Referat af budgetsamrådsmøde torsdag 28. august 2014 kl. 19.00 i Hammelev sognehus, Kirkeforte, Hammelev Dagsorden 1. Udskrivningsgrundlaget, landskirkeskatten, stiftsbidraget og andre overordnede faktorer for den kirkelige økonomi i 2015 2. Særlige forhold vedrørende de enkelte kassers budgetter for 2015 herunder de justeringer på enkelte driftsbeløb provstiudvalget vil foreslå 3. Den opdaterede prioriteringsplan 4. Pulje til energibesparende foranstaltninger 5. Endelig fastlæggelse af kirkekassernes drifts- og anlægsrammer for 2015 6. 5 % beløbet for 2. halvår 2014 samt fastlæggelse af 5 % beløbet for 2015 7. Udviklingspulje bevillingerne i 2014 puljen i 2015 8. Provstiudvalgskassen: Skærpet revision flere samarbejdsaftaler mellem menighedsrådene og provstiudvalget Orientering om provstiudvalgskassens budget for 2015 9. Stiftets og provstiets kommunikationsstrategi - DAP 10. Eventuelt Velkomst Provstiudvalgsformand Helge C. Jacobsen bød velkommen. Ad pkt. 1 Udskrivningsgrundlaget, landskirkeskatten, stiftsbidraget og andre overordnede faktorer for den kirkelige økonomi i 2015 Formanden orienterede. Bilag 2 Udskrivningsgrundlaget udviser en vis stigning fra 8.047.000.000 i 2014 til forventet 8.156.000.000 i 2015. Et fald i folkekirkemedlemsprocenten fra 89,18 til 88,53 gør dog, at den reelle stigning i den samlede ligning ved en fortsat kirkeskatteprocent på 0,95 % vil være i størrelsesordenen ca. 400.000 kr. Da der næppe kan forventes større stigning i udskrivningsgrundlaget de kommende år, og der kan forventes et svagt fald i medlemsprocenten, skal der udvises stor forsigtighed, og en stadig rationalisering af driften vil være påkrævet.
Kommunen forventes at vælge det statsgaranterede udskrivningsgrundlag. Bilag 3 Formanden gennemgik den samlede opgørelse over budgettet for den kirkelige økonomi i Haderslev Domprovsti i 2015. Udskrivningsgrundlag (Folkekirkeprocent 88,53 %): 7.220.311.000 Provenu ved 0,95 %: 68.592.955 Budgetterede udgifter: De kirkelige kasser: 53.352.411 Landskirkeskat: 11.034.283 Stiftsbidrag 2015 anslået: 223.276 Provstiudvalgskassen og udviklingspuljen 1.468.665 Bevtoft til Tirslund hvert år til 2020: 216.450 5 % midler budgetteret i 2015: 1.500.000 Energipulje (lægges til 5 % midlerne): 650.000 Budgetterede udgifter i alt: 68.445.085 Budgetteret resultat: 147.870 Tilgode hos kommunen: 743.000 Tilgode ultimo 2015: 890.870 Vedrørende energipuljen: Maugstrup har fået tildelt 300.000 kr. som anlægsmidler til etablering af jordvarme. Øsby fik tilsvarende et beløb i 2014. Herefter vil man lave et moratorium på 2 år, hvor man indhøster de første erfaringer. Først herefter vil der blive taget stilling til andre jordvarmeanlæg. Domsognet: Hvad er grunden til opsparing i kommunen? Domprovsten svarede, at de 890.870 er udtryk for en meget lille buffer set i forhold til det samlede ligningsbeløb. Formanden supplerede med at gøre opmærksom på, at større projekter tit har udgjort en større økonomisk belastning end først antaget. Et eksempel er arbejderne på Fjelstrup kirke, der var forventet at skulle koste ca. 4.000.000 kr., nu udgør en udgift på ca. 6.000.000 kr. Konklusion: Budgetsamrådet tog det fremlagte budget for den kirkelige ligning til efterretning. Ad pkt. 2 Særlige forhold vedrørende de enkelte kassers budgetter for 2015 herunder de justeringer på enkelte driftsbeløb provstiudvalget vil foreslå Bilag 4 Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 2
