Statsforvaltningens breve af 18. Marts 2016 og 22. juni 2016 til en kommune Om udarbejdelse af materiale til mødeledelse og omdeling af dette 2015-78908 Statsforvaltningen skrev den 18. marts 2016 således til Greve Kommune: Greve Kommunes henvendelse af 8. december 2015 til Statsforvaltningen Statsforvaltningen har modtaget Greve Kommunes henvendelse af 8. december 2015. Kommunalbestyrelsen har ønsket Statsforvaltningens vurdering af et spørgsmål om håndteringen af et nærmere bestemt materiale i forbindelse med to dialogmøder, som kommunens Børn-og Ungeudvalg deltog i, og som blev afholdt som led i høringsprocessen om en eventuel skolelukning. Det fremgår af henvendelsen, at et medlem af kommunalbestyrelsen har klaget over, at hun og et andet medlem af kommunalbestyrelsen ikke før eller på de pågældende møder havde modtaget et materiale, som andre kommunalbestyrelsesmedlemmer, der deltog i dialogmøderne, øjensynlig var i besiddelse af. Resumé Statsforvaltningen lægger til grund, at det omhandlede materiale fra administrationens side alene er udarbejdet og udleveret til borgmesteren og udvalgsformanden, og at dette er sket med henblik på en hensigtsmæssig varetagelse af mødeledelsen. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2015-78908 SAGSBEHANDLER: Lise Riddersholm Husted Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Det står ikke klart for Statsforvaltningen, om det omhandlede materiale til mødeledelsen på anden vis har været udleveret til andre af men dog ikke til alle Børn-og Ungeudvalgets øvrige medlemmer, der deltog i de omhandlede dialogmøder. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at det ikke vil være i overensstemmelse med lighedsprincippet, hvis et sådant materiale, som er udarbejdet og udleveret til mødeledelsen til brug for en hensigtsmæssig varetagelse af denne opgave, også udleveres til andre af men dog ikke til alle af de af kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer, som deltager i et møde som det omhandlede. På den baggrund, herunder på baggrund af den usikkerhed der for Statsforvaltningen står om sagens faktiske forhold, og hvorvidt der har 1
fundet en udlevering sted, der kan have betydet en tilsidesættelse af lighedsprincippet, har Statsforvaltningen bedt kommunalbestyrelsen i Greve Kommune om en udtalelse om, hvad Statsforvaltningens udtalelse giver Greve Kommune anledning til. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Greve Kommune henvendte sig ved e-mail af 8. december 2015 til Statsforvaltningen, idet kommunalbestyrelsen i Greve Kommune ønskede tilsynets vurdering af en situation, som i henvendelsen er beskrevet således: Byrådsmedlem [ ] har i mail fra november 2015 klaget over manglende materiale i forbindelse med dialogmøderne på Krogårdsskolen og Hedelyskolen i november 2015. [ ] gør gældende, at hun og byrådsmedlem [ ] ikke før eller på mødet havde modtaget materiale, som øvrige byrådsmedlemmer øjensynligt var i besiddelse af. Begge møder er gennemført som led i høringen omkring den eventuelle lukning af Tjørnelyskolen. Deltagerne i begge møder har fra Greve Kommune været borgmesteren, Børne- og Ungeudvalget samt administrative medarbejdere. Til møderne var der - for at øge udbyttet af mødet ved at kunne svar på stedet fremfor at skulle svare efterfølgende udarbejdet - Talepapir til udvalgsformanden - Svar på spørgsmål fra Krogårdskolens bestyrelse, - Svar på spørgsmål fra Hedelyskolens bestyrelse. Dette materiale var fra administrationens side forud for mødet alene udleveret til borgmesteren og udvalgsformanden i deres egenskab af at være dem, der inviterede til mødet og skulle lede mødet. Greve Kommune har til brug for tilsynets vurdering vedlagt klage af 3. november 2015 fra det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem til kommunaldirektøren, mail af 6. november 2015 med administrationens vurdering af hændelsen, et notat af 12. november 2015 udarbejdet af administrationen om sagens spørgsmål (rundsendt til kommunalbestyrelsen) samt mail af 19. november 2015 fra kommunalbestyrelsesmedlemmet vedrørende dette notat. Det fremgår af det pågældende kommunalbestyrelsesmedlems klage, at hun er utilfreds med at hun som et af to mindretalsmedlemmer af kommunens Børn- og Ungeudvalg ikke forud for de to dialogmøder, som blev afholdt i forbindelse med overvejelser om en skolelukning, havde fået tilsendt ovennævnte materiale eller havde fået omdelt det materiale, som resten af udvalget, herunder udvalgsformanden, samt borgmesteren og de deltagende embedsmænd, var i besiddelse af på mødet. Af mail af 6. november 2015 med administrationens vurdering af sagens spørgsmål fremgår bl.a. følgende: 2
