Udbud af indsamling af farligt affald i Københavns Kommune

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen 06. oktober 2016 Sagsnr.: Dokument: Sagsbehandler Ilonka Domela Udbud af indsamling af farligt affald i Københavns Kommune Referat fra Informations- og spørgemøde afholdt hos, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S, den 28. september 2016 Affald og Genbrug Islands Brygge København S Telefon Telefax

2 Deltagere Steen Rügge Morten Bach Søndergaard Kim Hetner René Rud Mikkelsen Thorbjørn Rosenkilde Finn Nordahl Jacobsen Ilonka Domela Iben Carlsen Iver Skadborg Søren Petersen Lene Sønniksen Skau Kennet Petersen Mette Norengaard City Renovation A/S City Renovation A/S City Renovation A/S RenoNorden A/S RenoNorden A/S RenoNorden A/S COWI A/S Indledning I tilknytning til udbud af indsamling af farligt affald i Københavns Kommune (TED nummer 2016/S ) blev der den 28. september 2016, fra kl til ca. kl afholdt et informationsog spørgemøde. Mødet blev afholdt hos, Affald og Genbrug, Islands Brygge 37, 2300 København S. Hermed foreligger referat fra mødet. Referatet er lagt ud på Kommunens hjemmeside hvorfra også alt andet information om udbuddet kan downloades. Dagsorden 1 Velkommen 2 Præsentation af ydelse og udbud 3 Spørgsmål til udbuddet og udbudsmaterialet Referat Ilonka Domela bød velkommen til de fremmødte, og efterfølgende var der en kort præsentationsrunde. Ilonka Domela orienterede herefter om den udbudte ydelse, udbudsbetingelser herunder udvælgelses- og tildelingskriterier m.m. Dette foregik med udgangspunkt i det præsentationsmateriale (powerpoint-fil), som havde udarbejdet. Præsentationsmaterialet er lagt ud på Kommunens hjemmeside samtidig med dette referat, men som særskilt pdffil. Efter præsentationen oplyste Ilonka Domela, at Kommunen vil forsøge at besvare ubesvarede spørgsmål fra information- og spørgemødet samt eventuelle skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet hurtigst muligt, således at dialogen op til tilbudsafgivelsen kan blive så effektiv som mulig. På mødet blev der derefter stillet følgende spørgsmål. Side 2 af 10

3 1. Spørgsmål vedr. nedlæggelse af miljøbilen Kan Kommunen oplyse et forventet årstal for nedlæggelse af miljøbilen? Nej. Kommunen kan oplyse, at ordningen som minimum eksisterer i hele år Kommunen vil varsle en evt. nedlæggelse af ordningen med 9 måneders varsel. 2. Spørgsmål vedr. udvidelse af boksordningen Boksordningen udvides til mindre etageejendomme på villaruter. Hvad vil Kommunen gøre, hvis det viser sig, at disse ejendomme afleverer så meget farligt affald mv. i ordningen, at boksens kapacitet er for lille (til de kvartalsvise indsamlinger)? Vil Kommunen supplere ruteindsamlingen med en bestillingsordning, eller vil den enkelte ejendom evt. få en ekstra boks, og hvordan vil Renovatøren i givet fald blive afregnet for den ekstra boks? Kommunen forventer, at boksens kapacitet vil være tilstrækkelig. Hvis det, efter at ordningen er igangsat, viser sig, at kapaciteten ved enkelte ejendomme er for lille, kan der evt. blive tale om at udsætte endnu en boks på ejendommen. Kommunen vil i givet fald i samarbejde med den vindende Renovatør udarbejde en afregningsmodel. 3. Spørgsmål vedr. mindstekrav til referencer Kommunen opfordres til at genoverveje formuleringen af mindstekravet til referencer. Kravet om, at der skal være foretaget indsamling af affaldsfraktionen "farligt affald", samt at indsamlingen skal være foretaget fra husholdninger i bymiljø", kan være for snæver, såfremt tilbudsgivere vil anvende referencer fra f.eks. indsamling af farligt affald i boksordning i Jylland, eller indsamling af mindre mængder farligt affald fra erhvervskunder. Kommunen ændrer kravet til referencer, så formuleringen i Udbudsbetingelserne, pkt. 10.4, herefter bliver: a) Tilbudsgiver har i løbet af de sidste 3 år udført mindst 2 opgaver omfattende indsamling af farligt affald i bymiljø. 4. Spørgsmål vedr. krav til biler Kommunen opfordres til at slække på kravet om, at indsamlingsbilerne skal anvende gas som drivmiddel ved kontraktstart, og give Renovatøren mulighed for, i en Side 3 af 10

