Introduktion til webanalyser.dk Hvis du udskriver og følger denne introduktion, vil du få et godt overblik over systemet på ca. 20 minutter. Når du har fulgt beskrivelsen, har du oprettet dit første skema, og du har forberedt en e-mail, som kan udsendes med link til spørgeskemaet. 1. Gå til siden www.webanalyser.dk 2. Log på via linket i øverste højre hjørne af skærmbilledet eller: a. Klik på linket med teksten Opret ny bruger. b. Skriv din e-mail-adresse. c. Tryk på knappen med teksten Send adgangskode Skriv skemanavnet på det skema du ønsker at oprette. Skriv f.eks. skemanavnet Mit testskema, og tryk på knappen med teksten Opret skema. 1
Et pop op-vindue åbner med en velkomsttekst samt en oversigt over de spørgsmålstyper, der kan oprettes. Vigtig bemærkning om pop op-blokkere Hvis der ikke åbner et vindue med en velkomsttekst samt en oversigt over de spørgsmålstyper der kan oprettes, skal du give tilladelse til at der vises pop op vinduer for webstedet. Det gøres ved at klikke på den gule linie øverst på siden med teksten: Et pop op-vindue blev blokeret. Hvis du vil se dette pop op-vindue eller se yderligere indstillinger, skal du klikke her... På den menu der kommer frem, vælges Tillad altid pop op-vinduer fra dette websted. 2
Rediger spørgeskemaet Hvis din browser tillader pop op-vinduer fra webstedet, vil du se vinduet med en oversigt over de spørgsmålstyper, der kan oprettes. Du kan se et eksempel for hver spørgsmålstype ved at klikke på radioknappen ud for spørgsmålstypens navn. Senere i dette dokument forklares, hvordan man opretter spørgsmålstyper, som ikke umiddelbart fremgår af listen. Man kan således oprette spørgsmål, som kun accepterer en gyldig e-mail adresse som besvarelse, og man kan oprette spørgsmål, som skal besvares med en dato eller med et tal inden for et bestemt interval. Vælg spørgsmålstypen Beskrivelse (tekst) på den næstnederste linie i listen. En beskrivelse (tekst) benyttes, når man ønsker at skrive en forklaring i starten af et spørgeskema. 3
Du kan lade feltet Sekundær tekst (valgfri) være blank, eller du kan skrive en uddybende tekst her. Klik på Vis knappen for at se hvordan teksten bliver vist i spørgeskemaet. Luk eksempel-vinduet og klik på Indsæt spørgsmål knappen for at indsætte teksten i spørgeskemaet. Du kan nu vælge en anden spørgsmålstype for det næste spørgsmål, som skal oprettes. Vælg spørgsmålstypen Enkelt-svar. Skriv i feltet Spørgsmålstekst: Har du planlagt at rejse i år? I feltet med ledeteksten Svartekster skrives følgende tre linier: Ja Nej Ved ikke Marker i boksen ud for teksten Obligatorisk svar, således at respondenterne ikke kan undlade at besvare spørgsmålet. Klik på Vis knappen for at se hvordan spørgsmålet bliver vist i skemaet. 4
Luk eksempel-vinduet og klik på Indsæt spørgsmål knappen for at indsætte spørgsmålet i skemaet. Når spørgsmålet er oprettet, kan du vælge spørgsmålstypen for det næste spørgsmål. Vælg spørgsmålstypen Fler-svar med tekst. Skriv spørgsmålsteksten Hvilke lande vil du besøge i år? Skriv svarteksterne: Frankrig Tyskland England Andre, skriv venligst hvilke(t) Marker i boksen ud for teksten Obligatorisk svar, således at respondenterne ikke kan undlade at besvare spørgsmålet. Klik på Vis knappen for at se hvordan spørgsmålet bliver vist i skemaet. 5
