Teknik- og Miljøforvaltningen 1. marts 2016 Sagsnr.: 2016-0049505 Dokument: 2016-0049505-7 Sagsbehandler Ilonka Domela Udbud af beholderservice for Københavns Kommune Referat fra informations- og spørgemøde afholdt den 25. februar 2016. Affald og Genbrug Islands Brygge 37 2300 København S Telefon 3366 5800 Telefax 3366 7133 www.kk.dk
Deltagere Klaus Egebo Jakobsen René Larsen Karsten Thomsen Kim Hetner Kurt Christiansen Thorbjørn Rosenkilde René Rud Mikkelsen Tina Mynzberg Christina Heiberg-Grevy Ilonka Domela Iben Carlsen Mette Henriks Iver Skadborg Steffan Vaaben M. Larsen Vognmandsfirma A/S City Container A/S HEW A/S City Renovation A/S City Renovation A/S RenoNorden A/S RenoNorden A/S RenoNorden A/S ACCURA Københavns Kommune Københavns Kommune Københavns Kommune Københavns Kommune COWI A/S Indledning I tilknytning til udbud af beholderservice for Københavns Kommune blev der den 25. februar 2016 fra kl. 13.00 til ca.15.00 afholdt et informations- og spørgemøde. Mødet blev afholdt hos Københavns Kommune, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S. Hermed foreligger referat fra mødet. Referatet er lagt ud på Kommunens hjemmeside www.kk.dk/udbud, hvorfra også alt andet information om udbuddet kan downloades. Dagsorden 1 Præsentation og ydelsen (Ilonka Domela) 2 Gennemgang af ESPD (Christina Heiberg-Grevy, Accura) 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet og ydelsen Referat Ilonka Domela bød velkommen til alle fremmødte og gennemgik kort dagsordenen. Københavns Kommune havde ved dette første udbud efter den nye udbudslov valgt at give en mere detaljeret gennemgang af den krævede ESPD. Ilonka Domela orienterede herefter kort om de udbudte ydelser og delydelser, udbudsbetingelser og herunder udvælgelses- og tildelingskriterier m.m. Dette foregik med udgangspunkt i det præsentationsmateriale (powerpoint-fil), som Københavns Kommune havde udarbejdet. Præsentationsmaterialet er lagt ud på Kommunens hjemmeside www.kk.dk/udbud samtidig med dette referat, men som særskilt fil. Christina Heiberg-Grevy, Accura gennemgik ESPD-dokumentet, der som et krav i den nye udbudslov skal udfyldes og vedlægges som en Side 2 af 9
del af tilbuddet, og præciserede, at felter til udfyldelse er markeret med rødt. Afslutningsvis oplyste Ilonka Domela, at Kommunen vil forsøge at besvare skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigst muligt, således at dialogen op til tilbudsafgivelsen kan blive så effektiv som mulig. Efter præsentationerne blev der stillet følgende spørgsmål: 1. Spørgsmål vedr. størrelse af lager Er det muligt at oplyse en størrelse af det krævede lager? Kommunen stiller ikke krav om en bestemt størrelse på Beholderoperatørens lager, og Kommunen har ikke nogen opgørelse af, hvor meget plads der er behov for hhv. indendørs og udendørs. I udbudsmaterialets Bilag 1, pkt. 2 og tabel 1 er der redegjort for, hvor mange beholdere mv. den nuværende beholderoperatør i gennemsnit har på lager. Tilbudsgiver må på denne baggrund selv estimere behovet for plads til lageret. 2. Spørgsmål vedr. miljøkrav til kranbilen I udbudsmaterialet er det angivet, at der kan accepteres lavere miljøkrav til vaskebilen. Kan det overvejes, om der ligeledes kan stilles reducere miljøkrav til kranbilen, da anvendelsen af kranbilen vil være begrænset? Kommunen reviderer kravet til kranbilen, således at denne skal opfylde EURO V-normen. Dette vil fremgå af Rettelsesblad nr. 1. 3. Spørgsmål vedr. servicemål for bestilt vask Hvad er servicemålet for bestilt vask? Servicemålene for bestilt vask er de samme som for andre ydelser, og jf. Bilag 1, pkt. 3.11 således 5 arbejdsdage for almindelige bestillinger og 15 arbejdsdage for større bestillinger. 4. Spørgsmål vedr. de opstillede servicemål I tilknytning til overholdelse af de opstillede servicemål kan det være en udfordring at overholde tidsfristen for store bestillinger, idet disse opgaver kræver kontakt med kunderne og kan derfor afhænge af det konkrete kundeforhold. Eksempelvis kan det være vanskeligt at overholde servicemålet ved ejendomme med skakte. Københavns Kommune opfordres til at overveje servicemålet for store bestillinger. Side 3 af 9
