REFERAT Dialogmøde 2014 Vestsjællands almene Boligselskab Dato: 1. december 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Direktør Carsten Krüger Forvaltnings- og økonomichef Inge Nielsen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING AF SIDSTE ÅRS AFTALER Ingen aftaler i 2013. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN Begge parter var enige om, at det ikke var nødvendigt at gennemgå rapporterne på mødet. Kommunen havde forinden gennemgået dem, og nedenstående oplysninger her i punkt 3 er således et udtryk for VAB's besvarelse. Herudover henvises til punkterne 4, 5 og 6. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej B. Gennemgang af boligorganisationen VAB har i alt 159 afdelinger fordelt i 8 kommuner. Holbæk Kommune er tilsynskommune for selve boligorganisationen, og Kalundborg Kommune er tilsynskommune for de 28 afdelinger, som er beliggende her. Øvrige kommuner med afdelinger er Odsherred, Køge, Lejre, Ringsted, Slagelse og Sorø. Elementerne i styringsrapporten for selve boligorganisationen drøftes dog på dette dialogmøde, eftersom disse har betydning for de enkelte afdelinger generelt. 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 1/6
økonomi, administration og drift: At sikre attraktive boliger i yderområderne, herunder fastholde huslejen på et fornuftigt niveau i forhold til geografi og demografi. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Udbud på flytteopgaverne, sikre bedst mulig pris, og påvirke indirekte selskabets økonomi (mindre fraflytningstab). Fokus på bedst udnyttelse af ressourcerne. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.191 4.033 4.300 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 5.056 4.361 3.812 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 3.317 2.078 3.645 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Svært rekrutteringsgrundlag. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Vi afholder i efteråret 2014 en temadag for alle afdelinsbestyrelsesmedlemmerne - temaet er bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen har i det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 Regnskabsår 2011/2012 % % Venteliste 65,19 68,97 Kommunal anvisning 34,81 25,86 Fleksibel udlejning 0 0 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 0 5,17 Ledige boliger ultimo året 0 1,13 Vi har noteret os, at VAB's opgørelse er en total fordeling over alle boligerne - og ikke kun en opgørelse over fordelingen i selve regnskabsåret. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At sikre et fornuftigt huslejeniveau, så vi fortsat kan udleje boligerne. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 2/6
Vi har god gang i byggeriet (ikke Kalundborg Kommune), og iværksætter ikke særlige initiativer til styrkelse. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd. 028-28, Svebølle 3, Bellisvej: Afsluttet konvertering elvarme til varmepumpe. Afd.028-28, Svebølle 3, Bellisvej: Påtænkt yderligere energirenovering. Afd. 038-38, Hvidebæk 1, Enggårdsvej: Påtænkt døre- og vinduesrenovering. Afd. 045-45, Gørlev 3,1/Egetoften: Påtænkt energirenovering og udskiftning af varmeanlæg. Afd. 048-48, Hvidebæk 2, Kilen- Sandbjergvej-Bøgelundvej: Påtænkt omlægning elafdeling, renovering varmerør. Afd. 109-107, Rørby 4, Gl. sorøvej: Påtænkt tagudskiftning og energirenovering m.v. Afd. 197-191, Etagehuse: Påtænkt helhedsplan for området. Afd. 198-192, Rækkehuse: Afsluttet nye carporte. Afd. 198-192, Rækkehuse: Påtænkt energirenovering. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne afd.197-191, Etagehuse: VAB bemærker at enkelte misbrugere har skabt utryghed i afdelingen. VAB har været dialog med Misbrugscenteret herom. Det blev aftalt, at kommunen videregiver problemet i forvaltningen, idet "nabo-blokken", som tilhører Boligselskabet Alliken, tidligere har tilkendegivet, at de ligeledes har haft problemer med salg af stoffer på parkeringspladsen og i kælderen, hvilket har skabt utryghed blandt deres beboere. Herudover: Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (rød markering) vedrørende henlæggelser vedligeholdelse : afd.017-17, Svebølle 2, Skolevænget afd. 077-78, Bjergsted 1, Kalundborgvej/Myrehøj afd. 108-115, Ubby 3, Hovedgaden Afd. 129-129, Havnsø 2, Lundevej Afd. 130-130, Rørby 5, Sandbjerggård Afd. 170-169, Ubby 9 Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende opsamlet underskud : Afd. 028-28, Svebølle 3/ Bellisvej afd. 553-172, Høng 1 Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (rød markering) vedrørende opsamlet underskud : Afd. 029-29, Gørlev 2, Søkrogen Misbrugsproblerne i afd. 197-191 er videregivet i forvaltningen. Vi har noteret os, at VAB oplyser, at de store henlæggelser til vedligeholdelse er i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanerne. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Ingen bemærkninger. Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 3/6
4. STØTTESAGER VED LANDSBYGGEFONDEN Afd. 029-29, Gørlev 2, Søkrogen : Kommunen rykker for regnskab og skema C. Skema B blev godkendt i kommunalbestyrelsen 24-08-2011 og i Landsbyggefonden 22-09-2011. Aftale: VAB oplyser, at det fremsendes meget snart. Det er Kuben Management, som skal udarbejde det. Afd. 197-191, Etagehusene: Blev drøftet. Afdelingen var oprindeligt ansøgt sammen med Fællesorganisationens Boligforening og Boligselskabet Alliken, v/domea, og som en del af en samlet helhedsplan for området med "de røde" blokke på Nørre Alle. En fælles ansøgning til Landsbyggefonden er efterfølgende droppet. Kommunen ønsker oplyst, hvorvidt VAB selv arbejder videre med deres egen ansøgning og helhedsplan, idet sagen stadig er aktiv i www.driftsstoette.dk Aftale: Vab vil overveje/ evt. drøfte herom med Landsbyggefonden og tilretter www.driftsstoette.dk herefter. Vi afventer opfølgning på aftalerne. 5. REGNSKAB 2013 Regnskab 2013 (01.07.2012 30.06.2013) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 233.924 kr., som overføres til arbejdskapitalen. Dispositionsfonden udgør 33.070.581 kr., heraf disponibel 17.658.903 kr. = 5.056 kr./lejemål. Arbejdskapitalen udgør 13.503.869 kr., heraf disponibel 11.583.125 kr. = 3.317 kr./lejemål. Årets resultat afdelinger: Afdelinger Årets Opsamlet Leje/m2/pr.år resultat resultat 2013 016 16, Svebølle 1 / Vesterled -16.475 23.780 744 017 17, Svebølle 2 / Skolevænget 2.698 52.787 663 024 24, Særslev 1 / Hækkemosen / 11.431 83.276 506 Bakkekammen 025 25, Gørlev 2 / Folehaven -9.904 44.645 468 028 28, Svebølle 3 / Bellisvej -112.985-148.374 677 029 29, Gørlev 2 / Søkrogen -490.214-458.860 710 038 38, Hvidebæk 1 / Enggårdsvej 23.997 90.996 666 039 39, Svebølle 4 / Lupinvej -475 78.509 819 045 45, Gørlev 3,1 / Egetoften 22.124 226.120 715 048 48, Hvidebæk 2 / Kilen-Sandbjergvej- -29.570-51.566 900 Bøgelundvej 054 54, Svebølle 5 / Berberisvej -27.913 70.272 712 059 59, Hvidebæk 4 / Gåsebjerg -84.209-57.327 689 064 64, Særslev 2 / Birkelunden -7.388 119.678 655 077 78, Bjergsted 1 / Kalundborgvej / Myrehøj 6.009 102.317 839 Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 4/6
