Fælles-it Potentialeanalyse og styringsmodel for etablering af fælles it i UC

Effektiviseringsprogrammet i UC Indsatsprogrammet for Fælles it og MitCFU Projektbeskrivelse for Fælles it - version 1.0 UDKAST Fælles-it Potentialeanalyse og styringsmodel for etablering af fælles it i UC Projektbeskrivelse 3. maj 2013 #168426-v1-Projektbeskrivelse fælles-it CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27

Indholdsfortegnelse 1. Formål og afgrænsning... 1 2. Projektets leverancer og overordnet potentiale... 3 3. Tilgang og metode... 4 3.1. Potentialevurdering... 5 3.2. Governance og organisering... 8 3.3. Realiseringsplan og faseplansforslag... 9 4. Hovedaktiviteter og tidsplan... 11 4.1. Tidsplan... 11 5. Økonomi... 13 5.1. Finansiering... 14 6. Overordnet risikovurdering... 15 7. Organisering og bemanding... 16 #168426-v1-Projektbeskrivelse fælles-it 1.1.1. CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY

1. Formål og afgrænsning Handlingsplanen for UC-effektivisering omfatter et initiativ (2.2) om Fælles it. Som led i en nærmere konkretisering af initiativet er der behov for at afdække, hvorvidt der er et effektiviseringspotentiale ved at etablere en større grad af fælleskab vedr. de it-mæssige opgaver på tværs af UC erne og CFU erne. Samtidig lægger handlingsplanens indsatsområde 2.10 Understøttelse af effektiviseringsprogrammerne op til initiativer om Fælles it-governancemodel, Fælles målsætninger for it-infrastruktur samt standarder for datastruktur, som foreslås inkorporeret i initiativet om Fælles it. På denne baggrund iværksættes nærværende projekt, der vil indebære nærmere afklaring af behov samt relevante løsningsmuligheder på disse to områder: Realisering af potentialerne ved en højere grad af fælles it (drift og udvikling) UC/CFU erne imellem og Etablering af en organisatorisk struktur, der kan varetage UC ernes fælles opgaver vedrørende it-governance, herunder krav til fælles it-løsninger i og uden for UC-sektoren. Den nærmere konkretisering af disse elementer sker i form af et projekt under indsatsprogrammet Fælles it og MitCFU, og nærværende projektbeskrivelse udgør beslutningsgrundlaget for at igangsætte projektet. Efter godkendelse i styregruppen (fremover programbestyrelsen) for UC effektiviseringsprogrammet vil projektbeskrivelsen udgøre en styringsramme for gennemførelsen af projektet. Projektet om Fælles it har i alt fire delelementer: 1) Nærmere vurdering af det økonomiske potentiale ved Fælles it for UC erne og CFU erne 2) Formulering af første trin i en realiseringsplan for realisering af fælles it samt skitsering af relevante yderligere trin 3) Udarbejdelse af forslag til organisering af første trin, herunder den nærmere arbejdsdeling mellem de enkelte UC er og evt. en ny fælles, organisatorisk struktur på it drifts-området 4) Formulering af en fælles it-governancemodel for it på UC erne, som kan anvendes ved etablering af fælles it-initiativer, samt udvikling og realisering af relevant fælles it-infrastruktur samt standarder for datastruktur. I # 1 6 8 4 2 6 v 1 1

den forbindelse udarbejdes løsningsmuligheder i relation til de aktuelle projekter om praktikportal og STADS/SIS. Projektet omfatter it-drift, -vedligehold og -udvikling på såvel UC er som CFU er. Det er samtidig et vigtigt formål for projektet at få forankret viden om de afdækkede muligheder hos UC erne, hvorfor der tilføres to UC medarbejdere til projektets gennemførelse. Samtidig etableres hermed et bedre fundament for projektets eventuelle videreførsel. # 1 6 8 4 2 6 v 1 2

2. Projektets leverancer og overordnet potentiale Projektets leverancer er følgende: - En identificering af samlet effektiviseringspotentiale ved Fælles it - En udpegning af et antal områder, hvor dette potentiale kan findes - En realiseringsplan for, hvorledes og hvornår potentialerne kan/bør realiseres (formulering af første trin samt skitsering af relevante yderligere trin) - Udarbejdelse af forslag til organisering af første trin, herunder den nærmere arbejdsdeling mellem de enkelte UC er og en ny fælles, organisatorisk struktur på it-området - En investeringsoversigt med de (for realiseringsplanen) nødvendige investeringer, samt finansieringsmodel herfor - Formulering af en fælles it-governancemodel for it, herunder for fælles itinitiativer, udvikling og realisering af relevant fælles it-infrastruktur samt standarder for datastruktur. Denne leverance skal kunne indgå i andre projekter som f.eks. praktikportal, MitCFU o.lign.) Projektets formål er netop at belyse potentialer, opstille realiseringsplan og styringsmodel, så disse leverancer vil ikke i sig selv give umiddelbar økonomisk effekt den kommer først ved realiseringen af de foreslåede initiativer. # 1 6 8 4 2 6 v 1 3

