Udbud af rammeaftale om totalrådgivningsydelser 22. August 2016 FællesBo, Herning Udbudsbetingelser
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Udbudsform... 3 1.2 Projektet/opgaven... 3 2. Generelle oplysninger... 4 2.1 Ordregivende myndighed... 4 2.2 Udbudsrådgiver... 4 2.3 Udbudstidsplan... 5 3. Udbudsmateriale... 5 3.1 Udbudsmaterialets omfang... 5 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 3.3 Rettelsesblade... 7 4. Den udbudte rammeaftale... 7 4.1 Rammeaftalens omfang... 7 4.2 Tidsplan... 7 4.3 Kontrakt... 8 4.4 Tildeling er opgaver under rammeaftalen... 8 5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning... 9 5.1 Sprog... 9 5.2 Mindstekrav... 9 5.3 Det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD)... 9 5.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD en... 9 5.5 Yderligere oplysninger... 11 5.6 Aflevering af ansøgning om prækvalifikation... 12 6. Udvælgelse af tilbudsgivere... 13 6.1 Antallet af tilbudsgivere... 13 6.2 Udvælgelse... 13 7. Udarbejdelse af tilbud... 13 7.1 Sprog og tilbudspriser... 13 7.2 Vedståelsesfrist/acceptfrist... 13 7.3 Tilbuddets udformning... 13 7.4 Tilbudsvederlag... 15 7.5 Fortrolighed og ejendomsret... 15 8. Aflevering af tilbud... 16 9. Tilbudsevaluering... 16 9.2 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)... 18 9.3 Tildeling af kontrakt... 18 2/18
1. Indledning 1.1 Udbudsform FællesBo udbyder herved Rammeaftale om totalrådgivningsydelser i forbindelse med projekter/opgaver for FællesBo. Der vil blive prækvalificeret 5 virksomheder (herefter benævnt tilbudsgiver eller tilbudsgivere ) til at afgive tilbud. Rammeaftalen vil, jf. punkt 1.2, blive tildelt 5 tilbudsgivere. Udbudsbekendtgørelsen er fremsendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 22. august 2016 Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015). De formelle regler i forbindelse med udbudsforretningen fremgår af nærværende udbudsbetingelser. Dette dokument indeholder en overordnet beskrivelse af rammeaftalens omfang, krav til prækvalifikationsansøgning, tilbudsfrist, tildelingskriterierne, krav til tilbuddets udformning, osv. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse udbudsbetingelser før udarbejdelse af prækvalifikationsansøgning og tilbud. Omfanget af rammeaftalen og rammeaftalens indhold fremgår af Udkast til rammeaftale, dateret 22. August 2016 (indgår i udbudsmaterialet jf. punkt 3.1) I punkt 5 er anført vejledning og råd med hensyn til udarbejdelse af prækvalifikationsansøgning og i punkt 7.3 er anført vejledning i rammeaftale-tilbuddets opsætning og struktur. 1.2 Projektet/opgaven FællesBo udbyder en rammeaftale vedrørende totalrådgivning med henblik på etablering af 4-årige samarbejder om planlægning, projektering og udførelse af en række byggeprojekter. Porteføljen af byggeprojekter er forskelligartet og omfatter såvel renovering som nybyggeri. Porteføljen for de forventelige opgaver har en (historisk) estimeret værdi på 1.000 1.800 MDKK over en periode på 4 år. Med cirka 5.000 boliger fordelt på 82 afdelinger er FællesBo Hernings største Almene boligorganisation til formidling af lejeboliger. Hovedparten af lejemålene er beliggende i og omkring Herning med et stort og varierede udbud af lejemål. FællesBo håndterer omkring 12.500 beboere og er i nærheden af 100 ansatte. Byggeopgaverne vil blive gennemført som totalrådgivning hvor ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning sammen de præciseringer der fremgår af nærværende udbudsmateriale er grundlaget for totalrådgiverens rådgivning i forbindelse med byggeri og planlægning. 3/18