4 opstartsperiode, at indsætte andre biler (dieselbiler). Dette ønske er begrundet i den svingende leveringstid for gasbiler. Kommunen ændrer kravet, så formuleringen i Bilag 5, afsnit 1.3, 2. afsnit herefter bliver: Alle anvendte køretøjer med en tilladt totalvægt over kg skal som minimum opfylde EURO VI-normen og anvende gas som drivmiddel senest pr. 1. august Spørgsmål vedr. mail om afhentningstidspunkt (farvehandlerordning) Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren sende en mail til farvehandlerne før afhentning (senest dagen før) med oplysning om afhentningstidspunkt. De fleste farvehandlere har bestillingsordning, så de bestiller selv afhentning. Vil det være tilstrækkeligt, at disse modtager en bekræftelsesmail om, at deres bestilling er modtaget, og at der vil blive foretaget afhentning på en given dag? Nej, dette er ikke tilstrækkeligt. Renovatøren skal sende en mail til farvehandleren med oplysning om afhentningstidspunkt. Dette skal ske to hverdage før afhentning. 6. Spørgsmål vedr. vejning af affald Ifølge Bilag 1, pkt , side 16 kan vejeproceduren (alt indsamlet affald skal vejes og opgøres pr. affaldsgruppe og for hver enkelt ordning separat) foregå i forbindelse med aflæsning på modtageanlægget. Hvordan hænger det sammen med, at der også skal foretages vejning af den samlede mængde affald pr. tømning i viceværtsordningen (side 18)? P.t. fortages der ikke vejning i apotekerordningen. Hvorfor skal fraktionerne i apotekerordningen fremover vejes? Krav til vejning af indsamlet affald fremgår af udbudsmaterialet. For vicevært-, miljøbil-, farvehandler- og boksordningen (og evt. option) gælder, at der pr. indsamlingsdag skal foretages vejning af den samlede, indsamlede mængde pr. affaldsgruppe pr. ordning (dagsrapport). Dagsrapporten for apotekerordningen kan udarbejdes på baggrund af apotekernes deklarationer og en gennemsnitsvægt for fyldt emballage, efter nærmere aftale med Kommunen. Side 4 af 10

5 For vicevært- og farvehandlerordningen (og evt. optionen) gælder det endvidere, at der skal foretages vejning af den samlede mængde affald pr. tømning dvs. ved hver enkelt tømning af et skab eller afhentning ved en farvehandler. 7. Spørgsmål vedr. biler Ifølge Bilag 5, pkt. 1.4 skal indsamlingsbilerne have så stor rude i højre sidedør som muligt. Definer venligst "så stor som mulig". Kommunen kræver et stort rudeareal i højre sidedør primært af hensyn til trafiksikkerheden for cyklister. Formålet er, at chaufføren gennem ruden skal kunne se en cyklist, som er placeret ved siden af førerhuset. F.eks. vil en busdør af glas være tilstrækkelig, men også andre løsninger med mere rudeareal, som f.eks. på udvalgte modeller af Volvo FL eller Renault Access eller lignende med særligt godt udsyn, vil kunne accepteres af Kommunen. 8. Spørgsmål vedr. krav om ledige I dette udbud er der ikke stillet krav, om at Renovatøren skal ansætte ledige. Betyder det, at Kommunen heller ikke stiller krav om beskæftigelse af praktikanter? Ja. Kommunen stiller hverken krav om beskæftigelse af praktikanter eller ansættelse af ledige. 9. Spørgsmål vedr. kontraktlængden Kontraktlængden er 5 år med mulighed for forlængelse. Kommunen opfordres til at udbyde opgaven med en længere kontraktperiode. Kommunen fastholder en kontraktlængde på 5 år med mulighed for forlængelse to gange i op til et år. 10. Spørgsmål vedr. apotekerordningen Ifølge Bilag 1, pkt. 2.7 skal Renovatøren ikke medtage apotekets eget farlige affald (f.eks. udgåede medicinrester). Ved afhentning af affald fra apoteker er affaldet deklareret og pakket i emballage. Skal Renovatøren tjekke det emballerede affald for at sikre, at apotekets eget affald (erhvervsaffald) ikke medtages? Nej. Men Renovatøren skal give Kommunen besked, hvis et apotek har uforholdsvis store mængder farligt affald til afhentning, og Renovatøren har mistanke om, at apoteket også afleverer eget affald i ordningen. Side 5 af 10

