvis du synes, der slipper for mange spammails igennem. Du kan også sænke det, hvis du ofte oplever, at mails du rent faktisk skulle have haft, havner i Uønsket post-mappen. Standardindstillingen er Lav. På Indstillinger-fanen kan du hæve sikkerhedsniveauet for spamfilteret, hvis du synes, der slipper for mange spammails igennem. Du kan også sænke det, hvis du ofte oplever, at mails du rent faktisk skulle have haft, havner i Uønsket post-mappen. Standardindstillingen er Lav. På Afsendere, der er tillid til-fanen kan du tilføje mailadresser på de afsendere, du ikke anser som afsendere af spam. Tilsvarende kan du på Modtagere, der er tillid til-fanen tilføje de af dine mailadresser, du ikke ønsker filtreret for spam. Endelig kan Introduktion til Outlook 2007-21
du se listen over de mailadresser, du har blokeret i spamfiltret på Afsendere af uønsket e-mail-fanen, og på International-fanen kan du tilføje lande og/eller tegnsæt til spamfilteret, så f.eks. alle mails fra et givent land eller med et bestemt tegnsæt altid anses for at være spam. Phishingfilteret Det nye phishingfilter i Outlook 2007 reagerer på en række karakteristiske kendetegn ved phishingmail. Så snart nogle af disse optræder i en mail, bliver du advaret om, at det kan være en phishingmail. Når mailen vises i læseruden, kan du i informationslinjen øverst se en advarsel om, at mailen anses for at være en phishingmail. Samtidig blokeres alle links i mailen, så du ikke kan klikke på dem. De kendetegn phishingfilteret reagerer på, er links til IP-adresser i mailen, forskel på navnet på et link og den bagvedliggende internetadresse, mange høflighedsfraser og en række andre faktorer der karakteriserer phishingmails. Derfor kan det godt være, at den mail du får en phishingadvarsel på, rent faktisk slet ikke er en phishingmail, men f.eks. et nyhedsbrev fra en kendt afsender, der blot indeholder så mange phishingkendetegn, at phishingfilteret reagerer på det. Er det tilfældet, kan du aktivere linkene i mailen ved at højreklikke på informationslinjen og vælge Aktiver hyperlinks og andre funktioner, i genvejsmenuen. Du kan aktivere linkene i en mail, der fejlagtigt er mistænkt for at være en phishingmail ved at højreklikke på informationslinjen og vælge Aktiver hyperlinks og andre funktioner, i genvejsmenuen. Du finder indstillingerne til phishingfilteret i Indstillinger for uønsket post-dialogboksen nederst på Indstillinger-fanen. Her kan du vælge, hvorvidt links og andre funktioner skal være deaktiveret i phishingmails, samt om du skal advares, hvis der optræder et mistænkeligt domænenavn i afsenderadressen. 22 - Introduktion til Outlook 2007
Find den mail Søgefeltet øverst i de enkelte mapper i Microsoft Office Outlook 2007 gør det muligt at finde emner i mappen og tilhørende undermapper lynhurtigt. Du kan søge på flere forskellige søgekriterier på en gang, ligesom du har mulighed for at søge på stort set alle kriterier for den emnetype, der er gemt i mappen. Nye søgemuligheder Grundlæggende søges der kun i emnets grundelementer, hvilket i f.eks. Indbakke-mappen betyder, at der søges i afsender, emne og meddelelsestekst. Trin for trin Sådan benyttes søgefunktionen i Indbakke-mappen Med søgefunktionen kan du lynhurtigt genfinde mails i både Indbakke-mappen og dine arkivfiler. Den nye Hurtigsøgning-funktion i Outlook 2007 er altid lige ved hånden. Du finder den øverst i Indbakke-mappen og øverst til højre i de øvrige mapper i Outlook. 1. Oftest er det nok bare at skrive søgeordet i søgefeltet. Så starter søgningen med det samme, eller når du klikker på luppen yderst til højre i søgefeltet. Du kan også vælge, hvor du vil søge henne ved at klikke på pilned-knappen. 2. Ønsker du at foretage en mere præcis søgning, klikker du på pilned-knappen til højre for Søg-knappen. Så åbnes en lang række yderligere søgefelter med mere specifikke søgekriterier, som f.eks. Kategorier, Fra, Til og den særlige Brødtekstkategori, der omfatter selve meddelelsesteksten i emnet. 3. Har du brug for andre søgekategorier end standardkategorierne, kan du tilføje stort set ethvert felt, der optræder i den pågældende emnetype ved at klikke på Tilføj kriterie-knappen, f.eks. Nødvendige deltagere ved aftaler eller Dato for færdiggørelse ved opgaver. Du har også mulighed for at søge i felter fra eventuelt egenudviklede formularer til søgningen ved at vælge Tilføj formularer. Introduktion til Outlook 2007-23
Men klikker du på pilned-knappen til højre for søgefeltet, vises en lang række forskellige søgekriterier, så du f.eks. også kan søge efter bestemte vedhæftede filer, konversationer, forfaldsdato eller afsendelsestidspunkt. Du kan naturligvis også kombinere de forskellige søgekriterier, så du kan forfine din søgning og slå ned på helt specifikke emner. Vil du f.eks. finde alle mails fra kunder med spørgsmål om et givent produkt, kan du bare skrive produktnavnet i søgefeltet. Så snart du har skrevet noget i et af søgefelterne, begynder søgefunktionen at søge efter meddelelser, der indeholder det angivne søgeord. Du kan tilføje søgekriterier for stort set alle standardfelter for den emnetype, der findes i mappen, og det er endda muligt at foretage en fritekstsøgning i selve Outlook-datafilen. Du kan også søge mere specifikt efter henvendelser om et givent produkt fra en bestemt kunde ved at klikke på pilned-knappen til højre for søgefeltet og skrive et snabel-a og kundens domænenavn (f.eks. @firma.dk ) i Fra-feltet i søgeruden og derefter skrive navnet på produktet i Brødtekst-feltet. Så får du kun vist henvendelser om dette produkt fra den pågældende kunde. Søgemapper Bruger du meget tid på arkivering og på at genfinde gamle mails, bør du overveje at bruge søgemapper. En søgemappe kan oprettes ad hoc og slettes efter brug eller gemmes, så du altid har adgang til opdaterede søgeresultater blot ved at åbne den pågældende søgemappe. Søgemapper kan sammenlignes med virtuelle mapper, der kun indeholder de emner, der passer på dine søgekriterier. Søgefunktionen i søgemapperne søger efter meddelelser, der opfylder de angivne 24 - Introduktion til Outlook 2007
