REACH-IT - Brugermanual for industrien. Del 17 - Ændring af juridisk enhed

REACH-IT - Brugermanual for industrien Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012Udstedelsesdato: juli 2012

2 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 Version Ændringer 2.0 Dokument i nyt layout. Skærmbillederne opdateret for at afspejle den nyeste version af REACH-IT. 1.1 Mindre revisioner i dokumentet på grundlag af feedback fra brugerne. 1.0 Oktober 2008 Første version Del 17 - Ændring af juridisk enhed Reference: ECHA-12-G-30-DA Udstedelsesdato: Juli 2012 Sprog: Dansk Det Europæiske Kemikalieagentur, 2012 Forside Det Europæiske Kemikalieagentur Ansvarsfraskrivelse: Dette er en oversættelse til arbejdsbrug af et dokument, som oprindeligt blev offentliggjort på engelsk. Det originale dokument findes på ECHA s hjemmeside. Gengivelse er tilladt, hvis kilden angives i følgende form: "Kilde: Det Europæiske Kemikalieagentur, http://echa.europa.eu/", og det meddeles skriftligt til ECHA s kommunikationsafdeling (publications@echa.europa.eu). Dette dokument bliver tilgængeligt på følgende 22 sprog: bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til dette dokument, kan du indsende dem (med reference og udstedelsesdato) ved hjælp af forespørgselsblanketten. Der er adgang til blanketten via ECHA's kontaktside på: http://echa.europa.eu/da/contact. Det Europæiske Kemikalieagentur Postadresse: P.O. Box 400, FI-00121 Helsingfors, Finland Besøgsadresse: Annankatu 18, Helsingfors, Finland

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 6 2. Generelt om ændring af juridisk enhed... 6 2.1 Definitioner... 6 2.2 Virksomhedernes forpligtelser... 7 2.2.1 Ændring af navn... 7 2.2.2 Ændring af juridisk person... 8 2.3 Overblik over processen til ændring af juridisk enhed... 9 2.4 Forretningsscenarier... 10 2.4.1 Fusion overtagelse (eller opkøb)... 11 2.4.2 Fusion sammenlægning af ligeværdige parter... 12 2.4.3 Opsplitning udskillelse af koncernaktiviteter/frasalg af datterselskab... 12 2.4.4 Opsplitning - deling... 13 2.4.5 Overførsel af aktiver... 13 2.4.6 Ændring af enerepræsentant... 14 2.5 Specifik funktion kodet til ændring af juridisk enhed i REACH-IT... 14 2.5.1 Udelelighed af emner... 14 2.5.2 Referencenumre og indsendelsesnumre... 14 2.5.3 Princippet om en registrering pr. stof pr. virksomhed... 14 2.5.4 Konsekutive ændringer af juridisk enhed... 15 2.5.5 Fælles indsendelser... 15 2.5.6 Tredjepartrepræsentanter... 15 2.5.7 Sikkerhedskoder... 15 2.5.8 Fakturering... 15 2.5.9 Undtagelser... 16 2.5.10 Forretningsregler... 16 3. Trinvise instrukser... 17 3.1 Emner i menuen til ændring af juridisk enhed... 17 3.2 Foretag ændring af juridisk enhed... 17 3.2.1 Foretag en ny ændring af juridisk enhed... 18 3.2.2 Fortsæt med at foretage ændring af en eksisterende juridisk enhed... 26 3.3 Valider en ændring af juridisk enhed... 27 3.3.1 Valider en ændring af juridisk enhed... 27 3.3.2 Anmodning om ajourføring af ændring af juridisk enhed... 32 3.4 Se ændringer af juridisk enhed... 33 3.5 Rediger en ændring af juridisk enhed... 34 3.5.1 Ajourføring på anmodning... 34 3.5.2 Ajourføring efter færdiggørelse... 34 3.6 Slet en ændring af juridisk enhed... 35 3.7 Eksporter emneliste... 35

