Indgåelse af aftaler med sikkerhedsmæssigt indhold Indsæt billede her 8,1 cm. højt x 16,3 cm. bredt - Differentiering af krav i henhold til type
Sessionen Baggrund samt erfaringer fra tilsyn De lovmæssige krav med relevans for indkøb af sikkerhedsmæssige ydelser Metode til at sikre vellykkede kontrakter Eksempler på forskellige typer indkøb Køb af ydelser med et sikkerhedsmæssigt indhold - Storebælt
Baggrund - Historik Fra de gamle statsbaner til moderne, specialiserede virksomheder = Fra gør alting selv til totalentrepriser og udlicitering
Baggrund erfaringer fra tilsyn Kontrakthåndtering var fokusområde for tilsyn i 2014 - virksomhederne anvender i langt højere grad end tidligere underleverandører til mange typer af opgaver, som fx vedligeholdelse af komponenter, rullende materiel eller infrastruktur - tilsyn med fokus på, hvorledes virksomhederne håndterer kontrakter, herunder kravspecifikationer og sikring af at leverandørerne opfylder kravene.
Baggrund erfaringer fra tilsyn Opsamling på tilsyn med kontrakter 2014 - tilsyn hos 16 virksomheder (samtlige virksomheder med en enkelt undtagelse). Nedenstående områder er en udfordring for en række virksomheder: Kontrakternes indhold - Ydelserne ikke beskrevet i tilstrækkelig grad bl.a. indhold, ansvarsfordeling, kompetencer, resultaterne af tjenester og produkter, kommunikation, udveksling af information og dokumentation. Opfølgning på kontrakter - Flere virksomheder har ikke i tilstrækkelig grad ført tilsyn med kontrakter med sikkerhedsmæssigt indhold. - Flere virksomheder er usikre på, hvordan aftaler med ydelser med sikkerhedsmæssigt indhold skal auditeres, særligt når det drejer sig om specialydelser, hvor virksomheden ikke har kompetencer til at vurdere ydelsens indhold. Dette understreger vigtigheden af, at kontrakterne beskriver resultaterne af de tjenester og produkter, der er indgået kontrakt om. Overblik over kontakter - Enkelte virksomheder har udfordringer med at bevare overblikket over indgåede kontrakter samt sikre, at kontrakterne holdes opdateret og er tilgængelige for relevante parter i virksomheden. Ved tilsynet er set flere kontrakter, der er underskrevet lang tid efter datoen for ikrafttrædelsen. Kontrakthåndtering også et fokusområde i 2015. (Fra Sikkerhedsrapporten 2014)
Baggrund hvorfor leverandør- og kontraktstyring Sikkerheden skal opretholdes Risici i hele leverandørkæden skal være under kontrol I kontrakten specificeres hvad forventningen til leverandøren er herunder leverandørens ansvar MEN Ansvaret for sikkerheden er i sidste ende jernbanevirksomhedens eller infrastrukturforvalterens
Baggrund hvorfor leverandør- og kontraktstyring Leverandør- og kontraktstyring handler om: At definere krav til ydelser tilstrækkeligt klart (indgåelse af aftale) + At sikre at ydelsen leveres som aftalt (opfølgning på aftale / overvågning)
Regelgrundlaget - Sikkerhedsdirektivet ansvaret for en sikker drift af jernbanesystemet og kontrollen med de risici, der opstår på dette system, ligger hos infrastrukturforvaltere og jernbanevirksomheder med pligt for disse til at iværksætte nødvendige risikostyringsforanstaltninger og til at etablere sikkerhedsledelsessystemer i overensstemmelse med dette direktiv. hver infrastrukturforvalter og jernbanevirksomhed (er) ansvarlig for sin del af systemet og for sikker drift af denne del, herunder levering af materiel og indgåelse af kontrakter om tjenesteydelser, i forhold til brugere, kunder, berørte arbejdstagere og tredjeparter. Fra Sikkerhedsdirektivet 2004/49/EF, artikel 4
Regelgrundlaget - Sikkerhedsdirektivet Sikkerhedsledelsessystemet skal opfylde de krav og indeholde de elementer, der er fastsat i bilag III, tilpasset til karakteren og størrelsen af samt andre omstændigheder ved den pågældende aktivitet. Systemet sikrer kontrollen med alle risici, der hidrører fra infrastrukturforvalterens eller jernbanevirksomhedens aktivitet, herunder levering og vedligeholdelse af materiel samt brug af kontrahenter Fra Sikkerhedsdirektivet 2004/49/EF, artikel 9 (2)