Havde der været tale om et formelt udvalgsmøde med beslutningskompetence er der ingen tvivl om, at alle medlemmer skal stilles lige i forhold til adgang til udsendt materiale. Efter retten til sagsindsigt i 9 er det også muligt for et medlem at få adgang til sagmateriale, som vedrører en sag, der vil kunne forelægges byrådet som kompetent organ. En skolelukning kvalificerer til at være en sag, der kan forelægges byrådet (uanset om den endelige beslutning måtte ligge i Økonomi- og Planudvalget). Spørgsmål og svar på et dialogmøde om lukning af en skole må siges at indgå i det samlede sagsmateriale om skolelukningen. Men denne sagsindsigt kan næppe imødekomme det pågældende medlem på tilfredsstillende vis, idet klagen går på manglende udlevering af et notat med spørgsmål/svar/et talepapir forud for et møde, der har været afholdt. I forhold til den konkrete situation er det ikke i strid med foreliggende regler, at administrationen udarbejder et forberedende materiale til borgmester og udvalgsformand, som alene udleveres til disse fra administrationens side for at sikre et ordentligt, sagligt og oplysende forløb af et dialogmøde, hvor bl.a. en række skolebestyrelser ønsker svar på en række spørgsmål. Der foreligger ikke i kommunen retningslinjer for afholdelse af sådanne dialogmøder, som ellers kunne afstikke rammerne for udlevering af materiale forud for et dialogmødes indhold Af administrationens notat af 12. november 2015 fremgår bl.a., at de gennemførte møder ikke har status af at være beslutningsmøder, idet formålet med møderne har været dialog, orientering og debat. Det fremgår videre, at der forinden møderne administrativt er indhentet foreløbige spørgsmål fra de respektive skoler dvs. fra skolebestyrelserne og MED erne i det omfang der har været spørgsmål. Formålet med at indhente spørgsmålene på forhånd var at øge udbyttet af mødet ved at kunne svare på stedet fremfor at skulle svare efterfølgende. På den baggrund var der til møderne udarbejdet - Talepapir til udvalgsformanden, - Svar på spørgsmål fra Krogårdskolens bestyrelse, - Svar på spørgsmål fra Hedelyskolens bestyrelse. Af notatet fremgår videre under punktet vurdering bl.a. følgende:..det er borgmesteren og udvalgsformanden, der har indbudt til dialogmøderne, hvorfor de må anses for at have et særligt ansvar for at tilrettelægge og afvikle møderne. 3
I det at tilrettelægge og afvikle møderne ligger også et ansvar for at forberede svar mm.,- herunder at forberede besvarelse af spørgsmål stillet af skolebestyrelserne. Det er kutyme, at borgmesteren eller udvalgsformændene forinden særlige møder, hvor der er behov for forberedelse ud over det almindelige, modtager skriftlig materiale fra administrationen. Af kommunalbestyrelsesmedlemmets mail af 19. november 2015 fremgår, at hun er af den opfattelse, at administrationens ovennævnte notat ikke forholder sig til, at hele Børn-og Ungeudvalget var inviteret og deltog i begge de omhandlede møder, og at notatet heller ikke forholder sig til, at to flertalsmedlemmer af udvalget havde fået det samme materiale udleveret som borgmesteren, udvalgsformanden og direktøren og skolechefen, og at hun og det andet mindretalsmedlem således var de eneste, som ikke havde fået udleveret eller tilsendt materialet. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse 1. Statsforvaltningen har noteret sig oplysningerne fra Greve Kommune om, at det omhandlede materiale som bestod af et talepapir til udvalgsformanden samt svar på de spørgsmål, som forud for dialogmøderne var stillet af skolebestyrelserne for to skoler var udarbejdet til brug for borgmesteren og udvalgsformanden med henblik på at sikre et ordentligt, sagligt og oplysende forløb af møderne. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig, at det fremgår af Greve Kommunes henvendelse af 8. december 2015 til Statsforvaltningen, at dette materiale fra administrationens side forud for mødet alene var udleveret til borgmesteren og udvalgsformanden i deres egenskab af at være dem, der inviterede til mødet og skulle lede mødet. Statsforvaltningen lægger på den baggrund til grund, at det omhandlede materiale fra administrationens side alene er udarbejdet og udleveret til borgmesteren og udvalgsformanden, og at dette er sket med henblik på en hensigtsmæssig varetagelse af mødeledelsen. Det står imidlertid, herunder på baggrund af oplysningerne i klagen, ikke klart for Statsforvaltningen, om det omhandlede materiale til mødeledelsen på anden vis har været udleveret til andre af men dog ikke til alle Børn-og Ungeudvalgets øvrige medlemmer, der deltog i de omhandlede dialogmøder. 2. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at kommunalbestyrelsens medlemmer skal stilles lige i relation til det sagsmateriale, der indgår i sager til behandling i kommunalbestyrelsen og udvalgene, og som efter kommunestyrelseslovens 8, stk. 4, og 22, stk. 3, 2. pkt., udsendes til brug for behandlingen på disse møder. 4
