HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 HR-afdelingen Handelshøjskolen, Aarhus Universitet Aarhus School of Business (ASB), Aarhus University
HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 I dette papir fastlægges HR-afdelingens mål og opgaver i 2009. Der tages udgangspunkt i ASB s strategi for perioden 2009-2011 samt de udfordringer, som er identificeret i medarbejderundersøgelsen i 2008. Desuden følges der op på en række initiativer, som HR-afdelingen iværksatte i 2008. Papiret er opdelt på følgende måde. I det første afsnit er der en kort beskrivelse af HRafdelingens opgaver og normering samt afdelingens mission og vision. I afsnit 2 beskrives de vigtigste aktuelle udfordringer på ASB i relation til HR, I afsnit 3 fastlægges HR-afdelingens mål og opgaver i 2009. Papiret har to formål. I kraft af direktionens godkendelse fungerer papiret for det første som retningsgiver for HR-afdelingens arbejde og prioritering af opaver. For det andet tydeliggør papiret hvilke forventninger medarbejdere og ledere på ASB kan have til HR-afdelingen. Som bilag til nærværende papir findes en oversigt over HR-afdelingens resultater i 2007-8. 1. HR-afdelingen på ASB HR-afdelingen på ASB blev etableret i august 2007. Formålet med HR-afdelingen var at effektivisere de personaleadministrative processer, styrke serviceniveauet over for ledere og medarbejdere samt professionalisere arbejdet med især rekruttering og kompetenceudvikling. HR-afdelingens mål og opgaver blev i 2007 defineret på baggrund af en tæt dialog med de vigtigste interessenter på HR-området, dvs. institutledere, direktion og tillidsrepræsentanter. Den endelige prioritering blev formaliseret i papiret HR-afdelingens mål og opgaver i 2007-8 og godkendt af direktionen. HR-afdelingen var fra august 2007 bemandet med 3 medarbejdere og en HR-chef. I april 2008 blev afdelingen udviddet med én medarbejder, og i februar 2009 med endnu én. P.t. består afdelingen af 1 kontorfuldmægtig, 4 HR-konsulenter og en HR-chef. Mission og vision HR-afdelingens mission er at understøtte ASB s ledere og medarbejdere i deres arbejde ved at levere ydelser effektivt og af høj kvalitet. HR-afdelingen er ansvarlig for rekruttering, personaleadministration, medarbejder- og lederudvikling, samt journalisering. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 2
HR-afdelingens vision er, at den på en løsnings- og forretningsorienteret måde leverer ydelser af høj kvalitet inden for HR, og at afdelingen er kendt for at: give alle en hurtig og personlig service udvikle sine ydelser for at matche ASB's behov være synlige gå foran Strategi Fra overvejende at have haft fokus på regler, er service og rådgivning nu i centrum i HRafdelingen, ligesom HR-konsulenterne, frem for blot at ekspedere trufne beslutninger, i stigende grad forventes at tilvejebringe et godt beslutningsgrundlag og klæde især ledere på til at træffe bedre beslutninger. På denne måde har afdelingen på godt et år gennemgået en transformation fra en traditionel personaleadministration til en HR-afdeling. I 2009 vil HR-afdelingen fortsat arbejde ud fra princippet om, at det er den daglige service over for ASB s ledere og medarbejdere, der udgør kernen i HR-arbejdet. I kraft af den tætte kontakt mellem personaleledere og HR-konsulenter integreres daglig ledelse med personaleadministration og udvikling. Det skaber effektivitet og fælles ejerskab, og HR-afdelingen vil sammen med direktionen og Samarbejdsudvalget sikre, at der sker en stabil og bæredygtig fremdrift på personaleområdet. 