Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme Instruks IN 18-18 Arbejdsmiljøemne: Generelle instrukser uden arbejdsmiljøemne Ansvarlig enhed: AFC, 4. kontor Ikrafttræden: 1. januar 2015 Senest revideret: EMNE OG BAGGRUND Denne instruks handler om Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme. Sundhedsfremme handler overordnet om at fremme menneskers sundhed og trivsel fysisk såvel som psykisk. Sundhedsfremme kan både være rettet mod at forbedre levevilkår og miljø, herunder også arbejdsmiljø, og mod at ændre menneskers adfærd og samspil. Arbejdstilsynet skal i forbindelse med de risikobaserede tilsyn og de særlige tilsynsindsatser tilbyde virksomhederne en dialog om sundhedsfremme. Den del af dialogen, der handler om at forbedre det psykiske arbejdsmiljø, kan, også tilbydes i forbindelse med tilsynsindsatser udelukkende med fokus på psykisk arbejdsmiljø. Dialogen drejer sig om, hvordan virksomhederne kan fremme medarbejdernes sundhed og trivsel. Det handler blandt andet om træning og bevægelse, at forbedre det psykiske arbejdsmiljø, gevinster virksomheden kan opnå ved at arbejde med sundhedsfremme på arbejdspladsen samt ting, som er vigtige for, at dette arbejde bliver en succes. Formålet med instruksen er at opstille en ramme for Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme. Instruksen indeholder følgende afsnit: Afsnit 1, som indeholder Arbejdstilsynets definition af sundhedsfremme. Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme handler om forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø og om træning og bevægelse. Afsnit 2, som beskriver indholdet i Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme. Dialogen handler om gevinster for virksomheden ved at arbejde med sundhed og trivsel og tre ting, som er vigtige for at dette arbejde bliver en succes samt fire emner inden for psykisk arbejdsmiljø og tre emner inden for træning og bevægelse. Afsnit 3, som handler om, hvordan du skal gå i dialog med virksomhederne om sundhedsfremme. Du kan bl.a. læse om, at dialogen er et tilbud til virksomhederne, hvordan 1
du kan placere dialogen på tilsynsbesøget, og hvad din rolle er i forbindelse med dialogen. Afsnit 4, hvor du kan læse om, hvornår det ikke er relevant at tilbyde virksomhederne en dialog om sundhedsfremme. Afsnit 5, hvor du kan du læse om, at virksomheder i nogle af de nedslidningstruede brancher har mulighed for at søge om forebyggelsespakker hos Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse. Bilag 1, støtteark til din dialog med virksomheden INSTRUKS 1. Arbejdstilsynets definition af sundhedsfremme Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme vedrører en delmængde af de områder, der hører under det overordnede begreb om sundhedsfremme. Arbejdstilsynets dialog handler om, hvordan virksomheden kan: Reducere stress og fremme medarbejderes sundhed og trivsel via forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø. Styrke kroppen hos medarbejderne via træning og bevægelse. Områderne er valgt, fordi de, udover at fremme sundhed og trivsel, kan bidrage til at nå reduktionsmålene i 2020-strategien inden for psykisk arbejdsmiljø og overbelastninger i muskler og skelettet. Arbejdstilsynets dialog fokuserer på organisatoriske tiltag på arbejdspladsen, der fremmer medarbejdernes sundhed og trivsel. Dialogen retter sig ikke mod kost, rygning og alkohol, som ofte forbindes med det overordnede sundhedsfremmebegreb. BEMÆRK! Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme drejer sig om emner, som Arbejdstilsynet ikke stiller krav om. Derfor er det frivilligt for virksomhederne, om de vil tage imod tilbuddet om dialog om sundhedsfremme. 2. Indhold i Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme handler om: Gevinster for virksomheden Tre ting, som er vigtige for, at arbejdet med sundhed og trivsel bliver en succes Fire emner inden for psykisk arbejdsmiljø Tre emner inden for træning og bevægelse. Som tilsynsførende vurderer du selv, hvilke budskaber og emner der er relevante at inddrage i dialogen på den enkelte virksomhed. Sundhedsfremme kan være en gevinst for virksomheden De områder, som indgår i Arbejdstilsynets dialog med virksomhederne om sundhedsfremme, kan være en gevinst for virksomheden, fordi sunde medarbejdere, der trives, sjældnere er syge og har en tendens til at blive længere i jobbet. 2
