FERIEVEJLEDNING for friskoler

FERIEVEJLEDNING for friskoler Friskolernes Hus Juni 2016

Indhold Ferieloven og ferieaftalen 3 Oversigt over de forskellige personalegruppers ferieregler 4 Optjening af ferie 5 Afvikling af ferie 5 Feriepenge eller løn i ferien? 6 Fastpåregnelige løndele 6 Ferie og Tjenestmandspension 7 Ferie i forbindelse med pensionering 7 Feriehindring! Sygdom opstået før feriens begyndelse 8! Sygdom opstået under ferien 8! Orlov som feriehindring 8! Ferieoverførsel og udbetaling 9 Særlig feriegodtgørelse/ferietillæg 9 Særlige feriedage! Nye regler i forbindelse med OK-15 10! Kort om særlige feriedage 11! Feriepengeberegningsgrundlaget 11! Udbetaling af særlige feriedage ved udløbet af skoleåret/ferieåret 11! Udbetaling af alle optjente særlige feriedage 11! Delvis udbetaling af alle optjente særlige feriedage 11! Delvis udb. af særlige feriedage med beskæftigelse i en del af optjeningsåret 12! Udbetaling af særlige feriedage ved fratræden 12 Ferie! Kort om ferie 13! Feriepengeberegningsgrundlaget 13! Nyansatte og lønfradrag for enkelte dage 14! Udbetaling af løn i ferien!! Arbejdstidsopgørelse 15!! Fradrag vedr. manglende beskæftigelse i optjeningsåret 15!! Feriedifference 17!! Delvis optjening af ret til ferie med løn + ændret beskæft.grad 19!! Ingen optjening af ret til ferie med løn 20! Feriepenge ved fratræden!! Feriepengeberegningsgrundlaget 21!! Oversigt over ferieudb. - afhængig af ansættelsestidspunktet 22!! Fratræden før afvikling af ferie 23!! Fratræden efter delvis afvikling af ferie 24!! Delvis udb. af feriedage med beskæftigelse i en del af optjeningsåret 25!! Fratræden efter afvikling af ferie men før 1. januar 25 2

Ferieloven og Ferieaftalen Ferieloven Ferieloven gælder for alle lønmodtagere. Alle har krav på 25 feriedage i et ferieår, uanset om man har optjent ret til løn under ferie eller ikke. Har man ikke optjent ret til løn for hele ferien eller optjent feriepenge til hele ferien, kan arbejdstageren efter indhentet aftale med sin arbejdsgiver afstå fra at benytte denne ret helt eller delvist. Det forudsætter naturligvis, at arbejdstager og arbejdsgiver har en fælles interesse i, at der arbejdes, dvs. at der er relevant arbejde at udføre. En allerede indgået aftale om afvikling af ferie (fx ved ferielukning) skal selvfølgelig respekteres, hvis ikke begge parter er enige om andet. Dette kan medføre lønfradrag i ferien. Særligt for nyuddannede kan det være et problem at være tvunget på ferie uden indtægt. Sådanne personer kan evt. hæve understøttelse ved at stå til rådighed for arbejdsmarkedet ved henvendelse til jobcenteret. Der er ikke lov om særlige feriedage det er aftalestof. Det vil sige, at det enten følger af en overenskomst, eller at det er aftalt og indskrevet i ansættelsesbrevet. (Tidligere og i andre sammenhænge benyttedes og benyttes begreberne feriefridage og den 6. ferieuge. Disse begreber dækker i et vist omfang over det samme fænomen som særlige feriedage.) Ferieaftalen Ferieloven er i staten udvidet med Ferieaftalen, som fraviger fra ferieloven på visse områder. Det være sig bla. procentsatsen på det særlige ferietillæg, fradragssatsen ved hel/delvis løntræk uden ret til løn under ferien samt retten til særlige feriedage. Lærere, ledere og børnehaveklasseledere er omfattet af Ferieaftalen. Hvis skolen har indgået overenskomst med BUPL vedr. det pædagogiske personale, er disse også omfattet af Ferieaftalen og har ret til særlige feriedage. Hvad angår det tekniske/administrative personale samt pædagogisk personale uden overenskomst med BUPL skal der ved ansættelsen aftales om ferieaftalen er gældende. Er skolen medlem af Lilleskolernes sammenslutning og derigennem tiltrådt overenskomst med 3F er ferieaftalen gældende. Er skolen medlem af Lilleskolernes sammenslutning og har tiltrådt overenskomst med HK, følges ferieaftalen hvad angår det særlige ferietillæg samt retten til de særlige feriedage. 3

Særlige ferietillæg beregnes med: Ret til 5 særlige feriedage Manglende lønret under ferie fradrages med: Lærere og ledere 1,5% Ja 4,62% Ja Pæd. m. BUPL- 1,5% Ja 4,62% Ja OK HK(Lilleskolernes sammenslutning) 3F(Lilleskolernes sammenslutning) Alle andre Beregnes der feriedifference: 1,5% Ja 4,8% *Kun hvis >20% 1,5% Ja 4,62% Ja 1% eller efter aftale(1,5%) Nej kun efter aftale 4,8% eller efter aftale(4,62%) *kun hvis >20% eller hvis ferieaftalen følges(ja) *Hvis den gennemsnitlige arbejdstid i ferieåret afviger mere end 20% fra den gennemsnitlige arbejdstid i optjeningsåret beregnes der en feriedifference. 4