4 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 3.7.1 Udarbejd en ny liste... 35 3.7.2 Rediger liste... 38 3.7.3 Eksporter liste... 38 3.7.4 Slet liste... 39 Figurtabel Fig. 1: Processen til ændring af juridisk enhed og tilsvarende status i REACH-IT... 10 Fig. 2: Fusion overtagelse (eller opkøb)... 11 Fig. 3: Fusion sammenlægning af ligeværdige parter... 12 Fig. 4: Opsplitning udskillelse af koncernaktiviteter/frasalg af datterselskab... 12 Fig. 5: Opsplitning - deling... 13 Fig. 6: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed... 13 Fig. 7: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed... 14 Fig. 8: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed... 17 Fig. 9: Trin til at foretage ændring af juridisk enhed... 18 Fig. 10: Foretag en ny ændring af juridisk enhed... 18 Fig. 11: Oplysningsfaneblad... 19 Fig. 12: Dokumentation for ændringen af den juridiske enhed... 19 Fig. 13: Tilføjelse eller sletning af dokumentation for ændring af juridisk enhed... 20 Fig. 14: Kontakt til ændring af den juridiske enhed... 20 Fig. 15: Type af ændring af juridisk enhed og listeoprettelsesmetode... 21 Fig. 16: Søg alle emner... 22 Fig. 17: Se valgte emner... 23 Fig. 18: CSV-upload... 24 Fig. 19: Validering af ændring af juridisk enhed... 25 Fig. 20: Bekræftelse af foretagelse af ændring af juridisk enhed... 25 Fig. 21: Fortsæt foretagelse af udkast til ændring af juridisk enhed... 26 Fig. 22: Fortsæt foretagelse af udkast til ændring af juridisk enhed på skærmbilledet view... 27 Fig. 23: Find den ændring af juridisk enhed, der skal valideres... 28 Fig. 24: Indtast sikkerhedskoden for ændring af juridisk enhed... 28 Fig. 25: Detaljerede oplysninger om ændring af juridiske enhed... 29 Fig. 26: Kontakt til ændring af den juridiske enhed... 29 Fig. 27: Kontakt for fælles indsendelse... 30 Fig. 28: Præ-SIEF-kontakt... 30 Fig. 29: Tredjepartrepræsentantkontakt... 31 Fig. 30: Valider ændring af juridisk enhed... 32 Fig. 31: Valider ændring af juridisk enhed... 32 Fig. 32: Se ændringer af juridisk enhed... 33 Fig. 33: Udarbejd eksportemneliste... 36

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 5 Fig. 34: Eksportliste udvalgte emner... 36 Fig. 35: Tilføjelse af emner til eksportliste... 37 Fig. 36: Emner tilføjet til eksportliste... 38 Fig. 37: Eksport af liste i CSV-format... 39

6 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 1. Indledning Denne Del 17 Ændring af juridisk enhed af Brugermanual for industrien (IUM) forklarer og beskriver anvendelsen af de funktioner, som industrien skal anvende i henhold til REACH, når en virksomhed ændrer sin juridiske person. Denne manual er inddelt i to hoveddele. Kapitel 2 forklarer betydningen af en ændring af juridisk enhed i REACH-IT. Kapitel 3 er et sæt trinvise instrukser til anvendelse af funktionen til ændring af den juridiske enhed i REACH-IT. Før anvendelse af denne Del 17 anbefales det på det kraftigste, at brugeren læser Del 1 Sådan kommer du i gang med REACH-IT, hvor følgende emner er beskrevet mere detaljeret: Denne IUM s opbygning. Anvendte konventioner mht. ikoner, tekst, knapper, links osv. Baggrundsinformation om REACH-IT samt forbindelsen til IUCLID 5-webstedet og anvendelsen. 2. Generelt om ændring af juridisk enhed Formålet med dette kapitel er at sætte ændring af juridisk enhed i en samlet sammenhæng. I dette kapitel: defineres nøgleudtrykkene opsummeres virksomhedernes forpligtelser, for så vidt angår ændringer af navn og ændringer af juridisk person gives der et overblik over processen til ændring af den juridiske enhed i REACH-IT beskrives det, hvordan funktionen til ændring af den juridiske enhed i REACH-IT anvendes i de mest almindelige forretningssituationer angiver de mest almindelige bestemmelser, der er forbundet med ændring af den juridiske enhed. Næste kapitel beskriver, hvordan den juridiske enhed ændres trin for trin i REACH-IT. 2.1 Definitioner Nedenstående tabel definerer nøgleudtrykkene for ændring af den juridiske enhed i forbindelse med REACH-IT.

