Manual for afvikling af stud_puls gældende fra E16

Transkript

1 1 Manual for afvikling af stud_puls gældende fra E16 (rev af Lenda Ballum og Alice Petersen Indhold 1. Kort opsummering af et stud_puls forløb Oversigt over forløbet Planlægningsfasen- logistik Aktører i stud_puls tilbagemeldingerne Aflysning pga. sygdom hos proceskonsulenten Overordnet opgave- og ansvarsfordeling Stud_PULS koordinatorerne i SAMF/PÆD og SUND- opgaver/ ansvar Oversigt over proceskonsulenter Data flow Generel tekst til læseplan/ modulplaner: Tekst til Tekst til stud_puls folder... 13

2 2 1. Kort opsummering af et stud_puls forløb 1. Hensigten er, at gennemførelsen af stud_puls forankres tæt til den respektive uddannelses professions perspektiv, læringsudbytter og øvrige studieaktiviteter. Placeringen af stud_puls forløbet integreres med de øvrige planlagte studieaktiviteter på uddannelsen. 2. Introduktionen til stud_puls indgår som én del af den samlede introduktion til modulet/ semestret (K1) (varetages af en medarbejder ansat i den pågældende uddannelse) og som en virtuel introduktion til stud_puls (K2). De studerende modtager en UCL mail 3 uger før den skemalagte tilbagemelding (fra Metze Erhvervspsykologer A/S). I mailen er der et link til en introduktionsvideo samt et link til spørgeskemaundersøgelsen. Hvis I vurderer, at I ønsker at fastholde en skemalagt stud_puls introduktion, er I velkommen til at gøre det (decentralt). 3. Den enkelte studerende gennemfører stud_puls to gange i løbet af studiet, første gang på 1. evt. 2. semester og anden gang på semester. 2. Oversigt over forløbet Forløb Deltagere Aktivitet Introduktion Udfyldelse af stud_puls spørgeskema - den studerende modtager et link på sin UCL mail 3 uger før den skemalagte tilbagemelding Tilbagemelding Varighed: 150 minutter Underviser Studerende (hold) Studerende Studerende Underviser 1) Introduktionen til stud_puls indgår som én del af den samlede introduktion til modulet/ semestret (K1) 2) Virtuel introduktion til stud_puls (K2) (K2) Resultaterne i holdrapporten og de studerendes drøftelser, relateres til det indholdsmæssige tema på

3 3 (inkl. pauser) Proceskonsulent modulet/ semestret (K3) Udviklingsplan Uddannelsen Udarbejdelse af udviklingsplan Offentliggørelse på Fronter Opfølgning på udviklingsplanen 3. Planlægningsfasen- logistik Opgave Ansvarlig Deadline Studieadministrationen (Lenda Ballum og Alice Petersen) opretter et googledocs. fællesark for det kommende semester og sender linket til stud-puls koordinatorerne i Samf/Pæd og SUND samt til Metze Erhvervspsykologer A/S Sender linket til google.doc. fællesarket til deres kontaktpersoner i uddannelserne Studieadministrationen (Lenda Ballum og Alice Petersen) Stud_PULS koordinatorerne Sendes til stud_puls koordinatorerne i SAMF/ PÆD og SUND, ultimo januar for afvikling af stud_puls det kommende efterår og ultimo juni for afvikling stud_puls det kommende forår Primo februar/ juli Uddannelsen beslutter hvor stud_puls forløbet skal placeres og angiver nedenstående oplysninger i google docs. fællesarket. OBS Hvis I vælger at skemalægge en introduktion til stud_puls tidligere end 3 uger før tilbagemeldingen, skal det tydeligt angives i kolonnen i google.docs.fællesarket og aftales med stud_puls koordinatoren i området. Oplysninger: Uddannelsen 15. marts for afvikling af stud_puls det kommende efterår 15. september for afvikling stud_puls det kommende forår

