Referat af ordinært afdelingsmøde i Nordhavnsgården

Referat af ordinært afdelingsmøde i Nordhavnsgården Tid: 20. september 2012 kl. 19.00 Sted: Beboerlokalet, Herninggade 2, stuen Indbudte: Alle beboere i Nordhavnsgården, Anders Wiig (fsb), Michael Willer-Jensen (fsb), Christina Sparre-Enger Lyngsig (som referent), Steen Søndergaard Thomsen (fsb s organisationsbestyrelse) Til stede: 27 antal beboere samt alle indbudte 1 Valg af dirigent Bestyrelsen havde indbudt Steen Søndergaard Thomsen, som er beboervalgt medlem af fsb s organisationsbestyrelse. Steen bor i en anden fsb afdeling, Det Genanvendte Hus på Nørrebro. Steen blev valgt uden modkandidater. Steen konkluderer, at indkaldelse er sket i ordentlig tid, nemlig 4 uger i forvejen. Han oplyser at materiale vedrørende huslejebudget samt budgetter og regnskaber er blevet omdelt til alle beboere en uge forinden. Herefter overtog Steen ledelsen af mødet og konstaterede, at mødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet vedlagt Forretningsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Der blev nedsat et stemmeudvalg bestående af Michael Willer-Jensen, driftschef, og driftsleder Jan Sørensen. Sikrer sig, at alle har modtaget stemmemateriale i dokumentationsmappe. Man skal aflevere den hos Jan, hvis man går inden afslutning. Christina Sparre-Enger Lyngsig blev valgt som referent uden modkandidater 3 Beretning Helen præsenterer bestyrelsens samlede beretning, hvor hun både ser tilbage, men også frem ad. Præsentation af bestyrelsens medlemmer. Formand Helen Lundgaard præsenterede sig selv ved at fortælle, at hun har boet 10 år i Nordhavnsgården og har været med i bestyrelsen i otte år. Hvem er i bestyrelsen Helen fortalte, at bestyrelsen normalt består af fem medlemmer og to suppleanter. Bestyrelsen består af Helen Lundgaard, Anders Petersen, Hanne Buchardt, Søren Jensen og Jasper Sparre-Enger Lyngsig. Anne Jørgensen og Jens Ulrik Hansen er udtrådt af bestyrelsen i foråret pga. arbejde og andre forpligtelser. 1

Præsentation af ny driftschef Michael Willer-Jensen Michael præsenterer sig selv. Han er ny i FSB, men har været i branchen i 10 år. Står for området Østerbro. Glæder sig til at hjælpe bestyrelsen. Driftsregnskab Driftsregnskabet for 2011 viste et overskud på 285.452 kr. Overskuddet skyldes primært, at vi fik flere renteindtægter end forventet (319.000 kr.). Til gengæld har vi fået en stor ekstraregning på renovation på 248.000 kr. Det skyldes, at kommunen har besluttet at beregne et fast beløb per lejemål for at komme af med sit affald og ikke, som tidligere, for den reelle mængde affald, man producerer. Bestyrelsen har ikke modtaget noget grønt regnskab fra FSB i år som vi plejer. Kælderoversvømmelser Den anden juli 2011 blev Nordhavnsgården igen ramt af store kælderoversvømmelser. Der var desværre en masse kælderrum der ikke blev tømt, hverken efter oversvømmelserne i 2010 eller 2011. Det er ikke så godt, da det kan medføre store skader på vores ejendom. Der gik lidt tid, inden vi fik sendt varslingsbreve ud til folk og fik bedt dem om at tømme deres kælderrum, så vi kunne få dem rengjort og desinficeret. Grunden, til at det tog lidt tid, var fordi der er en masse jura i det, som skulle afklares først. Der blev dernæst sendt varslingsbreve ud af to omgange, i første omgang til 160 beboere og i den anden omgang til 63 beboere. Der var mange, der meldte tilbage, at de allerede havde gjort rent. Resultatet var, at der var 30 rum tilbage, som Jan og Ronny måtte tømme og rengøre i april. Nu er alle pulterrum ryddet og rengjort. Bestyrelsen har siden den første oversvømmelse i 2010 haft fokus på, hvordan vi kan undgå flere kælderoversvømmelser i fremtiden. Skybrudssikring: Mange muligheder er undersøgt, men vores område er særligt kompliceret pga. beliggenheden og ejendommen. Bunden af et kloakeringsområde, og regnvand fra afløbsrør ned i egen kloak. Spurgt kommunen om vi kan lede vandet ud i havnen. Men det vil kommunen ikke tillade. Bestyrelsen undersøger meget og fortsætter med at undersøge. Der er nogle ting vi selv kan gøre det er: Højtvandslukkere kan afværge det meste, men ikke sikre os 100 % Tagudskiftning vil hjælpe meget.(penge sættes af til dette også) I det budget, bestyrelsen har fremlagt er begge ting indregnet. Højtvandslukkerne skal forhåbentlig installeres i løbet af det næste år, og henlæggelserne øges markant, så vi kan undgå en for stor huslejestigning, når taget skal udskiftes inden for få år. Meget afhænger dog af kommunens indsats, for de løsninger, som vi har kigget på kræver tilladelse fra dem. Det allervigtigste for Nordhavnsgården er, at kommunen laver klimatilpasning på bydelsniveau, således at vandmængderne kan tilbageholdes eller forsinkes i forbindelse med nedsivning til kloakkerne. Kælderrenovering: 2