2. ASB s udfordringer på HR-området Tre forhold er af særlig betydning for HR-afdelingens mål og opgaver i 2009. For det første skal ASB s nye strategi udmøntes og understøttes, for det andet skal der følges op på medarbejderundersøgelsen, og for det tredje forventes fusionen med AU at give organisatoriske udfordringer på især det administrative område. ASB har revideret strategien for 2009-12 Den nyreviderede strategi Vækst, innovation og bæredygtighed understreger ASB s høje ambitionsniveau. Strategien tilskynder en fortsat vækst, hvilket stiller krav til HR-afdelingens effektive håndtering af et voksende antal ansættelser, og indsats for at styrke rekrutteringsevnen. I stærk konkurrence med danske og internationale business schools vil det kræve nytænkning at skabe tilstrækkeligt attraktive ansættelsesvilkår, som får de bedste forskere og administrative medarbejdere til at vælge ASB. En særlig udfordring er at integrere internationale forskere og deres familier i ASB s professionelle og sociale miljø. Også personalepolitisk skal strategiens mål om vækst og bæredygtighed give mening. Det er HRafdelingens ansvar at sikre en høj grad af forandringsevne og fleksibilitet i ASB s medarbejderstab og samtidigt skabe attraktive og trygge ansættelsesrammer, hvor medarbejderne oplever frihed og lyst til at tænke nyt. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 3
En langsigtet og bæredygtig strategi for at tiltrække og fastholde de medarbejdere, som kræves for at kunne være blandt de 100 bedste internationale business schools, kræver HR-processer på højt internationalt niveau. Samtidigt med, at HR-afdelingen skal professionalisere processer og kompetencer i hele organisationen, skal HR-konsulenterne gennemgå en løbende kompetenceudvikling for at matche de stigende krav. HR-afdelingen skal understøtte den fælles strategiproces på ASB i foråret 2009, og sammen med direktionen og Samarbejdsudvalget formulere ASB s HR-strategi. Opfølgning på medarbejderundersøgelsen Med medarbejderundersøgelsen i 2008 er der skabt grundlag for tiltag, der kan styrke ASB som en attraktiv arbejdsplads. Inden udgangen af 2008 har alle afdelinger og institutter behandlet deres resultater og formuleret handlingsplaner for den lokale opfølgning. HR-afdelingen skal derefter i samarbejde med direktionen og samarbejdsudvalget tilrettelægge og igangsætte en række tværgående tiltag, som styrker ASB på de områder, man ønsker forbedret. Første fase er at definere det ønskede niveau, anden fase er at gennemføre aktiviteter, som fører ASB op på det ønskede niveau. Tredje fase bliver evalueringen i form af den næste medarbejderundersøgelse i 2010. Forandringsprocesser afledt af fusionen med AU ASB s fusion med AU har haft konkrete konsekvenser i form af den igangværende forandringsproces, der involverer de fleste administrative afdelinger på ASB. HR-afdelingen påvirkes på to måder: HR-konsulenterne bliver involveret i de organisatoriske ændringer på ASB, som forventes at finde sted som følge af fusionen. Processerne vil involvere HR i relation til medarbejderinddragelse og forandringsledelse. Desuden vil medarbejdernes reaktion på de organisatoriske ændringer kræve særlig opmærksomhed. HR-afdelingen bliver også direkte påvirket af fusionen med AU og planerne om at etablere en fælles overordnet HR-funktion. Ud over at HR-afdelingen bruger mange ressourcer i deltagelse i diverse arbejdsgrupper vedrørende den fremtidige opgavefordeling på HR-området, vil den endelige beslutning om snitflader påvirke afdelingens opgavevaretagelse direkte. Den fælles HR-funktion på AU er endnu ikke etableret og dens arbejdsområde ikke præcist defineret. Udgangspunktet for ASB s HR-afdelings arbejde i 2009 er derfor, at HR-området overvejende håndteres decentralt på ASB, mens enkelte specialistfunktioner placeres centralt og udvalgte fælles indsatsområder styres centralt. Specialistfunktionerne forventes at håndtere særligt komplicerede sager inden for afskedigelse, arbejdsskader, overenskomster, lønforhandlingsdata og beskatning. De fælles indsatsområder som f.eks. arbejdsmiljøundersøgelser og tværgående kompetenceudviklingsaktiviteter forventes også drevet af en fælles HR-funktion. Øvrige HR-relaterede områder håndteres som udgangspunkt af ASB s HR-afdeling, men arbejdsdelingen vil være under løbende forandring. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 4
3. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 I det følgende anvendes Personalestyrelsens kategorisering af HR-opgaver. Opgaver, som er nedprioriteret til fordel for andre opgaver, og således ikke vil blive løst i 2009, er markeret med kursiv. A. Ansættelse At etablere og gennemføre ansættelsesprocesser, der sikrer, at Handelshøjskolen ansætter de medarbejdere og ledere, som bedst understøtter Handelshøjskolens mål og strategi, og som samtidigt giver omverdenen et positivt indtryk af Handelshøjskolen som arbejdsplads. Rekruttering og branding HR styrker ASB s employer branding ved at udarbejde brochurer, der profilerer ASB som arbejdsplads. Det sker i samarbejde med Kommunikationsafdelingen og Karrierecentret HR understøtter en stærkere profilering af ASB på konferencer, som f.eks. den årlige Academy of Management konference, og på diverse messer. [Er p.t. nedprioriteret i forhold til andre HR-opgaver og løses ikke i 2009] HR styrker ASB s employer branding ved at synliggøre informationer om ASB som arbejdsplads på hjemmesiden. Informationerne er på engelsk og målrettet internationale potentielle medarbejdere HR styrker ASB s employer branding ved at udnytte ASB s eksisterende image og stigende ønske om at fremtræde som en arbejdsplads, der har en attraktiv arbejdskultur, en kultur der er attrraktiv for begge køn og for både danske og internationale medarbejdere. HR følger derfor målrettet op på medarbejderundersøgelsens resultater og AU s ønske om i højere grad at være attraktiv for kvindelige forskere ved bl.a. at gennemføre arrangementer, der sætter fokus på de positive aspekter af ASB som arbejdsplads, og ved at hejse flaget ved diverse arrangementer nationalt og internationalt HR professionaliserer rekrutteringsprocesserne yderligere ved at udarbejde interviewguide og best-practice-guide til den gode ansættelsessamtale. Ansættelsesprocesser generelt HR etablerer og gennemfører et generelt introduktionsforløb for nye medarbejdere 2-4 gange om året HR formulerer retningslinjer for den gode ansættelsesproces i forhold til TAP (ligesom det er sket for VIP i 2008) HR analyserer sagsgange i forbindelse med ansættelse af timelønnede undervisere og etablerer nye sagsgange, der sikrer, an ansættelserne sker mere effektivt og professionelt. Det undersøges, om HR med fordel kan overtage ansvaret for ansættelse af timelønnede undervisere fra studieadministrationen HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 5
Specielt for ansættelse af udenlandske forskere: HR tilrettelægger og gennemfører introduktionsforløb for nyansatte med særlig fokus på internationale medarbejdere B. Fratrædelse At etablere og gennemføre fratrædelsesprocesser, der sikrer, at medarbejdere og ledere får en positiv oplevelse af den praktiske håndtering uanset baggrunden for fratrædelsen. HR udarbejder en ny procedure, der sikrer, at alle fratrædende medarbejdere tilbydes en fratrædelsessamtale, og at relevante informationer fra samtalerne systematisk indgår i arbejdet med at styrke ASB som en attraktiv arbejdsplads. [Er p.t. nedprioriteret i forhold til andre HR-opgaver og løses ikke i 2009] HR-konsulenterne deltager i fratrædelsessamtaler (evt. sammen med nærmeste leder). [Er p.t. nedprioriteret i forhold til andre HR-opgaver og løses ikke i 2009] C. Kompetencestyring og ledelsesevaluering At registrere og anvende oplysninger om individuelle kompetenceudviklings-aktiviteter og ledelsesevalueringer som led i understøttelsen af Handelshøjskolens mål og strategi Ledelsesevaluering De afdelinger og institutter, hvis ledere er tiltrådt efter medarbejderundersøgelsen i 2008 bliver tilbudt deltagelse i den del af medarbejderundersøgelsen, der omhandler nærmeste leder D. Kompetenceudvikling, kursusadministration og kursusudvikling At rådgive om eksterne kompetenceudviklingsmuligheder samt udvikle og afholde interne tværgående kurser, der understøtter Handelshøjskolens mål og strategi Kompetencestrategi HR udarbejder i samarbejde med SU og med udgangspunkt i ASB s strategi og medarbejderundersøgelsen fra 2008 en ny kompetencestrategi, der omfatter både TAP og VIP HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 6