3. Tilgang og metode Projektet gennemføres i tre spor: 1. Potentialevurdering vedr. it-driftsområdet og it-udviklingsområdet baseret på kortlægning af nuværende omkostningsniveauer 2. Opstilling af governancemodel, herunder vurdering af organisering 3. Forslag til realiseringsplan. I gennemførelsen af de tre spor suppleres med dialog med it-udvalget, de enkelte UC/CFU er samt i et vist omfang ressourcedirektører. Alle udarbejdede materialer fra de tre spor samles i en afsluttende rapport til indsatsstyregruppens videre behandling. Nedenstående figur viser de tre spor samt den planlagte involvering af de enkelte UC/CFU er, it-udvalget og ressourcedirektørerne. Figur 1 - Det overordnede forløb af projektet De tre spor er nærmere beskrevet i det følgende. Mødeaktivitet beskrives under de enkelte spor. # 1 6 8 4 2 6 v 1 4

3.1. Potentialevurdering Nedenstående figur viser trinene i udarbejdelsen af potentialevurderingen: Figur 2 - Gennemførelse af potentialevurdering 3.1.1. Internt benchmark anvendes som metode til direkte potentialeafdækning på driftsområdet Der defineres et sæt af nøgletal, der beskriver effektiviteten/produktiviteten af itorganisationen hos et UC. Disse nøgletal er: - It-budget pr. arbejdsstation - It-budget og it-budgetposter pr. ansat bruger - It-budget og it-budgetposter pr. uddannelse - It-budget og it-budgetposter pr. STÅ - It-budget pr. lokation It-budgetposterne er: - Lønkroner fordelt på: - Udvikling og indkøb - Systemvedligehold - Service Support - Service Leverance - Andre driftsudgifter (øvrig OPEX). - Samlet CAPEX (investeringer, der kan afskrives) # 1 6 8 4 2 6 v 1 5

- Samlet konsulentforbrug (rådgivning samt bistand fra it-leverandører) Ved it-budget forstås i denne sammenhæng alle udgifter il it, hvad enten disse afholdes af it-afdelingen eller i andre UC-afdelinger. Omvendt, hvis it-afdelingen afholder udgifter, der ikke vedrører it, medregnes disse ikke. Alle tal vil blive normaliseret 1 i forhold til forskelle i leveret kvalitet, så sammenligninger bliver retvisende, og så det bliver muligt at rangordne disse nøgletal UC for UC efter kosteffektivitet. For eksempel kunne nedenstående diagram illustrere it-budget pr. arbejdsstation: Figur 3 - eksempel på sammenligning. Den normaliserede KPI pr UC er angivet. I dette eksempel vil potentialevurderingen for fælles-it, blive baseret på den næstbedste KPI (23 ved UC1). Det antages herefter, at alle UC er kan opnå en kosteffektivitet på niveau med den næstbedste kortlagte her altså UC1. At vælge næstbedste er en helt normal metode ved interne benchmarks, og den anvendes for at skabe størst mulig realisme i de afdækkede potentialer. 1 UC erne kan levere services i forskellig kvalitet for eksempel kan et UC tilbyde åbningstid i Service Desk fra 8-16, mens et andet måske tilbyder 7-20. Ved normalisering forstås, at der udjævnes for sådanne forskelle i den økonomiske opgørelse. Det bemærkes desuden, der benchmarkes i forhold til en række forhold (såsom i forhold til antal lokationer og antal uddannelser) for at kunne vurdere, om der er et generelt mønster, der skal medtages i normaliseringen af data. # 1 6 8 4 2 6 v 1 6