Vigtigt, når virksomheden arbejder med sundhedsfremme Der er især tre ting, som er vigtige for, at arbejdet med sundhed og trivsel bliver en succes: Ledelsen skal tage ansvar og prioritere sundhed og trivsel, fx ved at afsætte ressourcer til arbejdet. Både ledelse og medarbejdere skal deltage i planlægningen, gennemførelsen og forankringen af initiativerne. Virksomheden skal løbende have fokus på sundhedsfremme. Det kan den sikre ved, at sundhed og trivsel forankres i de fora, hvor der drøftes emner som strategi, økonomi, drift, arbejdsmiljø, kvalitet, opgaveløsning og dagligdag. Sundhedsfremme via forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø I forhold til initiativer, der reducerer stress og fremmer medarbejderes trivsel, kan du tage udgangspunkt i følgende emner, når du taler med virksomheden: 1. Pauser og pausekultur 2. Konflikter på arbejdspladsen 3. Forandringer og forandringsprocesser 4. Inklusion af medarbejdere med nedsat arbejdsevne Sundhedsfremme via træning og bevægelse I forhold til aktiviteter, der styrker kroppen via træning og bevægelse, kan du tage udgangspunkt i følgende emner, når du taler med virksomheden: 1. Fælles fysisk aktivitet på arbejdspladsen 2. Fysisk indretning af arbejdspladsen, der fremmer bevægelse 3. Forebyggelse, inklusion og fastholdelse Læs mere på temasiden om sundhed og trivsel Du kan læse mere om gevinster for virksomheden ved at arbejde med sundhed og trivsel samt de tre ting, som er vigtige for at dette arbejde bliver en succes på Arbejdstilsynets temaside om sundhed og trivsel på www.at.dk. Her kan du også læse mere om de fire emner under sundhedsfremme vedrørende forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø og om de tre emner under sundhedsfremme vedrørende træning og bevægelse. På disse sider finder du desuden spørgsmål, som virksomhederne kan bruge til at arbejde med sundhedsfremme. Endelig finder du links, hvor du kan læse mere og finde eksempler på, hvordan virksomheder har arbejdet med sundhed og trivsel. 3. Hvordan de tilsynsførende skal gå i dialog med virksomhederne om sundhedsfremme Når du taler om sundhedsfremme, kan du bruge ord som sundhed og trivsel. En del virksomheder vil i højere grad kende disse ord end ordet sundhedsfremme. I Arbejdstilsynets materialer om sundhedsfremme på arbejdspladsen bruges ordene synonymt. Tilbud til virksomheden Som led i de risikobaserede tilsyn og i de særlige tilsynsindsatser skal du tilbyde virksomhederne en dialog om sundhedsfremme. Du kan også tilbyde dialogen, når virksomhederne genbesøges. I tilsynsindsatser udelukkende med fokus på psykisk arbejdsmiljø kan du vælge at tilbyde virksomheden en dialog om de emner, der handler om at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Du skal så vidt muligt tilbyde dialogen, når både en repræsentant for ledelsen og en repræsentant 3
for de ansatte (fx arbejdsmiljørepræsentanten) er til stede. Du skal spørge virksomheden, om den er interesseret i en dialog om, hvordan den kan fremme medarbejdernes sundhed og trivsel. Det er vigtigt, at du understreger, at Arbejdstilsynet ikke stiller krav til virksomheden om at gennemføre de initiativer, som I taler om. Det er frivilligt for virksomhederne, om de vil tage imod tilbuddet om en dialog om sundhedsfremme. Hvis virksomheden takker nej til tilbuddet, fortsætter du det almindelige tilsynsbesøg. Din rolle i dialogen med virksomheden Din rolle er at gå i dialog med virksomheden om sundhedsfremme, bl.a. ved at spørge til virksomhedens arbejde med sundhedsfremme. Dialogen er altid mundtlig. Du kan spørge til konkrete eksempler på, hvordan virksomheden arbejder med at fremme medarbejdernes sundhed og trivsel, og du kan fortælle overordnet om de områder og emner, der indgår i Arbejdstilsynets dialog om sundhedsfremme. Din rolle er ikke at anbefale specifikke initiativer, fx ved at anvise, hvordan virksomheden konkret skal indrette deres pauserum, eller hvilke træningsøvelser de skal lave. Ligesom du heller ikke skal tage stilling til, om de initiativer, virksomheden eventuelt er i gang med, er gode nok. Hvis virksomheden spørger mere specifikt til initiativer, kan