1 Deltagere: Unges Boligservice (UBS): Iben Koch, direktør Rasmus Okholm, afdelingschef for udlejningen Gregers Andersen, afdelingschef Københavns kommune: Jørgen Stein, chefkonsulent Pia Lund, fuldmægtig Line Lolk, fuldmægtig Michael Armin Varandili Hansen, studentermedhjælp Forkortelser: Teknik- og Miljøforvaltningen: TMF De Unges Almene Boligselskab: DUAB 1. Strategi og ledelse a. Opfølgning på aftaler fra sidste år a. Dispensation i henhold til 20, stk. 2 i lov om almene boliger fra reglen om dispositionsfondens dækning af lejetab i regnskabsåret 2013. Dispensationen blev meddelt i mødet den 23. juni 2014. b. Møderækken hvert kvartal fortsætter: Kvartalsmøderne blev afholdt som aftalt. c. Møde d. 23. juni 2014 om regnskab i 2013: Mødet blev afholdt som aftalt og regnskabet drøftet. d. DUAB fremsender kopi af aftalen med CBS og KU om Åboulevard 44: Kommunen har modtaget denne kopi. e. Kommunen sender kopi af referatet til de øvrige kommuner: Kommunen har fremsendt dette. f. Kommunen undersøger de kommunale lån til Amagerkollegiet: Dette punkt drøftes under pkt. 3 c.
2 b. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer (Boligorganisationen) a. 5 fokuspunkter: DUAB oplyste, at boligselskabet har haft fokus på 5 punkter: i. Tomgangen i det forløbne år: DUAB har haft fokus på at nedbringe tomgangen i det forgangne år. Ifølge DUAB vil resultaterne af dette fokuspunkt kunne ses i næste regnskab for år 2014. ii. Retningslinjer for forvaltningsrevision: DUAB gennemgår alle deres forretningsgange med henblik på en revision, jf. pkt. 1 d. iii. Ønske om nybyggeri: DUAB har haft fokus på at undersøge mulighederne for nybyggeri, navnlig i Københavns og Frederiksberg kommuner, jf. pkt. 2 a. iv. Hurtigere og billigere internet: UBSBOLIG har med nye kabelaftaler sikret, at beboerne får både hurtigere og billigere internet. v. Ny kabelaftale: DUAB har indgået aftale med Dansk Kabel TV og Yousee med henblik på at give beboerne billigere tv-pakker med en større grad af valgfrihed. Beboerne kan nu selv vælge mellem små og store tv-pakker. c. Hoved- og udlejningsaftalen a. Hovedaftalen: i. Energiovervågning på alle ejendomme: UBSBOLIG har på vegne af DUAB etableret energiovervågning på alle boligselskabets ejendomme samt elektroniske synsrapporter. ii. Styrkelse af administrationen med undervisning: DUAB har for ca. 2 år siden etableret et projekt med henblik på, at styrke administrationen. Projektet involverer undervisning af inspektørerne i kontoplaner, regnskab og flyttesyn. Inspektørerne er efterfølgende blevet eksamineret i stoffet på et 2-dages synskursus med BL. iii. Besparelse i kørselsudgifter: UBSBOLIG har foretaget en omstrukturering blandt inspektørerne således, at disse så vidt muligt starter og slutter deres arbejdsdag på samme ejendom. Dette har ifølge DUAB ledt til en betragtelig reduktion af kørselsudgifterne. iv. Optimering i form af indkøbsaftaler: UBSBOLIG har lavet indkøbsaftaler med lokale håndværkere. Ifølge UBSBOLIG minimerer dette risikoen for strafbare forhold, sikrer besparelser og effektiviserer inspektørernes arbejdstid således, at disse har mindre papirarbejde og følgelig kan bruge mere tid på ejendommene.. DUAB er ved at indføre dette koncept i år på
