Fastholdelse af medarbejdere med nedsat arbejdsevne i job via de sociale kapitler som alternativ til fleksjob eller som forudsætning for evt. ansættelse i fleksjob på hidtidig arbejdsplads Projektbeskrivelse Indledning Dette er et undersøgelses- og formidlingsprojekt, som sætter fokus på de nye regler omkring fastholdelsesfleksjob, dvs. ansættelse i fleksjob på hidtidig arbejdsplads. Projektet skal give virksomheder viden om de nye regler samt inspiration til, hvordan man kan fastholde medarbejdere, der får nedsat arbejdsevne, i ordinært job via de sociale kapitler. Projektet er finansieret af resultatkontrakten for 2013 mellem Cabi og Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering. Baggrund Fremover skal virksomheder forsøge at fastholde medarbejdere i beskæftigelse i mindst 12 måneder med hjælp fra de sociale kapitler, inden et eventuelt fleksjob kan etableres. Arbejdsgiver skal kunne dokumentere, at der er gjort et reelt forsøg på at etablere et vedvarende ustøttet job efter de sociale kapitler eller på særlige vilkår. Der er fortsat stor usikkerhed om, hvordan det skal foregå i praksis, og hvordan det skal dokumenteres. I projekt Fleksjobreformen og virksomhederne, som var en del af resultatkontrakten for 2012 mellem Cabi og Styrelsen for Fastholdelses og Rekruttering, har Cabi gjort sig de første spæde erfaringer med emnet. En række virksomhedsbesøg afdækkede, at virksomhederne fx mangler viden omkring: - Hvad er de sociale kapitler, og hvad vil det sige at fastholde via de sociale kapitler? - Hvilke fastholdelsesmuligheder findes der generelt? - Hvordan skal kravet om de 12 måneder håndteres? - Hvornår tæller de 12 måneder fra? - Hvordan skal fastholdelsestiltagene dokumenteres? - Hvilken opbakning er det muligt at få fra jobcentret? I det hele taget er fastholdelse via de sociale kapitler et forholdsvist ubeskrevet område. SFIs kvalitative analyse fra 2003 af de såkaldte aftalebaserede skånejobs synes at være det væsentligste bidrag på området. Analysen viser bl.a., at - de aftalebaserede skånejobs ikke er særligt udbredte 1
- det hovedsageligt er ledelsen på de enkelte arbejdspladser, der tager initiativ til at oprette jobbene og udarbejde retningslinjer for deres anvendelse - fagforeningerne ikke går aktivt ind i at promovere ordningen - lønmodtagerne finder disse jobs mere attraktive end job på særlige vilkår. Projektets formål Formålet med projektet er todelt. For det første har projektet til formål at give virksomheder viden om de nye regler for fastholdelsesfleksjob. For det andet har projektet til formål at give virksomheder inspiration til, hvordan man kan fastholde medarbejdere, der får nedsat arbejdsevne, i job via de sociale kapitler eller på særlige vilkår, og hvordan de kan dokumentere det. Forventet effekt Projektet vil resultere i en række formidlingsprodukter målrettet virksomheder (se nedenfor). Det forventes, at virksomhederne får: - let og hurtig adgang til relevant information om emnet. - inspiration til arbejdet med fastholdelse via de sociale kapitler. På sigt er den forventede effekt, at virksomhederne føler sig bedre klædt på at fastholde medarbejdere med nedsat arbejdsevne samt at foretage den dokumentation, der skal til, for at et fastholdelsesfleksjob kan komme på tale. Indhold og aktiviteter Projektet består af 5 faser. Resultatet af hver fase kan give anledning til justering af de efterfølgende faser /aktiviteter. FASE 1: AFDÆKNING Der gennemføres en deskresearch med henblik på at afdække, hvilken viden der findes på området i forvejen, samt om der er andre, der har tiltag i gang/på vej omkring emnet. Herunder afsøger Cabi muligheden for at finde relevante sparringpartnere og samarbejdspartnere blandt fagforeninger, brancheforeninger, samt i DA, LO og evt. KL FASE 2: SAMARBEJDE MED ARBEJDSMARKEDETS PARTER Projektet udarbejdes i det omfang, den indledende afdækning viser muligt, i samarbejde med relevante og interesserede repræsentanter fra arbejdsmarkedets parter. Gennem research i fase 1 arbejder Cabi videre med at etablere relevante samarbejder med de interesserede parter, fx i form af sparringsgrupper, der kunne bidrage til: - prioritering af temaer - identificering af eksempler, der kan generaliseres - spørgsmål der skal afklares - kvalitetssikring og målretning af materialer mv. 2