Optjening og afvikling af ferie Optjening af ferie (og særlige feriedage) Ferie (og særlige feriedage) optjenes i et kalenderår, januar til december, kaldet optjeningsåret. Afvikling af feriedagene (og de særlige feriedage) sker i det følgende ferieår som starter d. 1. maj og slutter d. 30. april. Der optjenes 25 feriedage ved beskæftigelse i hele optjeningsåret (og 5 særlige feriedage). Ved beskæftigelse i en mindre del af året optjenes feriedagene forholdsmæssigt. Der optjenes 2,08 feriedage pr. måneds ansættelse (og 0,42 særlige feriedage pr. måneds ansættelse). Der beregnes forholdsmæssigt for perioder mindre end en måned. Som beskæftigelse medregnes alle arbejdsperioder, ferier og fridage samt fravær pga. sygdom, barsel samt de første 6 måneders orlov til børnepasning, forældreorlov, forlænget barselsorlov samt visse former for tjenestefrihed uden løn (ved orlov til uddannelse uden løn kan perioden forlænges til 1 år). Afvikling af ferie Et ferieår går fra 1. maj til 30 april. Alle har ret til 25 dages ferie i et ferieår, uanset om man har ret til løn i ferien, eller om man har feriepenge på FerieKonto, som kan komme til udbetaling under ferieafviklingen, eller evt. slet ingen indtægt i ferien. Normalt afvikles ferien delt i en samlet hovedferie på tre uger i sommerhalvåret og en restferie på 2 uger, som ikke behøver at være samlet, i vinterhalvåret. Holder en institution ferielukket, kan den ansatte pålægges pligt til samlet ferieafvikling. Ansatte under overenskomsten for lærere, ledere og børnehaveklasseledere har overenskomstmæssig pligt til at afvikle al ferien i en sammenhængende periode i elevernes sommerferie (De sidste 20 hverdage i juli mdr., samt de første 5 hverdage i august mdr.). Skolen kan dog lægge en anden ferieplan. Denne plan skal meddeles inden udgangen af marts mdr. forud for det kommende skoleår. Iflg. Ferieloven kan ferie afvikles på to forskellige måder: 1.! Ferie med løn 2.! Ferie med feriepenge Det fastansatte lærerpersonale (og det pædagogiske personale, hvis skolen har tegnet overenskomst med BUPL) afvikler ferie med løn. Det samme gør sig gældende for ansatte hvor skolen igennem Lilleskolernes sammenslutning har tiltrådt overenskomst med HK og 3F. Timelønnede (herunder også vikarer ansat til under 3 måneders arbejde) afvikler ferie med feriepenge. For alle andre er det et aftalespørgsmål, som skal fremgå af ansættelsesbrevet. I almindelighed afvikler funktionærer (dvs. ansatte, der er omfattet af Funktionærloven) ferie med løn. Ved fratrædelse beregnes altid feriepenge (og penge vedr. særlige feriedage) for al ikke afviklet ferie. Feriepengebeløbet indsættes efter fradrag af skat på FerieKonto, mens evt. beløb for særlige 5

feriedage udbetales til den ansatte (efter skattefradrag). Efter aftale med den ansatte kan betaling for særlige feriedage overføres til ny arbejdsgiver. Feriepenge eller løn? Ferie med feriepenge Feriepenge, der udgør 12,5% af hver måneds ferieberettiget løn indsættes efter hver lønudbetaling på FerieKonto. Feriepengene kan hæves fra FerieKonto ved med nem-id at logge ind på: atp.dk. (Under afviklingen af ferie med feriepenge oppebærer man ikke løn og pension). Ferie med løn Lærere, (skole)ledere og børnehaveklasseledere har pligt til at afvikle alle 5 ugers ferie i sammenhæng i elevernes sommerferie. Fra skoleåret 2007/08 er ferien for lærere, ledere og bhkl.ledere lagt med de første 5 arbejdsdage i august og de sidste 20 arbejdsdage i juli, medmindre skolen inden udgangen af marts har planlagt og meddelt en anden ferieafviklingsplan. Hvis den ansatte har været ansat hele optjeningsåret (dvs. fra 1. Jan. Året forud), og der ikke er sket ændringer i beskæftigelsesgraden, skal vedkommende som udgangspunkt have det samme i løn og pension under ferien som sædvanligt. Hvis den ansatte ikke har været ansat hele optjeningsåret, foretages et lønfradrag i ferieafviklingsperioden. Hvis den ansatte ikke har haft samme gennemsnitlige beskæftigelsesgrad i optjeningsåret som på ferietidspunktet, skal der beregnes en feriedifference, som er negativ, hvis beskæftigelsesgraden er steget, men positiv, hvis beskæftigelsesgraden er faldet. For andre ansatte end lærere, skoleledere og børnehaveklasseledere samt pædagogisk personale på skoler, der har indgået overenskomst med BUPL og 3f(Lilleskolerne) skal der dog kun beregnes feriedifference, hvis forskellen i beskæftigelsesgrad udgør mindst 20 procent. Fx vil en ændring fra 50% til 60% netop udgøre en ændring på 20%. Fradrag pga. manglende beskæftigelse i optjeningsåret beregnes af alle fast påregnelige løndele og pension i Lærernes Pension. Fastpåregnelige løndele er:! Basisløn! Områdetillæg! Udlingningstillæg! Kvalifikationstillæg samt funktionstillæg! Undervisningstillæg! Trin 4-tillæg! OK08-tillæg! OK13-tillæg! Ulempegodtgørelse(Bortfalder 1. August 2015)! Lokalt aftalt ulempegodtgørelse! Gruppeliv! Souscheftillæg 6

Tjenestemandspension Pensionstilsvar til Efterlønskassen og P25 berøres ikke af lønfradrag og feriedifference. (I virkeligheden er indbetaling vedr. tjenestemandspension at betragte som tilbagebetaling af for meget udbetalt statstilskud, som ikke har noget med løn at gøre.) Pensionering En lærer, der fratræder for at gå på pension, og som ikke har afviklet al sin ferie, skal have beregnet feriepenge 12,5 % ligesom enhver anden fratrædende (ferielovens regler). Hvis man forlader arbejdsmarkedet skal feriepengene udbetales direkte til den fratrædende (gælder også ved adresseændring til udlandet, herunder Grønland). 7

