, Drifts- og vedligeholdelsesplan Jan. 2014 Ydelsesbeskrivelse. Denne sags specifikke ydelsesbeskrivelse bygger på Danske Ark/FRI. YDELSESBESKRIVELSE, BYGGERI OG PLANLÆGNING 2012, men præciserer de ydelser der er aftalt i denne sag. For så vidt en ydelse ikke er præciseret (højre kolonne) forventes den ydelser i det omfang, der sædvanligvis forventes leveret af den generelle ydelsesbeskrivelse. Dokumentet dækker følgende faser af sagen: 0 Rådgiverens rolle 5 Rådgivning i driftsfasen 8 Andre ydelser. 9 Særlige ydelser. Indhold 0 Rådgiverens rolle 0.1 Bygherrerådgivning 5 Rådgivning i driftsfasen 5.1 Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplan 5.2 Implementering af drifts- og vedligeholdelsesplan 5.3 Bistand ved ejendomsdrift 8 Andre ydelser 8.9 Registrering af eksisterende forhold 8.15 Økonomiske analyser 8.19 Opmåling af udført arbejde 8.45 Detaljerede tidsplaner 8.47 Rådgiverskift 9 Særlige ydelser 9.54 Særlig mødevirksomhed 9.55 Administrationssystem Bilag: Kontoplanen med bygningsdele og særlige observationspunkter. Paradigme drifts- og vedligeholdelsesplan Oversigtsfoto over de enkelte afdelinger Oversigt over lejemål og antal værelser i Eksempel på Langtidsplan, planlagt vedligeholdelse konto 116 Side 1 af 7
OPRINDELIG TEKST I YDELSESBESKRIVELSEN 2012 0. Rådgiverens rolle Rådgiveren er klientens uafhængige tillidsmand og rådgiver, jf. ABR 89 pkt. 1.1, rådgiverens virke. Rådgiverydelserne i forbindelse med byggeri og planlægning omfatter både arkitektfaglige, landskabsarkitektfaglige og ingeniørfaglige ydelser. Rådgiveren er særligt uddannet til at varetage arkitektur, teknik, tid og økonomi i planlægnings og byggeopgaver og varetager samtidig de menneskelige, de æstetiske og de funktionelle aspekter i en helhedsløsning. Rådgiverens rolle kan udøves som 0.1 Bygherrerådgivning 0.2 Totalrådgivning 0.3 Delt rådgivning 0.4 Underrådgivning 0.1 BYGHERRERÅDGIVNING Som bygherrerådgiver varetager rådgiveren interesser såvel over for de projekterende som over for de udførende. s kommentarer. 0.1 Bygherrerådgivning Landsarkitektfaglige ydelser ønskes ikke medtaget. Rådgiver skal alene varetage Sorø Boligselskabs interesser. Rådgivning kan udføres fra ideoplæg, programmening og / eller gennem hele planlægnings- og udførelsesperioden. 0.4 UNDERRÅDGIVNING Rådgiveren har, som underrådgiver, alene aftale med sin klient, der oftest er totalrådgiveren. Underrådgiveren har kontakt til projekteringslederen og bygherren via sin klient. Medmindre andet aftales direkte med Side 2 af 7
5. Rådgivning i driftsfasen Rådgiveren kan yde bistand med opgaver i forbindelse med ibrugtagning samt drift af ejendommen (bygninger og anlæg). Rådgiverens ydelser og omfanget heraf kan aftales enkeltvis for hver ydelse. 5.1 Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplan 5.2 Implementering af drifts- og vedligeholdelsesplan 5.3 Bistand ved ejendomsdrift. 5.1 UDARBEJDELSE AF DRIFTS- OG VEDLIGEHOLDELSESPLAN Drifts- og vedligeholdelsesplanen udarbejdes med det formål at optimere og systematisere driften for bygninger og bygningsdele. Drifts- og vedligeholdelsesplanen beskriver driftsaktiviteter og eftersynsrutiner, der er nødvendige for, at ejendommen kan fungere driftsmæssigt tilfredsstillende efter aflevering til klienten, herunder aktiviteter, der er en betingelse for klientens opretholdelse af 1- og 5-års garantier. Drifts- og vedligeholdelsesplanen skal indeholde relevante oplysninger om ejendommens drift og vedligehold. Der skal udarbejdes 1 stk drifts- og vedligeholdelsesplan pr. afdeling. består af 29 afdelinger og 1 administrationsbygning. Alle er omfattet af drift6s- og vedligeholdelsesplanerne. Drift- og vedligeholdelsesplanerne skal udarbejdes efter vedlagte paradigme, hvad angår bygningsdele og eftersynspunkter. Planen skal indeholde et indledende dokument med stamoplysninger over afdelingen. Og herefter være opdelt efter kontoplanens inddeling. Der kan være punkter på kontoplanen, som ikke er aktuelle i alle afdelinger. Egnede forslag for skybrudssikring skal indarbejdes såfremt det er relevant. Drift- og vedligeholdelsesplaner skal udarbejdes på bagrund af, at der alene er tale om eksistrende bygninger og udearealer, samt deres vedligeholdelses stand. Planen skal være gældende for en 10 årig periode. Forventede arbejder med større tidshorisont end 10 år, skal medtages så planen løbende kan rulles frem. På baggrund af kontoplanen med bygningsdele og særlige observationspunkter, udarbejdes drift- og vedligeholdelsesplan indeholdende alle relevante bygningsdele og eftersynspunkter for den enkelte afdeling. Vedlagte er kontoplan med bygningsdele og eftersynspunkter er alene vejledne. Måtte der være andre bygningsdele i de enkelte afdelinger skal disse medtages i DV-planen. Alle bygningsdele skal efterses. Eftersynspunkter skal være sædvanlige. Side 3 af 7