Det konkrete samarbejde forventes at danne grundlag for et senere samarbejde om at udbrede materialet. FASE 3: KONKRETISERING AF VIRKSOMHEDERNES INFORMATIONSBEHOV I denne fase undersøges det nærmere, hvilke informationer virksomhederne har brug for i forhold til at fastholde medarbejdere efter de sociale kapitler samt i forhold til at kunne dokumentere de forskellige tiltag, der er afprøvet. Informationerne tilvejebringes bl.a. via to aktiviteter: - deltagelse i større netværksarrangement omkring fleksjobreformen - gennemførelse af fokusgruppeinterview Deltagelse i større netværksarrangement omkring fleksjobreformen Cabi/Vinsa og hhv. Beskæftigelsesregion Nord og Midt arrangerer i marts måned et større netværksarrangement med plads til 120 deltagere omkring fleksjobreformen. Deltagerne er en blanding af repræsentanter fra virksomheder, jobcentre og fagforeninger. Ved at deltage i arrangementet er det muligt at få viden om, hvilken viden virksomhederne efterspørger, ligesom det i en dialog med jobcentre og fagforeninger er muligt at afdække, hvilken vejledning, de oplever, at virksomhederne har behov for. Gennemførelse af fokusgruppeinterview eller enkeltinterviews Som opfølgning på dialogen ved netværksarrangementet gennemføres et fokusgruppeinterview eller enkeltinterviews med en række virksomhedsrepræsentanter. Det kunne være ledere, personaleansvarlige eller tillidsrepræsentanter. Dette for at få mere dybdegående viden om deres behov, herunder også hvor man som virksomhed vil søge sin viden. Interviewet/interviewene gennemføres med repræsentanter fra såvel små som mellemstore og store virksomheder, ligesom såvel offentlige som private virksomheder vil være repræsenteret. Ved udvælgelsen af virksomhederne skeles der også til, hvor stor erfaring virksomhederne har med fastholdelse af medarbejdere. FASE 4: NÆRMERE BESKRIVELSE AF REGLER OG UDARBEJDELSE AF CASES Hvor den foregående fase definerer informationsbehovet, er målet med fase 4 at finde de relevante informationer i forhold til lovgivningen samt identificere og beskrive de cases, der skal være med til at inspirere virksomhederne til, hvordan de kan fastholde medarbejdere, der får nedsat arbejdsevne, i job via de sociale kapitler eller på særlige vilkår. Nærmere beskrivelse af regler og procedurer Der gennemføres en nærmere dialog med SFR med henblik på at få yderligere viden omkring reglerne for fastholdelsesfleksjob, herunder fx dokumentationskravet. På baggrund af dette beskrives regler, procedurer og hvordan de gennemføres i praksis ved hjælp af input fra nogle jobcentre. Beskrivelsen testes hos forskellige jobcentre, da det er dem, der i det daglige tager stilling til dokumentationen. Identifikation og udarbejdelse af inspirationscases Der udarbejdes 8-10 inspirationscases på baggrund af gennemførte virksomhedsbesøg eller telefoninterviews. Cases skal give eksempler fra såvel offentlige som private virksomheder, 3
ligesom der skal være eksempler fra såvel små som store virksomheder. Et tredje kriterium er, at casene skal give eksempler på fastholdelse i såvel virksomheder med som uden overenskomst. FASE 5: FORMIDLING OG MARKEDSFØRING På baggrund af ovenstående gennemføres en række formidlings- og markedsføringsaktiviteter. Udarbejdelse af materiale til Cabis hjemmeside Materialet tager udgangspunkt i virksomhedernes informationsbehov. Overskrifterne for materialet kan fx være: - Hvad er de sociale kapitler? - Regler og procedurer - Hvornår er det relevant at bruge de sociale kapitler som redskab til arbejdsfastholdelse? - Hvem skal virksomheden samarbejde med, når man vil fastholde en medarbejder? - Hvordan er reglerne om fleksjob og fastholdelse? - Indeholde inspirationscases med eksempler på, hvordan man etablerer skræddersyede ordinære job med skånehensyn. For