Feriehindring og manglende afvikling af ferie Sygdom som feriehindring Sygdom opstået før feriens begyndelse Hvis en medarbejder er sygemeldt, når ferien begynder, har medarbejderen ikke pligt til at begynde sin ferie, men er berettiget til erstatningsferie. Sygdom anses for indtrådt før feriens begyndelse, hvis medarbejderen er syg ved normal arbejdstids begyndelsestidspunkt den første feriedag. Sygdom opstået under ferien Bliver en medarbejder syg i sin ferie, har medarbejderen krav på erstatningsferie efter 5. Sygedag. (1 Forudsætninger herfor er, at:! Sygdommen er lægeligt dokumenteret (Medarbejderen skal selv betale for dokumentation)!! Sygdommen er anmeldt til arbejdsgiver på 1. sygedag (Gælder uanset om medarbejderen opholder sig i DK eller i udlandet ved sygdommens indtræden). De 5 (1 første sygedage giver ikke ret til erstatningsferie. Såfremt en medarbejder har flere ferieperioder med sygdom i samme ferieår, har medarbejderen ret til erstatningsferie for sygdom under ferie efter 5. sygedag, uanset hvor mange ferieperioder medarbejderen har i ferieåret. Dvs: har medarbejderen brugt de første 5 (1 egen-betalte sygedage under sin første ferieperiode, og igen bliver syg under sin anden ferieperiode, da har medarbejderen ret til erstatningsferie fra 1. sygedag. (1: Hvis der ikke er optjent fuld ferieret, nedsættes de 5 egen-betalte sygedage forholdsmæssigt. Orlov som feriehindring Der kan ikke afholdes ferie samtidig med graviditets-, barsels-, eller forældreorlov. Ved graviditets-, barsels-, eller forældreorlov kan orloven suspenderes under ferien, og orloven forlænges tilsvarende. Ferien kan også udskydes til senere afholdelse. I de fleste tilfælde er det en god ide at indgå skriftlig aftale med den ansatte om ferieafholdese og tilbagevenden inden orloven påbegyndes. Hvis ferien ikke har kunnet afvikles på grund af orlov, kan skolen og den ansatte aftale, at ferien overføres til det følgende ferieår. Hvis der ikke indgås aftale herom, udbetales ferien kontant. 8

Ferieoverførsel og udbetaling Tilgodehavende ferie, der ikke har kunnet afvikles som følge af feriehindring, såsom aftjening af værnepligt, sygdom, barsel, adoptionsorlov mv., kan overføres til det følgende ferieår. Konstateres det ved ferieårets udløb, at en medarbejder på grund af en feriehindring ikke har afviklet hele eller dele af sin ferie, kan den pågældende og skolen indgå aftale om, at ferien overføres til det følgende ferieår. I modsat fald udbetales feriepengene kontant. Hvis en medarbejders feriehindring medfører, at vedkommende ikke kan afholde sin hovedferie(3 uger/typisk sommerferie) inden hovedferieperiodens udløb d. 30. september i ferieåret, kan medarbejderen vælge at få udbetalt sine feriepenge for den ikke afholdte hovedferie allerede d. 30. september. Hvis medarbejderen ikke positivt har tilkendegivet, at ferien ønskes afholdt senere i ferieåret, skal ledelsen på eget initiativ udbetale feriepengene. Særlig feriegodtgørelse Ledere, lærere/bh.kl.ledere, BUPL-OK og 3F-OK(1,5%) Hvis man afvikler ferie med løn, har man ret til særlig feriegodtgørelse, som er et ikke ferieberettiget skattepligtigt beløb, der normalt udbetales med maj-månedslønnen. Man har dog ikke krav på feriegodtgørelsen før den måned, man begynder ferieafviklingen, hvilket normalt vil sige juli måned. Det er altså en forudsætning, at ferien afvikles med løn. (Hvis den ansatte alligevel fratræder, inden al ferie er afviklet, og der allerede er udbetalt særlig feriegodtgørelse, modregnes den særlige feriegodtgørelse ved beregningen af feriepenge ved fratræden for den del af ferien, der ikke er afviklet. Modregningen foretages i indbetalingen til FerieKonto.) Ferietillægget beregnes som 1,5% af alle indkomstskattepligtige beløb i optjeningsåret herunder løn i ferien. Pensionstillægget - svarende til 1/3 af den samlede indbetaling til pensionskassen, indgår ikke i beregningsgrundlaget for ferietillæg. Normalt vil man kunne se beregningsgrundlaget i lønsedlen for december under betegnelsen ferieberettiget løn. (Det forudsætter, at løn udbetalt under ferie er medtaget som ferieberettiget løn.) Feriepenge og særlige feriedage beregnes ikke af det samme beregningsgrundlag som ferietillægget! Se herom i afsnittet om feriepengeberegningsgrundlaget. Særlig feriegodtgørelse HK(Lilleskolerne) Til ansatte med HK(lilleskolerne) overenskomst ydes feriegodtgørelsen med 1,5%. Overenskomsten følger dog ferieloven hvorfor der ikke er adgang til modregning af godtgørelsen ved fratræden. Særlig feriegodtgørelse - Øvrigt personale Såfremt der for TAP personale eller for pædagoger uden BUPL overenskomst ikke er aftalt, at de er omfattet af statens ferieaftale, gælder ferielovens regler, om et ferietillæg på 1%. Fratræder øvrigt personale der ikke er omfattet af ferieaftalen sin stilling inden al ferie er afviklet, og der allerede er udbetalt særlig feriegodtgørelse, da har arbejdsgiveren IKKE adgang til, at modregne denne godtgørelse i feriepengene der overføres til FerieKonto. 9