Kommunen fastholder servicemålet på 15 arbejdsdage for større bestillinger jf. Bilag 1, pkt. 3.11. I specielle tilfælde (f.eks. ejendomme med flere hundrede beholdere eller et stort antal skakte) kan servicemålet dog afviges efter aftale med Kommunen i hvert enkelt tilfælde. Dette vil fremgå af Rettelsesblad nr. 1. 5. Spørgsmål vedr. bestilt vask Hvilket krav stilles der til renheden af en beholder, som er vasket som "bestilt vask" ved ejendommen? Beholderen skal være at opfatte som ren. Jf. Bilag 1, pkt. 3.3 skal Beholderoperatøren sikre, at beholderen efter vask fremstår rengjort og uden synlige rester af affald både på inderog ydersiden af beholderen. Beholderen skal vaskes ved mindst 45 grader og med brug af sæbe. 6. Spørgsmål vedr. udbringning m.v. af små og store kuber Ydelsen vedr. udbringning og hjemtagning m.v. af små og store glaskuber er i tilbudslisten samlet i en post, hvilket vurderes ikke at være hensigtsmæssigt i forhold til den praktiske opgave, da håndtering af 2,2 m³ kuber vil kræve kørsel med kranbil, mens de små glasbeholdere kan håndteres på mindre biler. Københavns Kommune opfordres til at overveje en opdeling af opgaven. Kommunen følger opfordringen og opdeler posterne i tilbudslisten, således at udbringning og hjemtagning af 2,2 m³ kuber bliver særskilte poster i tilbudslisten. Rettelsen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 1 og en revideret tilbudsliste. 7. Spørgsmål vedr. ejerskab til kasseret materiel m.v. Hvem ejer det kasserede materiel? Ejerskabet bør præciseres i ydelsesbeskrivelsen. Det er Beholderoperatøren, som ejer det kasserede materiel. Når Kommunen ved inspektion har godkendt, at materiellet kasseres, overtager Beholderoperatøren materiellet til genanvendelse (plast og metal) eller bortskaffelse. Denne præcisering vil fremgå af Rettelsesblad nr. 1. Side 4 af 9
8. Spørgsmål vedr. scannere I udbudsmaterialet angives, at Beholderoperatøren overtager 8 stk. scannere fra den nuværende Beholderoperatør. Garanterer Københavns Kommune for scannernes funktionsdygtighed på overtagelsestidspunktet? 9. Spørgsmål vedr. affald fra hjemtagne affaldsbeholdere m.v. I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal håndtere affald fra de hjemtagne beholdere m.v. Hvem ejer dette affald, skal det afleveres til et bestemt behandlingsanlæg og hvordan er betalingen for bortskaffelsen? Svar på spørgsmål Beholderoperatøren modtager dette affald, og affaldet skal jf. Bilag 1, pkt. 2.4 håndteres i overensstemmelse med gældende affaldsregulativer i den kommune, hvor lageret er lokaliseret. Københavns Kommune betaler udgiften til selve behandlingen af affaldet (efter vejesedler fra behandlingsanlæggene). 10. Spørgsmål vedr. ejerskab af vaskeanlæg Hvem ejer det nuværende vaskeanlæg? Det gør RenoNorden A/S. 11. Spørgsmål vedr. ejerskab af udviklet specialværktøj Hvem ejer det udviklede specialværktøj til anvendelse ved levering af beholderservicen og kan specialværktøjet evt. overtages? RenoNorden A/S ejer det værktøj, som firmaet overtog fra R98 i forbindelse med overtagelse af entreprisen i 2011. Kommunen kan således ikke overdrage dette værktøj i forbindelse med overdragelse af Kontrakten. På spørgemødet oplyste RenoNorden A/S, at der i dag ikke længere anvendes specialværktøj i større omfang. 12. Spørgsmål vedr. bestilling af vask af beholder og samtidig konstatering af en defekt beholder Hvordan håndteres en problemstilling, hvor en kunde har bestilt en vask af beholder, der vælges udført på adressen, og der under vasken konstateres en defekt på beholderen (risiko for krav om dobbeltbetaling for både vask og ombytning)? Side 5 af 9
13. Spørgsmål vedr. glaskuber Vil Københavns Kommune fastholde kravet om lagerplads til hjemtagne glaskuber omkring nytår, da dette vil kræve meget plads for en meget kort periode? Kommunen fastholder, at Beholderoperatøren skal stille lagerplads til rådighed til oplagring af glaskuber omkring nytår. Kommunen gør opmærksom på, at kuber til midlertidig oplagring omkring nytår ikke nødvendigvis skal opbevares på Beholderoperatørens lager, men kan oplagres et andet sted under Beholderoperatørens ansvar. 14. Spørgsmål vedr. aftalt plads for levering af beholdere I udbudsmaterialet er det angivet, at beholdere skal afleveres på den standplads, hvorfra beholderen afhentes ved tømning. Beholdere til glasemballage (800 l) skal stilles ud til offentlig vej ved tømning og tømmes derfor ikke fra standpladsen. Kravet bør præciseres? Det er ikke korrekt, at beholderne skal afleveres på den standplads, hvorfra beholderen afhentes ved tømning. Jf. Bilag 1, pkt. 3.5 skal beholdere placeres på kundens standplads. Denne vil fremgå af bestillingen. 15. Spørgsmål vedr. vedligeholdelse af miljøskabe I forhold til vedligeholdelse af miljøskabe bør det præciseres, hvad der menes med vedligeholdelse, idet en smøring af en lås eller af hængsler er uproblematisk, mens større reparationer skal udføres af leverandøren Skibby Jensen. Kommunen præciserer, at smøring af lås og hængsler anses for vedligeholdelse, som er omfattet af ydelsen, mens øvrig vedligeholdelse, f.eks. isætning af nye hylder, forestås af Kommunens leverandør af skabe. Denne præcisering vil fremgå af Rettelsesblad nr. 1. 16. Spørgsmål vedr. scanning af herreløse beholdere I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal foretage scanning af herreløse beholdere, hvilket dog p.t. ikke er muligt, da en scanning af en beholder-id skal kobles på en adresse. Dette bedes afklaret. Side 6 af 9