Overvågning af sikkerhedsmæssige forhold Formål med overvågning Overvågningsprocessen skal så tidligt som muligt påvise forhold, som kan resultere i ulykker, hændelser eller andre (potentielt) farlige situationer. På baggrund heraf skal gennemføres korrigerende og/eller forebyggende handlinger. Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013 og Kommissionens forordning nr. 1078/2012 af 16. november 2012 om en fælles metode for overvågning
Overvågning af sikkerhedsmæssige forhold Hvilke sikkerhedsmæssige forhold skal overvåges? Virksomheden skal identificere og beslutte hvilke typer af sikkerhedsmæssige forhold, der skal overvåges Dette vil typisk foregå i forbindelse med udarbejdelse/ revision af virksomhedens risikoprofil. Beslutningen om, hvad der skal prioriteres, skal træffes ud fra vurderinger af, hvad der giver anledning til de største risici, og hvor det kan have negative konsekvenser for sikkerheden, hvis der ikke overvåges effektivt Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013 og Kommissionens forordning nr. 1078/2012 af 16. november 2012 om en fælles metode for overvågning
Overvågning - Leverandører Eksterne parter / Leverandører Virksomheden skal hvor relevant - sikre, at overvågning også foretages af samarbejdspartnere og leverandører. Herunder skal sikres dialog mellem parterne om bl.a. fejl og mangler, således at den anden part kan gennemføre korrigerende handlinger. Denne dialog skal sikres gennem aftaler Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013 og Kommissionens forordning nr. 1078/2012 af 16. november 2012 om en fælles metode for overvågning
Krav til dokumentation køb af ydelser med sikkerhedsmæssigt indhold Bekendtgørelse 14 Krav 8 (/Bekendtgørelse 13 Krav 8) Dokumentation for, at samarbejde om og køb af ydelser med et sikkerhedsmæssigt indhold hos en leverandør er fastsat i en skriftlig aftale, som definerer ydelsernes indhold og ansvar herfor. Kravet handler om arbejde, der har indflydelse på sikkerheden, som udføres af eksterne parter. Det kan være ydelser omkring vedligeholdelse af materiel eller anlæg, men også ydelser af sikkerledelsesmæssige opgaver, som f.eks. intern revision. Virksomheden skal kunne fremvise gyldige skriftlige kontrakter for alle sådanne ydelser. Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Krav til dokumentation køb af ydelser med sikkerhedsmæssigt indhold Af kontrakterne skal det fremgå: Hvilke opgaver/leverancer, der er aftalt Eventuelle krav til leverancer eller kompetencer Hvilke parametre, der skal overvåges Aftaler om adgang og revision Ansvarsfordeling Hvornår kontrakten er indgået Kontrakter skal være underskrevet af begge parter, af personale med dokumenterede beføjelser hertil. Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Krav til dokumentation køb af ydelser med sikkerhedsmæssigt indhold Sikkerhedsledelsessystemet Det anbefales, at virksomheden vurderer behovet for at etablere procedurer for indgåelse og vedligeholdelse af kontrakter med sikkerhedsmæssigt indhold. Virksomheden bør opstille en række krav eller udarbejde en skabelon hvor det sikres, at væsentlige aspekter af sikkerhedsmæssig karakter vurderes ved indgåelse af hver kontrakt. Det vil endvidere være naturligt at inddrage virksomhedens jurister i dette arbejde. Virksomheden bør ligeledes have en procedure for at kontrollere kvaliteten af det leverede, revision hos leverandøren samt en procedure for sikring af eventuelle korrigerende handlinger hos leverandøren. Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Hvordan sikres vellykkede aftaler Før aftaleindgåelse: Udarbejd en grundig risikovurdering Se på barriererne hvem har ansvaret for disse? Vurder barriererne der opstilles hvordan kan og skal de overvåges? Prioriter overvågning ift. størrelsen af de risici leverancen påfører
Hvordan sikres vellykkede aftaler Elementer der skal overvejes i kontrakten: Ydelsen så præcist defineret som overhovedet muligt Krav der skal opfyldes, f.eks. lovkrav Krav til kompetencer hos leverandørens personale Krav til efterlevelse af ledelsessystem (købers/leverandørs) Klar beskrivelse af ansvar Krav til kommunikation Krav til dokumentation for overholdelse af kontrakt og overvågning
Hvordan sikres vellykkede aftaler Inddragelse af de rette personer/kompetencer: Repræsentanter for interne modtagere af ydelsen Juridisk personale/kompetence Repræsentanter med baggrund i arbejdet med sikkerhedsledelsessystemet Interne auditorer