Luk eksempel-vinduet. Ved at vælge en anden type i feltet med ledeteksten Tekstboks indstillinger og klikke på Flere indstillinger, kan man knytte validering til respondenternes svar og f.eks. sikre at brugeren besvarer med et tal imellem 0 og 9999. Hvis man vælger E-mail som type, vil kun gyldige email-adresser blive accepteret som besvarelse. Hvis man vælger Dato som type, vil kun gyldige datoer blive accepteret som besvarelse. Klik på Indsæt spørgsmål knappen for at indsætte spørgsmålet i skemaet. Vælg spørgsmålstypen Matrixspørgsmål. 6
Skriv i feltet Overskrift: Hvor tilfreds er du med følgende på en skala fra 1 til 10 hvor 10 er bedst? Skriv svarteksterne: 1 = Særdeles utilfreds 2.. 9 10 = Særdeles tilfreds Ved ikke/ Vil ikke svare Skriv følgende i feltet med ledeteksten Spørgsmålstekster (rækker): Åbningstider Personale Parkering Udvalg Priser Marker i boksen ud for teksten Obligatorisk svar, for at sikre at alle respondenter besvarer spørgsmålet. Klik på Vis knappen for at se hvordan spørgsmålet bliver vist i skemaet. Luk eksempel-vinduet og klik på Indsæt spørgsmål knappen for at indsætte spørgsmålet i skemaet. Klik på Afslut knappen for at afslutte oprettelsen af spørgsmål. 7
Du ser nu hovedsiden for redigering af spørgeskemaet. De spørgsmål, som du netop har oprettet, ses i venstre side af vinduet. Hvis du klikker på ikonen med teksten Ny forneden på venstre side af vinduet, åbnes den dialog for oprettelse af spørgsmål, som du allerede kender. Hvis du klikker på de andre ikoner, kan du redigere, kopiere, flytte eller slette spørgsmålene i skemaet. 8
Mere om spørgsmålstyper På startsiden for oprettelse af spørgsmål findes en oversigt over de grundlæggende spørgsmålstyper. Andre spørgsmålstyper kan oprettes ved at konfigurere en af de grundlæggende typer. I det følgende forklares, hvordan spørgsmålstyper, der ikke umiddelbart kan ses på listen, dannes ud fra en af de grundlæggende typer. Skalerede svar Et spørgsmål med skalerede svar oprettes som ethvert andet spørgsmål. I et tidligere eksempel oprettedes spørgsmålet Hvor tilfreds er du med følgende på en skala fra 1 til 10 hvor 10 er bedst? med svarteksterne: 1 = Særdeles utilfreds 2.. 9 10 = Særdeles tilfreds Ved ikke/ Vil ikke svare Når data for spørgsmålet skal analyseres, er det let at beregne den gennemsnitlige score på en skala fra 1 til 10. Skalaværdierne (1 til 10 i dette eksempel) indtastes i analysemodulet, når den gennemsnitlige score skal beregnes. Senere i dette dokument findes et eksempel der viser hvordan den gennemsnitlige score beregnes på en skala fra 1 til 10. Åbne spørgsmål (tekstsvar) I et tidligere eksempel oprettedes et åbent spørgsmål, hvor respondenterne kan skrive en tekst. Et åbent spørgsmål oprettes ved at vælge en af de grundlæggende spørgsmålstyper Singlesvar med tekst, Multisvar med tekst eller Åbent spørgsmål (tekstsvar). 9
Hvis man klikker på Flere indstillinger, kan man angive størrelsen af den tekstboks, der skrives i, og man kan angive hvor meget tekst der højst må skrives. Validering af svar Med validering af svar kan man f.eks. sikre, at respondenterne kun indtaster gyldige email-adresser, eller at der kun svares med heltal imellem 0 og 9999) Validering af svar opnås ved at vælge den relevante Tekstboks type for et åbent spørgsmål. Der kan vælges imellem typerne Tekst, E-mail adresse, Decimaltal, Heltal og Dato. Programmet vil kun acceptere svar af den valgte type. Hvis man klikker på Flere indstillinger, kan man angive yderligere betingelser for gyldigheden af svarene. Hvis typen er heltal, kan man for eksempel angive et interval, som tallet skal være inden for. Numeriske svar Hvis et spørgsmål skal besvares med et tal, oprettes det