Statsforvaltningen bemærker, at et sådant lighedsprincip også gælder for de beslutninger kommunalbestyrelsen måtte træffe efter bestemmelsen i kommunestyrelsesloven 8, stk. 6, hvorefter kommunalbestyrelsen kan beslutte, hvorvidt og på hvilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Det fremgår således af KL og det tidligere Økonomi- og Indenrigsministeriums fælles vejledning Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg, side 44, at det skal sikres, at medlemmerne behandles lige med hensyn til sådan bistand. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at dette lighedsprincip også må finde anvendelse, hvor der er tale om et møde, som på den ene side ikke er et udvalgsmøde, hvor spørgsmål om udsendelse af sagsmateriale er reguleret af kommunestyrelseslovens ovennævnte, men som på den anden side tager sigte på oplysning af sager, som skal behandles i kommunalbestyrelsen eller udvalg. Statsforvaltningen har i den forbindelse noteret sig det oplyste om, at der konkret var tale om møder, hvis formål var dialog, orientering og debat, og at møderne blev afholdt som led i høringer omkring en eventuel skolelukning, som Statsforvaltningen har forstået, at Greve Kommune står for at skulle tage stilling til. 3. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at udarbejdelse af og udlevering til mødeledelsen fra administrationens side af et materiale, som tager sigte på en hensigtsmæssig varetagelse af opgaven som mødeleder, ikke indebærer en tilsidesættelse af det ovenfor nævnte lighedsprincip. Det gælder både møder i kommunalbestyrelsen og udvalgene og møder som det omhandlede. Statsforvaltningen henviser i den forbindelse bl.a. til betænkning 894/1980 s. 178, hvoraf bl.a. fremgår, at udvalgsformænd i praksis har en noget nærmere kontakt med administrationen, og at det i første række skyldes, at vedkommende har en række særlige opgaver (mødeforberedelse, dagsordener m.v.), som kræver et samarbejde med administrationen. Det er på den baggrund Statsforvaltningens opfattelse, at administrationens udarbejdelse af og udlevering til mødeledelsen af et materiale, som efter det oplyste netop alene tog sigte på en hensigtsmæssig varetagelse af opgaven som leder af de omhandlede dialogmøder, ikke indebar en tilsidesættelse af det ovenfor nævnte lighedsprincip. Det er imidlertid Statsforvaltningens opfattelse, at det ikke vil være i overensstemmelse med det ovenfor omtalte lighedsprincip, hvis et sådant materiale, som er udarbejdet og udleveret til mødeledelsen til brug for en hensigtsmæssig varetagelse af denne opgave, også udleveres til andre af men dog ikke til alle af de af kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer, som deltager i et sådant møde. Det er således Statsforvaltningens opfattelse, at medlemmerne, hvis en udlevering af materiale udarbejdet til brug for mødeledelsen ønskes udleveret til en videre kreds, må stilles lige, således at materialet i givet fald udleveres til alle. 4. På ovenstående baggrund, herunder på baggrund af den usikkerhed der for Statsforvaltningen står om sagens faktiske forhold, og hvorvidt der har fundet en udlevering sted, der kan have betydet en tilsidesættelse af det omhandlede lighedsprincip, skal Statsforvaltningen bede kommunalbestyrelsen i Greve Kommune om en udtalelse om, hvad Statsforvaltningens udtalelse giver Greve Kommune anledning til. 5
Med venlig hilsen Lise Riddersholm Husted Statsforvaltningen skrev ved brev af 22. juni 2016 således til Greve Kommune: *** Vedrørende Greve Kommunes sagsnr. 253-2015-91007 Greve Kommune er ved brev af 2. juni 2016 i forlængelse af Statsforvaltningens brev af 18. marts 2016 vendt tilbage over for Statsforvaltningen med følgende udtalelse: Greve Kommune er enig med Statsforvaltningen i, at kommunalbestyrelsens medlemmer skal stilles lige i relation til det sagsmateriale, som udsendes til brug for kommunalbestyrelsens og udvalgenes møder efter styrelseslovens regler. Greve Kommune deler også Statsforvaltningens opfattelse, af at administrationens udarbejdelse af og udlevering til mødeledelsen af et materiale, som tager sigte på en hensigtsmæssig varetagelse af opgaven som mødeledelse, ikke indebærer en tilsidesættelse af det nævnte lighedsprincip. Idet mødeledelsen har udleveret mødepapirer udarbejdet af administrationen til kun nogle af de byrådsmedlemmer, der deltog i dialogmødet og ikke alle, skal Greve Kommune tage til efterretning, at lighedsprincippet også finder anvendelse, hvor der er tale om et møde, som ikke er et udvalgsmøde, men som tager sigte på oplysning af sager, som skal behandles i kommunalbestyrelsen eller udvalg, og at, såfremt der udleveres mødemateriale til enkelte byråds- elle udvalgsmedlemmer udover mødeledelsen, så skal alle byråds- eller udvalgsmedlemmer, der deltager i mødet, modtage det samme mødemateriale, hvilket vi beklager ikke er sket i den omtalte sag. Statsforvaltningen har noteret sig det meddelte. Statsforvaltningen foretager på denne baggrund ikke yderligere i anledning af Greve Kommunes henvendelse af 8. december 2015. Nærværende brev vil - tillige med Statsforvaltningens brev af 18. marts 2016 - blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk Med venlig hilsen Lise Riddersholm Husted 6