Det Nye Universitetshospital i Århus Helhedsplan Delprojekt 6 DNU It-styringsmodel Rev. 23.03.2009
Indhold 1. Resumé... 4 1.1 Oversigt over it-principper og konsekvenser... 6 2. Formål... 9 3. Afgrænsning... 9 4. It-styringsmodel... 9 4.1 DNU vision... 10 5. Styringsprincipper for it i DNU... 10 5.1 Generelle principper... 11 Princip 1 - Ét hospital... 11... 11... 11 Princip 2 - It-styring er en ledelsesopgave... 11... 11... 12 5.2 Roller... 12 Princip 3 It-forum skal balancere sammenhængskraft og autonomi... 12... 12... 12 Princip 4 Faglige fællesskaber skal være kvalificerede it-kunder... 13... 13... 13 5.3 Processer og løsninger... 13 Princip 5 - Alle it-leverandører skal opfylde krav om bedste praksis... 13... 13... 13 Princip 6 It skal give værdi... 14... 14... 14 Princip 7 - DNU skal have fælles samarbejdsplatform... 14... 14... 15 Princip 8 - Én forretningsproces én it-service... 15 Princip 9 Standardløsninger har første prioritet... 15... 15... 16 Princip 10 To faglige fællesskaber kan styre fællesskab-specifik it mellem fællesskaber... 16... 16... 16 Princip 11 - Der arbejdes efter et sæt vedtagne it-standarder i DNU... 16
... 17... 17 5.4 Sourcing... 17 Princip 12 Sourcing giver fleksibilitet og effektivisering... 17... 17... 17 Princip 13 - Skala i samling af indkøb skal udnyttes... 18... 18... 18 Princip 14 - SLA er styrer relationerne mellem afdelinger og it-leverandører... 18... 18... 18 5.5 Standarder og politikker... 19 Princip 15 - Standarder og regler, der hvor det kan betale sig... 19... 19... 19 6. Roller og beslutningsstruktur... 19 6.1 DNU ledelsen... 20 6.2 Rådgiverfunktionen... 22 6.3 Ad-hoc Ekspertteams... 23 6.4 DNU Hospital/forretning (kunde)... 23 6.5 It-leverandør (intern/ekstern)... 23 6.6 DNU s it-roller... 24 6.7 Ansvarsmatrice... 24 7. Kommunikation... 25 8. Måling og opfølgning... 25 9. Anbefaling... 26 Side 3 af 26
1. Resumé Formålet med it-styringsmodellen i DNU er, at sikre nogle klare og enkle principper at styre it indsatsen efter i de kommende år. Styringsindsatsen er afhængig af en god og understøttende beslutningsstruktur den er tilsvarende gjort så enkel som muligt. Fokus for it-styringsmodellen er alene DNU projektet. It-styringsmodellen skal derfor justeres i forhold til hvordan den overordnede styring af øvrige delprojekter i DNU skal foregå. Dette resumé indeholder en konceptuel gennemgang af den samlede styringsmodel, samt en sammenfatning af de væsentligste afledte konsekvenser. Hvad er it-principperne og hvordan lyder de? It-principperne baserer sig på DNU s vision og målsætninger, og skal gennemsyre alle it-aktiviteter og beslutninger om it for DNU. Derfor er principperne overordnet, og skal betragtes som en fast og robust kerne, der gradvist skal udvikles og bygges på over de kommende år. Principperne er i oversigtsform angivet i tabel 1 nedenfor. Hvilke konsekvenser har principperne? Det har en række konsekvenser at vedtage principperne og realisere disse. ne er i oversigtform angivet i tabel 2 nedenfor. Gennem dette overblik er det åbenbart, at der kræves en overordnet beslutning om hvordan disse forhold skal håndteres over den kommende periode for DNU. Anbefalingen fra DP6 er: at der fremover skal arbejdes med tre grundlæggende roller i it. Disse er: DNU ledelsen (PA): Der skal sikre sammenhæng mellem hospitalsstrategi og it, optimering af it værdi og foretage prioritering af initiativer. Hospital/faglige fællesskaber: Der skal sikre at it-støtte i hospitalet har relevant indhold, timing og serviceniveau inden for den strategiske ramme, der er besluttet at DNU ledelsen. It leverandøren (her skelnes ikke mellem intern eller ekstern): Der skal sikre en proaktiv, professionel og effektiv leverance af it-service. at DNU s hovedfokus er på den hospitalsvendte del af rollerne for at styrke it s rolle og udnytte det potentiale it har i relation til hospitalet at der etableres et It-forum og en Rådgiverfunktion i DNU ved opstart af fase 2. Ansvarsområder anbefales at være: It-forum repræsenterer DNU s ledelse og er udpeget af denne med delegeret ansvar for at: Sikre sammenhæng med hospitalsstrategien og koordinere for at sikre optimal værdi af it i DNU Side 4 af 26
Anbefale aktiviteter der leder til forbedret hospitalsværdi for it Prioritere it aktiviteter i initierings fase (it portefølje) Udpege DNU Ad-hoc Ekspertteams, som varetager et fagspeciale på vegne af ledelsen Ad-hoc Ekspertteams understøtter og rådgiver It-forum. Ekspertteams etableres for at afklare og skabe indsigt inden for et fokusområde. Dette gøres for at kunne give kvalificeret rådgivning og sikre udarbejdelse af beslutningsgrundlag. Rådgiverfunktionen realiserer It-forums beslutninger dag-til-dag. Som eksempler på centrale kompetencer/opgaver Rådgiverfunktion besidder og skal løse kan nævnes følgende opgaver: It-strategiske forhold, herunder støtte til hospitalets strategier It-arkitektur og sikkerhed, herunder støtte til hospitalets arkitekturovervejelser Partner management (sourcing), herunder strategisk partner porteføljeforvaltning Opfølgning og måling, herunder support til måling i hospitalet Kommunikation, herunder støtte til It-forum og Ad-hoc Ekspertteams at PA i den videre proces og frem mod afslutningen af helhedsplanen afklarer hvilke kompetenceprofiler og antallet af heltids ressourcepersoner, der skal bemande Rådgiverfunktionen at PA udarbejder kommissorium for It-forum og i relation hertil afklarer forholdet til RM og hospitalerne. Det samlede forenklede billede af beslutningsansvaret kan ses af matricen i figur 5 side 25 og er gengivet nedenfor: Område It strategi og målsætninger It teknologi og infrastruktur It arkitektur og sikkerhed Hospital/faglige fællesskaber/ad-hoc Ekspertteam Servicebehov It investering og prioritering Interessent Input Input Input Input Input Beslutning Beslutning Beslutning Beslutning Beslutning DNU ledelse/ direktions medlem DNU It-Forum DNU Rådgiver funktion DNU Ad-hoc Ekspertteam (X) Hospital/ faglige fællesskaber Lokal Lokal = ansvar (X)= ansvar kan delegeres i fagspecifikke områder Side 5 af 26