Særlige feriedage I forbindelse med OK-15 bortfaldt den hidtidige adgang til at indregne de særlige feriedage i årsnormen. Fremadrettet administreres de særlige feriedage efter reglerne i ferieaftalen, og skal enten afholdes på i forvejen planlagte arbejdsdage eller udbetales. Tidspunktet for afholdelsen af de særlige feriedage skal aftales imellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Ledelsen kan dog ikke pålægge medarbejderen at holde særlige feriedage. Medarbejderens ønske om placeringen af særlige feriedage skal så vidt muligt imødekommes og ledelsen skal have særligt vægtigt grunde til ikke at imødekomme medarbejderens ønske. Det er dog en forudsætning at afholdelsen er foreneligt med arbejdet, samt at placeringen af dagene samlet set ikke afviger væsentligt fra den måde, hvorpå arbejdet normalt er tilrettelagt. Der gælder ikke bestemte varslingsfrister for afholdelse af særlige feriedage, men medarbejderen skal så tidligt som muligt meddele ledelsen om, hvornår en særlig feriedag ønskes afholdt. Er de særlige feriedage ikke afholdt eller planlagt senest d. 1. januar, kan ledelsen planlægge dagene for medarbejderen. Det betyder, at ledelsen i det tilfælde kan varsle dagene afholdt efter de regler, der gælder for restferie (dvs. varsling med mindst 1. mdr., og til afholdelse i hele dage). Kontant udbetaling af de særlige feriedage kan finde sted, hvis medarbejderen og ledelsen ikke får planlagt dagene, og at de er ikke er afviklet ved ferieårets udløb. I alle andre tilfælde kræver udbetaling, at skolen og medarbejderen er enige om, at dagene skal godtgøres kontant, og hverken skole eller medarbejderen kan således ensidigt bestemme, at de særlige feriedage skal udbetales. Kontant udbetaling finder desuden sted ved medarbejderens fratræden, hvor de optjente særlige feriedage, som ikke er afholdt, udbetales til den ansattes lønkonto. Ved udbetaling udgør den kontante godtgørelse 2,5% af feriepengeberegningsgrundlaget. 10

Kort om særlige feriedage Optjeningsåret er hele det forudgående kalenderår. (1. januar 31. december). Afviklingsåret er ferieåret som følger optjeningsåret. (1. maj 30. april). Der optjenes 0,42 særlige feriedag pr. måneds ansættelse. (Ved ansættelse mindre end en mdr., foretages der en forholdsmæssigt beregning). Ved ansættelse hele optjeningsåret optjenes der dermed: 0,42 særlige feriedage * 12 mdr. = 5 særlige feriedage. Feriepengeberegningsgrundlaget Til brug for udbetaling af særlige feriedage samt feriegodtgørelse Ferieberettiget løn i optjeningsåret + årets pensionstillæg/eget bidrag pension (og lønmodtagerbidrag til ATP) - løn under afvikling af ferie(normalt 20 dage i juli og 5 dage i august - Pensionstillæg/eget bidrag under afvikling af ferie (og ATP) (samme periode som ovenfor) = Feriepengeberegningsgrundlaget Udbetaling af særlige feriedage De særlige feriedage der er optjent i kalenderåret 2015, og som ikke er afholdt i ferieåret der går fra d. 1. maj 2015 30. april 2016 udbetales d. 30. april 2016. De særlige feriedage, der er optjent i kalenderåret 2015, skal afholdes i ferieåret, der går fra d. 1. maj 2016 til d. 30. april 2017. Er dagene eller nogle af dagene ikke afholdt, sker udbetalingen d. 30. april 2017. Udbetaling af alle optjente særlige feriedage Hvis alle særlige feriedage skal udbetales, beregnes 2,5% af feriepengeberegningsgrundlaget uanset om den ansatte har været beskæftiget hele optjeningsåret. Delvis udbetaling af alle optjente særlige feriedage Har man været beskæftiget hele optjeningsåret og en eller flere særlige feriedage har været afviklet i arbejdstiden, foretages et fradrag i de 2,5% med 0,5% pr. afviklet dag. Eksempel: Hvis der har været afviklet 1 særlig feriedag, udbetales 2,0% af feriepengeberegningsgrundlaget. 11

Delvis udbetaling af særlige feriedage med beskæftigelse i en del af optjeningsåret Har man ikke været beskæftiget hele optjeningsåret, og en eller flere dage har været afviklet i arbejdstiden, opgøres først værdien af en særlig feriedag for det pågældende optjeningsår. Proceduren kan beskrives på følgende måde: Beregning af delvis udbetaling af særlige feriedage med besk. i en del af optjeningsåret: X = Antalles af optjente særlige feriedage opgøres*) Y = 2,5% af feriepengeberegningsgrundlaget beregnet i kr. Z = 1 særlig feriedags værdi: Y kr./x Antallet af resterende særlige feriedage ganges med Z kr. *) 0,42 dag for hver hele mdr. beskæftigelse + en forholdsmæssig del heraf ved beskæftigelse mindre end 1 mdr. Eksempel En lærer ansættes d. 1. august 2014. Læreren optjener 5 * 0,42 særlige feriedage = 2,1 dage til afholdelse i ferieåret 15/16. I ferieåret afholder læreren 1 særlig feriedag. Feriepengeberegningsgrundlaget for optjeningsåret er kr. 137.275,- X = 2,1 Y = Kr. 3.431,88 Z = Kr. 3.431,88/2,1 = 1.634,23 Skyldige særlige feriedage = kr. 1.634,23 * (2,1-1) = 1.797,65 Kr. 1.797,65 udbetales efter fradrag af skat direkte til læreren d. 30. april 2016. Udbetaling af særlige feriedage ved fratræden. Når en medarbejder med ret til særlige feriedage fratræder, skal medarbejderen have afregnet de særlige feriedage. Afregningen gælder for indeværende kalenderår, evt. sidste kalender år og evt. også helt eller delvist forrige kalender år, altså i alt 3 år. 12

