DIGITAL STRATEGI 2012-2013 FOR GENTOFTE KOMMUNE
1. RESUMÉ...3 2. OVERORDNEDE RAMMER OG MÅL FOR DIGITALISERINGEN I GENTOFTE KOMMUNE...4 2.1. Økonomiske udfordringer og service i udvikling... 4 2.2. Overordnede mål for digitalisering... 5 STRATEGISKE INDSATSOMRÅDER FOR DIGITALISERING...5 3. STRATEGISKE INDSATSOMRÅDER...7 3.1. Borgerservice... 7 3.2. Business intelligence... 8 3.3. Digitalisering af læring... 9 3.4. Velfærdsteknologi og digitalisering af social & sundhedsområdet... 11 4. IT-PLATFORM OG -ARKITEKTUR...14 5. LEDELSE OG STYRING AF DEN DIGITALE STRATEGI...15 5.1. Ledelse og styring af projekter (governance)... 15 5.2. Fortsat udnyttelse og udvikling af eksisterende løsninger... 15 5.3. Økonomi og finansiering af projekter under strategien... 16 5.4. Eksternt samarbejde... 17 6. EVALUERING AF DEN DIGITALE STRATEGI...17 2
1. Resumé Formålet med den digitale strategi er at udvikle nogle af kommunens primære services inden for de næste to år via digitalisering, så de kan leveres i samme eller højere kvalitet for færre ressourcer. Gentofte Kommune vil med den digitale strategi sætte fokus på digital udvikling inden for to af kommunens store velfærdsområder: Skole Ældre- og handicap På skoleområdet skal den digitale strategi understøtte visionen Læring uden Grænser. Digitaliseringen af læringen har to fokusområder: 1. Et pædagogisk fokus på, hvordan digitalisering understøtter, at børn og unge sprænger grænserne for læring 2. Et organisatorisk fokus på, hvordan digitalisering kan sprænge tidsmæssige, strukturelle og organisatoriske barrierer og derved fremme børns læring. Begge områder operationaliseres i et en række konkrete digitale pædagogiske initiativer fx om en fælles og personlig digital læringsplatform en education store, hvor undervisningsmidler kan deles og formidles fra lærer til lærer og fra lærer til elev. På ældre- og handicapområdet skal den digitale strategi understøtte strategien for velfærdsteknologi. Således skal den digitale indsats baseres på erfaringerne med velfærdsteknologi og offentlig-privat innovationssamarbejde. Indsatsen skal skabe mulighed for, at ældre og handicappede borgere kan blive mere selvhjulpne ved hjælp af velfærdsteknologi til fx (genop)træning, medicinhåndtering og daglig kommunikation mellem borgere, pårørende og medarbejdere. Derudover vil den digitale strategi fortsat have fokus på: Borgerservice Business Intelligence En meget stor andel af borgerne i Gentofte bruger selvbetjeningsløsningen Genvej. Løsningerne i Genvej skal fortsat udvikles, så den digitale borgerservice bliver bedre og appellerer til flere borgere - således at der flyttes flere borgere fra betjening til selvbetjening. Gentofte Kommune skal fortsat styrke brugen af styringsinformation Business Intelligence - i opgaveløsningen for at udvikle kommunens service på en omkostningseffektiv måde. Den digitale udnyttelse af styringsinformation skaber bedre beslutninger ved at samle og præsentere viden, så forretningskritiske spørgsmål kan besvares hurtigt og fyldestgørende. 3
Den nye strategi skal øge fokus på at skabe effekt af digitaliseringen og realisere de gevinster og forandringer, som projekterne stiller i udsigt. Udviklingen af en ledelsesmodel skal bidrage til, at hele it-porteføljen prioriteres, besluttes, drives og realiseres under hensyntagen til kommunens overordnede strategier og udefrakommende krav og lovgivning. Programmer og projekter skal løbende evalueres i forhold til den digitale strategis mål og de mål, som er sat i de enkelte programmer/projekter. Den digitale strategi skal evalueres i 2013 for at vurdere, om Gentofte Kommune skal lave en ny digital strategi, eller om digitalisering fremover skal være en integreret del af forretningsstrategien. 2. Overordnede rammer og mål for digitaliseringen i Gentofte Kommune 2.1. Økonomiske udfordringer og service i udvikling Gentofte Kommune skal fortsat være en kommune med et højt serviceniveau, lav skat og medarbejdere, der trives. Men Gentofte Kommune står over for skærpede økonomiske udfordringer og om få år formodentlig også rekrutteringsudfordringer. Alene disse udfordringer betyder, at Gentofte Kommune er nødt til at tænke i nye måder at udvikle vores service på for færre ressourcer. Samtidig er verden under markant forandring. Vi har de seneste år været vidne til en global digitaliseringsbølge, der på en række områder har ændret vores samfund og vores måder at tænke på. Den ekstremt hurtige adoption af internettet, sociale medier, mobile