Udbudsmateriale Vedrørende levering af Vask/leje af beklædning til sundheds- og plejesektoren til Jammerbugt Kommune Ordregiver: Jammerbugt Kommune Toftevej 43 9440 Aabybro raadhus@jammerbugt.dk Kontaktpersoner: Steen Lund Albrechtsen Tlf.: 72577111 E-mail: sla@jammerbugt.dk Jette S. Linnemann Tlf.: 72577285 E-mail: jli@jammerbugt.dk Offentliggørelse: 10. oktober 2014 1
Indholdsfortegnelse Indhold 1. Indledning... 4 2. Udbudsform... 5 3. Udbudsmaterialet... 5 4. Kontaktoplysninger og Spørgsmål/Svar... 5 5. Udvælgelseskriterier... 6 6. Tilbuddets form og indhold... 6 7. Fremsendelse af hensigtserklæring og afslag... 7 8. Forbehold... 7 9. Tildelingskriterium... 8 10. Tilbudsfrist... 8 11. Vedståelsesfrist... 9 12. Aftaleindgåelse... 9 13. Åbning af tilbud... 9 14. Omfang - sortiment... 10 15. Priser... 11 16. Kvalitet... 12 17. Levering og service... 12 18. Kontraktgrundlag... 14 19. Kontraktens omfang... 14 20. Bestilling af varer... 14 21. Fakturering... 14 22. Kontraktperiode og opsigelse... 15 23. Priser og prisregulering... 15 24. Følgeseddel... 15 25. Leveringsbetingelser... 15 26. Betalingsbetingelser... 15 27. Ændringer i kontraktgrundlaget... 16 28. Statistik... 16 29. Forsinkelse og erstatningskøb... 17 30. Mangler... 17 2
31. Afhjælpning... 17 32. Overgang til ny kontrakthaver... 17 33. Bod... 18 34. Misligholdelse... 18 35. Ophævelse... 18 36. Uden virkning... 19 37. Forsikring... 19 38. Underleverandører... 19 39. Etik og socialt ansvar... 19 40. Offentlige påbud... 20 41. Tavshedspligt og offentlig aktindsigt... 20 42. Force majeure... 20 43. Overdragelse af kontrakten... 20 44. Tvister... 21 3
Udbudsbetingelser 1. Indledning Jammerbugt Kommune udbyder hermed en aftale om vask og leje af beklædning til medarbejderne i sundheds- og plejesektoren. Det vil sige medarbejdere på plejecentre og medarbejdere i hjemmeplejen i Jammerbugt Kommune. Udbudsmaterialet udsendes elektronisk til de, der anmoder herom. Aftalen omfatter ca. 730 ansatte i Jammerbugt Kommune, der vil blive omfattet af en vask og leje løsning, heraf ca. 110 elever. Såfremt der sker en omorganisering i plejesektoren i Jammerbugt Kommune, skal aftalen kunne indskrænkes eller øges for så vidt angår levering af en vask og leje løsning med op til 200 ansatte. De ovennævnte personalegrupper skal bære samme type beklædning, hvorfor tilbuddet skal omfatte beklædning, der matcher medarbejdernes behov. Beklædningen skal virke professionelt og i funktion og komfort matche de pågældende erhverv. Tilbuddet skal overholde den til enhver tid gældende vejledning vedr. Styring af infektionshygiejne i sundhedssektoren, (pt. Sundhedsstyrelsens vejledning, pkt. 7 og 8, dateret 08. juni 2011). En aftale skal også indeholde mulighed for bestilling af beklædning til allergikere og gravide samt beklædning til personer med anden etnisk baggrund. P.t. skal der ske levering på 10 steder i Jammerbugt Kommune. Tilbudsgiver skal uden beregning tåle, at der kan ske ændringer i ovennævnte afleveringssteder indenfor Jammerbugt Kommunes område. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes aftaleopstart vil finde sted samt tidshorisont fra ordretildeling til fuld implementering af opgaven. Tidsskema skal medsendes tilbuddet og planlægningen skal være udformet således, at beklædningen er til rådighed hos personalet mindst 1 uge før aftalestart. Der skal indgås en 4-årig aftale mellem ordregiver og tilbudsgiver. Kontrakten træder i kraft den 1. september 2015 og ophører uden varsel den 31. august 2018. Kontraktperioden kan af ordregiver forlænges på uændrede vilkår på 2 gange 12 måneder (option). Såfremt ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles tilbudsgiveren skriftligt senest 6 måneder før kontraktens ophør. Som en del af udbudsmaterialet findes den aftale, som vil blive indgået mellem ordregiver og den/de valgte tilbudsgiver(e). Der vil ikke være mulighed for forhandling af kontraktens vilkår og betingelser. Tilbudsgivers tilbud vil indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget mellem ordregiver og tilbudsgiver. 4
