Januar 2016 Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen Kære alle Så er vi i gang igen efter en dejlig juleferie. Det nye år byder på mange spændende, nye og udfordrende opgaver, som vi også talte om, da vi mødtes før jul. På mødet var vi enige om, at ledelsen skal give rum til forskellighed i forbindelse med forandringer. Ikke alle er med fra starten nogle har brug for at vende med sig selv og andre, hvad en forandring kommer til at betyde. Det er vi fælles om at være opmærksomme på og ledelsen har her en særlig opgave. Jeg er af den overbevisning, at vi i Studieadministrationen ikke skal skabe enshed. Vi skal ikke løse opgaverne på præcis samme måde eller forsøge at skabe ensretning i tankegang, men i stedet udnytte den måde, andre arbejder, og tænke på at sætte egne arbejdsmetoder i et nyt lys, - og dermed i fællesskab udvikle bedre løsninger til gavn for UCL. Vi skal holde fokus på opgaveløsningen, for netop løsningen af opgaverne er det fælles tredje, som kan samle en organisation. Det forudsætter, at der investeres tid og energi til en ordentlig snak om, hvordan man i fællesskab kan udvikle nye opgaveløsninger. Det er bl.a. det, vi er i gang med, når vi laver workflows, beskriver opgaver og implementerer nye løsninger ved brugen af nye systemer osv. Når I mødes i jeres teams, så tal om, hvordan I er forskellige, hvem der har hvilken form for viden og kompetencer? Og hvilke kompetencer er de vigtigste for netop den opgave, der nu skal løses i jeres team. Det vil medføre, at vi kan spille hinanden gode ved at have fokus på forskelligheder og de ressourcer, der ligger i det. Det gælder også, når vi er flyttet til NBA det holder jo ikke op, når kasserne er pakket ud. Vi vil skabe tid og rum for refleksion og dialog mellem jer og mellem ledelse og medarbejdere om tingenes tilstand. Vi vil også blive ved med at afprøve forskellige tilgange til opgaveløsningen. Og vi skal alle have tålmodighed og være overbærende for denne forandring kan ikke sættes på kalender fra start til slut. Besparelser i UCL De kommende års besparelser har naturligt fyldt og vil fylde en del på rektors nytårsmøder, og I har alle hørt herom. I forlængelse heraf vil jeg minde jer om muligheden for at fortælle Erik om forslag til besparelser. Dette kan ske via mit.ucl.dk (http://mit.ucl.dk/min-afdeling/direktionen/besparelsesprogram- 2016-2019/spareforslag/) Status på Niels Bohrs Allé Vi er nu nået til vejs ende med indretning af og spilleregler for Studieadministrationen. Arbejdsgruppen holder møde fredag den 15. januar, hvor vi fordeler teams og medarbejdere i kontorerne. Denne fordeling og begrundelse herfor vil blive sendt ud i starten af uge 3 sammen med de endelige tegninger. Spillereglerne vil desuden blive sendt med ud. 1
Den indretning, som arkitekten nu har tegnet ind efter møder med arbejdsgruppen - vil være den, som gælder ved indflytningen i august. Den skal derefter prøves af i en 3 måneders periode uden at vi rykker ved den. Derefter bliver der mulighed for ændringer af de forhold, som vi i hverdagen oplever uhensigtsmæssige. Processen bliver nu, at teamkoordinatorerne og ledelsesgruppen mødes den 4. marts, og derefter vil der blive inviteret til møder i kontorfællesskaberne, hvor I bl.a. kan aftale, hvordan I i øvrigt vil indrette jer. Video om workflows Vi er godt i gang med at implementere workflows på en række af vores kerneopgaver. Indtil videre hovedsagligt i ledelsessupport teamet men også i praktikteamet er man i gang i forhold til arbejdet med praktikportalen. For at fortælle os selv og omverden herom har Stine udarbejdet en lille video, som I kan se her: https://www.dropbox.com/s/ddvh5fqdmyogc88/mit.ucl.dk.mp4?dl=0 TimeEdit TimeEdit er et ganske fint skemavisningsprogram, og det kan tilgås på mange forskellige devices. Imidlertid har vores undervisere også brug for, at deres skemabrikker bliver vist i Outlook-kalenderen sammen med deres øvrige aftaler. Siden dataintegrationen startede har vi imidlertid haft (for mange) eksempler på, at især fjernede skemabrikker i TimeEdit fortsat hænger i Outlook kalenderen, hvilket af nogle bliver opfattet som dårlig skemalægning - hvilket jo er drønuretfærdigt. Vi er derfor i tæt dialog med uddannelserne og deres undervisere om, hvad de kan gøre for at holde sig orienteret om skemaet - på en god måde. I de kommende uger vil vi i fornødent omfang komme rundt og informere underviserne om brugen af TimeEdit og løsninger, som gør det lettere at holde øje med skemaet. De studerende og underviserne er i øvrigt på stud.ucl.dk og mit.ucl.dk blevet introduceret til TimeEdit med både skriftlige vejledninger