Fakturafordeler Ny faktura i IndFak Versionsnummer Dato Forfatter Kommentarer 0.9 13.01.2010 KTH www.progratorgatetrade.com/indfak V.0.9
1. Login... 3 1.1 Personlige forside... 3 2. Ny faktura i IndFak... 4 2.1 Fremsøge fakturaer... 4 2.1.1 Faktura status... 5 2.2 Behandling af søgeresultat... 7 2.3 Åbn faktura... 8 2.4 Gennemgå faktura... 9 2.4.1 Faktura hoved... 9 2.4.2 Fakturalinjer... 10 2.4.3 Forsendelses muligheder... 10 2.4.4 Kvittering... 11 2.5 Kontering på fakturalinjer... 11 2.6 Kontering på flere fakturalinjer... 12 2.7 Opsplitte en faktura... 12 2.8 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent... 14 2.9 Konverter faktura og sammenlægning af fakturalinjer... 15 2
1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.1 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 3
Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Ny faktura i IndFak I IndFak modtages en elektronisk faktura på et EAN nummer. EAN nummeret kan sammenlignes med en adresse, hvor den elektroniske faktura afleveres. Som fakturafordeler er en af dine primære opgaver, at overvåge adressen for nye fakturaer, behandle dem og sørge for de bliver videresendt til den korrekte modtager. Når en faktura modtages i IndFak er der flere faktorer, som afgør hvor i jeres organisationsenhed, fakturaen lander. Når en faktura modtages i IndFak, så vil den gennemgå nedenstående validering i nævnte rækkefølge. 1. Fakturaen indeholder et ordrenummer Hvis leverandøren har angivet et ordrenummer på fakturaen, så vil fakturaen altid forsøge at blive matchen med ordre. Hvis ordre og faktura stemmer overens, så kan fakturaen blive autogodkendt og sendt til betaling. Hvis ordre og faktura ikke stemmer overens, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person. 2. Fakturaen har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person på fakturaen, så vil fakturaen forsøge at finde referenceperson i IndFak, og dermed sendes direkte til bruger. 3. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil fakturaer, som ikke opfylder et af de to ovenstående kriterier, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. 4. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person. 2.1 Fremsøge fakturaer 4
I IndFak er dokument søgefunktionen et vigtigt arbejdsredskab for fakturafordeleren. Du skal bruge søge funktionen til at finde nye fakturaer og kreditnotaer, samt anvende søgefunktionen til at overvåge, om fakturaer og kreditnota blive behandlet af de øvrige brugere eller blot ligger afventede. Under Søg faktura/ordre kan du søge nye fakturaer frem. Du har følgende muligheder for at sikre, at dit søgeresultat bliver mest mulig præcist. Som udgangspunkt anbefales det, at du anvender flest mulige søgekriterier i din søgning. Herved sikres den hurtigste og meste præcise søgning. I Nedenstående gennemgås, hvordan du kan bruge søgekriterierne. Faktura nummer I feltet kan du indtaste et faktura eller ordrenummer. Som fakturafordeler kender du typisk ikke nummeret, og feltet er derfor ikke så relevant. Hvis du kender fakturanummeret eller en del af det, så anbefales det, at du indtaster det. Leverandør Vælg en leverandør fra listen. Listen opdateres ved stamdata overføres fra Navision. Organisation Vælg en organisationsenhed fra listen. Som udgangspunkt vil nye fakturaer kun modtages i en organisationsenhed, og den kan du med fordel vælge når du søger nye fakturaer frem. I organisationssøgefeltet kan du også have mulighed for, at vælge andre organisationsenheder. Gem søgeindstillinger Ved at afkrydse feltet vil dine seneste søgekriterier gemmes. Fakturastatus Til at søge nye fakturaer og overvåge fakturabehandling hos andre brugere, er Faktura status et meget anvendeligt redskab. Det anbefales at du lærer de forskellige status at kende, for at kunne udføre dine fakturafordeler opgaver bedste muligt. Ordrestatus I søgning på faktura bør du ikke anvende ordrestatus. Fakturatotal inkl. Moms Hvis du kender fakturatotalen inkl. Moms. Datointerval Brug datointervallet til at begrænse dit søgeresultat samt opnå hurtigere søgning. Bemærk at datointervallet tager udgangspunkt i fakturadato, og ikke den dag fakturaen er modtaget i IndFak. 2.1.1 Faktura status I det tidligere afsnit blev det pointeret, at du som fakturafordeler har stor fordel af at kende de forskellige fakturastatusbetegnelser, til at fremsøge nye fakturaer samt de fakturaer, som afventer behandling hos en bruger. Nedenstående beskriver nye fakturaer, og de som afventer behandling. Faktura uden ordre modtaget En ny elektronisk faktura, som ikke kan matches med en ordre i IndFak. Fuldt varemodtaget Varemodtaget af rekvirent. Afventer godkendelse hos en Disponent. Afventer modtagelse uden ordre Afventer varemodtagelse af Rekvirent. 5