Opfølgning på medarbejderundersøgelsen HR følger systematisk op på medarbejderundersøgelsen i 2008 ved at tilrettelægge kompetenceudviklingsaktiviteter, der understøtter de enkelte institutter og afdelingers behov, samt ASB s samlede behov. Dette sker i samarbejde med Samarbejdsudvalget og efter indstilling til direktionen. Medarbejderudvikling HR-afdelingen blev ultimo 2008 certificeret i brug af Garuda profil-værktøj og tilbyder medarbejdere (og ledere) test samt opfølgning HR arrangerer i samarbejde med Mannaz in-house kurser i projektdeltagelse og ledelse. Kurserne følgerne principperne i Prince2 HR arrangerer kompetenceudviklingsforløb for TAP i selv- og medledelse HR arrangerer kompetenceudviklingsforløb for VIP vedr. Planlægning og arbejdstilrettelæggelse HR arrangerer kompetenceudviklingsforløb vedr. konflikthåndtering for medarbejdere og ledere, VIP og TAP HR sikrer, at kompetenceudviklingsbehov, der er fælles for AU, så vidt muligt håndteres i fællesskab med AU, dvs. i form af fælles kurser eller lignende. Det kunne eksempelvis gælde områderne ekstern finansiering, personaleledelse og forskningsledelse. Lederudvikling HR følger systematisk op på de ledelsesevalueringer, der var en del af medarbejderundersøgelsen i 2008, med henblik på at styrke lederne, bl.a. ved hjælp af kompetenceudvikling. I forhold til institutlederne vil opfølgningen ske i samarbejde med prodekan for forskning E. Personalepolitik I samarbejde med ledelse og medarbejdere løbende at udvikle en personalepolitik der understøtter Handelshøjskolens mål og strategi HR deltager i arbejdet med at introducere ASB s Code of Conduct til medarbejderne. Det vil ske i form af information, workshops og andre arrangementer. En evaluering af Code of Conduct for medarbejderne skal ske ultimo 2009 med afrapportering til Akademisk Råd, SU og direktion HR følger op på fusionsafledte påvirkninger af ASB s personalepolitik og retningslinjer ved at justere de eksisterende udgaver i samarbejde med SU HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 7
F. Medarbejderforhold At udnytte de gældende regler for ansættelse og honorering til at kunne tilbyde medarbejdere og ledere optimale vilkår og informationer for at styrke opgaveløsning og arbejdsglæde Opfølgning på sygefravær HR-konsulenterne tilbyder tilstedeværelse ved sygefraværssamtaler som led i en systematisk opfølgning på sygefravær International Staff Services HR arrangerer et antal arrangementer af både social og faglig karakter for internationale medarbejdere på ASB. Det sker i samarbejde med prodekan for forskning Personalepolitiske retningslinjer HR udvider brugen af Inline til at informere medarbejdere og ledere om regler og muligheder HR sætter særligt fokus på seniorer og håndteringen af bortfaldet af den automatiske fratrædelsesalder. Det sker ved at inddrage SU, tillidsrepræsentanter og ledere i arbejdet med at formulere nye retningslinjer på ASB HR sætter særligt fokus på sygefraværspolitkken og mulighederne for at tilbyde medarbejdere hjælp i forbindelse med stress og sygdom. Det sker ved at inddrage SU, tillidsrepræsentanter og ledere i arbejdet med at formulere nye retningslinjer Servicemål HR gennemfører brugerevaluering af HR-afdelingens ydelser Kontaktpersonordning HR styrker HR-konsulenternes kompetencer i forhold til at være sparringspartner