6 11. Spørgsmål vedr. apotekerordningen Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren sende en mail med oplysning om afhentningstidspunkt senest dagen før afhentning til de apoteker, som sætter affaldet frem til afhentning. Kommunen bør overveje, om dette er nødvendigt, eftersom afhentningen foregå som ruteindsamling og derfor på faste dage. Kommunen fastholder, ar Renovatøren skal sende en mail til apotekerne. Kommunen ændrer dog fristen, så mailen skal sendes til apoteket to hverdage for afhentningen. 12. Spørgsmål vedr. opbevaring af farligt affald i indsamlingsbilerne Ifølge Bilag 1, pkt. 3.1 må delvist fyldt materiel henstå på indsamlingskøretøjerne på Renovatørens anlæg om natten. Ved endt indsamling kan materiellet være fyldt og modtageanlæggene lukkede. Det kan derfor forekomme, at materiellet skal stå fyldt på indsamlingskøretøjerne om natten. I så fald kan Renovatøren ikke opfylde kravet om, at kun delvist fyldt materiel må henstå på køretøjerne. Kommunen slettet ordet delvis. Affald må henstå på køretøjerne i det omfang dette er tilladt Renovatøren jf. lovgivningen i øvrigt. 13. Spørgsmål vedr. åbningstider på SMOKA Bilag 1, pkt De oplyste åbningstider hos SMOKA gælder de også på helligdage? SMOKA modtager farligt affald på skæve helligdage (dvs. helligdage, som falder på en almindelig ugedag) efter nærmere aftale med Renovatøren. Renovatøren skal løbende selv holde sig ajour med eventuel lukning i forbindelse med helligdage m.m. jf. Bilag 1, pkt Spørgsmål vedr. emballage Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren opretholde et lager svarende til en måneds forbrug af engangsemballage til apoteker- og kanyleordningen samt et lager af kasser/bokse til udlevering i viceværts-, farvehandler- og boksordningen. Samtidig skal Renovatøren bestille materiellet senest en måned før ønsket levering. Det betyder, at Renovatøren, for at være på Side 6 af 10

7 den sikre side, skal have lagerplads til mere end en måneds forbrug. Kunne man forstille sig at Renovatøren i stedet selv indkøbte/fik leveret materiellet? Ja. Kommunen ændrer på kravene, så Renovatøren selv skal bestille engangsemballage til apoteker- og kanyleordningen hos Kommunens leverandør af emballage. Renovatøren får således selv ansvaret for at indkøbe rettidigt efter de aftaler, Kommunen har med leverandøren, efter nærmere aftale med Kommunen. 15. Spørgsmål vedr. transportemballage til klinisk risikoaffald Ifølge Bilag 1, pkt er Renovatøren ansvarlig for anskaffelse af engangsemballage til transport af klinisk risikoaffald, og udgifter til transportemballage til klinisk risikoaffald skal være indeholdt i enhedspriserne for apotekerordningen og kanyleordningen. Kommunen bedes genoverveje dette krav, da det er vanskeligt for tilbudsgiver at prisfastsætte denne ydelse. Hvis Kommunen fastholder kravet, bedes ydelsen prisfastsat særskilt. Kommunen fastholder, at Renovatøren er ansvarlig for anskaffelse af transportemballage til klinisk risikoaffald fra apoteker og kanyleordningen. Udgiften skal være indeholdt i enhedspriserne for apotekerordningen og kanyleordningen. 16. Spørgsmål vedr. defekte kasser Ifølge Bilag 1, pkt er Renovatøren ansvarlig for at sørge for bortskaffelse af de defekte bokse og kasser, som Renovatøren har udskiftet hos kunderne. Ikke forurenede, defekte bokse og kasser skal sendes tilbage til Kommunens beholderoperatør. Må Renovatøren rengøre forurenede, defekte bokse og kasser og efterfølgende sende dem til Kommunens beholderoperatør? Kommunen ændrer kravet, så Renovatøren ikke skal sende ikke forurenede, defekte kasser tilbage til Kommunens beholderoperatør. Kasserne skal i stedet bortskaffes af Renovatøren. 17. Spørgsmål vedr. defekte kasser Skal omkostningerne til bortskaffelse af forurenede, defekte bokse og kasser være indeholdt i de afgivne enhedspriser? Side 7 af 10

8 Den nuværende Renovatøren oplyste, at de har modtaget meget få defekte bokse og kasser til udskiftning. Ja. Se venligst også svaret på spørgsmål Spørgsmål vedr. erstatningskasser Hvem skal levere erstatningskasser og bokse ved defekt materiel til brugerne? Det skal Renovatøren. 19. Spørgsmål vedr. erstatningsafhentning ved helligdage Ifølge Bilag 1, pkt skal der ikke foretages indsamling på helligdage hos farvehandlere og apoteker. Skal de have en afhentning på en hverdag, som erstatning for den afhentning, som falder på helligdagen? Ja. Afhentningen skal planlægges på en anden dag umiddelbart før eller efter den dag, den ordinære tømning skulle have fundet sted. Dette sker efter nærmere aftale med Kommunen. 20. Spørgsmål vedr. vejning af affald i viceværtsordningen Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren ved hver tømning i viceværtsordningen veje den samlede mængde farligt affald på bilens vægt (uden kasser). Hvis Renovatøren har en taravægt på en kasse, må Renovatøren så veje affaldet i kassen? Ja. 21. Spørgsmål vedr. indberetning af vejedata i ASK Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren notere vægten for den enkelte tømning, og mængden skal registreres i ASK efter retningslinjerne i Bilag 2, pkt Hvordan skal denne indberetning foregå, og kan kravet om, at registreringen skal ske senest kl den følgende hverdag slækkes, så registreringen kan foregå indtil f.eks. kl ? Registreringen skal ske i en særlig kolonne i ASK. Registreringen forventes i begyndelsen at skulle foregå manuelt, mens det senere forventes muligt at kunne indberette mængdeoplysningerne via scanner. Kommunen fastholder, at registreringen skal ske senest kl den følgende hverdag. Side 8 af 10

