Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon 6543 2030 REFERAT www.medcom.dk Referat af 14. møde i hjemmepleje-sygehusgruppen Tidspunkt: Mandag den 22. juni 2015 kl. 10.00 til 15.00 Sted: Deltagere: MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M Mødelokale: Konferencen Annemarie Gammelgaard, Region Nordjylland (afbud) Kerstin Mariegaard, Sygehus Vendsyssel Karen von Påhlman, Region Nordjylland (afbud) Grethe Lomholdt Nielsen, Frederikshavn kommune Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev kommune (afbud) Annie Vibeke Præstegaard, Brønderslev kommune (afbud) Peter Breum, Aalborg kommune (afbud) Carsten Mortensen, Aalborg kommune (afbud) Thomas Bitsch, Region Midtjylland (afbud) Elsebeth Borg Esmach, Hospitalsenheden Vest, R. Midt (afbud) Lise Simonsen, Regionshospitalet Randers (afbud) Kirstine Aagaard, Region Midtjylland Birgit Bækmann, Aarhus kommune Alice Jepsen, Syddansk Sundhedsinnovation, RSD (afbud) Susanne Pedersen, Syddansk Sundhedsinnovation, RSD Linette Krell, Sydvestjysk sygehus Jan P. Larsen, Skive kommune (afbud) Bodil Grøn, Fredericia kommune (afbud) Brita Langvad, Haderslev kommune (afbud) Mette Fredensborg, Assens kommune Bettina Mattsson, Region Sjælland (afbud) Anne Katrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Inge Paamejer, Holbæk Sygehus (afbud) Vivi Orthmann, Vordingborg kommune Jette Gudmundsen, Faxe kommune Sharon Wintcentsen, Region Hovedstaden Anne Danborg, Region Hovedstaden (afbud) Peter William Nielsen, Region Hovedstaden (afbud) Jette Schweitzer, Bispebjerg hospital Pia Wisbøl, Herlev kommune (afbud) Marianne Strand, Egedal kommune (afbud) Kim Snekkerup, Halsnæs kommune (afbud) Dorthe Skou Lassen, MedCom (afbud) Iben Søgaard, MedCom (afbud) Michael Due Madsen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom
Pia Reinhardt Juel, MedCom (referent) 1. Velkomst og meddelelser, herunder overordnet status og tidsplan for version 1.0.3. Velkomst og præsentationsrunde. Jeanette har følgende meddelelser: - Pga. folketingsvalget blev MedCom styregruppemødet aflyst den 3. juni, hvor der var indstillet til godkendelse af opdatering af version 1.0.3.. Vi afventer den nye regering og herefter forventes version 1.0.3. godkendt i en skriftlig proces, som forhåbentlig sker inden sommerferien. Tidsplanen fastholdes, dvs. drift fra 2. maj 2016 med overgangsperiode frem til 1. nov. 2016. - Har fået en henvendelse fra Stabsfunktionen i Region Midt, der ønsker, at der sendes til fordøren, når der er truffet beslutninger om fx nye versioner. - Har gennemført en ringerunde til leverandørerne om hvordan versionsskiftet håndteres teknisk. Status er, at alle kan håndtere modtagelse af to versioner i overgangsperioden. Avaleo og KMD Care forventer at kunne snitfladeaktivere, at der nu sendes i version 1.0.3, men CSC sender direkte i version 1.0.3, når de er opdateret. Derfor vigtigt med tæt koordination om tidsplaner mellem region og kommuner. - Jeanette har lovet Hanne Starcke fra Brønderslev kommune at spørge om gruppen har input til hvordan oplysninger om smitte kommunikeres fra kommunen til sygehus i dag, hvor der ikke er et specifikt felt til det i indlæggelsesrapporten. Der er ingen bud på dette fra gruppen, men det er faktisk for sent, at den først kommer sammen med indlæggelsesrapporten, hvis patienten skal isoleres? Der foreligger ingen aftaler, men som oftest ringes der efterfølgende til relevante sygehus. - Revidering af sundhedsaftaler i forhold til hjemmepleje-sygehusstandarder hvis der foreligger nye lokale aftaler om tidsfrister mv., må de meget gerne blive sendt til MedCom. - Udfasning af indlæggelsessvar ved indførelsen af indlæggelsesrapporten bliver indlæggelsessvaret overflødigt, men beslutningen om at lukke for det er endnu ikke truffet alle steder. Den er dog for nedadgående, men der blev stadig sendt 13.000 i maj måned. Jeanette opfordrer til, at alle går hjem og slår et slag for at indlæggelsessvaret udfases. - Forberedelsesarbejdet omkring MedCom10 bliver påbegyndt inden længe og der er planlagt møderække med div. parter bag MedCom, Jeanette har en idé omkring ambulante/-akutte ambulante kontakter mellem sygehus og kommuner