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 7 Tabel 1: Definition af nøgleudtryk Udtryk Definition Ændring af juridisk enhed Proces til ændring af juridisk enhed Oprindelig juridisk enhed Juridisk efterfølger Emne Emneliste Objekt i REACH-IT, der definerer parterne (oprindelig juridisk enhed og den juridiske efterfølger) og indholdet i en ændring af den juridiske person. Processen til overførsel af emner fra den oprindelige juridiske enhed til den juridiske efterfølger som følge af en ændring af den juridiske person. Den juridiske enhed (virksomhed), der er i besiddelse af emnerne før ændringen af den juridiske person. Den juridiske enhed (virksomhed), der overtager besiddelse af emnerne som resultat af ændringen af den juridiske person. Generelt udtryk, der anvendes om præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler, der kan overføres fra den oprindelige juridiske enhed til den juridiske efterfølger i processen til ændring af den juridiske enhed. Hvert emne har et referencenummer som unik identifikator. Liste, der definerer de emner, som overføres fra den oprindelige juridiske enhed til den juridiske efterfølger. Emnelisten er oprettet under oprettelsen af ændringen af den juridiske enhed i REACH-IT. 2.2 Virksomhedernes forpligtelser Virksomhedernes forpligtelser er forskellige, afhængigt af om de skifter navn skifter juridisk person. Generelt gælder disse forpligtelser alle virksomheder, der er præregistranter, registranter, PPORD-anmeldere, CLP-anmeldere og/eller forespørgere. Formålet med denne manual er at forklare, hvilke handlinger virksomhederne skal udføre i REACH-IT, når de har bestemt, hvilke af de ovenfor angivne tilfælde der gælder for deres særlige situation. Med hensyn til vejledning til bestemmelse af, hvilke forpligtelser der gælder for en virksomhed i særlige forretningsmæssige og juridiske sammenhænge, anbefales industrien at læse faktabladet om ændring af juridisk person og ændring af navn. 2.2.1 Ændring af navn Ifølge ECHA er der tale om en ændring af navnet, når en præregistrant, registrant, PPORDanmelder eller forespørger ændrer sit navn uden at ændre sin juridiske person (se endvidere nedenfor). Dette kan for eksempel ske som følge af en juridisk persons opkøb af aktier. REACH-IT har en funktion til ændring af navn ( name change functionality ). Med den kan virksomhederne foretage navneændringer. Denne funktion må ikke anvendes til at angive

8 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 ændringer af juridisk person. Nødvendige handlinger: Den juridiske enhed, der ændrer sit navn, skal angive dette i REACH-IT sammen med dokumentation for navneændringen (for eksempel et uddrag fra handelsregistret) og skal erklære, at ændringen af navnet ikke sker som følge af en ændring af den juridiske person. Der opkræves ikke gebyr for registranter, der ajourfører deres registrering som følge af en navneændring. 2.2.2 Ændring af juridisk person Ifølge ECHA er der tale om en ændring af den juridiske person i de nedenfor beskrevne situationer. 2.2.2.1 Fusion eller opdeling af virksomhed Den oprindelige juridiske enhed, som har indsendt oplysningerne til ECHA, ophører med at eje en præregistrering, registrering, PPORD eller forespørgsel som følge af en fusion eller en opdeling af virksomheden. Nødvendige handlinger: Den oprindelige juridiske enhed og den eller de juridiske efterfølgere skal effektuere ændringen/ændringerne af den juridiske enhed i REACH-IT for at afspejle ændringen/ændringerne og skal dokumentere ændringen/ændringerne af den juridiske person. Bemærk venligst, at forskellige juridiske enheder ikke kan deles om en registrering. Der skal betales et gebyr af den eller de juridiske efterfølgere i henhold til artikel 5, stk. 1, litra c), i gebyrforordningen for ændringer af den juridiske person. Det gebyr, der skal betales, afhænger af den juridiske efterfølgers størrelse efter ændringen af den juridiske person. Salg af aktiver Et salg af aktiver (for eksempel et anlæg, der anvendes til produktion af et stof) fra en virksomhed til en anden anses for at være en ændring af den juridiske person, hvor aktivernes ejer også accepterer at overføre sin registrering til aktivernes nye ejer. Nødvendige handlinger: Hvis han ikke allerede har indsendt en registrering, præregistrering, PPORD-anmeldelse eller forespørgsel vedrørende stoffet, der er forbundet med aktiverne, skal han sammen med sælgeren af aktiverne angive ændringen/ændringerne af den juridiske enhed i REACH-IT, således at de afspejler ændringen/ændringerne, og fremlægge dokumentation for salget af aktiverne. Bemærk venligst, at forskellige juridiske enheder ikke kan deles om en registrering. Den nye ejer skal betale et gebyr i henhold til artikel 5(1)(c) af gebyrforordningen. Det gebyr, der skal betales, afhænger af ejerens størrelse efter ændringen af den juridiske person. Den tidligere ejer af aktiverne kan især være nødt til at ajourføre sin registrering af stoffet/stofferne, der er forbundet med aktiverne som et resultat af salget (f.eks. hvis produktionsmængden påvirkes).