4 4 Tidspunkt Fag/ tema SIS-kode for holdet Evt. tidspunkt for introduktion Stud_PULS koordinatorerne på SAMF/PÆD og SUND allokerer proceskonsulenterne fra det pågældende område til at varetage de planlagte tilbagemeldinger Stud_PULS koordinatorerne 1. april 1. oktober Studieadministrationen (Lenda Ballum) samler alle SIS-data på studerende, der skal gennemføre stud_puls det kommende semester i én fil og sender den til Metze Erhvervspsykologer A/S Studieadministrationen (Lenda Ballum) 4 uger før semesterstart Proceskonsulenterne blokkerer deres planlagte tilbagemeldinger i deres egen kalender, så de ikke bookes til andre aktiviteter Sender linket til fællesarket til skemateamet Proceskonsulenterne Studieadministrationen (Lenda og Alice) 1. april 1. oktober 4. Aktører i stud_puls tilbagemeldingerne Studerende Uddannelsesfaglig medarbejder fra den respektive uddannelse. Vedkommende har et indefra perspektiv - dvs. kobler dele af stud_puls resultaterne til det faglige indhold/læringsmål Proceskonsulent ( udefra perspektiv ) særligt ansvar for at facilitere processen 5. Aflysning pga. sygdom hos proceskonsulenten Proceskonsulenten orienterer uddannelsen og stud_puls koordinatoren hurtigst muligt. Uddannelsen orienterer holdet om at tilbagemeldingen er aflyst Uddannelsen, stud_puls koordinatoren og proceskonsulenten planlægger en nyt tilbagemelding Stud_PULS koordinatoren orienterer skemateamet om det nye tidspunkt.

5 5 6. Overordnet opgave- og ansvarsfordeling Opgave Sender ucl.mail med link til introduktions video og link til spørgeskemaet på baggrund af stud_puls-listen 3 uger før den planlagte tilbagemelding Ansvar Metze Erhvervspsykologer A/S Monitorere besvarelsesprocent, + kontakt til stud_puls koordinatorerne såfremt det er relevant Teknisk del af stud_puls Generering af data Placering af stud_puls og allokering af undervisere til stud_puls aktiviteter Afviklingen af stud_puls (tilbagemeldingen) Udarbejdelse af udviklingsplan og offentliggørelse af udviklingsplanen på holdets Fronter site Monitorere bevarelsesprocenter Uddannelseschef Underviser og proceskonsulent Uddannelsen Stud_PULS koordinatorerne Metze Erhvervspsykologer Koordinerende studievejleder Udarbejder en stud_puls fil med data på alle de studerende der skal gennemføre stud_puls det pågældende semester og sender stud_puls filen til Metze Erhvervspsykologer A/S Opretter googledoc.fællesark og sender link til Metze Erhvervspsykologer og stud_puls Studieadministrationen (Lenda Ballum) Studieadministrationen (Lenda Ballum, Alice Petersen)

6 6 koordinatorerne Generel information om stud_puls til studerende og ansatte i UCL Koordinerende studievejleder. Udvikling af stud_puls Dataanalyse på UCL- og uddannelsesniveau Økonomi Kvalitet og evaluerings enheden i UCL Koordinerende studievejleder modtager alle faktura fra Metze Erhvervspsykologer A/S. Koordinerende studievejleder kontrollere om fakturaer er korrekte. Koordinerende studievejleder fordeler udgifterne i mellem de 2 vicedirektørområder. 6. Stud_PULS koordinatorerne i SAMF/PÆD og SUND- opgaver/ ansvar SAMF/PÆD SUND Tom Petersen tope@ucl.dk Susanne P. Jakobsen supj@ucl.dk Fase Opgave/ ansvar Planlægning Sender linket til stud_puls googledocs. fællesarket til teamkoordinatorerne på uddannelserne/ de

7 7 ansatte der er ansvarlige for planlægningen af skemaet Sender linket til googledocs. fællesarket til proceskonsulenterne primo februar og september Hvis uddannelsen har skemalagt en introduktion, skal du tjekke om datoen for introduktionen ligger tidligere end 3 uger før tilbagemelding, da de studerende først modtager stud_puls skemaet og introvideoen på tidspunkt. Hvis der er skemalagt en introduktion tidligere end 3 uger før tilbagemeldingen, skal du kontrollere om det er angivet tydeligt i google.docs. fællesarket, for at sikre, at de studerende har modtaget mailen før den skemalagte introduktion Kontrollerer at relevant data i google.doc. fællesarket er udfyldt Allokerer proceskonsulenter til tilbagemeldingerne angivet i google.docs. fællesarket Afvikling Monitorerer besvarelsesprocenten løbende Reagere ved lave besvarelsesprocent, ved at involvere relevante samarbejdspartnere på den respektive uddannelse Hvis færre end 5 udfyldte spørgeskemaer, kan der ikke generes en stud_puls holdrapport, som tilbagemeldingen tager afsæt i. Hvis det er tilfældet kontaktes uddannelseschefen evt. stud_puls kontaktperson på den pågældende uddannelse for at aftale om tilbagemeldingen skal aflyses eller ej. Hvis tilbagemeldingen aflyses, informerer stud_puls koordinatoren proceskonsulenten. Aflysning pga. fravær af proceskonsulent Planlægge et nyt forløb i samarbejde med uddannelsen og proceskonsulenten.