teknologier m.v. har betydet nye måder at interagere og sameksistere på, nye former for sociale relationer og ændret vores forhold til tid, sted og rum afgørende. Med andre ord oplever vi store kulturelle ændringer i vores måde at leve, arbejde og være sammen på. Og disse ændringer sker i et tempo, vi aldrig tidligere har oplevet. Kort sagt oplever vi på nogle områder i samfundet en hidtil uset transformation og innovationskraft og en hastighed i ændringerne, som aldrig er set tidligere. Det har medført, at borgernes forventninger til kommunens service er ændret markant. Det udfordrer kommunen i den måde, kommunen tænker og leverer offentlig service. Vi står derfor overfor et paradigmeskift, hvor kommunen skal redefinere mange af de ydelser og services, som hidtil ofte er blevet leveret med rod i industrisamfundets tænkning og udfordringer. Kommunen er nødt til at tænke sine kerneopgaver - læring, pleje, omsorg, børnepasning, borgerservice og demokrati på nye måder og redefinere disse i den nye kontekst. Det betyder imidlertid også, at vi hvis vi i vores tilgang til digitalisering og i vores daglige arbejde formår at ride med på den bølge af innovationskraft og nye digitale muligheder, vi er vidne til har en række nye muligheder for at løse nogle af vores udfordringer og retænke vores service på. Denne digitaliseringsstrategi skal sikre, at vi formår at udnytte de muligheder. 4
Den digitale strategi skal ses i sammenhæng med kommunens øvrige strategier og planer og understøtte kommunens øvrige strategier og planer - Gentofte Planen, direktionens strategiplan, strategierne for de forskellige fagområder og den tværgående strategi Service i Udvikling. Derudover sætter den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og KL s fælleskommunale digitaliseringsstrategi de overordnede rammer og forpligtelser for Gentofte Kommune s digitalisering. Den digitale strategi er to-årig (2012-13). For det første sikrer en to-årig strategi et meget stort fokus på, at Gentofte Kommune opnår de nødvendige effekter af digitaliseringen. For det andet går den samfundsmæssige og teknologiske udvikling så stærkt i øjeblikket, at det ikke ville give mening at lave en digital strategi, der rækker ud over to år. Og for det tredje ser vi også en tendens til, at digitale elementer indgår i mere og mere. En selvstændig digital strategi vil derfor næppe være relevant om to år, idet digitaliseringen i stedet vil blive indarbejdet i kommunens forretningsstrategier. 2. Business intelligence: Der skal udvikles flere business intelligence løsninger, der skaber, leverer og præsenterer information på en måde, så organisationen kan levere bedre service mere omkostningseffektivt, og der skal opbygges kompetencer i hele organi- 2.2. Overordnede mål for digitalisering De overordnede at udnytte mål digitaliseringens for Gentofte Kommune potentialer s digitalisering til at nyudvikle er: kommunens service for samlet set færre ressourcer. Delmålene for digitaliseringen er at: 1. flytte borgerne fra betjening til selvbetjening 2. innovere og effektivisere kommunens serviceproduktion 3. effektivisere anvendelsen af styringsinformation til at levere bedre service mere omkostningseffektivt 4. inddrage borgere og brugere for at forventningsafstemme og udvikle kommunens service. Strategiske indsatsområder for digitalisering Gentofte Kommune vil fokusere på fire strategiske indsatsområder. To indsatsområder fortsætter fra den forrige digitale strategi: 1. Borgerservice: Kommunens borgerservice skal flyttes fra betjening til selvbetjening. Derfor skal der udvikles flere services til de målgrupper, der allerede bruger Genvej og Gentofte.dk, og selvbetjening skal udbredes til nye målgrupper og områder som fx inden for ældre, teknik og miljø etc. 5
sationen, der sætter organisationen i stand til at efterspørge og anvende information til at fremme styring, effektivisering og innovation To nye indsatsområder fokuserer på to af kommunens kerneområder: 3. Skole: Digitalt understøttet innovation af læringsmetoder, værktøjer og organisering i folkeskolen for at skabe bedre indlæring for de samme eller færre økonomiske midler. 