2. Udbudsform Udbuddet omhandler en tjenesteydelse i henhold til Udbudsdirektivets bilag II B. Der er sket annoncering på www.udbud.dk den 10. oktober 2014, men der foreligger ikke egentlig annonceringspligt. 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsmateriale med bilagene: 1. Tilbudslisten 2. Tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld 1 3. Checkliste 2 4. Miljøskema for beklædning til sundheds- og plejesektoren 3 5. Miljøskema for vaskeriydelser 4 Udbudsmaterialet vil endvidere indeholde: 6. Eventuelle spørgsmål og svar. 7. Eventuelle supplerende skriftlige meddelelser i tilbudsfasen. 4. Kontaktoplysninger og Spørgsmål/Svar Ordregiver: Jammerbugt Kommune Toftevej 43 9440 Aabybro Tlf. 72577777 E-mail: raadhus@jammerbugt.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes til Steen Lund Albrechtsen pr. e-mail på sla@jammerbugt.dk eller til Jette S. Linnemann pr. e-mail på jli@jammerbugt.dk Spørgsmål som modtages inden tirsdag den 2. december 2014, kl. 12.00, kan påregnes besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. 1 Tro- og Love erklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Den skal udfyldes og underskrives og returneres sa m- men med dit tilbud. 2 Checkskema er vedlagt udbudsmaterialet. Den skal udfyldes og returneres sammen med dit tilbud. 3 Miljøskema er vedlagt udbudsmaterialet. Det skal underskrives og returneres sammen med dit tilbud. 4 Miljøskema er vedlagt udbudsmaterialet. Det skal underskrives og returneres sammen med dit tilbud. 5
Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form være at finde på Jammerbugt Kommunes hjemmeside på adressen www.jammerbugt.dk. 5. Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende den nedenfor angivne dokumentation, som ordregiver vurderer tilbudsgivers egnethed ud fra: Skal medsendes dit tilbud (tilbud er nærmere beskrevet under pkt. 6): - Kopi af gældende police for produktansvarsforsikring med angivelse af forsikringssum for henholdsvis person- og tingskader. - Referencer fra tilsvarende vareleverancer, som tilbudsgiver har varetaget de seneste 3 år, med angivelse af bl.a. kontaktoplysninger ved firma/kommune. - Tidsplan for implementering. Er vedlagt udbudsmaterialet og skal returneres sammen med dit tilbud: - Tro- og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 med senere ændringer (standardblanket vedlagt udbudsmaterialet). - Checkliste i udfyldt stand (vedlagt udbudsmaterialet). - Miljøskema for beklædning til sundheds- og plejesektoren, i underskrevet og dateret form. - Miljøskema for vaskeriydelser, i underskrevet og dateret form. Ordregiver vil afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt, såfremt dokumenterne ikke er vedlagt. Efter tilbudsfristens udløb foretager ordregiver først en vurdering af tilbudsgiverne ud fra ovenstående dokumentation. De tilbud, der vurderes konditionsmæssige, vil herefter blive evalueret ud fra tildelingskriteriet i punkt 9. 6. Tilbuddets form og indhold Tilbuddet skal være skriftligt, og der skal afleveres: Komplet tilbud i papirform i 1 eksemplar med tilhørende bilag (herunder tilbudsliste, kvalitetsliste og beskrivelse af levering og service), jf. pkt. 5, 15 og 17. Det komplette tilbud, som afleveret i papirform, skal tillige afleveres på USB-nøgle, CD-rom eller lignende elektronisk medie. Endelig skal der afleveres 10 sæt tilbudstøj til brug for afprøvning. Tilbud afleveret i form af mail vil ikke blive accepteret. 6
