BUSINESSCASE Anskaffelse af Dream Broker Studio 1. Idé Udgangspunktet er idékataloget for digitaliseringsprojekter, som er tilvejebragt sammen med de enkelte ledere i organisationen. Videohjælp/Guides er et af de digitaliseringstiltag, der er blevet vurderet til: at der med stor sandsynlighed er en økonomisk positiv business case i projektet. Direktionen har drøftet idékataloget på møde d. 19. marts 2015 og chefgruppen tilsvarende d. 7. april 2015. Videohjælp og videoguides er blevet aktuelt på baggrund af et ønske fra Handicapområdet om, at der oprettes en base, hvor eks videoguides og manualer kan placeres. Det vil mindske antallet fysiske besøg og gøre borgerne mere selvhjulpne, at man via videoguides kan instruere borgere i, hvordan de selv kan udføre forskellige opgaver. I tilknytning hertil har det vist sig, at netop muligheden for at udarbejde og dele videoguides er et værktøj, som efterspørges bredt i organisationen til flere forskellige opgaver. F.eks. til brug for vejledning af borgere i forbindelse med brugen af digitale selvbetjeningsløsninger og i forbindelse med oplæring og superbruger-support af både nye og eksisterende systemer, som anvendes af en større gruppe medarbejdere. Den konkrete løsning der foreslås anskaffet og implementeret er Dream Broker Studio, som p.t. har været i test i kommunen og flere medarbejdere har haft mulighed for at prøve det. Konklusionen er, at Dream Broker Studio er et værktøj til videoguides, som både i sig selv og relativt betragtet er let tilgængeligt, så enhver medarbejder nemt kan oprette, redigere og dele online videoer. Derudover vil Guldborgsund Kommune få en fælles kanal, hvor alle videoer kan samles, og hvor der også er mulighed for at dele op i underkanaler. F.eks. Sitecore, Support, Åben kanaler, Lukkede kanaler, enkelt videoer, email eller sms både internt og eksternt. Ved hjælp af Dream Broker Studio vil vi skabe hurtigere og mere effektiv kommunikation, samarbejde og træning. Hvor som helst. Når som helst. På enhver enhed. 2. Formål Tre væsentlige elementer i brugen af videoguides er: Man kan på kort tid forklare relativt komplicerede detaljer Man kan give præcise beskrivelser af bevægelser og placering Man kan tydeliggøre, arbejdsgange, processer og funktioner Med det udgangspunkt er der to primære formål med at anskaffe Dream Broker Studio og brugen af videoguides: Borgere: Mulighed for at borgerne i langt højere grad kan løse forskellige opgaver selv, som de indtil nu har fået hjælp og støtte til. En højere grad af selvhjulpenhed giver alt andet lige en højere livskvalitet. Medarbejdere: Mulighed for at optimere arbejdsgange omkring instruktion og vejledning, hvad enten det er i forbindelse med interne arbejdsgange eller i forhold til service, ydelser og indsatser overfor borgerne.
Anvendelsen af videoguides understøtter endvidere Guldborgsund Kommunes kommunikationspolitik, hvor det bl.a. fremgår, at webmedier er kommunens primære kommunikationskanal. I dag er det tilfældigt, hvordan forskellige afdelinger/institutioner laver video. Nogen vælger at bruge gratis programmer og uploader på deres egne youtube kanal. Det er p.t. ikke koordineret eller genstand for fælles retningslinjer. Skanderborg Kommune (http://video.skanderborg.dk/) er et eksempel på, hvordan man har samlet videovejledninger til borgerne ét sted. Og her har borgerne også mulighed for at kommentere på videoerne. Videoerne vil også kunne lægges ind på de sider af hjemmesiden eller GUFI, hvor indholdet passer til. Der er gennemført en screening af potentialet i opgaveløsningen i form af en workshop d. 10. september 2015, Drema Broker Studio løsningen blev testet med deltagelse af udvalgte personer fra alle centre undtagen Arbejdsmarked. Der blev identificeret følgende behov på workshoppen: Politik & Personale Instruere medarbejdere og borgere i Hjemmeside, Intranet og Sitecore Dele nyheder, hvor og når de sker Økonomi & IT Instruere medarbejdere i fagsystemer og opsætning af mobil Introducere og træne nye medarbejdere Teknik & Miljø Dele information fra borgermøder/projeker og motivere borgere Kommunikere med borgere på en informativ og spændende måde Arbejdsmarked Skabe let tilgængelige og forståelige selvbetjeningsløsninger Skabe opmærksom omkring Zoologisk Have Familie & Forbyggelse Instruere medarbejdere i forskellige IT systemer Løbende vedligeholdelse og opdatering af IT viden og workflow Social området Træning af borgere med handicap eller psykisk sygdom Effektiv udarbejdelse og kommunikation af manual Træning af mange medarbejdere omkring samme emne og optimere kommunikation og arbejdsgange internt Synliggør arbejdsdag internt for at øge samarbejde med andre afdelinger og ekstern for at videndele med andre kommuner Oprette kurser og træningsmateriale til medarbejdere Børn & Læring Præsentere ungdomsskolen og hvad den kan tilbyde Oprette informativt og engagerende materiale til ungdomsskolens elever Borger & Branding Opgradering af selvbetjeningsløsninger Branding af kommunen, aktiviteter og muligheder På følgende link kan man se eksempler på de videoer der blev lavet på workshoppen: Klik her: Videoer fra workshop
3. Mål og gevinster Der er en forventning om, at der vil være væsentlige gevinster forbundet med anvendelsen af Dream Broker Studio / videovejledning på følgende områder: 1. Superbrugere af diverse systemer, som i dag guider via papirvejledninger, telefon, mail eller kursus. 2. Introduktion til anvendelsen af nye systemer kan i et vist omfang erstatte dele af den undervisning, der foregår i dag. 3. Vejledning og hjælp til borgere i eget hjem i forhold til, at de kan klare flere ting selv. 4. Guides i anvendelsen af digitale selvbetjeningsløsninger, som borgerne tilgår via kommunens hjemmeside og/eller borger.dk Ad. 1: Gevinsten består i at reducere den tid superbrugerne anvender til løbende support og vejledning i anvendelsen af systemerne. På EKJ er der f.eks. 25 superbrugere, hvor vurderingen er, at de anvender 1/3 af deres tid (12 timer) på løbende support, hvor videovejledninger i de fleste tilfælde vurderes at ville kunne give svaret. Med en antagelse om, at videovejledninger vil kunne reducere den tid hver af EKJsuperbrugerne bruger med 4 timer om ugen (af 250 kr.), vil det betyde en tidsmæssig gevinst, der svarer til 25.000 kr. om ugen (42 effektive arbejdsuger x 25.000 = 1.050.000 kr. om året). Som ressource-person på vores it-system EKJ bruger jeg en del tid på at oplære og vejlede mine kollegaer og de elever, vi løbende har i afdelingen. Jeg vil skyde på, at en tredjedel af min tid går med EKJ oplæring, vejledning og problemløsning. Det er mange gange de samme spørgsmål, som flere af kollegaerne kommer med. Det vil være særdeles tidsbesparende, hvis de vejledninger jeg giver kunne lægges ud som videoklip, som folk kan gå ind og se, når problemet opstår. Dertil kan problemet måske løses her og nu, frem for at der skal ventes på, at jeg har tid til at vejlede folk. Citat Katja Skovgaard Antagelsen er, at det gennemsnitlig vil tage 1 time at producere en given videovejledning. Ad. 2: En enkelt kursusdag for en medarbejder ansættes til 1.850 kr. (7,4 timer x 250 kr.) På årsbasis gennemføres der en række kurser for nye medarbejdere i hele organisationen. Det er antagelsen, at antallet af kursusdage ved anvendelse af videoguides kan reduceres med mindst 50 dage. Det svarer til 92.500 kr. EKJ bliver snart erstattet af et nyt omsorssystem Nexus, mange medarbejder skal på skolebænken igen og oplæres fra bunden. Her bliver der i en lang periode tale om fuld-tid på oplæring og vejledning af kollegaer fra alle superbrugerne. Eksempler på andre systemer, hvor der kunne være tilsvarende tid at spare er Sitecore, XMedia, KVAS og Acadre. Dertil kommer de gevinster der er forbundet med, at medarbejdernes opgaver i tilsvarende mindre omfang skal løses af vikarer, kollegaer eller ved merarbejde, når antallet af kursusdage reduceres. Ad. 3: Den primære gevinst ved at give borgerne mulighed for at benytte sig af videovejledninger er, at de i borgere som har brug for hjælp og støtte i højere grad vil kunne klare flere ting selv og dermed opnå en højere livskvalitet, og alt andet lige også blive mere selvhjulpne på andre områder. Værktøjet (Dream Broker Studio) til at udarbejde videovejledninger / -guides kan blive en væsentlig ressource i realiseringen af Handicap- & Psykiatriudvalgets udvalgsstrategi. Det vil også betyde færre fysiske besøg hos borgerne. Der bør udarbejdes en selvstændig business case og gevinstrealiseringsplan for denne del af anvendelsen.