I forbindelse med FællesBo s fremtidige planer om udførelse af henholdsvis store boligrenoveringsarbejder samt udarbejdelse af helhedsplaner for både nybyggeri og byfornyelse, ønsker FællesBo at indgå rammeaftaler med et mindre team af totalrådgiverfirmaer. Der forventes indgået parallelle rammeaftaler med 5 totalrådgiverfirmaer som udvælges efter tildelingskriterierne, jf. punkt 9.1.1. De specifikke opgaver under rammeaftalen vil blive udbudt i miniudbud til de totalrådgiverfirmaer, med hvem FællesBo har indgået rammeaftaler. Rammeaftalen omfatter i udgangspunktet alle nødvendige og relevante totalrådgivningsydelser i forbindelse med f.eks. planlægning, projektering samt gennemførelse af og opfølgning på diverse bygge- og renoveringsprojekter. Rådgivningen vil således kunne kræves leveret fra start til slut i alle de projekter, der måtte blive igangsat i rammeaftalens løbetid. Det er bygherrens forventning, at opgaverne under rammeaftalen vil være forskelligartede, således at visse opgaver vil omfatte såvel helhedsplanen eller rådgivningen før projekteringen og den efterfølgende samlede detailprojektering, dvs. alle faser jf. vedlagte procesforløb, bilag 1, og omvendt kan det forekomme, at helhedsplanen eller rådgivningen før projekteringen udføres udenfor rammeaftalens bestemmelser, således at rammeaftalen først vil finde anvendelse, efter at denne fase er gennemført. I forbindelse med konkrete indkøb på rammeaftalen vil de faktiske ydelser blive nøje beskrevet i forbindelse med afholdelse af miniudbud. 2. Generelle oplysninger 2.1 Ordregivende myndighed Ordregiver er: FællesBo Nygade 20 7400 Herning FællesBo s kontaktperson er Adm. Direktør Kaj Mortensen For en nærmere beskrivelse af FællesBo henvises til Web: http://www.faellesbo.dk 2.2 Udbudsrådgiver FællesBo har som udbudsrådgiver tilknyttet følgende udbuds/bygherrerådgiver: D K2 Bygherrerådgivning as 4/18
Graven 3 8000 Århus C Udbudsrådgiverens kontaktperson er Morten Dencker Grønbæk Telefon: 30 66 51 48 Mail: mdg@d-k2.dk Vedr. spørgsmål til udbudsmaterialet henvises til punkt 3.2. 2.3 Udbudstidsplan Udbudsproceduren kan forventes at følge nedenstående tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 22.08.2016 Udbudsbekendtgørelse fremsendt til EU-Tidende 23.08.2016 Udbudsmateriale uploades 12.09.2016 Sidste frist for indlevering af spørgsmål forud for ansøgning om prækvalifikation, jf. dog pkt. 3.2 14.09.2016 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade forud for prækvalifikation 22.09.2016, kl. 14.00 Frist for fremsendelse af anmodning om prækvalifikation 06.10.2016 Tilbudsgivere anmodes om at afgive tilbud 27.10.2016 Sidste frist for aflevering af spørgsmål, jf. dog pkt. 3.2 31.10.2016 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblad 08.11.2016 kl. 14.00 Indlevering af tilbud November 2016 Ultimo november 2016 Medio december 2016 Evaluering af tilbud Offentliggørelse af evalueringsresultat Indgåelse af rammeaftaler (efter stand still periode) 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består af følgende materiale/dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse den 22.08.2016 Nærværende udbudsbetingelser af 22.08.2016 med tilhørende bilag. Bilag 1 -- Procesforløb ESPD (elektronisk) Udkast til rammeaftale af 22.08.2016 ABR 89 med ændringer og tilføjelser, dateret August 2016 Ydelsesbeskrivelse Byggeri og Planlægning, 2012. Tilbudsliste dateret August 2016 5/18
Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte rammeaftale. Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsendes skriftligt, helst pr. e-mail til: D K2 Bygherrerådgivning as Att. Morten Dencker Grønbæk E-mail: mdg@d-k2.dk Graven 3 8000 Århus C mrk.: "FællesBo, Totalrådgivning" Mundtlige henvendelser vil af hensyn til FællesBo s forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Spørgsmål inden indlevering af ansøgning om prækvalifikation Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte ydelse, som ønskes besvaret inden fristen for indlevering af prækvalifikationsansøgning, skal stilles senest den 27.10.2016. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Svar på de stillede spørgsmål vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på www.d-k2.dk under fanen Aktuelle udbud. Spørgsmål i tilbudsperioden; Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet kan i tilbudsperioden stilles løbende dog senest 27.10.2016. Henvendelser, som modtages efter 27.10.2016, kan således ikke garanteres besvaret, og vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Svar på de stillede spørgsmål vil i anonymiseret form blive meddelt samtlige prækvalificerede tilbudsgivere samtidigt. Dette vil ske i form af løbende udsendelse af rettelsesblade som nævnt i punkt 3.3 6/18
3.3 Rettelsesblade I tilfælde af at FællesBo finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller give supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade. Derudover vil udsendelse af rettelsesblade også anvendes i forbindelse med besvarelse af eventuelle spørgsmål fra tilbudsgiverne jf. punkt 3.2 Udsendelse af rettelsesblade vil ske løbende i tilbudsprocessen, afhængig af- og tilpasset omfanget af spørgsmål og ændringer. Rettelsesblade vil udsendes pr. mail til tilbudsgiverne. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 31.10. 2016. 4. Den udbudte rammeaftale 4.1 Rammeaftalens omfang Rammeaftalen omfatter alle nødvendige og relevante totalrådgivningsydelser i forbindelse med f.eks. planlægning, projektering samt gennemførelse af og opfølgning på diverse bygge- og renoveringsprojekter, jf. PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse for byggeri og planlægning, 2012. Rådgivningen vil således kunne kræves leveret fra start til slut i alle de projekter, der måtte blive igangsat i rammeaftalens løbetid. I forbindelse med konkrete indkøb på rammeaftalen vil de faktiske ydelser blive beskrevet i forbindelse med afholdelse af miniudbud Det nærmere omfang af de totalrådgivningsydelser, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af følgende udbudsdokumenter: Udkast til rammeaftale af 22.08.2016 ABR 89 med ændringer og tilføjelser, dateret August 2016 Rammeaftalen er at betragte som et stående tilbud fra rådgiverens side. Rådgiver har derfor ikke et retskrav på at udføre rådgivningsopgaver, der forekommer under rammeaftalens løbetid. Bygherren har til hensigt løbende, at aftage ydelser under rammeaftalen, men har ingen forpligtigelser til at aftage bestemte ydelser eller bestemte mængder på bestemte tidspunkter. 4.2 Tidsplan Rammeaftalen vil være gældende i 4 år. Den overordnede tidsplan for de projekter, der planlægges gennemført under rammeaftalen, er p.t ikke endelig fastlagt. 7/18
Tidsplan for de konkrete projekter, der gennemføres under rammeaftalen, vil blive beskrevet i de enkelte miniudbud. 4.3 Kontrakt Rammeaftalen skal indgås på grundlag af Udkast til rammeaftale, dateret 22.08.2016. Den endelige rammeaftale vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud. Tildelingen af de enkelte rådgivningsaftaler ske på grundlag af kontraktudkast, tilrettet det aktuelle miniudbud. 4.4 Tildeling er opgaver under rammeaftalen Tildeling af opgaver under rammeaftalen vil ske efter afholdelse af miniudbud mellem de rådgivere, som FællesBo har indgået rammeaftale med. Dog vil den første opgave under rammeaftalen af tidsmæssige årsager blive tildelt ved en direkte tildeling, således at denne opgave tildeles den tilbudsgiver, der under udbuddet af rammeaftalen har afgivet det tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. tildelingskriteriet i pkt. 9. De efterfølgende kontrakter vil blive tildelt ved miniudbud. Opgave porteføljen, der forventes realiseret under denne rammeaftale, vil have en stor variation i størrelse, kompleksitet, arkitektonisk værdi, fagtekniske udfordringer mv., og det relevante tildelingskriterium under det enkelte miniudbud vil derfor afhænge af den konkrete opgaves type. De enkelte kontrakter, der tildeles ved miniudbud, vil således blive