Vi besluttede for år tilbage at igangsætte et pilotprojekt i Århusgade. Det er nu blevet gennemført og blev færdigt i 2012. Der er blevet malet, opsat stålgitre, installeret briklåse, nye branddøre, etableret højtvandslukkere og så er der kommet et tørrerum, hvor man kan hænge vasketøj op. Jerndøre for at undgå indbrud, brand og problemer efter oversvømmelser. Bestyrelsen er glad for resultatet. Om resten af ejendommen skal renoveres efter samme model besluttes af beboerne under punkt 4. Miljøgård og affaldsøer: På afdelingsmødet i 2011 vedtog vi, at etablere en miljøgård og nogle affaldsøer i Nordhavnsgården. Elefantgården. Projekt i gang siden sommerferien. Der er kommet penge fra Landsbyggefonden. Der skulle brandsikres, hvilket gav anledning til ændringer i byggeplanen og nabohøring. Bestyrelsen gik straks efter i gang med at føre beslutningen ud i livet med hjælp fra FSB s administration og en stor indsats fra Hanne Buchardt fra bestyrelsen. Arbejdet bestod bl.a. i at skrive ansøgning til Landsbyggefonden og om byggetilladelse, brandsikring, foretage en nabohøring (ejendommen på hjørnet af Vordingborggade og Østbanegade) og sende opgaven i offentligt udbud. Arbejdet startede i juli 2012 og forventes afsluttet i november. 2012. Afdelingsmødet i 2011 besluttede at projektet måtte koste en huslejestigning på op til 1 %. Budgetrammen er på 0,8 %, men da udgiften er indarbejdet i budget 2013 som afskrivning, giver det ikke anledning til ekstraordinær huslejestigning. Der er spørgsmål til projektet i salen, hvilket giver anledning til, at Helen viser billeder af byggeprojektet. Der skal være skur, der gør sortering af skrald nemmere. Jan bidrager med info til byggeprojektet. Der kommer affaldsøer i andre gårde, der gør dem bedre. Der er desuden krav fra kommunen til, at der skal være skraldespande til diverse former for skrald. Her er Nordhavnsgården kommet kommunen i forkøbet. Miljøgården og affaldsøer afsluttes i november. Ny legeplads i Østbanegade: Legepladsen på stillevejen istandsættes af Københavns Kommune. Det er ikke en af Nordhavnsgårdens egne legepladser, så i princippet kan vi ikke gøre noget. Københavns Kommune har dog været rigtig gode til at inddrage os, og bestyrelsen, driftsleder og Olriks Børnehave er blevet inddraget i processen, så de kunne komme med de ønsker og ideer, de havde. Det endelige resultat kan ses nu, og legepladsen er lavet i naturstil, så den passer godt ind i miljøet på stillevejen. Uddybning af, hvad legepladsen består af. Sekundavandsanlæg: 2/3 dele af ejendommen er koblet til dette anlæg. De andre har gråvandsanlæg. Problemet med dette anlæg, som har været mærket af beboerne, er mangel på vand. Der har især været i weekender og højtider. Der er uro i salen ved dette emne, og folk medgiver, at der har været mange problemer, men at det den sidste tid, har været bedre end det plejer. Jan fortæller, hvorfor det er blevet bedre: gættet er, at pumperne godt kan suge luft ind uden at suge vand ud. De skiftede pumpe til luft flere gange, og nu har de fået en ny, der skifter luft og vand ud på samme tid. Vandet kommer i lagertanken. Siden den kom, er der ikke længere problemer. Jan og Helen forklarer lidt 3