kriterier i postmappen og samtlige undermapper til denne, så du nemt kan genfinde de mails, du har brug for om et givent emne. Som standard er der oprettet tre søgemapper i Microsoft Office Outlook 2007: Kategoriseret mail, Store mails og Ulæst post. Indholdet af søgemapperne giver næsten sig selv. Du opretter dine egne søgemapper ved at højreklikke på Søgemapper i mappelisten og vælge Ny søgemappe. Så åbnes Ny søgemappe-dialogboksen, hvor du først vælger en kategori for søgemappen og derefter angiver hvilke parametre, indholdet i søgemappen skal opfylde. Vælger du f.eks. E-mails til eller fra bestemte personer under E-mail fra personer og lister, har du mulighed for at oprette en søgemappe for hver af dine vigtigste kontaktpersoner. Vælger du f.eks. E-mails til eller fra bestemte personer under E-mail fra personer og lister, har du mulighed for at oprette en søgemappe for hver af dine vigtigste kontaktpersoner. Her kan du se alle mails sendt til og modtaget fra den pågældende. Hvis du vælger Samtale i Arrangeret efter-feltet øverst i Indbakke-ruden, kan du tilmed få vist både modtagne og sendte mails sorteret i konversationer, så både dine og kontaktpersonens indlæg vises grupperet efter emnet på mailen. Forskellen på søgemapper og den nye søgefunktion Hvor søgemapperne udelukkende fungerer på mapperne i Post-sektionen, kan du anvende den nye hurtigsøgningsfunktion i de enkelte mapper til at finde alle typer emner i Outlook. Du kan således søge efter både mails, aftaler, opgaver, noter og hvad du nu ellers skulle få brug for at søge efter i én og samme søgning. Introduktion til Outlook 2007-25
Selvom du kun søger efter mails i Post -sektionen, vil det for det meste være hurtigere at foretage en søgning med søgefunktionen frem for at oprette en ny søgemappe. Men har du allerede oprettet en søgemappe til en bestemt type mails, så opdateres og indekseres den løbende og viser derfor søgeresultaterne med det samme, du åbner søgemappen. Regler Hvis du ønsker at frafiltrere mails med bestemte emner, fra bestemte afsendere eller til bestemte modtagere og samle dem i en separat mappe, kan du gøre det helt automatisk ved at oprette en regel. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis du bestyrer en mailingliste eller ønsker at samle f.eks. kundehenvendelser i en separat mappe. Derved undgår du, at de pågældende mails drukner i den øvrige postmængde eller virker forstyrrende i den daglige håndtering af mails. I stedet samles mailene i en separat mappe, som du så kan behandle og besvare på et tidspunkt, hvor du udelukkende koncentrerer dig om denne ene arbejdsopgave. Opret regler fra Indbakke-mappen Når du modtager en mail af den type, du vil flytte over i en anden mappe, kan du oprette en regel ved at højreklikke på den i meddelelseslisten og vælge Opret regel i genvejsmenuen. Så åbnes Opret regel-dialogboksen. Her kan du øverst vælge hvilken betingelse, der skal aktivere reglen og nederst vælge hvilken handling, reglen skal udføre. Reglen kan enten oprettes ud fra en handling, du ønsker at foretage på mails fra den pågældende afsender, når emnelinjen indeholder den samme tekst som den pågældende mails emnelinje, eller når 26 - Introduktion til Outlook 2007
mailen er sendt til en bestemt mailadresse. Markér den betingelse, reglen skal reagere på i de tre felter øverst i Opret regel-dialogboksen. Du kan så vælge at flytte mailen til en bestemt mappe, få afspillet en lyd eller få vist en besked om, at mailen er modtaget. Vil du flytte mailen til en bestemt mappe, markerer du Flyt e-mail til mappe-feltet og vælger den mappe, mailen skal flyttes til ved at klikke på Vælg mappe-knappen. I Opret regel-dialogboksen kan du øverst vælge hvilken betingelse, der skal aktivere reglen og nederst vælge hvilken handling, reglen skal udføre. Klik på OK-knappen for at oprette den nye regel. Hvis du ønsker at oprette en mere avanceret regel, kan du også klikke på Avancerede indstillingerknappen, så åbnes Guiden Regler, der gennemgås i det følgende afsnit. Avancerede regler Til at oprette de mere avancerede regler anvendes Guiden Regler. Her kan du opstille en lang række betingelser for de enkelte mails. Mails der overholder betingelserne, kan du så sætte Outlook til at gøre noget ved f.eks. tildele en kategori, oprette opfølgningsflag eller videresende til en anden modtager. Vil du f.eks. kategorisere alle dine mails fra og til arbejdskollegaer i din afdeling med kategorien Afdeling, kan du gøre det med Guiden Regler. En anden oplagt mulighed er at oprette en regel, der automatisk sætter et opfølgningsflag på alle de mails, du sender, der har høj prioritet. Så kan du automatisk blive mindet om at rykke for et svar efter f.eks. to dage. Introduktion til Outlook 2007-27