tildelt efter følgende retningslinjer: Hovedgruppe 1 komplekse opgaver Ved udbud af komplekse opgaver vil tildeling af kontrakt ske efter tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier: Pris 30-50 % Kvalitet af den tilbudte rådgivning 50-70 % o Organisation o Metode Det nærmere indhold af tildelingskriteriet samt vægtningen af delkriterierne til underkriteriet Kvalitet af den tilbudte rådgivning vil blive specificeret i udbudsmaterialet for miniudbuddet. Samtlige rådgivere på rammeaftalen vil blive indbudt under miniudbuddet. Hovedgruppe 2 simple opgaver De simple opgaver omfatter byggeopgaver med en forholdsvis lille kompleksitet, stor gentagelsesfaktor og med lille risiko for ikke at opnå et bygbart projekt. Disse opgaver vil blive tildelt i henhold til tildelingskriteriet Pris. Det nærmere indhold af tildelingskriteriet vil blive specificeret i udbudsmaterialet for miniudbuddet. Samtlige rådgivere på rammeaftalen vil blive indbudt under miniudbuddet. 4.4.1 Gennemførelse af miniudbud 8/18
Miniudbuddene vil blive gennemført efter en udbudsproces, der ligger inden for rammerne af rammeaftalen. Nærmere specifikation af processen, herunder konkurrenceparametre, vægtning af tildelingskriterier, evaluering m.m. vil fremgå af udbudsmaterialet for miniudbuddet. 5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning 5.1 Sprog Ansøgning om prækvalifikation skal afgives skriftligt på dansk. 5.2 Mindstekrav Ansøgere skal opfylde følgende mindstekrav for at blive prækvalificeret: Ansøger skal i det seneste afsluttede regnskabsår dokumentere en positiv egenkapital. 5.3 Det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) Det fremgår af lov nr. 1564 af 15. december 2015, udbudsloven, at ordregiver skal kræve, at tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument (fremefter benævnt ESPD). Det fælles europæiske udbudsdokument findes via dette link: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome 5.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD en Tilbudsgiver skal i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation aflevere udfyldt ESPD, jf. pkt. 5.4.1-5.4.10. Vedrørende udfyldelse af ESPD kan der i øvrigt generelt henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Det elektroniske ESPD Sådan virker det - marts 2016 samt Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens vejledning Det Fælles europæiske udbudsdokument 2015. Vejledningerne kan findes på www.kfst.dk. 5.4.1 Navn, adresse, kontaktdata m.v., del II.A Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del II afsnit A. Opmærksomheden henledes på, at hvis tilbudsgiver er et konsortium, udfyldes ESPD del II Deltagelsesform, og samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD for hver enkelt deltager i konsortiet efter anvisninger i nærværende dokument. Følgende dele af ESPD del II afsnit A skal dog ikke udfyldes: Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt 9/18
Hvis det er relevant, afgives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør ønsker at afgive tilbud på 5.4.2 Ansøgers repræsentanter, del II.B Oplysning gives ved at udfylde ESPD del II afsnit B. 5.4.3 Udnyttelse af andre enheders kapacitet, del II.C Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på underleverandører eller andre for at kunne opfylde mindstekrav til egnethed, jf. punkt 5.2, eller udvælgelseskriterierne, jf. punkt 6.2. Oplysning afgives ved at udfylde ESPD del II, afsnit C. Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet, herunder koncernforbundne selskaber) i forhold til den økonomiske og finansielle formå eller den tekniske formå, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. punkt 5.2, skal ansøger vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B, del III og IV. Endvidere skal det dokumenteres, at ansøger kan disponere over den pågældende underleverandørs finansielle og/eller tekniske kapacitet for at underleverandørens finansielle og/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning, jf. nærmere pkt. 5.5. Desuden skal ansøger udfylde ESPD del V. Ordregiver kræver ikke udfyldelse af ESPD del II afsnit D. 5.4.4 Udelukkelsesgrundene, del III Ansøgere, der befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6, samt 135, stk. 3, er afskåret fra at afgive tilbud. Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1, nr. 1-6, samt 135, stk. 3. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A og B. Ansøgers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et Nej. Ansøger behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A og B, med mindre ansøgeren er omfattet af en af udelukkelsesgrundene. 5.4.5 Egnethed, del IV.A ESPD del IV afsnit A kræver ikke udfyldelse. 5.4.6 Økonomisk og finansiel formåen, del IV.B 10/18
Ansøger skal oplyse ansøgers samlede årsomsætning og ansøgers egenkapital. Oplysningerne skal afgives for de seneste 3 tilgængelige regnskabsår og afgives ved at udfylde ESPD del IV afsnit B. Såfremt ansøger ikke har rådighed over de krævede nøgletal inden for de seneste 3 regnskabsår, skal ansøger oplyse hvornår ansøger blev etableret. Dette gøres ved at udfylde feltet Set-up of economic operator, ESPD del IV.B, nr. 3). Ansøger skal under finansielle nøgletal udfylde egenkapital for de seneste 3 regnskabsår. Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen: Ansøger skal i det seneste afsluttede regnskabsår dokumentere en positiv egenkapital. 5.4.7 Teknisk og faglig formåen, del IV.C Ansøger skal beskrive ansøgers væsentligste referencer vedrørende ansøgers totalrådgivermæssige kompetencer indenfor nybygning og modernisering af boligbyggerier inden for de seneste 3 år. Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit C. 5.4.8 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder, del IV.D Der kræves ikke udfyldelse af del IV.D. 5.4.9 Udvælgelse af tilbudsgivere, del V Ansøger skal angive hvorledes ansøger opfylder udvælgelseskriterierne, jf. punkt 6.2. Oplysningen afgives ved i ESPD del V at svare Ja samt beskrive hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriterierne. Beskrivelsen kan ske ved at henvise til oplysningerne i ESPD afsnit IV del B og C samt eventuelle underleverandører. 5.4.10 Afsluttende erklæringer, del VI Ansøger skal erklære, at de oplysninger, der er angivet i ESPD en er nøjagtige og korrekte. Dette sker ved at udfylde ESPD del VI. Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, skal alle konsortiedeltagere aflevere særskilt udfyldt ESPD. 5.5 Yderligere oplysninger 11/18
Ud over udfyldt ESPD, herunder eventuel ESPD for underleverandør og konsortiedeltager, jf. punkt 5.3.2 og 5.4.3, skal ansøgningen vedlægges følgende materiale: Referenceliste med angivelse af tilbudsgivers væsentligste referencer vedrørende ansøgers totalrådgivermæssige kompetencer indenfor nybygning og modernisering af boligbyggerier inden for de seneste 3 år. Såfremt ansøgning afgives af et konsortium, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem FællesBo kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne. Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underleverandøren (enheden) stiller sine ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med opgaven. Opmærksomheden henledes på, at såfremt ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen på en underleverandør (andre enheders kapacitet), skal den pågældende underleverandør (anden enhed) hæfte solidarisk med ansøger for kontraktens opfyldelse. Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal den/de pågældende underleverandører udføre den del af kontrakten, som underleverandørens kapacitet relaterer sig til. Såfremt ovennævnte oplysninger ikke vedlægges, eller såfremt der ikke vedlægges ESPD er for underleverandører og konsortiedeltager, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men vurderingen af ansøgningen vil ske på baggrund af ansøgers kompetencer og de oplysninger, der fremgår af det af ansøger udfyldte ESPD. 5.6 Aflevering af ansøgning om prækvalifikation FællesBo skal modtage ansøgning om prækvalifikation senest den 22.09.2016, kl. 14.00 Ansøgningen skal afleveres i 2 fysiske eksemplarer samt på USB (eller lign.) i en samlet PDF-fil til D K2 Bygherrerådgivning as. Ansøgningen skal være mærket FællesBo Rammeaftale Totalrådgivning og forsynes med ansøgers navn og adresse. Ansøgningen afleveres til: D K2 Bygherrerådgivning as Graven 3 8000 Århus C Att: Morten Dencker Grønbæk 12/18
6. Udvælgelse af tilbudsgivere 6.1 Antallet af tilbudsgivere FællesBo vil prækvalificere 7 tilbudsgivere. 6.2 Udvælgelse Såfremt FællesBo modtager mere end 7 konditionsmæssige ansøgninger om prækvalifikation, udvælger FællesBo de 7 ansøgere, som ud over hensynet til en optimal konkurrence vurderes bedst egnede til at løse opgaven. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en helhedsbedømmelse af de fremsendte referencer, og dermed den dokumenterede erfaring indenfor boligbyggeri. 7. Udarbejdelse af tilbud 7.1 Sprog og tilbudspriser Tilbud skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kr. (DKK) ekskl. moms. 7.2 Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud frem til og med den 1. marts 2017. Såfremt der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse om, at en eventuel klage over det gennemførte udbud tillægges opsættende virkning, vil ordregiver kunne forlænge denne vedståelsesfrist med 6 måneder. FællesBo anser ikke en rammeaftale for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet ubetinget af begge parter. 7.3 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed for vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen) skal tilbuddet udarbejdes og afleveres i A4 format og med inddeling og indhold jf. punkterne 7.3.1-7.3.4 (vedrørende aflevering af tilbud henvises til punkt 8) Vedlægges de i pkt. 7.3.1-7.3.4 krævede oplysninger ikke i fuldt omfang, betragtes tilbuddet ikke som ukonditionsmæssigt, men de manglende oplysninger vil få indflydelse på vurderingen af tilbuddet. 7.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv. (afsnit 1) 13/18
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, telefonnummer, cvr nummer, e-mailadresse samt kontaktpersoner. Oplysning om evt. underrådgivere. 7.3.2 Forbehold og forudsætninger (afsnit 2) Eventuelle forbehold over for krav og betingelser som angivet i udbudsmaterialet, skal angives særskilt under overskriften "Forbehold". Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at FællesBo skal afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontraktudkastet, ligesom forbehold, der ikke kan prissættes, fører til afvisning. FællesBo kan desuden afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i konkurrencematerialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. pkt. 3.2 i nærværende udbudsbetingelser, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 7.3.3 Økonomi (afsnit 3) De tilbudte timepriser afgives ved at udfylde udbudsmaterialets tilbudslister. Alle poster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed. De i tilbudslisten angivne priser skal være i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle omkostninger, herunder til told, afgift og forsikring mv. 7.3.4 Kvalitet af den tilbudte rådgivning (afsnit 4) Som grundlag for totalrådgiverens besvarelse af underkriteriet Kvalitet af den tilbudte rådgivning herunder en beskrivelse af tilbudsgivers organisation/kompetencer og metode, er den beskrevne opgavetype under pkt. 1.2 samt det skitserede procesforløb jf. bilag 1. For totalrådgiverens besvarelse skal der alene vedlægges en besvarelse for gennemførelse af en detailprojektering med de hovedydelser der fremgår af DANSKE ARK/FRI s ydelsesbeskrivelser vedrørende Byggeri og Planlægning 2012, afsnit 1, 2, 3 og 4. Besvarelsen af de nedenfor anførte ønsker skal beskrives som et sammenhængende og gennemtænkt forslag til en samarbejdsmodel. Samarbejdsmodellen skal jf. pkt. 7.3 dokumentere sammenhæng mellem den tilbudte organisation/tilbudte kompetencer og den foreslåede proces og skal som minimum indeholde og redegøre for nedenstående. 14/18