som Åbent spm (tekst, tal, dato) og Tekstboks typen Heltal eller Decimal vælges. Hvis man klikker på Flere indstillinger, kan man angive hvilke talværdier der accepteres (for eksempel heltal imellem 0 og 9999). Email-adresser Hvis respondenterne skal skrive en email-adresse, vælges Åbent spm (tekst, tal, dato) og Tekstboks typen E-mail vælges. Programmet vil så kun acceptere gyldige e-mailadresser som svar. Datoer Hvis respondenterne skal svare en dato, vælges Åbent spm (tekst, tal, dato) og Tekstboks typen Dato vælges. Programmet vil så kun acceptere gyldige datoer som svar. Indstillinger for svar Hvis man klikker på Flere indstillinger under Indstillinger for svar, kan man angive en række egenskaber for det spørgsmål man er ved at oprette. Værdierne Min og Max (antal tilladte svar) kan ændres, således at man for eksempel kan sikre, respondenterne besvarer med mindst 3 og højst 5 afkrydsninger på et spørgsmål. Hvis man vælger Roteret eller Randomiseret (rækkefølge), vil svarmulighederne for spørgsmålet blive præsenteret forskelligt for hver ny respondent. Hvis der vælges roteret, beholdes rækkefølgen af svarene, men hver respondent præsenteres for et nyt svar som det første på listen. Hvis der vælges randomiseret, bliver svarmulighederne præsenteret i helt tilfældig rækkefølge. Valget af Lodret eller Vandret (retning) bestemmer hvordan rækken af svartekster præsenteres på skærmen. Matrixspørgsmål (blokspørgsmål) og Dobbelt matrixspørgsmål Når man opretter et matrix spørgsmål eller et dobbelt matrix spørgsmål (det vil sige to matrix spørgsmål sat sammen til ét), oprettes spørgsmålene med radioknapper, således at der højst kan afgives ét svar på hver linie. Dette kan ændres ved at vælge Flere indstillinger og ændre Max til et tal som er større end 1. 10
Forgreninger i spørgeskemaet I et tidligere eksempel oprettede vi spørgsmålet Hvilke lande vil du besøge i år?. Vi kan springe dette spørgsmål over for de respondenter, som svarer Nej til spørgsmålet Har du planlagt at rejse i år?. Det gøres med rutedefinitioner. Et spring i spørgeskemaet indføres i to trin: 1) Først oprettes sideskift i skemaet, således at de spørgsmål der skal springes over, er placeret på separate sider i spørgeskemaet (således at disse sider kan springes over). 2) Dernæst oprettes rutedefinitionen, som indeholder betingelsen for at en eller flere sider springes over (for eksempel hvis man har svaret Nej til spørgsmål 2). I de følgende eksempler vil vi opdele spørgeskemaet i en række sider, og vi vil oprette en rutedefinition, som medfører, at kun respondenter der svarer Ja til spørgsmålet Har du planlagt at rejse i år? stilles spørgsmålet Hvilke lande vil du besøge i år?. Klik på fanen med teksten Sider i øverste venstre del af vinduet. Klik på ikonen med teksten Ny forneden i nederste venstre del af vinduet. En linie vises under ikonerne. Vælg linien med teksten efter (2) Har du planlagt at rejse i år? og klik på Tilføj ny. Der er nu indsat et sideskift efter spørgsmål nr. 2. Klik igen på ikonen med teksten Ny. Vælg linien med teksten efter (3) Hvilke lande vil du besøge i år? og klik på Tilføj ny. 11
Der er nu indsat et sideskift efter spørgsmål nr. 3, hvorefter spørgeskemaet er opdelt på 3 sider. Nu hvor spørgeskemaet er opdelt på flere sider, kan vi sikre, at kun de respondenter der svarer Ja til spørgsmålet Har du planlagt at rejse i år? stilles spørgsmålet Hvilke lande vil du besøge i år?. Klik på fanen med teksten Rutedefinitioner i øverste venstre del af vinduet. Klik på ikonen med teksten Ny i nederste venstre del af vinduet. 12