om de to typer anlæg, og hvorfor de er gode. Gråvandsanlægget er en meget miljøvenlig løsning, hvor man genbruger vand fra bruser og vask i toilettet. Man sparer vandafledningsafgift i første omgang, da man genbruger. Sekunda er også godt, da det ikke er drikkevand, der bruges, men grundvand. Gråvands er fra 2001 el. 2003. sekunda er fra 2011. Anders Wiig Nielsen fra FSB arbejder med miljø, og han uddyber om anlæggene. Der er også problemer i andre afdelinger, men ved gennemgang fra selskabet, som installerede anlægget, fik de løst problemerne, og dette gik over garantien, så der var ingen ekstraomkostninger ved at få det lavet. Han beretter endvidere om de økonomiske fordele ved anlæggene. Sekundavandsanlæg kostede 230.000 kr. at installere, og årligt spares 75.000 kr., så det har været en god investering. Deltagerne udtrykker stor interesse for anlæggene, og hvorledes man kan forbedre dem, og hvordan de virker. Jan oplyser, at bakteriekulturen i gråvandsanlægget har været gået død i foråret, og derfor har det været nødvendigt at tilføre og dyrke nye bakterier, der renser vandet. De sidste 5 måneder, imens den nye bakteriekultur reetableres, har der derfor været brugt drikkevand, frem for spildevand i de lejemål, som er koblet på gråvandsanlægget. Nyhedsbrev og hjemmeside: Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke længere hænger nyhedsbrevene op i alle opgangene. I stedet bliver de sat op i vaskerierne og så ligger de på vores hjemmeside, www.nordhavnsgaarden.dk. Man kan også tilmelde sig en nyhedsmail. Jasper tilføjer, at det kun er i vaskerierne, de bliver hængt op. Det er tidskrævende at hænge op i alle opgange, og da alle bruger vaskerierne, så er det fint for alle at se. Derefter blev der anledning til at stille spørgsmål til beretningen. En beboer beklager sig over, at husordnerne i opgangene er blevet hængt for højt op. Samme beboer har spørgsmål til containerne i gården, mens der har været kælderrenovering. Beboeren mener, at det er alt for dyrt at have dem. Jan forklarer, at det er i forbindelse med kælderrenovering, og det er samme proces som alle skal igennem, hvis det vedtages, at alt renoveres. En anden beboer spørger til, hvordan man kan sikre sine ting ved evt. oversvømmelse, når forsikringen muligvis ikke vil dække ved endnu én. Der kommer gode råd fra salen. I nr. 157 er der et kælderrum, der ikke er blevet tømt efter den sidste oversvømmelse, siger en beboer. Det ser Jan på siden. Godkendes beretningen? Alle godkender beretningen. En beboer bringer hurtigt isolationsproblematik ved altanerne op. Steen, dirigenten siger, at bestyrelsen ikke tager denne problematik op nu. En anden beboer fortæller, at hun isolerede med rockwool og tætningslister. Det var et godt råd. Hun sparer penge på varme og fryser ikke længere. 4

4 Forslag Kælderrenovering Bestyrelsen havde stillet forslag om at fortsætte med kælderrenovering. Fremlæggelse af forslag af Anders Petersen, næstformand. Pilotprojekt forsinket af oversvømmelser, men nu færdigt. Bestyrelsen beder om mandat til videreførelse af forslag. Ingen huslejestigninger. Diskussion: Beboer: hvornår skal det ske? Fra 2013, formodentlig i etaper. Beboer i Århusgade er glad for metaldøren, som folk ikke kan komme igennem. Der er malet lyst, så man føler sig tryg. Chipsystemet godt. Der vil være mulighed for at begrænse adgangen mellem de forskellige opganges. Hun tænker man skal vente med at gå videre før, Århusgade har erfaringer at tage på. Jasper siger, at metalbure er mere hygiejniske, når der har været oversvømmelse. Desuden er der en brandsikkerhed, som det også hjælper på. Mange fordele med metal. Både sikkerhed, hygiejne og brand. Steen spørger, om folk vil i kælderen og se. Ingen siger ja, så der er ingen tur i kælderen. Helen siger, at der skal være nogle ting med oversvømmelse på plads, inden man går videre. At bestyrelsen i samråd med FSB vil gennemføre kælderenoveringen på en hensigtsmæssig måde, fx kan der være stordriftsfordele i at slå flere etaper sammen, så det vil man kigge på. Afstemningsresultat: Flerstemmigt vedtaget. Grill På baggrund af en beboerhenvendelse om indkøb af nogle smågrille har bestyrelsen stillet forslag om en muret grill, som holder længere tid, og som derfor på sigt er en holdbar investering. Anders orienterer. Indkøbe grille efter efterspørgsel fra folk. I stedet for at indkøbe mobile grille, der kan stjæles, overvejer bestyrelsen en muret grill, der ikke kan stjæles, men det ret dyrt, knap 40000 kr., derfor vil bestyrelsen gerne spørge beboerne. Vil finansiere det ved at forhøje beboeraktiviteterne. Fra 20.000 til 50.000 i 2013. Det blev diskuteret, om grillen vil blive brugt, eller om andre end beboerne vil benytte sig af dem. Folk er urolige for, om de vil blive misligholdt. Bestyrelsen stiller forslaget, frem for at beslutte det selv, da bestyrelsen selv synes, at det er lidt dyrt. Mange griller. Man kan grille til både mange og få. 5

