Mandag den 30. januar 2012 kl. 19.00 Fælleshuset, Grundet Bygade Referat Deltagere Adda Johansen, formand Bente Knudsen, bestyrelsesmedlem Conny Ebbesen, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, Organisationsbestyrelsen Michael Levin, Teknisk chef Robin Sundstrøm, Inspektør Stinne Bonde, ØsterBO Ib Højrup, Ejendomsfunktionær samt 37 lejere 1 Valg af dirigent. Karin Mortensen blev valgt. Karin Mortensen takkede for valget, og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 2 Beretning for perioden siden sidste møde. Formand Adda Johansen fremlagde bestyrelsens beretning, se velagte bilag. Der var spørgsmål til beretningen, hvori der blev nævnt en stigning på 2,02 %, hvilket er den kommende huslejestigning. Bestyrelsens beretning blev godkendt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af budget 2012/2013. Budgettet blev fremlagt af Inspektør Robin Sundstrøm. Der var et spørgsmål til budgettet, konto 203, Indtægter fra fællesfaciliteter, hvor budgettallet er på 708.000 kr. mod 472.000 kr. i indeværende år. Det skyldtes at overskuddet i 2010/2011 bliver fordelt ligeligt på denne konto i indeværende år og de næste 2 år. Budgettet blev godkendt.
4 Orientering om afdelingens årsregnskab 2010/2011. Afdelingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået, men der var et enkelt spørgsmål: hvorfor den langfristede gæld samt omsætningsaktiverne i regnskabet for 2010/2011 er steget så meget? Den langfristede gæld i afdelingen er steget pga. hjemtagelse af lån på 12 mio. kr. i forbindelse med renoveringen. Ved hjemtagelsen af lånet indsættes pengene på afdelingens mellemregningskonto, hvilket er årsagen til stigningen i omsætningsaktiverne. I henhold til lovgivningen skal der være fuld finansiering af ejendomme og forbedringer heraf. For finansiering af afdelingens udgifter til renoveringen giver loven os 2 muligheder for at opfylde dette krav. Vi kan enten optage et kreditforeningslån eller vi kan vælge at afskrive udgiften over 10 år. På grund af beløbets størrelse har vi valgt at optage et kreditforeningslån, da dette giver den billigste husleje. 5 Indkomne forslag: A. Parkering Indførelse af p-kort. Indsendt af Hanne Brammer, Moldevej 33, 2 tv Hanne Brammer mente ikke det er rimeligt at der er familier som har flere biler, der holder i parkeringsbåsene lige udenfor dørene. De burde kun holde der med 1 bil, og den anden på de store parkeringspladser langs Moldevej. Der var bemærkninger om at der på stikvejene kun er ca. ½ parkeringsplads pr. lejemål, så måske man skulle arbejde på at få etableret flere pladser. Der var bemærkninger fra lejeren Moldevej 25 3.th, der mente at det krævede en ændring af husordenen at indføre P-kort, hvilket dirigenten ikke var enig i, da ordlyden i ordensreglementet ikke giver udtryk for håndtering og kontrol af parkeringspladserne.
