Digitaliseringsstrategi 2011-2015
Horsens Kommune, oktober 2011 2
Indledning Horsens Kommune står overfor en række betydningsfulde udfordringer også på den helt korte bane: 1 Nul-vækst i den offentlige sektor og stram økonomi 2 Stigende efterspørgsel efter offentlig service både fordi borgerne forventer mere, og fordi befolkningssammensætningen ændrer sig med flere ældre og specifikt for Horsens Kommune også flere børn og unge 3 Mangel på hænder fordobling af antallet af kommunalt ansatte, der går på pension og små årgange på vej ind på arbejdsmarkedet 4 En mobil og digital tidsalder, hvor teknologi som aldrig før ændrer menneskers adfærd og tilgang til service og tilgængelighed. 5 Konkrete forventninger fra borgere, organisationer og virksomheder om en tidssvarende, effektiv og målrettet digital understøttelse af kommunikation med kommunen Det stiller os overfor en markant effektiviserings- og udviklingsdagsorden, hvor digitalisering enten er et konkret svar på nogle af udfordringerne eller indgår som en forudsætning for løsningen af dem. medarbejdere. I de kommende år skal de digitale løsninger tænkes ind i hele kommunens virke og på alle de store serviceområder ældrepleje, børnepasning, undervisning og så videre, så opgaveløsning følger med tiden og med de værktøjer, som kommunernes primære brugere anvender. Horsens Kommunes digitaliseringsstrategi har til formål at sætte rammen for den digitaliseringsindsats, som Horsens Kommune skal gennemføre i 2011-2015. Målet er på den ene side en betydelig effektivisering af den kommunale opgavevaretagelse. Det handler både om oplevelsen af en effektiv service, og om et reduceret forbrug af ressourcer på mindst 30 millioner kr., svarende til Horsens Kommunes andel af det fælleskommunale effektiviseringsmål. På den anden side er målet at imødekomme borgere og virksomheders efterspørgsel af aktualitet, mobilitet og digital tilgængelighed i adgangen til og samarbejdet med kommunen. Herudover er det væsentligt for Horsens Kommune fortsat at været en attraktiv arbejdsplads for at kunne tiltrække de bedste hoveder og de varmeste hænder til løsningen af såvel borgerrettede som administrative opgaver. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for 2011-2015, Den digitale vej til fremtidens velfærd, (Regeringen, KL, Danske Regioner) har tre hovedspor. Slut med papirblanketter og brevpost handler om, at al skriftlig kommunikation som udgangspunkt alene skal foregår digitalt. Digital velfærd handler om at udnytte it og teknologi mere intensivt til at modernisere og effektivisere den offentlige service. Tættere offentligt digitalt samarbejde handler om at sikre, at danskerne oplever en offentlig sektor, der arbejder digitalt sammen. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi (KL) har to strategiske målsætninger. Den ene er at skabe et økonomisk råderum for kommunerne gennem effektivisering af den kommunale opgavevaretagelse på 2 mia. årligt fra 2015 og fremefter. Den anden er at udvikle den kommunale service, så kommunerne sætter dagsordenen som attraktive overfor borgere, virksomheder og Horsens Kommune kan ikke løfte de opgaver alene, der er forbundet med digitalisering det kræver et tværkommunalt og nationalt samarbejde. Derfor tager Horsens Kommunes digitaliseringsstrategi udgangspunkt i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, også hvad angår målsætninger og handlingsplaner. Horsens Kommune har allerede foretaget betydelige investeringer i at digitalisere administrative processer, så vi starter langt fra på bar bund. Men løsningerne bliver brugt alt for lidt og hænger for dårligt sammen. Derfor skal strategien også adressere, hvordan vi skal udnytte det, vi har i forvejen, bedre. 3
4