at sikre, at det udarbejdede materiale giver virksomhederne de nødvendige svar/informationer, afprøves budskabernes holdbarhed ved at teste dem hos et udvalg af virksomheder. I forbindelse med udarbejdelse af materialet arbejdes der samtidig med at optimere søgeord, sådan at virksomheder ved søgninger på Google bliver ledt til denne side. For at sikre synlighed og dermed anvendelse laves Google Adwords annoncer, som leder virksomhederne direkte ind til det relevante materiale. Samtidig vil der fra siden blive henvist til andre relevante informationssider, fx fleks.nu. Udarbejdelse af faktaark /postkort. Der udarbejdes et kort faktaark, der henviser til websiden. Fakta-arket tænkes uddelt på messer, i forbindelse med afholdelse af temadage, møder osv. Websiden og den tilvejebragte information tænkes endvidere markedsført gennem pressemeddelelser, omtale i nyhedsbrev samt omtale på relevante sites som CSR.dk og denoffentligesektor.dk. Facebook og LinkedIn vil ligeledes blive anvendt i den omfang, det skønnes hensigtsmæssigt. Udarbejdelse af online pjece På baggrund af webmaterialet udarbejdes der en kort online pjece, som interesserede kan downloade. Pjecen vil præsentere de vigtigste pointer. Formidling via arbejdsmarkedets parter Som tidligere nævnt forventes det, at arbejdsmarkedets parter er med til at udbrede kendskabet til den tilvejebragte information via deres formidlingskanaler. Derfor vil der være en dialog om, hvordan dette bedst kan gøres. 4
Såfremt arbejdsmarkedets parter ønsker at afholde informationsmøder omkring emnet, bidrager Cabi i det omfang, det er muligt, med oplæg. Tidsplan Dato Aktiviteter Leverancer/produkter Marts 2013 Indledende deskreseach Viden om eksisterende materiale, tiltag og mulige samarbejdspartnere Marts 2013 Etablering af samarbejde med repræsentanter fra arbejdsmarkedets parter. Aftale omkring samarbejdets karakter Efterfølgende løbende samarbejde med de udvalgte repræsentanter. Marts 2013 Deltagelse i netværksarrangement omkring fleksjobreformen Viden om virksomhedernes informationsbehov Primo april 2013 - Gennemførelse af fokusgruppeinterview eller enkeltinterviews med virksomhedsrepræsentanter Viden om virksomhedernes informationsbehov April 2013 Nærmere undersøgelse af regler og procedurer Konkret beskrivelse April 2013 Test af beskrivelse af regler og procedurer hos udvalgte jobcentre Konkret beskrivelse April maj 2013 Identifikation og udarbejdelse af inspirationscases 8-10 inspirationscases Maj juni 2013 Juni 2013 Udarbejdelse af materiale til cabiweb.dk Test af materialets budskaber hos udvalgte virksomheder Materiale på cabiweb.dk Materiale på cabiweb.dk Juni 2013 Udarbejdelse af fakta-ark Faktaark Juni 2013 Udarbejdelse af online pjece Online pjece Juni august 2013 Markedsføringsaktiviteter Markedsføring Juni 2013 Dialog med arbejdsmarkedet parter omkring formidling via deres kanaler September Eventuelle oplæg på informationsmøder 5
2013 - arrangeret af arbejdsmarkedets parter Budget Det samlede budget for projektet er 670.000 kroner. Projektledelse Endeligt projektdesign Kick off møde Afdækning via deskstudie Konkretisering af virksomhedernes informationsbehov Samarbejde med arbejdsmarkedets parter Nærmere beskrivelse af regler og procedurer Identifikation og udarbejdelse af inspirationscases Udarbejdelse af temaside på cabiweb.dk (skrivning af tekster, opsætning m.m.) Udarbejdelse af fakta-ark/postkort Udarbejdelse af online pjece Formidling via arbejdsmarkedets parter (fx oplæg på informationsmøder) Markedsføring (fx Google Adwords annoncer) Kvalitetssikring og sparring Ad hoc I alt: 32.580 kr. 43.440 kr. 10.388 kr. 16.290 kr. 66.574 kr. 59.300 kr. 39.474 kr. 134.170 kr. 78.505 kr. 20.188 kr. 39.192 kr. 48.440 kr. 37.860 kr. 27.150 kr. 16.449 kr. 670.000 kr. Bemanding Projektleder: Birgitte Poulsen Konsulenter: Kim Madsen, Ella Petersen og Anette Hansen Interne sparringspartnere: Lars Nellemann, Carsten Lunden og Bente Nissen Markedsføring og formidling: David Graff og Gitte Dreier Jacobsen Birgitte Poulsen den 1/3 2013 6