og vil gerne have tilbagemeldinger på dette (se slides). Der findes pt. ikke en specifik standard til dette, men man kan måske udarbejde en light-version af udskrivningsrapporten, som kan benyttes specifik til formålet. Birgit Bækmann: det er ikke kun udskrivning, men også indlæggelse der er problemet. Der er ikke altid behov for at sende en udskrivningsrapport men måske en udskrivningsadvis i stedet for. Vi er nød til at have begge dele, for at vide om borgeren er indlagt ambulant. Kerstin Mariegaard: Region Nordjylland skal i gang med at bruge korrespondancen. Der var møde d. 17. juni, hvor der skulle tages stilling til, hvornår det skal igangsættes. Man anvender korrespondancen fordi der ikke findes andre muligheder. Linette Krell: Det er vigtig at få klarlagt, hvad der er standarder og aftaler. Der er også det 2
økonomiske aspekt i det så det er vigtigt at få synliggjort hvad det er der giver værdi og mening i at udvikle. Konklusion Der er interesse i at gå videre med ideen om standarder til det ambulante område, og Jeanette går videre med forberedelsen i relevante fora. 2. Status for udfasning af medicin i indlæggelsesrapport og udskrivningsrapport Bilag: Konsekvensnotat vedrørende FMK og MedCom hjemmepleje-sygehusstandarder. Der har været lagt op til, at overordnet beslutning blev taget i den nationale styregruppe for FMK, vedrørende udfasning af medicin i indlæggelses og udskrivningsrapport, beslutning udestår stadig. Der ønskes en drøftelse og anbefaling fra hjemmepleje-sygehusgruppen. Fælles drøftelse om anbefaling af videre plan vedrørende medicin i indlæggelses- og udskrivningsrapport. Anne Katrine Langfeldt Leksø: Notat omkring lægens ansvar i FMK er nu erstattet med FAQ. Pkt. 7 blev nævnt. Pt kan oplysninger ikke trækkes til udskrivningsrapport. Sundhedsstyrelsen har fastlagt at selv om vi har FMK, skal der stadig udveksles medicinoplysninger i epikrisen og en oversigt over medicin skal videregives i papirform til patienten ved udskrivelse. Link til FAQ: https://sundhedsstyrelsen.dk/da/medicin/haandtering/ordination-og-haandtering-afmedicin/spoergsmaal-og-svar Jette Gudmundsen: Er ikke enig med Anne Katrine. Synes at papir til borger er OK og at det udskrives, hvis der bliver bedt om det. Pt. er der brug for print af medicinlister i hjemmet, men på et tidspunkt stopper det og der skal så benyttes tablets etc. Oplysninger hentes fra FMK men det vil ikke blive mindre besværligt af at det står i en udskrivningsrapport. Hvis FMK er det system der skal benyttes så er det det der skal opdateres. Det bliver også nemmere, hvis sygeplejerskerne selv får mulighed for at opdatere FMK, hvis det nogensinde bliver vedtaget. Vivi Orthmann: det taler ikke for, at der skal benyttes flere systemer. Birgit Bækmann: FMK skal opdateres og benyttes og der skal KUN anvendes et system. Er der uoverensstemmelser, skal sygehuset kontaktes. Mette Fredensborg: er fuldstændig med Birgit Bækmann. Linette Krell: det er meget arbejdsgangsstyret, så disse skal på sigt også ændres i sygehusregi. Kerstin Mariegaard: mener også at FMK er løsningen. Hvad er buddet på, hvornår der lukkes: Birgit Bækmann: 2. kvartal i 2016. Konklusion Det virker fornuftigt, at det samkøres med datoen for igangsætningen af version 1.0.3. Der bakkes op om anbefalingen i notatet vedr. udfasning af medicin i indlæggelses og udskrivningsrapporten. 3. Nedsættelse af arbejdsgrupper vedrørende fælles fraser, opdatering af guide mv. Bilag fra Region H vedrørende smitterisiko Jeanette giver et overblik, over hvilke overordnede opgaver der er vedrørende implementering af version 1.0.3., herunder et bud på organisering og tidsplan for opgaverne. Der er ønsket brug af fælles fraser i smitterisiko, seneste pn. medicin, seneste depotmedicin, ernæring, håndtering af KRAM faktorer. Andre? Trin for trin guide skal opdateres til version 1.0.3. 3
