Bilag 8 Procedure for afdelingsledelsernes ledelsestilsyn Det månedlige ledelsestilsyn foretages af afdelingsledelserne på følgende måde: Det elektroniske ledelsestilsyn i Prisme danner grundlag for tilsynet. Der er mulighed for at fremsøge detaljerede oplysninger på de enkelte registreringskonti. I rapporten sammenholdes forbruget med budgettet, og der er mulighed for at sammenligne med forbruget fra sidste år. Senest d. 10. gennemgår afdelingsledelserne ledelsestilsynsrapporten elektronisk. Afdelingsledelsernes ledelsestilsyn består af følgende: Afdelingernes forbrug Lønforbrug samt sygefravær på afdelingernes medarbejdere Kontantkasse Patientdeposita Indtægter Forskningsprojekter SATS-puljeprojekter Fondsprojekter Fri telefoni IT brugeradgange Inventar-, udlåns- og multimedieliste Afdelingernes forbrug: Almindeligt driftsforbrug i forhold til afdelingens budget. 1 gang i måneden. Ved manuelle bilag fremfindes disse af afdelingens økonomimedarbejder, som endvidere retter eventuelle fejl. Kontrollen dokumenteres i det elektroniske ledelsestilsyn, hvor der beskrives, hvad der er Lønforbrug samt sygefravær på afdelingernes medarbejdere: Afdelingens medarbejderes lønforbrug og sygefravær samt udbetaling af udlæg til medarbejderne. Side 1 af 4
1 gang om måneden Afdelingsledelsen gennemgår i samarbejde med afdelingens økonomimedarbejder en lønrapport over afdelingens lønforbrug samt en oversigt over udbetalt udlæg til medarbejderne. Der anvises på rapporterne, og der laves i Prisme en beskrivelse, hvis kontrollen giver anledning til yderligere kontrol. Kontantkasse: Det kontrolleres, at kontantkassen stemmer 1 gang i måneden Afdelingens økonomimedarbejder afstemmer kontantkassen ved månedsskiftet. Afdelingsledelsen gennemgår afstemningen sammen med afdelingens økonomimedarbejder. Afstemningen godkendes af afdelingsledelsen. Afstemningen fremsender afdelingens økonomimedarbejder til økonomifunktionen i administrationen. Patientdeposita: Det kontrolleres, at patientdeposita stemmer 1 gang om måneden Afdelingens økonomimedarbejder afstemmer patientdeposita ved månedsskiftet. Afdelingsledelsen gennemgår afstemningen sammen med afdelingens økonomimedarbejder. Afstemningen godkendes af afdelingsledelsen. Afstemningen fremsender afdelingens økonomimedarbejder til økonomifunktionen i administrationen. Indtægter: Afdelingernes indtægter. Side 2 af 4
Kontrollen dokumenteres i det elektroniske ledelsestilsyn, hvor det beskrives, hvad der er Forskningsprojekter: SATS-puljeprojekter: Fondsprojekter: Side 3 af 4
Fri telefoni: De medarbejdere der ikke bliver beskattet af fri telefon, og som har underskrevet en Tro og love erklæring på at telefonen ikke bruges privat udover kortvarige samtaler. 1 gang årligt Afdelingsledelsen udtager en stikprøve på minimum 5 procent af afdelingens personalegruppe, der har udfyldt en Tro og love erklæring. Der udvælges telefonregninger på medarbejdere, som gennemgås for unaturligt forbrug sammen med medarbejderen. Såfremt kontrollen viser et unaturligt forbrug, håndterer afdelingsledelsen personalesagen i samarbejde med HRadministrationen. Kontrolskemaet der foreligger på intranettet anvendes og udfyldes sammen med medarbejderen IT-brugeradgange: Det kontrolleres om ansatte medarbejdere har de rigtigt rettigheder til it-systemerne og, at fratrådte medarbejdere er frataget adgang til it-systemerne. Hvert kvartal Afdelingsledelsen udvælger medarbejdere til stikprøvekontrollen. Brugeradgangene til medarbejderne gennemgås og eventuelle fejl rettes. Dokumenteres elektronisk i Prisme, hvor det beskrives, hvad der er kontrolleret, og om der er noget, der har givet anledning til yderligere undersøgelse. Inventar-, udlåns- og multimedieliste: Side 4 af 4
Det kontrolleres, at inventar-, udlåns- og multimedielisterne er opdateret og om genstandende er placeret hvor det er noteret. 1 gang årligt Afdelingsledelses udtager minimum 10 tilfældige genstande fra hver liste og der tjekkes om genstandende befinder sig der, hvor det er noteret. Hvis der forefindes fejl på listerne, skal disse rettes. Navn og dato for udført kontrol skal fremgå af listerne. Side 5 af 4