Kvaliteten af den tilbudte totalrådgivning skal anskueliggøres som en illustreret procesbeskrivelse og skal som minimum indeholde en beskrivelse af projektstyringsværktøjer, anvendelse af integreret design, metoder for sikring af at bæredygtige tiltag implementeres, metoder for styring af tid, ressourcer, økonomi herunder hvorledes den økonomiske ramme kan fastholdes i hele processen frem til indhentning af tilbud, samt koordinering i forhold til byggesagens øvrige aktører herunder særligt bygherren. Kompletterende til procesbeskrivelsen ønskes redegjort for tilbudsgiverens organisation. Ved organisation forstås at totalrådgiveren skal demonstrere en hensigtsmæssig og effektiv organisation med inddragelse af relevante fagtekniske kompetencer. Organisationsplanen skal indeholde de faggrupper hos tilbudsgiver, der vil skulle stå for projektets faglige niveau. Der skal redegøres for totalrådgiverens organisation gennem hele opgaveforløbet, herunder ønskes der uddybet hvorledes totalrådgiveren vil involvere og samarbejde med bygherren. I tilbuddet skal tilbudsgiver supplere organisationsbeskrivelsen med følgende nøglemedarbejdere: Projektansvarlige (Kundeansvarlig) Projektleder 1 (Frontfigur) Projektleder 2 (Frontfigur) CV'erne skal tydeligt angive nøglepersonernes kvalifikationer og kompetencer samt hvilken funktion, den enkelte medarbejder har med reference til organisationsplanen. Hvert CV må maksimalt fylde 2 A4 Ark. Det henstilles at besvarelsen maksimalt fylder 5 A4 sider ekskl. diagrammer og illustrationer. Besvarelsen vil være en del af tilbudsgivers tilbud og således være forpligtende for det kommende arbejde under rammeaftalerne. 7.4 Tilbudsvederlag Der ydes ikke tilbudsvederlag for udarbejdelse af tilbud i forbindelse med nærværende udbud. 7.5 Fortrolighed og ejendomsret 7.5.1 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers rådgivere og underrådgivere, er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i denne udbudsforretning vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Hvis tilbudsgiver har specificeret bestemte informationer som fortrolige, vil FællesBo, i det omfang det ikke strider mod lov om offentlighed i forvaltningen, drage omsorg for, at sådanne informationer ikke gøres tilgængelige for de øvrige tilbudsgivere. 15/18
Ethvert tilbud vil i øvrigt blive behandlet fortroligt af FællesBo og FællesBo s rådgivere i overensstemmelse med lov om offentlighed i forvaltningen. 7.5.2 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er FællesBo`s ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden FællesBo s forudgående, skriftlige samtykke. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. 8. Aflevering af tilbud 8.1.1 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i digital form (PDF-format) til D K2 Bygherrerådgivning as, Graven3, 8000 Aarhus C senest 08.11.2016 kl. 14:00 Tilbudsmaterialet skal være tydeligt mærket FællesBo Rammeaftale Totalrådgivning" og forsynes med tilbudsgivers navn og adresse. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9. Tilbudsevaluering 9.1.1 Tildelingskriterier Rammeaftalen vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige bud ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet ud fra en vurdering af de nedenfor anførte underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterier Vægtning Økonomi 30% Kvalitet af den tilbudte rådgivning 70% FællesBo vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 9.1.2 Økonomi Vurderingen af "økonomi" omfatter en vurdering af de tilbudte timepriser. Tilbuddene evalueres alene på den oplyste gennemsnitlige timepris, og tilbuddet med den laveste gennemsnitlige timepris tildeles karakteren 10. Tilbud med en gennemsnitlig timepris der er 50% dyrere end det laveste tilbud tildeles karakteren 0. 16/18