6 Valg af formand til afdelingsbestyrelsen - på valg er: Forslaget kom til afstemning hvor: 4 stemte for og 27 stemte imod. Forslaget blev forkastet. Adda Johansen, Moldevej 17 1. tv 6a Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen på valg er: Gazmend Hasani, Moldevej 25, 1. th. samt Claus Hansen, Moldevej 17, 2. tv. 6b Valg af suppleanter Adda Johansen, blev genvalgt. Grethe Bonde og Hanne Brammer blev valgt til bestyrelsen. Lizzi Jensen og Preben Østergaard blev valgt som suppleanter. 7 Orientering om affaldshåndtering Vi har siden beboermøderne i 2011 arbejdet med forskellige affaldsløsninger. Årsagen var, som I måske husker, at Boligforeningen fik et påbud fra Arbejdstilsynet omkring håndteringen af affaldscontainerne. Vi har bl.a. været på besigtigelsestur til Odense sammen med Vejle Kommune AffaldGenbrug og Vejles politikkere, hvor vi så to nye affaldsløsninger; såkaldte Molokker samt sugeløsninger, der begge er nedgravede løsninger. Vejle Kommunes nuværende affaldssystem har efterhånden en del år på bagen. Det anlæg, der sorterer de grønne affaldsposer med organisk affald fra de sorte affaldsposer med restaffald, er fra 1989, og er ved at være slidt ned - og som Borgmester Arne Sigtenbjerggaard fortæller, så er det meget
vigtigt, at kommunen får lavet en løsning, der rækker langt ud i fremtiden. Denne masterplan for kommunes affaldssystemer lader imidlertid vente på sig og selv om vi ved, at vi kunne spare en masse ressourcer ved eksempelvis at få lukket affaldsskaktene og få etableret affaldsløsninger i det fri, vil vi ikke umiddelbart sætte de store ændringer i gang. For at leve op til Arbejdstilsynets påbud, er der etableret udsugning i de fleste af de affaldsrum, der manglede dette. I de affaldsrum, hvor det ikke har været muligt at etablere udsugningsløsningen, arbejder vi p.t. på at få etableret udvendige affaldsøer. Med løsningen af påbuddene har vi derfor besluttet at afvente Vejle Kommunes masterplan for de fremtidige affaldssystemer, så ØsterBO også får en fremtidssikret løsning. 8 Eventuelt Tilladelse til at holde hund. Der var kommet et ikke rettidigt forslag angående at holde hund som døv lejer. Afdelingsbestyrelsen gjorde opmærksom på at det ikke er tilladt at holde hund i afdelingen. Sprunget vandrør på loft. Der blev forespurgt om vandrøret som sidste vinter sprang på loftet over Moldevej 41 49 blev dækket af forsikringen, hvortil der kunne svares at det gjorde den. Nyt isolering. Der er blev ekstra isoleret på lofterne over Moldevej 41 49 og Moldevej 51 59. Vasketider vaskeriet i ældreboligerne. Hjemmeplejen vasker somme tider på tider som de ikke har reserveret.
Der henstilles til hjemmeplejen at reservere vasketiderne, og de beboere som ikke nødvendigvis behøver at vaske om formiddagen, venter til senere, for at give hjemmeplejen muligheden for at reservere formiddagstiderne. Information omkring helhedsplanen. Der blev givet en orientering om fremtidsplanerne i afdelingen, som primært omhandler de ydre rammer, så som tag, facader, altaner, adgangsforhold samt de grønne områder. Håndværkere. Der blev spurgt til om der var nogen samarbejdsaftale mellem ØsterBO og Håndværkergården, hvortil der kunne svares at Håndværkergården udfører det daglige reparationsarbejder i lejemålene. Men der foreligger ikke nogen decideret aftale mellem ØsterBO og Håndværkergården. Bestyrelsen. Bestyrelsen får mange tæsk i årets løb, men de skal også have ros for det store arbejde de gør for afdelingen. Det kunne anbefales at de sammen med inspektøren, begynder at kigge på en opdatering af ordensreglementer m.v. i afdelingen. Fællesarangementer. Der blev foreslået en grillfest eller lign. til sommer! Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand: Adda Johansen Moldevej 17 1. tv best. medlem Bente Knudsen Moldevej 61, 1. tv. best. medlem Conny Ebbesen Moldevej 45, st. tv. best. medlem Grethe Bonde Moldevej 61 st. tv best. medlem Hanne Brammer Moldevej 33 2.Tv 1. suppleant Lizzi Jensen Moldevej 17 1.th 2. suppleant Preben Østergaard Moldevej 31 3.th
Bilag nr. 1 Beretning fra Afdelingsbestyrelsen: Ordinært afdelingsmøde 20 Afdelingsmødet den 30-1-2012. Velkommen til de beboere som er mødt op i aften. Fra Hovedbestyrelsen Karin Mortensen Vores nye inspektør Robin Sundstrøm Teknisk chef Michael Levin Servicemedarbejder Ib Højrup. 1: Det har været et år med megen aktivitet. Afdelingsbestyrelsen har deltaget i flere udvalg i Boliv Vejle. Vi har været på seminar på Haraldskær sammen med de 2 andre Boligforeninger på Nørremarken. Vi deltager i Hotspot et projekt der kører indtil marts 2013 3 steder i landet. Der deltager vores område betjent Lars Bo Hansen og andre fra skole og daginstitutioner.der er også antaget 2 gadeplansmedarbejder, i stedet for SSP i denne periode. Indenfor Hotspot har vi været med til at arrangere 4 foredrag inden for de næste 2 år. Første gang den 22 marts i hallen ved Lukas skolen hvor Lola Jensen kommer. I forbindelse med at Sivevejen blev lavet, klagede vi over chikanerne på Moldevej. Vi fik tilsagn om at den chikane ved indkørsel til centret blev fjernet. Der er ikke sket noget endnu, men vi håber det bliver sammen med renoveringen af centret. 2: På landsplan er der ikke bygget ret meget. Juelsbjergparken er nu klar til de første indflytninger. Så er der Østerbo`s nye projekt Havneparken, det lyder meget spændende. Vi håber på snart at høre mere om det. 3: Vi har haft et år med meget lidt hærværk. Der er lavet en skaterbane, som bliver brugt meget. Der kommer pilehytter i det våde område ved den store legeplads. De bliver plantet i marts måned. Vi har opsat en ny grill, mellem blok 1 2-3 som vi opfordrer folk til at bruge, i stedet for på altanerne. Viser det sig vi har brug for flere må vi have det. Stenmel`s stierne mellem blokkene er færdige.