1.1 Oversigt over it-principper og konsekvenser På de følgende sider er der udarbejdet en oversigt over it-principperne og konsekvenserne heraf. Tabel 1: Oversigt over it-principper Indhold i overblik 1. Ét hospital Der skal samarbejdes og koordineres om it i DNU inden for områder hvor øget værdi eller reducerede omkostninger kan realiseres. 2. It styring er en ledelsesopgave 3. It-forum skal balancere sammenhængskraft og autonomi 4. Faglige fællesskaber skal være kvalificerede it-kunder 5. Alle it-leverandører skal opfylde krav om bedste praksis DNU ledelsen skal være ansvarlige for at beslutte It-styringsmodel struktur for it i DNU og at sikre realiseringen af it koordination herunder medico og teknik med itindhold. DNU ledelsen udgiver regler og standarder nødvendige for at koordinere it og godkender afvigelser herfra. DNU ledelsen sikrer endvidere sammenhæng til relevante interessenter uden for DNU. Et It-forum skal beslutte hvor der skal skabes sammenhængskraft for DNU og dermed hvor homogenitet for det samlede DNU har fortrin frem for den enkelte afdelings målsætninger. It-forum skal tilsvarende give mulighed for fleksibilitet hvor afdelingerne har behov for autonomi. De faglige fællesskaber skal optræde som kvalificeret it-kunde og være ansvarlig for egen it udnyttelse, drift, udvikling, systemejerskab og omkostninger inden for gældende hospitalsprincipper. It leverandører (interne og eksterne) skal kontrolleres efter bedste praksis processer for at sikre succesfulde leverancer i forhold til kravspecifikationer. 6. It skal give værdi It skal måles på to dimensioner, værdiskabelse i forhold til hospitalet og overholdelse af it leverance aftaler. 7. DNU skal have fælles samarbejdsplatform 8. Én hospitalsproces én it-service 9. Standardløsninger har første prioritet 10. To faglige fællesskaber kan styre fællesskab-specifik it 11. Der arbejdes efter et sæt vedtagne itstandarder i DNU 12. Sourcing giver fleksibilitet og effektivisering 13. Skala i samling af indkøb skal udnyttes 14. SLA er styrer relationerne til itleverandører 15. Standarder og regler, der hvor det kan betale sig DNU skal have fælles it baseret kommunikations- og samarbejdsplatform. Administrative støttefunktioner (eks. HR, økonomi, indkøb) skal være standard i DNU i så stor udstrækning som muligt og om muligt baseres på en delt it platform. Ensartede hospitalsprocesser skal over tid (2-4 år) planlægges supporteret af én it service/applikation dvs. services/applikations funktioner er ikke duplikeret. DNU er således baseret på optimeret og standardiserede hospitalsprocesser. Hovedreglen for at etablere it services/applikationer er at basere sig på ikkespecialudviklede løsninger. Fælles systemer og processer mellem to faglige fællesskaber skal håndteres gennem bilaterale aftaler. It og Telestyrelsen anbefaler en række mål og it-principper som DNU vil anvende og supplere for at sikre hensigtsmæssig it-arkitektur, hensigtsmæssigt antal standarder og kompetencer og fleksibel infrastruktur. Sourcing skal bruges som et værktøj for at understøtte konkurrencedygtige løsninger og minimere risiko, opnå fleksibilitet og sikre fokus på kerneydelserne. Sourcing omfatter alle områder: strategi, udvikling, drift, support, kompetencer og hospitalsprocesser. DNU skal udnytte skalaeffekt og aktivt øve indflydelse på fælles indkøbsaftaler i regionerne og staten inden for it. Den forretningsmæssige relation mellem hospitalsenheder og it leverandører skal kontrolleres med Service Level Agreements (SLA) Regler og standarder etableret af DNU skal have lang levetid og være generelt gældende for alle hospitalsenheder. Side 6 af 26
Tabel 2: Oversigt over konsekvenserne af it-principper Konsekvens i overblik 1. Ét hospital Det skal afklares hvem der identificerer de områder, der skal indgå og hvordan de bør indgå i grundlaget for samarbejdet om it. Herunder skal sammenhæng i forhold til eksterne interessenter bl.a. regionen og staten afklares. Det skal som del af it-styringsmodellen afklares hvordan dette organiseres og hvor beslutninger træffes. Der skal etableres fælles terminologi for at kunne forstå hinanden og vide præcis hvad og hvordan der måles på opfyldelsen af succeskriterier og den værdi der tilføres hospitalet. 