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 9 2.2.2.2 Ændring af enerepræsentant Når enerepræsentanten for en producent fra et tredjeland udskiftes, gælder følgende: Nødvendige handlinger: Den nye enerepræsentant skal indsende dokumentation for, at han er blevet udpeget som enerepræsentant af producenten fra et tredjeland, og at den tidligere enerepræsentant har accepteret denne ændring. Der skal betales et gebyr af den nye enerepræsentant i henhold til artikel 5, stk. 1), litra c), i gebyrforordningen for ændringer af den juridiske person. Det ajourføringsgebyr, der skal betales af enerepræsentanten, afhænger af størrelsen på den producent fra et tredjeland, han repræsenterer. 2.3 Overblik over processen til ændring af juridisk enhed Når en oprindelig juridisk enhed (LEA) efterfølges af en juridisk efterfølger (LEB) som følge af en fusion, en opdeling eller en ændring af enerepræsentant, kan en LEA med REACH-IT overføre præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler til sin juridiske efterfølger (LEB). De standardtrin, der skal følges i REACH-IT for at registrere en ændring af den juridisk enhed, er som følger: LEA opretter en ændring af den juridiske enhed i REACH-IT. LEA kommunikerer til LEB uden for REACH-IT (f.eks. via e-mail), at ændringen af den juridiske enhed er klar til gennemgang. LEB gennemgår ændringen af den juridiske enhed. [OM NØDVENDIGT] LEB anmoder LEA om at foretage ajourføringer af ændringen af den juridiske enhed. Især er det i LEB s interesse at bekræfte, at emnelisten indeholder alle de nødvendige præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler. [OM NØDVENDIGT] LEA ajourfører ændringen af den juridiske enhed som anmodet af LEB. Når LEB er tilfreds med indholdet i ændringen af den juridiske enhed, validerer LEB den. [OM NØDVENDIGT] oprettes en faktura for ændringen af den juridiske enhed, og den sendes til LEB af agenturet. Se kapitel 2.5.8 med hensyn til yderligere oplysninger om, hvorvidt der udstedes en faktura eller ej. [OM NØDVENDIGT] LEB betaler fakturaen. Alle definerede og validerede emner (præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler) overføres fra LEA til LEB i REACH-IT. [OM NØDVENDIGT] Hvis LEB ikke betaler for ændringen af den juridiske enhed inden for den forlængede betalingsfrist, slettes ændringen af den juridiske enhed i REACH-IT, og emnerne bliver ikke overført. Ovenstående trin er afbildet i nedenstående grafik, hvor hver kolonne repræsenterer opgaverne for de tre involverede aktører: LEA, LEB og ECHA. Derudover viser grafikken den tilsvarende status, som ændringen af den juridiske enhed har i REACH-IT i løbet af processen fra start til slut.

10 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 Fig. 1: Processen til ændring af juridisk enhed og tilsvarende status i REACH-IT Oprindelig juridisk enhed (LEA) Juridisk efterfølger (LEB) Det Europæiske Kemikalieagentur Status for ændringen af den juridiske enhed i REACH-IT 1. Opret ændringen af den juridiske enhed Udkast 2. Kontroller ændringen af den juridiske enhed Oprettet Er ændringen af den juridiske enhed som aftalt? NEJ 4. Ajourfør ændringen af den juridiske enhed 3. Anmod om ajourføring af ændringen af den juridiske enhed JA Ajourføring nødvendig 5. Valider ændringen af den juridiske enhed Skal der opkræves et gebyr? Valideret JA 6. Opret og send faktura NEJ Afventer betaling 7. Betal faktura Er fakturaen betalt? JA 8. Overfør emnerne til LEB NEJ Afventer overføring Tilendebragt 9. Slet ændringen af den juridiske enhed, og kontroller at emnerne forbliver hos LEA Slettet 2.4 Forretningsscenarier Afhængig af den forretningsmæssige sammenhæng for ændringen af den juridiske enhed skal der foretages en eller flere ændringer af den juridiske enhed i REACH-IT for at overføre de nødvendige emner fra en oprindelig juridisk enhed til den eller de juridiske efterfølgere.