Tilbuddet skal affattes på dansk, og al korrespondance, materiale og øvrig kontakt skal foregå på dansk. Beløb skal afgives i danske kroner (DKK). Tilbud skal afgives på den af ordregiver udarbejdede tilbudsliste. Tilbuddet skal indeholde oplysning om, hvilke specifikke index, der skal anvendes ved prisreguleringer og såfremt der ikke anvendes nettoprisindex fra Danmarks Statistik, så skal dokumentation/kopi medsendes tilbuddet. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan ikke afgives delbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelse af tilbuddet er ordregiver uvedkommende, ligesom det afleverede materiale må betragtes som ordregivers ejendom. Ordregiver udarbejder ikke eget bud. Leverandøren har mulighed for i forbindelse med afgivelse af tilbud at markere/angive, hvilke konkrete dele af tilbuddet tilbudsgiveren opfatter som fortrolige forretningshemmeligheder. Ordregiver vil ved en anmodning fra udenforstående om aktindsigt inddrage leverandørens opfattelse ved den samlede bedømmelse om aktindsigtens indhold og omfang. 7. Fremsendelse af hensigtserklæring og afslag Jammerbugt Kommune fremsender hensigtserklæring og afslag som digital post. 8. Forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i et særskilt afsnit i tilbuddet, som skal have overskriften Forbehold. Der skal være reference til det punkt i udbudsmaterialet som forbeholdet vedrører. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer vil blive kapitaliseret og tillagt den samlede tilbudssum. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt ikkekapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikkekonditionsmæssigt. Flere ikke-grundlæggende forbehold vil efter omstændighe- 7
derne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element. Sådanne forbehold vil medføre at tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold overfor indholdet i aftalen. 9. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet ved valg af tilbudsgiver er det økonomisk mest fordelagtige ti l- bud. Ordregiver vil vælge det tilbud, der ud fra en samlet vurdering af følgende vægtede underkriterier er det økonomisk mest fordelagtige. Underkriterier Vægtning Pris 45 % Kvalitet, funktionalitet, pasform og miljø 30 % Levering og service 25 % Underkriteriet pris vurderes ud fra den samlede tilbudssum som angivet på ti l- budslisten sat i forhold til kommunens personale. Underkriteriet kvalitet vurderes ud fra beskrivelse af de tilbudte produkters kvalitet, beskrivelse af proces for at sikre levering af infektionsfrit beklædning til sundheds- og plejesektoren samt beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver sikrer rettidig udskiftning af beklædning til sundheds- og plejesektoren. Funktionalitet og pasform mm. vurderes ud fra fysisk afprøvning af de fremsendte/tilbudte beklædningsdele. Resultatet registreres i et afkrydsningsskema. Miljø vurderes ud fra en vægtning af besvarelsen af de 2 miljøskemaer. Underkriteriet levering og service vurderes ud fra tilbudsgivers beskrivelse af forhold i forbindelse med levering, daglig kommunikation, bestillingstider, svind, lavt tidsforbrug på leveringsadresserne, opstart og iværksættelse, jf. pkt. 17. 10. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Udbud Beklædning og må kun åbnes af sekretariatet. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være skriftligt. Tilbudsfristen er den 16. december 2014, kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt til: Jammerbugt Kommune 8
Toftevej 43 9440 Aabybro Tilbud afleveret i form af mail eller i elektronisk form vil ikke blive accepteret. Tilbud modtaget efter ovennævnte tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil blive betragtet som værende ikke-konditionsmæssigt, og vil blive afvist. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er fremme på ovennævnte adresse inden tilbudsfristens udløb. 11. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb, og kan accepteres af ordregiver ved afsendelse af accept inden vedståelsesfristens udløb. 12. Aftaleindgåelse Kontrahering forventes at finde sted i februar måned 2015. De bydende vil blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen, hvorefter aftalen vil blive indgået ved underskrift af acceptskrivelse. 13. Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til at tilbudsgiverne kan overvære åbningen af tilbuddene. 9