Ferie Kort om ferie Optjeningsåret er hele det forudgåede kalenderår. (1. januar 31. december). Afviklingsåret er ferieåret som følger optjeningsåret. (1. maj 30. april). Der optjenes 2,08 feriedag pr. måneds ansættelse. (Ved ansættelse mindre end en mdr., foretages der en forholdsmæssigt beregning). Ved ansættelse hele optjeningsåret optjenes der dermed: 2,08 feriedage * 12 mdr. = 25 feriedage. Lærere, (skole)ledere og børnehaveklasseledere har pligt til at afvikle alle 5 ugers ferie i sammenhæng i elevernes sommerferie. Medmindre skolen inden udgangen af marts har planlagt og meddelt en anden ferieafviklingsplan, afvikles ferie for lærere, ledere og bhkl.ledere i de første 5 arbejdsdage i august og de sidste 20 arbejdsdage i juli. Feriepengeberegningsgrundlaget Til brug for udbetaling af særlige feriedage samt feriegodtgørelse Ferieberettiget løn i optjeningsåret + årets pensionstillæg/eget bidrag pension (og lønmodtagerbidrag til ATP) - løn under afvikling af ferie(normalt 20 dage i juli og 5 dage i august - Pensionstillæg/eget bidrag under afvikling af ferie (og ATP) (samme periode som ovenfor) = Feriepengeberegningsgrundlaget 13

Nyansatte og lønfradrag for enkelte dage Nyansatte, der ikke har afviklet hele sin ferie, og som ønsker at afvikle ferie med feriepenge, der står på FerieKonto eller med feriedagpenge fra sin A-kasse eller helt uden penge, skal have foretaget et lønfradrag under denne ferieafvikling, da der jo ikke er optjent ret til ferie med løn under det aktuelle ansættelsesforhold. Ansatte, der løbende får indsat feriepenge på FerieKonto, skal også rutinemæssigt have foretaget et lønfradrag under afvikling af ferie. Lærere, der tiltræder d. 1. august 2016, har pligt til at afvikle 5 feriedage i begyndelsen af august. Da de af gode grunde ikke kan have optjent ret til feriedage i indeværende ferieår, skal de have foretaget et fradrag i august måneds løn på 5 x 4,62% af den ellers fast påregnelige månedsløn. (Se herom på side 6). De har evt. mulighed for at få udbetalt feriepenge fra FerieKonto indbetalt af tidligere arbejdsgiver. Hvis den tiltrædende ikke har penge på FerieKonto eller har ret til feriedagpenge, kan man muligvis melde sig til kommunens jobcenter og få dagpenge, hvis man altså er dagpengeberettiget. Der kan også være mulighed for, at læreren, efter aftale med skolens ledelse, arbejder disse dage og dermed ikke afvikler ferie. I så fald skal der ikke foretages lønfradrag og den ansatte kan så heller ikke hæve evt. feriepenge (se afsnittet om Ferieloven side 3). (Har en ansat fået bevilget tjenestefrihed uden løn for enkelte dage, skal der på tilsvarende måde foretages et lønfradrag.) Iflg. Ferieloven beregnes fradraget for en sådan feriedag (eller tjenestefri dag uden løn) som 4,8% af den faste månedsløn. For ansatte omfattet af Ferieaftalen, dvs. lærere, ledere og bhkl.ledere og pædagoger i skoler med BUPL-overenskomst, 3F(Lilleskolerne) samt andre der kontraktmæssigt er omfattet af samme regel, udgør fradraget 4,62%. Den faste månedsløn vil i almindelighed sige basisløn og pension plus decentrale løndele ( ny løn ), herunder udligningstillæg. For øvrige ansatte kan det være skalatrinsløn og evt. pension. (De 4,8% eller 4,62% er en tilnærmet værdi svarende til den andel, som 1 arbejdsdag udgør af en måneds gennemsnitlige antal arbejdsdage, som i virkeligheden er forskellig fra måned til måned, og som også afhænger af antallet af aftalte søgnehelligdage. Fradragsberegningsmetoden har den fordel, at den er simpel at beregne og rimeligt nem at gennemskue.) Eksempel: En lærer ansat d. 1. august, skal fradrages for 5 feriedage. Lærerens fastpåregnelige månedsløn for august mdr. er: kr. 29.910,- Pension for august mdr: 5.174,43 Fradrag i august mdr. løn vedr. 5 feriedage: kr. 29.910,- * 5 * 4,62% = 6.909.21 Fradrag i august mdr. pension vedr. 5 feriedage: kr. 5.174,43 * 5 * 4,62% = 1.195,29 (Der foretages ikke fradrag for pension til efterlønskassen). 14