3 alle deres ejendomme og forventer, at konceptet er fuldt implementeret til efteråret. v. Kollegieforum: UBSBOLIG har etableret et kollegieforum, der går ud på, at samtlige bestyrelsesmedlemmer i kollegierne inviteres til et møde 2 gange om året. På disse møder undervises i punkter så som klageadgang, bevillingsregler samt rettigheder og pligter for en bestyrelse. Til sidste møde var videoovervågning et centralt samtalepunkt. Møderne afholdes som regel på et værtskollegium i København, men beboere fra kollegier udenfor Københavnsområdet får refunderet deres rejseudgifter. b. Udlejningsaftalen: i. Åboulevarden 44: Kommunen oplyste, at Socialforvaltningen giver afkald på boligsocial afvisning i perioden 2015 2018. Iben Koch vil tage udlejning til udvekslingsstuderende op i ministeriets arbejdsgruppe for harmonisering af reglerne på ungdomsboligområdet, jf. pkt. 4. d. Forvaltningsrevision a. Som allerede anført under pkt. 1 b har UBSBOLIG på vegne af DUAB haft fokus på at udarbejde retningslinjer til forvaltningsrevision, og DUABs organisationsbestyrelse gennemgår og opdaterer deres nuværende forretningsgange. b. Kommunen bemærkede, at ordet forvaltningsrevision ingen steder fremgår af revisionsprotokollatet, jf. pkt. 3 b. DUAB fastslog, at der findes et grundlag for en forvaltningsrevision uanset, at revisor ikke skriver noget herom i protokollatet. DUAB vil drøfte dette med revisor i relation til regnskab 2014. 2. By- og boligudvikling a. Nybyggeri Kommunen oplyste, at Københavns Kommune udbyder grundkapital, således at boligorganisationerne kan søge ind og få et projekt prækvalificeret. Endvidere blev det oplyst, at der vil være 3 udbud på et år, og at der er tilstrækkelige midler, også til opførelse af ungdomsboliger. Som allerede anført under pkt. 1 b, vil DUAB gerne bygge nye boliger i Københavns og Frederiksberg Kommuner. Kommunen gjorde gældende, at den har en forventning om, at DUAB før de involverer sig i nybyggeri først får afklaret situationen omkring afdeling 4, Kolding Ungdomsboliger og får dispositionsfonden og arbejdskapitalen op på et højere niveau. Kommunen finder det derfor ikke realistisk, at DUAB indgår i nybyggeriprojekter i år.
4 b. Renovering Københavns Kommune har noteret sig, at DUAB nævner 12 afdelinger med renoveringsprojekter i styringsrapporten. Af de 12 ligger Amagerkollegiet, Scandisboligerne og Tårnby Kollegiet i Københavns Kommune. DUAB bemærkede, at Amagerkollegiet har fået renoveret hele sin varmecentral i 2014, samt at døre og vinduer skal renoveres indenfor den nærmeste fremtid. Der udføres løbende arbejder i samtlige af DUAB s afdelinger, og selvom de er nævnt på listen i styringsrapporten, kan udgifterne dækkes af afdelingernes henlæggelser. 3. Tilsyn og boligorganisationens drift a. Boligorganisationens regnskab Regnskabet for 2013 er drøftet på mødet d. 23. juni 2014 og giver ikke anledning til yderligere bemærkninger. Stillingtagen til, om dispensationen fra 20, stk. 2 i lov om almene boliger, også skal gives for år 2015, afventer, at kommunen har haft mulighed for at vurdere regnskabet for år 2014. Dette punkt drøftes således til Sankt Hans mødet i år 2015, jf. pkt. 1 a og pkt. 4. DUAB oplyste, at der er positive forventninger til regnskabet for år 2014, bl.a er der ifølge boligselskabet blevet bedre styr på driften og tomgangen siden 2013- regnskabet. b. Revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet for år 2013, blev indgående drøftet ved Sankt Hans mødet d. 23. juni 2014 og gav ikke anledning til indvendinger. Drøftelse af pkt. 5.2.3 i revisionsprotokollatet om kontrol med lokale dispositioner: Kommunen er blevet opmærksom på dette pkt. og forstår formuleringen som om, beslutninger, der sorterer under boligorganisationen, bliver truffet lokalt. DUAB oplyste, at de fleste lokale afdelinger har en kassebeholdning på 5.000 kr., og at der ude i afdelingerne kan være nogen, der bestyrer et fælleslokale, som DUAB som boligselskab ikke er bekendt med. Efter retnings-