4. Ældre og handicap: Digitalt understøttet innovation af pleje- og omsorgsydelser til ældre og handicappede i form af velfærdsteknologi for at gøre borgerne mere selvhjulpne og uafhængige for samme eller færre ressourcer. Kommunen vil fokusere udviklingsindsats og midler og differentiere sig på de fire indsatsområder ved at være en kommunal frontløber og innovator ved at nytænke kerneopgaver via offensiv brug af digitalisering og derved skabe væsentlige resultater, der leverer en bedre service og et bedre produkt til borgerne for samlet set færre kommunale ressourcer. Gentofte Plan Digital Strategi Ledelse og styring af strategien S K O L E S O S U Velfærdsteknologi B O R G E R Business Intelligence Bedre service for færre penge Løbende optimering af IT-understøttelsen Det betyder også, at digitaliseringsindsatsen og udviklingsressourcerne inden for de fire områder prioriteres frem for digitaliseringsindsats på andre områder. Det betyder ikke, at resten af IT- og digitaliseringsindsatsen forbliver status quo. Kommunens ledere og medarbejdere skal generelt sikres en god digital understøttelse, der kan sikre en effektiv opgaveløsning. Der skal derfor fortsat arbejdes med løbende optimering af den eksisterende IT-understøttelse; men denne indsats vil sjældent have karakter af egentlig innovation og nyudvikling i forhold til gængs kommunal praksis. Herudover vil der løbende blive arbejdet med ledelse og styring af strategien for at sikre, at målene nås inden for de fire strategiske indsatsområder, og eksekveringsevnen i forhold til dette øges. 6
3. Strategiske indsatsområder 3.1. Borgerservice Den digitale borgerbetjening med Genvej og Gentofte.dk som omdrejningspunkt skal videreudvikles. Kommunens borgere skal flyttes fra betjening til selvbetjening. Arbejdet med udvikling af den digitale borgerbetjening er organiseret i det digitale borgerrettede program med følgende vision: Det digitale borgerrettede program skal tilbyde borgere en personaliseret, digital og sikker indgang til al service, information og kommunikation med Gentofte Kommune via Genvej. Visionen fokuserer på at kunne tilbyde borgerne service 24 timer i døgnet året rundt og på nemmere rutiner i opgaveløsningen, hurtigere ekspedition og færre personlige henvendelser. Udgangspunktet Kommunen har i en fem-årig periode arbejdet systematisk med selvbetjening i regi af det digitale borgerrettede program. Der er udviklet en selvbetjeningsplatform (Genvej), som kan tilføres flere services personaliseret til den enkelte borger. Der er lanceret en ny version af hjemmesiden med en lang række nye muligheder. Andelen af borgere med NemLogin og Genvej er meget stor, og der er gjort gode erfaringer med deltagelsen fx i digital skoleindskrivning. Der er således et potentiale for yderligere udvikling af den digitale borgerbetjening. Mål Det digitale borgerrettede program har en række målsætninger Borgernes henvendelser skal flyttes fra de personbetjente kanaler til digital selvbetjening, hvor muligt. Den personlige, digitale indgang hedder Genvej, uanset opgaveområde. Genvej er selvbetjeningsområdet på Gentofte.dk. www.gentofte.dk og Genvej hænger præsentations- og strukturmæssigt sammen, og der arbejdes på en stigende grad af integration. Genvej er borgernes indgang til hele det offentlige rum, herunder også borger.dk Programmet satser strategisk på NemID og accepterer fx ikke pinkodeløsninger. Der skal skabes selvbetjeningsløsninger, der så vidt muligt digitalt servicerer fra start til slut af en given proces og giver optimale, smidige procedurer for borgere og medarbejdere. Borgere og brugere inddrages i forbindelse med udvikling og evaluering. 7
Organisationens forandringsledere inddrager Den Digitale Strategi og Genvejsstrategien i opgaveområdernes forretning og sikrer en positiv Business Case ved igangsætning af nye projekter. Borgerne skal kunne dække 50 % af deres kontaktbehov med kommunen gennem kommunens selvbetjeningsløsning Genvej fra 2012. Opgaver Den digitale borgerbetjening skal videreudvikles og drives således: Den eksisterende platform og IT-arkitektur skal konsolideres Der skal flere brugere på de eksisterende løsninger Der skal prioriteres mellem de mange udviklingsønsker og ideer til nye elementer i Genvej Der skal identificeres et nyt banebrydende projekt lig digital pladsanvisning. Udfordringer At skabe en effektiv kanalstrategi, så nye digitale kanaler ikke skaber flere henvendelser, men flytter de eksisterende henvendelser fra betjening til selvbetjening At få det bedste ud af fællesoffentlige strategier og få rimelig business cases for kommunen i forbindelse med samarbejdet. 