8 8 Evt. ændringer i det planlagte stud_puls forløb efter at google.doc fællesarket er sendt til skemateamet ( 1. april og 1. oktober) Sende information om ændringer til skemateamet ved Kathrine Bøtger Krogh, kbkr@ucl.dk og med kopi til Lenda Ballum. Ændringen sendes for at skemaet revideres, de involverede parters Outlook opdateres, googledocs dokument opdateres og der bookes et lokale til aktiviteten. Studerende der IKKE modtager mail fra Metze Erhvervspsykologer A/S. Årsag: listerne trækkes før semester start og sendes til Metze Erhvervspsykologer A/S, for at han har tid til at lægge det ind i databasen. DVS det er de studerende der figurerer på holdende på det tidspunkt der modtager en mail Sende en mail til Metze Erhvervspsykologer A/S ( ) Med følgende oplysninger: SIS Hold navn Navn på den studerende Studienummer Ucl mailadresse Alternativt kontakter stud_puls administrator Lenda Ballum (leba@ucl.dk) 7. Oversigt over proceskonsulenter SAMF/PÆD Administrationsbachelor Ingen proceskonsulent Læreruddannelsen Ingen proceskonsulent Pædagoguddannelsen Anne Mette R. Elkjær, arel@ucl.dk Anja Høy, avho@ucl.dk Merete V. Bundsgaard, mevb@ucl.dk Socialrådgiveruddannelsen Carina Larsen, cala3@ucl.dk

9 9 SUND Bioanalytikeruddannelsen Ingen proceskonsulent Ergoterapeutuddannelsen Brit Sander Bruun Fysioterapeutuddannelsen Ingen Radiografuddannelsen Uffe Lindberg Jakobsen Sygeplejerskeuddannelsen Forventes at være certificerede E16: Susanne Brøndum (Odense) Hanne Lytken Holdt (Vejle)

10 10 8. Data flow Studieadministrationen Studieadministrationen (Lenda Ballum) samler data på samtlige studerende i UCL der skal gennemføre stud_pulsførst kommende semester i en stud_puls fil. Studieadministrationen Studieadministrationen (Lenda Ballum) sender stud_puls filen til stud_puls databasen, Metze Erhvervspsykologer A/S Metze A/S Stud_PULSdatabasen sender mails til de studerende på baggrund af SIS-data angivet i stud_puls filen og på baggrund af datoerne i googledocs.skemaet (Information til studerende) 9. Generel tekst til læseplan/ modulplaner: Stud_PULS (K3) opsamling/tilbagemelding Varighed: 150 minutter incl. pauser Deltagere: studerende, underviser og proceskonsulent Forberedelse: 3 uger før den skemalagte stud_puls tilbagemelding modtager du en stud_puls mail i din UCL-mailboks. I stud_puls mailen finder du følgende 2 links: 1 link til en introduktionsvideo og 1 et link til et stud_puls spørgeskema. Hvad skal du gøre? - tjekke at du har modtaget en mail på din UCL mail, med link til introvideo og spørgeskemaet på din ca. 3 uger før den skemalagte tilbagemelding. Hvis du ikke har modtaget en stud_puls mail, skal du kontakte Lenda Ballum leba@ucl.dk. - se videoen - udfylde spørgeskemaet inden for den angivne deadline i mailen (det tager ca. 40 minutter)