5 linjer fra organisationsbestyrelsen skal projektlederen ind over dispositioner, når beløbet overstiger en vis beløbsgrænse. DUAB oplyser, at de er uenige i formuleringen i revisionsprotokollatet, og at de vil diskutere dette med revisor. c. Afdelinger i boligorganisationen med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal Drøftelse af de 3 afdelinger med forbehold for fortsat drift: Med udgangspunkt i revisionsprotokollatet blev de 3 afdelinger drøftet, hvor revisor har taget forbehold for fortsat drift: o Afdeling 4, Kolding Ungdomsboliger, Kolding Kommune: DUAB oplyser, at de har sendt deres ansøgning til ministeriet om salg af ejendommen. Kommunen anførte, at der bør ske en drøftelse med Kolding Kommune, når svaret er kommet med henblik på at fastsætte en udbudspris og hyre en lokal mægler til at udbyde ejendommen. DUAB bemærkede, at organisationsbestyrelsen som udgangspunkt er imod salget af afdelingen, med mindre der skabes sikkerhed for at afdelingen fortsætter med boliger for unge. Dette under hensyn til Kolding Kommunes udmelding om, at kommunen meget snart vil mangle ungdomsboliger. Desuden er der pt. ingen tomgang. Dette skyldes bl.a., at DUAB s inspektør har fundet lejere til boligerne uden for den berettigede personkreds. DUAB oplyste, at Kolding Kommune har afvist at ommærke ejendommen til familieboliger. Organisationsbestyrelsen er dog indstillet på at sælge ejendommen, hvis afdelingens økonomiske problemer vurderes at skade boligorganisationen. o Afdeling 9, Birkebjerg Kollegiet, Næstved Kommune: DUAB har indgået en 3-årig aftale med Næstved kommune, der sikrer driften i den periode. Oprindeligt gik planen ud på, at halvdelen af afdelingen skulle rives ned. DUAB oplyser, at de først vil tage stilling til dette, når den 3-årige periode udløber. Om 3 år vil det også være afgjort, hvor uddannelsesinstitutionerne i området placeres. Når de 3 år er gået, forventes underskuddet at være afviklet og henlæggelserne at være likvide således, at man på dette tidspunkt har nulstillet økonomien. o Afdeling 16, Sct. Jørgens Kollegium, Næstved Kommune: Afdelingen er fuldt udlejet og afvikler løbende sit underskud. Hvis udviklingen fortsætter, er forventningen, at afdelingens økonomi ligeledes vil være nulstillet om 3 år. Endvidere bemærkes det, at den (på sigt) fulde udlejning af Birkebjerg Kollegiet, vil have en positiv afsmittende effekt på Sct. Jørgens Kollegium. Drøftelse af de 5 afdelinger, hvor en væsentlig forbedring af driften er nødvendig: Med udgangspunkt i revisionsprotokollatet blev de 5 afdelin-
6 ger drøftet, hvor revisor fandt, at en væsentlig forbedring af driften er nødvendig for at sikre den fortsatte drift: o Afdeling 6, Trekronerkollegiet i Roskilde Kommune: DUAB oplyser, at der nu er venteliste til lejlighederne, hvorfor afdelingen ikke har nogen udlejningsproblemer i øjeblikket. DUAB begrunder den positive udvikling med tiltrædelsen af en ny afdelingsbestyrelse, der er villig til at arbejde seriøst med kollegiet. o Afdeling 12, Birkerødkollegiet i Rudersdal Kommune: Afdelingen har været fuldt udlejet gennem det sidste par år, hvorfor afdelingen ikke har udlejningsproblemer. o Afdeling 13, Kronborg Kollegiet i Helsingør Kommune: DUAB oplyser, at både familie- og ungdomsboliger er fuldt udlejet. DUAB er dog tæt på at få tømt ventelisten på de 2-værelses lejligheder. o Afdeling 15, Industri- og Håndværkerkollegiet i Hillerød