5.1 UDARBEJDELSE AF DRIFTS- OG VEDLIGEHOLDELSESPLAN (forsat) Med mindre andet er aftalt, skal drifts- og vedligeholdelsesplanen indeholde afsnit om: - de nødvendige drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter, herunder driftsog vedligeholdelsesrutiner - tidspunkter for vedligeholdelsesarbejders udførelse under angivne forudsætninger om, hvilken vedligeholdelsestilstand byggeriet skal have, og hvornår bygningsdele og installationer påregnes udskiftet - de økonomiske ressourcer, der er nødvendige for at efterleve planen. - arbejdsmiljø Driften skal dokumenteres således, at der fremkommer en systematisk oversigt over planens gennemførelse. Dokumentationsomfang og systematik skal aftales i henhold til klientens behov. 5.2 IMPLEMENTERING AF DRIFTS- OG VEDLIGEHOLDELSESPLAN Klienten forestår implementering af drifts- og vedligeholdelsesplanen. På klientens anmodning kan rådgiveren bistå ved implementeringen af den udarbejdede drifts- og vedligeholdelsesplan. Bistand ved etablering af en driftsorganisation kan aftales for den enkelte ejendom. Nævnte eftersynspunkter er alene af særlig karakter som også skal indeholdes i eftersynet. Der ønskes at drifts- og vedligeholdelsesplanen indeholder fotodokumentation, beskrivelse af konstruktion (oprindelige eller udskiftet), beskrivelse af tilstand, beskrivelse af nødvendige tiltag, samt evt. alternative forslag til opgradering af bygningsdelen, så den er mere drifts- og/eller energimæssigøkonomisk. Planen skal ligeledes indeholde budget (inkl. moms) til vedligeholdelse, årstal for næste vedligeholdelse, rest levetid og vedligeholdelsesinterval. Samt budget (inkl. moms) på evt. forslag. Drift og vedligeholdelsesplaner mv. afleveres i digital form efter nærmere aftale med s administration. 1 sæt på USB-stik og 2 sæt i papirform. Tekstdel afleveres i Word og pdf-format. Økonomidel afleveres i Excel og pdfformat. Udføres iht. relevante bygningsdele og eftersynspunkter og de øvrige relevante oplysninger som kræves af EG-bolig 2. Rådgiveren medvirker ved overdragelse af drifts- og vedligeholdelsesmaterialet til administration, afdelingspersonale og driftsorganisationen, herunder ved instruktion af det tekniske servicepersonale. Side 4 af 7
8. Andre ydelser Rådgiveren kan, efter forudgående aftale med klienten, præstere efterfølgende ydelser eller på klientens vegne foranledige, at de præsteres af andre. For ydelser, der medtages, skal ydelsernes omfang præciseres i aftalen. 8.9 REGISTRERING AF EKSISTERENDE FORHOLD Udarbejdelse af en registrering af eksisterende forhold kan omfatte: En vurdering af ejendommens tilstand som dokumentation over for ejendommens ejer og myndighederne En vurdering af ejendommens mulighed for at opfylde krav til tilgængelighed Undersøgelse, opmåling samt optegning eller digitalisering af eksistrende friarealer, anlæg og bygninger Fotoregistrering Inventarregistrering Bygningsarkæologiske undersøgelser samt arkivundersøgelser Dokumentation af registreringen skal som minimum omfatte: Gennemgang omfatter alle bygninger og udearealer. Alle fælles indvendige områder, som lofter, trapper, kælder og fælles lokaler inkl. vaskerier, varmecentraler, materielgård, mandskabslokaler mv. Omfang skal være så stort, at alle varianter som min. er repræsenteret med 25 %. Gennemgang i boliger, pulterrum og kælderrum skal omfatte 5 %, dog min. 5 boliger / pulterrum / kælderrum pr. afdeling. Heraf skal alle boligtyper (dvs. beboelse, ældreboliger, ungdomsboliger mv), placering (dvs. øst/vest/nord/syd og/ gavlbolig / indeliggende bolig), etage og lejlighedstype (f.eks. 2-vær, 3-vær mv) være repræsenteret. Oplysning om den enkelte bygningsdelskonstruktion (materialer), tilstand på eftersyns tidspunktet, nødvendige foranstaltninger der skal ske for at bygningsdelen er velvedligeholdt og i intakt funktion. Evt. alternative foranstaltninger angives. Fotodokumentation af intakt bygningsdel, samt af evt. skader. Opmåling af samlet areal / antal for bygningsdelen ud fra eksist. tegninger. Tegninger kan rekvireres ved Sorø Boligselskab og/eller på Sorø Kommune, som sender dem digitalt. Side 5 af 7