Udbetaling af løn i ferien (juli-august måned) Ved en normperiodes udløb skal arbejdstiden opgøres, og evt. merarbejde/overarbejde udbetales. Derudover afholder lærerne 20 feriedage i juli og 5 feriedage i august. Har den ansatte ikke været ansat hele det forrige kalenderår, og dermed ikke optjent ret til løn i ferien, skal der under ferien foretages et feriefradrag. Har den ansatte under ferietidspunktet ikke samme beskæftigelsesgrad som i optjeningsåret(året før), Udregnes der en feriedifference, som både kan være positivt og negativt. Dette gælder dog kun ansatte under ferieaftalen(se evt. skema side 4). Ansatte under ferieloven skal kun have beregnet en feriedifference, såfremt den gennemsnitlige arbejdstid i ferieåret afviger mere end 20% fra den gennemsnitlige arbejdstid i optjeningsåret. Herunder beskrives og gives eksempler på opgørelse af arbejdstiden, feriefradrag, feriedifference samt eksempel på både feriefradrag og feriedifference. Arbejdstidsopgørelse Inden endelig beregning af løn i ferien kan foretages, skal alle, der er ansat på en årsnorm med opgørelse hver den 31. juli (det gælder bl.a. lærere og børnehaveklasseledere), have opgjort deres arbejdstid for det forløbne skoleår. Deltidsansatte får ved merarbejde i årets løb beregnet en endelig beskæftigelsesgrad, foruden at timerne selvfølgelig udbetales eller overføres efter gældende regler Fradrag vedr. manglende beskæftigelse i optjeningsåret Har en ansat med ret til ferie med løn ikke været beskæftiget hele optjeningsåret, skal der for den del af ferien, der ikke er optjent ret til, ske lønfradrag i alle fast påregnelige løndele og pension til lærernes pension. (Fast påregnelige løndele er nævnt på side 6). For lærere, (skole)ledere og børnehaveklasseledere med pligt til at holde 5 ugers (25 dage) samlet ferie i elevernes sommerferieperiode foretages dette fradrag i juli-månedslønnen og evt. i augustlønnen (De 20 dage vedrører juli og 5 dage vedrører august). Fradraget pr. dag udgør 4,62% af den fast påregnelige månedsløn for ansatte omfattet af Ferieaftalen i staten. På tilsvarende måde foretages et fradrag i pensionen (dog ikke tjenestemandspension). Ved afvikling af ferie uden ferieret foretages for ansatte, der kun er omfattet af Ferieloven, et lønfradrag på 4,8% pr. dags ferie af den normale måneds fast påregnelige løndele og pension. (Se eksempel næste side) 15

Eksempel: En lærer ansat d. 1. august 2015, har optjent ret til løn i ferien 2016 for 5 mdr. * 2,08 feridage = 10,4 feriedage. I juli mdr. afholder læreren 20 feriedage, hvor kun de 10,4 er optjent med løn. Dvs. at der skal laves et lønfradrag for 20 10,4 = 9,6 feriedag. Lærerens fastpåregnelige månedsløn for juli 2016: kr. 29.910,- Pension for juli 2016: 5.174,43 Fradrag i juli mdr. løn: kr. 29.910,- * 9,6 * 4,62% = kr. -13.265,68 Fradrag i juli mdr. pension: kr. 5.174,43 * 9,6 * 4,62% = kr. -2.294,96 (Der foretages ikke fradrag for pension til efterlønskassen). HUSK: er de første 5 hverdage i august 2016 ferie, da fradrages der ligeledes for disse. 16

Feriedifference Hvis beskæftigelsesgraden på ferietidspunktet ikke er den samme som den gennemsnitlige beskæftigelsesgrad for optjeningsåret, skal der beregnes en feriedifference, som kan være enten positiv eller negativ, som omtalt i indledningen. Beskæftigelsesgraden for fuldtidsansatte regnes i forbindelse med feriedifference (og fradrag for manglende beskæftigelsesperiode i optjeningsåret) til 100% uanset evt. overtid, herunder løbende overtid iflg. aktivitetsplan. (Ved plustidsansættelse regnes dog med plustidsbeskæftigelsesgraden.) Gennemsnitlig beskæftigelsesgrad i optjeningsåret Den gennemsnitlige beskæftigelsesgrad i optjeningsåret skal som nævnt beregnes. Som regel har man den samme beskæftigelsesgrad i et helt skoleår ad gangen, evt. efter omregning pga. merarbejde. Hvis dette er tilfældet, beregnes gennemsnittet som 7/12 af beskæftigelsesgraden for det forrige skoleår (jan juli) og 5/12 af det forløbne skoleår (aug dec). (Beskæftigelsesgraden for det foregående skoleår er den endelige, dvs. efter foretagen årsopgørelse). Har der været tale om ændret beskæftigelsesgrad for andre perioder (forudsætter ændret opgaveoversigt, og evt. ændret ansættelsesbrev) beregnes gennemsnittet forholdsmæssigt, idet også dele af måneder regnes konkret ud fra antallet af kalenderdage (i februar 28 eller 29 dage). Feriedifference Husk, at der ikke skal beregnes feriedifference for øvrige ansatte samt HK(Lilleskolerne), medmindre forskellen i beskæftigelsesgrad er mindst 20 procent! Feriedifferencen for ferien i juli mdr. 2016 beregnes på flg. måde: (gnsn. BG i 2015 BG 2016 1) ) * månedsløn 2) * 20 3) * 4,62% Feriedifferencen for ferien i august mdr. 2016 beregnes på flg. måde: (gnsn. BG i 2015 BG 2016 1) ) * månedsløn 2) * 5 3) * 4,62% 1) Beskæftigelsesgraden i 2016 er den, der gælder på udbetalingstidspunktet. 2) månedslønnen indeholder de løndele, der er direkte afhængige af beskæftigelsesgraden 3) Forudsætter at der er optjent mindst 20 feriedage 4) Forudsætter at der er optjent mindst 25 feriedage 17

Eksempel feriedifference. Lærer ansat hele 2015. Beskæftigelsesgrad fra jan-juli 2054 = 85% Beskæftigelsesgrad fra august-december 2015 = 100% Beskæftigelsesgraden for ferieafviklingstidspunktet/juli mdr. er 100% På ferietidspunktet juli og august mdr. 2016 tæller de løndele, der er direkte afhængig af beskæftigelsesgraden, kr. 29.909,91(Bemærk ikke altid aug. mdr er lig med juli mdr.). Gennemsnitlige beskæftigelsesgrad for 2015: ((7 mdr.*0,85)+(5 mdr. *1))/12 = 0,9125 Feriedifference i juli 2016: (0,9125-1) * 29.909,91 * 20 * 4,62% = kr. -2.418,22 Feriedifference i august 2016: (0,9125-1) * 29.909,91 * 5 * 4,62% = kr. -604,55 HUSK samme fradrag vedr. pension.. Her foretages det samme regnestykke, blot indsættes der normal pensionsindbetaling i formlerne i stedet for lønnen! (Der foretages ikke fradrag for pension til efterlønskassen). 18