KRAVSPECIFIKATION 14. Omfang - sortiment Der skal tilbydes en løsning, der indebærer færrest mulige interne ressourcer til håndtering af arbejdsbeklædning og kontrol af svind. Sortimentet skal omfatte: vask og leje af arbejdsbeklædning til sundheds- og plejepersonale vask og leje af overtøj til sundheds- og plejepersonale Jammerbugt Kommune ønsker, at de ansatte skal fremstå med en fælles beklædningsprofil, hvorfor der ønskes et begrænset sortiment. For så vidt angår t-shirts skal der være valg mellem én lys og én mørk farve. M.h.t. overdel skal der være valg mellem en vest (cowboy) og en kittel. Der skal være en let buks (til brug for sommer og evt. hele året for indepersonale) samt en almindelig buks (altså en buks med bred anvendelsesmulighed i forhold til arbejdsopgaverne). For så vidt angår bukser og overdele, skal der være en model til både herre og damer. Endelig skal der for udepersonale være overtøj (3 i 1), og for udepersonale i dagvagter, skal der være en regnbuks (regntæt overtræksbuks). For indepersonale i nattevagter, skal der være en sjælevarmer. For op til ca. 20 nøglepersoner, skal der være mulighed for en særlig indepakke omfattende max. 3 sæt tøj om ugen. Endelig skal der være samt mulighed for leje af puljetøj til brug for ikke fastansatte eller nyansatte samt for så vidt angår overtøj til brug af indepersonale. Endelig skal der være mulighed for leje af tørklæde, hvor en ansat ønsker at bære et sådant. For så vidt angår elever bemærkes, at disse vil blive tilmeldt til den relevante standardpakke for så vidt angår praktikperioderne, og afmeldt for de perioder, hvor de er i skoleforløb. Beklædningsdelene skal: 10
være nye/ubrugte ved udlevering ved aftalestart have en høj grad af fleksibilitet i forhold til anvendelsesmulighederne for de enkelte beklædningsdele være åndbart og hudvenligt være slidstærkt og farveægte fremtræde rent og uden huller/reparationer leveres uden større synlige farveændringer i tøjets anvendelsesperiode fleece trøjen i 3-i-1 jakken skal være hæftet med lynlås eller knapper til yderjakken Regnbukser skal være designet så de er lette at tage af og på Overdele (ikke t-shirts) og overtøj skal være forsynet med Jammerbugt Kommunes logo. Udbyder kan henvise til det i pkt. 1 anførte antal personer, der skal omfattes af aftalen, samt oplyse, at vi umiddelbart vurderer, at der er tale om en årlig omsætning på ca. kr. 2 mil. Der skal i aftaleperioden kunne leveres beklædning til allergikere og gravide. Der skal herudover kunne leveres målkonfektionerede beklædningsdele i et mindre antal, og der skal kunne ske tilpasninger såsom evt. oplægning af benklæder. 15. Priser Tilbud skal afgives på vedlagt tilbudsliste med angivelse af pris pr. uge på de forskellige linjer. Prisen skal tilbydes ud fra en arbejdsbeholdning, der kan inddækkes ved levering 1 gang pr. uge. Det forudsættes at beklædning til allergikere, gravide og målkonfektioneret leveres til de tilbudte priser. Der ønskes tilbud på maks. 2 kollektionskombinationer og hver enkelt kombination skal indeholde de i pkt. 14 anførte beklædningsdele (over-/underdele). Priserne skal være baseret på: Der skal være 1 sæt tøj til rådighed pr. arbejdsdag pr. medarbejder samt en reservebeholdning. Det bemærkes her, at der er forskellige vagtordninger. De fleste medarbejdere har op til 6 sammenhængende arbejdsdage. Jakke (3-i-1) og regnbukser skal vaskes efter behov og imprægneres 2 gange pr. år. 11
Der skal ske levering på de i pkt. 1 fastsatte placeringer der gives en pris for dels personplastet levering og anden levering. I forbindelse med en medarbejder frameldes og/eller ændrer sammensætning af beklædningsgenstandene, så skal en sådan ændring registreres/tilrettes på relevante lister senest 1 uge efter modtagelse af informationen og udbyder afregner kun for 1 uge efter ændringstidspunktet. Priserne opgives som nettopriser, inkl. afgift, ekskl. moms. 16. Kvalitet Tilbudsgiver skal medsende beskrivelse af de produkter, der vil blive leveret i følge aftalen. Herunder stoftype, tykkelse og vævningstype m.m. Tilbuddet skal indeholde oplysning om muligheder for levering af beklædning til ansatte med allergier. Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes firmaet lever op til vejledningen Styring af infektionshygiejne i sundhedssektoren, pkt. 7 og 8. Tilbudsgiver skal medsende 10 stk. tilbudsprøver af hver af de tilbudte beklædningsdele omfattende de almindelige standardstørrelser. Beklædningsdelene skal være vasket og tørret 5 gange. Et sæt tilbudsprøve fra den vindende leverandør leveres ikke tilbage, men beholdes uden beregning i hele aftaleperioden. Øvrige tilbudsprøver kan afhentes efter underskrivelse af aftalen. 17. Levering og service Iværksættelse Tilbudsgiver skal medsende beskrivelse af hvorledes opstart og idriftsættelse af aftalen planlægges. Tidsplan skal medsendes tilbuddet, jf. pkt. 5 og 6. Måltagning Tilbudsgiver er ansvarlig for at stille lokaler (på to forskellige steder) og personale i Jammerbugt til rådighed, således at måltagning af kommunernes ansatte kan finde sted umiddelbart efter aftaleindgåelsen, for at sikre, at beklædningen er tilstede senest 2 uger før aftalens ikrafttrædelsesdato. Ved modtagelse af dato, tidspunkt og adresse vil kommunerne videresende disse til personalet, med meddelelse om, at de hurtigst muligt skal møde til måltagni n- gen. 12
Tilbudsgiver skal udarbejde målskema til brug ved bestilling af beklædning samt tilføje navn og EAN nummer i forbindelse med måltagningen. Ved efterfølgende ansættelse af personale, skal levering finde sted: Standardstørrelser efter max. 3 uge Målkonfektioneret arbejdsbeklædning efter max. 4 uger. Tilbudsgiver skal medsende oplysning om web baserede muligheder for efterfølgende bestilling af beklædning til såvel nyansatte som ansatte, der har behov for ændring af størrelser mm. Webportalen skal indeholde et let anvendeligt målskema til angivelse af relevante mål. Levering/håndtering Beklædningen skal leveres på de i pkt. 1 fastsatte steder. Den tilbudte løsning skal sikre, at der til enhver tid er tøj til rådighed til den enkelte ansatte samt en reservebeholdning, der skal dække ekstraordinært behov for skift af beklædning i løbet af en vagt samt ekstravagter. Kontaktperson Der skal medsendes oplysning om navn, tlf., e-mail adresse på de kontaktpersoner, der vil være ansvarlig for hhv. kontrakten såvel som den daglige drift ved service kontoret. Svind Tilbudsgiver skal fremsende tilbud på vaske/leje løsning, hvor et årligt svind maksimalt må udgøre 5 % (dokumenteret) uden krav til ekstra ansvar og opgaver ved udbyder personale/leveringssteder. 13
KONTRAKT 18. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i henhold til annoncering den 10. oktober 2014 og efter begge parters underskrift af acceptskrivelse. Kontraktgrundlaget er nærmere beskrevet i acceptskrivelsen. Købelovens regler om garanti, reklamationsret, forsinkelse, mangler, afhjælpning, forholdsmæssigt afslag og dækningskøb gælder for leverancerne. 19. Kontraktens omfang Leverancens omfang bestemmes af de ordrer som ordregiver løbende afgiver. Kontrakthaver skal levere anskaffelserne i nøje overensstemmelse med kontrakten. 20. Bestilling af varer Ordregiver kan afgive bestilling pr. mail, telefon, telefax, e-handel, el. pr. brev. Ved hver bestilling skal ordregiver give følgende oplysninger: - varetype - antal/mængde - leveringsadresse - bestiller/forvaltning - medarbejderens navn - udfyldt målskema 21. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk jf. lovbekendtgørelse nr. 354 af 01.04.2010 om offentlige betalinger mv. i OIOUBL-format på baggrund af oplyste EANlokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: - Rekvirent - EAN-nr. - Varebetegnelse og kvantum - Fakturabeløb 14
22. Kontraktperiode og opsigelse Kontrakten er gældende fra den 1. september 2015 til og med den 31. august 2018. Kontraktperioden kan af ordregiver forlænges på uændrede vilkår i 2 gange 12 måneder (option). Såfremt ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles kontrakthaver skriftligt senest 6 måneder før kontraktens ophør. Kontrakten kan til enhver tid opsiges af ordregiver med seks måneders forudgående skriftligt varsel. Kontrakthaver kan ikke opsige kontrakten. 