Det indledende potentiale udregnes herefter ved for hvert nøgletal at se på differencen mellem nuværende kosteffektivitet hos den enkelte UC og den næstbedste. På baggrund af de direkte potentialevurderinger og med afsæt i Devoteams generelle erfaring med fælles drift af it, vil Devoteam give et skøn på yderligere potentialer. Der kan være tale om, at kortlægningen vil afdække ressourceforbrug til ensartede opgaver hos UC erne (for eksempel back up rutiner) som med fordel kan centraliseres og derved reducere ressourcebehovet til løsning af opgaven. Endvidere vil en eventuel samling af medarbejdere kunne give mulighed for kompetencespecialisering og derved mindsket behov for tilkøb af ekstern bistand. Herefter skal der naturligvis i samarbejde med den enkelte UC foretages en validering af det således identificerede potentiale. 3.1.2. Relevante projekteksempler anvendes til direkte potentialeafdækning på udviklingsområdet Der identificeres et sæt relevante udviklingsopgaver, som alle UC er står overfor. For hver af disse estimerer det enkelte UC og Devoteam i fællesskab indsatsen, såfremt hvert UC skulle gennemføre udviklingsopgaven selvstændigt. Devoteam vurderer på baggrund heraf, hvad udviklingsindsatsen ville være, såfremt udviklingsopgaven løses i fællesskab. På denne måde kan for hvert af de valgte eksempler udregnes en effektiviseringsgevinst. På tværs af eksemplerne kan herefter udregnes en gennemsnitlig procentvis effektiviseringsgevinst for udviklingsopgaver generelt. # 1 6 8 4 2 6 v 1 7

3.1.3. Kortlægning hos de enkelte UC er er afgørende for kvaliteten i potentialevurderingen Devoteam har til formålet tilpasset følgende kortlægningsskemaer (som alle er vedlagt projektbeskrivelsen): - AS-IS kortlægning af it - Spørgeguide vedr. bindinger investeringer i Fælles it - Fremadrettet potentialeanalyse. 3.2. Governance og organisering Nedenstående figur viser trinene i udarbejdelsen af modeller for it-governance og organisering: Figur 4 - Udarbejdelse af governancemodel I forbindelse med it-kortlægningen, samt den efterfølgende potentialevurdering, foretages en overordnet vurdering af behovet for: - Beslutningsstrukturer, herunder - Fælles it-principper og -strategi - Fælles arkitektur, herunder standarder for datastrukturer på de uddannelsesmæssige og administrative områder - Fælles it-infrastruktur og - Fælles it-systemer - Organisering, herunder - Forslag til fælles beslutningsfora og roller/ansvar i den forbindelse # 1 6 8 4 2 6 v 1 8

- Samspil mellem lokal it-organisation og eventulle fælles funktioner og roller/ansvar i den forbindelse - Beslutningsprocesser, herunder - Rapportering til fælles beslutningsfora - Lokal og fælles ledelsesrapportering Med afsæt i denne vurdering udvikles forslag til hensigtsmæssige målsætninger for området. Devoteam opstiller på baggrund af UC-effektiviseringshandlingsplanens afsnit 4, Organisering og styring (og de heri beskrevne principper), forslag til fremtidige modeller for it-governance, herunder roller, ansvar, ejerskab, finansiering og organisering. Et væsentligt aspekt ved disse modeller er, at de skal kunne håndtere forskellige grader af fællesskab (og dermed forpligtigelser) mellem UCérne og CFU erne. Denne model kaldes den indledende model og skal: - Drøftes med ressourcedirektører og it-udvalg - Konkretiseres i forhold til resultater af kortlægningen Resultatet heraf udgør den endelige model som endvidere vil indeholde et konkret forslag til organisering af første fase af Fælles it. 3.3. Realiseringsplan og faseplansforslag Nedenstående figur viser trinene i udarbejdelsen af realiseringsplanen # 1 6 8 4 2 6 v 1 9

Figur 5 - Udarbejdelse af realiseringsplan Alle ovenstående vurderinger og forslag opdeles i en realiseringsplan med estimerede omkostninger og gevinster, samt øvrige forhold. Planen vil indeholde forslag til en faseplan, hvor der i hver fase vil være beskrevet en række handlingsplanselementer. Faseplanerne vil endvidere være kvalificeret med en skitseret investerings- og gevinstrealiseringsplan. # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 0