Eksempel Delvis optjening af ret til ferie med løn og ændret beskæftigelsesgrad Bhkl.leder ansat d. 12. marts 2015 med beskæftigelsesgrad: 78,86% Fra 1. august 2015 ændres beskæftigelsesgraden til: 66,14% Gennemsnitlige beskæftigelsesgrad for 2015: (0,7886 * 4 20 / 31+0,6614 * 5)/ 9 20 / 31 = 0,7227 Der er optjent ret til ferie med løn i 9 20 / 31 måned a 2,08 dage = 20,06 dage I juli mdr. afholdes 20 feriedage, og da bhkl.lederen havde optjent ret til 20,06 feriedage, vil der først ske fradrag i august mdr. løn på (5-0,06) 4,94 feriedage. Juli mdr. løn: Normal mdr.løn juli 2016(Alle fast påregnelige løndele) 17.361,08 BG-afhængig fuldtidsløn i juli 2016: 24.278,75 Feriedifference: (0,7227-0,6614) * 4,62% * 20 * 24.278,75 = +1.357,31 (Hvis besk.grad er over 100% reduceres den ved beregning af ferieløn til 100%) August mdr. løn: Normal mdr.løn august 2016(alle fast påregnelige løndele) 17.802,18 BG-afhængig fuldtidsløn i august 2016: 24.945,67 Der fradrages for manglende optjening for 4,94 dage samt feriedifference for 0,06 feriedag. Feriefradrag: 17.802,18 * 4,94 * 4,62% = -4.062,96 Feriedifference: (0,7227-0,6614) * 4,62% * 0,6 dag * 24.945,67 = +42,39 HUSK samme fradrag vedr. pension til lærernes pension. Her foretages det samme regnestykke, blot indsættes der normal pensionsindbetaling i formlerne i stedet for lønnen! (Der foretages ikke fradrag for pension til efterlønskassen). 19

Eksempel Ingen optjening af ret til ferie med løn Lærer ansat i 2016 med beskæftigelsesgrad på 80% Fast påregnelig månedsløn i juli 2016: 20.259,01 Fast påregnelig månedsløn i august 2016: 20.356,75 Da læreren ikke har været ansat i 2015 fradrages der for hele ferien: 20 dage i juli og 5 dage i august. Fradrag i juli løn: 20.259,01 * 20 * 4,62% = -18.719,33 Fradrag i august løn: 20.356,75 * 5 * 4,62% = - 4.702,41 HUSK samme fradrag vedr. pension til lærernes pension. Her foretages det samme regnestykke, blot indsættes der normal pensionsindbetaling i formlerne i stedet for lønnen! (Der foretages ikke fradrag for pension til efterlønskassen). 20

Feriepenge ved fratræden Når en medarbejder fratræder, skal feriepenge for den tilgodehavende ferie indbetales til FerieKonto. Hvis den fratrædende afvikler ferie umiddelbart efter sin fratræden, skal feriepenge Ikke over FerieKonto, men i stedet udbetales direkte til den ansatte. For at konstatere, om en fratrædende medarbejder har ferie til gode, er det vigtigt at alle ferieperioder har været aftalt skriftligt. Det er normalt ikke problematisk at konstatere for lærere, der afvikler alle 5 ugers ferie i sammenhæng i elevernes sommerferieperiode. Det er derimod uværdigt at strides om, hvorvidt nogle arbejdsfrie perioder var ferie eller fx afspadsering for fx en fratrædende pedel eller sekretær. Feriepengeberegningsgrundlaget Til brug for udbetaling af særlige feriedage samt feriegodtgørelse Ferieberettiget løn i optjeningsåret + årets pensionstillæg/eget bidrag pension (og lønmodtagerbidrag til ATP) - løn under afvikling af ferie (Normalt 20 dage i juli og 5 dage i august - Pensionstillæg/eget bidrag under afvikling af ferie (og ATP) (samme periode som ovenfor) = Feriepengeberegningsgrundlaget 21

Oversigt over hvilke dage der ved fratræden skal udbetales - afhængig af ansættelsestidspunkt Normal ferie: 20 dage i juli og 5 dage i august OBS: Er man omfattet af ferieaftalen, skal man ved fratræden modregne evt allerede udbetalt ferietillæg forholdsmæssigt for ikke afviklet ferie med løn. fratrådt i 2016 ansat i 2016 ansat i 2015 ansat før 2015 1. jan - 3. juli 4. juli - 5. aug 1: I: 1: I: 2: II: 1: I: 2: II: IV: 6. aug - 31 dec 1: I: 3: III: 1: feriepenge optjent i 2016 2: feriepenge optjent i 2015 3: Evt. restferie optjent i 2015 I: særlige feriedage optjent i 2016 II: særlige feriedage optjent i 2015 III: ikke afviklede særlige feriedage optjent i 2015 IV: ikke afviklede særlige feriedage optjent i 2014 Fratræden før afvikling af ferie den gule farve er beskrevet på side 23. Fratræden efter delvis afholdelse af ferie den grønne farve er beskrevet på side 24. Fratræden efter delvis afholdelse af ferie og ikke ansat hele optjeningsåret er beskrevet på side 25. Fratræden efter afholdelse af ferie den blå farve er beskrevet på side 25. 22