Horsens Kommunes fem målsætninger for digitalisering 1. Helhedsorienteret, effektiv, brugervenlig og tidssvarende service overfor borgere og virksomheder Digitaliseringsinitiativer skal udvikle det kommunale serviceudbud og opgaveløsning, så borgerne og virksomhederne oplever kommunen og dens digitale selvbetjeningsløsninger og muligheder, som naturlig indgang til den offentlige sektor. I 2015 er digitaliseringen rykket ud i de kommunale kerneopgaver, børnepasning, skoler etc. Horsens Kommune bakker op om og tager udgangspunkt i de fællesoffentlige og fælleskommunale digitaliseringsstrategier for kommunens arbejde med digitalisering. Vi vil og skal samarbejde på tværs af kommuner om implementering og understøttelse af digitalisering i en grad, vi ikke hidtil har kendt til for at sikre en helhedsorienteret, effektiv, brugervenlig og tidssvarende opgaveløsning overfor borgere og virksomheder. Horsens Kommune indgår gerne i nationale it-løsninger og samarbejder gerne på tværs af kommunegrænser også om fælles investeringer i infrastruktur, kompetenceudvikling og fælles opgaveløsning på udvalgte områder. Det betyder også, at vi skal have tillid til, at andre kommuner, KOMBIT eller andre, kan udvikle business cases, og måske tilbyde driftsafvikling for digitaliseringsplatforme, som også kan være relevante i Horsens Kommune ligesom nogle af dem vi laver, vil være relevante for andre. Det er et opgør med, at vi helst vil lave tingene selv. Vi kommer til at tilpasse og i nogle tilfælde ændre organisationen, så den kommer til at passe til fælles it-løsninger og fuldt ud digitale løsninger. Samtidig ligger der et stort udviklingsfelt i at få digitalisering helt ind i de store kommunale kerneopgaver som børnepasning, skoler, ældrepleje osv., hvor forskellig teknologi, også velfærdsteknologi, og nye arbejdsgange og metoder fremadrettet skal bidrage til at udvikle og innovere den offentlige opgaveløsning. Vi skal være opmærksomme på at lave løsninger, der er på den ene side er fremadrettede og passer til fremtidens brugere, og på den anden er standardiserede og robuste. Hvad gør vi allerede?: Horsens Kommune har tiltrådt Umbrella-projektet under KOMBIT, som udvikler selvbetjeningsløsninger til kommunerne Horsens Kommune har tiltrådt FLIS, under KOMBIT, som udvikler et fælles ledelsesinformationssystem til kommunerne, som skal forbedre styringsmulighederne for de enkelte kommuner og desuden giver mulighed for benchmarking kommunerne imellem Horsens Kommune har tiltrådt Det Fælleskommunale Geodatasamarbejde (FKG) under KL og KTC, med henblik på at styrke effektivisering, standardisering og udvikling af geodataområdet i kommunerne. FKG skal desuden være en fælles ramme om alle samarbejder på geodataområdet Horsens Kommune danner netværk med andre kommuner for at udvikle og intensivere digitaliseringsindsatsen Hvad agter vi at gøre?: Horsens Kommune agter at deltage i de projekter, der sættes i gang via KL i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Vi vil samarbejde på tværs af kommuner om at bringe digitalisering ind i de store kommunale kerneopgaver. På den måde kan vi sikre en højere kompetence, et bredere erfaringsgrundlag samt muligheden for en fælles driftsafvikling med de deraf følgende stordriftsfordele. Samarbejdet kan desuden på forskellige områder kvalificere og styrke påvirkningen af KOMBIT 5
2. Effektivisering og økonomisk råderum Horsens Kommune vil med initiativerne i denne strategi investere i digitale løsninger, der skaber værdi for borgere og virksomheder og samtidig effektivisere den kommunale opgavevaretagelse. Effektivisering via digitalisering forudsætter ofte betydelige investeringer i bl.a. it-infrastruktur, systemløsninger, procestilpasninger, uddannelse og kampagner. Den positive økonomiske effekt kommer som udgangspunkt over en periode og forudsætter, at der træffes en række beslutninger af budgetmæssig, organisatorisk og kompetencemæssig karakter. Beslutningerne skal relateres til såvel kapacitet og kompetencer på den ene side som konkrete projekter på den anden for at potentialet kan indløses og gevinsterne realiseres. Investeringer i digitalisering skal skabe værdi for borgere og virksomheder og stille skarpt på, at der ikke blot sættes strøm til eksisterende arbejdsgange, men at arbejdsgange udsættes for et grundigt servicetjek uden for mange hensyn til de vaner der er indbygget i den nuværende organisering. Digitaliseringsinitiativer skal bidrage til synlig prioritering, procesforenkling, kvalitetsforbedring og/eller frigørelse af ressourcer. Indsatsen skal ske ud fra hele koncernens perspektiv, og derved forhindre suboptimering. Digitaliseringsinitiativerne skal bidrage med effektivisering på alle relevante fagområder. I perioden 2012 til 2014 vil gevinsterne ved projekterne i digitaliseringsstrategien bidrage til den økonomiske målsætning i