3.2. Business intelligence Business intelligence (BI) er en betegnelse for arbejdet med at anvende information som led i organisations løbende styringsarbejde. Information kan anvendes til at optimere og kvalificere beslutninger både i den daglige drift og i forbindelse med innovation og udvikling. Udgangspunktet Arbejdet med BI er organiseret i et program, der skal skabe konkrete værdiskabende BI løsninger skabe og vedligeholde en teknisk platform for BI udvikle BI-kompetencer og en kultur for anvendelse af information i organisationen Programmet har opbygget en række kompetencer inden for BI og en teknisk platform til konkrete løsninger. Programmet har erfaringer fra en række projekter fx på ældreområdet og skoleområdet, hvor opgaveløsningen og styringen effektiviseres og udvikles ved at tilføre data på systematisk vis. Mål Målet er at udvikle anvendelsen af BI i Gentofte Kommune ved at: skabe, levere og præsentere information på en måde, der effektivt sætter organisationen i stand til at træffe beslutninger og styre drift og udvikling på en måde, der fremmer både effektivitet og kvalitet. 8
opbygge kompetencer i hele organisationen, der sætter organisationen i stand til at efterspørge og anvende information til at fremme effektivisering og innovation. understøtte en effektiv styringskultur Opgaver BI opgaven består dels af udvikling af konkrete løsninger og dels af udviklingen af BI kompetencer i organisationen og udbredelse af forståelsen for BI: Fortsat drift og udvikling af BI-platform. Fortsat udbredelse af BI kompetencer i organisationen målrettet mod de enkelte opgaveområder, herunder understøttelse af en effektiv styringskultur på det enkelte område. Videreudvikling af Økoblik styring på ældreområdet. Videreudvikling af Skolernes Informationsportal. Videreudvikling af befolkningsprognose portalen. Udvikling af nye løsninger på de store forretningsområder Udvikling af nye tværgående løsninger fx til den enkelte budgetansvarlige Udfordringer At være meningsfuldt og værdiskabende for organisationen konstant. Derfor skal BIprogrammet skabe og vedligeholde tætte relationer til de enkelte opgaveområder som basis for differentierede løsninger. At sikre datakvalitet og implementeringsevne. Derfor skal informationen være meningsfuld for brugerne. 3.3. Digitalisering af læring Visionen læring uden grænser opstiller kommunens målsætning for børns læring: - Børn og unge lærer uden grænser de udnytter og udvikler deres ressourcer og potentialer maksimalt. - Voksne indretter strukturer og organisation, så de til enhver tid fremmer børns læring. Børn, unge, forældre, medarbejdere, ledere og politikere er alle ansvarlige og løfter opgaven sammen. Visionen opstiller en række mål: Enhvert barn og enhver ung yder sit bedste, gør sig umage og udvikler sig mest muligt. Alle børn og unge er bevidste om, at skolen er et af de første led i et livslangt læringsforløb. Enhver ung gennemfører en ungdomsuddannelse og er parat til videreuddannelse eller job. Medarbejdere og ledere anvender og udvikler deres kompetencer maksimalt. Forældre bidrager med deres ressourcer til alle børn og unges udvikling. 9
Udgangspunktet Den digitale strategi skal understøtte Læring uden grænser ved at skabe digitale muligheder for at gennemføre visionens mål. Læring uden grænser Pædagogisk fokusområde Organisatorisk fokusområde Digital Læringsplatform Digital infrastruktur Digitalisering af læring har to fokusområder: Et fokus på, hvordan børn og unge sprænger grænserne for læring, og et mere organisatorisk fokus på, hvordan strukturer og organisation kan fremme børns læring. Disse to fokusområder skal operationaliseres i et digitalt pædagogisk initiativ om en fælles og personlig Digital Læringsplatform og i en nødvendig opgradering af den digitale infrastruktur på skolerne. Initiativet Den digitale strategi skal understøtte alle elementer i digitaliseringen af læringen og dermed Læring uden grænser. Opgaver 1. Bidrage til en afklaring af den pædagogiske udnyttelse af de digitale muligheder. Pædagogikken skal være den drivende kraft i digitaliseringen teknologien kommer i anden række som en muliggørende faktor. 2. Bidrage til afklaringen af, hvilken organisering der er optimal for at fremme de pædagogiske mål med digitale midler. Klarhed over eller ideer til organiseringen af læringen er det andet vigtige pejlemærke, inden der udvikles egentlige digitale løsninger. 3. Bidrage til udviklingen af en fælles og personlig Digital Læringsplatform 10