Vedrørende fraser til smitterisiko, se oplæg fra Region H. Anne Danborg vil gerne være tovholder for arbejdsgruppe vedrørende smitterisiko. Jeanette Jensen: Det vil være fint, hvis der kan blive enighed om et fælles nationalt frase bibliotek, hvor det er relevant. På de områder hvor vi ved, at der er behov for fraser nedsættes der arbejdsgrupper. Det videre arbejde drøftes til næste møde d. 27/10. Hvordan skal det besluttes, når fraserne ændres og hvornår skal de ændres? Det må der gerne tænkes over. Jeanette drøfter med leverandørerne, hvordan de vil sørge for at fraserne bliver opdateret i deres systemer. Hvor skal det akutelle frase bibliotek opbevares? Et bud kunne være SVN en, i bilagsmappe til dokumentationen af version 1.0.3. Jeanette kom med et bud på, hvor det vil give god mening, at der nedsættes arbejdsgrupper og foreslog en regionsvis inddeling for at lette samarbejdet og at der udpeges en tovholder for hver opgave, så man ved hvem man skal kontakte. Smitterisiko (Anne Danborg, RH) Depot medicin og PN medicin (?, Region Midt, Kirstine Aagaard vender tilbage ang. hvem der skal være tovholder). Grethe Lomholdt Nielsen tilbød, at Frederikshavn Kommune kan bidrage med den kommunale vinkel til depot medicin. Ernæring (afventer, erfaringsopsamling anbefales) KRAM faktorer formidling og opfølgende hjemmebesøg (region Nord, Kerstin Mariegaard melder tilbage ang. hvem der skal være tovholder ) Ny trin for trin guide (opdatering af den faglige guide). Jeanette Jensen er tovholder + repræsentanter fra Syd) Forslag til proces der kan evt. udarbejdes et nyhedsbrev i perioden frem til næste møde den 27. oktober, hvor resultat fra arbejdsgrupper fremlægges og behandles. Kirstine Aagaard: der skal fastsættes principper, som går på tværs, når nu planen er regionsvis inddeling. Dette for at alle bliver hørt. Anne Katrine Langfeldt Leksø: hvordan vil den tekniske del foregå? Jeanette Jensen: det ved jeg ikke, men de skal være tilgængelige, så brugerne kan se de fælles fraser. Hvis der er input fra andre regioner sendes det til tovholder, ex. hvis ved kommentarer/tilbagemeldinger på forslaget fra Reg. H. om smitterisiko, som er sendt ud med dagsorden. Grethe Lomholdt Nielsen: hvad tænker vi, når vi hører ordet fraser? Er det et tilbud om en frase tekst eller er det et obligatorisk felt?! Dette skal præciseres, idet det jo ellers kan blive lagt op til den enkelte leverandør at træffe beslutningen. Michael Due Madsen: synes, at det skal defineres at man SKAL benytte fraser, og at dette skal indsættes i standarden. Der skal stadig være fritekst. Linette Krell: man skal passe på med SKAL-felter det skal give mening. Dette er Jeanette enig i og at der kun skal kunne vælges fraser hos den lokale bruger, hvis der vælges emner der er relevant. Kirstine Aagaard: er det overhovedet nødvendigt med fraser? Er der behov for det i standarden? Og desuden benyttes ordet fraser benyttes ikke i stedet for benyttes ordet standardtekst. Anne Katrine Langfeldt Leksø: på sygehussiden er der ikke indbygget noget i systemerne og det vil være en krævende udvikling. Kim Snekkerup: hvad er det for en værdi vi går efter? En faglig fællesnævner for det enkelte felt. 4
Der skal ikke være alt for mange at vælge imellem! Vi skal huske at tage udgangspunkt i hvad det er modtageren har brug for af oplysninger. Biblioteket skal være lille og uden alt for mange frase muligheder at vælge imellem. Linette Krell: vi skal være opmærksomme på, at vi ikke bliver alt for fastlåste. Fraser er på afdelingsniveau i Cosmic. Kirstine Aagaard: i alle fritekstfelter kan der vælges tekster i standarderne og leverandøren kalder det valgbare tekster. Var det en idé at benytte dette begreb? Kirstine viste en kort demo af systemet. Det kan opsættes på regions-, sygehus- og afdelings niveau. Jeanette Jensen: Det er en systemfunktionalitet, den konkrete frase kan ikke blive en del af standarden, der skal kunne ændres i fraser uden versionsopdatering. Vi kan evt. tilføje i standarden, at her understøttes feltet af frase bibliotek. Jette Gudmundsen: vi bliver nødt til at se bort fra eventuelle leverandørskift og så sammen finde en løsning. Jeanette Jensen: I forhold til opdatering af guide, forventer at det er den faglige guide som opdateres. Er der brug for paperturn udgaven på hjemmesiden, dvs. at man kan bladre virtuelt i guiden? Det mener gruppen umiddelbart ikke der er, men hyppigheden af brugen kan tjekkes og derefter evt. lukkes ned. Konklusion: Det besluttes, at brug af fraser skal tilføjes dokumentationen under relevante felter og der opfordres til, at leverandørerne kan håndtere fraser i de pågældende felter. Ved felterne Depot medicin og PN medicin anbefales ensartet tekst når der ikke kan levereres data til feltet og ensartet håndtering, når der reelt ikke er givet depot og PN medicin. Arbejdsgrupperne får præcis definition af arbejdsopgaven (udsendes sammen med referat). Det undersøges om online (paperturn) udgaverne af guides på MedComs hjemmeside anvendes i praksis. 