effektiviseringsstrategien. Fra 2015 forventes det, på baggrund af den fælleskommunale digitaliseringsstrategis målsætning om effektivisering, at Horsens Kommune kan effektivisere svarende til 30 mio. kr. På baggrund af KL s vurderinger vil det i Horsens Kommune svare til, at beskæftigelsesområdet estimeres at kunne bidrage med ca. 15. mio. kr., social og sundhedsområdet estimeres at kunne bidrage med 3,3 mio. kr., teknik og miljøområdet estimeres at kunne bidrage med 3 mio. kr. og børne- og kulturområdet estimeres at kunne bidrage med 8,7 mio. kr. Standardisering vil bringe os i et dilemma om, hvorvidt det er systemerne, der skal passe til organisationen, eller om organisationen skal tilpasses systemerne. I praksis vil vi opleve begge dele, og det skal vi være parate til. Vi vil lave organisations- og kulturændringer i det omfang, det sikrer det bedst mulige resultat og skaber merværdi for kommunen. I denne sammenhæng vil andre kommuners business cases, konkrete erfaringer og vilje til samarbejde kunne sikre en bred opbakning til de kompromisser der skal indgås. I fremtiden vil vi i langt højere grad opleve, at vi skal justere organisationen, så den passer til de i fællesskab udviklede systemer, som forudsætning for at høste effektiviseringsgevinsterne. 6
Byrådet har afsat en anlægspulje, der skal fremme Horsens Kommunes tværgående digitaliseringsinitiativer. Puljen skal bidrage til tværgående digitaliseringsindsatser forankret i digitaliseringsstrategien. Puljen bidrager som udgangspunkt ikke til finansiering af opgraderinger eller nye versioner af eksisterende systemer, med mindre ændringerne bidrager til en bredere anvendelse, og derved gør det muligt at høste en større gevinst. Det primære formål med puljen er at støtte digitaliseringstiltag, der kan skabe en økonomisk effektiviseringsgevinst, baseret på en business case. I Horsens Kommune vil business casen bestå af to værktøjer fra projektmodellen: Beslutningsgrundlag og projektbudget. Effektiviseringer vil betyde øget fokus på standardisering, øget åbenhed og tilgængelighed. Fælles udbud om it-udstyr er en forudsætning, men ikke den største del af arbejdet med digitalisering og det er heller ikke her de største gevinster kan høstes. Hvad gør vi allerede?: Vi udarbejder en model for business case, der tager stilling til indvirkningen af et projekt på hele organisationens implementering og ibrugtagning, og som har stærkt fokus på gevinstrealisering Vi udbyder vores it-systemer løbende Vi kompetenceudvikler systemejere, og gennemgår systemer og licenser for optimering af ressourcer En række digitaliseringsinitiativer er sat i gang i forbindelse med Nye veje til velfærd Innovations- og udviklingsstrategi for Horsens Kommune Hvad agter vi at gøre?: Et vigtigt fokus for effektivisering vil også være at sikre, at vi bruger it-udstyr og digitale løsninger optimalt. Det gælder både eksisterende systemer og nye, og der ligger en væsentlig opgave i at sikre en god implementering og optimal udnyttelse. Vi vil iværksætte digitaliseringsinitiativer i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Vi udarbejder en kanalstrategi, som optimerer kommunikation og borgerbetjening Vi foretager en system- og datakonsolidering med henblik på at skabe en baseline for fremtidige indkøb Ved anskaffelser og opgraderinger af eksisterende it-systemer tager vi afsæt i eksisterende it-systemer og data med henblik på genbrug Vi laver en udbudsstrategi for håndtering af anskaffelser af nye it-systemer Vi vil implementere digitale selvbetjeningsløsninger, hvor de giver en effektiviseringsgevinst Vi vil fortsætte udviklingen af en effektiv og robust it-arkitektur Vi vil arbejde med nye måder at løse kerneopgaverne på Vi vil arbejde med ibrugtagning af velfærdsteknologi 7