Kommune: DUAB oplyser, at de af hensyn til konkurrenceevnen - er bekymrede over Hillerøds støtte til Lejerbo til opførelse af 77 ungdomsboliger tæt ved banen. DUAB oplyser, at der er venteliste til lejlighederne, hvorfor afdelingen ikke har udlejningsproblemer i øjeblikket. o Afdeling 25, Sportskollegiet i Ballerup Kommune: Der er venteliste til lejlighederne, hvorfor afdelingen ikke har udlejningsproblemer i øjeblikket. Endvidere oplyser DUAB, at afdelingen ikke modtager beboerklager samt, at afdelingen har en afdelingsbestyrelse. Ballerup kommune benytter sig af anvisningsretten, men kun til anvisning af studerende, eller personer der skal til at begynde på et studium. o DUAB oplyser, at afd. 6, 12, 15, 25 og 13 fremover bør indgå i fællesforvaltningen. Der var enighed om, at dette drøftes, når regnskabet for 2014 foreligger. Det vil sige på kvartalsmødet i juni 2015. Drøftelse af de statslige og kommunale lån til Amagerkollegiet: o Lån af tilskudsdeklarationsmidlerne: Københavns Kommune bemærkede, at lånet på 369.097 kr. skal tilbagebetales 45 år efter udbetalingen. Pantebrevet er tinglyst den 7. oktober 1969. Det må derfor ifølge kommunen antages, at de 45 år er gået, hvorfor DUAB må forvente, at opsigelsen af lånet snart sker. o 3 øvrige pantebreve: Københavns Kommune vil aflyse pantebrevet på 500.000 kr. og skadesløsbrevet på 660.000 kr., når der er fundet dokumentation for, at alle pengene er betalt. Det aftales, at DUAB prøver at fremskaffe dokumentation på, at lånene er afviklet. Lånet på 613.000 kr. inde-
7 står rentefrit og uopsigeligt så længe, der ikke sker ejerskifte eller ændret anvendelse. Drøftelse af henlæggelsesniveauet i Tårnbykollegiet: DUAB gør gældende, at afdelingen i perioden 2013-2014 fik en huslejestigning på 13 %. Denne stigning er yderligere forøget i 2015. Stigningen skyldes, at, at henlæggelsesniveauet skal stige i overensstemmelse med Københavns Kommunes anvisninger Drøftelse af underskuddet i Scandisboligerne: Det aftaltes at DUAB giver en tilbagemelding over e-mail med en forklaring på underskuddet. Drøftelse af fraflytningsprocenten i Tårnby Kollegiet: Københavns Kommune påpegede, at afdelingen ifølge styringsrapporten har en fraflytningsprocent på 16, svarene til en botid pr. beboer på 6 år, og at det er længe på et kollegium. DUAB har efterfølgende oplyst, at tallene er rigtige. 4. Aftaler og mål for det kommende år a. Det aftales at DUAB og Københavns Kommune fortsat jævnligt holder møder. b. Det aftaltes, at regnskab 2014 med tilhørende revisionsprotokollat gennemgås på et møde i juni, hvor der ligeledes tages stilling til dispensation fra 20, stk. 2 for året 2015 samt hvilke afdelinger der fortsat bør holdes ude af fællesforvaltningen. c. Det aftales, at den månedlige indberetning af udlejningssituationen fortsætter. d. Det aftales at DUAB kontakter ministeriets arbejdsgruppe for harmonisering af reglerne på ungdomsboligområdet med henblik på drøftelse af udlejningsmodeller for udvekslingsstuderende. e. DUAB sender mail med forklaring på underskuddet i Scandisboligerne. 5. Ønsker til næste års styringsdialog 6. Eventuelt a. DUAB har fremsat ønske om, at styringsdialogmøderne fremadrettet rykkes således, at regnskabet for 2014 når at blive udarbejdet inden styringsdialogmødet. Det er DUAB S ønske, at de nyeste regnskaber kan være genstand for drøftelse på møderne. Kommunen bemærkede, at dette styringsdialogmøde ideelt set burde have fundet sted i efteråret 2014, men det måtte konstateres, at kommunen er bagefter. a. Intet under eventuelt.