Beboer fremhæver, at man bør være sikker på, at den mures op et sted, hvor kommunen ikke tager noget af grunden. Dette er bestyrelsen lydhøre overfor. En beboer kommer med et forslag om at få murerelever til at lave det til billigere penge, som en del af et projekt. Nogle beboere vil hellere investere i nye bænke til gården. Afstemningsresultat: Nej: 21. Ja: = 18. Forslaget bliver ikke vedtaget. Ny badeværelser. En beboer har stillet forslag om, at vi indfører kollektiv råderet for badeværelser. Det svarer fuldstændig til den ordning, vi allerede har til køkkener. Jasper præsenterer. Kollektiv råderet på badeværelse, som der er på køkkenerne. Han læser motivationen højt. Bestyrelsen har set på det. Det vigtigste: Afdeling optager et lån. Dem, der så vil have nyt badeværelse, får en huslejestigning på det anvendte beløb. Det går ikke ud over andre. Hvis det vedtages, så søges et lån på 1.mio. kr. optaget. Der vil maks. kunne bruges 100.000 på et badeværelse, men man kan også sagtens bruge mindre. Beløbet er sat så højt pga. at vvs-arbejder kan være dyrt. Der spørges en masse. Michael, den nye driftschef, uddyber, hvilke problemer, der kan være ved at lave badeværelser. Jasper forklarer om udbudsregler, hvor man sikrer laveste pris og bedste kvalitet. En beboer spørger til svamp og forfaldne badeværelser, og der forklarer Jasper, at det har med et helt andet regelsæt at gøre, end hvad der falder ind under kollektiv råderet. Afstemningsresultat: Ja:39 Nej: 6. Forslaget bliver vedtaget Facebook gruppe. En beboer har stillet forslag om en beboergruppe for Nordhavnsgårdens beboere så det er lettere at annoncere sociale begivenheder. Vibeke ønsker mere sammenhold og sociale aktiviteter på tværs. Mange har intentionerne, men det er svært at få fulgt op på. Derfor foreslår hun, at man på hjemmesiden linker til en lukket facebookgruppe, åben for alle beboerne. Både til ideer og koordination. Lukket gruppe, da det giver et lukket og trygt forum. Vibeke vil gerne selv følge op på det. Det blev diskuteret. Jasper: positiv. Det er nemlig ikke kun en lukket klub, for der vil også blive annonceret på opslag. Det skal lette kommunikationen, og ikke udelukke folk Christian: skal der være et debatforum på hjemmesiden? 6