3. Digital Kommunikation Horsens Kommune vil i videst muligt omfang kommunikere digitalt, når det er relevant og omkostningseffektivt både til borgere og virksomheder og blandt medarbejderne internt. Horsens Kommune støtter naturligt op om den fællesoffentlige e2012-målsætning om fuld digital kommunikation i 2012 og vil dermed sikre en optimal digital tilgængelighed. Det kræver, at vi formår at tænke den digitale kommunikation som dialog, hvor borgere, organisationer og virksomheder også bidrager til den rette og nødvendige information hverken mere eller mindre. Den digitale kommunikation og teknologiske udvikling giver store muligheder for at gøre information af en hvert art tilgængelig uafhængigt af tid og sted, og der skabes nye måder at kommunikere på. Vi har kun set toppen af isbjerget. Det skaber både nye muligheder, der kan bidrage til effektiviseringsdags ordenen samt til miljøbevidsthed, når store mængder papir reduceres og transport i og udenfor kommunen minimeres. Samtidig fordrer digital kommunikation indledningsvist store vaneændringer hos både borgere, organisationer, virksomheder og medarbejdere, fordi den kræver andre måder at arbejde på og tænke på som dog hurtigt bliver den nye hjemmebane. Målet er, at kommunens kommunikation møder borgerne der, hvor de færdes i dagligdagen. Sociale medier, sms-tjenester og abonnementsordninger med målrettet kommunikation fra kommunen, tager udgangspunkt i borgerens konkrete og specifikke behov udvalgt af borgeren selv. Dette forudsætter at vores it-infrastruktur indrettes og optimeres til denne udvikling, og derved bliver i stand til at tilvejebringe de nødvendige informationer, den fornødne sikkerhed i behandlingen af dem, samt den kapacitet, der gør det hurtigt og nemt for alle parter. I dag skal borgerne selv være aktive og opsøge information på kommunens hjemmeside. Det kræver, at borgeren er den opsøgende part, og kan finde rundt i en meget stor informationsmængde. Hvis der omvendt tages udgangspunkt i det, den enkelte borger interesserer sig for og har brug for, vil borgerne opleve kommunikationen som relevant, tilgængelig og vedkommende. Hvad gør vi allerede?: Vi har direkte adgang til selvbetjeningsløsninger fra forsiden på kommunens hjemmeside Vi arbejder kontinuerligt med etik i brugen af vores digitale medier Vi arbejder med kvalitetsløft og videreudvikling af Horsens Kommunes hjemmeside Vores intranet sikrer let tilgængelig information til medarbejderne og politikere Vores ESDH system letter videndeling og samarbejde på tværs af afdelinger Vi understøtter møder digitalt politisk og i administrationen Vi laver Skoleintra og Børneintra for forældre og unge i henholdsvis skole og dagtilbud Vores Geografiske informationssystem leverer oplysninger på kort til støtte for den daglige sagsbehandling og til gavn for borgere og erhvervsliv via kommunens hjemmeside Hvad agter vi at gøre?: Vi vil arbejde med at skabe én indgang til kommunal information, som møder borgerne og virksomhederne med udgangspunkt i deres dagligdag Det er vigtigt, at den digitale kommunikation frigør ressourcer til kerneopgaverne, og ikke afstedkommer nye kommunikative opgaver for samtlige medarbejdergrupper. Vi vil lave forsøg med digitale møder med borgere og virksomheder, hvor det giver mening 8
4. Samfundet Horsens Kommune er digitalt kompetent Horsens Kommune vil bidrage til, at kommunens borgere og virksomheder bliver digitalt kompetente. Kommunens muligheder for at realisere effektiviseringer og økonomiske gevinster ved hjælp af digitale selvbetjeningsløsninger afhænger i høj grad af borgeres, organisationers og virksomheders interesse for og kompetencer til at kunne bruge disse løsninger. Derfor er det en integreret del af Horsens Kommunes strategi at sikre, at lokalsamfundet bliver digitalt kompetent. Målsætningen bidrager ligeledes til Horsens Kommune som et dynamisk og kreativt kraftcenter, idet digitale kompetencer spiller en stor rolle i nutidens og fremtidens arbejdsmarked generelt. Målsætningen er, at digitaliseringsindsatserne også skal byde ind i at løfte realkompetencerne i lokalsamfundet. Hvad gør vi allerede?: Der afholdes kurser for borgerne i forbindelse med edag3 frem til 31. marts 2011. Disse ildsjæle formidler kompetencer videre ud i samfundet, både på uddannelsesinstitutioner, i virksomheder og i foreninger m.v. I regi af Sund By bidrages til it-kompetencer på aktivitetscentre, ældrecentre og i it-klubber Der er anskaffet et demomiljø, hvor borgere og medarbejdere kan afprøve og træne digitale selvbetjeningsløsninger Hvad agter vi at gøre?: Der laves 30 demonstrationskampagner for NemID, Digital post og offentlige selvbetjeningsløsninger Biblioteket får i fremtiden en opgave med at hjælpe borgere, for hvem digital kommunikation er vanskeligt 9