2. It styring er en ledelsesopgave 3. It-forum skal balancere sammenhængskraft og autonomi 4. Faglige fællesskaber skal være kvalificerede it-kunder 5. Alle it-leverandører skal opfylde krav om bedste praksis Ledelsen skal foretage en afklaring af hvilke fokusområder der skal satses aktivt på, og foretage en prioritering heraf, således at DNU kan præge udviklingen og sikre dynamikken for it-området fremadrettet og inden for aftalte rammer med regionen. DNU bør internt og i forhold til regionen foretage en afklaring af, hvem der har ansvaret og beslutningsretten for it, herunder hvordan sammenhængen til områderne medico og teknik skal foregå. Der skal sikres en aftale med regionen om, hvem der er driver på hvilke områder, så man ikke mister dynamik. Der skal foretages en opdeling af budget og aktiviteter på de tre niveauer (spydspids, understøttende og forsyning jfr. DNU s It-vision) og etableres forskellig styringsformer i forhold til disse. It-forum skal balancere og styre it porteføljen i DNU på vegne af DNU s ledelse, således at sammenhængskraft sikres, uden at dynamik og udvikling kvæles. Opdelingen i de tre niveauer jfr. princip 2 styres gennem It-forum som samlet projektportefølje for DNU. It-forum har kompetence til at udpege Ad-hoc Ekspertteams inden for fokusområder for at sikre kompetencer til udarbejdelsen af kvalificerede beslutningsgrundlag. It-forum og Ad-hoc Ekspertteams skal sammensættes således at kompetence og indsigt inden for fokusområder er til stede for at kunne give kvalificeret rådgivning og sikre udarbejdelse af beslutningsgrundlag til DNU s ledelse. De faglige fællesskaber skal tage ansvar for udnyttelsen af it i relation til det pågældende område. Som konsekvens af dette skal organisationen designes, således at der inden for relevante områder udpeges ansvarlige it fagpersoner, som har fokus på at optimere hospitalets anvendelse af it inden for DNU overordnede principper. Kompetenceudvikling og sammenhæng mellem hospitalet og it sikres gennem løbende deltagelse i Ad-hoc Ekspertteams, hvor hospitalsviden om fagområdet balanceres med it viden. Bedste praksis bør som udgangspunkt tilstræbes på alle områder men det bør nærmere defineres hvilke områder, der skal være i fokus for dette, således at der bevidst sættes ind på de områder, hvor det giver størst værdi. Bedste praksis bør relateres til succeskriterier i hospitalet, således at formålet med at anvende bedste praksis klart fremgår i relation til disse succeskriterier. Det er derfor ikke et mål i sig selv, at der er defineret bedste praksis, formuleret og tegnet SLA ere på alle DNU interne leverancer. 6. It skal give værdi Det bør sammen med hospitalet (bl.a. klinikere) nøje defineres, hvordan it kan relatere og bidrage til hospitalets succeskriterier, og herved hvordan værdien af it i hospitalet kan opgøres og måles. Ambitionerne er at løfte målene, således at der måles på hvordan it services hjælper medarbejdere og ledelse i hverdagen og ikke alene på om en given it-leverance har fundet sted/ikke fundet sted. Besparelser i tid i betjening af udstyr, lettere og mere sikker kontakt mellem fagpersoner, hurtigere deling af viden herunder team understøttelse i et behandlingsforløb, tilfredshed hos patienter og medarbejdere vil være naturlige konsekvensmålinger. I forbindelse med investeringsbeslutninger i it arbejdes der med udgangspunkt i business cases, således at de forretningsmæssige konsekvenser er estimeret på beslutningstidspunktet. 7. DNU skal have fælles samarbejdsplatform DNU anvender én fælles kommunikations- og samarbejdsplatform, hvilket betyder at hensynet til tværgående kommunikations- og dokumentudveksling har fortrin frem for afdelingsspecifikke formål. Alle anvender derfor samme system. Videreudviklingen af kommunikations- og samarbejdsløsninger har høj prioritet for at sikre nærhed i det store hospital hvorfor pilotprojekter, der kan sikre næste skridt i anvendelsen af effektive kommunikations og samarbejdsplatform, understøttes aktivt fra ledelsens side. Fælles platform giver mulighed for at understøtte ny ledelsesformer innovation i samarbejde og det gode patientforløb herunder også ud over de fysiske rammer for DNU. Dermed understøttes det lærende miljø herunder forskning og uddannelse. Side 7 af 26
Konsekvens i overblik (fortsat) 8. Én hospitalsproces én it-service 9. Standardløsninger har første prioritet 10. To faglige fællesskaber kan styre fællesskab-specifik it mellem fællesskaber 11. Der arbejdes efter et sæt vedtagne itstandarder i DNU 12. Sourcing giver fleksibilitet og effektivisering 13. Skala i samling af indkøb skal udnyttes 14. SLA er styrer relationerne mellem afdelinger og itleverandører 15. Standarder og regler, der hvor det kan betale sig Ens opgavetyper, der håndteres flere steder i DNU, skal organiseres med samme processer og it-løsninger. Dette skal sammenholdes med bedste praksis inden for regionen og staten, således at DNU på udvalgte områder bliver normsættende. Færre systemer og services der understøtter ens opgavetyper fremmer langsigtet fleksibilitet i arbejdsprocesser, understøtter intern mobilitet og skaber grundlaget for fælles datatilgængelighed. Sammenhæng i patientforløb genbrug af services øger total økonomi gennem enkelhed, skalerbarhed og reduktion af kompleks vedligehold. I stedet for kun at bygge videre på interne løsninger og traditioner og dermed cementere disse gennem dedikerede it-løsninger, skal organisationen i stigende grad indrette sig på også at bruge inspiration, løsninger og erfaringer udefra. Det stiller store krav til organisationens forandringsberedskab at skulle indrette sig på inspiration, løsninger og erfaringer udefra, der kan komme til DNU i form af de processer, der er indbygget i standardsystemer. Dette vil indebære at processerne indrettes efter systemerne, i stedet for at bygge videre på interne løsninger og traditioner. Specialtilpasninger og egen udvikling skal begrundes med et klart rationale, eks. hvor der er udpeget spydspidsområder, der skal understøttes eller, hvor der kan findes begrundelse i at DNU besidder næste praksis, som må forventes at vinde udbredelse i andre hospitaler. I tilfælde af at to faglige fællesskaber kan håndtere fælles valg og håndtering af et bestemt it-område eks. samarbejde om et Laboratoriesystem - kan DNU ledelsen beslutte at delegere kompetencen til ledelsen af dette it-område til ledelsen i de to