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 11 De vigtigste forretningsscenarier er beskrevet nedenfor. Af hensyn til en korrekt fortolkning af diagrammerne bedes du bemærke følgende: De juridiske enheder i kolonnen Before ( Før ) viser virksomhederne før ændringen af den juridiske person. De juridiske enheder i kolonnen After ( Efter ) repræsenterer virksomhederne efter ændringen af den juridiske person. Pilene repræsenterer den eller de ændringer af den juridiske enhed, der foretages i REACH-IT mellem de afbildede virksomheder. Bemærk endvidere, at disse scenarier kun beskriver den mest enkle form af de forskellige typer ændring af den juridiske person. De viste hypotetiske tilfælde involverer kun et minimalt antal juridiske enheder. Virkelige tilfælde kan have flere facetter og involvere mange juridiske enheder og en række konsekutive (eller chained ) ændringer af den juridiske person. De samme principper gælder imidlertid også i mere komplekse scenarier. For eksempel kan en eksisterende virksomhed blive opdelt i flere end to nye virksomheder, eller en virksomhed kan udskille koncernaktiviteter eller helt frasælge et eller flere datterselskaber, som efterfølgende fusionerer med en eksisterende virksomhed. 2.4.1 Fusion overtagelse (eller opkøb) Fig. 2: Fusion overtagelse (eller opkøb) Før Efter LEA LEB LEB LEA overtages (eller opkøbes) af LEB, og LEA ophører med at eksistere. Ved en ændring af den juridiske enhed i REACH-IT skal LEA's præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler overføres til LEB. Som sådan bliver emnelisten for denne overførsel oprettet automatisk af REACH-IT og omfatter som standard alle LEA s emner.

12 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 2.4.2 Fusion sammenlægning af ligeværdige parter Fig. 3: Fusion sammenlægning af ligeværdige parter Før Efter LEA LEC LEB LEA og LEB går som ligeværdige parter sammen om at oprette en ny juridisk enhed, LEC. Både LEA og LEB ophører med at eksistere. Ved to ændringer af juridisk enhed i REACH-IT skal både LEA's og LEB s præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler overføres til LEB. Begge emnelister for disse overførsler bliver oprettet automatisk af REACH-IT og omfatter som standard alle LEA's og LEB's emner. 2.4.3 Opsplitning udskillelse af koncernaktiviteter/frasalg af datterselskab Fig. 4: Opsplitning udskillelse af koncernaktiviteter/frasalg af datterselskab Før Efter LEA LEA LEB LEB udskilles/frasælges fra LEA og bliver en ny juridisk enhed. LEA fortsætter med at eksistere. Ved en ændring af den juridiske enhed i REACH-IT skal LEA's præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler overføres til LEB. Emnelisten for denne overførsel oprettes manuelt eller halvautomatisk af LEA ved bulk upload og kan omfatte alle eller en undergruppe af LEA s emner.

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 13 2.4.4 Opsplitning - deling Fig. 5: Opsplitning - deling Før Efter LEB LEA LEC LEA opdeles i to nye juridiske enheder, LEB og LEC. LEA ophører med at eksistere. Ved to ændringer af juridisk enhed i REACH-IT skal LEA's præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler overføres til både LEB og LEC. Begge emnelister for disse overførsler oprettes manuelt eller halvautomatisk af LEA ved bulk upload. Tilsammen omfatter disse lister alle eller en undergruppe af LEA s emner. Hver enkel præregistrering, registrering, anmeldelse eller forespørgsel kan kun overføres til en enkelt juridisk efterfølger. Endvidere kan disse emner ikke deles af eller opdeles mellem juridiske efterfølgere. Hvis begge juridiske efterfølgere eksempelvis har behov for at registrere det samme stof, skal en af de juridiske efterfølgere indsende en ny registrering. 2.4.5 Overførsel af aktiver Fig. 6: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed Før Efter LEA LEA LEB LEB LEA sælger et aktiv (f.eks. et produktionsanlæg) til LEB. Ved en ændring af den juridiske enhed i REACH-IT skal de af LEA's præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler, der vedrører aktivet, overføres til LEB. Emnelisten for denne overførsel oprettes manuelt eller halvautomatisk af LEA ved bulk upload og kan omfatte alle eller en undergruppe af LEA s emner. BEMÆRK: Ændring af den juridiske enhed som følge af en overførsel af aktiver håndteres som en opsplitning af den juridiske enhed i REACH-IT.