og en introduktionsvideo. Fra mandag i næste uge er der på alle toiletter ophængt en TimeEdit annonce, hvor de studerende opfordres til at blive siddende 4 minutter og 27 sekunder længere for at se videoen Skemateamet Det er ikke nogen hemmelighed, at skemateamet har været meget udfordret med at kunne nå de nødvendige opgaver til tiden, og da Studieadministrationen fra 1. marts 2016 overtager skemalægningen for Læreruddannelsen på Fyn, har ledelsen besluttet at slå en stilling op med henblik på ansættelse af en medarbejder til skemateamet. Den forventes, at den pågældende kan starte senest 1. marts. Vi har nu snart erfaringer fra to skemalægningsrunder, og der er derfor brug for at få set nærmere på, om noget kan organiseres anderledes, og om noget i processen skal justeres. I tæt samarbede med uddannelserne gennemfører vi i disse uger en møderække for at få et fælles grundlag for en indstilling om en revideret skemalægningsproces, som derefter forelægges vicedirektører og Steffen Svendsen. 2
Campusservice På torsdag den 14. januar lukker Studenterservice ned på Blangstedgårdsvej, og Campusservice åbner igen for alle tirsdag den 19. januar kl. 8.00. I kan læse meget mere herom på mit.ucl.dk. Vi glæder os til samarbejdet med IT-afdelingen, kollegerne på Blangstedgårdsvej, de kendte ansigter fra Studenterservice og telefoni, og ser frem til samarbejdet med Joan Dusi fra Rømersvej og Marianne Lund Hansen og Ole Sørensen fra Tolderlundsvej. Vores samarbejdsmotto er Vi øver os sammen. Nyt fra eksamensteamet Eksamensbevissystemet Det er besluttet, at der skal udarbejdes et nyt eksamensbevissystem for de danske professionshøjskoler, som effektiviserer udarbejdelsen af eksamensbeviser for de mange uddannelser i sektoren. Firmaet Ditmer, som efter en udbudsrunde er valgt som leverandør af systemet, skal forestå digitaliseringsprocessen. Samtidig er der udpeget projektdeltagere fra hvert UC i forbindelse med processen, som skal deltage i statusmøder i foråret 2016 med henblik på implementering af systemet ved udvalgte uddannelser ultimo juni 2016 (det er op til hvert UC at udpege, hvilke uddannelser der skal indgå som pilot i projektet). Fra Studieadministrationen er det Birthe Lohmann, der indgår i arbejdsgruppen som projektdeltager, og ydermere er der udvalgt følgende medarbejdere, som skal være med til at teste systemet løbende: Anne M. Johansen, Maria Johansen, Lene R. Andersen og Tine Erenskjold. Frafaldsstatistik Data.ucl.dk er en af Studieadministrationens måder at udvikle, frembringe, kvalitetssikre og formidle viden omkring studiedata og nøgletal på til UCL s grunduddannelser. Nyeste rapport blev frigivet lige op til jul. Rapporten omhandler frafald og forsøger bl.a. at informere uddannelserne om tendenser i frafaldet, skabe en profil af den gennemsnitlige studerende, der frafalder, årsager til frafald, tidspunkt for frafald osv. Modtager du spørgsmål internt eller eksternt i organisation vedrørende frafald eller andre statistiske spørgsmål, er du meget velkommen til at henvise vedkommende direkte til Christian Vind. Data.ucl.dk tilgås via http://data.ucl.dk, og der er kun adgang for medarbejdere, der er på A-nettet. Spørgsmål og ønsker kan rettes til Christian Vind. Revision af sundhedsuddannelser organisering i Studieadministrationen Om kort tid påbegynder alle UCL s sundhedsuddannelser deres arbejde med at udforme studieordninger. En studieordning er en uddannelses grundlov. Det er her, uddannelsen beskriver de regler, der gælder for den pågældende uddannelse. Her finder man for eksempel oplysninger om praktikperioder i uddannelsen, og hvilken eksamensform et givet fag har. Reglerne er absolutte, så hvis en eksamen er angivet til at vare to timer, kan en underviser ikke ændre om på det. Studieordninger er også Studieadministrationens grundlov. Det er her, vi kan finde de retningslinjer, der er vigtige for os at følge, når vi er med til at administrere uddannelserne. Derfor er det for en studieadministrativ medarbejder nødvendigt at have et godt kendskab til studieordningerne for de uddannelser, man især har et samarbejde med. 3