Domprovsten gennemgik bilaget for de enkelte kirkekassers budget for 2015: Bevtoft: Budgettet skal tilrettes med et ekstraordinært anlægsbeløb på 100.000 kr. til de første tiltag i forhold til præstegårdens kontor og køkken. Menighedsrådet vurderer behovet for investeringer til 350.000 kr. De videre forløb er, at disse arbejder indarbejdes i prioriteringsplanen. Menighedsrådet sender nyt budget ind. Domsognet: Budgettet skal tilrettes med et nyt lån til renovering af præsteboligen Klostervænget 1. Et stiftslån på 1.637.500 kr. Menighedsrådet sender nyt budget ind. Fjelstrup: Menighedsrådet er enig i beregningen af stiftslånene herunder at man i lånebehovet fratrækker de 400.000 kr., man fik tildelt i 2014 til afdrag på det lån, som nu først afdrages fra 2015. Ingen bemærkninger ellers. Fole: Der er kun delvis mulighed for selvfinansiering af projektet med ny depotplads. Skal der indarbejdes et nyt stiftslån, og skal det laves i efteråret, skal et udspil herom tilgå provstiudvalget inden for de nærmeste dage. Og i så fald skal menighedsrådet indsende et nyt budget. Gl Haderslev: Formanden tilkendegav, at der var tale om et meget stramt budget, der kun balancerede i kraft af, at organistbemandingen var reduceret fra 1,8 til 1,5. Der er aftalt med provstiudvalget, at kirkekassen får tildelt 50.000 kr. til et skitseprojekt vedrørende Damager kirkegård. Formanden vurderer, at det finansielle behov snarere vil være 170.000 kr. Nødvendig opdatering af IT og AV udstyr er ligeledes en økonomisk belastning. Menighedsrådet og provstiudvalget er opmærksom på disse forhold. Men her og nu fastholdes budgettet. Gram: Halk Grarup: Hammelev: Ingen bemærkninger Hjerndrup: I forbindelse med provstesyn var en række fejl og mangler påpeget, som menighedsrådet nu tager fat på at finde løsninger på. Man vurderer selv at kunne klare udgifterne til dette. Men hvis kirketårnet vurderes at være en større sag, kan kirkekassen ikke klare denne udgift. Menighedsrådet opfordres til at søge om midler til en gennemgang af tårnet. Trappen til tårnet udgør et akut Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 3
problem, hvortil der kan søges 5 % midler. Menighedsrådet skal indsende et projekt til stiftets godkendelse via provstiet. Hoptrup: Organistsamarbejde med Vilstrup er slået igennem i budgettet. Muligvis er der ændringer i forhold til beregningen af afdrag og renter på stiftslån. Kirkekassens kasserer ser på dette og melder tilbage til provstiet. Muligvis skal der indsendes et nyt budget. Højrup: Ingen bemærkninger Jegerup: Menighedsrådet har kort før mødet tilsendt provstiudvalget en skrivelse, hvori opregnes en række opgaver, som trænger sig på med restaurering af kirkens inventar, trappe til tårn, kirkens loft og tårnet i det hele taget. Noget af dette vil blive berørt på efterårets konsulentrunde og vil i det hele taget blive indarbejdet i prioriteringsplanen. Provstiudvalgets formand tilkendegav, at menighedsrådet kan søge om midler til at få tårnet gennemgået, hvis konsulentrunden anbefaler dette. Ingen ændringer til budgettet her og nu. Maugstrup: Kirkekassen får tildelt et ekstraordinært anlægsbeløb på 300.000 kr. til jordvarmeanlæg. Nyt budget indsendes, hvor denne ændring er indarbejdet. Moltrup Bjerning: Ikke repræsenteret på mødet. Nustrup: Ekstra anlægsbeløb på 300.000 kr. til to projekter. Nyt budget indsendes, hvor denne ændring er indarbejdet. Oksenvad: Skrydstrup: Sommersted: Ikke repræsenteret. Starup: Vedsted: 3 x 50.000 kr. som særlig bevilling til skitseprojekter. Nyt budget indsendes, hvor denne ændring er indarbejdet. Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 4