14 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 2.4.6 Ændring af enerepræsentant Fig. 7: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed Før Efter LEA LEB Producen t i tredjelan Producen t i tredjelan Selv om en ændring af enerepræsentant strengt taget ikke er en ændring af den juridiske enhed, anvendes funktionen til ændring af den juridiske enhed i REACH-IT også til at registrere ændringer af enerepræsentanter. Når enerepræsentanten for en producent fra et tredjeland ændres fra LEA til LEB, overføres de aftalte præregistreringer, registreringer, anmeldelser og forespørgsler fra LEA til LEB ved en ændring af den juridiske enhed. Endvidere kræves der dokumentation for, at alle tre parter (LEA, LEB og producenten fra et tredjeland) er enige om ændringen. 2.5 Specifik funktion kodet til ændring af juridisk enhed i REACH-IT Dette kapitel beskriver den specifikke funktion, der er kodet ind i REACH-IT til ændring af den juridiske enhed. 2.5.1 Udelelighed af emner Et emne ejes til enhver tid af en og kun en juridisk enhed. REACH-IT tillader ikke, at emner opdeles mellem eller deles af to eller flere juridiske enheder. 2.5.2 Referencenumre og indsendelsesnumre Referencenummeret er emnets unikke identifikator. Emnerne overføres til den juridiske efterfølger med det oprindelige referencenummer. REACH-IT udsteder ikke et nyt referencenummer til et emne under processen til ændring af den juridiske enhed. I stedet for ajourføres referencenummerets ejer for at afspejle ændringen af den juridiske person. Den juridiske efterfølger modtager imidlertid et nyt indsendelsesnummer, der er forbundet med referencenummeret, som følge af ændringen af den juridiske enhed. Den juridiske efterfølger anvender dette nye indsendelsesnummer ved indsendelse af en ajourføring. 2.5.3 Princippet om en registrering pr. stof pr. virksomhed Princippet om en registrering pr. stof pr. virksomhed fastholdes. Ved en ændring af den juridiske enhed betyder dette, at en oprindelig juridisk enhed ikke kan overføre et emne (for eksempel en registrering) til sin juridiske efterfølger, hvis dette emne vedrører et stof, for hvilket efterfølgeren allerede har et emne. Sådanne emner markeres som annullerede af REACH-IT.

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 15 I de særlige tilfælde, hvor den oprindelige juridiske enhed har registreret sit stof til et højere mængdeinterval end den juridiske efterfølger, holder REACH-IT styr på den juridiske efterfølgers ret til dette højere mængdeinterval. For at blive markedsført lovligt i dette højere mængdeinterval, der er erhvervet fra den oprindelige juridiske enhed, skal den juridiske efterfølger imidlertid indsende en spontan ajourføring herom i henhold til REACH artikel 22. REACH-IT fakturerer ikke den juridiske efterfølger for denne ajourføring af mængdeintervallet. 2.5.4 Konsekutive ændringer af juridisk enhed Konsekutive (eller chained ) ændringer af den juridisk enhed er tilladt for så vidt angår: Emner. Et emne kan overføres fra en juridisk enhed til en anden et ubegrænset antal gange som følge af ændringer af den juridiske person. Juridiske enheder. En bestemt juridisk enhed kan være genstand for en række konsekutive ændringer af den juridiske person. For eksempel kan juridisk enhed A udskille/frasælge juridisk enhed B, hvorefter den juridiske enhed B fusionerer med juridisk enhed C. 2.5.5 Fælles indsendelser En juridisk enheds rolle i en fælles indsendelse overføres til den juridiske efterfølger sammen med den eller de respektive registreringer. Både ledende roller og partsroller overføres. Hvis en virksomhed ikke ønsker at overføre sin rolle som leder i en fælles indsendelse til den juridiske efterfølger, skal virksomheden først frasige sig denne lederrolle, før den effektuerer ændringen af den juridiske enhed. Bemærk, at for de fælles indsendelser, hvor en registrering endnu ikke er afsluttet, vil den juridiske enheds rolle i den fælles indsendelse ikke blive overført til den juridiske efterfølger. I disse tilfælde skal den juridiske efterfølger bekræfte sin rolle i den fælles indsendelse, efter processen til ændring af juridisk person er afsluttet. 2.5.6 Tredjepartrepræsentanter Den juridiske efterfølger kan angive en tredjepartrepræsentant under oprettelsen af ændringen af den juridiske enhed. Denne tredjepartrepræsentant bliver afspejlet i (præ-)sief erne for de respektive (præ-)registreringer, der overføres fra den oprindelige juridiske enhed. 2.5.7 Sikkerhedskoder REACH-IT implementerer et koncept med sikkerhedskoder, der skal anvendes af den oprindelige juridiske enhed og den juridiske efterfølger for at bekræfte ændringen af den juridiske enhed. Når den oprindelige juridiske enhed opretter ændringen af den juridiske enhed, genererer REACH-IT i praksis automatisk en dermed forbundet sikkerhedskode. Den oprindelige juridiske enhed deler derefter sikkerhedskoden med den juridiske efterfølger uden for REACH-IT (for eksempel via e-mail). Den juridiske efterfølger bekræfter efterfølgende gyldigheden af ændringen af den juridiske enhed ved at anvende sin kode i REACH-IT. 2.5.8 Fakturering Agenturet udsteder en faktura for ændringen af den juridiske enhed i henhold til Kommissionens forordning (EF) nr. 340/2008, artikel 5, stk. 1, litra c) (gebyrforordning), hvis emnelisten indeholder et eller flere emner, der skal betales for. Følgende emner skal der betales for, hvis de indgår i en ændring af en juridisk enhed, og de udløser et gebyr til fakturering:

16 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 Registrering Registrering af isoleret mellemprodukt anvendt på produktionsstedet Registrering af isoleret mellemprodukt, der transporteres. Følgende emner udløser ikke et gebyr, hvis de indgår i en ændring af en juridisk enhed: Præregistrering Anmeldelse af produkt- og procesorienteret forskning og udvikling (PPORD) Anmeldelse om klassificering og mærkning (C&L) Anmeldelse af forespørgsel. Hvis en faktura er nødvendig (dvs. ændringen af den juridiske enhed omfatter mindst et emne, der skal betales for), udstedes der kun en faktura pr. ændring af juridisk enhed. Fakturaerne udstedes til den juridiske efterfølger. Den juridiske efterfølgers virksomhedsstørrelse efter ændringen af den juridiske person er en bestemmende parameter for det fakturerede beløb. I henhold til Kommissionens forordning (EF) nr. 340/2008, bilag III, tabel 3 faktureres der et nedsat gebyr til SMV er. Det er først når hele fakturaen er betalt, at overførslen af emnerne finder sted, og ændringen af den juridiske enhed effektueres i REACH-IT. Hvis fakturaen ikke er betalt før den forlængede frist, slettes ændringen af den juridiske enhed fra systemet, og emnerne bliver ikke overført. 2.5.9 Undtagelser Et emne kan ikke inkluderes i en ændring af en juridisk enhed, hvis: emnet er omfattet af en anden ændring af en juridisk enhed, der endnu ikke er tilendebragt emnet er ved at blive ajourført af den oprindelige juridiske enhed via en ajourføringsindsendelse. En proces til ændring af den juridiske enhed af fusionstypen kan ikke indledes, så længe en ajourføring af et af den oprindelige juridiske enheds emner er i gang. Overførslen af et emne i forbindelse med ændringen af en juridisk enhed kan ikke udføres af REACH-IT, hvis den juridiske efterfølger er ved at ajourføre et tilsvarende emne. Hvis den juridiske efterfølger eksempelvis er i besiddelse af en registrering for et stof, som han er ved at ajourføre, kan en registrering af det samme stof fra den oprindelige juridiske enhed ikke behandles med henblik på registrering af det højeste berettigede mængdeinterval. 2.5.10 Forretningsregler Med hensyn til indsendelser gælder følgende forretningsregler: Indsendelse af en ajourføring af et emne, der er omfattet af en ændring af en juridisk enhed, accepteres ikke, før ændringen af den juridiske enhed er tilendebragt. Indsendelse af et nyt emne fra en virksomhed, der er den oprindelige juridiske enhed i en proces til ændring af den juridiske enhed af fusionstypen, accepteres ikke, da denne virksomhed pr. definition vil ophøre med at eksistere.