du henvise til temasiden om sundhed og trivsel på www.at.dk. Du skal være opmærksom på, at du både optræder som myndighed og som dialogpartner. Gør det tydeligt, at Arbejdstilsynet ikke stiller krav til virksomheden om de emner, I taler om i forbindelse med dialogen om sundhedsfremme. Det skal være helt klart for virksomheden, hvornår der er tale om materielle eller formelle overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, hvor Arbejdstilsynet stiller krav til virksomheden, og hvornår der er tale om emner, som Arbejdstilsynet ikke stiller krav om. Støtteark til din dialog om sundhedsfremme I instruksens bilag 1 og på temasiden om sundhed og trivsel på at.dk, kan du finde et ark med inspiration til din dialog med virksomheden om sundhedsfremme. Arket opsummerer de områder og emner, der indgår i Arbejdstilsynets dialog om sundhedsfremme. Udover at støtte dig i din dialog med virksomheden er papiret formuleret, så du kan efterlade det på virksomheden. Virksomheden kan også downloade det fra temasiden. På temasiden under de konkrete emner kan du også finde relevante spørgsmål, som virksomheden kan bruge i sit arbejde med sundhedsfremme. Dialogens placering i tilsynsbesøget Du vælger selv, hvornår i besøget du tilbyder virksomheden en dialog om sundhedsfremme. Du kan både tilbyde dialogen i forbindelse med det indledende møde, under rundgangen i virksomheden og på det afsluttende møde. Du kan fx tilbyde dialogen, når du taler med virksomheden om: Arbejdspladsvurdering, Arbejde med at forebygge problemer i det psykiske arbejdsmiljø, Arbejde med at forebygge risikofaktorer for MSB, Hvordan sygefraværet ser ud, At den allerede har igangsat ekstra tiltag for at fremme medarbejdernes sundhed og trivsel. 4
Har virksomheden allerede gjort meget for at løse problemer i det psykiske arbejdsmiljø eller arbejder med andre sundhedsfremmetiltag, kan indfaldsvinklen være, hvordan virksomheden kan opnå endnu bedre resultater eller yderligere kan fremme medarbejdernes sundhed og trivsel. 4. Her er det ikke relevant at tilbyde virksomhederne en dialog om sundhedsfremme Som udgangspunkt skal du altid tilbyde virksomheden en dialog om sundhedsfremme, men der kan være situationer, hvor det ikke er relevant. Det kan fx være tilfældet, hvis en virksomhed har omfattende arbejdsmiljøproblemer. Her kan du vente med at tilbyde dialogen om sundhedsfremme, til virksomheden genbesøges. Hvis virksomheden inden for kort tid besøges på både et risikobaseret tilsyn eller som led i en særlig tilsynsindsats, kan du overveje, om dialogen skal tilbydes på alle besøg. 5. Nogle virksomheder kan søge forebyggelsespakker hos Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse Hvis virksomheden hører til i en af de nedslidningstruede brancher, der har mulighed for at søge om forebyggelsespakker hos Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse, kan du oplyse om denne mulighed. På Fondens hjemmeside www.forebyggelsesfonden.dk kan du se en oversigt over, hvilke brancher der kan søge om forebyggelsespakker, og læse mere om Fonden. I flere af forebyggelsespakkerne indgår sundhedsfremme, primært i form af fysisk træning. IKRAFTTRÆDEN Den 1. januar 2015. Denne instruks ophæver At-intern instruks IN-1-1, Når de tilsynsførende vejleder om sundhedsfremme fra januar 2012. VEDLIGEHOLDELSE 4. kontor har ansvaret for at revidere instruksen. 5
Arbejdstilsynet om sundhed og trivsel på arbejdspladsen Sunde medarbejdere, der trives, er sjældnere syge og har en tendens til at blive længere i jobbet. Derfor kan det give gevinst for en arbejdsplads at arbejde med at fremme sundhed og trivsel hos medarbejdere og ledelse. Øget sundhed og trivsel kan også medføre andre gevinster for en arbejdsplads. Det kan fx være: Engagerede og motiverede medarbejdere, bedre samarbejde samt et godt image, som kan bidrage til at tiltrække kvalificerede medarbejdere. For medarbejderne personligt kan det betyde større arbejdsglæde, bedre helbred og øget velvære og energi. Vil man arbejde med sundhedsfremme, er det vigtigt at huske på, at sundhed og trivsel både er psykisk og fysisk. Tre vigtige ting, hvis arbejdet med sundhedsfremme skal blive en succes: Ledelsen skal tage ansvar og prioritere sundhed og trivsel, fx ved at afsætte