Helen: det er muligt at tilkøbe modul. Der har før været debatfora på hjemmeside, hvor det ikke har været brugt. Afstemningsresultat: Ingen er imod, forslaget vedtaget. Urban gardening. Vibeke forklarer, hvad det er. Haveprojekter i byen, der både giver køn have og sociale relationer. Helen opfordrede Vibeke til at være initiativtager på løgprojekt. Fælles dag, hvor der arbejdes og hygges. Evt. med afslutning med grillfest. Krydderier eller blomster, osv. Der er en pulje, der gør det muligt at søge penge til det. Det blev diskuteret, og folk var generelt positivt stemt, men ville også gerne afvente, hvilke forslag anlægsgartneren, der allerede er hyret, kommer med. Afstemningsresultat: 2 stemmer imod, alle andre stemte for, forslaget vedtaget. Udflugt til Nordhavnen. Vibeke er interesseret i den nye bæredygtige bydel i Nordhavnen. Det blev diskuteret om man skulle lave en udflugt og se det nye område sammen. Stemningen var positiv. Afstemningsresultat: ja: flerstemmigt vedtaget. 5 Regnskaber for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Jasper fra bestyrelsen fremlagde regnskaberne for bestyrelsens rådighedsbeløb og for aktivitetsmidlerne. Rådighedsbeløbet er et beløb, som afdelingsmødet kan bevillige til afdelingsbestyrelsens arbejde fx til kontorartikler, fortæring, transport mv. Aktivitetsmidler er et beløb, som afdelingsmødet kan bevillige til beboeraktiviteter i afdelingen Afdelingens budget er et budget over de forventede udgifter samt finansiering til drift og vedligeholdelse af afdelingen i det kommende år Rådighedsbeløb: Ingen indvendinger Aktivitetsmidler Ingen indvendinger 7

6 Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Afstemningsresultat: Flerstemmigt vedtaget Aktivitetsmidler Det blev diskuteret, om beløbet skulle sættes op. Hvis det ikke bliver brugt, mister beboerne ikke penge, da de kommer tilbage i kassen. Beboer fremsætter forslag om at hæve det til 50.000 fra de nuværende 20.000. Afstemning hævelse: to stemmer imod, resten stemmer for, forslaget vedtaget. 7 Godkendelse af boligafdelingens budget for det kommende år Jasper fra bestyrelsen gennemgik i overordnede træk budgettet for 2013. Det indebærer en huslejestigning på 2,6 procent. De væsentligste poster i budgettet er, at vi øger henlæggelserne markant med 590.000 Gennemgang af hele ejendommen. Hvad skal renoveres hvornår? Hvilken rækkefølge? Hvad kan sammentænkes? Need to do og Nice to do. Fremrykning af undersøgelser, som vi alligevel skulle have lavet. Opgangsrenovering udsat. Hvilke udgifter øges? Henlæggelser Faste og variable udgifter Hvilke udgifter falder? Lån udløber Overskudsafvikling Huslejestigning i alt: 590.000 kr. 279.000 kr. 402.000 kr. 151.000 kr. 316.000 kr. Spørgsmål fra salen: Bekymring over, at engangsudgiften er meget stor til helhedsplanen. Jasper: det er meget gennemgribende. Og dyrt. Men planen rækker meget langt ud i fremtiden. Det giver stor sikkerhed for kvaliteten af fremtidige beslutninger. Helen: Disse penge, har vi fået at vide, skulle alligevel bruges, når hvert projekt skal laves. 8

Der diskuteres hvorledes man kan hive penge ind og sikre, at det bliver billigt. Bestyrelsen lover, at de vil gøre det så billigt som muligt. Godkendelse af budget til 2013: Flerstemmigt vedtaget 8 Valg til afdelingsbestyrelsen 1 formand for 2 år. (Helen stiller op som eneste kandidat og vinder) 2 medlemmer for 2 år.( Jan Brostrøm, Jonas Elm. De vælges begge). 2 suppleanter for 1 år. (Nete Kamper, Elsebeth Mortensen. Begge vælges) 9 Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant Der skal vælges en revisor og en revisorsuppleant. Følgende personer stillede op: Søren Jensen, stiller op som revisor (Søren vælges). Hanne Buchardt stillede op som revisorsuppleant (Hanne vælges). 10 Eventuelt Beboer: træt af hundeejerne. Kommunen burde sætte skilte op. Der burde være et lavet hegn rundt om den nye legeplads. Hanne besvarer: Der bliver plantet en hæk og sat en låge. Så løber børnene ikke ud. Anden beboer taler om værkstedet (hobbyrummet v. Østbanegade 147) som ikke er rart at være i, fordi der er rod og rester. Der skal ryddes op, så der kan blive pænt og lækkert igen. Dette kigger driftsleder på. Mødet afsluttes 21:54 Kontaktoplysninger til bestyrelsen: Jonas Elm - Århusgade 113, 2. th Nete Kamper - Herninggade, 2. th Elsebeth Mortensen - Østbanegade 151, 3.th Jan Brostrøm - Østbanegade 149, 4.th Anders Petersen - Århusgade 111, 4.tv Helen Lundgaard - Østbanegade 151, 1.th Jasper Lyngsig - Østbanegade 159 3.tv 9