En Digital Læringsplatform skal udvikles i tæt samarbejde mellem pædagogiske og digitale kompetencer. 4. Sikre en understøttende og fundamental it-infrastruktur, der muliggør realisering af det potentiale, som skabes gennem ovenstående tre opgaver. Opgave 3 og 4 har en mere IT-teknisk karakter, men søges løst i partnerskab med fx private virksomheder, forskningsinstitutioner eller andre offentlige organisationer med viden om lignende opgaver. De fire opgaver løses så vidt muligt parallelt, men med særligt fokus på en tidlig og hurtig afklaring af de pædagogiske mål og deres organisatoriske konsekvens. Udfordringer Det er en forudsætning, at man hurtigt kan afklare den pædagogiske retning i forhold til digitaliseringen og den organisatoriske konsekvens heraf. Det er en forudsætning, at den endelige løsning omfatter: o o o nødvendig hardware (one to one), tilgængelig og højtydende infrastruktur og software i tilstrækkeligt omfang Dette kræver en betydelig investering. Gentofte Kommune deltager i et udviklingssamarbejde med fem andre kommuner på initiativ fra KMD om at bygge platformen Education Store. Målet er at understøtte lærerne i at anskaffe de bedste digitale læremidler i forhold til de konkrete behov og at øge kendskabet til relevante it-redskaber og facilitere brugen af disse i undervisningen. Dette udviklingssamarbejde skal indtænkes i initiativet. Det pædagogiske personale skal kompetenceudvikles. Kompetenceudviklingen af lærerne skal tage udgangspunkt i undervisningspraksis og elevernes medievirkelighed. Det pædagogiske personales faglige organisationer skal være imødekommende over for en forhandling, hvor fx lærernes arbejdstid omlægges. 3.4. Velfærdsteknologi og digitalisering af social & sundhedsområdet Nye velfærdsteknologier kan i høj grad udnyttes til at nytænke kerneopgaver i plejen og omsorgen af ældre og handicappede. Kommunen har derfor udarbejdet en strategi for velfærdsteknologi. Strategien sætter retningen for arbejdet med velfærdsteknologi både på ældre og handicapområdet i Gentofte Kommune og på tværs af samarbejdet med Rudersdal, Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe kommuner. Dermed baseres indsatsen på de opnående erfaringer med velfærdsteknologier og på erfaringerne med offentlig privat innovationssamarbejde. 11
De hidtidige erfaringer har givet anledning til en formuleret strategi for, hvilke typer af indsatser kommunen vil iværksætte for at udnytte potentialerne i velfærdsteknologi. Strategien er at arbejde med 3 typer af indsatser jf. nedenstående figur. Indsats 1 Afprøvning af simpel el. moden teknologi m. fokus på systematik, kompetencer, kultur effekt og parathed i organisationen Indsats 2 Redesign af service i temaprojekter, der matcher / tilretter teknologi, organisation/ arbejdsgange Indsats 3 Udvikling af radikalt nye løsninger / teknologier via OPI samarbejde / innovationskonsorti er Stigende grad af kompleksitet i design af udviklingsprojekterne og stigende risiko Indsats 1 sigter på at opbygge kompetencer og rutiner i organisationen og demonstrere effekt i forhold til succeskriterierne. Det involverer igangsættelse og større udbredelse af kendte løsninger og etablering af mindre afprøvningslaboratorier for kendt teknologi. Indsats 2 har som mål at nytænke og redesigne serviceydelser i kombination med velfærdsteknologi og vil i højere grad inddrage innovative metoder, nye løsninger og udviklingstiltag i samarbejde med eksterne partnere og leverandører. Indsats 3 har som mål at medvirke til produktinnovation af helt nye velfærdsteknologiske løsninger i samarbejde med virksomheder i offentlige/private udviklingsprojekter og forløb, hvor kommunen fx stiller afprøvningslaboratorier til rådighed for virksomheder til test af helt nye løsninger. Udgangspunktet Velfærdsteknologiindsatsen skal fortsat fokuseres på ældreområdet, fordi det er et meget ressourcetungt område med et stort potentiale. Indsatsen skal ske inden for rammerne af Gentofte Kommune og i regi af samarbejdet med de fire kommuner. Indsatsen skal også tage afsæt i de erfaringer, Gentofte Kommune har opnået fra samarbejdet med leverandører og vidensinstitutioner. Den digitale strategi skal understøtte, at Gentofte Kommune er med til at nytænke visse kerneområder i ældreplejen og på handicapområdet. Indsatserne skal prioriteres og vurderes på baggrund af følgende succeskriterier: Brugerne (de ældre borgere) oplever, at de i mærkbar grad bliver mere selvhjulpne. Medarbejderne oplever, at velfærdsteknologien forbedrer arbejdsmiljøet. Kommunen kan frigøre ressourcer knyttet til den plejesituation, hvor velfærdsteknologien afprøves. Brugere, medarbejdere og kommunen oplever, at velfærdsteknologien kan give samme eller bedre service for færre ressourcer. 12