for institut- og afdelingsledere. Kontaktpersonernes rolle som sparringspartner kommer til udtryk i forbindelse med den daglige dialog om eksempelvis rekruttering eller konflikter, og i særlig grad i forbindelse med opfølgningen på medarbejderundersøgelsen. Kompetenceudviklingsaktiviteterne vil foregå enkeltvis, i fællesskab og sammen med lederne Den årlige lønrunde HR skal i samarbejde med lønkontoret og PUK sikre, at datagrundlaget for de årlige lønforhandlinger forbedres. Det gælder lønoversigter til både ledere og tillidsrepræsentanter Tilfredshedsmålinger HR har ansvaret for at samle resultaterne fra medarbejderundersøgelsen, sikre at institutter og afdelinger udarbejder handlingsplaner og at der laves en statusredegørelse til direktionen i april 2009 HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 8
G. HR konceptudvikling og strategi At være frontløber på HR-området for derigennem at tilføre ASB ny viden og de bedste værktøjer, samt sikre, at alle tiltag på personaleområdet er strategisk funderede. HR udarbejder en ny interviewguide til brug i ansættelsessamtaler HR udarbejder en ny skabelon til afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler (evt. i samarbejde med AU) HR udarbejder en strategi for at tiltrække flere kvindelige forskere, jf. AU s mål om flere kvinder i ledelse HR udarbejder en ny skabelon til brug i fratrædelsessamtaler [Er p.t. nedprioriteret i forhold til andre HR-opgaver og løses ikke i 2009] HR deltager i arbejdet med at udarbejde en vejledning til bedømmelsesudvalg. HR deltager aktivt i arbejdet med at operationalisere ASB s strategi 2009-11 på institutog afdelingsniveau. [Er p.t. nedprioriteret i forhold til andre HR-opgaver og løses ikke i 2009] H. Ledelsesafrapportering HR-mål : At kunne levere relevant ledelsesinformation til direktion, institut- og afdelingsledere nemt og hurtigt. It-understøttelse af HR HR etablerer en systematisk registrering af nøgletal (antal stillingsopslag, nyansættelser, individuelle lønaftaler, - alle fordelt på stillingskategori, køn, og nationalitet. Tiltaget kaldes HR-dok, og udvides på sigt. HR udvikler nyt lønafrapporteringsværktøj sammen med lønfunktionen og evt. DPU. HR etablerer et it-system for at kunne løse de ordinære administrative opgaver og forsyne ledelsen med et godt beslutningsgrundlag. Systemet skal have aggregeringsmuligheder og indeholde oplysninger om den enkelte medarbejders stamoplysninger, billede, uddannelsesniveau, seneste hovedbeskæftigelse, lønsammensætning, goder (adsl, mobil m.m.), kompetenceudviklingsaktiviteter og ECTS, ansættelsesperioder på ASB, m.m. Systemet kan tilgås af personaleledere, der har se-adgang til en række af deres medarbejderes oplysninger. Systemet kan tilgås af medarbejdere, der har se- og rette-adgang til udvalgte oplysninger om sig selv. Det personaleadministrative it-system skal indeholde de oplysninger, som de forskellige akkrediteringer kræver, herunder en række oplysninger om timelønnede undervisere. It-systemet kan med fordel etableres i samarbejde med resten af AU. Etableringen er sat i bero pga. forandringsprocessen på AU. Man afventer ny fælles it-løsning. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 9
I. Andre opgaver: Journal ESDH HR digitaliserer personalesagen i samarbejde med PUK. Eksisterende personalesager indscannes. Der implementeres et nyt journalsystem og deraf afledte nye procedurer. HR sikrer, at det planlagte periodeskift i 2009 håndteres under hensyntagen til eventuelt nyt ESDH-system J. Andre opgaver: Større arrangementer (Årsfest, tiltrædelsesforelæsninger m.m.) HR vil udarbejde forslag til ændring af afviklingen af tiltrædelsesforelæsninger, herunder forslag til ændring af den organisatoriske forankring K. Andre opgaver: Afholdelse af diverse valg Der er ikke planlagt nye initiativer i 2009. HR-afdelingens mål og opgaver i 2009 10