Har du et særligt behov for automatisk håndtering af din post, kan du næsten altid få Guiden Regler programmeret til at klare det for dig. Mulighederne i Guiden Regler er mange, men grundlæggende er fremgangsmåden den samme for opbygningen af alle former for regler. Selvom der er mange valgmuligheder i de enkelte trin, er det slet ikke så svært endda. Prioriter og kategoriser mails, opgaver og aftaler I Microsoft Office Outlook 2007 har du nu mulighed for at prioritere og kategorisere mails, aftaler og opgaver med henholdsvis et opfølgningsflag og en kategori. Opfølgningsflag Opfølgningsflaget i Outlook 2007 signalerer, hvor tæt en mail eller en opgave er på den deadline, du har tildelt den. Jo længere fra deadline mailen eller opgaven er, jo mere lyserød er opgaveflaget. Jo tættere på deadline, jo mere rødt bliver opfølgningsflaget. Så jo mere rødt flaget er, jo vigtigere er opgaven at følge op på. Hvis du har valgt at få vist opgaverne grupperet efter forfaldsdato i opgavelisten nederst i Opgavepanelet til højre i programvinduet, kan du se, hvordan de rykker opad i listen, samtidig med at flagene bliver mere og mere røde, jo tættere på deadline opgaverne kommer. Bemærk også kategorifarverne til venstre for opfølgningsflagene. Du sætter et opfølgningsflag på en opgave eller en mail ved at højreklikke på flag-ikonet yderst til højre i mailen i indbakken eller opgaven i opgavelisten. I genvejsmenuen kan du vælge, om du skal følge op på emnet i dag, i morgen, i denne uge, næste uge eller sætte en bestemt dato som deadline. Du kan også tilføje en påmindelse ved at vælge Tilføj påmindelse i genvevejsmenuen. Farvede kategorier De farvede kategorier kan du bruge til at skabe en anden form for overblik over dine opgaver og da kategorifarven samtidig kan anvendes til at far- 28 - Introduktion til Outlook 2007
Trin for trin Opret en regel med Guiden Regler Sådan opretter du avancerede regler i Microsoft Office Outlook 1. Du åbner Guiden Regler ved at klikke på Avancerede indstillinger-knappen i Opret ny regel -dialogboksen eller ved at vælge Funktioner-menuen Regler og advarsler og klikke på Ny regel-knappen øverst i Regler og beskeder-dialogboksen. 2. Så starter Guiden Regler.Vælg, om nye regler skal oprettes ud fra en skabelon eller ud fra en helt tom regel. Klik på Næste-knappen. 3. Vælg den eller de betingelser, mailen skal opfylde, for at reglen anvendes på den. Markér den eller de betingelser, der skal opfyldes i den øverste rude, og tilpas kriterierne for de enkelte betingelser ved at klikke på linkene i betingelserne i den nederste rude. Klik på Næste-knappen. 4. Hvilken handling eller handlinger skal der udføres på den pågældende mail? Igen vælges handlingen i den øverste rude, og detaljerne defineres i den nederste. Vil du f.eks. flytte mailen til en bestemt mappe, markeres flyt den til mappen <mappenavn> i den øverste rude. I den nederste klikker du på <mappenavn>-linket og vælger den mappe, meddelelsen skal flyttes til. Klik på Næste-knappen. 5. I dette trin skal du opstille undtagelser for hvornår den handling, du vil udføre på mailen, ikke skal udføres. Det foregår på samme måde som beskrevet i de forrige trin. Klik på Næste-knappen. 6. I guidens sidste trin skal du navngive reglen og vælge, hvorvidt reglen skal køres på de mails, der allerede ligger i Indbakke-mappen, om reglen skal aktiveres nu, eller om den blot skal oprettes. Afslut oprettelsen ved at klikke på Udfør-knappen. Introduktion til Outlook 2007-29
velægge dine aftaler i kalenderen og dine mails i Indbakke-mappen, kan du med fordel bruge kategorifarverne til at skabe større sammenhæng mellem dine mails, aftaler og opgaver og dermed få et bedre overblik over hele din dag. Du tildeler en kategori til en mail eller opgave ved at højreklikke på kategori-firkanten lige til venstre for opfølgningsflaget i mailen i indbakken, i aftalen i ka- Trin for trin Opret dine egne kategorier Sådan opretter du dine egne kategorier i Microsoft Office Outlook Du kan oprette dine egne kategorier, og da det er muligt at tildele flere kategorier til den samme mail, opgave eller aftale, kan du arbejde med flere forskellige kategorisæt, f.eks. et til dine vigtigste kunder og et til forskellige forretningsområder eller til prioritering af de enkelte opgaver. For at oprette nye kategorier højreklikker du på kategoriruden i f.eks. en mail i Indbakken og vælger Alle kategorier. Så åbnes Kategorifarver-dialogboksen, hvor du kan administere dine kategorier og tildele dem forskellige farvekoder. Det er også muligt at tildele genvejstaster til dine vigtigste kategorier. 1. Højreklik på kategoriknappen på en mail i Indbakken. 2. Vælg Alle kategorier i genvejsmenuen. 4. For at oprette en ny kategori klikker du på Nyknappen. Så åbnes Ny kategori-dialogboksen, hvor du indtaster et navn på kategorien i Navn-feltet og vælger en farve til kategorien i Farve-feltet. Endvidere har du mulighed for at tildele en genvejstast til kategorien, hvis du forventer at skulle benytte den meget. Du kan vælge mellem genvejs-tasterne fra Ctrl+F2 til Ctrl+F12. 3. Så åbnes Kategorifarver-dialogboksen. Her kan du oprette nye samt slette og omdøbe eksisterende kategorier. 5. Du sletter eller omdøber en eksisterende kategori ved først at markere kategorien og derefter klikke på enten Slet- eller Omdøbknappen. 6. Du kan godt have flere kategorier med samme farve, men prøv at undgå det, hvis du kan. Du kan ændre farvekoden på en eksisterende kategori ved at markere kategorien i listen og derefter klikke på pilned-knappen i Farve-feltet og vælge en ny farve til kategorien fra listen over kategorifarver. 30 - Introduktion til Outlook 2007