A: Fratræden før afvikling af ferie Fratræder en medarbejder i perioden efter 1. januar til feriens begyndelse (d. 4. juli 2016), indbetales feriepenge for perioden fra 1. januar 2016 til fratrædelsesdatoen. Disse feriepenge skal bruges i ferieåret der starter 1. maj 2017. Da der ikke er afviklet ferie optjent sidste kalenderår, skal der også indbetales feriepenge for 2015. Disse feriepenge skal bruges i ferieåret der starter 1. maj 2016. Feriepenge udgør 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget (se beregningsmetode side 21), og indbetales til FerieKonto efter foretaget skattetræk. Såfremt den ansatte går direkte på ferie, skal feriepengene optjent i 2015 udbetales direkte til den ansatte. Eksempel: Fratræden før afvikling af ferie(d. 30. juni 2016). Feriepengeberegningsgrundlaget for 2015 ansat hele året: kr. 354.000,- Feriepengeberegningsgrundlaget for 2016(1. jan 30.06): kr. 177.000,- Der udbetales 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget for såvel 2016 og 2015 2015: (2,08 * 12) = 25 feriedage - 12,5% af 354.000,- = 44.250,- 2016: (2,08 * 6) = 12,48 feriedag 12,5% af 177.000,- = 22.125,- Er der i maj 2016 udbetalt 1,5% særlig ferietillæg og den fratrædende er omfattet af ferieaftalen, da modregnes disse før feriepengene sendes til feriekonto. Er der feks. udbetalt kr. 4.500,- da fradrages disse fra kr. 22.125,- således der kun overføres kr. 17.625,- til feriekonto. 23

B: Fratræden efter delvis afvikling af ferie Feriepenge 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget for fratrædelsesåret 2016 beregnes og indsættes på FerieKonto til afvikling næste ferieår, der starter 1. maj 2017. De resterende antal feriedage, optjent i sidste kalenderår, opgøres og oplyses til FerieKonto, og der indsættes feriepenge for de feriedage, der ikke er afviklet. Hvis restferien afvikles umiddelbart efter fratrædelsen skal feriepenge optjent i 2015 udbetales direkte til den fratrædende. Har den fratrædende været beskæftiget hele det sidste kalenderår, indsættes eller udbetales 0,5% af feriepengeberegningsgrundlaget for sidste år for hver resterende feriedag. Eksempel: Fratræden efter delvis afvikling af ferie(d. 31. juli 2016) Feriepengeberegningsgrundlaget for 2015 ansat hele året: kr. 360.000,- Feriepengeberegningsgrundlaget for 2016(1. jan 31.07): kr. 210.000,- Ferie optjent 2015 I juli mdr. 2016 afholdes der 20 feriedage, ud af ialt 25 dage - optjent i 2015. Vedr. optjeningsåret 2015 udbetales der derfor 12,5%-(20*0,5%) = 2,5% af feriepengeberegningsgrundlaget. 2015: (25-20) = 5 feriedage: 2,5% af 310.000,- = 9.000,- 2016 Der udbetales 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget for 2016. 2016: (2,08 * 7) = 14,56 feriedage: 12,5% af 210.000,- = 26.250,- Er der i maj 2015 udbetalt 1,5% særlig ferietillæg og er den fratrædende omfattet af ferieaftalen, da modregnes 5/25 dele af disse før feriepengene sendes til feriekonto. Er der feks. udbetalt kr. 4.500,- da fradrages (4.500,-*5/25) = kr. 900,- inden feriepengene sendes til feriekonto. Dsv. at der til feriekonto overføres kr. 26.250-900 = kr. 25.350,- OBS: Går den fratrådte direkte på ferie, da overføres feriepengene vedr. 2015 direkte til den fratrådtes konto. 24

Delvis udbetaling af feriedage med beskæftigelse i en del af optjeningsåret Har den fratrædende ikke været beskæftiget hele optjeningsåret, og en eller flere dage har været afviklet i arbejdstiden, opgøres først værdien af en feriedag for det pågældende optjeningsår. Proceduren kan beskrives på følgende måde: Beregning af delvis udbetaling af feriedage med besk. i en del af optjeningsåret: X = Antallet af optjente feriedage opgøres*) Y = 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget beregnet i kr. Z = 1 særlig feriedags værdi: Y kr./x Antallet af resterende særlige feriedage ganges med Z kr. *) 2,08 dag for hver hele mdr. beskæftigelse + en forholdsmæssig del heraf ved beskæftigelse mindre end 1 mdr. Eksempel En lærer ansættes d. 1. februar 2015. Læreren optjener 11 * 2,08 feriedage = 22,88 dage til afholdelse i ferieåret der starter d. 1. maj 2016. Læreren stopper på skolen d. 31.07.16, og afholder derfor kun 20 feriedage. Feriepengeberegningsgrundlaget for optjeningsåret 2015 er kr. 302.005,- X = 22,88 Y = 37.750,63 Z = (302.005*12,5%)/22,88 = 1.649,94 Skyldige feriedage = kr. 1.649,94 * (22,88-20) = 4.751,83 Kr. 4.751,83 til de resterende 2,88 feriedag overføres til feriekonto efter fradrag af skat, eller direkte til læreren såfremt læreren afholder sin ferie direkte efter ansættelsesforholdet er afsluttet. OBS: Har skolen i maj 2016 udbetalt 1,5% i særlig ferietillæg, da fradrages 2,88/22,88 af dette beløb fra de kr. 4.751,83. Læreren kan ikke både få 1,5% ferietillæg samt 12,5% feriegodtgørelse. Vedr. optjeningsåret 2016(januar-juli) overføres 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget til feriekonto. C: Fratræden efter afvikling af ferie, men før 1. Januar En lærer, der fratræder efter afholdelse af ferie(dvs. efter d. 5. august 2016), og dermed har fået udbetalt løn i ferien (og særlig feriegodtgørelse), er berettiget til 12,5% af feriepengeberegningsgrundlaget optjent i fratrædelsesåret - 2016. Beløbet indsættes på FerieKonto til afholdelse af ferie i ferieåret 1. maj 2017 30. april 2018. 25