Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. juni 2014 kl. 18:00 i Nordtoften Farum Hovedgade 54, Farum Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Farumsødal... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra Domea... 2 3.4 Orientering fra Kommunen... 3 3.5 Udlejningsaftale med Kommunen... 3 3.6 Øget samdrift i Farumsødal lukket dagsorden... 3 3.7 Lokalt servicecenter i Farumsødal... 3 3.8 Digitalt bestyrelsesarbejde... 4 4 Boligselskabets afdelinger... 4 4.1 Råderetskatalog i Lillevangspark... 4 4.2 Ekstraordinært afdelingsmøde i Æblelunden... 4 4.3 Indflytter sag - Linda Friis - lukket dagsorden... 4 4.4 Fraflyttersag - Marina Vitagliano - lukket dagsorden... 4 5 Mødeplanlægning... 5 6 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Gullander, formand Karin Beyer, næstformand Jørgen Gottliebsen Henning Thomsen Henning Østerbye Alfred Mønster afbud Karin Thomsen Sabine Dedlow Ursula Sandberg Arne Blom suppleant for Alfred Mønster Øvrige deltagere: Heidi Egholm, sekretær Lars Gruby, Domea Tom L. Frandsen, Domea Michael Jørgensen, Domea --------------------------------------------------------------------------------------------- Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 28. juli 2014 ---------------------------------------------------------------------------------------------
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Bestyrelsen besluttede yderlige, at Arne Blom deltager i mødet, både den åbne og den lukkede dagsorden og at Arne Blom derfor er underlagt tavshedspligt. I lignende tilfælde ved afbud fra et bestyrelsesmedlem, indkaldes suppleanten. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referat af mødet d. 8.maj 2014, både det åbne og lukkede referat. Jørgen Gottliebsen har sendt rettelse til det lukkede referat fremgår af dagsordenen til den lukkede dagsorden til mødet den 26. juni 2014. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referat: Referaterne blev godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Formanden orienterede om, at han deltog i Domeas Landskonference og anbefalede bestyrelsen at deltage næste år. Dels var det en rigtig god konference og der er rig mulighed for at net-værke med de andre beboerdemokrater. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Også fra Karin Thomsen var der opfordring til at deltage i Landskonference. Oplyste, at der var valgt nye medlemmer til Domeas bestyrelse. Som noget nyt præmierer Domea ildsjæle og her var Lillevangsparks bestyrelse blevet udvalgt og præmieret med en dirigentklokke efter eget ønske. 3.3 Orientering fra Domea Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Side 2 af 5
Referat: Intet. 3.4 Orientering fra Kommunen På sidste bestyrelsesmøde blev følgende besluttet: På næste organisationsbestyrelsesmøde tages der et punkt på, for at få drøftet de gensidige forventninger, kommunen og resten af bestyrelsen imellem. Det indstilles, at bestyrelsen foretager en indledende forventningsafstemning og tager evt. orientering til efterretning. Referat: Følgende emner blev nævnt som eksempler, hvor det kunne være nyttigt at bruge hinanden: Den kommunale repræsentant kan give hurtigt hint om byggemuligheder, bidrage til drøftelserne om placering af flygtninge, og også den aktuelle drøftelse om bofællesskaber. Tom rykker for nyt fra mødet mellem Furesø Kommune og forretningsførerselskaberne, som blev afholdt for nyligt. Bestyrelsen fortsætter drøftelsen på næste møde. 3.5 Udlejningsaftale med Kommunen Udlejningsaftalen er forhandlet på plads med Kommunen. Aftalen lever stort set op til de ønsker, som organisationsbestyrelsen ville have indarbejdet i en ny aftale. Aftalen vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udkast til ny aftale. Referat: Tom Frandsen oplyste, at Domeas kundeservice har meddelt, at punkt 2 i den fleksible aftale - Boligsøgende bosat i Furesø Kommune, der har varige helbredsproblemer, der gør det vanskeligt at bo i den nuværende bolig. - ikke kan administreres af Domea. Dette vil blive meddelt til Kommunen. Bestyrelsen godkendte herefter aftalen. 