lenderen eller opgaven i opgavelisten, vælge Kategori i genvejsmenuen og derefter vælge en kategori i undermenuen. Styr på informationsstrømmen Som standard er der oprettet kategorier med røde, gule, grønne, blå og flere andre farver. Du kan selv oprette alle de kategorier, du har brug for, ligesom du kan omdøbe de eksisterende. Til hver kategori kan du vælge en farve og angive et beskrivende navn for kategorien. Du kan oprette en kategorifarve til hver enkelt kunde eller kundegruppe, til hver sin opgavetype, til hvert sit arbejdsområde eller en hvilken som helst anden inddeling, der giver mening i din hverdag. Brug de farvede kategorier til at skabe større sammenhæng mellem dine mails, aftaler og opgaver og dermed få et bedre overblik over hele din dag. Har du f.eks. oprettet kategorier, hvor hver enkelt kunde som du er ansvarlig for, har fået sin egen kategorifarve, kan du hurtigt få overblik over hvilke mails, opgaver og aftaler, du har med den enkelte kunde. Du kan tilmed oprette regler, der automatisk tildeler den valgte kategorifarve til de mails, du modtager fra og sender til kunden. På den måde får du bedre overblik over, hvilke kunder du har fået mails fra, ligesom du hurtigt kan skabe sammenhæng mellem mails fra, aftaler med og opgaver vedrørende den enkelte kunde. Kalender-sektionen I Kalender-sektionen er der nederst på hver dag en opgaverude med de opgaver, du har valgt, skal forfalde den pågældende dag. Samtidig farvelægges aftaler og opgaver med farven fra den kategori, du har tildelt dem. Det giver et meget bedre overblik over både aftaler og opgaver i samme visning, og Introduktion til Outlook 2007-31
alene ud fra kategorifarverne kan du lettere se sammenhængen mellem aftaler og opgaver. Farverne styrker overblikket Har du valgt en fornuftig opdeling af dine kategorier, giver farverne på de enkelte aftaler, opgaver og mails dig en god indikation af, hvad du bruger din tid på. Især i den samlede visning af aftaler og opgaver i Kalender-sektionen hjælper kategorifarverne på overblikket. Alene ud fra kategorifarven kan du Overblik Aftaler og opgaver i samme visning Kalender-sektionen viser både aftaler og opgaver i samme visning. Navigationsruden I navigationsruden kan du se kalenderen for indeværende måned samt de kalendere, du har adgang til. Ny brug af farver Aftaler og opgaver farvelægges efter den valgte kategori. Ny søgefunktion Med Hurtigsøgning-funktionen kan du lynhurtigt finde en bestemt aftale eller opgave. Dagens aftaler I kalenderdelen kan du se dagens aftaler. Aftalerne får farve efter den valgte kategori, og det er muligt at trække opgaver op i aftaledelen og derved afsætte tid til at løse dem. Dagens opgaver Opgaveruden nederst i kalenderen viser de opgaver, der har deadline på den pågældende dato. Det er muligt at trække en opgave til en anden dato. Afsæt tid til at få løst opgaverne Du kan afsætte tid i kalenderen til at få løst dine opgaver ved simpelthen at trække opgaver fra opgaveruden op i kalenderdelen. Gør du det til en vane altid at trække opgaverne op i kalenderen, når du skal arbejde med dem, sikrer du dig bedre mod at komme til at aftale møder på samme tidspunkt. 32 - Introduktion til Outlook 2007
hurtigt se sammenhængen mellem dine opgaver og dine aftaler. Samtidig kan du også hurtigt finde beslægtede emner på tværs af Post-, Kalender- og Opgave-sektionerne ved hjælp af kategorifarverne. Med det samlede overblik over opgaver og din kalender kan du nemt gruppere, flytte og samle relaterede opgaver og/eller aftaler, så de f.eks. bliver afviklet i forlængelse af hinanden. Det giver dig mulighed for at fokusere bedre på den pågældende kategori og arbejde mere koncentreret med den. Opret en ny, personlig aftale Du opretter en ny, personlig aftale i kalenderen ved at åbne Kalender-sektionen i Microsoft Office Outlook og klikke på Ny-knappen. Så åbnes Aftale-vinduet, hvor du kan skrive emnet for aftalen i Emnefeltet, samt hvor aftalen finder sted i Sted-feltet. Klik på liste-knappen til højre i Starttidspunkt-feltet med en dato i for at vælge datoen for aftalen. Nu åbnes datovælgeren. Klik dig frem og tilbage i månederne ved hjælp af pilene øverst i datovælgeren, og vælg en given dato i den pågældende måned ved at klikke på datoen i datovælgeren. Klik derefter på liste-knappen til højre i feltet med et klokkeslæt lige til højre for datofeltet. Angiv derefter sluttidspunktet i Sluttidspunkt- felterne nedenfor. Skal aftalen løbe over flere dage, vælger du slutdatoen i det første felt og klokkeslættet i det andet, men normalt vil du bare vælge et sluttidspunkt i feltet til højre, da de fleste aftaler oftest starter og slutter samme dag. Tilpas aftalens længde ved at markere aftalen og tage fat i det nederste markeringshåndtag og trække aftalen ud over en længere eller kortere tidsperiode i kalenderen. Introduktion til Outlook 2007-33
Overblik Opret en personlig aftale Gem og luk Du lukker Aftale-vinduet og gemmer aftalen på det angivne tidspunkt i kalenderen ved at klikke på Gem og luk-knappen. Emne og sted Angiv emnet for aftalen, og hvor den finder sted i Emneog Sted-felterne. Hele dagen Er der tale om en begivenhed, en deadline eller f.eks. at du ikke er på kontoret, så markér Hele dagen-feltet, når du opretter aftalen. Tid Angiv start- og slutdato og -klokkeslæt for aftalen ved hjælp af felterne her. Vedhæft fil Du kan trække genveje til de dokumenter, du har brug for i forbindelse med aftalen, ind i meddelelsesruden. Du kan også vedhæfte dokumenterne til aftalen ved at vælge Indsæt-fanen Vedhæft fil i båndet. Oplysninger om aftalen Har du oplysninger om aftalen, f.eks. en mødeagenda, kan du angive disse i Meddelelse-feltet nederst i Aftale-vinduet. Du kan også vedhæfte dokumenter eller trække genveje til disse ind i Meddelelse-feltet. Indtast en eventuel beskrivelse af aftalen i Meddelelse-feltet nederst i Aftale-vinduet. Du kan også trække genveje til eller vedhæfte de dokumenter, du skal benytte i forbindelse med opgaven. Er der flere dokumenter, kan du også vælge at trække en genvej til den mappe, dokumenterne ligger gemt i ind i Meddelelse-feltet nederst i Aftale-vinduet. Vælg eventuelt også en kategori for aftalen ved at klikke på Kategoriser-knappen i Indstillinger-gruppen på Aftale-fanen i båndet øverst i Aftale-vinduet. Når du har angivet alle detaljer for aftalen, klikker du på Gem og luk-knappen i Handlinger-gruppen på 34 - Introduktion til Outlook 2007