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 17 3. Trinvise instrukser 3.1 Emner i menuen til ændring af juridisk enhed Adgangen til funktionen til ændring af den juridiske enhed findes i hovedmenuen i REACH-IT. Fig. 8: Adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed Undermenuerne i <Legal entity change> er: <View legal entity change>, som gør det muligt at se, ændre og slette eksisterende ændringer af den juridiske enhed. <Create legal entity change>, som gør det muligt at foretage nye ændringer af den juridiske enhed eller fortsætte med at foretage allerede påbegyndte ændringer. <Export item list>, som gør det muligt at definere en liste over dine emner og eksportere denne liste i CSV-format. Kun brugere med rolle som virksomhedsleder har adgang til funktionen til ændring af den juridiske enhed. 3.2 Foretag ændring af juridisk enhed Processen til ændring af den juridiske enhed indledes med at foretage en ændring af den juridiske enhed. Dette gøres af den oprindelige juridiske enhed. Den juridiske efterfølger skal have gennemgået partsregistreringsprocessen i REACH-IT for at have et gyldigt virksomheds-uuid. Dette virksomheds-uuid skal deles med den oprindelige juridiske enhed uden for systemet (f.eks. via e-mail). Før foretagelsen af ændringen af den juridiske enhed påbegyndes, anbefales den

18 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 oprindelige juridiske enhed at have følgende nødvendige oplysninger: Den juridiske efterfølgers UUID Dokumentation for ændringen af den juridiske person (for eksempel et uddrag fra et handelsregister, der bekræfter ændringen af den juridiske person) i pdf-format. En liste over de emner, der skal overføres til den juridiske efterfølger. 3.2.1 Foretag en ny ændring af juridisk enhed Guiden til at foretage en ændring af den juridiske enhed leder brugeren gennem trinnene (eller fanebladene) til at foretage en ny ændring af den juridiske enhed. Fig. 9 nedenfor beskriver de vigtigste trin til at foretage en ny ændring af den juridiske enhed. Disse trin er beskrevet detaljeret i de efterfølgende kapitler. Fig. 9: Trin til at foretage ændring af juridisk enhed 3.2.1.1 Detaljerede oplysninger På virksomhedens hjemmeside klikker du på emnet <Legal entity change \ Create legal entity change> i menuen. Vælg <Create a new legal entity change> for at foretage en ny ændring af den juridiske enhed. Klik på <Next>. Fig. 10: Foretag en ny ændring af juridisk enhed

Del 17 - Ændring af juridisk enhed Udstedelsesdato: juli 2012 19 I fanebladet <Details> indtaster du de nødvendige oplysninger (felter markeret med en stjerne * er obligatoriske). Fig. 11: Oplysningsfaneblad For at tilføje dokumentation for ændringen af den juridiske person klikker du på knappen <Add attachment>. Du ledes til følgende skærmbillede. Fig. 12: Dokumentation for ændringen af den juridiske enhed Indtast alle de nødvendige oplysninger. Anvend knappen <Browse> til at lokalisere det dokument, du skal uploade, i dit filsystem. Klik på <Submit>. Husk at sætte hak ved erklæringen, der bekræfter, at den dokumentation, du vedlægger, er sand, korrekt og ikke misvisende.

20 REACH-IT - Brugermanual for industrien Version 2.0 Det eller de dokumenter, der skal vedhæftes, skal være i pdf-format. Du kan vedhæfte op til fem dokumenter. Klik på slettesymbolet, hvis du ønsker at fjerne en vedhæftet fil fra ændringen af den juridiske enhed. Fig. 13: Tilføjelse eller sletning af dokumentation for ændring af juridisk enhed Klik på <Next> for at fortsætte. REACH-IT leder dig til fanebladet <Contact>. Hvis processen med at foretage ændringen af den juridiske enhed forstyrres på noget tidspunkt herfra, kan processen genoptages. Se kapitel 3.2.2 for yderligere instrukser. 3.2.1.2 Kontakt Under fanebladet <Contact> vælger du den kontaktperson, der kan kontaktes af agenturet og/eller af myndighederne i medlemsstaten vedrørende denne ændring af den juridiske enhed, på listen over eksisterende kontakter. Fig. 14: Kontakt til ændring af den juridiske enhed Anvend knappen <Add contact> til at tilføje en ny kontakt på listen. Anvend knappen <Deselect contact> til at fravælge en allerede valgt kontakt. Klik på <Next> for at fortsætte. REACH-IT leder dig til fanebladet <Type>. 3.2.1.3 Type I fanebladet <Type> vælger du typen af ændring af den juridiske enhed. Hvis du vælger <Merge>, overføres alle emner (registreringer og anmeldelser) som standard fra den oprindelige juridiske enhed til den juridiske efterfølger. Systemet opretter automatisk emnelisten. Hvis du vælger <Split> eller <Only representative change>, skal du vælge, hvordan