Vilstrup: Ingen bemærkninger Vojens: Provstiudvalgets formand tilkendegav, at menighedsrådet har mulighed for at søge provstiet om midler til et skitseprojekt for etablering af parkeringsarealet, når det tilkøbte areal med børnehaven er overtaget, og bygningerne revet ned. Men det har ikke konsekvenser for budgettet her og nu. Vonsbæk: Øsby: Ikke repræsenteret mens denne del af mødet fandt sted. Åstrup: Vedrørende den resterende energipulje: Man kan få andel i disse midler, hvis man inden for en uge fremkommer med forslag til projekt, og provstiudvalget ser perspektivet heri. Herefter vil midlerne blive tilskrevet de 5 % midler, der budgetteres med. Hovedtallene for afdrag og renter udgør når de er renset for 900.000 kr., der er givet som ekstraordinære anlægsmidler i alt ca. 8.500.000 kr. Det ligger på et sædvanligt niveau. Derfor er der endnu ikke luft til de store nye projekter. Det afventer nogle år. Oplægget blev således med meget små ændringer taget til efterretning. Ad pkt. 3 Den opdaterede prioriteringsplan Bilag 5 Domprovsten gennemgik prioriteringsplanen. Bevtoft: Bjerning: Ikke repræsenteret. Domsognet: Domkirkens indvendige restaurering skal på prioriteringsplanen med 4 etaper á 3 mio. kr. De nøjagtige beløb sættes på planen ved næste års budgetbehandling. Fjelstrup: Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 5
Fole: Gl Haderslev: Om kirkeistandsættelse (indvendig kalkning) tilkendegav menighedsrådet et ønske om, at ordet afventer erstattes af en konkret tidsangivelse: 2015 2016. Menighedsrådet ønsker således sagen fremmet. Gram: Halk Grarup: Præstegården skal sættes i stand i forbindelse med præsteskifte. Skal realiseres her og nu og anføres derfor ikke på prioriteringsplanen. Hammelev: Knæfald er lavet og betalt. Finansieringen kommer blandt andet fra salg af et stykke skov. Salget er indsendt til godkendelse. Ellers ingen bemærkninger. Hjerndrup: Ny sag: Tårnets murværk. Omkostningerne ukendt. Afventer. Hoptrup: 1.500.000 til første etape rettes til 2.000.000. Orgelreparation går i gang i 2015 Nyt tilbud afventes. Højrup: Jegerup: Maugstrup: Sakristiet skal renoveres. Moltrup: Nustrup: Konfirmandstue slettes nu. Kalkede bånd slettes også. Oksenvad: Orgelet skal renses for skimmelsvamp. Skrydstrup: Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 6
Sommersted: Ikke repræsenteret. Starup: Orgelrenoveringen er gennemført med godt resultat. Vedsted: Der kan komme et projekt i forlængelse af den bestilte energirapport. Vilstrup: Vojens: Vonsbæk: Ikke repræsenteret. Øsby: Aastrup: Kaffepause Ad pkt. 4 Pulje til energibesparende foranstaltninger Punktet behandlet tidligere. Ad pkt. 5 Endelig fastlæggelse af kirkekassernes drifts- og anlægsrammer for 2015 Der henvises til tidligere bemærkning om, at der ikke var væsentlige ændringer til det fremlagte budget. Ad pkt. 6 5 % beløbet for 2. halvår 2014 samt fastlæggelse af 5 % beløbet for 2015 Opgørelsen over bevilgede 5 % midler blev gennemgået af domprovsten. Det blev understreget, at en bevilling altid kræver en konkret ansøgning til provstiudvalget. Det er et område, som der givet vil blive sat fokus på af revisionen i de kommende år. Provstiudvalget vil i den forbindelse kæmpe for det synspunkt, at der i overensstemmelse med lovens krav, er tale om uforudsete udgifter, når der er tale om udgifter, der ikke kan holdes inden for det budget, der blev lagt, for behovet endnu ikke var erkendt. Det er nødvendigt for såvel menighedsrådene som provstiudvalget med 5 % midler som styringsredskab i en tid med meget stramme budgetter. Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 7