faglige fællesskaber. Kompetencen udøves inden for de retningslinier DNU ledelsen giver, herunder DNU s it-styringsprincipper og intentionerne heri. Løbende rapportering og status foretages ligeledes i forhold til DNU s ledelse. Dette princip indebærer øget fokus på planlægning, metode og arkitektur og som konsekvens skal der afsættes ressourcer til at varetage dette område. Området er kritisk for at skabe en sammenhængende it i DNU, hvorfor dette område skal etableres inden detailplanlægningen i fase 2 finder sted. Sourcing skal anvendes som et grundlæggende licitationsprincip for relevante opgaver og områder der defineres ud fra en strategisk ledelsesmæssig prioritering af hvor princippet giver størst værdi, herunder minimerer sårbarheden for DNU. ne af dette princip er, at DNU proaktivt vælger at udnytte industrialiseringen af it-services for at realisere fleksibilitet, effektivisering og genbrug. En konsekvens er endvidere, at den økonomiske model for it-service skal revurderes. Leverandørerne skal leve op til bedste praksis princip nr. 5 DNU skal afsætte ressourcer til at behandle og initiere fælles indkøb af it services og udstyr, for at sikre at dette lever op til de ambitioner DNU har defineret om itunderstøttelse af hospitalet. Ved at medvirke til aktivt at sætte den danske og regionale dagsorden udnyttes mulighederne for at øve indflydelse på centrale beslutninger. Det synes oplagt at samarbejde med eks. Region Sydjylland om fælles indkøb til nye sygehuse. Service Level Agreements (SLA) bør som udgangspunkt tilstræbes på alle områder men det bør nærmere defineres hvilke områder, der skal være i fokus for dette, således at der bevidst sættes ind på de områder, hvor det giver størst værdi (eks. tidsforbrug kontra potentiale for resultater). SLA bør relateres til succeskriterier i hospitalet, således at formålet med at anvende SLA ere klart fremgår i relation til disse succeskriterier. Det er derfor ikke et mål i sig selv, at der er defineret og tegnet SLA ere på ét bestemt detaljeringsniveau samt for alle DNU interne leverancer. At skabe regler og standarder er ikke et mål i sig selv. Styringsprincipperne er udformet som minimumsprincipper, som skal opfyldes for at skabe grundlaget for fleksibilitet og foretagsomhed. Regler og standarder indføres for de områder, hvor det er et krav fra stat, region m.v. samt fra DNU s ledelse for at sikre overholdelse af et minimum for performance. Ledelsen vil nøje vurdere, hvor der er tale om absolutte krav, og hvor det har størst betydning/værdi at indføre regler og standarder. Side 8 af 26
2. Formål It-styringsmodellen har til formål at sikre nogle klare og enkle principper og en klar og enkel beslutningsstruktur, som it aktiviteter i DNU kan besluttes efter. Itstyringsmodellen er underlagt DNU s generelle governance regler. Jo mere enkel og gennemsigtig beslutningsstrukturen er, desto større er muligheden for at overholde den og dermed også sikre, at den tjener formålet om at sikre bedst mulige it beslutninger der fremmer fleksibilitet og optimal understøttelse af DNU. Styringsprincipperne skal opfattes som en række minimumskrav, som, når de er opfyldt, giver grundlag for at give hospitalet større frihed og fleksibilitet. 3. Afgrænsning En række forhold gør sig gældende for den opstillede it-styringsmodel: - den fokuserer på intern styring af it i DNU projektet. It-styringsmodellen skal derfor justeres i forhold til hvordan den overordnede styring af øvrige delprojekter i DNU skal foregå. - det forudsættes at sammenhængen til Region Midt m.v. varetages i Koordinationsgruppen for it mellem Region Midt og DNU. Herved tilstræbes fremdrift i DNU projektet og entydig beslutningsstruktur - koordination med interessenter uden for DNU, foretages yderligere via DNU projektorganisationen, som del af styregruppen og forretningsudvalget for DNU - begrebet it anvendes for områder der indeholder kommunikationsteknologi - der skelnes ikke mellem medico, teknisk og klassisk it m.a.o. vil itstyringsmodellens principper kunne anvendes direkte på disse områder, og dermed sikre sammenhængskraft - det er forudsat at DNU agerer som den hospitalsmæssige side (efterspørgselssiden) i it og dermed har friheden til under de givne rammer for DNU s virke, til at træffe beslutning om anvendelse af regionsintern eller ekstern it udbyder (udbudssiden) - forretningsenhed - fjernet 4. It-styringsmodel It-styringsmodellen i DNU tager udgangspunkt i nedenstående styringsmodel fig. 1. Afgørende er sammenhængen til visionen for DNU og den understøttelse it har i forhold til denne m.a.o. skal it s rolle ses i forhold til hospitalet. Side 9 af 26
Styringsmodel Figur 1: DNU it-styringsmodel (it-governance) DNU vision og strategi It-vision og målsætninger Styringsprincipper for it I DNU Generelle Roller Processer & løsninger Sourcing Standarder & politikker Realisering 6 4.1 DNU vision Der p.t. ikke vedtaget nogen vision for DNU, når bortses fra, at DNU skal være et af de førende Universitetshospitaler i Europa. DP6 har som parallel opgave at udarbejde en it-vision og overordnede målsætninger. Dette vil blive reflekteret i separat dokument, men er afspejlet i denne Itstyringsmodel. DNU visionen og it-visionen er afgørende for den vinkel der etableres it-principper efter, principperne kan dermed ikke stå alene. Når den endelige DNU og it-vision ligger fast, kan det give anledning til justering af principperne. 5. Styringsprincipper for it i DNU Nedenfor er listet de 15 styringsprincipper, der er defineret i en første iteration sammen med projektafdelingen. Styringsprincipperne skal modificeres/præciseres løbende efterhånden som DNU bliver en realitet. Afgørende er derfor at disse Side 10 af 26
