PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE Udbud på levering af ESDH-løsning til Arbejdernes Andels Boligforening i Aarhus omhandlende: Lejemålsmapper og Boligafdelingsmapper
Projekt ESDH Emne Lejemåls- og Boligafdelingsmapper Dato Revision 1: 2016-02-15 Fra Ajâja Hyttel, AAB 2
Indholdsfortegnelse 1 Indledning...4 2 Baggrund og formål...4 2.1 Lejemålsmappen... 4 2.2 Boligafdelingsmappen... 4 3 Udbudsbetingelser...5 4 Ordregiver...5 5 Beskrivelse af den udbudte opgave...5 6 Betingelser for deltagelse...6 6.1 Udvælgelseskriterier... 7 6.2 Udvælgelsesprocedure... 7 7 Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet...8 8 Aflevering af anmodning om prækvalifikation...8 9 Vejledende tidsplan...9 10 Ejendomsret... 10 3
1 Indledning Arbejdernes Andels Boligforening i Aarhus (AAB) udbyder kontrakt på levering af elektronisk sags- og dokumenthåndterings (ESDH) system. Interesserede leverandører opfordres til at søge om prækvalifikation til at afgive tilbud på opgaven. 2 Baggrund og formål En ny digital løsning til lejemåls- og boligafdelingsmapper har gennem længere tid været et ønske blandt mange medarbejdere i AAB. Lejemåls- og Boligafdelingsmapper er AAB s betegnelse for dele af boligorganisationens ESDH-system. 2.1 Lejemålsmappen AAB administrerer ca. 8500 lejemål det er primært almindelige lejemål (fx lejligheder, villaer og rækkehuse) og ungdomsboliger, men det er fx også erhvervslejemål, garager, loftrum og kælderrum. Lejemålsmappen er primært et sted til at gemme og dele information om beboeren på en overskuelig måde styre sagsbehandling i forhold til beboeren AAB har nu 5 års erfaring med ESDH til lejemål, som vi har kaldt Lejlighedsmapper (indført i november 2010), og vi er blevet klogere på, hvilke forretningsgange der virker i forhold til arkivering og sagsbehandling, og hvilke der er overflødige eller mindre effektive. Den nye platform starter derfor på et højere niveau end platformen, der blev indført for 5 år siden alene fordi der er blevet udviklet flere funktioner i løbet af de 5 år. Brugerne har derfor berettiget en forventning om, at de skal kunne det samme som på den nuværende platform og også noget mere. Samtidig skal det at arbejde på platformen opleves som mere brugervenligt af brugere og især i forhold til arkivering af e-mails, søgning og brugerfladens tilgængelighed generelt. Projektets mål er, at alle brugere af Lejemålsmapper i AAB skal opleve det nemmere og bedre at: Søge efter Lejemålsmappen, Sagsmapper og Sager i Lejemålsmappen let at finde frem til viden Overskue informationerne i Lejemålsmappen og Boligafdelingsmappen samt forstå hvilken sagsbehandling der pt. er i gang let at overskue viden Oprette sager direkte i Lejemålsmappen eller Boligafdelingsmappen og også fra Outlook let at aflevere viden Projektet har nået sit resultat, når AABs brugere oplever, at de bliver bedre til at informere både sig selv, kolleger og kunder og oplever, at det hjælper dem til at yde en korrekt og effektiv sagsbehandling. Det skal fx være lettere for ansatte at opdage, hvis en kollega også sagsbehandler den samme sag og undgå, at det sker. 2.2 Boligafdelingsmappen Det er AAB s ønske, at Boligafdelingsmappen på samme måde som Lejemålsmappen giver tilsvarende muligheder for gemme og dele information om boligafdelinger i boligorganisationen. 4
AAB administrerer pt. 57 boligafdelinger, som hver især er økonomisk selvstændige enheder og har en afdelingsbestyrelse, som er valgt af beboerne. AAB har ikke før haft et samlende sted til al viden og sagsbehandling omkring en boligafdeling før. Men selv om det vil være en helt anden type af informationer og sagsbehandling, som vil finde sted i en Boligafdelingsmappe i forhold til en Lejemålsmappe, så vil mange funktioner alligevel minde om eller være de samme som i Lejemålsmappen. 3 Udbudsbetingelser Den udbudte opgave er underlagt en annonceringspligt og Arbejdernes Andels Boligforening har pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med forhandling. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede, som vil have mulighed for at give tilbud. Det er således kun de prækvalificerede, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan tilbudsgiver kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. Det samlede prækvalifikationsmateriale består af: Prækvalifikationsmateriale (dette dokument) 4 Ordregiver Ordregiver under dette udbud er: Arbejdernes Andels Boligforening i Aarhus Langelandsgade 50 8000 Århus C Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Arbejdernes Andels Boligforenings udpegede kontaktperson, som er: Ajâja Hyttel telefon: 89313103 e-mail: udbud@aabnet.dk 5 Beskrivelse af den udbudte opgave AAB udbyder leverance af et nyt samlet ESDH-system til brug for boligorganisationens medarbejdere (160 medarbejdere) indeholdende: En ny ESDH-platform til Lejemåls- og Boligafdelingsmapper Migrering af data og filer fra et eksisterende system Support og vedligeholdelse 5
