Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. 24. maj 2011 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokaler, Rugvænget 31 Torsdag den 5. maj 2011 kl. 17.00 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Jan Larsen, Bjarne Rasmussen, Laila Arlofelt, Grete Kristiansen og Jan Hansen Repræsentantskabsmedlemmer Svend Erik Pedersen og Bent Nielsen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Linda Cornelius, Michael Jensen og Mette Povlsen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 16. november 2010 3. Optagne lån i perioden 16. november 2010-5. maj 2011 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligselskabets og afdelingernes års regnskaber a. Afdeling Kirstinelund b. Afdeling Kornvænget c. Afdeling Egebjerghaven d. Afdeling Børneinstitutionen e. Boligselskabet Kirstinevang f. Sideaktiviteter g. Spørgeskema h. Revisionsprotokollat 6. Forelæggelse af budget for 2012 a. Boligselskabet Kirstinevang b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2012 c. Retningslinier for afdelingernes budgetter 7. Renoveringsarbejder: a. Altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund b. Faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund c. Byggeregnskab tagrenovering, afdeling Egebjerghaven d. Gavllejlighederne i afdeling Kirstinelund Almenbo a.m.b.a Telegrafvej 5 B, 2 2750 Ballerup Telefon 4466 7261 Fax 4466 7263 almenbo@almenbo.dk www.almenbo.dk Ekspeditionstid: mandag-onsdag kl. 10-13 torsdag 14-17 fredag 10-12 323
8. Kloaksagen i Egebjerghaven 9. Anvisningsaftale med Ballerup kommune - fortrinsret for børnefamilier 10. Fusion jf. bilag om fordele/ulemper 11. Stillingtagen til henvendelse fra beboer 12. Behandling af indkomne forslag 13 Valg af revisor 14. Igangværende og uafsluttede sager 15. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 16. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag 11. oktober 2011 17. Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Lars Andersen blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentant skabsmøde den 16. november 2010 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 16. november 2010-5. maj 2011 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Endnu et år er gået og det er igen blevet tid til formandens beretning. Bestyrelsen har det sidste år ikke afholdt ligeså mange møder som i de foregående år, hvortil jeg vil sige, at vi ikke nødvendigvis har ligget på den lade side. Ude i afdelinger har der været travlt med at få gennemført større renoveringsarbejder, som de forskellige afdelingsbestyrelser har været travlt optaget af, hvilket desværre også betyder, at vores afdelinger igen måtte sætte huslejen i op. Derfor er det også til stor glæde at kunne konstatere, at alle afdelinger er kommet ud af 2010 med overskud som er større eller mindre. Men selskabet har dog alligevel fået arbejdet med at få forretningsordenen på plads for både selskab og afdelinger, derudover har der desværre også været en afdeling, som 324
har været nødsaget til at få hjælp fra selskabet til en større klagesag fra en beboer mod både afdelingsbestyrelse samt ejendomskontor. Vi har også fået forhandlet en lokalaftale på plads for gartnerne med et tilfredsstillende resultat. Bestyrelsen arbejder stadig med at få udvidet Almenbo, hvilket vi skal arbejde mere seriøst med i 2011. Med hensyn til fremtiden så skal både afdelingsbestyrelserne som selskabsbestyrelsen, have stor fokus på afdelingernes huslejeniveau, for vi har nogle afdelinger, som er ved at være et sted, hvor huslejen ikke skal stige for meget, således at vi måske vil stå med lejemål, som bliver svære at få lejet ud. Hertil vil jeg opfordre alle afdelinger til at få set på deres offentlige udgifter, for der må der kunne ses på, om der kan findes en billigere løsning til gavn for både beboere og miljø, specielt når der tænkes på renoveringer, vil der måske kunne findes en løsning til vedvarende energi samtidig, således at udgifterne på sigt vil blive mindre for de faste offentlige udgifter. Ellers så vil jeg afslutningsvis sige tak til både administration, bestyrelse, repræsentantskab samt ansatte i vores afdelinger for et godt samarbejde i året som er gået, og ser frem til endnu et år. Beretningen blev godkendt. ad 5 - Regnskab for 2010 a. Afdeling Kirstinelund Afdeling Kirstinelunds regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på 334.992 kr., der nedskriver opsamlet underskud og dækning af underfinansiering.. b. Afdeling Kornvænget Afdeling Kornvængets regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på 8.623 kr., der nedskriver opsamlet underskud. c. Afdeling Egebjerghaven Afdeling Egebjerghavens regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på 76.460 kr., der nedskriver opsamlet underskud. d. Afdeling Børneinstitutionen Afdeling Børneinstitutionens regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på 37.967 kr., der nedskriver opsamlet underskud Afdelingernes regnskaber er tilgængelige på Almenbos hjemmeside. e. Boligselskabet Kirstinevang Boligselskabet Kirstinevangs regnskab for 2010 blev godkendt med et overskud på 206.869 kr., der overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør 818.903 kr. f. Boligselskabet Kirstinevangs sideaktiviteter Boligselskabet Kirstinevangs regnskab over sideaktiviteter for 2010 blev godkendt. 325