principper bringes i anvendelse og justeres indholdsmæssigt i forhold til den ønskede praksis. Styringsprincipperne er endvidere blevet sammenholdt med og vurderet at understøtte It- og telestyrelsens 15 skarpe og Arkitekturprincipper. Der henvises til bilag 1 for dokumentation af dette. For hvert af principperne er angivet de konsekvenser og de handlinger det vedtagne princip giver anledning til. 5.1 Generelle principper Princip 1 - Ét hospital Der skal samarbejdes og koordineres om it i DNU inden for områder hvor øget værdi eller reducerede omkostninger kan realiseres. Det skal afklares hvem der identificerer de områder, der skal indgå og hvordan de bør indgå i grundlaget for samarbejdet om it. Herunder skal sammenhæng i forhold til eksterne interessenter bl.a. regionen og staten afklares. Det skal som del af it-styringsmodellen afklares hvordan dette organiseres og hvor beslutninger træffes. Der skal etableres fælles terminologi for at kunne forstå hinanden og vide præcis hvad og hvordan der måles på opfyldelsen af succeskriterier og den værdi der tilføres hospitalet. Identifikation af kernespillere i den eksisterende og nye organisation, skal indgå i en dialog om hvad der giver værdi for hospitalet, som grundlag for definitionen af succeskriterier for it. Beskrive og etablere succeskriterier for måling, herunder sikre fælles forståelig terminologi. Foretage løbende kommunikation om intentioner, terminologi og succeskriterier. Princip 2 - It-styring er en ledelsesopgave DNU ledelsen skal være ansvarlige for at beslutte It-styringsmodel struktur for it i DNU og at sikre realiseringen af it koordination herunder medico og teknik med itindhold. DNU ledelsen udgiver regler og standarder nødvendige for at koordinere it og godkender afvigelser herfra. DNU ledelsen sikrer endvidere sammenhæng til relevante interessenter uden for DNU. Ledelsen skal foretage en afklaring af hvilke fokusområder der skal satses aktivt på, og foretage en prioritering heraf, således at DNU kan præge udviklingen og sikre dynamikken for it-området fremadrettet og inden for aftalte rammer med regionen. DNU bør internt og i forhold til regionen foretage en afklaring af, hvem der har ansvaret og beslutningsretten for it, herunder hvordan sammenhængen til Side 11 af 26
områderne medico og teknik skal foregå. Der skal sikres en aftale med regionen om, hvem der er driver på hvilke områder, så man ikke mister dynamik. Der skal foretages en opdeling af budget og aktiviteter på de tre niveauer (spydspids, understøttende og forsyning jfr. DNU s it-vision) og etableres forskellig styringsformer i forhold til disse. DNU ledelsen skal afklare hvilke områder der skal satses aktivt på. Afklare internt i DNU og i relation til regionen, hvem der har det ledelsesmæssige ansvar for it indenfor udvalgte områder. DNUs ledelsesrolle og ansvar defineres, herunder definition af ansvarsmatrice (se afsnit 6.6). Definere og etablere kombinerede hospital og it fora hvor hospital/it relaterede emner kan diskuteres og anbefalinger om beslutninger indstilles. Etabler beslutningsmandat og proces for hospitals/it fora. 5.2 Roller Princip 3 It-forum skal balancere sammenhængskraft og autonomi Et It-forum skal beslutte, hvor der skal skabes sammenhængskraft for DNU og dermed hvor homogenitet for det samlede DNU har fortrin frem for den enkelte afdelings målsætninger. It-forum skal tilsvarende give mulighed for fleksibilitet hvor afdelingerne har behov for autonomi. It-forum skal balancere og styre it porteføljen i DNU på vegne af DNU s ledelse, således at sammenhængskraft sikres, uden at dynamik og udvikling kvæles. Opdelingen i de tre niveauer jfr. princip 2 styres gennem It-forum som samlet projektportefølje for DNU. It-forum har kompetence til at udpege Ad-hoc Ekspertteams inden for fokusområder for at sikre kompetencer til udarbejdelsen af kvalificerede beslutningsgrundlag. It-forum og Ad-hoc Ekspertteams skal sammensættes således, at kompetence og indsigt inden for fokusområder er til stede for at kunne give kvalificeret rådgivning og sikre udarbejdelse af beslutningsgrundlag til DNU s ledelse. Udarbejdelse af kommissorium for It-forum, herunder retningslinjer for etablering af Ad-hoc Ekspertteams. Udarbejdelse af beslutningskriterier og beslutningsproces for at sikre balanceret integration mellem hospitalet og it og gennemsigtig beslutningsproces i forhold til DNU ledelse og faglige fællesskaber. Etabler rapporterings og kontrol mekanismer for håndtering af it-porteføljen. Side 12 af 26
Princip 4 Faglige fællesskaber skal være kvalificerede it-kunder De faglige fællesskaber skal optræde som kvalificeret it-kunde og være ansvarlig for egen it udnyttelse, drift, udvikling, systemejerskab og omkostninger inden for gældende hospitalsprincipper. De faglige fællesskaber skal tage ansvar for udnyttelsen af it i relation til det pågældende område. Som konsekvens af dette skal organisationen designes, således at der inden for relevante områder udpeges ansvarlige it fagpersoner, som har fokus på at optimere hospitalets anvendelse af it inden for DNU s overordnede principper. Kompetenceudvikling og sammenhæng mellem hospitalet og it sikres gennem løbende deltagelse i Ad-hoc Ekspertteams, hvor hospitalsviden om fagområdet balanceres med it viden. Definere hospitalet de faglige fællesskaber og afdelingernes rolle og ansvar Etablere designkriterier for organisatorisk opbygning af it i de faglige fællesskaber