Undervisningsforløb AAB har et eksisterende system for Lejemålsmapper, der af flere årsager ønskes fornyet, bl.a. som følge af at: Platformen for det eksisterende system bliver ikke længere opdateret Brugerfladen opleves ikke som brugervenlig og intuitiv at bruge Det er pt. besværligt at journalisere e-mails. Da det meste korrespondance mellem boligsøgende, beboere og beboervalgte foregår på mail, er det en svaghed i forhold til god videndeling i AAB flere skal opleve, at det er let at lægge viden ind i en Lejemålsmappe, det skal give lyst til at gemme mere viden. AAB har brug for videndeling om boligafdelingen også en vigtig del af projektet er samtidigt indførelsen af Boligafdelingsmapper i AAB. I første omgang kun for en særligt udvalgt gruppe af ansatte senere eventuelt også for beboervalgte. Mere overskuelig videndeling om beboere og boligafdeling generelt Lejemålsmappen og Boligafdelingsmappen har potentiale til at blive det samlende udgangspunkt for al viden om beboeren og boligafdelingen hvis viden ikke findes direkte i systemet, så linkes der videre til den viden i fagsystemer (fx Webbolig, Byggesagsstyring, Synslister, Filserver, Boligafdelingens hjemmeside) AAB har ikke på forhånd lagt sig fast på en specifik teknologisk platform, men løsningen skal kunne afvikles på Windows servere. Det vil derfor i den efterfølgende tilbudsfase blive muligt for prækvalificerede leverandører at beskrive og give tilbud på netop den løsningsmodel, som leverandøren vurderer vil være bedst for AAB ud fra såvel tekniske, brugermæssige som forretningsmæssige hensyn. Opgaven vil indeholde såvel en fornyelse af et eksisterende system for Lejemålsmapper og nyudvikling af et nyt system til Boligafdelingsmapper. Både erfaring med udvikling på baggrund af fastlagte krav og agile arbejdsmetoder vil derfor blive nødvendige. 6 Betingelser for deltagelse Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør af en samlet ESDH løsning til AAB. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Der prækvalificeres min. 3 leverandører til at give tilbud på opgaven. Da markedet for ESDH leverandører ikke er stort i Danmark, ønsker AAB så mange bydende som muligt for at afdække forskellige løsningsmuligheder. Efter aflevering af tilbud indbydes maksimalt 3 leverandører til forhandling. I afsnit 6.1 er udvælgelseskriterierne beskrevet. De i Prækvalifikationsmaterialets anførte krav til oplysninger skal vedlægges anmodning om prækvalifikation, se oversigt i afsnit 8. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes kan anmodningen ikke tages i betragtning. Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium eller anden form for sammenslutning, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. 6
Ved anmodning afgivet af sammenslutninger af anmodende virksomheder skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i sammenslutningen. Samtlige deltagere i et konsortium skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt. 6.1 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal i forbindelse med anmodning om prækvalifikation fremsende kort og fyldestgørende beskrivelse af følgende: Økonomisk og finansiel kapacitet Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Udfyldt og underskrevet erklæring om økonomiske aktørs omsætning. Det er et mindstekrav, at ansøgeren i mindst 2 af de seneste 3 afsluttede regnskabsår, har haft: o En omsætning på min. 10 mio. kr. o En positiv egenkapital Teknisk og faglig kapacitet Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold og organisation. Referenceliste med angivelse af minimum 3 og op til 7 opgaver hvor ansøger har leveret løsninger indeholdende elementer af tilsvarende funktionalitet udført for danske offentlige/private virksomheder eller boligorganisationer indenfor de seneste tre år. Referencerne bedes udarbejdet som motiverede referencer, hvilket indebærer, at ansøger for hver enkel reference skal beskrive, hvorfor den pågældende reference er relevant for den udbudte opgave, herunder om der i opgaven er anvendt tilpasset standardsoftware eller eget udviklet software, samt hvilke udviklingsmetoder, der er anvendt. Referencerne skal anføres med angivelse af tidspunkt for opgavens udførelse, beløbsmæssig størrelse samt kundens navn og kontaktoplysninger. Ved indsendelsen giver tilbudsgiver tilladelse til, at AAB kan kontakte de pågældende kunder. En evt. henvendelse vil udelukkende blive benyttet som dokumentation for, at referencerne er sammenlignelige, og at der ikke foreligger sager vedr. misligholdelse. Tilbudsgiver skal beskrive egne kvalifikationer i forhold til den udbudte opgave. 