4. Hovedaktiviteter og tidsplan Projektets hovedaktiviteter er: 1. Forberedelse til kortlægning 2. Potentialevurdering 3. Governance og organisering 4. Realiseringsplan 5. Rapportering 4.1. Tidsplan Ovennævnte hovedaktiviteter er nedbrudt i en række (del)aktiviteter, der følger nedenstående plan: Fase/aktivitet Start Slut 1 Forberedelse til kortlægning 1.1 Udarbejdelse af kortlægningsskemaer 15-mar 09-apr 1.2 Drøftelse med IT-udvalg 11-apr 11-apr 1.3 Tilrettelser 12-apr 02-maj 1.4 Udsendelse af skemaer 06-maj 06-maj 1.5 Bistand til udfyldelse 06-maj 24-maj 1.6 On boarding UC medarbejder 06-maj 10-maj 2 Potentialevurdering 2.1 Validering hos UC/CFU'er 27-maj 07-jun 2.2 Indledende potentialevurdering 10-jun 21-jun 2.3 Drøftelse med UC/CFU'er 24-jun 05-jul 2.4 Drøftelse med RADU 24-jun 05-jul 2.5 Endelig potentialevurdering 05-aug 09-aug 3 Governance og organisering 3.1 Indledende model 13-maj 24-maj 3.2 Drøftelse med UC/CFU'er 27-maj 07-jun 3.3 Indarbejdelse af rettelsesforslag 10-jun 21-jun 3.4 Drøftelse med RADU 24-jun 05-jul 3.5 Endelig model 05-aug 09-aug 4 Realiseringsplan 4.1 Indledende udkast 13-maj 24-maj 4.2 Drøftelse med UC'er og RADU 27-maj 07-jun 4.3 Indarbejdelse af kortlægningsresultater 10-jun 05-jul 4.4 Endelig plan 05-aug 09-aug # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 1

5 Rapportering 5.1 Udarbejdelse af rapport 12-aug 23-aug 5.2 Fremlæggelse for IT-udvalg og RADU 26-aug 30-aug 5.3 Tilretning og aflevering 02-sep 06-sep Figur 6 - Tidsplan for projektet Styregruppen for indsatsprogrammet Fælles it og MitCFU kan herefter behandle rapporten medio september 2013. # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 2

5. Økonomi Projektet gennemføres inden for en samlet ramme på 1.171.345 kr., hvoraf 929.050 kr. (ekskl. moms) anvendes til ekstern konsulentbistand. I dette beløb vil 150.000 kr. være en reserve til dækning af uforudsete aktiviteter, der undervejs måtte skønnes nødvendige for at opnå et fuldt tilfredsstillende resultat. Der kan dog kun trækkes på reserven efter godkendelse af projektejeren (Mads Konge Nielsen). UC erne deltager i projektet med to erfarne medarbejder, der sammenlagt forventes at bidrage i 5-6 dage ugentligt, svarende til 435 timer. UC erne afregnes med en timepris på 556 kr., hvilket giver 242.295 kr. Udgifterne til disse medarbejdere (inkl. rejseomkostninger) forudsættes finansieret via midlerne til UC effektiviseringsplanen. Det skal foregå ved, at de indplacerede medarbejdere registrerer deres forbrugte tid og indleverer tidsregistreringerne til programlederen/rektorkollegiet. Det disponerede budget på har som udgangspunkt disse timeestimater fordelt på projektdeltagerne: Rachid El Mousti Peter Høygaard Kim L. KnudsenPeter Lorentz Nielsen Hanxia Wang UC-deltagere Total Fase/aktivitet Seniorkonsulent Partner Principal Partner Studentermedhjælp UC-medarbejder Timer faseinddelt Timepris kr. 1.325 Timepris kr. 1.700 Timepris kr. 1.625 Timepris kr. 1.700 Timepris kr. 400 Timepris kr. 557 1 Forberedelse til kortlægning 15 10 0 0 5 20 50 1.1 Udarbejdelse af kortlægningsskemaer 0 1.2 Drøftelse med IT-udvalg 0 1.3 Tilrettelser 5 5 1.4 Udsendelse af skemaer 0 1.5 Bistand til udfyldelse 5 5 10 1.6 On boarding UC medarbejder 10 5 20 35 2 Potentialevurdering 20 100 0 5 35 115 210 2.1 Validering hos UC/CFU'er 20 40 60 2.2 Indledende potentialevurdering 10 20 25 30 85 2.3 Drøftelse med UC/CFU'er 20 20 40 2.4 Drøftelse med RADU 20 5 25 2.5 Endelig potentialevurdering 10 20 5 10 20 0 3 Governance og organisering 0 60 33 9 0 95 197 3.1 Indledende model 20 20 5 30 75 3.2 Drøftelse med UC/CFU'er 10 5 20 35 3.3 Indarbejdelse af rettelsesforslag 5 20 25 3.4 Drøftelse med RADU 20 3 2 5 30 3.5 Endelig model 5 5 2 20 32 4 Realiseringsplan 25 58 20 5 10 60 178 4.1 Indledende udkast 10 15 20 15 60 4.2 Drøftelse med UC'er og RADU 28 15 43 4.3 Indarbejdelse af kortlægningsresultater 10 10 10 20 50 4.4 Endelig plan 5 5 5 10 25 5 Rapportering 30 35 7 7 0 45 124 5.1 Udarbejdelse af rapport 15 20 5 5 30 75 5.2 Fremlæggelse for IT-udvalg og RADU 5 5 5 15 5.3 Tilretning og aflevering 10 10 2 2 10 34 6 Løbende projektledelse 0 30 0 0 0 100 130 1.1 Administrattion og projektledelse 30 100 130 Total 90 293 60 26 50 435 954 Figur 7 Timeestimater Budgettet omfatter ikke rejsetid eller rejseomkostninger (til eksempelvis transport og forplejning) for hverken konsulenter eller UC-ressourcer. Det vil blive faktureret særskilt til basisbudgettet i indsatsprogrammet for Fælles it og MitCFU. Konsulenterne vil fakturere halv tid på rejser i det omfang rejsetid ikke bruges på fakturerbart konsulentarbejde. # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 3