8.9 REGISTRERING AF EKSISTERENDE FORHOLD (forsat) 8.15 ØKONOMISKE ANALYSER Gennemførelse af beregninger af økonomiske konsekvenser af alternative scenarier, udarbejdelse af driftsbudgetter, udarbejdelse af investeringsplaner og gennemførelses af rentabilitetsberegninger. Udarbejdelse af særlige overslag, herunder successiv kalkulationer mv. specificeret og udført efter klientens særlige krav. Gennemførelse af totaløkonomiske vurderinger eller totaløkonomiske beregninger omfattende en kapitalisering af de samlede anlægs- og driftsomkostninger i bygningens levetid. 8.19 OPMÅLING AF UDFØRT ARBEJDE Ydelsen omfatter opmåling af udført arbejde. Opmålings omfang og detaljeringsgrad skal aftales mellem parterne. 8.45 DETALJEREDE TIDSPLANER Udarbejdelse af detaljerede tidsplaner ud over det i de enkelte faser beskrevne. Det påregnes ikke at være nødvendigt med termografering, særlige miljøundersøgelser, tvinspektioner, råd- og svampeundersøgelser. Skulle rådgiveren mene, at dette i enkelte tilfælde er nødvendigt, skal det på forhånd aftales med Sorø Boligselskab. Rådgiveren skal medregne, at det er en el-ingeniør/el-installatør der efterser elinstallationer. Rådgiveren skal ved møder i forbindelse med gennemgang af afdelingerne klarlægge om der er udført undersøgelse af f.eks. ledninger i jord, statik, råd og svampe eller andet og hvornår disse er udført. Rådgiver skal i forbindelse med udarbejdelse af DV-plan, skønne ud fra erfaring, om det er nødvendigt med yderligere undersøgelser og hvornår disse bør udføres. Forslag medtages i DV-plan. Økonomi til drifts- og vedligeholdelsesplan skal indeholde budget til: Løbende vedligehold, hvornår, hyppighed Planlagt vedligehold, hvornår, hyppighed Samt restlevetid af bygningsdelen. Drifts- og vedligeholdelsesplanen, skal benyttes til s driftsbudgetter til konto 115 og 116. Ved budget for planlagte vedligeholdelsesarbejder, skal der tages højde for der vælges den totaløkonomiske og miljømæssige bedste løsning. Bygningsdele opmåles overordnet på stedet eller ved eksistrende tegningsmateriale. (ej landmåler) Med tidsplaner menes der, at årstal for eftersyn og vedligeholdelse skal være indarbejdet i drifts- og vedligeholdelsesplanen. Både første år og efterfølgende interval (f.eks. 2014 / 10. år) Side 6 af 7
8.47 RÅDGIVERSKIFT I tilfælde af, at der under projekteringsforløbet skiftes rådgiver, foretager den nye rådgiver en granskning og evt. kontrol af det materiale, der er overladt fra den tidligere rådgiver. 9. SÆRLIGE YDELSER 9.54 SÆRLIG MØDEVIRKSOMHED Bistand i forbindelse med særlig mødevirksomhed. 9.55 ADMINISTRATIONSSYSTEM 9.56 KLIENTENS YDELSER Rådgiver forventes at deltage i følgende møder i forbindelse med udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplanerne: Møder i forbindelse med gennemgang af afdelingerne med driftspersonale i afdelingerne / administration. Møde ved gennemgang af generelt udkast (standard løsning) til Driftsog vedligeholdelsesplan med Sorø Boligselskabs administration. Møder ved gennemgang af den færdige Drifts- og vedligeholdelsesplan med afdelingsbestyrelsen, driftspersonalet, administration. Rådgiver skal når drifts- og vedligeholdelsesplanerne foreligger, stå for indtastning af informationerne i Sorø Boligselskabs administrationssystem EG-bolig 2. Rådgiver er selv forpligtiget til at skaffe sig nødvendig oplæring i programmet. sørger for adgang til programmet. Klienten sikrer de nødvendige beslutninger i afdelingen. Klienten fremskaffer det hos ham eksisterende tegningsmateriale og andre relevante materialer. Klienten sørger for adgang til ejendommen. Klienten stiller materiale til rådighed for forrige års drifts- og vedligeholdelsesudgifter og budgetter. Klienten sørger for at varsle beboere der skal have deres bolig registreret. Hvem der skal varsles aftales i samarbejde med rådgiver og adm. og driftspersonale. Side 7 af 7