17. Spørgsmål vedr. påsætning af labels I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal fjerne den eksisterende label og ikke må montere den nye label oven på en gamle. Da nogle af de eksisterende labels sidder meget godt fast bør Københavns Kommune overveje dette krav og evt. acceptere, at labels kan sidde på en eksisterende label, hvis denne rengøres og teksten fjernes. 18. Spørgsmål vedr. labelsbestilling i ASK Den nuværende Beholderoperatør har konstateret flere problemer ved bestilling af nye labels i ASK. Københavns Kommune bør tjekke op på denne bestillingsprocedure. 19. Spørgsmål vedr. bod for fejl i beholderregistrering I forhold til bod for fejl i beholderregistreringen bør Københavns Kommune overveje, at indføre en tolerance-tærskel, da den nuværende Beholderoperatør har oplevet, at der har været fejl i scannere og dataoverførsel til ASK-systemet, uden at det har været entydigt, hvor fejlen er opstået. 20. Spørgsmål vedr. software i scannere I tilknytning til softwaren i scannerne opfordres Københavns Kommune til at få ændret programmet, så der skabes en log-fil med registrering af de udførte scanninger. Den nuværende software har ingen log-fil, og derved er det ikke muligt at rette eventuelle fejl eller at kontrollere de udførte scanninger inden data overføres til ASK. 21. Spørgsmål vedr. registrering af forgæves kørsel Københavns Kommune bør overveje en beskrivelse af og betaling for "forgæves kørsel", idet den nuværende Beholderoperatør ofte oplever tilfælde af "forgæves kørsel". Side 7 af 9
22. Spørgsmål vedr. "haste bestillinger" I udbudsmaterialet er det angivet, at der kan bestilles "haste bestillinger" og at Beholderoperatøren skal kunne være til rådighed fra kl. 16:00-18:00. Hvilke situationer er omfattet af dette krav? 23. Spørgsmål vedr. forståelse og "beregning" af ledige Hvordan beregnes og defineres "1 ledig pr. år"? Hvis en ledig afslutter en "afklarings-periode" eller bliver ansat i et fast job, vil denne "ledige" så gælde for det pågældende år? 1 ledig pr. år er én ledig person pr. år. Antallet er uafhængig af den periode, som den enkelte ledige skal være i virksomheden (f.eks. virksomhedspraktik, fleksjob, jobafklaring). Hvis virksomheden tilbyder personen egentlig ansættelse, vil personen i årene fremover ikke være at betragte som en ledig. 24. Spørgsmål vedr. definitionen af modtagekontrol I udbudsmaterialet er det angivet, at Beholderoperatøren skal foretage modtagekontrol ved levering af beholdere/materiel. Hvordan skal modtagekontrollen foretages af eksempelvis en palle med beholderlåg eller ved levering af et stort antal batteribeholdere i pakkede enheder, hvor hvert enkelt stykke materiel ikke er umiddelbart synligt? Kommunen stiller krav om modtagekontrol for alle varer, som leveres til Beholderoperatøren jf. Bilag 1, pkt. 2.2. Beholderoperatøren skal f.eks. sikre, at beholderne/materiellet ikke har lidt overlast under transporten eller på anden måde lider af synlige skader/mangler. Ved skader/mangler, som opdages senere, skal Beholderoperatøren reklamere på vanlig vis overfor leverandøren og informere Kommunen herom. Ved meget store, samlede leverancer aftales proceduren for modtagekontrol med Kommunens kontraktansvarlige. 25. Spørgsmål vedr. annulleringer i ASK Den nuværende beholderoperatør oplyser, at det i forbindelse med kommunikationsmodulet i ASK er muligt at annullere bestillinger. Men der er ofte uklarhed om, hvad kunden ønsker udført (specielt efter at Servicecentret er nedlagt), og hvem der skal tage stilling til, om den enkelte bestillingen skal annulleres. Der ønskes klarhed over Beholderoperatørens arbejde og kompetence på dette område. Side 8 af 9
Generelle bemærkninger og præciseringer: En palle med affaldssække indeholder ca. 1.900 stk. og ikke ca. 3.000 stk. som angivet i udbudsmaterialet. Dette som en korrektion i forhold til behovet for lagerkapacitet. Side 9 af 9