Initiativet Initiativet fokuseres på de velfærdsteknologiske indsatser, der har et særligt digitalt element. De digitale velfærdsteknologiske løsninger er i rivende udvikling med mange nye teknologier, aktører og leverandører på banen. Kun få produkter er klar nok til at blive implementeret. Opgaver Uafhængig med træning og teknologi: Afprøvning af digitale interaktive løsninger i ældre borgeres hverdagssituationer. Målet er at kombinere digitale interaktive skærmløsninger og træning, så det understøtter daglige opgaver og færdigheder hos ældre borgere i eget hjem. Aktiv i behandling: Afprøvning og udvikling af nye digitale løsninger til behandling og genoptræning af (plejekrævende sygdomsramte) borgere. Målet er at gøre borgerne mere aktive i egen behandling og samtidig sikre bedre tværgående sammenhæng mellem de aktører, der er involveret i behandlingen af borgere (hospital, læge, rehabiliteringscenter og plejepersonale i borgers eget hjem). Smartere arbejdsgange i dagligdagen: Digital understøttelse af arbejdstilrettelæggelse og daglige arbejdsgange, herunder bedre digital kommunikation mellem borgere, pårørende og medarbejdere. Initiativerne skal afprøve og videreudvikle de digitale velfærdsteknologiske muligheder i samarbejde med brugere, medarbejdere, udviklere og leverandører. Konkrete eksempler på initiativerne kan fx være digitale interaktive skærmløsninger, der kan være stationære eller mobile afhængig af behov i plejen og de teknologiske muligheder telemedicinske digitale løsninger, der opsamler og formidler lægefaglige og plejefaglige informationer mellem brugere, læger og hjemmesygeplejen om fx status på behandling og medicinering et mobilt træningskoncept med brug af sensorer til feedback på diagnosespecifik genoptræning løsninger til fremtidens plejeboliger i form af trivselsskærme til klimastyring og kommunikation med pårørende Udfordringer Muligheder og forudsætninger for brug af nye digitale løsninger, herunder sammenhæng med eksisterende systemer, datasikkerhed og brugersikkerhed ved personfølsomme oplysninger. Projektdesign og rettighedsspørgsmål i innovationssamarbejde med udviklere og leverandører af digitale løsninger. Behovet for risikovillig kapital, herunder meget langvarende ansøgningsprocesser til fonde, hvilket forsinker udviklingen, så Gentofte Kommune ikke bliver førende i innovative løsninger eller præger udviklingen, så den passer ind i kommunens forretning. 13
4. IT-platform og -arkitektur En velfungerende, fleksibel og højtydende IT-platform og IT-organisation er afgørende for at kunne realisere digitaliseringens potentialer og for at kunne udnytte nye forretningsmuligheder tilstrækkeligt hurtigt. Der sker i disse år en rivende udvikling på IT-markedet med nye måder at levere IT-services på og med nye teknologiske produkter, fx skyen, open source m.v. Kommunen skal kunne udnytte disse muligheder i rette tid. Derfor bliver det også nødvendigt at retænke IT-ydelser og -organisation. Derfor er der sat følgende fire mål for udviklingen af IT-platformen og ITorganisationen: Høj tilgængelighed Den fornødne IT service skal være tilgængelig, når og hvor man har brug for den uafhængigt af tid og sted, og på sigt også uafhængigt af hvilket udstyr man har til rådighed. Høj agilitet IT-arkitektur, -platform og -serviceapparat skal basalt set være fleksibel og omstillelig i forhold til hurtigt at udnytte nye IT- og forretningsmuligheder Omkostningseffektiv IT skal selvfølgelig drives omkostningseffektivt, hvorfor der skal være fokus på at udnytte markedets muligheder Tilstrækkelig sikkerhed Der skal også være fokus på, at IT-platform og -organisation drives med et passende sikkerhedsniveau, som sikrer en acceptabel driftsikkerhed og sårbarhed afstemt med risikovurdering og forretningsbehov. Målene om omkostningseffektivitet og sikkerhed vil på en række områder være i modstrid med og begrænse tilgængelighed og agilitet. Fx vil en for høj sikkerhed begrænse tilgængelighed og agilitet, mens en for lav sikkerhed vil risikere at skade borgernes integritet og kommunens omdømme. Derfor er det nødvendigt at balancere disse mål. Nogle afgørende og væsentlige midler til at sikre denne afbalancering er høj standardisering og høj automatisering af IT-services: Høj standardisering sikrer høj grad af omkostningseffektivitet, fordi det øger mulighederne for stordriftsfordele og dermed udnyttelse af markedsmulighederne. Høj standardisering øger sikkerhed, fordi det er muligt at reagere på nye trusler hurtigt og retablere services. Høj standardisering sikrer høj agilitet og tilgængelighed, fordi det giver mulighed for hurtigt at inkorporere nye teknologier og muligheder. Høj automatisering af nogle af de mest anvendte IT-services sikrer en høj grad af tilgængelighed, agilitet og omkostningseffektivitet via fx øget brug af selvbetjening. Kommunens IT-sourcing-principper skal bidrage til, at målene for en højtydende IT-platform og IT-organisation kan nås. Sourcing-principperne er følgende: 14