Hoptrup spurgte til, hvorfor der kunne i budgettet er afsat 1.500.000 til nye 5 % midler. Hertil svarede domprovsten, at der herudover forventelig vil være 1.000.000 tilbage af 5 % midlerne fra 2014. Hertil kommer de overskydende midler fra energipuljen, der ikke øremærkes. Ad pkt. 7 Udviklingspulje bevillingerne i 2014 puljen i 2015 Domprovsten gennemgik listen over de udbetalte beløb fra udviklingspuljen. Provstiudvalgets formand redegjorde for, at puljen forventes at blive fyldt op, så der år for år er 500.000 kr. til rådighed fra årets start. Lars-Peter Melchiorsen fortalte om et konkret afkast fra udviklingspuljen med en konfirmandrejse, der nu bygges videre på med opstart af en fælles ungdomsklub for Hoptrup og Vilstrup sogne. Det blev understreget, at de skærpede kriterier tilsiger, at man kun kan få midler til et projekt én gang, og det skal være tale om projekter af nyskabende karakter. Ad pkt. 8 Provstiudvalgskassen: Orientering om provstiudvalgskassens budget for 2015 Domprovsten gennemgik budgettet, der udviser samlede udgifter på 1.468.665 kr. Domprovsten pegede særligt på stigningen i udgiften til kørslen til Gram slot i forbindelse med Jesus på slottet. Der blev spurgt om kørslen ikke kunne ske via skoleelevernes almindelige rutekørsel, hvortil de har gratis buskort. Men dette er ikke praktisabelt i forhold til dette arrangement, hvor eleverne skal være på plads på et bestemt tidspunkt. Fra Vojens side spurgte man, om udgiften til specialkonfirmander, der er en ny udgift for Vojens kirkekasse, ikke med rimelighed kunne overgå til provstiudvalgskassen som en fælles udgift? Hertil svarede domprovsten, at der er en lang tradition for, at denne og lignende udgifter betales af den kirkekasse i hvis regi, det nu foregår. Det er der mange tilsvarende eksempler på i provstiet, og det forventes der ikke at blive lavet om. Forsamlingen tog budgettet til efterretning. Skærpet revision flere samarbejdsaftaler mellem menighedsrådene og provstiudvalget Domprovsten orienterede: Fokus fra Kirkeministeriet på, at provstiudvalgskasserne generelt svulmer op. Derfor må menighedsrådene forvente, at der i de kommende år vil skulle etableres flere samarbejdsprojekter i provstiet med formaliseret vedtægter. Ad pkt. 9 Stiftets og provstiets kommunikationsstrategi DAP Domprovsten: Menighedsrådene er nødt til at indstille sig på, at al kommunikation fra stift og provsti vil tilgå menighedsrådene via den officielle postadresse: menighedsråd sogn dk. Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 8
Provstiudvalgets formand erklærede sig enig i strategien, men fandt det urimeligt besværligt, at man skal åbne med nem ID. Agnet Sommer Poulsen spurgte til en feature, hvor man kan få en sms, når der er ny post. Andre kunne oplyse, at den funktionalitet allerede findes. Men for nærværende ikke synes at fungere. Bent K. Andersen talte varmt for systemet, som han bruger dagligt. Nemt hvis man gemmer indgangen som favorit. Ad pkt. 10 Eventuelt Provstiudvalgets formand orienterede om reglerne for udbetaling af kørselsgodtgørelse til vikarer, at dette ikke er lovligt som skattefri kørselsgodtgørelse, og at der er strenge krav til dokumentation, hvis det skal ske som skattepligtig kørselsgodtgørelse. Der bør derfor ikke ydes kørselsgodtgørelse fra hjem til kirke, men vikaren henvises til de almindelige fradragsregler. Agnete Sommer Poulsen pegede på den konsekvens, at organisterne så forventelig vil forlange des mere i løn. Thyra Bohsen svarede, at markedet er frit, så de vejledende honorarer kan ikke altid følges kategorisk. Men det bør tilstræbes alligevel. Om forpagtningskontrakter: Et udvalg under provstiudvalget er ved at udarbejde en standardkontrakt, som fremover vil skulle bruges i provstiet ved indgåelse af nye forpagtningsaftaler. Denne vil indeholde provstiets krav til betaling og sikkerhedsstillelse, tillæg af moms, samt bestemmelse om, at det er bortforpagter, der betaler jordskatten m.m. Der forelå en beregning fra Højrup, der viser, at der ved at tillægge kontrakten moms kan være en øget indtægt i form af hjemtaget moms på 3-4000 kr. Det anser provstiudvalget for et rimeligt udbytte af det ekstra administrative arbejder, der er forbundet hermed. Bagatelgrænse ligger på 500 1.000 kr. De her to nævnte emner er eksempler på noget, der med fordel kunne gives rum for en bredere drøftelse blandt menighedsrådene og med provstiudvalget. Derfor vil provstiudvalget indbyde til halvårlige drøftelser med formændene. Første gang: Mandag den 3. november 2014 kl. 19-21 i Skrydstrup sognehus. Formanden for provstiudvalget understregede også betydningen af, at menighedsrådene lader sig repræsentere ved Erfa-møder for kontaktpersoner. Domprovsten orienterede om det materiale fra provstikomiteen for mission, der var blevet udleveret ved mødets start. Vigtigt at alle sogne er med og indbetaler årskontingentet på 500 kr. samt samler ind til projektet - Zakæus hus i Jeriko. Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 9
Fra flere sider blev der efterlyst en ny opdateret standard kirkegårdsvedtægt. Stiftet forespørges om, hvor langt man er i den proces. Vojens efterspørger en standardvedtægt for ydelser i kirken. Domprovsten svarer, at det er et punkt, man kan drøfte på formandsmødet. Men et foreløbigt svar vil være, at det er et område, hvor der er meget forskellige traditioner, som det er svært og måske også problematisk at ensrette. Bevtoft Skimmelsvampe formanden blev klandret for at være uansvarlig. Hvordan er proceduren hvem gør hvad? Domprovsten mente, at det er et problem, der skal tages alvorligt, men hvor man også kritisk skal bruge den sunde fornuft. Skimmelsvamp opstår, når der ikke er gjort tilstrækkeligt rent, og når der ikke luftes ordentligt ud. Derfor skal skabes åbenhed og en god dialog om disse forhold som forebyggende arbejde. Arbejdsmiljørepræsentanten Johannes Gjesing kom med supplerende bemærkninger. Knud Peter Levinsen kunne berette, at et affugtningsanlæg i Vojens kirke havde haft en meget gavnlig effekt for indeklimaet. Karsten Boe, Øsby, havde været ansat 35 år i forsikringsselskab, hvor han har arbejdet med svampeskader. Der er mange harmløse skimmelsvampe, og så nogle få der er meget farlige for mennesker. Han kunne anbefale brugen af Dansk bygningsanalyse i Kolding, som er meget kompetente. Dette kunne man bekræfte fra Vojens, der har brugt firmaet. Jakob Knudsen, Gl. Haderslev, havde undret sig over, at der ikke var langt flere eksempler på samarbejdsprojekter i provstiet mellem sognene, som fælles administration af mange ting. Som inspirerende eksempel nævnte han kirkernes hus i Fredericia, hvor menighedsrådene kunne hente hjælp på mange felter. Formanden for provstiudvalget sagde, at provstiudvalget er klar til at organisere dette i et fælles regnskabskontor, hvis menighedsrådene måtte ønske det. Lars-Peter Melchiorsen pegede på de kommende formandsmøder som stedet for en drøftelse heraf. Bent K. Andersen tog det forbehold, at der er stor forskel på et udpræget by-provsti som Fredericia provsti og et udpræget landprovsti som Haderslev Domprovsti. Hermed var mødet slut. Referat ved Lone Norvang Hein og Kim Eriksen Referat af budgetsamrådsmøde 20.08.2014 Side 10