Etablere rutiner og standarder (KPI er) for at sikre bedste praksis for hospitalets anvendelse af it. 5.3 Processer og løsninger Princip 5 - Alle it-leverandører skal opfylde krav om bedste praksis It leverandører (interne og eksterne) skal kontrolleres efter bedste praksis processer for at sikre succesfulde leverancer i forhold til kravspecifikationer. Kontinuerlig opfølgning og rapportering i forhold til Service Level Agreements (SLA er) skal foretages. Regelmæssig rapportering af fremdrift i projekter i forhold til omkostninger og tidsplan skal foretages. Leverandører skal leve op til overordnede DNU målsætninger om bæredygtighed og samarbejde med faglige fællesskaber/afdelingerne for at informere om værdi, potentiale og omkostningerne ved teknologi understøttelse og teknologiinitiativer. Bedste praksis bør som udgangspunkt tilstræbes på alle områder men det bør nærmere defineres hvilke områder, der skal være i fokus for dette, således at der bevidst sættes ind på de områder, hvor det giver størst værdi. Bedste praksis bør relateres til succeskriterier i hospitalet, således at formålet med at anvende bedste praksis klart fremgår i relation til disse succeskriterier. Det er derfor ikke et mål i sig selv, at der er defineret bedste praksis, formuleret og tegnet SLA ere på alle DNU interne leverancer. Udpege konkrete områder og ansvarlige som skal være frontløbere i denne proces for at sikre udvikling og etablering af fælles bedste praksis procedure for styring af leverandører (internt som eksternt) i forhold til definerede SLA ere. Side 13 af 26
Udpeg ansvarlige på DNU niveau for at sikre opfølgning, opsamling og formidling af bedste praksis i service og leverandørstyring. Princip 6 It skal give værdi It skal måles på to dimensioner, værdiskabelse i forhold til hospitalet og overholdelse af it leverance aftaler. Det bør sammen med hospitalet (bl.a. klinikere) nøje defineres, hvordan it kan relatere og bidrage til hospitalets succeskriterier, og herved hvordan værdien af it i hospitalet kan opgøres og måles. Ambitionerne er at løfte målene, således at der måles på hvordan it services hjælper medarbejdere og ledelse i hverdagen og ikke alene på om en given it-leverance har fundet sted/ikke fundet sted. Besparelser i tid i betjening af udstyr, lettere og mere sikker kontakt mellem fagpersoner, hurtigere deling af viden herunder team understøttelse i et behandlingsforløb, tilfredshed hos patienter og medarbejdere vil være naturlige konsekvensmålinger. I forbindelse med investeringsbeslutninger i it arbejdes der med udgangspunkt i business cases, således at de forretningsmæssige konsekvenser er estimeret på beslutningstidspunktet. Definere og udpege en række områder der står i centrum for definitionen af hvordan værdien af it kan opgøres og måles i forhold til hospitalet. Opstille et sæt af foreløbige succeskriterier som it i DNU skal opgøres og måles i forhold til. Opstille rutiner for måling, opfølgning og rapporteringsproces til deltagere og ledelse. Princip 7 - DNU skal have fælles samarbejdsplatform DNU skal have fælles it baseret kommunikations- og samarbejdsplatform. Administrative støttefunktioner (eks. HR, økonomi, indkøb) skal være standard i DNU i så stor udstrækning som muligt og om muligt baseres på en delt it platform. DNU anvender én fælles kommunikations- og samarbejdsplatform, hvilket betyder at hensynet til tværgående kommunikations- og dokumentudveksling har fortrin frem for afdelingsspecifikke formål. Alle anvender derfor samme system. Videreudviklingen af kommunikations- og samarbejdsløsninger har høj prioritet for at sikre nærhed i det store hospital hvorfor pilotprojekter, der kan sikre næste skridt i anvendelsen af effektive kommunikations og samarbejdsplatform, understøttes aktivt fra ledelsens side. Fælles platform giver mulighed for at understøtte ny ledelsesformer innovation i samarbejde og det gode patientforløb herunder også ud over de fysiske rammer for DNU. Dermed understøttes det lærende miljø herunder forskning og uddannelse. Side 14 af 26
Kortlægning og harmonisering af samarbejds- og supportprocesser. Udpeg person på DNU niveau til at koordinere proces harmonisering. Initiere implementerings- og harmoniserings projekter. Princip 8 - Én forretningsproces én it-service Ensartede forretningsprocesser skal over tid (2-4 år) planlægges supporteret af én it service/applikation dvs. services/applikations funktioner er ikke duplikeret. DNU er således baseret på optimeret og standardiserede forretningsprocesser. Ens opgavetyper, der håndteres flere steder i DNU, skal organiseres med samme processer og it-løsninger. Dette skal sammenholdes med bedste praksis inden for regionen og staten, således at DNU på udvalgte områder bliver normsættende. Færre systemer og services der understøtter ens opgavetyper fremmer langsigtet fleksibilitet i arbejdsprocesser, understøtter intern mobilitet og skaber grundlaget for fælles datatilgængelighed. Sammenhæng i patientforløb genbrug af services øger total økonomi gennem enkelhed, skalerbarhed og reduktion af kompleks vedligehold. I stedet for kun at bygge videre på interne løsninger og traditioner og dermed cementere disse gennem dedikerede it-løsninger, skal organisationen i stigende grad indrette sig på også at bruge inspiration, løsninger og erfaringer udefra. Etablere designkriterier for organisatorisk opbygning af hospitalsprocesansvarlige i relation til it i de faglige fællesskaber. Udpeg hospitalsprocesansvarlige i de faglige fællesskaber. Tildel en rolle som DNU koordinator for fælles hospitalsprocesser