11 11 - umiddelbart efter, at du har afsluttet spørgeskemaet, kan du se dit eget stud_puls resultat i din webbrowser hvor du besvarede spørgeskemaet. Reflekter over dit eget resultat inden opsamling/tilbagemelding Studieaktivitet: stud_puls databasen har samlet alle besvarelserne fra dit hold, inklusiv dit eget resultat (i en anonymiseret udgave) i en stud_puls- holdrapport. Du mødes med dit hold, en uddannelsesfaglig medarbejder og en stud_puls proceskonsulent til en dialogbaserede tilbagemelding. Dialogen giver dig og dine medstuderende mulighed for at drøfte og nuancere resultaterne i jeres fælles holdrapport, samt at komme med forslag til initiativer, der kan bidrage til et godt studiemiljø og trivsel. Proceskonsulenten er ansvarlig for at facilitere processen, medens den uddannelsesfaglig medarbejder er ansvarlig for at koble dele af stud_puls resultaterne til det tema/ fag/ læringsmål du arbejder med på studiet. 10. Tekst til Stud_PULS- Vejen til et endnu bedre studiemiljø I 2013 igangsatte University College Lillebælt stud_puls, det er et redskab til måling af trivsel. Stud_PULS har fokus på såvel din trivsel og læring som dit holds trivsel og læring. Stud_PULS er en studieaktivitet på lige fod med den undervisning og vejledning der ellers er planlagt i din uddannelse. Alle studerende gennemfører stud_puls forløbet to gange i løbet af uddannelsen. Med stud_puls vil UCL gerne: Involvere dig og dine medstuderende i udviklingen af de faktorer, der har betydning for at du og dine medstuderende trives godt på uddannelsen i UCL Indsamle din viden og erfaring om UCL som uddannelsesinstitution Bidrage til at du får et større indblik i dine personlige kompetencer og professionskompetencer Bidrage til at du får en indsigt i nogle af de rammer og vilkår som organisationen er underlagt Du får mere end et godt studiemiljø Formålet med Stud_PULS er, at indsamle information fra dig og dine medstuderende samt at skabe en ramme for en dialog mellem dig, dine medstuderende og din uddannelse. Du får mulighed for at drøfte hvordan UCL kan bidrage til et godt studiemiljø, samt indsigt i hvordan du og dine medstuderende kan være med til at gøre en positiv forskel for studiemiljøet. Du får en individuel stud_puls rapport, som kun du har adgang til. Her kan du bl.a. få et indblik i dit eget studiemønster og din trivsel, et indblik du kan bruge aktivt i udviklingen af dine kompetencer

12 12 Sådan ser et stud_puls forløb ud 1. Trin: introduktionen Du bliver introduceret til stud_puls i forbindelse med modul/ semester introduktionen. 2. Trin: Udfyldelse af stud_puls spørgeskemaet 2-3 uger før den skemalagte stud_puls aktivitet, kaldet tilbagemeldingen, på dit hold, modtager du en stud_puls mail i din UCL-mailboks. I stud_puls mailen finder du følgende 2 links: 1 link til en introduktionsvideo og 1 et link til et stud_puls spørgeskema. Hvad skal du gøre? - se videoen - udfylde spørgeskemaet inden for den angivne deadline i mailen (det tager ca. 40 minutter) - middelbart efter, at du har afsluttet spørgeskemaet, kan du se dit eget stud_puls resultat i din webbrowser hvor du besvarede spørgeskemaet. Reflekter over dit eget resultat inden opsamling/tilbagemelding 3. Trin: Dialog baseret tilbagemelding stud_puls databasen samler alle besvarelserne fra dit hold, inklusiv dit eget resultat (i en anonymiseret udgave) i en stud_puls- holdrapport. Du mødes med dit hold, en uddannelsesfaglig medarbejder fra din uddannelse og en stud_puls proceskonsulent til en dialogbaserede tilbagemelding. Dialogen giver dig og dine medstuderende mulighed for at drøfte og nuancere resultaterne i jeres fælles holdrapport, samt at komme med forslag til initiativer, der kan bidrage til et godt studiemiljø og trivsel. Proceskonsulenten er ansvarlig for at facilitere processen, medens den uddannelsesfaglig medarbejder er ansvarlig for at koble dele af stud_puls til det tema/ fag/ læringsmål du arbejder med på studiet. 4.Trin: udarbejdelse af en stud_puls udviklingsplan På baggrund af drøftelserne ved tilbagemeldingen er uddannelsen ansvarlige for, at der udarbejdes en stud_puls udviklingsplan. Planen offentliggøres på dit holds Fronter side. De forhold der måtte komme frem i forbindelse med stud_puls vil udgøre et element i den samlede prioritering på uddannelsen. Fokus på validitet og reliabilitget Stud_PULS er baseret på international forskning og konklusionerne drages på baggrund af følgende tre parametre: Uddannelsesinstitutionen Relationer til undervisere og medstuderende