Afventer modtagelse med ordre En faktura med et ordrenummer, som er registreret i IndFak, men hvor ordren ikke er varemodtaget. Mangler modtagelse Hvis fakturaen er sendt tilbage til Fakturafordeler fra Rekvirent. Mangler godkendelse Hvis faktura er sendt tilbage til Fakturafordeler fra Disponent. Afventer behandling Hvis en faktura er sendt retur til en Rekvirent fra en Fakturafordeler for fornyet varemodtagelse. Faktura afvist Hvis en faktura er afvist. Der kan være bestilt en kreditnota til den afviste faktura. Faktura godkendt Fakturaen er godkendt af en disponent og sendt til Navision Faktura automatisk godkendt Hvis er faktura er matchet med en ordre og overholder matchkriterier. Fakturaen er sendt til Navision. Faktura match fejlet Faktura kan ikke matches mod forudgående ordre i systemet. NB: Det er vigtigt at Fakturafordeler søger på denne status ofte, og får fakturaen sendt til en Disponent. NB: Det er vigtigt at Fakturafordeler søger på denne status ofte, og får fakturaen sendt til en Disponent. Faktura matchet Hvis din systemadministrator ikke tillader automatch, så vil fakturaen matche ordren, men ikke blive automatisk godkendt. Omkontering til godkendelse Hvis en faktura tidligere har været godkendt, men er blevet omkonteret og afventer ny godkendelse hos en Disponent. Manuelt oprettet Hvis en faktura er konverteret til en manuel, skifter kopien status til Manuelt oprettet Overført til manuel Den originale faktura/kreditnota, som er konverteret til en manuel. Kladde Hvis en faktura er manuelt oprettet og ligger gemt hos en fakturafordeler. 6
2.2 Behandling af søgeresultat Når dit søge resultat er fremkommet, så har du mulighed for at sortere efter de forskellige overskrifter fx leverandør eller fakturatotal. Som tidligere benævnt, så anbefales det at gøre søgeresultatet mindst muligt, ved at anvende søgekriterierne. Herved undgår du også, at skulle anvende sorteringen i høj grad. Yderst i højre side af søgeresultatet kan du se et lille ikon, som betyder der ikke er betalings fra informationer tilgængelige i IndFak. I IndFak bliver fakturaerne opdateret med betalingsoplysninger Navision. Du kan finde følgende betalingsstatus ikoner: Ikke betalt Delvist betalt Helt betalt Ingen betalingsinformation tilgængelig 7
2.3 Åbn faktura Når du åbner en faktura har du følgende muligheder: Tilknyt ordre Det er muligt at tilknytte et ordrenummer til fakturaen. Indtast ordrenummeret i feltet og klik Tilknyt ordre. Kender IndFak ordre nummeret vil ordren blive matchet med fakturaen. Tilknyt kontraktnummer Det er muligt at tilknytte et kontraktnummer til fakturaen. Indtast kontraktnummeret i feltet og klik Tilknyt kontrakt nummer. Kender IndFak kontraktnummeret vil kontrakten blive matchet med fakturaen. Send til en anden organisation Når en ny faktura modtages i IndFak, så er der muligt at sende den til anden organisationsenhed. Typisk vil der være flere underafdelinger til din organisationsenhed, som du har mulighed for at flytte fakturaen til, så du sende den til den korrekte modtager. Konverter til manuel I IndFak er det muligt at konverter en faktura til manuel. Konverteringen gør det muligt at redigere i fakturaen og bl.a. sammenlægge fakturalinjerne. Når du konvertere fakturaen til en manuel vil der blive oprettet en kopi af den originale faktura og kopien vil få et andet fakturanavn. Afvis faktura Når en faktura afvises vil den ændre status til faktura afvist. Når det klikkes på Afvis faktura vil du 8
blive bedt om at kontakte leverandøren eller skrive en besked til leverandøren. Hvorvidt du selv skal kontakte leverandøren, eller om IndFak kan sende en besked afhænger af leverandørens opsætning, og om leverandøren har mulighed for at modtage et svar fra IndFak. Rediger Klik Rediger i fakturaen for at viderebehandle fakturaen. 2.4 Gennemgå faktura Når du har klikket Rediger, så skal du gennemgå fakturaen, og herudfra afgøre hvem den skal sendes videre til. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: Faktura hovedet: I faktura hovedet som er den øverste del af fakturaen, finder du generelle informationer om fakturaen. Faktura linjer: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at redigere og opsplitte. Behandlingsmuligheder Hvordan fakturaen skal videre behandles. Fx afvises eller sendes til en rekvirent. Du kan læse mere om hvordan en faktura gennemgås i de kommende afsnit. 2.4.1 Faktura hoved Du skal som fakturafordeler være opmærksom på, at følgende når du gennemgår den øverste del af en faktura, faktura hovedet. 9
Rekvirent Vælg en bruger med rekvirent rolle, som kan bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. Vis elektroniske format Det er muligt at se den elektroniske original. Kommentar: I kommentarfeltet kan du påføre en kommentar. Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvor fakturaen tidligere har været. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent 2.4.2 Fakturalinjer På fakturalinjerne skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinje har du mulighed for, at påføre en linjekontering og en linjedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinje i flere underlinjer. Se hvordan i de kommende afsnit. Hvis der er angivet et ikon ud for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. 2.4.3 Forsendelses muligheder Når du modtager en faktura, så har du flere forsendelses muligheder. Send til varemodtagelse Når fakturaen er færdigbehandlet og korrekt, så klik på Send til Varemodtagelse for at sende fakturaen videre til en rekvirent. Gem faktura Du har mulighed for, at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. 10