Aftale-fanen i båndet. Nu oprettes aftalen, og Aftale-vinduet lukkes. Tilpas, og flyt aftaler Får du senere behov for at flytte eller ændre tidspunktet for aftalen, kan du trække aftalen til en anden dag i samme uge ved at tage fat i den med musen og trække den til den pågældende dag. Skal aftalen flyttes til f.eks. næste uge eller næste måned, er det lettest at markere aftalen og trykke Ctrl+X for at klippe aftalen ud af kalenderen. Gå derefter til den dato, aftalen skal flyttes til ved hjælp af datovælgeren i Navigationsruden eller navigationsknapperne øverst i Kalender-sektionen. Indsæt aftalen på det nye tidspunkt ved at trykke Ctrl+V. Træk eventuelt aftalen helt på plads ved at klikke på den med musen og trække den, så startog sluttidspunktet passer. Skal aftalens længde ændres, gøres det lettest ved at markere aftalen og tage fat i det nederste markeringshåndtag og trække aftalen ud over en længere eller kortere tidsperiode i kalenderen. Opret en mødeindkaldelse Skal du oprette en aftale med flere deltagere, f.eks. en mødeindkaldelse, er proceduren stort set den samme, som når du opretter en personlig aftale. Du opretter en mødeindkaldelse ved at klikke på liste-knappen til højre på Ny-knappen og vælge Mødeindkaldelse i menuen. Du kan også ændre en aftale til en mødeindkaldelse ved at klikke på Inviter deltagere-knappen i Handlinger-gruppen på Aftale-fanen i båndet. Introduktion til Outlook 2007-35
Den første synlige forskel på en almindelig aftale og en mødeindkaldelse er, at du kan angive flere modtagere af mødeindkaldelsen ved at angive deres mailadresser i Til-feltet. Brug Meddelelse-feltet til møde-agendaen, og vedhæft om nødvendigt de dokumenter, der danner grundlag for mødet. Vælg en god beskrivelse af mødet i Emne-feltet, samt eventuelt startog sluttidspunkt for mødet i de respektive tidsfelter. Husk også at invitere mødelokalet med ved at klikke på Til -knappen og vælge mødelokalet i adresselisten. Så udfyldes Sted-feltet automatisk med det valgte mødelokale. Brug Meddelelse-feltet til mødeagendaen, og vedhæft om nødvendigt de dokumenter, der danner grundlag for mødet. Det gøres ved at klikke på Vedhæft fil-knappen på samme måde som i en almindelige meddelelse. Bemærk Indstillinger for mødeplanlægger For at dine kollegaer kan se emnefeltet i dine aftaler, skal du vælge Funktionermenuen Indstillinger og klikke på Kalenderindstillinger-knappen i Indstillinger-dialogboksen. Så åbnes Kalenderindstillinger-dialogboksen. Her klikker du på Indstillinger for ledig/optaget tid-knappen og sikrer dig, at du har markeret tredje niveau, der giver andre adgang til at se emnelinjen på alle dine aftaler. 36 - Introduktion til Outlook 2007 Find et godt mødetidspunkt Da du har adgang til alle interne mødedeltageres kalender, kan du gøre dig den umage at finde det tidspunkt for mødet, hvor der er flest af de interne deltagere, der kan være med. Det kan du gøre ved at klikke på Tidsplan-knappen i Vis-gruppe på Møde-fanen i båndet. Så åbnes Mødeplanlæggeren i den nederste del af Aftalevinduet med oplysninger om de enkelte interne mødedeltageres ledige og optagede tid lige omkring det foreslåede mødetidspunkt. Har du også angivet en ressource som deltager, f.eks. et mødelokale, vil denne også fremgå af oversigten. For hver enkelt mødedeltager kan du angive, hvorvidt vedkommende er en nødvendig eller valgfri deltager. Det gøres ved at klikke på ikonet lige før
Overblik Brug mødeplanlæggeren Den letteste måde at sikre flest mulige deltagere til sine møder. Tidsplan Klik på Planlægningsassistent-knappen for at få vist mødeplanlæggeren i den nederste del af Mødevinduet. Vis kalenderoplysninger Du kan få vist oplysninger om de andre deltageres aftaler lige før og efter mødet ved at klikke på Indstillingerknappen nederst til højre i Møde-vinduet og vælge Vis kalenderoplysninger i menuen. Næste autotidspunkt Er du deltager, kan du bede mødeplanlæggeren om at foreslå det bedst mulige tidspunkt ved at klikke på Næste autotidspunkt-knappen nederst til venstre i mødeplanlæggeren. Så finder mødeplanlæggeren det første tidspunkt, hvor alle mødedeltagere har tilpas ledig tid i deres kalender til at kunne afholde mødet. Det valgte mødetidspunkt Ved hjælp af Starttidspunkt- og Sluttidspunkt-felterne kan du se, hvilket mødetidspunkt der er valgt i øjeblikket. deltagernavnet i deltagerlisten til venstre og vælge Nødvendig deltager eller Valgfri deltager i menuen. Du har også mulighed for at angive, at der er tale om en ressource, hvis Outlook ikke allerede ved det. Ved hjælp af tidslinjerne for de enkelte interne deltagere kan du hurtigt finde et tidspunkt, hvor der er flest deltagere, der kan være med. Introduktion til Outlook 2007-37