23. Priser og prisregulering De i kontrakthavers tilbud angivne priser er gældende indtil 31. december 2015. Herefter kan tilbudsprisen reguleres én gang årligt, første gang pr. 1. januar 2016. Prisregulering kan følge udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindex eller anden relevant prisindex (anført), der er offentligt tilgængeligt. Prisregulering skal skriftligt accepteres af ordregiver. Ved enhver prisændring skal ny prisliste fremsendes til Jammerbugt Kommune, Toftevej 43, 9440 Aabybro. 24. Følgeseddel Følgeseddel med oplysning om evt. rekvisitionsnummer, varebetegnelse og kvantum skal altid medsendes leverancen. Forsendelse kan evt. ske elektronisk. 25. Leveringsbetingelser Levering af den enkelte bestilling skal ske til den adresse som angives ved bestillingen. Levering skal ske uden omkostninger for ordregiver. Leveringstidspunkt aftales efter aftalens indgåelse med den enkelte rekvirent. 26. Betalingsbetingelser 30 dage netto. 15
Aftalte betalingsbetingelser skal fremgå af fakturaerne. Fakturaer skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Bliver de aftalte betalingsbetingelser ikke overholdt, så det bliver nødvendigt at fremsende rykkerskrivelse, skal rykkerskrivelsen fremsendes til det EAN-nr., som fakturaen er udstedt til. 27. Ændringer i kontraktgrundlaget Sker der væsentlige ændringer i relevant lovgivning, der ændrer opgaven væsentligt, er parterne gensidigt forpligtede til at tage kontraktgrundlaget op til genforhandling med sigte på en nødvendig tilpasning. Mindre ændringer i relevant lovgivning berettiger ikke til en ændring af kontraktgrundlaget. Enhver ændring skal respektere udbudsreglernes grænser. Ændringsforslag skal skriftligt sendes til den anden part, der skal svare inden for rimelig tid. 28. Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde en statistik over omsætningen på aftalen. Statistikken skal leveres elektronisk, og være i Microsoft Excel-format eller konvertibelt hertil. Statistikken skal indeholde følgende oplysninger: varenummer vare beskrivelse enhed antal pris/enhed pris/i alt pr varenr for oplyst periode svind Statistikken skal sendes til: E-mail: raadhus@jammerbugt.dk 16
29. Forsinkelse og erstatningskøb Indtræffer forsinkelse, skal kontrakthaver omgående meddele dette til ordregiver sammen med en angivelse af årsagen til forsinkelsen og et skøn over det tidspunkt, hvor levering i stedet vil kunne finde sted. Ordregiver kan foretage erstatningskøb for de anskaffelser som ikke kan leveres inden en for ordregiver acceptabel frist. 30. Mangler Kontrakthaver garanterer, at det leverede på leveringstidspunktet overholder kontrakthavers egne produktspecifikationer for det leverede produkt samt kontraktens krav i øvrigt. I overensstemmelse med dansk rets almindelige mangelbegreb foreligger der en mangel, såfremt det leverede ikke har de egenskaber som ordregiver med rimeli g- hed kan forvente ud fra kontrakten. 31. Afhjælpning Ved konstatering af mangler ved de modtagne leverancer er kontrakthaver forpligtet til omgående og senest 3 hverdage efter afsendelse af skriftlig reklamation, at afhjælpe manglerne, eller om nødvendigt at erstatte den mangelfulde leverance med en ny. Begge dele skal ske uden omkostninger for ordregiver. Såfremt kontrakthaver ikke udbedrer/erstatter leverancen vil det være at betragte som væsentlig misligholdelse, og ordregiver kan ophæve kontrakten. 32. Overgang til ny kontrakthaver I forbindelse med overgang til ny kontrakthaver, ved aftalens udløb, aftales det, af praktiske årsager, at der kan foretages midlertidige foranstaltninger, således at overgangen bliver mindst mulig mærkbar for brugerne. Perioden forventes at være 1 2 mdr. efter aftalens udløb. Kontrakthaver er ved aftalens ophør, uanset om det er ved aftalens udløb eller ved ophævelse, forpligtet til aktivt og på bedste vis at medvirke til, at overgangen sker uden problemer. 17