På venstre side af vinduet ses spørgsmålsteksterne samt de sideskift der er oprettet for spørgeskemaet. På højre side af vinduet kan man angive hvilken type rutedefinition man vil oprette. Standardvalget er et Betinget hop. Vælg Hop fra side Side 1 og Betingelse: Spørgsmål Har du planlagt at rejse i år? og er besvaret Nej og Hop til side Side 3 Klik på Tilføj rutedefinition. Der er nu oprettet et betinget hop, som betyder, at respondenter der svarer Nej på spørgsmålet Har du planlagt at rejse i år?, fortsætter besvarelsen fra side tre, når spørgsmålene på side ét er besvaret. Klik på Retur. 13
Afprøv online skemaet Klik på linket Vis skema foroven på højre side af vinduet og besvar skemaet. Som det vil fremgå, er spørgeskemaet opdelt på flere sider, og man springer over side 2, hvis man svarer Nej til det første spørgsmål. Luk vinduet med spørgeskemaet og klik på Afslut foroven på højre side af vinduet for at afslutte redigeringen af spørgeskemaet. Du skulle nu se nedenstående skærmbillede. Ikonen med teksten Rediger spørgeskema genåbner vinduet med programmet for redigering af spørgeskemaet. Ikonen med teksten Indstillinger for spørgeskema åbner en side hvor der blandt andet kan vælges sprog for spørgeskemaets knapper samt eventuelle fejlmeddelelser. 14
Aktivering af undersøgelsen Besvarelser for spørgeskemaet gemmes kun i databasen, når spørgeskemaet er aktiveret. Når du beslutter dig for at begynde indsamlingen af data, må du derfor aktivere skemaet ved at klikke på ikonen med teksten Aktivering på venstre side af vinduet og dernæst klikke på knappen med teksten Aktiver undersøgelsen. Vi sender en faktura på 1.900 kr. (eller kampagneprisen 950 kr. for nye brugere), når du aktiverer et skema. Når skemaet er aktiveret, kan der kun oprettes nye spørgsmål eller ændres i de eksisterende spørgsmål, hvis undersøgelsen nulstilles først. Nulstilling af undersøgelsen indebærer imidlertid at alle besvarelser der er registreret slettes! Når undersøgelsen er aktiveret, vil der blive registreret besvarelser for skemaet, indtil dataindsamlingen stopper automatisk efter 3 måneder. Dataindsamlingen kan dog forlænges ved at trykke på knappen med teksten Forlæng dataindsamlingen en måned. Vi sender en faktura på 350 kr. for hver måned dataindsamlingen forlænges udover de første 3 måneder efter aktiveringen. 15
Forbered e-mail med link til webskemaet Klik på ikonen i venstre side af skærmen med teksten E-mail og klik på ikonen med teksten E-mail-administration. Der åbnes en dialog, som giver mulighed for at forberede og udsende e-mails med link til skemaet. Du kan sende e-mails med det samme eller du kan notere et tidspunkt, som de skal sendes på. 16
Klik på ikonen med teksten Forbered og send invitation. Gennemfør de 5 trin, som er beskrevet på siden, for at forberede en e-mail-invitation med et link til spørgeskemaet. Under trin 2 indsættes de e-mail adresser, som der skal sendes til. Punktet kan springes over nu, idet e-mail adresserne kan indsættes på et senere tidspunkt. TIP: Det er en god ide at skrive din egen e-mail-adresse som den sidste adresse i distributionslisten, når du sender e-mails. Hvis du gør dette, vil du vide, at e- mailen er sendt til alle øvrige respondenter, når du modtager e-mailen selv. 17