Du kan få vist oplysninger om de enkelte deltageres øvrige aftaler ved at klikke på Indstillinger-knappen og vælge Vis kalenderoplysninger i menuen. Bemærk: Du kan kun få vist vedkommendes kalenderoplysninger, hvis du har rettigheder til det, og hvis vedkommende har valgt det rigtige detaljeringsniveau for sine aftaler i Indstillinger for Planlægger-dialogboksen (se boks). Du markerer det tidspunkt i mødeplanlæggeren, der passer flest mulige deltagere ved at markere tidslinjen ud for Alle deltagere øverst i tidsruden. Du kan også bede mødeplanlæggeren om at foreslå det bedst mulige tidspunkt ved at klikke på Næste autotidspunktknappen nederst til venstre i mødeplanlæggeren. Så finder mødeplanlæggeren det første tidspunkt, hvor alle mødedeltagere har tilpas ledig tid i deres kalender til at kunne afholde mødet. For at foreslå et andet mødetidspunkt klikkes på Foreslå nyt tidspunkt-knappen. Så åbnes mødeplanlæggeren, hvor du kan finde et nyt mødetidspunkt, hvor alle deltagere har størst mulig chance for at deltage. Send mødeindkaldelsen Når du har fundet det bedst mulige tidspunkt for mødet og angivet alle de oplysninger, du har til mødedeltagerne, kan du sende mødeindkaldelsen ved at klikke på Send-knappen. Så sendes mødeindkaldelsen til alle deltagerne, der så via responsknapper i aftalen kan svare på, om de kommer til mødet eller ej. Det ser vi nærmere på i næste afsnit. Sådan håndteres mødeinvitationer Når du bliver inviteret med til et møde, modtager du en mødeindkaldelse i din indbakke. Øverst i 38 - Introduktion til Outlook 2007
mødeindkaldelsen finder du en række knapper til at acceptere, angive en foreløbig accept af eller afvise mødeindkaldelsen samt foreslå et andet tidspunkt for mødet. Knapperne vises øverst i læseruden, så snart du markerer mailen i meddelelseslisten. Åbner du meddelelsen, vises knapperne i Besvar-gruppen på Møde-fanen i båndet. Klikker du på Accepter-knappen, indsættes aftalen i din kalender, og mødearrangøren får besked om, at du har accepteret invitationen. Klikker du på Afslå-knappen, flyttes meddelelsen til Slettet postmappen, og aftalen indsættes ikke i kalenderen. I begge tilfælde har du mulighed for at sende et svar til mødeindkalderen. Vil du foreslå et andet mødetidspunkt, klikker du på Foreslå nyt tidspunkt-knappen. Så åbnes mødeplanlæggeren i et nyt vindue, hvor du kan se optaget og ledig tid for de enkelte mødedeltagere og derved finde et nyt mødetidspunkt, hvor alle deltagere har størst mulig chance for at deltage. Når du har markeret tidspunktet, klikker du på Foreslå tidspunkt-knappen. Så sendes forslaget til et nyt mødetidspunkt retur til mødeindkalderen og de øvrige mødedeltagere. Øverst i mødeindkaldelsen finder du en række knapper til at acceptere, angive en foreløbig accept af eller afvise mødeindkaldelsen samt foreslå et andet tidspunkt for mødet. Introduktion til Outlook 2007-39
Opgavehåndtering Den tættere integration mellem kalender- og opgave-delen er ikke den eneste nyhed i opgavestyringsdelen af Outlook 2007. Integrationen til opgavelister i andre programmer i Microsoft Office system er forbedret, så alle dine opgaver nu kan overføres til opgavelisten i Outlook, uanset hvilket program de er oprettet i. Trin for trin Lettere at finde ledig tid Se flere kalendere samtidig på flere måder 1. Åbn de kalendere, der skal findes ledig tid i, og vis dem side om side ved at markere dem i mappelisten i navigationsruden. 2. Klik på Pil-knappen på kalenderfanen for de enkelte kalendere, der skal findes ledig tid i. Nu lægges kalenderne over hinanden, så du kan se gennem dem og derved finde ledig tid i alles kalendere til et møde. 40 - Introduktion til Outlook 2007
Det er således ikke kun opgaver, der oprettes i Outlook, der vises i opgavelisterne i Outlook. Også opgaver oprettet i andre Office-programmer, som f.eks. Microsoft Office Project, overføres til opgavelisterne i Outlook. På den måde glemmer du aldrig en vigtig opgave, og du slipper for at skulle følge med flere forskellige steder for at få det fulde overblik over dine opgaver. Trin for trin Opret og uddeleger opgaver Sådan opretter du en opgave og uddelegerer den til en anden. Du kan oprette nye opgaver flere steder i Microsoft Office Outlook 2007. Du kan enten oprette dem i Opgavelisten nederst til højre i Opgavepanelet i Post-sektionen. Du kan også oprette dem i opgavedelen nederst i Kalender-sektionen, og endelig kan du oprette dem i Opgave-sektionen. Uanset hvor du opretter opgaverne, samles de i den samme opgaveliste, og de opgaver der er tættest på at nå deres deadline, vises altid i Opgavelisten nederst til højre i Opgavepanelet i Post-sektionen, så du har overblik over dem med det samme, du åbner Microsoft Office Outlook. 1. Den hurtigste måde at oprette en ny opgave er ved at dobbeltklikke i Skriv en ny opgave-feltet i Opgavelisten nederst til højre i Opgavepanelet i Post-sektionen. Så åbnes Opgave-vinduet. 2. I Opgave-vinduet kan du angive opgavens emne, en start- og en forfaldsdato for opgaven samt tilføje en påmindelse, der kan vises på en given dato og et givent klokkeslæt. Du kan også angive en status på opgaven, f.eks. Ikke startet, en prioritet og en fuldførelsesprocent. Det sidste er smart, hvis du har fået opgaven uddelegeret, for så kan opgavestilleren følge med i, hvor langt du er med opgaven. 3. Angiv eventuelt en beskrivelse af opgaven i Meddelelse-feltet nederst i Opgave-vinduet, eller træk genveje til de dokumenter, du skal arbejde med i forbindelse med opgaven. 4. Klik på Gem og luk-knappen for at gemme opgaven og lukke Opgave-vinduet. Uddeleger en opgave Du kan uddelegere en opgave til en anden person ved at sende opgaven til vedkommende. Det gøres, når du har defineret opgaven, ved at du klikker på Tildel opgave-knappen i Administrer opgave-gruppen på Opgavefanen i båndet øverst i vinduet. Angiv derefter mailadressen på den eller de personer, du vil uddelegere opgaven til, og markér Send mig en statusrapport, når denne opgave er fuldført-feltet, hvis du ønsker en besked, når modtageren har løst opgaven. Klik på Send-knappen for at sende opgaven og lukke Opgave-vinduet. Introduktion til Outlook 2007-41