og it support. Kortlægning find fællesnævnere forenkling af processer med udgangspunkt i et sammenhængende og godt patientforløb. Etabler processer for standardisering af hospitalsprocesser og it løsninger. Princip 9 Standardløsninger har første prioritet Hovedreglen for at etablere it services/applikationer er at basere sig på ikkespecialudviklede løsninger. Hospitalsprocesser skal justeres til standard services/applikationer. Hvis ny funktionalitet skal tilføjes til en løsning, skal denne forblive i en status, hvor den kan opdateres via almindelige releases. It services/applikationer som supporterer eller skaber konkurrencemæssige fordele for hospitalet kan løses med ændringer i standard SW eller gennem egen udvikling. Det stiller store krav til organisationens forandringsberedskab at skulle indrette sig på inspiration, løsninger og erfaringer udefra, der kan komme til DNU i form af de processer, der er indbygget i standardsystemer. Dette vil indebære at processerne Side 15 af 26
indrettes efter systemerne, i stedet for at bygge videre på interne løsninger og traditioner. Specialtilpasninger og egen udvikling skal begrundes med et klart rationale, eks. hvor der er udpeget spydspidsområder, der skal understøttes eller, hvor der kan findes begrundelse i at DNU besidder næste praksis, som må forventes at vinde udbredelse i andre hospitaler. Definere og etablere struktur og proces for implementering af standardfunktionalitet såvel som specialudvikling. Definere spydspidsområder (ledelsesopgave) hvor investering og eksperimentering med it er i orden. Definer område hvor der satses på standard (hospitalsproces) - behandl resten som gråzone og styr i forhold til dette. Opsætning af rutiner for autorisation af egen udvikling på DNU niveau og etabler måder at sikre overholdelse af dette. Beslutte generelle metoder for evaluering af it-løsninger til spydspidsaktiviteter og næste praksis. Princip 10 To faglige fællesskaber kan styre fællesskab-specifik it mellem fællesskaber Fælles systemer og processer mellem to faglige fællesskaber skal håndteres gennem bilaterale aftaler. I tilfælde af at to faglige fællesskaber kan håndtere fælles valg og håndtering af et bestemt it-område eks. samarbejde om et Laboratoriesystem - kan DNU ledelsen beslutte at delegere kompetencen til at varetage dette it-område til ledelsen i de to faglige fællesskaber. Kompetencen udøves inden for de retningslinjer DNU ledelsen giver, herunder DNU s It-styringsprincipper og intentionerne heri. Løbende rapportering og status foretages ligeledes i forhold til DNU s ledelse. Identificer områder med potentiale for bilateral styring fra de faglige fællesskaber og ejerskab til systemerne. Etabler retningslinjer og proces for håndtering af bilaterale aftaler herunder hvilke minimumskrav til snitflader der skal eksistere eks. om laboratorieresultater, der skal indgå i patientjournaler. Etabler forankring i faglige fællesskaber, It-forum og DNU ledelsen. Princip 11 - Der arbejdes efter et sæt vedtagne it-standarder i DNU It og Telestyrelsen anbefaler en række mål og it-principper som DNU vil anvende og supplere for at sikre, at: - arkitektur og værktøjer indeholder mulighed for fleksibilitet og skalerbarhed Side 16 af 26
- fælles it standarder (eks. databaser, udviklingskoder) anvendes i så stor udstrækning som muligt, for at minimere antal kompetencer i forskellige tekniske områder - den teknologiske infrastruktur muliggør at DNU kan møde forventningerne fra kunder, leverandører, samarbejdspartnere og øvrige interessenter. Dette princip indebærer øget fokus på planlægning, metode og arkitektur og som konsekvens skal der afsættes ressourcer til at varetage dette område. Området er kritisk for at skabe en sammenhængende it i DNU, hvorfor dette område skal etableres inden detailplanlægningen i fase 2 finder sted. Det bør undersøges hvor meget der kan hentes fra regionen og staten i relation til planlægningsprocesser, metoder og arkitektur. Et muligt Enterprise Arkitektur (EA) første step er, at skabe overblik over dette i relation til de søjler der indgår i EA. Der bør i.f.m. indgangen til fase 2 udpeges person til rollen som DNU s chef arkitekt (sikre kompetence, tildel ansvar og mandat). 5.4 Sourcing Princip 12 Sourcing giver fleksibilitet og effektivisering Sourcing skal bruges som et værktøj for at understøtte konkurrencedygtige løsninger og minimere risiko, opnå fleksibilitet og sikre fokus på kerneydelserne. Sourcing omfatter alle områder: strategi, udvikling, drift, support, kompetencer og hospitalsprocesser. Sourcing skal anvendes som et grundlæggende licitationsprincip for relevante opgaver og områder der defineres ud fra en strategisk ledelsesmæssig prioritering af hvor princippet giver størst værdi, herunder minimerer sårbarheden for DNU. ne af dette princip er, at DNU proaktivt vælger at udnytte industrialiseringen af it-services for at realisere fleksibilitet, effektivisering og genbrug. En konsekvens er endvidere, at den økonomiske model for it-service skal revurderes. Leverandørerne skal leve op til bedste praksis princip nr. 5 Udpeg en DNU gruppe til at give anbefalinger om muligheder for sourcing. Der bør formuleres en sourcing strategi hvor der identificeres områder, som DNU ledelsen vurderer egnet til sourcing på kort og mellemlangt sigt (5 år). Strategien definerer bla. principper, kriterier og økonomisk model for håndtering af sourcing. Side 17 af 26