3.6 Øget samdrift i Farumsødal lukket dagsorden 3.7 Lokalt servicecenter i Farumsødal Domea er til mødet klar med beregninger af konsekvensen ved at etablere servicecenter i Farumsødal. Det forventes, at beregningerne kan udsendes til bestyrelsen tirsdag den 24. juni 2014. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter etablering af lokalt servicecenter i Farumsødal. Referat: Lars Gruby gennemgik, hvordan det lokale servicecenter er tænkt, hvor mange afdelinger det i givet fald vil komme til at bestå af og hvordan bemandingen kan være, og hvordan rollefordelingen mellem medarbejderne er tænkt. Efter Domeas plan vil der blive etableret et servicecenter med Farumsødal som centrum den 1. april 2015, hvis bestyrelsen beslutter sig for at etablere et servicecenter. Michael Jørgensen fremlagde økonomiske overslag, som viser en besparelse på rundt regnet 400.000 kr. Side 3 af 5
Efter en del spørgsmål blev det konkluderet, at Domea arbejder videre med et oplæg til en egentlig beslutning og at bestyrelsesmedlemmerne sender spørgsmål, der ønskes belyst, til Tom Frandsen. 3.8 Digitalt bestyrelsesarbejde På seneste bestyrelsesmøde blev det aftalt, at der skulle komme oplæg til undervisningsindhold i forbindelse med brug af ipad på bestyrelsesmøder: Brug af ipad til bestyrelsesmøder blev indført for at undgå at bestyrelsesmedlemmerne skulle slæbe papirer med til møderne og derudover altid havde adgang til de relevante dokumenter og at man med en ipad kan gennemføre et møde, på samme måde, som hvis det foregik med papir. Der er i dag stor spredning i viden og erfaring i brug af ipads i denne bestyrelse, bl.a. fordi bestyrelsen er sammensat af nye medlemmer og medlemmer der har siddet i bestyrelsen i længere tid. Derfor foreslå det, at der gennemføres uddannelse i brug af ipad som beskrevet ovenfor. Det kan foregå for hele bestyrelsen på en gang eller til de medlemmer der har behovet. Bestyrelsens yderligere behov bedes beskrevet på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om der skal ske yderligere uddannelse i brug af ipads. Referat: Det blev understreget, at det er vigtigt, at alle i bestyrelsen bruger de samme programmer. (Domea oplyser efter mødet, at det fortsat er PDF ekspert, der anbefales til det digitale bestyrelsesarbejde.) De bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at blive undervist i ovennævnte, melder dette til Heidi Egholm. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Råderetskatalog i Lillevangspark Afdelingsmødet i Lillevangspark har vedtaget vedlagte råderetskatalog. Råderetskataloget indebærer, at der bruges penge i afdelingen og dermed også en risiko for af det kan få økonomiske konsekvenser også for Farumsødal. Derfor skal organisationsbestyrelsen godkende råderetskataloget inden det træder i kraft. Vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender Lillevangsparks katalog. Referat: Bestyrelsen godkendte Lillevangsparks råderetskatalog. 4.2 Ekstraordinært afdelingsmøde i Æblelunden Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i æblelunden. Referat vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Referat: 4.3 Indflytter sag - Linda Friis - lukket dagsorden 4.4 Fraflyttersag - Marina Vitagliano - lukket dagsorden Side 4 af 5
5 Mødeplanlægning Bestyrelsen har planlagt følgende organisationsbestyrelsesmøder: Torsdag d. 29/9 2014 Torsdag den 30/10 2014 Torsdag d. 20/11 2014 Mandag d. 19/1 2015 Resten af datoerne fastlægges på mødet den 29/9 2014 HUSK KALENDEREN! Det indstilles, at bestyrelsen beslutter mødedatoer for resten af bestyrelsesåret. Bestyrelsen vedtog ovenstående datoer. 6 Eventuelt Side 5 af 5