Kommunen har krav på og kontrakthaver pligt til at overdrage alle relevante materialer, informationer, data mv. med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for kommunen og brugerne. Udleveringen af materialerne skal ske så betids, at relevante oplysninger kan indgå i førstkommende udbudsmateriale. 33. Erstatning Ordregiver forbeholder sig ret til at få dækket dokumenterede omkostninger i forbindelse med kontraktstarten, såfremt kontrakthaver ikke kan levere den omhandlede ydelse. 34. Misligholdelse Såfremt en af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige erstatningsregler. 35. Ophævelse Ordregiver har ret til at ophæve kontrakten, hvis: a) Kontrakthaver væsentligt misligholder sine forpligtelser. Konstateres væsentlige afvigelser i kvaliteten af det leverede i forhold til udbudsmaterialets bestemmelser og de anførte oplysninger i kontrakthavers tilbud betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlige forsinkelser i forhold til leveringsfrister kan betragtes som væsentlig misligholdelse. Gentagne misligholdelser, der isoleret set ikke kan anses som væsentlige b) Kontrakthaver erklæres konkurs eller træder i likvidation. I en sådan situation kan ordregiver ophæve kontrakten uden varsel, ved skriftlig meddelelse til boet, henholdsvis likvidator i det omfang Konkurslovens regler ikke er til hinder herfor. Har boet ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde i kontrakten. Ved betalingsstandsning, eller hvis der åbnes for forhandling om tvangsakkord, eller kontrakthavers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at kontrakthaver må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten, er hæveretten dog betinget af, at kontrakthaver ikke har stillet eller på ordregivers opfordring ikke straks stiller betryggende sikkerhed for kontraktens opfyldelse. c) Er kontrakthaver et aktie- eller anpartsselskab, kan ordregiver hæve aftalen, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis kontrakthaver inden 10 arbejdsdage fra frem- 18
komsten af et påkrav fra ordregiver dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede, eller hvis kontrakthaver stiller fuldstændig sikkerhed for aftalens opfyldelse. d) Kontrakthavers eventuelle ret til ophævelse ved væsentlig misligholdelse fra ordregivers side følger dansk rets almindelige regler. 36. Uden virkning Gøres kontrakten uvirksom eller ophæves/annulleres kontrakten af Klagenævnet for Udbud, domstolene eller tilsvarende instanser, kan der ikke rejses erstatningskrav herfor over for udbyder. 37. Forsikring Tilbudsgiver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 5 mio. danske kr. Tilbudsgivers eventuelle selvrisiko må ikke overstige 100.000 danske kr. pr. skade. Tilbudsgivers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Ordregiver er berettiget til, på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid, at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Manglende dokumentation af forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. 38. Underleverandører Hvis leverandøren benytter underleverandører, hæfter leverandøren for sine underleverandørers forhold på samme måde som for sine egne leverancer. 39. Etik og socialt ansvar Udbyder forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: 19
Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes også, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention, samt overholder de 10 principper i FN s Global Compact. Manglende overholdelse af denne klausul anses som væsentlig misligholdelse. 40. Offentlige påbud Kontrakthaver hæfter for, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder, overholdes. Dette gælder især for prisbestemmelser, fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder m.v. for tredjemand. 41. Tavshedspligt og offentlig aktindsigt Kontrakthaver er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om indholdet af de med ordregiver indgåede aftaler, herunder om priser og mængder. Ordregiver er omfattet af Offentlighedslovens og Forvaltningslovens regler om aktindsigt. 42. Force majeure Hertil regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos kontrakthaver. 43. Overdragelse af kontrakten Kontrakten eller de hermed forbundne fordringer kan ikke overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra ordregiver. Overtrædelse af denne bestemmelse betragtes som væsentlig misligholdelse. 20