ressourcer til arbejdet. Ledelsen har stor indflydelse på, hvordan arbejdspladsen tager imod nye initiativer, og på om initiativerne bliver gennemført og forankrede. Det kan ledelsen bl.a. sikre ved at sætte sig i spidsen for arbejdet med initiativerne og ved at være en del af både gennemførelsen og forankringen. Både ledelse og medarbejdere skal deltage i planlægningen, gennemførelsen og forankringen af initiativerne. Når ledelse og medarbejdere samarbejder gennem hele forløbet, sikres det, at deres forskellige viden og erfaringer kommer i spil. Samarbejde og fælles involvering sikrer også, at initiativerne passer til virksomheden, og at alle har ejerskab til dem. Det er alt sammen med til at sikre, at initiativerne bliver fastholdt på arbejdspladsen. Det er afgørende, at virksomheden løbende har fokus på sundhedsfremme. Dette kan sikres ved, at sundhed og trivsel forankres i de fora, hvor der drøftes emner, som fx strategi, arbejdsmiljø, drift og økonomi. Det er vigtigt løbende at evaluere på, hvordan det går med initiativerne, og afgøre om der er behov for ændringer. LÆS MERE: På Arbejdstilsynets temaside Sundhed og trivsel på arbejdspladsen på www.at.dk Temaer Virksomhedens arbejdsmiljøarbejde Sundhedsfremme
Sundhed og trivsel er både psykisk og fysisk Mindre stress og mere trivsel gennem forbedringer af det psykiske arbejdsmiljø Ligesom kroppen har brug for en pause efter fysisk krævende arbejde, har hjernen også brug for pauser fra arbejdet Derfor er det vigtigt, at virksomheden skaber mulighed for at holde pauser i løbet af arbejdsdagen. Det handler både om indretningen af arbejdspladsen og om, at medarbejderne skal opleve, at det er ok at holde en pause Enhver arbejdsplads vil opleve konflikter, men uløste konflikter kan føre til alvorlige problemer, som for eksempel mobning Det er vigtigt, at der tages hånd om konflikter på arbejdspladsen. Det er en opgave for hele arbejdspladsen. Det er fx vigtigt at have fokus på opgave og ansvarsfordeling samt god kommunikation og dialog Det psykiske arbejdsmiljø kan blive sat under pres, når der sker forandringer Derfor er det vigtigt, at virksomheden tager hånd om trivslen, når den gennemfører forandringer. Det sker bedst ved løbende kommunikation og inddragelse af medarbejdere Mange virksomheder arbejder med inklusion og fastholdelse af medarbejdere med nedsat arbejdsevne. I den situation er det vigtigt både at have fokus på det psykiske arbejdsmiljø for medarbejderen med nedsat arbejdsevne og for de øvrige medarbejdere. Det kan ske gennem åbenhed, dialog om muligheder og udfordringer samt viden om, hvor man henvender sig, hvis der opstår problemer Styrke kroppen gennem træning og bevægelse Regelmæssig træning og bevægelse kan mindske smerter og ubehag i kroppens muskler og led. Derfor er det er en god ide at lave fælles fysiske aktiviteter på arbejdspladsen Det er også vigtigt, at virksomheden sikrer, at medarbejdere, der ikke kan eller ikke ønsker at deltage i fysiske aktiviteter, ikke føler sig udenfor Længerevarende stillesiddende arbejde kan være dårligt for kroppen. Stillesiddende adfærd er en selvstændig helbredsmæssig risikofaktor, som kan svække kroppens muskler, knogler og kredsløb. Arbejdspladsen kan være et fornuftigt sted at sætte ind for at begrænse lange siddeperioder. Bevægelse og varierede arbejdsstillinger i løbet af dagen er derfor vigtige, og virksomheden kan b.la. fokusere på at gøre stående adfærd som fx stående computerarbejde, telefonsamtaler eller møder, til en naturlig del af arbejdsdagen Mange tror, at medarbejdere med hårdt fysisk arbejde er i god form. Det er langt fra tilfældet. Hårdt fysisk arbejde er ikke træning. Personer med hårdt fysisk arbejde, der samtidig har et lavt kondital har en øget risiko for at dø pga. hjertekarsygdomme. Derfor kan de have gavn af at konditionstræne. Et højt kondital er nemlig med til at beskytte mod netop hjertekarsygdomme. Virksomheden kan være med til at forebygge denne risiko gennem fælles fysisk aktivitet, der øger konditionen Smerter i muskler og led kan føre til, at medarbejderen er nødt til at melde sig syg. For virksomheden kan det derfor være en stor fordel at overveje, hvordan den kan inkludere og fastholde medarbejdere med smerter i muskler og led