Opgave-sektionen indeholder også en lang række nye visninger, der er med til at forbedre overblikket over din arbejdsmængde. Her er især Opgavetidslinje-visningen, som du måske allerede kender fra Journal-sektionen, velegnet til at få et overblik over din aktuelle arbejdsmængde. Alle påmindelser, deadlines og kategoriinformationer overføres mellem de enkelte programmer i Microsoft Office system. De ændringer du foretager i Outlook f.eks. ændring af deadline, fuldførelsesprocent eller kategorivalg overføres også til de programmer, opgaverne er oprettet i. Opret miniprojekter Nu kan du oprette flere forskellige opgavelister i Outlook. Det gør det muligt at oprette en meget mere detaljeret opgavestyring og f.eks. oprette separate opgavelister som en form for miniprojekter. Her kan du samle beslægtede opgaver og tilmed skabe et vist flow i opgaverne, f.eks. ved at give dem et nummer først i opgavenavnet. Du kan tilmed gruppere opgavelisterne, så du f.eks. kan adskille private og arbejdsmæssige opgavelister eller samle flere opgavelister omkring et givent projekt i en separat gruppe. Opgavelisterne kan også kopieres og flyttes efter behov. På den måde bliver det muligt at genbruge gamle opgavelister til nye, lignende projekter og derved genbruge de erfaringer, du har fået fra tidligere projekter. Opgaveværktøjer Ligesom meddelelsesvinduet anvender opgavevinduet den nye, bånd-baserede brugergrænseflade i 2007 Microsoft Office system. 42 - Introduktion til Outlook 2007
På Opgave-fanen i båndet finder du knapper til at håndtere opgaverne i Administrer opgavegruppen. Du kan således slette, uddelegere eller markere opgaverne som fuldførte, ligesom du kan klikke på Send statusrapport-knappen i Administrer opgave-gruppen og sende en statusrapport til den person, der har uddelegeret den pågældende opgave til dig. Statusrapporten indsætter automatisk oplysninger om fuldførelsesprocent, status og uddybende oplysninger om opgaven, så du stort set kun behøver at klikke på Send-knappen. På Opgave-fanen finder du knapper til at håndtere opgaverne i Administrer opgavegruppen. Du kan således slette, uddelegere eller markere opgaverne som fuldførte, ligesom du kan klikke på Send statusrapport-knappen i Administrer opgave-gruppen og sende en statusrapport til den person, der har uddelegeret den pågældende opgave til dig. Trin for trin Sådan håndterer du dine opgaver Sådan opretter du flere opgavelister, flytter opgaver rundt mellem listerne og deler opgavelister med andre. I Opgaver-sektionen kan du arbejde med Navnet kan senere ændres dine opgaver. Du kan oprette nye opgavelister, flytte opgaver rundt mellem listerne og peoverskriften og vælge ved at højreklikke på grup- endda gruppere listerne, hvis der er rigtig Omdøb gruppe. mange. Flyt opgavelister Opret en ny opgaveliste mellem grupper For at oprette en ny Har du brug for at flytte en opgaveliste højreklikker opgaveliste fra en gruppe du i Mine opgaver-ruden til en anden, trækker du den bare over i den øverst i navigationsruden gruppe, opgavelisten skal være placeret i i Opgaver-sektionen til fremover. venstre i Outlook-vinduet Du kan bruge grupperne til at samle beslægtede opgavelister, f.eks. en gruppe til private og vælger Ny mappe. Giv opgavelisten et og en gruppe til arbejdsrelaterede opgavelister. sigende navn, og vælg eventuelt en placering i det eksisterende opgavelistehierarki i Vælg, Del opgavelister hvor mappen skal placeres-listen. Klik på Du deler en opgaveliste med en eller flere OK-knappen. andre brugere af en Exchange-server ved at højreklikke på den opgaveliste, du vil dele. Opret en ny gruppe Derefter vælger du Del opgaver i genvejsmenuen. Så åbnes en ny meddelelse med en Har du brug for at oprette flere grupper af opgavelister f.eks. en gruppe til hvert af dine invitation om at dele den pågældende opgaveliste på Exchange-serveren. Angiv mod- arbejdsområder eller projekter højreklikker du på Mine opgaver-overskriften i Mine tagerens interne mailadresse i Til-feltet, og opgaver-ruden øverst i navigationsruden og markér Modtageren kan tilføje, redigere og vælger Ny gruppe i genvejsmenuen. slette emner i denne opgaveliste-feltet, hvis Nederst i ruden med opgavelister åbnes en modtageren må ændre, slette eller oprette ny gruppeoverskrift, som du kan navngive. nye opgaver i den delte opgaveliste. Introduktion til Outlook 2007-43
Kontaktpersoner Dine kontaktpersoner finder du i Kontaktpersonersektionen. Kontaktpersoner-sektionen har flere visninger, hvoraf en af de mest interessante er visitkort-visningen. Alle kontaktpersoner vises som rigtige visitkort, og har du indsat et billede af kontaktpersonen, vises dette også på visitkortet. I forhold til adressekortene fylder visitkortene meget mindre, og du kan tilmed forstørre eller formindske dem ved at holde Ctrl-tasten nede og dreje på scroll-hjulet på musen. Formindsker du visitkortene, kan du overskue mange flere kontaktpersoner i den samme visning og derved hurtigere finde frem til netop den kontaktperson, du har brug for. Opret en ny kontaktperson Du opretter en ny kontaktperson ved at klikke på Ny-knappen i værktøjslinjen øverst i Kontaktpersoner-sektionen. Så åbnes Kontaktperson-vinduet, hvor du angiver de kontaktoplysninger, du har på den pågældende. Du har mulighed for at trække genveje til hjemmesider, dokumenter eller andre emner ind i Meddelelse-ruden, der har relevans til eller for den pågældende kontaktperson. Når du har angivet alle detaljer om kontaktpersonen, klikker du på Gem og luk-knappen. Så lukkes Kontaktperson-vinduet, og den nye kontaktperson gemmes i Kontaktpersoner-sektionen. 44 - Introduktion til Outlook 2007 Undgå dobbeltoprettelser Når du har oprettet en ny kontaktperson, undersøger Outlook, om du allerede har oprettet vedkommende. Er det tilfældet, åbnes Kontaktpersonen findes allerede-dialogboksen med oplysninger om den eksisterende kontaktperson sammenholdt med oplysningerne om den nye kontaktperson.