5.1. Finansiering Projektets udgifter til ekstern konsulentbistand finansieres gennem effektiviseringspuljen. UC ernes deltagelse i projekter falder i to grupper: 1) Ressourceforbrug hos de enkelte UC er til kortlægningsarbejde og mødeaktivitet mv. Dette forbrug er ikke estimeret, men forventes at koncentrere sig om fremskaffelse af nøgletal og deltagelse i møder med Devoteam. Der vil således samlet set være tale om en indsats, der trods en vis nødvendig indsats i forbindelse med kortlægningsopgaver, ikke forventes at blive lige så omfangsrig, som f.eks. en ekstern benchmark-øvelse ville være. 2) Ressourceforbrug hos de af UC erne udpegede medarbejdere til deltagelse i projektet. Dette forbrug er estimeret og afregnes løbende. # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 4

6. Overordnet risikovurdering De væsentligste risici for projektet fremgår en nedenstående figur: Risiko Konsekvens Sandsynlighed Et eller flere UC er kan ikke finde de til kortlægningen nødvendige oplysninger Et eller flere UC er kan ikke nå kortlægningen inden for tidsrammen Årsagsforklaringer ved nøgletalssammenligninger giver ikke anledning til potentialer UC erne og deres itenheder er ikke parate til at realisere fælles it UC erne og deres itenheder er ikke parate til at etablere og formulere krav til en fælles, organisatorisk itgovernance struktur Uklar/utilstrækkelig ledelsesmæssig tillid og opbakning til projektet Analysen skal i for høj grad baseres på skøn og får dermed større usikkerhed på potentialevurderingen Projektet kan ikke færdiggøres inden sommerferien Manglende input til realiseringsplan Afklaringsprocessen løber ind i vanskeligheder og de fornødne afklaringer, herunder udvikling/formulering af operative forslag til trinplan løber på grund Afklaringsprocessen løber ind i vanskeligheder og de fornødne afklaringer, herunder udvikling/formulering af operative forslag til trinplan løber på grund Vanskelig proces for projektet Dårligt fundament for realiseringsplan Høj Middel Lille Middel Middel Middel Imødegåelse Løbende kontakt og bistand til UC er under kortlægningen Løbende kontakt og bistand til UC er under kortlægning Grundig drøftelse med UC er om nøgletalsværdi som pejlemærker Emnet behandles grundigt i forbindelse med konsulenternes runde til de enkelte UC er Emnet drøftes i forbindelse med konsulenternes runde til de enkelte UC er primo maj og behandles grundigt i arbejdsgruppen (itudvalget) Involvering af ressourcedirektører af to omgange i forløbet Figur 8 - Risikoanalyse # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 5

7. Organisering og bemanding Projektet organiseres med en projektejer og en arbejdsgruppe. Projektejer er Mads Konge Nielsen, UC VIA, der også er formand for it-udvalget under RADU. It-udvalget udgør projektets arbejdsgruppe. Devoteams primære bemanding vil være partner Peter Høygaard, projektchef Kim Lindskov Knudsen og seniorkonsulent Rachid El Mousti. Hertil knyttes 2 deltagere fra UC erne: - Nina Zuidema, UC Sjælland - René Storgaard Madsen, VIA University College Formålet hermed er dels forankring af projektets resultater, dels en videns overførsel fra Devoteam til UC erne, men også at få første hånds UC viden tilført. Peter Høygaard vil med bistand fra Nina Zuidema have det overordnede ansvar for projektledelsen. Partner Peter Lorentz Nielsen inddrages ad hoc til sparring og sikring af sammenhæng med det samlede effektiviseringsprogram for UC erne. Devoteam vil derudover efter behov og inden for den givne budgetramme inddrage specialister samt studentermedhjælp ad hoc. # 1 6 8 4 2 6 v 1 1 6