Vælg Gem som kladde og afslut nederst på siden. Du har nu gemt e-mailen som kladde, således at du kan åbne den igen og sende den på et senere tidspunkt. Når du vil afsende e-mailen, skal du blot trykke på Fortsæt knappen i stedet for at gemme e- mailen som kladde. Hvis du prøver at afsende e-mails inden skemaet er aktiveret, vil du blive bedt om at aktivere skemaet først. Det hængers sammen med at besvarelser for et skema ikke vil blive gemt, såfremt skemaet ikke er aktiveret. Udsendelse af påmindelser Du kan få systemet til at sende en påmindelse til respondenter, som på et tidspunkt endnu ikke har besvaret skemaet. Det sker ved at klikke på ikonen med teksten Forbered og send påmindelse. Visning af status for hver e-mail-adresse Hvis du klikker på Vis sendte e-mails ikonen, åbner et vindue med en liste indeholdende alle de e-mail-adresser, der er blevet sendt til. For hver e-mail, kan du se, hvornår den blev sendt, og, hvis respondenten har besvaret skemaet, kan du se, hvornår det er sket. Genfremsendelse af e-mails og blokering for påmindelser Hvis du klikker på Vis sendte e-mails ikonen, kan du genfremsende e-mails til respondenter, som har slettet mailen ved en fejl. Det er også muligt at blokere for at afsendelse af påmindelser til bestemte e-mailadresser på listen. Dette er nyttigt, for eksempel hvis respondenter, som har modtaget en invitation, giver udtryk for, at de ikke ønsker at deltage i undersøgelsen. Fletning af variabelværdier i e-mail tekster Variabelværdier (f.eks respondenternes navne) kan indsættes i e-mail teksten. Vælg Hjælp fra E-mail-administration siden for at se et eksempel, der viser, hvordan du kan importere variabelværdier sammen med e-mail-adresserne og indsætte værdierne i mail-teksten. Historik Hvis du klikker på E-mail ikonen i venstre side af skærmen og klikker på Historik ikonen, vises en oversigt over antallet af sendte e-mails samt antallet af svar og svarprocenten dag for dag. 18
Analyse af svarene Du kan analysere de indkomne svar, selvom dataindsamlingen stadig pågår. Tabeller og grafer kan åbnes i Word, Excel og PowerPoint ved et enkelt klik med musen. Du kan vælge imellem at analysere besvarelserne med de indbyggede analysefunktioner, eller du kan downloade data og analysere resultaterne med Excel eller DeskTopIntegrator. DeskTopIntegrator er et professionelt analyseværktøj, som kan installeres gratis fra Download siden. Klik på ikonen i venstre side af skærmen med teksten Analyse og klik på ikonen med teksten Tabeller og grafer. Der åbnes en dialog, som giver adgang til at analysere de indkomne svar. 19
Spørgsmålet (eller spørgsmålene), som man ønsker at analysere, markeres på højre side af dialogen. Vælg en kombination af valgmulighederne, og tryk på knappen Dan tabel (evt. Dan graf) for at se resultatet. Der er formentlig ikke registreret besvarelser, for det skema du arbejder med. De grafer du danner, vil derfor kun vise akserne, og tabellerne vil indeholde 0 (nul) svar. Klik på den relevante ikon for at åbne tabellen eller grafen i Word, Excel eller PowerPoint. Totalrapport En totalrapport med frekvenstabeller for alle spørgsmål i skemaet dannes ved at klikke på linket med teksten Klik her for totalrapport: 20