6.2 Udvælgelsesprocedure Såfremt flere ansøgere vurderes til at være egnede til at løfte opgaver af den udbudte art, vil udvælgelsen af de prækvalificerede ske på baggrund af de under afsnit 6.1 efterspurgte oplysninger. AAB vil i givet fald udvælge ansøgerne på baggrund af de mest relevante referencer, jf. tilsendte referenceliste. I denne vurdering tillægges referencer vedrørende følgende opgaver størst vægt: 7
1) Referencer på kundetilpassede ESDH-løsninger 2) Referencer fra andre almene boligorganisationer 3) Referencer på systemer, der er i drift Der er tale om en prioriteret rækkefølge. De bedst egnede ansøgere opfordres til at afgive et tilbud. 7 Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Der kan stilles uddybende og afklarende spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle spørgsmål skal rettes skriftligt til kommunikationsmedarbejder Ajâja Hyttel pr. e-mail udbud@aabnet.dk med emnet Spørgsmål udbud på Lejligheds- og Afdelingsmapper inden den 9. marts 2016. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den 16. marts 2016. Spørgsmål modtaget herefter vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar, vil løbende i anonymiseret form fremgå af AAB s hjemmeside på adressen http://www.aabnet.dk/artikel_section/prakvalifikation. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside. 8 Aflevering af anmodning om prækvalifikation Anmodning om prækvalifikation skal være Arbejdernes Andels Boligforening i hænde senest den 31. marts 2016, kl. 12.00. Anmodningen skal fremsendes skriftligt pr. e-mail til: Arbejdernes Andels Boligforening i Aarhus Langelandsgade 50 8000 Århus C Att.: Ajâja Hyttel e-mail: udbud@aabnet.dk E-mailen navngives med Mærket Prækvalifikation Lejemåls- og Boligafdelingsmapper. Anmodning modtaget på papir eller USB/DVD accepteres ikke. Anmodningen skal så vidt muligt være emnemæssigt udformet i følgende rækkefølge og samlet indeholde besvarelse af prækvalifikationsmaterialet krav om oplysninger og beskrivelser: 1. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil 2. Referenceliste 3. Beskrivelse af egne kvalifikationer 4. Udfyldt og underskrevet erklæring om økonomiske aktørs omsætning og egenkapital 5. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om ubetalt gæld til det offentlige http://www.udbudsportalen.dk/imagevaultfiles/id_42997/cf_202/tro_og_love_erkl-ring_vedr.pdf 8
6. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om udbudsdirektivets artikel 45 http://www.udbudsportalen.dk/imagevaultfiles/id_43152/cf_202/tro_og_love_erkl-ring_- _Udbudsdirektivets_art.DOCX Anmodningen skal være på dansk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem. Anmodninger afleveret efter tidsfristen vil ikke bliver taget i betragtning. Arbejdernes Andels Boligforening vil hurtigst muligt efter fristens udløb træffe beslutning om, hvilke virksomheder, der prækvalificeres til at afgive tilbud. 9 Vejledende tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse mandag den 15. februar 2016 Frist for indsendelse af spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet onsdag den 9. marts 2016 Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation torsdag den 31. marts 2016 Udsendelse af udbudsmateriale til prækvalificeret tilbudsgivere onsdag den 13. april 2016 Frist for indsendelse af spørgsmål til tilbudsmateriale tirsdag den 10. maj 2016 Tilbudsfrist tirsdag den 24. maj 2016 Evt. forhandlingsperiode Mellem d. 24. maj og 30. maj 2016 Orientering om det vindende tilbud tirsdag den 31. maj 2016 Stand-still periodens udløb mandag den 13. juni 2016 Kontraktunderskrivelse mandag den 20. juni 2016 Prototypetest med brugere løbende fra 1. september Forventet idriftsættelse af Lejemålsmapper mandag den 5. december 2016 Forventet idriftsættelse af Boligafdelingsmapper mandag den 3. april 2017 9
Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 10 Ejendomsret Prækvalifikationsmateriale med tilhørende bilag betragtes som Arbejdernes Andels Boligforenings ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale. 10