Eksempler på forskellige leverancer Varer Viden Medarbejdere Entrepriser Serviceydelser Komplette leverancer
Eksempler på forskellige kontroller Modtagelseskontrol (100%/stikprøve) Tjek af dokumentation for leverandørens slutkontrol Tjek af medarbejderes kompetencer Audit med ledelsessystem/efterlevelse af procedurer Tjek af certificeringer/godkendelser
Eksempel Vedligeholdelse af køretøjer Hvis vedligehold udføres af underleverandører via kontrakt, skal jernbanevirksomheden kunne dokumentere, at der gennemføres tilsyn med kontraktens overholdelse, herunder tilsyn med at leverandørens evt. underleverandører opfylder kontraktens krav. Søg eventuelt inspiration i ECM forordningen (KOMMISSIONENS FORORDNING (EU) Nr. 445/2011 af 10. maj 2011 om en ordning for certificering af enheder med ansvar for vedligeholdelse af godsvogne ) Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Eksempel Vedligeholdelse af køretøjer Tilsynet skal som minimum indeholde disse punkter: Procedurer for vedligeholdelse IT-System hvor vedligeholdelse styres Vedligeholdelsesplaner og instrukser Tjekskemaer til sikring af at alle krav i evt. vedligeholdelsesgrundlag overholdes Udfyldte tjekskemaer fra gennemført vedligeholdelse Dokumentation for vedligeholdelsesintervallet/-tidspunkt er overholdt Dokumentation for kalibrering af værktøj (mærkater, skemaer, procedurer mv.) Dokumentation for at sporbare komponenter er vedligeholdt (på samme måde som hele lokomotiver/togsæt/vogne etc.) Dokumentation for at materiellet/anlægget er frigivet til drift Dokumentation for, at det er personale med de rette kvalifikationer, der har gennemført vedligeholdelsen eller har frigivet materiellet til drift (krav 3) Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Eksempel Vedligeholdelse af køretøjer Det skal tydeligt fremgå af kontrakten, at det kun er jernbanevirksomheden, der kan dispensere for ændringer i forbindelse med planlægning og gennemførelse af vedligehold. Dvs. at vedligehold, der gennemføres på kontrakt, ikke kan indeholde frigivelse til drift, såfremt vedligeholdet ikke er udført i henhold til vedligeholdelsesplan /-instrukser udleveret af jernbanevirksomheden. Fra Trafikstyrelsens Vejledning i Sikkerhedsledelse, d. 7. oktober 2013
Leverandørers indflydelse på risikoprofilen og sikkerhedsledelsessystemet Overvejelse: Er vores risikoprofil, som den er i dag, dækkende ift. de aftaler om sikkerhedsmæssige ydelser, vi allerede har? Er de korrekte barrierer og overvågning inkluderet og beskrevet? Før en aftale om indkøb af sikkerhedsmæssige ydelser indgås risikovurderes denne, MEN husk også at vurdere om der er tale om en væsentlig ændring, f.eks. hvis aktiviteter, der hidtil er udført i virksomheden overgår til leverandør
Kvalificering af leverandører med certifikat eller myndighedsgodkendelse Det antages, at produkter eller tjenester, som kontrahenterne eller leverandørerne leverer eller yder til jernbanevirksomhederne, lever op til sikkerhedskravene, hvis kontrahenterne, leverandørerne eller produkterne i forbindelse med en sådan levering eller ydelse er certificeret i overensstemmelse med de relevante certificeringsordninger, der er oprettet i medfør af EUlovgivningen. Fra KOMMISSIONENS FORORDNING (EU) Nr. 1158/2010 af 9. december 2010 om en fælles sikkerhedsmetode til vurdering af overholdelsen af kravene til opnåelse af jernbanesikkerhedscertifikater, artikel 3, punkt 3
Kvalificering af leverandører med certifikat eller myndighedsgodkendelse Eksempler: Entreprenører eller andre, der udfører arbejde for jernbanevirksomheder med eget sikkerhedscertifikat Akkrediterede eller generisk godkendte assessorer Godkendte uddannelsescentre Certificerede enheder med ansvar for vedligeholdelse (køretøjer) Men HUSK at undersøge, hvad certificering dækker, og spørg til vilkår, påbud og resultater fra tilsyn
Afrunding Risici i leverandørkæden skal kontrolleres Klare aftaler er afgørende Overvågning og opfølgning ift. risici og med passende midler Ansvaret for sikkerheden er i sidste ende jernbanevirksomhedernes og infrastrukturforvalternes