9 22. Spørgsmål vedr. emballage til apotekerne Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren i mail forud for hver afhentning spørge apoteket, hvor meget ny emballage (papkasser mv.) apoteket har brug for, og medbringe det nødvendige emballage ved næste afhentning. Kommunen opfordres til at ændre på leveringen, så dette også kan ske efter fast ordre. Kommunen overvejer henstillingen og vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 23. Spørgsmål vedr. foring af bokse Ifølge Bilag 1, pkt skal Renovatøren lægge en ny foringspose i alle bokse, før disse stilles tilbage på kundernes matrikler. Hvem leverer disse plastposer? Kommunens beholderoperatør leverer plastposer til foring af boksene til Renovatøren. 24. Spørgsmål vedr. eksplosivt materiale Ifølge Bilag 1, pkt må Renovatøren aldrig medtage eksplosivt materiale. Hvor går grænsen? Må Renovatøren eksempelvis medtage to nytårsraketter? Kommunen vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 25. Spørgsmål vedr. krav til personlige værnemidler I Bilag 4, pkt. 2, er der stillet meget specifikke krav til påklædning, f.eks. stilles der krav om, at medarbejderne i nødvendigt omfang skal anvende væskeafvisende og kemikalieresistent forklæde. Kommunen opfordres til at genoverveje, om der skal stilles så specifikke krav til medarbejdernes personlige værnemidler. Kommunen vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 26. Spørgsmål vedr. ADR-bevis Ifølge Bilag 4, pkt. 3 skal Renovatøren foretage regelmæssig kontrol af ADR-bevis for de udkørende medarbejdere min. 1 gang om året. Et ADR-bevis er gyldigt i 5 år, er der behov for at Renovatøren kontrollerer beviset hvert år? Side 9 af 10

10 Kommunen fastholder, at Renovatøren årligt skal foretage kontrol af medarbejdernes ADR-beviser. 27. Spørgsmål vedr. biler Ifølge Bilag 5, pkt skal bilens ventilation, når bilen holder stille i forbindelse med sortering af farligt affald mv., være tilsluttet bilens strømforsyning. Kommunen opfordres til at genoverveje dette krav, da der ikke er behov for ventilation, når bilen holder stille i forbindelse med sortering af farligt affald, da bagende af bilen i givet fald vil være åben. Kommunen vender tilbage med et svar i en senere svarskrivelse. 28. Spørgsmål vedr. biler Ifølge Bilag 5, pkt skal energien til opladning af batteriet til lift komme fra forsyningsnettet for den del, som ikke tilvejebringes som overskudsenergi fra motoren eller fra en vedvarende energiform. Kommunen bør genoverveje dette krav, da liftens elmotor får strøm fra et særskilt batteri, som er tilsluttet og oplades via bilens motor. Kommunen er bekendt med, at opladning af batteriet til lift sker via bilens motor. Kravet om at energien til opladning af batteriet til lift skal komme fra forsyningsnettet vil udgå af Bilag Spørgsmål vedr. vilkår ved force majeure Det fremgår i Udkast til kontrakt, pkt. 16, 4. afsnit at Renovatøren vil være berettiget til betaling for indsamling/afhentning af ophobet affald i henhold til enhedspriserne, såfremt Renovatørens manglende opfyldelse af Kontrakten skyldes forhold hos modtageanlæggene, som Renovatøren ikke har haft nogen indflydelse på. Hvis ophobet affald opstår på grund af andre aktører end modtageanlæggene vil Renovatøren så ikke være berettiget til betaling for indsamling/afhentning af det ophobede affald? Nej. Jf. pkt. 16, 3. afsnit er Renovatøren forpligtet til at indsamle/afhente det affald, der ikke er blevet indsamlet/afhentet under force majeure perioden. Renovatøren må selv bære eventuelle merudgifter i forbindelse hermed. 4. afsnit er en undtagelsesbestemmelse (fra 3. afsnit) som kun gælder forhold på modtageanlæggene. Side 10 af 10