Der kommer udhæng over postkasserne ved blok 1 og 2. Der er kommet ny beplantning langs Moldevej, men meget bliver trådt ned, da der er mange som ikke kan gå på fliserne men i bedene. Der er lavet isolering i blok 4 og 5. Der er lavet ny stendige ved blok 4, det kommer også ved blok 3 og 6 når pengene er til dette. Vi fik jo endelig p-service, det har hjulpet mange steder. Der er stadig nogle som holder i vendepladserne. Der opfordres igen til at der er mere en 1 bil i husstanden,at parkere langs Moldevej. Beboerne skal være klar over at skrives der klager, og det kommer i beboerklagenævnet, kan man blive indkaldt som vidne. Vi vil arbejde på at få oversat ordensreglementet til flere sprog. Flyttelejlighederne har vi haft mange ekstra udgifter på. På grund af misligeholdelse har vi i løbet af året skiftet køkken og andet inventar ud i 2 lejligheder Taget på ældreboligerne skal laves, byggesagsfonden har afgivet et økonomiske tilskud på hhv. 550.000 kr. som skal bruges på udskiftningen af tagende på ældreboligerne, rest beløbet skal finansernes over driften Vores antenne anlæg er forældet. Det er vedtaget vi skal have fibernet. Det blev vedtaget på ekstraordinær Repræsentantskabsmøde, men hvornår det sker ved vi ikke. Ældreklubben går godt, der er kommet flere brugere efter alle lejligheder er lejet ud. Vi skal på tur den 29 maj. Til juleafslutning i ældreklubben havde vi 12 piger fra Moldeparken, til at synge og danse om juletræ, til stor glæde for alle. Der bliver fastelavn torsdag den 16 februar for børnene og mandag den 20 for de ældre. I efteråret var vi på tur med 36 beboere til Schackenborg og videre til digerne og til Rømø. En tur vi havde arrangeret med Boliv Vejle. Vi var 61 af sted fra 3 boligforeninger. Vores Containergård er stadig noget skidt, de grønne mænd bruger meget af tiden der, som kunne bruges andre steder, det kan godt blive bedre. Der gøres opmærksom på at sker der noget i dag timerne kontakt da servicekontoret og hvis der er noget som er uopsættelig benyt Falck uden for kontorets åbningstid. Bestyrelsen træffes den første tirsdag i måneden fra 18.30 til 19.30 Moldevej 41 i gavlen.
Til foråret skal vi på markvandring med vores Inspektør Robin,Ib og de grønne mænd. Vi skal se hvad der trænger til at blive lavet eller udskiftet i området. Det har været en god ide med trappevask i afdelingen, ham er vi meget tilfreds med. Der bliver stadigvæk arbejdet på afdelingens helhedsplan med støtte midler fra Landsbyggefonden, når planen ligger klar bliver der indkaldt til et ekstraordinær beboermøde. 4: Regnskabet viser at vi kommer ud med en stigning på 2,02%. 5: Jeg takker bestyrelseskollegaer for godt samarbejde. Vi takker gårdmændene for deres store arbejde de gør, vi går aldrig forgæves til dem. De holder vores område pænt. En tak til Administrationen og Hovedbestyrelsen for godt Samarbejde.