5. Organisationen og medarbejderne i Horsens Kommune er digitalt kompetente Horsens Kommune vil arbejde målrettet for, at medarbejdernes kompetencer til at udnytte IT redskaber er bedst mulige, og at udnyttelsen af teknologi dermed får de bedste betingelser. Samtidig skal medarbejderne særligt frontmedarbejderne være digitale ambassadører. Hvis Horsens Kommune skal høste gevinsterne af en god digitaliseringsstrategi er det en forudsætning, at medarbejdernes digitale kompetencer løbende understøttes og udvikles tilsvarende. Når det gælder it-værktøjer, som mange medarbejdere anvender i det daglige arbejde, men formentlig ikke anvender det fulde potentiale af, vil selv et mindre kompetenceløft kunne generere væsentlige effektiviserings- og kvalitetsforbedringer samlet set. Digitalisering af rutinemæssige sagsgange skal sikre, at der frigøres ressourcer til andre typer af opgaver. Integration mellem it-systemer og genbrug af data skal sikre helhed for borgerne samt overblik, sikrere og nemmere arbejdsgange for medarbejderne. Desuden skal medarbejdernes kompetencer til at anvende it-redskaber nøje tænkes ind i business cases, og der skal arbejdes målrettet med løbende at udvikle lederes og medarbejderes digitale kompetencer. Digitalisering skal understøtte produktive og kreative medarbejdere, der fortsat tænker i nye digitale muligheder, og det skal være muligt at belønne dem, der lykkes med at opfylde business casen, ikke mindst hvis dette sker til tiden. Vi vil arbejde målrettet på at sikre hurtig ibrugtagning og maksimal anvendelse af nye digitale redskaber og værktøjer. Chefer og ledere i Horsens Kommune er forpligtede til at være digitalt nysgerrige og går forrest i brugen af nye digitale løsninger. Vi tager vores egen medicin og ved, at det kræver mod, vedholdenhed og motivation, når man erstatter analog vanetænkning med nye digitale vaner. Omstillingsparathed bliver et nøgleord i forhold til udmøntning i praksis, og ikke mindst i forhold til at kunne høste gevinster af digitalisering. Vi skal forberede organisationen på omstilling og standardisering, fordi det vil blive en vigtig og nødvendig del af digitaliseringen. Vi vil som kommune lægge kræfter i at være dygtige til implementering, ibrugtagning og udmøntning af digitale løsninger. 10
Hvad gør vi allerede?: Hvad agter vi at gøre?: Vi har etableret: Digitalt Udviklingsforum, som er sammensat af direktionen samt repræsentanter for forretningsansvarlige i direktørområderne. Digitalt Udviklingsforums opgaver er at: Prioritere og udvælge ressourcer til digitaliseringsprojekterne Monitorere og følge op på status på de enkelte projekter i digitaliseringsstrategien med stort fokus på implementering Sikre fokus på den organisatoriske side ved digitalisering i form af konkret opbakning til ændringer af arbejdsgange og organisatoriske ændringer i forbindelse med digitaliseringsprojekter Vi afklarer og opdaterer data- og systemejerskaber i organisationen Vi oplærer nye medarbejdere i kommunens forskellige it-systemer Vi vil sætte fokus på og arbejde med digital ledelse i hele organisationen Vi vil arbejde på at al skriftlig kommunikation internt mellem afdelinger kan foregå digitalt i 2012 (interne arbejdsgange) Vi vil arbejde på, at gøre alle vores medarbejdere til digitale borgere Vi vil opbygge et netværk af digitale superbrugere som bindeled mellem it-afdelingen og de enkelte afdelinger og institutioner. It-afdelingen bakker op om dette med at udpege forretningsambassadører, der skal sikre fokus på it-understøttelsen af de væsentligste digitaliseringsområder Vi vil etablere et virtuelt netværk om praktisk itdrift på tværs i organisationen Kompetenceudvikling på tværs af direktørområderne. Der gennemføres et jobrotationsprojekt i 2011 Der arbejdes med en model for systematisk afklaring af basiskompetencer med henblik på integration til konceptet for GrUS- og MUS-samtaler, således at individuelle udviklingsplaner kan knyttes meget mere direkte til opnåelse af virksomhedens strategiske mål, samt støtte den enkelte leder i tilrettelæggelsen af afdelingens kompetenceudvikling Planlægning og gennemførelse af to strategiske uddannelsesforløb på tværs af kommunen med fokus på at understøtte Horsens Kommune digitaliseringsstrategi 11
Horsens Kommune Rådhustorvet 4 8700 Horsens Telefon: 76 29 29 29 www.horsenskommune.dk