Forskelle fremhæves med farvet tekst, så de er lettere at få øje på. Du kan så vælge, om du ønsker at opdatere den eksisterende kontaktperson med eventuelt nye oplysninger eller oprette en ny kontaktperson med de nye oplysninger. Udsend til kontaktpersoner Du kan foretage brevfletning og udskrive etiketter eller kuverter til alle dine kontaktpersoner eller til de kontaktpersoner, du har markeret, ved at vælge Funktioner-menuen Brevfletning. Overblik Kontaktpersoner-vinduet Saml alle oplysninger om dine kontaktpersoner. Angiv alle kontaktoplysninger Jo flere detaljer du har om din kontaktperson, jo flere måder kan du komme i forbindelse med vedkommende på. Angiv så mange, som du kan i felterne til venstre i Kontaktpersoner-vinduet. I takt med at oplysningerne angives, vises de på visitkortet øverst til højre i vinduet. Det er disse oplysninger, du kan se i oversigten, når du har valgt visitkortvisning i Kontaktpersoner-sektionen. Tipas visitkort Du kan selv vælge hvilke felter, der skal vises på visitkortet, og hvordan det skal se ud. Højreklik på visitkortet, og vælg Rediger visitkort. Træk genveje Du kan trække genveje til hjemmesider, dokumenter eller andre emner ind i Meddelelse-ruden, der har relevans til eller for den pågældende kontaktperson. Introduktion til Outlook 2007-45
Når du opretter en ny kontaktperson, kontrollerer Outlook automatisk, om der findes dubletter. I så fald åbnes Kontaktpersonen findes alleredevinduet, som vist her til højre. Så åbnes Brevflet kontaktpersoner-dialogboksen, hvor du kan vælge, hvorvidt der skal anvendes et eksisterende dokument eller oprettes et nyt, samt om kontaktinformationerne skal gemmes i en separat adressefil til brug ved senere brevfletninger. Opret fra genvejsmenuen Højreklikker du på en kontaktpersons visitkort i listen i Kontaktpersoner-sektionen og vælger Opret i genvejsmenuen, kan du i den tilhørende undermenu oprette en ny mail, mødeindkaldelse, opgave eller journaloptegnelse for hver enkelt kontaktperson. Outlook Web Access Når du ikke har din bærbare computer med dig, kan du tilgå din mailkonto og Outlook, bare du har adgang til internettet. Det betyder, at du har adgang til Outlook og dermed dine mails, aftaler, kontaktpersoner og opgaver, uanset om du anvender en computer hos en kunde eller sidder hjemme og arbejder på din private computer. Alt hvad du skal gøre er at åbne Internet Explorer og gå ind på adressen https://mail.aarhusvand.dk/ owa. Så åbnes Microsoft Office Outlook Web Access, og du kan nu logge dig på med dit brugernavn 46 - Introduktion til Outlook 2007
(tre tegn) og den adgangskode, du normalt benytter, når du skal logge dig på din arbejdscomputer. Efter et lille øjeblik åbnes en webbaseret udgave af Microsoft Office Outlook 2007. Den ligner stort set den Outlook, du er vant til. Her kan du sende mails, opretter nye aftaler, opgaver og kontaktpersoner på samme måde, som du plejer. Der er dog små forskelle i virkemåde og arbejdsmåde. Således er det kun de globale regler, der er defineret på serveren, der gælder. Derfor virker de regler, du har defineret i Outlook på din arbejdscomputer ikke under Outlook Web Access. Hvilke regler der er aktive, kan du se ved at klikke på Reglersektionsknappen nederst til højre i browservinduet. Bemærk Log på webmail internt Er du lige væk fra din plads, kan du tilgå Outlook Web Access fra en kollegas computer via adressen https:// mail.aarhusvand.dk/owa. For at logge på skal du benytte dit brugernavn ( domæne\brugernavn ) og den samme adgangskode, som du bruger, når du logger på din computer. Log på med dit brugernavn (tre tegn) og den adgangskode, du normalt benytter, når du skal logge dig på din arbejdscomputer. Der vil også være lidt flere spammails, der slipper gennem spamfilteret, end der plejer, men derudover vil du ikke mærke den store forskel. Skal du f.eks. slå Ikke til stede-assistenten til eller fra eller ændre på andre grundlæggende indstillinger, skal du klikke på Indstillinger-sektionsknappen til højre i værktøjslinjen øverst i browservinduet. Introduktion til Outlook 2007-47
Office Outlook Web Access ligner din Outlook på en prik. Så åbnes en ny side med alle de indstillinger, du kan ændre på fra Outlook Web Access. Skal du slå Ikke til stede-assistenten til eller fra eller ændre på andre grundlæggende indstillinger, skal du klikke på Indstillinger-sektionsknappen til højre i værktøjslinjen øverst i browservinduet. I menuen i ruden til højre finder du Ikke til stedeassistenten, som du kan vælge enten at slå fra eller slå til og angive en fraværsmeddelelse i tekstfeltet lige under. Du gemmer de ændrede indstillinger ved at klikke på Gem-knappen i værktøjslinjen øverst på Indstillinger-siden. 48 - Introduktion til Outlook 2007