Ad. 4: Ud af de 107 digitale selvbetjeningsløsninger, der har været aktiveret det seneste år i Guldborgsund Kommune, er der kun 15, som hvor der en gennemførelsesprocent på mere end 50 %. Det er antagelsen, at videovejledninger til, hvordan man kan anvende selvbetjeningsløsningerne korrekt vil øge gennemførelsesprocenten. Det kunne f.eks. være hvordan man vedhæfter bilag, eksempler på en udfyldt ansøgning og hvilke oplysninger man skal have klar på forhånd. Det er antagelsen, at hvis man øger gennemførelsesprocenten på selvbetjeningsløsningerne vil det alt andet lige betyde en øget oplevet kvalitet for borgerne og frigørelse af tid til andre opgaver hos de medarbejdere rundt om i organisationen, der ellers modtager henvendelserne fra borgerne. Der bør udarbejdes en selvstændig business case og gevinstrealiseringsplan for denne del af anvendelsen. Øvrige gevinster: Kommunikation oplever løbende at få henvendelser fra forskellige enheder, som efterspørger hjælp til at udarbejde netop videoguides eller små informationsfilm. Med de redskaber (software) der p.t. er til rådighed betyder det, at der gennemsnitligt anvendes en hel arbejdsdag på dette i Kommunikation. Dream Broker Studio er så nemt at anvende, at man vil kunne gøre det i ude i de enkelte enheder uden teknisk assistance fra Kommunikation, hvilket i sig selv også gør det muligt at få en bredere og hyppigere anvendelse af videovejledninger, end det er tilfældet i dag. For at sikre implementeringen og en bred forankring i organisationen, der gør anvendelsen af videovejledninger til et reelt førstevalg er anbefalingen, at der etableres en projektorganisering omkring opstart og implementering Dream Broker Studio (se videre under 4. forudsætninger ). 4. Forudsætninger Det kræver ikke ekstra udstyr at lave videovejledningen via skærmen på computeren. For at filme til Dream Broker Studio kræver det en smartphone, Ipad eller videokamera. Det kræver at medarbejderne kan bruge en af disse enheder. De medarbejdere der var på workshop, er allerede klar til at lave videoer i Dreambroker. De resterende brugere har brug for op til 2 timers introduktion evt. vist på video. Dreambroker har allerede videoguides til produktion af videoer, så alle nemt kan komme i gang. Det kræver således ikke investering i ekstraudstyr / hardware. Organisering omkring anvendelse af videoguides og implementering af Dream Broker Studio: Udgangspunktet er en opstartsperiode på 6 mdr. (januar til juni), hvorefter anvendelsen af Dream Broker Studio og videoguides i organisationen overgår til drift, og systemejer herefter varetager den løbende udvikling, opfølgning og koordinering i organisationen. Projektleder periode på 6 mdr. Opgaver: Udarbejdelse af projektplan Etablere netværket af relevante brugere (op til 50) i organisationen sammen med leverandør Koordinere introduktion af brugere til anvendelsen af værktøjet Udarbejde principper for anvendelse af videovejledninger (sammen med brugerne) Udarbejde gevinstrealiseringsplan for udvalgte områder Tilrettelægge og aftale proces med de lokale enheder, der gerne vil i gang med det samme (f.eks. på Sundhed & Omsorgsområdet og Socialområdet) Etablere adgang til information og guides om selve produktionen (f.eks. på GUFI) Plan for udbyttereview og overdragelse til systemejer
Tidsforbrug: 25 arbejdsdage fra januar til juni fordelt over hele perioden Leverandøren varetager workshop i forbindelse med opstart. De 50 brugere der skal have adgang til at anvende systemet skal bruge mellem 2 og 5 timer på at blive klar til at anvende Dream Broker Studio. Systemejer Opgaver: Fortsat udvikling og kontakt til leverandør Opfølgning på anvendelse og gevinstrealiseringsplan Koordinering af anvendelsen i organisationen (50 brugere) Vedligeholdes af information til organisationen om muligheden for anvendelse af Dream Broker Studio Tidsforbrug: 90 timer om året. 5. Vurdering af risici Den væsentligste risiko der vurderes at være forbundet med anskaffelse og implementering af Dream Broker Studio er, at der ikke afsættes tilstrækkelig med tid til projektledelse i forbindelse med implementering og opstart, og at rollen og opgaven som systemejer efterfølgende ikke placeres og defineres entydigt. 6. Samlet vurdering af forventet udbytte og nødvendig investering En mulig form for finansiering er, at alle centre betaler en lige stor andel af udgiften, og at det er projektleder / systemejer, der står for fordelingen af de 50 brugere. Det forventes at være en god investering at anskaffe Dream Broker Studio alene med udgangspunkt i de gevinster, det vil give i forhold til løbende support og vejledning samt introduktion af nye medarbejdere, når det gælder anvendelsen af forskellige systemer i den konkrete opgaveløsning. 7. Tidsplan og produkter Som det fremgår under 4. forudsætninger er vurderingen, at implementeringen kan gøres med en projektleder i en periode over 6 mdr. fra januar til juni med et tidsforbrug svarende til 25 arbejdsdage. Derefter overgår Dream Broker Studio til drift med et relativt begrænset tidsforbrug på 90 dage om året. I perioden på de første 6 mdr. skal der udarbejdes og anvendes videoguides inden for områderne, som er beskrevet i forbindelse med gevinsterne under 3. Mål, brugerne skal introduceres og være klar til at gå i gang.