Princip 13 - Skala i samling af indkøb skal udnyttes DNU skal udnytte skalaeffekt og aktivt øve indflydelse på fælles indkøbsaftaler i regionerne og staten inden for it. DNU skal afsætte ressourcer til at behandle og initiere fælles indkøb af it services og udstyr, for at sikre at dette lever op til de ambitioner DNU har defineret om itunderstøttelse af hospitalet. Ved at medvirke til aktivt at sætte den danske og regionale dagsorden udnyttes mulighederne for at øve indflydelse på centrale beslutninger. Det synes oplagt at samarbejde med eks. Region Sydjylland om fælles indkøb til nye sygehuse. Det bør undersøges hvordan DNU s indflydelse kan udnyttes inden for regionens og statens indkøbspolitik, herunder gennem eksisterende og planlagte aftaler for større indkøb af it. Der bør udarbejdes retningslinjer for hvordan indflydelsen skal udøves. Der bør udpeges en person til kontrakt-ledelse for at koordinere it indkøb inden for DNU og i forhold til region og stat i fase 2. Princip 14 - SLA er styrer relationerne mellem afdelinger og it-leverandører Den forretningsmæssige relation mellem hospitalsenheder og it leverandører skal kontrolleres med Service Level Agreements (SLA) Service Level Agreements (SLA) bør som udgangspunkt tilstræbes på alle områder men det bør nærmere defineres hvilke områder, der skal være i fokus for dette, således at der bevidst sættes ind på de områder, hvor det giver størst værdi (eks. tidsforbrug kontra potentiale for resultater). SLA bør relateres til succeskriterier i hospitalet, således at formålet med at anvende SLA ere klart fremgår i relation til disse succeskriterier. Det er derfor ikke et mål i sig selv, at der er defineret og tegnet SLA ere på ét bestemt detaljeringsniveau samt for alle DNU interne leverancer. Definer de områder der vil give største værdi at styre efter sammenholdt med forretningsværdi. Opstil retningslinjer for SLA udarbejdelsen, detailniveau og styring heraf. Overvej interne kundetilfredshedsmålinger som SLA ere, hvor afdelinger er afhængige af hinanden for at producere en god patientoplevelse. Udpeg et eller flere områder til at prøvekøre systemet for at sikre definitioner af objektive og operationaliserbare SLA aftaler og KPI ere til monitorering. Side 18 af 26
5.5 Standarder og politikker Princip 15 - Standarder og regler, der hvor det kan betale sig Regler og standarder etableret af DNU skal have lang levetid og være generelt gældende for alle hospitalsenheder. Mulige DNU-standarder er: - it planlægning og prioritering (i sammenhæng med alm. hospitalsplanlægning) - it tekniske standarder/it sikkerhedspolitik - indkøbs politik (udstyr, hospitalssystemer) - fælles services/applikations politik At skabe regler og standarder er ikke et mål i sig selv. Styringsprincipperne er udformet som minimumsprincipper, som skal opfyldes for at skabe grundlaget for fleksibilitet og foretagsomhed. Regler og standarder indføres for de områder, hvor det er et krav fra stat, region m.v. samt fra DNU s ledelse for at sikre overholdelse af et minimum for performance. Ledelsen vil nøje vurdere, hvor der er tale om absolutte krav, og hvor det har størst betydning/værdi at indføre regler og standarder. Der bør i første omgang fokuseres på etablering af de foregående principper (1-14). Der skal etableres en fast procedure for etablering, godkendelse og implementering af standarder i DNU regi. Det skal overvejes - i forlængelse af arbejdet med It-styringsmodellen, hospitalsprocesser og Enterprise Arkitektur - hvornår der skal udpeges en person på DNU niveau, til at varetage ansvaret for at lede arbejdet med øvrige regler og standarder herunder koordinere mellem faglige fællesskaber/afdelinger. 6. Roller og beslutningsstruktur For at sikre realiseringen af foranstående principper, samt løbende uddybning og justering i forhold til praksisudøvelsen, er det vigtigt at DNU opererer med en stærk forankring af it aktiviteter i hospitalet og at DNU s ledelse har en hensigtsmæssig styring af it aktiviteter. Der skal på en gang sikres et overblik over alle it-aktiviteter og løbende foretages en række bevidste valg om, hvad der kræver tæt ledelsesmæssig styring og hvad der kan overlades til lokal styring i den enkelte hospitalsenhed. For at forenkle og dermed være i stand til at kunne kommunikere og skabe gennemsigtighed i hvor beslutninger træffes i DNU, opereres med tre grundlæggende roller illustreret med i omstående figur: Side 19 af 26
Figur 2: De tre grundlæggende roller i DNU s beslutningsstruktur (ledelse, hospital/forretning og leverandør) Grundlæggende tre roller DNU Ledelse Hospital/ Forretning DNU IKT Processer It-forum It leverandør (intern/ekstern) Sammenhængskraften mellem de grundlæggende roller er It-forum, som omtales nedenfor. 24 I oversigtsform er rollerne: DNU ledelsen (svarende til direktionsniveau): Sikrer sammenhæng mellem hospitalsstrategi og it, optimering af it værdi og foretage prioritering af initiativer Hospitalet (svarende til faglige fællesskaber m.v) Sikrer at it-støtte i hospitalet har relevant indhold, timing og service-niveau inden for den strategiske ramme, der er besluttet af DNU ledelsen It leverandøren (her skelnes ikke mellem intern eller ekstern): Sikrer en proaktiv, professionel og effektiv leverance af it-service I det følgende beskrives disse roller mere indgående, sammenhængen mellem disse og afslutningsvis opstilles et ansvars skema, som angiver hvor beslutninger om it træffes i DNU. 6.1 DNU ledelsen DNU ledelsen består af to ben en DNU direktion eller et direktionsmedlem, der har den overordnede beslutningskompetence for it i DNU, samt It-forum, der sikrer den beslutningsmæssige sammenhæng mellem hospitals- og it aktiviteter. For at sikre Side 20 af 26