108 115, Ubby 3 / Hovedgaden -14.543 31.677 681 109 107, Rørby 4 / Gl. Sorøvej -1.761-7.995 838 129 129, Havnsø 2 / Lundevej -11.008 109.808 849 130 130, Rørby 5, Sandbjerggård 58.299 90.868 775 149 141, Ubby 7 / Kæret -32.153-8.870 864 150 145, Kalundborg 1 / Lerchenfeldvej 5.214 125.088 1.061 159 155, Ubby 8 / Enggårdsvej 828 9.905 796 170 169, Ubby 9 34.080 95.944 848 178 177, Gørlev 4-26.718 188.496 843 184 183, Høng 2-43.169 70.680 966 197 191, Etagehuse /Nørre Alle 75.291 75.291 667 198 192, Rækkehuse / Kløvervej 73.208 37.902 657 508 057, Ubby 5 15.319 71.736 727 553 172, Høng I -115.612-165.174 1.208 I alt 28 afdelinger I mange afdelinger skyldes underskud, at der er opnået et lavere afkast på afdelingernes henlæggelser end forventet og budgetteret. Herudover har mange afdelinger haft et overforbrug på konto 114, renholdelse, hvilket skyldes den strenge vinter. - Over- og underskud afvikles efter reglerne over de kommende 3 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning uden bemærkninger. 6. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN / NY UDLEJNINGSAFTALE VAB og Kommunen har indgået ny udlejningsaftale pr. 1. oktober 2014 efter et ønske fra kommunen om fleksibel udlejning med fortrin for pendlere. I den tidligere udlejningsaftale var der ingen aftale om fleksibel udlejning. Kommunens hjemmeside vil snarest blive tilrettet. Det blev aftalt, at VAB ligeledes lægger den på hjemmesiden. Kommunen meddeler, når vores er klar. 7. NÆSTE DIALOGMØDE - 2015 VAB har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2015, hvorefter indberetning vil være mulig. Det blev aftalt, at VAB indberetter styringsrapporten senest den 1. september 2014. Det er Holbæk Kommune, som indberetter fristdagen i www.almenstyringsdialog.dk 8. EVENTUELT VAB udtrykker bekymring for tiltagende udlejningsvanskeligheder i Afd. 109-107, Rørby 4, Gl. Sorøvej, og vil gerne inddrage kommunen i en dialog herom. VAB har meget svært ved at leje boligerne ud, og at fastholde lejerne, grundet huslejens størrelse og en voldsom høj varmeudgift. - Enkelte lejemål er meget store og derfor forholdsmæssigt dyre. Afdelingen består af 6 familieboliger og 8 ældreboliger. Herudover trænger afdelingen til både nyt tag og til energirenovering, da varmeudgiften ligeledes er meget dyr. - P.t. er 2 ud af 6 familieboliger tomme. Muligheder blev drøftet, herunder salg eller ansøgning om støtte i Landsbyggefonden, men VAB har p.t. ingen konkrete planer om nogen af disse løsninger. Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 5/6
Der blev ikke indgået aftaler. Kommunen tilkendegav, at det ligeledes er vanskeligt at visitere til ældreboligerne. 9. AFTALER 1. VAB fremsender snarest regnskab og skema C til kommunen vedrørende afd. 029-29, Gørlev 2, Søkrogen. 2. VAB overvejer fortsat helhedsplan og ansøgning om støtte i LBF vedrørende afd. 197-191, Etagehusene. 3. Udlejningsaftalen vil snarest blive tilrettet på kommunens hjemmeside, og efterfølgende vil VAB ligeledes lægge den på deres hjemmeside til gavn for begge parter. 4. VAB indberetter styringsrapport 2015 senest 1. september 2015. Holbæk kommune indberetter dato i www.almenstyringsdialog.dk. Nærværende referat godkendes af Vestsjællands almene Boligselskab Kalundborg Kommune den 11 / 12-2014 den 9 / 12-2014 Direktør Karsten Krüger Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Vestsjællands almene Boligselskab 6/6