4. Samarbejde med DaSys vedrørende MedCom s sygeplejefaglige standarder Bilag: Fakta ark om DaSys. MedCom er inviteret til at holde oplæg på DaSys årlige dokumentationskonference den 15. september 2015. I den forbindelse har vi drøftet et fremtidigt samarbejde med mellem MedCom DaSys i forhold til MedCom standarder med sygeplejefagligt indhold. Læs mere om DaSys her: http://www.dasys.dk/. Der ønskes en drøftelse af fremtidigt samarbejde med DaSys med henblik på formel godkendelse fra hjemmepleje-sygehusgruppen. Planen er to årlige møder hvor hhv. Jeanette Jensen og Dorthe Skou Lassen vil deltage i møder med DaSys repræsentanter. Birgit Bækmann fortalte kort om et møde på AUH med dokumentationsrådet i DaSys, hvor Birgit var inviteret til at holde oplæg om ændringerne i version 1.0.3. I udskrivningsrapporten er der et felt med sygeplejehandlinger og dette er fjernet i 1.0.3, men skal det det? Det er fjernet fordi de sygeplejefaglige problemområder tilføjes. Der sker vel ikke noget ved at lade det blive stående og så eventuelt fjerne det senere, når vi har lidt flere erfaringer med det. Linette Krell: det giver udfordringer mht. hvor hvad skal stå. Definitionen skal være klar. Vivi Orthmann: problematikken er også inden for medicinområdet. Jeanette Jensen: DaSys har haft version 1.0.3. til gennemsyn og har generelt meldt tilbage at de ser 5
meget positivt på ændringerne, men finder det problematisk at feltet sygeplejehandlinger i udskrivningsrapporten udgår. Kommentarer til samarbejdet: Grethe Lomholdt Nielsen: det er altid godt at blive kvalitetssikret, det ser ud til at der overvejende er sygehusside som er repræsenteret. Er selskab for hjemmesygeplejersker også repræsenteret? Kerstin Mariegaard: umiddelbart bliver der tale om et stort tværfagligt samarbejde. Jeanette Jensen: hvis DaSys bliver høringspart hvilket mandat får de så forhold til standarderne? Høringsparten har vel aldrig beslutningsmandat. (Kommentar efterfølgende: Ja Fagligt Selskab for sygeplejersker i kommunerne er medlem af DaSys). Konklusion: Beslutningen der tidligere er truffet mht. at feltet sygeplejehandlinger udgår fastholdes, for at undgå uensartet anvendelse. Hjemmepleje-sygehusgruppen ser meget positivt på kommende samarbejde mellem DaSys og MedCom. 5. Kommende møder 7. september 2015 Der afholdes G GOP implementeringsmøde og leverandører inviteres med fra middagstid, vedr. status for G GOP og version 1.0.3. + brugerrepræsentanter fra hjemmeplejesygehusgruppen. 27. oktober 2015 Fremlæggelse af arbejdet fra arbejdsgrupper vedrørende fraser mv. 10. december 2015 Medcom9 afslutning, hvor der vil være statusmøde i gruppen. Mødet afholdes på Hotel Storebælt. 6. Eventuelt Jeanette Jensen har fået orlov uden løn i perioden 14.09-11.10-2015 og holder derefter en uges efterårsfere. Opstår der akutte spørgsmål kan Dorthe Skou Lassen kontaktes dsl@medcom.dk, mobil 4040 5402. Grethe Lomholdt Nielsen: er der nogen der har implementeret at man kan se ændringer i plejeforløbsplaner? Det er der ikke. Mette Fredensborg: det vil blive dyrt for en lille kommune som Assens, at skulle betale for dette. Anne Katrine Langfeldt Leksø: Der findes en rigtig fin log hos Region Sjælland. Kan den ikke genbruges i forhold til problematikken af rettelserne i plejeforløbsplan? Rent teknisk kan det genbruges. Generel snak omkring audit. Der er fokus på det juridiske aspekt i forhold til om audit-personer må tilgå journaler og udmeldingerne er meget forskellige. Nogle steder meldes det ud, at det skal på stand-by og andre steder at man bare skal fortsætte, som man plejer. Audit rapport fra region Syd afventer offentliggørelse, pga. juridisk afklaring. 6