Jurafunktionen i Studieadministrationen bidrager i processen med udvikling af de nye studieordninger på sundhedsområdet med følgende opgaver: Udarbejdelse af indholdsskabelon til studieordningerne med henblik på at sikre at alle de juridiske elementer, studieordningen skal indeholde, er med. Dvs. koblingen til den overordnede lovbekendtgørelse om professionsbacheloruddannelser og de underlæggende bekendtgørelser, LEP (bekendtgørelse om professionsbacheloruddannelser), adgangsbekendtgørelse, eksamensbekendtgørelse, karakterbekendtgørelse, talentbekendtgørelse m.v., samt lokale dokumenter og retningslinjer som f.eks. krav til skriftlige opgaver. Når forslaget til uddannelsesbekendtgørelserne er færdige hen på foråret, gennemlæser Lars Udengaard materialet med henblik på at sikre, at de forskellige juridiske grundlag er korrekt implementeret i studieordningen. Desuden kommer Lars til at deltage i møder m.v. i foråret frem til først i maj, hvor første udkast til studieordninger skal være færdige. De endelige studieordninger for de fem sundhedsuddannelser i UCL skal være færdige til godkendelse ved udgangen af maj 2016. Uddannelserne skal derefter til at udarbejde semesterplaner. Det bliver derfor et travlt år for alle sundhedsuddannelser og det vil vi uden tvivl komme til at mærkes i Studieadministrationen. Koordinering af de ændringer, nye studieordninger og semesterplaner medfører for Studieadministrationens opgaver, har vi bedt Susanne Nedergaard Hansen om at varetage. Hun bliver således uddannelsernes kontaktperson og skal være med til at sikre, at de ændringer, som vi skal implementere i efteråret 2017 bliver aftalt, planlagt og kommunikeret med f.eks. teamkoordinatorer, uddannelseskoordinatorer og medarbejdere i vores teams. Udrulning af Skype for business i hele Studieadministrationen En del medarbejdere har været med som testpersoner i udrulningen af Skype for business. Nu ruller vi videre med Mette Torp og Bente Pedersen i spidsen. Derfor bliver der afholdt sæt-i gang-møder på alle Studieadministrationens matrikler efter nedenstående plan. Passer dagen jer dårligt, så tag fat i Mette eller Bente herom. Lokation Afdeling Udrulningsdato Tidspunkt Superbruger Blangstedgårdsvej Studieadministration 28-01-2016 Formiddag Bente Vestre Engvej Studieadministration 25-01-2016 Eftermiddag Mette Jelling Studieadministration 25-01-2016 Formiddag Mette Tolderlundsvej Studieadministration 26-01-2016 Eftermiddag Mette Rømersvej Studieadministration 25-01-2016 Formiddag Bente Svendborg Studieadministration 26-01-2016 Formiddag Mette Middelfartvej Studieadministration 25-01-2016 Eftermiddag Bente 4
Nyt om medarbejdere Vi har på Blangstedgårdsvej budt velkommen til fire nye medarbejdere: - Janne Andersen, som er teamkoordinator for teamet, der skal varetage opgaverne i Campusservice. - Tove Nielsen, som kommer til at indgå i Campusservice. - Bente Petersen, der også fremover vil sikre, at telefonerne bliver taget i UCL, og indgår i Campusservice. - Alice Petersen, der som koordinerende studievejleder skal varetage implementeringen af den fælles studievejledning i UCL. Anne Berthelsen har fået en ekstra opgave, idet hun året ud skal være sekretær for vicedirektør Jørgen Hansen. Vi modtager en ny praktikant den 1. februar. Det drejer sig om Emine Belek, der er 6. semester studerende fra administrationsbacheloruddannelsen, med speciale i Uddannelses- og erhvervsvejledning. Sidste dag i praktikken er den 31. maj. Emine er fysik placeret hos optagelsestemaet. Praktikvejleder er Alice Petersen. Emine skal bl.a. indgå i følgende arbejdsopgaver: - Optagelseshotline i samarbejde med optagelsestemaet - Behandling af kvote II ansøgninger i samarbejde med optagelsestemaet - Gennemførelsesvejledning (ergoterapeut- og radiografuddannelsen) - Karrierevejledning i samarbejde med Alice - Planlægnings- og udviklingsopgaver i samarbejde med Alice Tæl skridt kampagnen Vi deltager også i det nye år i Tæl skridt, og det gør vi i uge 3 og uge 4. Jeg vil opfordre til, at vi i fællesskab er friske på at tage januar-kulden i strakt arm og gå ind i det nye år med det lange ben forrest. Der ligger mange dejlige gåture forude Månedens tip Jing Phuong har sendt denne anbefaling. Jing er et produkt fra Techsmith. Med Jing kan du hurtigt lave printscreen til f.eks. en vejledning. Der er dog ikke tale om den normale printscreen, som mange af os kender, hvor der tages kopi af hele skærmen. Med Jing kan du selv bestemme, hvor meget af skærmen du vil lave printscreen af, og herefter er der mulighed for at indsætte tekst, pile, indramning og markering som yderligere forklaringer. Du har desuden også mulighed for at optage en 5 minutters videofrekvens. Programmet kan downloades her: http://www.techsmith.com/jing.html. Efter at programmet er downloadet, og du er registreret som bruger, får du en hurtig guide og tips i forhold til brug af programmet. Ved opstart af pc en lægger programmet sig i baggrunden som en gul sol. Det er i øvrigt gratis. Som altid er I velkomne til at sende kommentarer til Nyhedsbrevet, et lille tip og også gerne et indlæg, I vil have med. Mange hilsner Ambrosia 5