Såfremt der mod forventning måtte være et større prisspænd end 50% mellem tilbuddene, gives karaktern 0 til tilbuddet med den højeste gennemsnitlige timepris. Laveste gennemsnitlige timepris tildeles fortsat 10 point, og der interpoleres mellem disse yderpunkter. Til brug for vurderingen af økonomi skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsliste, jf. pkt. 7.3.3. 9.1.3 Kvalitet af den tilbudte rådgivning Ved vurderingen af underkriteriet Kvalitet af den tilbudte rådgivning, vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiver præsenterer et sammenhængende og gennemtænkt forslag til, hvorledes samarbejdsmodellen kan se ud herunder, at samarbejdsmodellen dokumenterer sammenhæng mellem den tilbudte organisation/tilbudte kompetencer og den foreslåede proces. Der lægges vægt på at tilbudsgiver i samarbejdsmodellen tilbyder en enkel og hensigtsmæssig organisering mht. kommandoveje og kommunikation. At der gennem de tilbudte CV er demonstreres nødvendig kompetence og erfaring med gennemførelse af byggeri til den almene sektor. Yderligere vil FællesBo foretage en samlet vurdering af tilbudsgivers forståelse for rådgivningen og dens sammenhæng herunder, at samarbejdsmodellen redegør for hvorledes den økonomiske styring af projekterne håndteres. Det vægtes positivt, at tilbudsgiver anvender og kan tilbyde en løbende og retvisende økonomiopfølgning, herunder en beskrivelse af den strategi, som tilbudsgiver vil anvende til at styre væsentlige projektændringer/forudsætninger, og at tilbudsgiver demonstrerer evne til tackle/styre disse usikkerheder ligesom der lægges vægt på tilbudsgivers metodik i forhold til at kunne levere et bygbart projekt. Til brug for vurderingen af "Kvalitet af den tilbudte rådgivning" skal tilbudsgiver således vedlægge tilbuddet de i pkt. 7.3.4 anførte oplysninger. 9.1.4 Evaluering og behandling af tilbud Ved bedømmelsen af de modtagne tilbud i henhold til det kvalitative underkriterium (Kvalitet af den tilbudte rådgivning) vil blive anvendt følgende skala: Point 10 9 8 7 6 5 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 17/18
Point 4 3 2 1 0 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Ved vurderingen af underkriteriet "Økonomi" vil tilsvarende blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens at 10 gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse 2 yderpunkter. Den bedst tænkelige pris defineres som den lavest tilbudte, konditionsmæssige gennemsnitlige timepris, mens at det netop økonomisk acceptable tilbud, er det tilbud med en gennemsnitlig timepris, der er 50% dyrere end den laveste, konditionsmæssige gennemsnitlige timepris. Såfremt der mod forventning måtte være et større prisspænd end 50% mellem tilbuddene, gives karaktern 0 til tilbuddet med den højeste gennemsnitlige timepris. 9.2 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 5.3 stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen 9.3 Tildeling af kontrakt På grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet" vurderet efter de i pkt. 9.1.1 anførte underkriterier udarbejdes en evalueringsrapport med oplysning om og redegørelse for med hvilke 3 tilbudsgivere FællesBo vil indgå rammeaftale om totalrådgivningsydelser i forbindelse med projekter/opgaver for FællesBo. Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgivernes tilbud er identificeret som de økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, førend kontrakterne er underskrevet ubetinget af alle parter. 18/18