2.4.4 Kvittering Når du har sendt en faktura til varemodtagelse hos en rekvirent, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er videresendt. Du har altid mulighed for, at finde fakturaen på et senere tidspunkt i IndFak ved hjælp af søgefunktionen. 2.5 Kontering på fakturalinjer Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinjerne. Dette gøres ved at klikke på ikonet pågældende fakturalinje. ud fra den Fakturalinjen åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre linjekontering og angive en note til fakturalinjen. 11
Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet kontering gemt.. Hermed er din fakturalinje 2.6 Kontering på flere fakturalinjer I IndFak er det muligt for fakturafordeler, at påføre en kontering på fleree fakturalinjer på en gang. Klik på Konter flere linjer Et konteringsfelt åbnes under fakturalinjerne. Marker de linjer, som du ønsker, at konteringen skal gælde for. Vælg herefter den ønskede kontering, og klik slutteligt på Gem kontering på valgte linjer 2.7 Opsplitte en faktura 12
Som fakturafordeler har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linjer fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinjer. Du har nu på samme vis mulighed for at editeree hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dettee gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit 2.5. Kontering på fakturalinje. Hermed har du mulighed for at påføre kontering og redigeree i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinje. NB! Ændrerr du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. 13
Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimodd annullere fakturasplitte et, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinje er opsplittet i x antal fakturalinjer. 2.8 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinjer til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver ikke nødvendigvis at angive en disponent på hver enkel fakturalinje. Når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. Når du godkender fakturaen, så vil de fakturalinjer, hvor der er valgt en disponent blive sendt videre til godkendelse hos disse/ dem. 14
2.9 Konverter faktura og sammenlægning af fakturalinjer I IndFak har du mulighed for at sammenlægge fakturalinjer og herved sikrer en mere effektiv fakturahåndtering. Du har kun mulighed for at sammenlægge fakturalinjer, hvis du har konverteret fakturaen til en manuel faktura. Dvs. at du ikke kan sammenlægge fakturalinjer på det oprindelige fakturadokument, men kun på den manuelle udgave. Vi vil nu gennemgå, hvordan det er muligt, at konverter en faktura til manuel og herefter sammenlægge fakturalinjer. Når du behandler en faktura, så vil du have mulighed for, at konverterer fakturaen til en manuel. Når du konverterer fakturaen, så vil nummeret på den originale faktura bliver markeret med stjerner: ** fakturanummer **. Markeringen fortæller at fakturaen er konverteret til manuel faktura, og du skal derfor ikke længere behandle dette dokument. Den nye manuelle faktura tilføjes som et faneblad øverst på fakturaen og vil blive tildelt samme nummer, som den originale faktura. Fanebladenes navne er Faktura for den originale faktura Kopi for den nye faktura. 15
Når du har klikket på Konverter til manuel så vil ovenstående skærmbillede fremkomme. Her skal du være opmærksom på følgende: Dokument faner Når du har konverteret en faktura til manuel, så vil den manuelle faktura blive oprettet som en kopi af den originale faktura. Du har fortsat mulighed for at se den originale faktura ved at vælge fanen Faktura. Den aktive fane er den aktive. 16
Betalingsdato Angiv en betalingsdato. Brug evt. kalenderen til hjælp. Fakturatotal Moms På den manuelle faktura har du mulighed for at redigere i fakturalinjerne, og dermed også i antal og beløb. Såfremt du ændret i en parameter, som medfører en ændring for den samlede fakturatotal, så skal du huske at anføre total beløbet inklusiv moms i feltet Fakturatotal moms. Faktura tillægsoplysninger Du har mulighed for at anføre kreditorens betalingsoplysninger i Faktura tillægsoplysninger. Som udgangspunkt bør de oplysninger være registreret i Navision. Ny fakturalinje På den manuelle faktura har du mulighed for at tilføje ekstra fakturalinjer. Udfyld linjen med de påkrævede oplysninger, og klik på for at gemme ændringerne. Som udgangspunkt vil linje være åbn. Ønsker du derfor ikke at tilføje en ekstra linje, så skal du klikke for at annullere linje tilføjelsen. Når du har gemt eller annulleret linje ændringen på den manuelle faktura, så vil fakturalinje feltet vises med ovenstående muligheder. Hvis du klikke på Sammenlæg linjer, så vil du sammenlægge samtlige linjer på fakturaen. 17