g. Boligselskabet Kirstinevangs spørgeskema Boligselskabet Kirstinevangs spørgeskema for 2010 blev godkendt. h. Boligselskabet Kirstinevangs revisionsprotokollat Boligselskabet Kirstinevangs revisionsprotokollat for 2010 blev godkendt. ad 6 - Forelæggelse af budget 2012 a. Boligorganisationen Almenbos takstoversigt 2012 blev uddelt på mødet og administrationen orienterede om, at der snarest efter Almenbos bestyrelsesmøde den 11. maj 2011 orienteres om den forhøjelse af administrationsbidraget, som bestyrelsen beslutter på deres møde. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2012 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 7 - Renoveringsarbejder a. Altaner i de hvide blokke Administrationen har modtaget detaljeret tidsplan fra Windoor og arbejdet forventes igangsat i uge 24. Beboere i de berørte blokke vil løbende modtage orienteringsskrivelser omkring arbejdet. Det blev foreslået at indrykke en artikel i Ballerup Bladet omkring det utraditionelle altanprojekt. Administrationen skriver artiklen samt sørger for indrykning i Ballerup Bladet. b. Faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund Udskiftningen af faldstammer er udført i blok 13 og arbejdet er pågået som planlagt. Ved næste bygherremøde evalueres projektet, idet der forventes en fordyrelse på grund af udskiftning af gulvafløb. c. Byggeregnskab tagrenovering, afdeling Egebjerg Byggeregnskabet, der holder den budgetterede anlægssum, blev fremlagt og godkendt. Byggeskadefonden har godkendt byggeregnskabet og har dækket 1.508.091 kr. af de samlede udbedringsudgifter. d. Gavllejlighederne i afdeling Kirstinelund Der er gennemført en måling af varmeopnåelsen i ca. 30 lejemål. For at opnå en normal varme i gavllejlighederne er forskellige løsningsmuligheder drøftet med rådgivere og leverandører. Næste projektmøde afholdes i uge 19. 326
ad 8 - Kloaksagen i Egebjerghaven Administrationen anbefalede - for at holde afdelingen og beboerne skadesløse - at afdelingen skal modtage tilskud fra boligorganisationens dispositionsfond på beløbet 201.598,80 kr., idet ingen forsikringsdækning er mulig i denne sag. Bestyrelsen besluttede at yde tilskud fra boligorganisationens dispositionsfond på 201.598,80 kr. til dækning af omkostninger vedrørende kloaksagen. ad 9 - Anvisningsaftale med Ballerup kommune - fortrinsret for børnefamilier Administrationen anbefalede, at bestyrelsen indgik aftale med Ballerup Kommune om fortrinsret for børnefamilier til boliger med 4 rum og derover. Bestyrelsen besluttede at fastholde den nuværende aftale uden fortrinsret for børnefamilier. ad 10 Fusion jf. bilag om fordele/ulemper Bestyrelsen besluttede at indkalde repræsentantskab og bestyrelse til et møde, hvor emnet skal drøftes. ad 11 - Stillingtagen til henvendelse fra beboer Det blev drøftet, hvorvidt der kunne gives tilladelse til, at beboeren fik lov til holde to hunde i lejemålet. Bestyrelsen ønskede ikke at yde dispensation fra det vedtagne regelsæt om husdyrhold af 29. oktober 2009. ad 12 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 13 Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 14 Igangværende og uafsluttede sager Genforhandling af kontrakt med E.ON for afdeling Egebjerghaven Der er endnu ikke modtaget ny aftale for perioden 1. januar 2010-21. marts 2013. Køkkenforbedringer i afdeling Kirstinelund Der er udskiftet køkkener i 42 flyttelejligheder og hos 78 nuboende. 327
Modernisering af børneinstitutionen Kommunens repræsentant vil undersøge om og i givet fald hvornår, institutionen skal renoveres. Kloakskade, Egebjerghaven Der henvises til punkt 8 i dette referat. Energibesparende foranstaltninger, Kirstinelund Afdelingen har indgået aftale med E-gain om varmeregulering i lejlighederne i forhold til vejrprognoser. Efter to måneder er det endnu for tidligt at konkludere, hvor stor besparelsen i afdelingens fælles varmeudgift har været. ad 15 Meddelelser a. Fra formanden Formanden erindrede om generalforsamlingen i Almenbo den 25. maj 2011. b. Fra administrationen Administrationen oplyste, at bofællesskabet i afdeling Egebjerghaven har opsagt lejemålet med virkning fra 15. juli 2011. Det undersøges, hvordan boligerne kan udlejes fremover. Bestyrelsen er dog mest stemt fro ombygning til 2 famlieboliger. Der udsendes referat af styringsdialogmødet til bestyrelsen og repræsentantskabet med dette referat. c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund Ejendomskontoret opsætter skilte omkring overvågning af p-pladser. Det præciseres i en skrivelse til afdelingens beboere, at ophold på ramperne kun er tilladt for beboere, der bor i blokken. Afdeling Kornvænget Intet. Afdeling Egebjerghaven Afdelingens energiforbrug skal minimeres og afdelingen holder i den forbindelse møde med administrationen i uge 19 for at drøfte mulighederne. Afdelingsbestyrelsen har udarbejdet en pjece omkring afdelingsmødet, som vil blive omdelt til nye beboere. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten beklagede, at lokalaftalen blev underskrevet så lang tid efter ikrafttrædelse og foreslog, at bestyrelsen fremover blev indkaldt for underskrift. 328
Administrationen oplyste, at den modtagne lokalaftale fra gartnernes fagforening ikke var korrekt, hvilket forlængede datoen for underskrift. e. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant orienterede om Kultur- og Fritidsudvalgets arbejde. ad 16 Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev aftalt til tirsdag den 11. oktober 2011 kl.17.00. ad 17 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 19.50. Referent Formand Dirigent Lene Terpe Lars Andersen Lars Andersen 329