Effektiv multisourcing baseret på en kombination af intern leverance af it-ydelser og outsourcing af ydelser hos flere forskellige leverandører hvor strategiske ydelser så vidt muligt leveres af Gentofte Kommunes egen itorganisation, mens standardiserede driftsrelaterede ydelser skal leveres bedst, billigst og mest fremtidssikret baseret på markedets formåen 5. Ledelse og styring af den digitale strategi 5.1. Ledelse og styring af projekter (governance) Gentofte Kommune opnår den ønskede forandring og effekt af digitaliseringsindsatsen ved: Skarp prioritering af de mest værdifulde initiativer og projekter først Skærpelse af evnen til at eksekvere de højst prioriterede indsatser og projekter Skærpelse af evnen til at realisere de potentielle gevinster ved digitaliseringen og dermed reelt høste frugterne af indsatsen. Gentofte Kommune har draget en række erfaringer med ledelse og styring af digitaliseringsindsatsen i forbindelse med gennemførelsen af den forrige strategi. En del af principperne fra denne videreføres, ligesom der arbejdes videre med de områder, hvor der er behov for en yderligere professionalisering af indsatsen. I strategiperioden vil der derfor blive arbejdet med følgende initiativer i forhold til ledelse og styring af strategien: Den samlede portefølge af digitaliserings- og IT-projekter styres, så porteføljen af opgaver prioriteres og balanceres i forhold til værdiskabelse og risici. Samtidig skabes det nødvendige overblik over alle initiativer og projekter, og de enkelte indsatser og opgaver koordineres og prioriteres, hvor der er behov for dette. Digitaliseringsindsatserne organiseres som udgangspunkt fortsat i programmer og projekter, og arbejdet i disse professionaliseres løbende med henblik på at øge eksekveringsevne og værdiskabelse. Der arbejdes målrettet med gevinstrealisering hos forretningsledelsen og i de enkelte programmer og projekter. 5.2. Fortsat udnyttelse og udvikling af eksisterende løsninger Strategien fokuserer på de fire beskrevne indsatsområder, hvilket imidlertid ikke betyder, at digitalisering og IT-understøttelse i øvrigt skal sættes på hold. Ledere og medarbejdere skal generelt sikres en god og moderne digital understøttelse, som kan sikre en effektiv opgaveløsning. IT-platform og IT-værktøjer skal derfor være i orden og up to date i forhold til det, markedet kan tilbyde. Derfor vil der inden for de enkelte opgaveområder og på tværs af organisationen fortsat blive arbejdet med: 15
nyttiggørelse af eksisterende digitale løsninger, optimering af arbejdsgange og systemunderstøttelse, herunder implementering og anvendelse af nye digitale værktøjer Koordinatorfunktion De services, IT-organisationen stiller til rådighed, skal til enhver tid være dem, der bedst understøtter opgaveområderne og borgernes behov. For at sikre et tættere samarbejde mellem opgaveområder og IT organisation omprioriteres dele af ressourcerne i IT-organisationen i løbet af strategiperioden til at varetage en koordinerende rolle i forhold til de enkelte opgaveområder. Både faglige og it-tekniske kompetencer skal bringes i tæt samspil for at skabe de bedste løsninger og understøtte den løbende nyttiggørelse og udvikling af IT-understøttelsen. De enkelte koordinatorer bliver ansvarlige for den løbende dialog med de enkelte opgaveområder om digitale udviklingstiltag og konkrete nyttiggørelsestiltag samt for at formidle nye forretningsbehov til IT-organisationen med henblik på at sikre den bedst mulige understøttelse og koordinering af disse. 