Tabeller for matrixspørgsmål (blokspørgsmål) Spørgsmålene, som indgår i et matrixspørgsmål (og i øvrigt enhver samling af spørgsmål, som har de samme svarmuligheder), kan analyseres samlet i én tabel ved at vælge Bloktabel med flere spørgsmål. Delspørgsmålene i matrixspørgsmålet vælges fra spørgsmålslisten i højre side af dialogen. Kontrol-tasten (Ctrl) holdes nede medens der klikkes med musen på de forskellige spørgsmål, som skal medtages i tabellen. Skalerede tabeller Det er ofte relevant at beregne en gennemsnitlig score for spørgsmål, der måler respondenternes holdninger ved at spørge om i hvilket omfang de er enige eller uenige med et bestemt udsagn. Et typisk eksempel kunne have svarmuligheder fra "1 = Meget uenig" til "5 = Meget enig". En tabel med beregning af en gennemsnitlig score for et sådant spørgsmål dannes ved at vælge Skaleret gennemsnit som tabelindhold. Ved beregningen af den gennemsnitlige score skal der angives et sæt skalaværdier for svarmulighederne. Programmet vil foreslå heltal fra 1 til N, hvor N er det samlede antal svarmuligheder, men man kan tildele andre skalaværdier til svarmulighederne, førend den gennemsnitlige score beregnes. Listning af fritekstsvar Besvarelser fra spørgsmål, hvor respondenterne kan svare enten med en tekst eller et tal kan downloades til Excel ved at klikke på ikonen med teksten List fritekstsvar. Hvis svarene skal indgå i et Word-dokument, kan de let kopieres fra Excel til Word. 21
Download Download-siden giver mulighed for at hente programmet DeskTopIntegrator samt for at downloade filer med spørgeskemadefinition og besvarelser for skemaet. Du kommer til Download-siden ved at klikke på ikonen med teksten Download på venstre side af skærmbilledet. De gennemgåede eksempler dækker alt du behøver at vide, før du benytter systemet til dit første spørgeskema. Programmet DeskTopIntegrator, som beskrives til sidst i dette dokument, er et professionelt analyseprogram med en række effektive funktioner til at manipulere data og udskrive rapporter. DeskTopIntegrator programmet er din garanti for, at du også kan løse mere komplicerede problemstillinger, når disse opstår, men det er ikke nødvendigt at du sætter dig ind i alle disse muligheder, før du går i gang. 22
Om DeskTopIntegrator DeskTopIntegrator indeholder en lang række funktioner, som sikrer løsningen af ethvert problem der kan opstå i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser. DeskTopIntegrator programmet indeholder blandt andet følgende funktioner: Dataudveksling med andre systemer som SPSS, SAS, Excel og Access Direkte import af skemadefinition og data fra filer eksporteret fra SPSS. Effektiv indtastning af data fra papirskemaer Integration med programmet TeleMark til telefoninterviews og mødebooking Listning af svar for udvalgte respondenter (med filter) og listning af svar for udvalgte spørgsmål Effektiv redigering af data med flytning og sletning af svar for grupper af respondenter Sammenlægning af svaralternativer til færre kategorier, der indeholder flere svar i hver kategori Kodning af fritekstsvar (dvs. gruppering af svarene således at disse kan tabuleres) Korrigering af "ubesvarede" Fletning med baggrundsdata eller med data fra tidligere undersøgelser Mulighed for opsætning af komplicerede filterbetingelser for udvælgelse af de respondenter, der medtages i analyserne Lynhurtig definition og kørsel af rapporter med hundredevis af tabeller og grafer Rapporterne dannes automatisk som Word-, Excel- og HTML- dokumenter, eller tabeller og grafer overføres automatisk som slides til en PowerPoint præsentation På download-siden findes et link til dokumentet "Introduktion til DeskTop-Integrator". Klik på linket for at downloade en beskrivelse af de omfattende muligheder for at manipulere og analysere data med DeskTop-Integrator programmet. Med venlig hilsen Webanalyser.dk v/ Feldborg Informatik Retortvej 1 2500 Valby Tlf. 38794800 23