13 13 Individuelle mønstre og træk der er relevante for måden, man som studerende håndterer sig selv og sit studie på. Stud_PULS har gennemgået grundige validitets og reliabilitets tests. Det garanterer et gyldigt resultat, hvor vi måler det vi rent faktisk ønsker at måle. 11. Tekst til stud_puls folder Side 1: UCL sætter fokus på din trivsel Indgå i en dialog om hvordan vi sammen får skabt et godt studieliv både socialt og fagligt. Side 2: Stud_PULS- Vejen til et endnu bedre studiemiljø I 2013 igangsatte University College Lillebælt stud_puls, det er et redskab til måling af trivsel. Stud_PULS har fokus på såvel din trivsel og læring som dit holds trivsel og læring. Alle studerende vil gennemføre stud_puls forløbet to gange i løbet af uddannelsen. Stud_PULS er en studieaktivitet Stud_PULS er en studieaktivitet på lige fod med den undervisning og vejledning der ellers er planlagt i din uddannelse. Med stud_puls vil UCL gerne: Involvere dig og dine medstuderende i udviklingen af de faktorer, der har betydning for at du og dine medstuderende trives godt på uddannelsen i UCL Indsamle din viden og erfaring om UCL som uddannelsesinstitution Bidrage til at du får et større indblik i dine personlige kompetencer og professionskompetencer Bidrage til at du får en indsigt i nogle af de rammer og vilkår som organisationen er underlagt Side 3 Du får mere end et godt studiemiljø Formålet med Stud_PULS er, at indsamle information fra dig og dine medstuderende samt at skabe en ramme for en dialog mellem dig, dine medstuderende og din uddannelse. Du får mulighed for at drøfte

14 14 hvordan UCL kan bidrage til et godt studiemiljø, samt indsigt i hvordan du og dine medstuderende kan bidrage aktivt i forhold til studiemiljøet. Du får en individuel stud_puls rapport, som kun du har adgang til. Her kan du bl.a. få et indblik i dit eget studiemønster og din trivsel, et indblik du kan bruge aktivt i udviklingen af dine kompetencer. Hvordan ser et stud_puls forløb ud? Der er 4 trin i et stud_puls forløb. 1. Trin: introduktionen Du bliver introduceret til stud_puls i forbindelse med modul/ semester introduktionen på dit hold. 2. Trin: Udfyldelse af stud_puls spørgeskemaet 3 uger før den skemalagte stud_puls aktivitet, kaldet tilbagemeldingen, på dit hold, modtager du en stud_puls mail i din UCL-mailboks. I stud_puls mailen finder du følgende 2 links: 1 link til en introduktionsvideo og 1 et link til et stud_puls spørgeskema. Hvad skal du gøre? - se videoen -udfylde spørgeskemaet inden for den angivne deadline i mailen (det tager ca. 40 minutter) - middelbart efter, at du har afsluttet spørgeskemaet, kan du se dit eget stud_puls resultat i din webbrowser hvor du besvarede spørgeskemaet. Reflekter over dit eget resultat inden opsamling/tilbagemelding 3. Trin: Dialog baseret tilbagemelding stud_puls databasen samler alle besvarelserne fra dit hold, inklusiv dit eget resultat (i en anonymiseret udgave) i en stud_puls- holdrapport. Du mødes med dit hold, en uddannelsesfaglig medarbejder fra din uddannelse og en stud_puls proceskonsulent til en dialogbaserede tilbagemelding. Dialogen giver dig og dine medstuderende mulighed for at drøfte og nuancere resultaterne i jeres fælles holdrapport, samt at komme med forslag til initiativer, der kan bidrage til et godt studiemiljø og trivsel. Proceskonsulenten er ansvarlig for at facilitere processen, medens den uddannelsesfaglig medarbejder er ansvarlig for at koble dele af stud_puls til det tema/ fag/ læringsmål du arbejder med på studiet. 4.Trin: udarbejdelse af en stud_puls udviklingsplan

15 15 På baggrund af drøftelserne ved tilbagemeldingen er uddannelsen ansvarlige for, at der udarbejdes en stud_puls udviklingsplan som offentliggøres på dit holds Fronter side. De forhold der måtte komme frem i forbindelse med stud_puls vil udgøre et element i den samlede prioritering på uddannelsen. Fokus på validitet og reliabilitet Stud_PULS er baseret på international forskning og konklusionerne drages på baggrund af følgende tre parametre: Uddannelsesinstitutionen Relationer til undervisere og medstuderende Individuelle mønstre og træk der er relevante for måden, man som studerende håndterer sig selv og sit studie på Stud_PULS har gennemgået grundige validitets og reliabilitets tests. Det garanterer et gyldigt resultat, hvor vi måler det vi rent faktisk ønsker at måle. Læs mere på