5.3. Økonomi og finansiering af projekter under strategien Der skal investeres i både finansielle og menneskelige ressourcer for at gennemføre strategien. De menneskelige ressourcer samles fra tværgående funktioner (Strategi & Udvikling, IT m.v.) og faglige kompetencer fra det relevante opgaveområde. Finansiering Der er afsat 12,8 mio. kr. til IT-anskaffelser på anlægsbudgettet. En del af disse (typisk halvdelen) anvendes til vedligeholdelsesinvesteringer, mens resten kan bidrage til at finansiere strategien. I nogle tilfælde kan specifikke anlægsmidler fra de enkelte opgaveområder bidrage til finansieringen. Hvis business casen er tilstrækkelig god, kan der søges om ekstra anlægsmidler hos Kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetlægningen. Der skal proaktivt søges medfinansiering fra samarbejdspartnere, fx andre kommuner og offentlige organisationer, private samarbejdspartnere og offentlige fonde, fx Fonden for Velfærdsteknologi. Indsatser og projekter under den digitale strategi skal have en business case og en plan for gevinstrealisering, som dokumenterer, at gevinsterne er tilstrækkeligt store, og at de kan blive realiseret. Principper for prioritering De fire indsatsområder prioriteres før andre indsatser. Inden for de enkelte indsatsområder prioriteres ud fra business case og potentielle gevinstrealiseringsplanens potentialer. Øvrige projekter prioriteres ud fra business case og gevinstrealiseringsplanens potentialer. 16
5.4. Eksternt samarbejde Der er som tidligere nævnt vedtaget henholdsvis en fællesoffentlig og en fælleskommunal digitaliseringsstrategi. Begge strategier skaber på nogle områder forpligtelser for Gentofte Kommunes digitalisering, ligesom en række af indsatsområderne stemmer overens med indsatsområderne i Gentofte Kommune s digitale strategi. Der er derfor en række synergimuligheder imellem strategierne. Gentofte Kommune ser generelt positivt på fællesoffentligt og fælleskommunalt samarbejde på digitaliseringsområdet og vil aktivt forsøge at påvirke retningen for fællesoffentlige og kommunale strategier, herunder prioriteringen af de enkelte projekter. Gentofte Kommune vil indgå i forpligtende samarbejder omkring digitalisering, hvor det giver mening at arbejde fælles - fx på nogle af de store serviceområder, hvor lovgivningen er styrende for kommunens service overfor borgeren, og hvor der er tale om en standardiseret ydelse, alle kommuner skal levere til sine borgere. Fællesoffentlige og fælleskommunale projekter skal være baseret på en positiv og realistisk Business Case og en plan, som sikrer den fornødne fremdrift for projektet, hvis Gentofte Kommune skal deltage aktivt. Herudover vil Gentofte Kommune arbejde offensivt på at fremme strategiske digitale partnerskaber med private virksomheder og andre offentlige organisationer, fx samarbejdskommuner, offentlige styrelser m.v., hvor der kan findes fælles fodslag om at udvikle og innovere den offentlige service via digitalisering, og parternes interesser i øvrigt kan balanceres. Formålet med sådanne partnerskaber skal være At udvikle og innovere den offentlige service via digitalisering At inddrage forskellige partneres viden, kunnen og metoder til at øge innovationskraften At udvide finansieringskilderne 6. Evaluering af den digitale strategi Den digitale strategi gælder for 2012-13. En to-årig strategi sikrer et meget stort fokus på, at Gentofte Kommune opnår hurtige resultater af digitaliseringen, og det giver mulighed for at justere strategien i 2013. Erfaringerne fra såvel proces som resultater skal evalueres og bruges i planlægning af digitale initiativer fra 2014 og frem. Evaluering af resultaterne Når programmer og projekter under den digitale strategi implementeres og overdrages til gevinst- ejeren eller projektejeren, skal de evalueres. Evalueringerne skal indgå i en evaluering af den samlede strategi i midten af 2013 med henblik på at vurdere, om de overordnede mål er opfyldt, og om effekterne af indsatserne er eller kan hjemtages. 17
Evaluering af strategien og hvad følger efter Gentofte Kommune skal evaluere gennemførelsen af strategien, så Gentofte Kommune kan lære i forhold til de anvendte ledelses- og styringsformer: Hvordan kan Gentofte Kommune fortsætte bestræbelserne på at digitalisere kommunens primære velfærdsydelser i stigende grad? Og hvordan kan Gentofte Kommune sikre den rette balance mellem digitalisering af den primære service og den administrative service? Evalueringen skal også danne baggrund for spørgsmål i forhold til den fremtidige digitalseringsproces: Giver det mening at have en digital strategi fremover? Eller er digitaliseringen en integreret del af forretningens egen strategi? Hvordan understøttes udviklingsopgaver med IT i så fald, og hvordan prioriteres udviklingsopgaver, udviklingsressourcer og digitale kompetencer? Anbefalingerne afleveres i god tid, så direktionen kan afgøre om der iværksættes en ny strategiproces. 18